أفضل الممارسات المتعلقة بالمشروع الهندسي المغلق والدروس المستفادة

أهمية المشروع القريب من الأرض في الهندسة

ويتبع كل مشروع هندسي دورة حياة بعنوان " 8212 " ؛ ومن بدء المشروع والتخطيط من خلال التنفيذ والرصد، ومع ذلك فإن المرحلة النهائية، وهي مرحلة إغلاق المشروع، كثيرا ما تكون سريعة أو أقل تقديرا أو حتى تضيع تماما، ويمكن أن تكلف هذه الرقابة المنظمات تكاليفها بشكل كبير: عدم اكتمال الوثائق، والالتزامات التعاقدية التي لم تحل، وضياع الفرص المتاحة لاستخلاص المعارف التي يمكن أن تبسط المشاريع المقبلة، وتزيد عملية الاستغناء عن جميع الأهداف وتتحقق من حفظ الحسابات المالية بصورة ملموسة.

وفي مجال الهندسة، حيث يمكن أن تمتد المشاريع شهرا أو سنوات، وأن تشمل مئات أصحاب المصلحة، فإن مرحلة التصفية النهائية ليست مجرد شكلية إدارية، بل هي نشاط استراتيجي يحمي المنظمة من المخاطر القانونية، ويحسن اتساق التنفيذ، ويعزز ثقافة التحسين المستمر، وتستكشف هذه المادة الخطوات الرئيسية التي تنطوي عليها عملية إغلاق المشاريع الهندسية، وأفضل الممارسات لجمع الدروس المستفادة وتطبيقها، والعقبات المشتركة، وكيفية تكرار العملية برمتها وقابليتها للتكرار.

تحديد المرحلة النهائية للمشروع

والانتهاء من المشروع هو المرحلة النهائية من عملية إدارة المشروع، بعد إنجاز جميع النواتج وموافقة العميل أو الراعي على المشروع، ويشمل جميع الأنشطة اللازمة لإغلاق المشروع رسميا حتى تتمكن المنظمة من تخصيص الموارد للمبادرات الجديدة، ووفقا لمعهد إدارة المشاريع، يتضمن التصفية الشاملة للتحقق من أن جميع الأعمال قد أنجزت، والحصول على قبول رسمي، وإغلاق العقود، ووضع الحسابات المالية في صيغتها النهائية، وإطلاق وثائق المشاريع، وإتاحة الفرصة لفتح أبوابها.

وعلى الرغم من أهميته، فإن الإقفال كثيرا ما يكون مرهونا لأن الأفرقة تتطلع إلى الانتقال إلى المشروع المقبل أو لأن بند الميزانية المتعلق بالاختتام لم يدرج قط، وهذا الإهمال يمكن أن يؤدي إلى منازعات على النطاق، والفواتير التي يقدمها البائعون، وفقدان البصيرة الحسنة التنفيذ، يحقق فوائد ملموسة: انخفاض التعرض القانوني، وتحسين رضا العملاء، وقاعدة معارف تعجل بالمشروع في المستقبل.

لماذا فرق الهندسة تغلق

ومن الأسباب المشتركة، الضغط على بدء عمل جديد قبل إغلاق المشروع القديم رسميا، وعدم وجود إجراءات محددة للاختتام، وعدم تقدير قيمة الدروس المستفادة تقديرا كافيا، وفي كثير من الشركات الهندسية، لا يقاس مديرو المشاريع على جودة التصفية، بحيث يخصصون وقتا في مكان آخر، وبالإضافة إلى ذلك، قد تخشى الأفرقة من أن يؤدي عقد اجتماع رسمي للاختتام إلى ظهور نكات غير مريحة أو أن توثق الإخفاقات يمكن أن تستخدم ضدهم.

الخطوات الرئيسية في المشروع الهندسي القريب من الأرض

وفي حين أن كل تخصص هندسي " 8212 " ، المدنية أو الميكانيكية أو الكهربائية أو البرمجيات أو النظم " 8212 " ، له متطلبات فريدة، فإن الخطوات الأساسية المتعلقة بالاختتام متسقة بين الصناعات، ويتضح ذلك تفصيلا مفصلا لكل خطوة، مع توجيه عملي للأفرقة الهندسية.

