فهم إطار اعتماد نظام ABET

ويُعتبر اعتماد نظام المعلومات الإدارية المتكامل بمثابة آلية لضمان الجودة تُثبت صحة البرامج الهندسية التي تستوفي المعايير العالمية لإنتاج خريجين ذوي كفاءة، ويجب على الإدارات الهندسية التي تستعد لزيارة موقع المعهد أن تعترف بأن هذه العملية تتجاوز كثيراً حدثاً تفتيشياً واحداً، ويمثل استعراض الاعتماد ذروة سنوات من التقييم المنهجي، والتحسين المستمر، وجهود التوثيق، وتقيِّم برامج التعليم والتدريب البرامج وفقاً لمعايير محددة تُنظَّم في إطار المعايير العامة والمتطلبات الخاصة بالبرامج، مع التركيز بوجه خاص على النتائج الدراسية المستمرة، والأهداف التعليمية المستمرة، والأهداف التعليمية.

ويمتد هذا الموقع عادة إلى يومين أو ثلاثة أيام، يقوم خلالها فريق من المقيِّمين المدربين بفحص الوثائق، والمقابلات مع أصحاب المصلحة، ومرافق التفتيش، ويسمح فهم الإيقاع الذي تتوخاه هذه الزيارات للإدارات بأن تهيّئ إعدادها بفعالية، ويتوصل المقيِّمون إلى أسئلة محددة مستمدة من تقرير الدراسة الذاتية، ويلتمسون أدلة تؤكد أو تحدّيات ما تدعيه الإدارة، وتشمل هذه الأدلة عينات عمل الطلاب، ومحاضر الاجتماع، وبيانات التقييم المباشر.

إعداد خط زمني

ويتطلب الإعداد الفعال لزيارة موقع " إي بي تي " إطارا زمنيا منظما يبدأ أشهرا أو حتى سنة كاملة قبل موعد الزيارة المقرر، وتواجه الإدارات التي تحاول التمهيد للتحضير للزيارة في الأسابيع الأخيرة قبل الزيارة دائما ثغرات في الوثائق، وفي هيئة التدريس المتفشية، وفي الرسائل غير المتسقة أثناء المقابلات، ويوزع النهج التدريجي عبء العمل ويتيح التفكير الحقيقي في مواطن القوة والضعف في البرامج.

اثني عشر شهرا قبل الزيارة

(أ) البدء بإجراء تحليل شامل للفجوة مقارنة بالمعايير الحالية لنظام المعلومات الإدارية المتكامل، واستعراض تقرير الدراسة الذاتية السابق وأي تعليقات من دورة الاعتماد الأخيرة، وتحديد المجالات التي توقفت فيها الوثائق أو التي تكون فيها بيانات التقييم غير كاملة، وهذا هو الوقت أيضاً لتأكيد تكوين الفريق لقيادة الاعتماد، وتحديد المسؤوليات المحددة لكل مجال من مجالات المعايير.

ستة أشهر قبل الزيارة

(ب) مشروع تقرير الدراسة الذاتية مع مدخلات من جميع أعضاء هيئة التدريس: ضمان أن يعكس السرد بدقة الممارسات الحالية وأن يتم تنظيم الأدلة الداعمة وإحالتها بصورة منتظمة، وأن يُجرى استعراضات لتحديد مواعيدها واستعراضات داخلية، وأن يتناول أي مسائل تتعلق بالمرافق المادية، مثل تحديث معدات المختبرات أو تحسين تكنولوجيا الفصول، في حين لا يزال هناك وقت لتنفيذ التغييرات.

ثلاثة أشهر قبل الزيارة

:: إجراء زيارات اعتماد مصغرة مع خبراء الاستعراض الداخلي أو الخبراء الاستشاريين الخارجيين الذين لديهم خبرة في مجال تقييمات نظام المعلومات الإدارية المتكامل، وينبغي أن تستنسخ هذه الزيارات الجدول الزمني الفعلي، بما في ذلك إجراء مقابلات مع أعضاء هيئة التدريس والطلاب والطب والدوائر الاستشارية في قطاع الصناعة، واستخدام التعليقات الواردة من هذه المحاكاة لتحسين الوثائق، وتعديل مواد العرض، وتحديد أي نقاط ضعف متخلفة، وهذه الفترة أيضاً مثالية لوضع الترتيبات اللوجستية للفريق الزائر، بما في ذلك السفر، والإقامة.

