ويمكن لمشاريع التشغيل الآلي للعمليات أن تحسن الكفاءة وتخفض التكاليف، ولكنها تتطلب تقييما دقيقا للفوائد والمصروفات المحتملة، ويساعد إجراء تحليل للتكاليف والفوائد المنظمات على اتخاذ قرارات مستنيرة عن طريق تحديد كمي للنتائج المتوقعة، ويوفر هذا الدليل نهجا تدريجيا لإجراء تحليل للتكاليف والفوائد بالنسبة لمبادرات التشغيل الآلي.

الخطوة 1: تحديد نطاق المشروع وأهدافه

(ب) البدء من خلال تحديد أهداف مشروع التشغيل الآلي بشكل واضح - تحديد العمليات التي ستتم آليتها والتحسينات المتوقعة - وضع أهداف قابلة للقياس مثل وفورات الوقت، أو الحد من الأخطاء، أو انخفاض التكاليف.

الخطوة 2: تحديد التكاليف

إدراج جميع النفقات المرتبطة بالمشروع، بما في ذلك الاستثمارات الأولية والتكاليف الجارية، وتشمل التكاليف العامة المعدات والبرامجيات والتدريب والصيانة، والنظر في التكاليف المباشرة وغير المباشرة على السواء لضمان رؤية شاملة.

الخطوة 3: تقديرات الاستحقاقات

(ب) تحديد مقدار الفوائد المتوقعة من التشغيل الآلي، وقد تشمل زيادة الإنتاجية، وانخفاض تكاليف العمل، وتحسين الدقة، وسرعة التجهيز، وإحالة القيم النقدية حيثما أمكن تيسير المقارنة.

الخطوة 4: تحليل البيانات وحساب الرواية

مقارنة مجموع التكاليف والفوائد لتحديد عائد الاستثمار (ROI).

الخطوة 5: اتخاذ قرار مستنير

(ب) استخدام نتائج التحليل لتقرير ما إذا كان ينبغي المضي قدماً في مشروع التشغيل الآلي، والنظر في العوامل النوعية والمواءمة الاستراتيجية إلى جانب البيانات الكمية من أجل الاختيار المتوازن.