1 - استكمال جميع النواتج المنفذة ومعاملات المعاقين

وقبل أن يغلق المشروع، يجب الانتهاء من كل إنجاز مُنجز في بيان العمل أو العقد أو ميثاق المشروع وقبوله، ولا يشمل ذلك المنتج النهائي فحسب، بل أيضا النواتج الفرعية، مثل تقارير الاختبار، وكتيبات المستخدمين، والرسومات التي تُبنى، ووثائق الصيانة، وفي المشاريع الهندسية، كثيرا ما يخضع القبول لعملية توقيع رسمية تشمل التفتيش أو الاختبار أو التكليف.

وبالنسبة للنظم المعقدة، قد يكون من المناسب التخلص التدريجي من هذه المواد: تقبل النواتج الجزئية في مراحل متقدمة، ويأتي القبول النهائي بعد فترة ضمانية، وبغض النظر عن النهج، ضمان التوقيع على جميع وثائق القبول، والمؤرخة، والمخزنة في محفوظات المشروع، ويحول الحصول على توقيعات رسمية من العملاء دون نشوء منازعات مريبة في النطاق وفي المراحل المتأخرة.

2 - وضع الالتزامات والتوثيقات التعاقدية في صيغتها النهائية

ويجب أن تُغلق العقود مع العملاء والمتعاقدين من الباطن والموردين والشركاء بصورة منهجية، ويشمل ذلك ما يلي:

• وإذ يؤكد أن جميع شروط العقد قد استوفيت.
• تسوية أي أوامر أو مطالبات غير مسددة بشأن التغيير.
• الحصول على الفواتير النهائية وإصدار المدفوعات.
• إعادة أو التخلص من المواد أو المعدات أو البيانات المقدمة من العملاء.
• تنفيذ إشعار أو رسالة رسمية بشأن العقد.

فالعدم في إبرام عقود مناسبة يمكن أن يعرض المنظمة المسؤولية، فعلى سبيل المثال، قد يسمح أمر الشراء المفتوح للمورد بتقديم فواتير إضافية بعد انتهاء المشروع بشهر، وينبغي للشركات الهندسية أن تشرك إداراتها القانونية والمشتريات في وقت مبكر من عملية الإغلاق لضمان الوفاء بجميع الالتزامات التعاقدية.

3- عقد اجتماع استعراض شامل للمشاريع

ويجمع اجتماع استعراض رسمي للمشروع الفريق الأساسي وأصحاب المصلحة الرئيسيين وأحيانا العميل لمناقشة ما تم إنجازه وما جرى على نحو جيد وما جرى فعله هو 8217؛ وما يمكن تحسينه، وينبغي تيسير هذا الاجتماع من قبل شخص غير مشترك مباشرة في التنفيذ اليومي (حزب محايد) لتشجيع الحشود، وينبغي أن يشمل جدول الأعمال ما يلي:

• الرقم الفعلي مقابل الجدول الزمني المقرر، والميزانية، والنطاق.
• نوعية النواتج المنجزة وردود العملاء.
• المخاطر وفعالية إدارة القضايا.
• أداء الفريق وتعاونه.
• التقيد بالعمليات والانحرافات.

وتمثل نتائج اجتماع الاستعراض مجموعة موثقة من النتائج والتوصيات التي تغذي مستودع الدروس المستفادة، وينبغي تسجيل المحاضر وتوزيعها على جميع المشاركين.

4 - سجلات المشاريع المحفوظاتية

(ب) محفوظات المشاريع هي المنظمة رقم 8217؛ والذاكرة - بدون حفظ منتظم، تضيع البيانات القيمة عندما يغادر أعضاء الأفرقة أو عندما يتم تحديث نظم التخزين، وتولد المشاريع الهندسية ثروة من المعلومات: الرسومات والمواصفات والحسابات وبيانات الاختبار ومذكرات الاجتماعات والبريد الإلكتروني وطلبات التغيير، ويجب تنظيم هذه السجلات وفهرسها وتخزينها بطريقة تسمح باسترجاعها في المستقبل.

• (أ) استخدام هيكل موحد للملفات (مثلاً حسب عنصر هيكل هيكل العمل).
• (ه) الملفات التي تُعدّ بانتظام (مثلاً، المشروع رقم--Date DocumentType Revision).
• تخزين البيانات الوصفية مثل المؤلف، وتاريخ الإنشاء، وحالة الموافقة.
• دعم الملفات الرقمية وتخزين السجلات المادية في موقع آمن
• الاحتفاظ بالسجلات وفقاً لسياسات الشركة ومتطلباتها القانونية (التي غالباً ما تكون 5-10 سنوات للمشاريع الهندسية).

