استراتيجيات استدامة عملية تحقيق القدرة على تحقيق مكاسب عبر الزمن

لماذا تضيع المكاسب

بل إن العمليات التي تم تصميمها جيدا يمكن أن تتحلل بمرور الوقت، وتشمل الأسباب المشتركة لفقدان المكاسب ما يلي:

• Process drift]: تغييرات صغيرة وتدريجية في المواد أو المعدات أو الأساليب التي تسبب العملية في التحول عن السيطرة.
• Lack of standardization]: عندما لا تكون الإجراءات موثقة أو متبعة، فإن هناك زيادات في التباين.
• Employee turnover: يغادر العمال ذوو الخبرة، ويأخذون المعرفة الضمنيّة بهم، ولا يجوز تدريب الموظفين الجدد تدريباً كافياً.
• Complacency]: تفترض الأفرقة أن العملية ستظل مستقرة دون رصد نشط.
• Evolving clients requirements]: specifications change, and the process may no longer be aligned.

والاعتراف بهذه التهديدات هو الخطوة الأولى نحو وضع استراتيجية للاستدامة.

الاستراتيجيات الأساسية لتحقيق مكاسب مستدامة

1 - الرصد المستمر ومراقبة العملية الإحصائية

(ج) أن جمع البيانات وتحليلها بشكل منتظم أمر أساسي لكشف أي انحرافات في وقت مبكر، وتنفيذ خرائط المراقبة ومؤشرات الأداء الرئيسية لرصد استقرار العمليات وقدرتها على الدوام، وأدوات البرمجيات المصنَّفة من قبيل مخططات القاذفة والرسوم المتحركة، أو متوسط التحرك المثقل بشكل مكثف (EWMA) ومساعدة الأفرقة على تحديد الاتجاهات قبل أن تصبح مشاكل، واستخدام لوحات بيانات في الوقت الحقيقي لجعل البيانات واضحة للمشغلين والمديرين.

2- الإجراءات والتوثيق الموحدان

وتساعد الإجراءات الموثقة والموحدة على الحفاظ على الاتساق، وضمان تدريب جميع أعضاء الأفرقة على هذه الإجراءات والتقيد بها لمنع حدوث تراجع، ووضع تعليمات عمل واضحة، وإجراءات تشغيل موحدة، والمعونات البصرية، واستخدام نظام مراقبة النسخ لتتبع التغييرات ووثائق الاستعراض بانتظام، والتحقق من أن الممارسة الفعلية تتطابق مع الإجراء الموثق، كما أن توحيد المعايير يبسط تدريب الموظفين الجدد ويقلل من التحول إلى التحول.

3 - مشاركة الموظفين وتدريبهم

ومن المرجح أن يحافظ الموظفون العاملون الذين يفهمون أهمية القدرة على العمليات على التحسينات، كما أن التدريب المنتظم والمشاركة في مبادرات التحسين يعززان الملكية والمساءلة، وينفذان التدريب الشامل بحيث يتمكن المشغلون المتعددون من إدارة العملية على نحو صحيح، ويستخدمون أفرقة حل المشاكل لمعالجة القضايا الصغيرة قبل تصعيدها، ويعترفون بفرق تحافظ على قدرتها العالية ويكافؤونها، وعندما يشعر الموظفون بأن لديهم مصلحة في العملية، يصبحون أوصياء على الجودة بصورة استباقية.

4 - المراجعة الدورية للحسابات والاستعراضات الإدارية

ويكفل إجراء عمليات استعراض ومراجعة دورية للتصنيف أن تظل العمليات متوافقة مع الأهداف التنظيمية، وأن تستخدم نتائج مراجعة الحسابات لتنفيذ الإجراءات التصحيحية على وجه السرعة، وأن توفر عمليات المراجعة الداخلية للحسابات، حسبما تقتضيه المعايير مثل ]ISO 9001 ، طريقة منهجية لتقييم الامتثال والفعالية، وينبغي أن تقيِّم الاستعراضات الإدارية اتجاهات القدرات، وأن تستعرض بنود العمل، وتخصِّص الموارد اللازمة لمواصلة التحسينات.

5- تحليل أسباب الروت والإجراءات الإصلاحية

وعندما تبدأ القدرة في الانزلاق، وتتجنب الإصلاحات السريعة، بل تستخدم تقنيات تحليل الأسباب الجذرية مثل خمسة أسباب، أو مخططات لرسوم الأسماك، أو تحليل طريقة الفشل والآثار، لفهم سبب تغير العملية، وتنفيذ إجراءات تصحيحية ووقائية لمعالجة القضية الحقيقية، وتوثيق الدروس المستفادة وتبادلها في المنظمة، ويمنع وجود نظام قوي للتنظيم المركزي للأخشاب المدارية تكرار العملية ويعززها.