شهر واحد قبل الزيارة

إجراء استعراضات نهائية لجميع الوثائق، وضمان أن تكون المرافق في حالة أفضل، وإحاطة جميع أصحاب المصلحة علما بأدوارهم خلال الزيارة، وإعداد مجموعة ترحيب لفريق التقييم تشمل جدول الزيارات، وخرائط الحرم الجامعي، ومعلومات الاتصال للموظفين الرئيسيين، ومواد المعلومات الأساسية عن الإدارة والمؤسسات، وينبغي أن تستمر المقابلات العملية مع التركيز على الاتساق والوضوح في الرسائل عبر جميع المشاركين.

تجميع وتدريب فريق الاعتماد

وينبغي أن يضم فريق الاعتماد منسقاً معيَّناً يتولى إدارة اللوجستيات والوثائق، وتوليفة لكل معيار من معايير نظام المعلومات الإدارية المتكامل، وموظفي الدعم الإداري الذين يتولون تحديد مواعيدهم والاتصال، ويستخدم رئيس الإدارة أو مدير البرنامج عادة كنقطة اتصال رئيسية لفريق التقييم، ولكن المنسق يتولى أنشطة التحضير اليومية.

يجب أن يغطي تدريب كليات وموظفيها معايير التقييم، وعمليات التقييم في الإدارة، والمسائل المحددة التي يحتمل أن تنشأ خلال المقابلات، ويجب أن يكون بوسع أعضاء الكلية توضيح كيف تسهم دوراتهم في نتائج الطلاب، وكيفية جمع بيانات التقييم واستخدامها لتحسينها، وكيفية مواءمة الأهداف التعليمية للبرنامج مع المهمة المؤسسية، وإجراء تدريبات على أداء الأدوار حيث تُردّ ممارسات الكليات على الأسئلة الصعبة بشأن نقاط الضعف في البرامج أو المجالات التي تكشف فيها بيانات التقييم عن الثغرات في إنجاز البرامج.

وينبغي إحاطة الطلاب الذين يشاركون في المقابلات بما يتوقعون منه أن يقدموا ردوداً صريحة ومحددة بشأن تجاربهم التعليمية، ويقدم استعراض عملية اعتماد المؤسسات الحكومية الدولية سياقاً قيماً يمكن تقاسمه مع جميع أصحاب المصلحة لبناء التفاهم والكسب.

تنظيم نظم التوثيق والأدلة

ويتوقع من القائمين بتقييم نظام الوثائق في نظام جيد التنظيم أن يسمح لهم بتحديد مكان الأدلة التي تدعم المطالبات المقدمة في تقرير الدراسة الذاتية على نحو فعال، وينبغي أن يكون هذا النظام مادياً ورقمياً، مع وضع علامات واضحة، واتفاقيات تسمية متسقة، وتنظيم منطقي يعكس هيكل معايير نظام المعلومات والإحصاء، وتشمل الوثائق عادة ما:

  • Course syllabi] that clearly state student outcomes, assessment methods, and how each course contributes to program objectives
  • Assessment reports] that document direct and indirect measures of student achievement, including rubrics, exam results, andحافظات
  • وثائق تفويض السلطة وسجلات التطوير المهني التي تثبت المؤهلات والمشاركة المستمرة في الميدان
  • عينات عمل الطلاب التي تبين الأداء على مختلف مستويات الإنجاز، بما في ذلك أمثلة على العمل القوي والضعيف معا مع شروح التقييم
  • Continuous improvement documentation] that tracks changes made to the curriculum, pedagogy, or resources based on assessment data

وضع مؤشر رئيسي يرسم كل وثيقة على معايير محددة للشركة وأقسام تقرير الدراسة الذاتية، وينبغي إطلاع فريق التقييم على هذا الرقم القياسي في بداية الزيارة، مما يتيح لها نقل الوثائق بصورة مستقلة، ويمكن أن توفر نظم إدارة الوثائق الرقمية القدرة على البحث والانتفاع عن بعد، ولكن ضمان توافر المواد الحيوية أيضا في شكل مطبوع كنسخ احتياطي.