كما أن المحفوظات هي خطوة مطلوبة للعديد من نظم الإدارة المعتمدة (مثلاً، المعيار الدولي للإبلاغ المالي 9001، المعيار إيزو 14001)، يدعم المحفوظات المنظمة تنظيماً جيداً عمليات مراجعة الحسابات، والتخطيط المقبل للمشاريع، وإدارة الممتلكات الفكرية.

5 - موارد المشروع والحسابات المالية المباشرة

وعندما يختتم المشروع، يجب أن تُعاد إلى المنظمة جميع الموارد المخصصة له " 8212 " ؛ والموظفون والمعدات والمرافق ورخص البرامجيات " 8212 " ، ويشمل ذلك ما يلي:

• إعادة انتداب أعضاء الفريق إلى أدوار أو مشاريع جديدة.
• إعادة معدات مستأجرة أو مستأجرة.
• :: إلغاء حسابات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمشروع وتصاريح الدخول.
• إقفال الحسابات المصرفية للمشروع ورموز التكاليف.
• تجهيز تقارير النفقات النهائية والتوفيق بين الميزانيات.

ومن الأمور البالغة الأهمية أن يكون الاختتام المالي أمرا بالغ الأهمية: إذ يجب تسوية طلبات الشراء غير المسددة، ورسوم بطاقات الائتمان، وفواتير المتعاقدين من الباطن، وينبغي لمديري المشاريع أن يعملوا مع إدارة الشؤون المالية لإعداد تقرير نهائي للتكاليف يبين مجموع التكلفة الفعلية مقابل الميزانية، بما في ذلك أي فروق وتفسيرات لها، ويصبح هذا التقرير جزءا من السجل المالي التنظيمي ويمكن أن يسترشد به في تقدير المشاريع في المستقبل.

جمع وتوثيق الدروس المستفادة

والدروس المستفادة هي الأفكار المستقاة من أداء مشروع يمكن تطبيقه على المشاريع المقبلة لتحسين النتائج، ووفقا لدراسة نشرت في مجلة إدارة الهندسة والتكنولوجيا Journal of Engineering and Technology Management ]، فإن المنظمات التي تستخلص وتنشر الدروس المستفادة بصورة منهجية ترى تحسينات قابلة للقياس في أداء المشاريع، بما في ذلك تقليص فترات الدورات وانخفاض التكاليف.

ومع ذلك، فإن العديد من الأفرقة الهندسية تعامل الدروس المستفادة باعتبارها صندوقاً يمضي في نهاية المشروع، وكثيراً ما تنتج قائمة سطحية باللوحات، ولكي تكون الدروس المستفادة مفيدة، يجب أن تكون صادقة ومحددة وقابلة للتنفيذ ومرتبطة بأدلة ملموسة للمشاريع، كما أن هذه الدروس أثبتت أنها أساليب لجمعها بفعالية.

أساليب جمع الدروس المستفادة

لا توجد طريقة واحدة تعمل على أفضل وجه لكل فريق، تستخدم مزيجا من النهج لالتقاط طائفة من المنظورات.

المقابلات الهيكلية

إجراء مقابلات واحدة مع أعضاء الفريق الرئيسيين، بمن فيهم مدير المشروع، والقيادات التقنية، وممثلي العملاء، والموردون، واستخدام مجموعة أسئلة منظمة تغطي مراحل المشاريع، والنجاحات، والتحديات، والتوصيات، وتتيح المقابلات استكشاف المسائل بعمق، وكثيرا ما تكشف عن آراء لا تُتقاسم في سياقات المجموعات.

الدراسات الاستقصائية والاستبيانات

وتعد الدراسات الاستقصائية مفيدة لجمع البيانات الكمية والوصول إلى عدد كبير من أصحاب المصلحة بسرعة، واستخدام الأسئلة التي من شأنها أن تُعد على نطاق واسع لقياس مدى رضاهم عن مختلف جوانب المشروع (التواصل، وصنع القرار، وإدارة المخاطر) وتشمل المسائل المفتوحة باب التلقيم النوعي، ويمكن أن تُؤمِّن الأدوات مثل نظام المسح - مونكي أو استمارة غوغل جمع البيانات وتحليلها.