6 - الالتزام بالقيادة وثقافة التحسين المستمر

فالمكاسب المُستمرة تتطلب قيادة واضحة، ويجب على المديرين أن يرتبوا أولويات القدرة على العمليات في تخصيص الموارد، وتحديد الأهداف، واستعراض الأداء، وأن يُضفيوا على السلوكيات التي تريدون رؤيتها: المشاركة في عمليات مراجعة الحسابات، واستعراض البيانات بانتظام، والاحتفاء بالنجاحات، وأن يُدخلوا تحسينات مستمرة على الحمض النووي للمنظمة، وعندما يثبت القادة أن الحفاظ على المكاسب غير قابل للتفاوض، ستترتب على ذلك الأفرقة.

التغلب على التحديات المحددة

عملية دريفت

(ج) مكافحة الانجراف بوضع جداول زمنية صارمة لتحديد معايرة معدات القياس، باستخدام أجهزة الإنذار الإحصائية، وإجراء دراسات دورية عن المواصفات القياسية، ووضع خطط واضحة للرد على الأوضاع خارج نطاق السيطرة، والنظر في استخدام نظم رصد آلية تحذر المشغلين في الوقت الحقيقي.

الموظفون

:: التخفيف من فقدان المعرفة عن طريق إنشاء قاعدة معارف مركزية، وتسجيل تعليمات العمل في شكل فيديو أو صيغ تفاعلية، واستخدام برامج التوجيه، والقيام، عند مغادرة الموظفين الرئيسيين، بعقد دورة سريعة لنقل المعارف، واستخدام قوائم مرجعية للتدريب على العمل مهيأة لضمان وصول الموظفين الجدد إلى الكفاءة الكاملة بسرعة.

الاحتياجات المتغيرة

وتتطور مواصفات العملاء وظروف السوق، وتستعرض بانتظام حدود التصميم وأهداف العمليات، وتبني المرونة في العملية حيثما أمكن، واستخدام تصميم التجارب لفهم كيفية تأثير التغييرات على القدرة، والحفاظ على الاتصال الوثيق مع العملاء والموردين لتوقع التحولات.

دور التكنولوجيا

يمكن أن تعزز الأدوات الحديثة الاستدامة إلى حد كبير، ويمكن لنظم التصنيع ونظم تخطيط الموارد في المؤسسة تتبع بيانات الإنتاج، والحفاظ على الرقابة على التنقيح، وإنفاذ خطوات سير العمل، ويمكن للمحللين المتقدمين والتعلم الآلي أن يكتشفوا أنماطاً فرعية قد تفتقدها العيون البشرية، ويقلل جمع البيانات الآلية من الخطأ البشري ويكفل الرصد المستمر، غير أن التكنولوجيا لا تكون فعالة إلا إذا تم تدريب الناس على استخدامها والعمل على القراءة الأخرى للجودة.

قياس النجاح المستدام

معرفة ما إذا كانت جهود الاستدامة تعمل، تتبع المؤشرات الرئيسية مثل:

• النسبة المئوية لفرض حدود الرقابة التي تم الوفاء بها شهريا
• عدد حالات الانحراف في العمليات التي تم اكتشافها في وقت مبكر
• معدلات إتمام تدريب الموظفين
• اتجاهات درجات مراجعة الحسابات

وتشمل مؤشرات التخلف قيم التراكم، ومعدلات العيوب، وشكاوى العملاء، واستخدام نهج متوازن لسجلات الأداء للحفاظ على الوضوح في جميع الأبعاد، واستعراضات ربع سنوية لتقييم ما إذا كانت المكاسب تُجري استراتيجيات وتُعدِّل حسب الحاجة.

خاتمة

إن استمرار مكاسب القدرة على العمليات يتطلب بذل جهود متواصلة، وتوخي الحذر والالتزام، ومن خلال تنفيذ الرصد المستمر والتوحيد، ومشاركة الموظفين، ومراجعة الحسابات المنتظمة، والانضباط في الأسباب الجذرية، والقيادة القوية، يمكن للمنظمات أن تحافظ على مستويات عالية من الأداء، وأن تحقق نجاحا طويل الأجل، والرحلة لا تنتهي أبدا، بل مع الاستراتيجيات الصحيحة، يمكنك أن تضمن أن تصبح تحسينات اليوم خط الأساس غدا.