إجراء استعراضات داخلية فعالة

وتمثل الاستعراضات الداخلية مرحلة التشخيص في إعداد الاعتماد، وتكشف عن مواطن القوة والضعف قبل زيارة الموقع الفعلية، وينبغي أن تكون هذه الاستعراضات منظمة ومنهجية وصادقة، وأن تشكل أفرقة استعراض داخلية تضم كلية من مختلف التخصصات داخل الإدارة، فضلا عن خبراء استعراض خارجيين من مؤسسات الأقران أو من الشركاء في الصناعة الذين يمكن أن يقدموا منظورات موضوعية.

وضع قائمة مرجعية للاستعراض تستند إلى معايير نظام المعلومات والتطبيق ومعايير البرامج المحددة لتخصصكم، وينبغي لكل عضو في فريق الاستعراض أن يقيّم الأقسام المخصصة وأن يقدم تعليقات خطية تبين الثغرات أو أوجه عدم الاتساق أو مجالات الامتياز، وأن يكمّل التعليقات الواردة في خطة عمل شاملة مع المسؤوليات المسندة والمواعيد النهائية لمعالجة كل مسألة، وأن يحدد الأولويات في البنود التي تؤثر تأثيرا مباشرا على معايير التقييم، مثل بيانات التقييم المفقودة، أو رسم خرائط النتائج غير الواضحة للطلاب، أو عدم اكتمال وثائق التحسين المستمر.

ويقدم دليل لسياسات وإجراءات الإدارة السليمة بيئياً إرشادات أساسية بشأن كيفية إجراء التقييمات وما هي الجهات التي تستعرض الأولويات أثناء تقييمها.

إعداد المرافق المادية والمختبرات

- يقوم القائمون بتقييم مرافق مختبرات الرحل، والفصول الدراسية، وغيرها من الأماكن المادية المستخدمة في التعليم، بتقديم أدلة ملموسة على التزام الإدارة بتوفير الموارد الكافية لتعلم الطلاب، وضمان أن تكون جميع المعدات المختبرية في حالة نظام عمل، ووضع بروتوكولات الأمان ومتابعتها بوضوح، والخطوط النظيفة، والمسائل التنظيمية، ولكن المقيِّمين يهتمون في المقام الأول بما إذا كانت المرافق تدعم أهداف البرنامج المعلن ونتائج الطلاب.

إعداد قوائم جرد للمعدات التي تتضمن قائمة بأعمار الأدوات التعليمية الرئيسية وحالتها وأنماط استخدامها، وتوثيق كيفية دعم التجارب المختبرية مباشرة لنتائج الطلاب المحددة، وإذا كانت المعدات قد عفا عليها الزمن أو غير كافية، تكون مستعدة لمناقشة التحسينات المقررة والإطار الزمني للتنفيذ، والصدق على القيود، مقرونة بدليل على التخطيط الاستباقي، هو أمر أكثر مصداقية من محاولة إخفاء أوجه القصور.

ينبغي أن تظهر أماكن قاعات الدراسة التكامل التكنولوجي المناسب للتعليم الهندسي الحديث، وينبغي أن تكون اللوحات البيضاء التفاعلية ونظم الإسقاطات وأثاث التعاون وظيفياً ومحتوياً على مقومات جيدة، وأن تبين أمثلة على عمل الطلاب وملصقات المشاريع وإنجازات البحوث في الممرات والمناطق المشتركة لإظهار ثقافة الإدارة وإنجازاتها.

إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة وإعداد المشاركين

ويحمل عنصر المقابلة في زيارة موقعية للشركة وزناً كبيراً لأنه يسمح للمقيمين بالتحقق من المطالبات الواردة في تقرير الدراسة الذاتية من خلال إجراء حوار مباشر مع أصحاب المصلحة في البرنامج، وتشمل كل جلسة من جلسات المقابلات عادة هيئة التدريس والطلاب الحاليين والخريجين وأعضاء المجلس الاستشاري للبرنامج أو الشركاء في الصناعة، ومن الأهمية بمكان أن تكون هناك أوجه تناسق في هذه المقابلات، وإذا كان تقرير الدراسة الذاتية يركز على مشاركة قوية في الصناعة، ينبغي أن يقدم أعضاء المجلس الاستشاري أمثلة محددة.

إعداد المشاركين في المقابلات عن طريق تزويدهم بوثيقة إحاطة توجز الرسائل الرئيسية التي تود الإدارة أن تنقلها، وينبغي أن تكون هذه الرسائل متسقة مع تقرير الدراسة الذاتية وتشمل ما يلي:

  • Program strengths] such as distinctive curriculum features, research opportunities, or industry partnerships
  • Continuous improvement examples] where assessment data led to meaningful program changes
  • تحقيق نتائج الدراسة مع أمثلة ملموسة لكيفية إثبات الخريجين للكفاءة

وينبغي ألا ينطوي إعداد المقابلات على وصف الردود، لأن ذلك يمكن أن يبدو مدروساً وموثوقاً، بل ينبغي التركيز على ضمان فهم المشاركين لسياق الزيارة، وأن يتكلموا بمعرفة عن تجاربهم، وتشجيع الاستجابات الصادقة، بما في ذلك الاعتراف بالتحديات أو المجالات التي يواصل البرنامج تحسينها، واحترام المقيِّمين للوفاق، والأكثر احتمالاً للثقة في المشاركين الذين يظهرون الوعي الذاتي بشأن برنامج القيود.

وضع تقرير الدراسة الذاتية

وتقرير الدراسة الذاتية هو الوثيقة الأساسية لزيارة الاعتماد، التي توفر للمقيِّمين لمحة شاملة عن البرنامج قبل وصولهم، وينبغي أن تكون هذه الوثيقة شاملة وصادقة ومنظمة بوضوح وفقاً لهيكل معايير نظام تقييم الأداء، وينبغي لكل قسم أن يشير إلى أدلة داعمة متاحة في نظام الوثائق، مما يتيح للمقيِّمين إمكانية تبادل المعلومات مع الأدلة بكفاءة.

ويجب أن يتناول تقرير الدراسة الذاتية كل معيار على نحو مباشر، مع شرح كيفية استيفاء البرنامج للمعايير وتقديم الأدلة لدعم تلك المطالبة، وتجنب اللغة الغامضة أو التأكيدات غير المدعومة، بل استخدام أمثلة محددة، ونقاط بيانات، والإشارات إلى العمليات الموثقة، ووصف دورة التقييم، وطرائق جمع البيانات، وأمثلة محددة عن الكيفية التي أدت بها نتائج التقييم إلى تحسين البرامج، وينبغي أن يبرهن السرد على وجود ثقافة تقييمية ناضجة بدلا من أن تؤدي إلى تحقيق أهداف اتخاذ القرارات.

إدراج قسم مخصص للتحسين المستمر يتتبع تغييرات محددة أدخلت على المناهج الدراسية أو البرمجيات أو الموارد خلال دورة الاعتماد، ويربط كل تغيير ببيانات التقييم التي دفعت بها ووصف نتائج التغيير، وهذا السرد غالبا ما يكون أكثر الأدلة إلحاحا على التزام البرنامج بتحسين النوعية.

الزيارات ودورات الممارسة

وتتيح زيارات الاعتماد المتنقلة فرصاً قيِّمة لتحديد أوجه الضعف في الإعداد وبناء الثقة بين المشاركين، كما ينبغي تحديد موعدين كاملين على الأقل، على النحو المثالي مع القائمين على التقييم الخارجيين الذين لديهم خبرة في مجال التعليم والتدريب المهنيين، وينبغي أن تُجرى زيارة النموذج الأولى قبل الزيارة الفعلية بحوالي ثلاثة أشهر، مما يتيح الوقت لمعالجة المسائل المحددة، وينبغي أن تُجرى زيارة المواهب الثانية في غضون أربعة أسابيع إلى ستة أسابيع من الزيارة الفعلية، وأن تكون بمثابة بروفة نهائية.