حلقات العمل التي استخلصت الدروس

وتُجمع حلقة عمل ميسرة بين فريق المشروع لتحديد ما نجح وما حققه من نجاح وما هو الرقم 8217؛ وتستطيع الميسرة استخدام تقنيات مثل تحليلات SWOT، ورسم الجداول الزمنية، أو " 8220؛ ونموذج " ستيت - 821 " ، ونموذج حلقات العمل تشجيع الحوار والمساعدة على توليف وجهات النظر المتعددة، وضمان سلامة حلقة العمل نفسية بحيث يشعر المشاركون بالارتياح إزاء تبادل الخبرات السلبية.

استعراض وثائق المشاريع ومقاييس الأداء

والبيانات الموضوعية من نظام المعلومات المتعلقة بإدارة المشاريع " 8212 " ؛ وتقارير القيمة المكتسبة، وسجلات العيوب، وسجلات طلبات التغيير، وتحليلات الفروق " 8212 " يمكن أن تدعم أو تتحدى التغذية المرتدة الذاتية؛ ويؤدي تكييف مؤشرات الأداء الكمية مع الأفكار النوعية إلى دروس أكثر موثوقية، مثلا إذا كان الفريق " 8220 " ؛ والسجلات المزدوجة " 8221 " ، وأن سجل التغيير المعتمد يمثل مشكلة، يمكن أن يكشف عن عدد طلبات التغيير المعتمدة في الميزانية.

إنشاء مستودع للدروس المستفادة

(أ) مستودع للدروس المستفادة هو قاعدة معارف مركزية تخزن وتنظم الدروس المستفادة من جميع المشاريع، وينبغي أن يكون من السهل البحث عنها وتحديثها بانتظام وإدماجها في عمليات تخطيط المشاريع، وتشمل السمات الرئيسية ما يلي:

• تصنيف حسب نوع المشروع، المرحلة، الموضوع، الشدة.
• بيانات قابلة للبحث (الكلمات الرئيسية، العلامات، التاريخ، المؤلف).
• إسناد الدروس إلى مجموعات أو مقررات محددة من العمل.
• وصلات بالوثائق الداعمة (مثل سجل المخاطر، ونظام التغيير).
• A review process to validate recommendations before they are added.

وتستخدم شركات هندسية كثيرة نظاماً لإدارة المحتوى غير مباشر مثل نظام التوجيه لبناء بوابة مرنة للدروس المستفادة، وينبغي أن يكون المستودع متاحاً لجميع أفرقة المشاريع مع الاحتفاظ بالإذن المناسب للحصول على معلومات حساسة.

إدماج الدروس المستفادة في مشاريع المستقبل

ولا يمكن استخدام الدروس المستفادة إلا في نصف المعركة؛ بل يجب تطبيقها على دفع عجلة التحسين؛ وينبغي للمنظمات أن تضع عملية لاستعراض الدروس ذات الصلة في بداية كل مشروع جديد، عادة أثناء مرحلة استئجار المشروع أو اجتماع الركل؛ ويمكن لمديري المشاريع استخدام قوائم مرجعية مستمدة من الدروس السابقة أو إدماجها في أنشطة إدارة المخاطر (مثلا، " 8220؛ وتشير الحاجات المستخلصة من المشاريع السابقة إلى أن جودة المتعاقدين من الباطن يمكن أن تكون مخاطرة؛ وبالتالي، سندرج في مراجعة حسابات نوعية إضافية)(21).

وقد أدرجت بعض الشركات الدروس المستفادة في منهجية إدارة المشاريع التي تتبعها بربطها بإجراءات التشغيل الموحدة أو النماذج، مثلاً، إذا اكتشف مشروع سابق أن المخططات الكهربائية كثيراً ما تفوت التفاصيل الأساسية، يمكن إدراج الدرس في نموذج قائمة استعراض التصميم، وعندما تكون الدروس واضحة وقابلة للتطبيق، فإنها تتحول من الملاحظات بأثر رجعي إلى ضمانات استباقية.

أفضل الممارسات من أجل التشغيل الفعال

واستنادا إلى عقود من ممارسة إدارة المشاريع والبحث، يمكن أن تساعد أفضل الممارسات التالية الأفرقة الهندسية على إغلاق المشاريع بكفاءة مع زيادة استيعاب المعارف إلى أقصى حد.

بدء عملية إغلاق الأبواب

إن انتظار بدء أنشطة التصفية النهائية هو وصفة للعمل المعجل وغير المكتمل، بل إن ذلك يتيح القيام بمهام إنهاء المشاريع خلال مرحلة تنفيذ المشروع، على سبيل المثال، حيث أن النواتج قد اكتملت وقبولت، وتضعها في المحفوظات فورا، وتبدأ بجمع الدرس الملاحظ في كل مرحلة رئيسية، وتحدد موعدا نهائيا للاجتماع النهائي الذي يختتم قبل انقضاء عدة أسابيع على انتهاء المشروع، بحيث يُحدّد الفريق من عبء العمل الإداري.

ضمان الاتصال الواضح مع جميع أصحاب المصلحة

ويؤثر إغلاق باب التنفيذ على العديد من الناس: العملاء، ومقدمو المشاريع، والمديرون الوظيفيون، وأعضاء الأفرقة، والموردون، والهيئات التنظيمية، وإبلاغ الجدول الزمني للانتهاء من العمل، والتوقعات، والمسؤوليات في وقت مبكر، واستخدام خطة قريبة تتضمن قائمة مرجعية بالإجراءات مع المالكين والتواريخ الواجبة، ويمكن أن تمنع المفاجئات من تحديث الوضع المنتظم خلال الأسابيع الأخيرة، وبعد الاجتماع الوشيك، توزيع موجز للقرارات وبنود العمل على جميع أصحاب المصلحة.

الاحتفاظ بسجلات تفصيلية للقرارات والتغييرات والموافقة

وتُستنفذ المشاريع الهندسية بقرارات تترتب عليها نتائج في المراحل النهائية، وينبغي توثيق كل أمر تغيير أو قرار تقني أو استجابة للمخاطر، مع تبرير وموافقة، كما أن السجلات غير الكاملة أو غير الدقيقة يمكن أن تؤدي إلى إعادة العمل في نظام إدارة السجلات (Gi) إلى 20؛ كما أن الوثائق التي تُبنى على رقم 82؛ ورقم 2821؛ وتُظهر بدقة الحالة النهائية للمنتج.

النماذج الموحدة والقوائم المرجعية

ويتم تحقيق الاتساق بين المشاريع من خلال توحيد المعايير، ووضع نماذج للأنشطة القريبة من التنفيذ: تقرير المشروع النهائي، واستمارة الدروس المستفادة، والقائمة المرجعية للتعاقدات، وصحيفة التسوية المالية، ومؤشر المحفوظات للمشاريع، وينبغي استعراض هذه النماذج وتحسينها بصورة دورية استنادا إلى الدروس المستفادة نفسها، وتضمن القوائم المرجعية عدم نسيان الخطوات الروتينية، لا سيما عندما يتعرض مديرو المشاريع لضغوط زمنية، ويمكن أن تؤدي قائمة مرجعية جيدة التصميم إلى الحد من الأخطاء الكاملة وتحسينها.

نجاحات المشروع والاعتراف بإسهامات الفريق

وأخيرا، فإن الاختتام هو فرصة للاعتراف بالعمل الشاق الذي يقوم به فريق المشروع، فالاعتراف العام بالشهادات والمكافآت أو احتفال الفريق يمكن أن يعزز المعنويات ويشجع التعاون في المستقبل، والمشاريع الهندسية تتطلب، وانتهاء المشروع الناجح هو معلم جدير بالاحتفال، كما أن هذا التعزيز الإيجابي يشجع أعضاء الفريق على المشاركة الكاملة في عملية الدروس المستفادة، حيث يرون أن مساهماتهم قيّمة.

التحديات المشتركة وكيفية التغلب عليها

وحتى مع أفضل النوايا، يمكن أن يواجه المشروع عقبات، فالوعي بهذه التحديات يتيح للأفرقة التصدي لها على نحو استباقي.

الافتقار إلى الوقت والموارد

أما الشكوى الأكثر تواتراً فهي عدم تخصيص ميزانية أو وقت للانتهاء من المشروع، ومن أجل التصدي لذلك، تشمل الأنشطة التي تتم على مراحل الإلغاء في الجدول الزمني للمشروع وميزانية المشروع منذ البداية، وينبغي أن يكون لدى مرحلة التصفية النهائية مجموعات من العمل الخاصة بها وساعة تقديرية، وعندما تتعرض الأفرقة للضغط لبدء مشروع جديد، تنفذ مشروع " 8220 " ، ولا يمكن البدء فيه بصورة مباشرة، ولا يمكن أن يبدأ المشروع التالي رسمياً في رعاية المشروع السابق إلا بعد إغلاقه.