وخلال الزيارات التي أجريت على شكل صيغ، تكرّر الجدول الزمني الفعلي قدر الإمكان، بما في ذلك الجولات التي تتم في المرافق، واستعراض الوثائق، ومقابلات أصحاب المصلحة، وينبغي للمقيّمين الخارجيين أن يقدموا تعليقات خطية تبين مواطن القوة والضعف والمجالات التي تتطلب اهتماما إضافيا، وأن يتعاملوا بجدية مع التعليقات وأن يضعوا خطة عمل لمعالجة كل توصية.

  • Inconsistent Messaging across different groups of interviewees about program objectives or assessment processes
  • Gaps in documentation] where evidence referenced in the self-study report is unavailable or incomplete
  • Weak continuous improvement narratives] that fail to demonstrate a clear link between assessment data and program changes
  • مخاوف تتعلق بالعجز ] مثل المعدات القديمة، أو عدم كفاية تدابير السلامة، أو الأماكن المختبرية غير المحتفظ بها بشكل جيد

ويمكن عقد دورات تدريبية للمقابلات الفردية على حدة لكل من هيئة التدريس والطلاب وأعضاء المجلس الاستشاري، وينبغي أن تركز هذه الدورات على بناء الثقة، وضمان وضوح الرسائل، وإعداد المشاركين لمعالجة المسائل الصعبة بشكل معقول.

إدارة السوقيات والجداول

وتستلزم الترتيبات اللوجستية المتعلقة بزيارة موقعية للشركة تخطيطاً دقيقاً وإيلاء اهتمام دقيق للتفاصيل، ويتكون فريق التقييم عادة من ثلاثة إلى خمسة من المقيِّمين الذين يحتاجون إلى حيز عمل مخصص، وإلى الوصول إلى الإنترنت، وقدرات الطباعة، وغرف الاجتماعات الخاصة، ويوفر غرفة هادئة ومريحة يمكن فيها للمقيِّمين استعراض الوثائق والقيام بعملهم دون انقطاع، ويكفل أن تكون لدى الغرفة منافذ كهربائية كافية، وموثوق بها على شبكة وي في، والوصول إلى نظام الوثائق الرقمية.

وضع جدول زمني مفصل يُحسب لكل دقيقة من فترات الزيارة، بما في ذلك فترات الإجازات والوجبات والفترات الانتقالية بين الأنشطة، وتقاسم الجدول مع المقيِّمين سلفاً، وتقديم نسخ مطبوعة عند وصولهم، وتعيين نقطة اتصال تظل متاحة طوال الزيارة لمعالجة أي مسائل أو تغييرات تنشأ، وينبغي أن يكون لهذا الشخص سلطة اتخاذ قرارات بشأن التعديلات الزمنية وتخصيص الموارد.

إعداد مجموعات ترحيب تشمل خرائط الحرم الجامعي، ومعلومات الاتصال للموظفين الرئيسيين، وتعليمات وي فاي، وقسائم الوجبات، وأي موارد أخرى قد يحتاجها فريق التقييم، وتظهر لفتيات صغيرة مثل توفير التجديدات، وتقديم جولات في الحرم الجامعي، أو ترتيب اجتماعات مع القيادة المؤسسية، الضيافة والاحتراف المهني.

الإجراءات اللاحقة للفيزيارات والتحسين المستمر

ويأتي اختتام زيارة الموقع بداية لدورة جديدة من الإعداد والتحسين، ويقدم فريق التقييم تقريرا شفويا عن الخروج يلخص النتائج الأولية التي توصل إليها، وقد يشمل كلا من مواطن القوة والمجالات التي تتطلب الاهتمام، ويستمع بعناية إلى هذه التعليقات ويحيط علما بالأسئلة ويوضحها، ويتجنب الانتقادات، لأن الغرض من الزيارة هو تحديد الفرص الحقيقية للتحسين.