المقاومة للتغذية

وقد لا يرغب بعض أعضاء الفريق في قبول الأخطاء أو انتقاد العمليات بسبب الخوف من اللوم، وخلق ثقافة لا تلوم على الناس، حيث يُنظر إلى الدروس المستفادة على أنها " 8220؛ وتعلم المنظمات(6221)؛ وبدلا من " 8220؛ والأخطاء الفردية(22)؛ و " الدراسات الاستقصائية المستقلة " يمكن أن تساعد على جمع تعليقات صادقة؛ وينبغي لميسر دورات القيادات المستفادة أن يؤكد أن الهدف هو تحسين النظام.

الوثائق غير الكاملة

وعندما تُنشر سجلات المشاريع عبر البريد الإلكتروني أو المحركات الشخصية أو النظم القديمة، يصبح حفظ السجلات كابساً، ويتجنب ذلك من خلال تنفيذ سياسة إدارة الوثائق أثناء بدء المشروع، واستخدام مستودعات مشتركة، وإنفاذ اتفاقيات تسمية، وتحتاج إلى تسجيل الموافقة في النظام، وتُجري في وقت قريب تحليلاً للفجوة لتحديد الوثائق المفقودة، والنظر في استخدام نظام إدارة الوثائق دون رأس، مثل توجيه عملية إعادة توزيع جميع وثائق المشاريع، مما يسهل الاطلاع عليها.

Leveraging Technology for a Streamlined close-Out

ويمكن أن تؤدي أدوات البرامج الحاسوبية الحديثة إلى التشغيل الآلي للعديد من المهام المباشرة، وتقليص الجهد اليدوي، وتحسين دقة البيانات، وتوفر برامج إدارة المشاريع مثل الاثنين - س - س - أو أسانا أو جيرا نماذج لقوائم إقفال المشاريع والتذكير الآلي، ويمكن تشكيل نظم مالية مثل برنامج ساب أو مجموعة كويكبوكز لإغلاق رموز تكاليف المشاريع فقط بعد انتهاء عملية التسوية، ولدروس مستفادة، أداة لإدارة المعارف القائمة على أساس الغرض (مثلا).

ومن بين النهجات التي تزداد شعبية استخدام نظام إدارة المحتوى غير مرئي لإنشاء بوابة موحدة للمشاريع، حيث يمكن لمنصات إدارة المحتوى التي لا توجد مقار لها أن تُخزّن محتوياتها من العرض، ويمكن أن تقدم الوثائق إلى مجموعات متعددة من المشاريع " 8212 " ؛ وأجهزة إرسال المعلومات لأعضاء الأفرقة، وتقارير الإدارة، وصفحة من أجل العملاء. Directus

وفيما عدا نظام إدارة السجلات والمحفوظات، النظر في استخدام نظم إدارة الأصول الرقمية للملفات الهندسية الغنية بوسائط الإعلام (نماذج التصوير والفيديو) وأدوات البحث في المؤسسة لجعل محتوى المحفوظات أمراً يمكن اكتشافه، والهدف هو خفض النفقات العامة اليدوية بحيث يمكن للفريق التركيز على الأجزاء ذات القيمة المضافة من التصفية المباشرة: التأمل ونقل المعارف.

الاستنتاج: جعل الإقتراب من نقطة الإستراتيجية

وتولد المشاريع الهندسية معارف تقنية وإدارية هائلة، ولكن هذه المعارف تختفي ما لم يتم استيعابها وإعادة استخدامها بصورة منهجية، وترتكز عملية قوية للاختتام، تستند إلى خطوات شاملة والدروس الصادقة المستفادة، على تحويل كل مشروع من جهد لمرة واحدة إلى لبنة بناء للامتياز التنظيمي، وتحسن الممارسات المبينة في هذه المادة " 8212؛ وتبدأ في وقت مبكر، وتتواصل بوضوح، باستخدام نماذج موحدة، وتحتفل بالنجاحات، وتحسن الكفاءة في هذا المشروع " 82.

فالمنظمات التي تستثمر في عملية إغلاق أبوابها لا تخفض المخاطر وتحسن رضا العملاء فحسب، بل تعجل أيضا بنضج قدراتها في مجال إدارة المشاريع، بل إنها، من خلال إضفاء الطابع المؤسسي على الدروس المستفادة، تخلق دورة نشطة يكون فيها كل مشروع أفضل قليلا من المشروع السابق، بل ويضمن أن يبدأ كل مشروع من المشاريع في مرحلة مبكرة، ونوعية، وتجديد، والقدرة على إغلاقها وتعلمها بسرعة، ميزة تنافسية حقيقية.