وبعد الزيارة، توثق التعليقات الواردة وتبدأ التخطيط لدورة الاعتماد المقبلة، وتعالج أي مسائل محددة على وجه السرعة، حتى وإن لم يصل التقرير الكتابي النهائي لعدة أسابيع أو أشهر، وتظهر الإجراءات المبكرة الالتزام بمواصلة تحسين البرنامج ووضعه موضعاً مناسباً للتقييمات المقبلة، وتستكمل نظام الوثائق بأي مواد جديدة تنشأ أثناء عملية التحضير، وتخزن المواد من هذه الدورة كمرجع خلال الزيارات المقبلة.

The ABET assessment and planning resources] offer ongoing guidance for maintaining a strong assessment program between accreditation cycles.

الشلالات المشتركة إلى أفويد

وكثيرا ما تواجه الإدارات الهندسية التي تستعد لزيارة موقع الشركة تحديات يمكن التنبؤ بها ويمكن تجنبها بالتخطيط المناسب، ومن الخطأ المشترك الاعتماد المفرط على فرد واحد لإدارة جميع أنشطة التحضير، مما يخلق الضعف إذا أصبح ذلك الشخص غير متاح ويحد من عمق المشاركة في الكلية، ويوزع المسؤوليات على أعضاء الأفرقة المتعددة من أجل بناء الملكية الجماعية لعملية الاعتماد.

وثمة مسألة متكررة أخرى هي الفصل بين تقرير الدراسة الذاتية والوثائق الفعلية، ويجب أن تدعم المطالبات الواردة في التقرير بأدلة يسهل الوصول إليها وترتبط بوضوح بالمعايير، ويفقد القائمون على التقييم الثقة بسرعة عندما لا يستطيعون العثور على الوثائق المشار إليها في التقرير أو عندما لا تكون الأدلة متسقة مع السرد، ويخضعون للإحالة الشاملة قبل الزيارة لضمان الاتساق بين المطالبات والأدلة.

وتُقلل الإدارات أيضاً من أهمية إعداد الطلاب لإجراء المقابلات، فالطلاب الذين لا يعلمون عملية الاعتماد أو الذين لا يستطيعون توضيح كيف يتوافق تعليمهم مع أهداف البرنامج يقوضون مصداقية تقرير الدراسة الذاتية، ويُستثمرون في إعداد الطلاب، بما في ذلك جلسات الإعلام، ويُجرون المقابلات، لضمان تعزيز أصوات الطلاب بدلاً من متعارضتهم مع سرد البرنامج.

Leveraging Technology for Accreditation Management

ويمكن أن تساعد النظم المصممة خصيصا لدعم الاعتماد الإدارات على تنظيم الأدلة، ونتائج الخرائط، وإعداد التقارير، وإدارة تعقيدات الاعتماد المتعدد البرامج، وأن تحد هذه الأدوات من العبء الإداري على هيئة التدريس، وأن تكفل اتساق الوثائق واكتمالها.

وتتيح برامج إدارة الوثائق التي لها مراقبة الصيغ، وتصاريح الدخول، ووظيفية البحث للمقيّمين نقل كميات كبيرة من الأدلة بكفاءة، ويمكن أن تُجمع نظم إدارة التقييم البيانات آليا، وتُظهر اتجاهات الإنجاز الخاصة بالطلاب في ضوء البصر، وتتتبع إجراءات التحسين المستمر على مر الزمن، ويُستعان في الهياكل الأساسية التكنولوجية المناسبة قبل بدء دورة الاعتماد بأرباح أثناء التحضير للزيارة وطوالها.

وتتيح Directus platform] قدرات مرنة لإدارة المحتوى يمكن تكييفها من أجل وثائق الاعتماد وتنظيم الأدلة، ومن خلال هيكلة المعلومات والبيانات التقييمية والمواد الداعمة في إطار مصمم خصيصا، يمكن للإدارات أن تنشئ نظاما مستداما يخدم متطلبات الاعتماد والاحتياجات الجارية لتحسين البرامج.