أفضل الممارسات لسجل الوثائق تفاصيل الصيانة الطويلة الأجل

دور وثائق السجل في الصيانة الطويلة الأجل

وتُستخدم السجلات كسجلات تأسيسية في المكتبات والمحفوظات والوكالات الحكومية ومؤسسات البحوث، وهي تُسجل المعاملات والأحداث والبيانات الجينيّة والدفاعات المالية والسجلات الأكثر بروزاً، وليست الوثائق المناسبة لهذه السجلات مهمة إدارية لمرة واحدة، بل هي التزام مستمر بالحفاظ على سلامة المعلومات واستعمالها عبر الأجيال، وبدون وثائق شاملة، حتى أن أكثر السجلات احتفاظاً بالبطاقات المالية يمكن أن تصبح أسوأ من حيث الأرقام والأساس المنطقي.

ويقتضي حفظ السجلات على المدى الطويل اتباع نهج منهجي يتوقع حدوث تغير تكنولوجي، وتطور في الدوران التنظيمي، وتطور المعايير العلمية، وتتصرف الوثائق كمؤسسة روزيتا ستون، مما يتيح لأي شخص - سواء كان محفوظا موسما أو مواطنا فضوليا - أن يفصل السجل بدقة، كما أنه يحرس فقدان البيانات بسبب عدم الثقة في الشكل، أو الكوارث الطبيعية، أو الإهمال المؤسسي، وفي جوهرها، فإن الوثائق هي ذكرى مرور القرون على الذاكرة؛

وعلاوة على ذلك، ومع تحول السجلات بشكل متزايد من دفتر الأستاذ المادي إلى قواعد البيانات الرقمية، فإن الحاجة إلى تكثيف الوثائق القوية تعتمد السجلات الرقمية على تبعيات البرامجيات المعقدة، والكيماويات الفوقية، والتخزين الصيغ، التي يجب شرحها بوضوح للمقدمين في المستقبل، ويمكن نقل سجل موثق جيدا، أو وضع مذكرات تحذيرية مع الحد الأدنى من فقدان عناصر النزعة، ووضع معايير أساسية تساعد على الاستخلاص.

العناصر الأساسية لتوثيق سجل ثورو

وينبغي أن تشمل وثائق السجلات الشاملة كل طبقة من السجلات: من أصلها وتصميمها إلى قواعدها وسياسات استخدامها، فيما يلي العناصر الأساسية التي يجري بحثها بالتفصيل.

Provenance and Source Attribution

(ب) كل سجل له تاريخ، وثيقة من السجل، من قام بإنشاءه، وتحت أي سلطة، تشمل اسم المبدعة أو المؤسسة، وتاريخ الإنشاء، وأي عمليات نقل لاحقة للحجز، مثلاً، سجل أبرشية من القرن الثامن عشر قد تم اختراقه في عام 1970 ورقمنة في عام 2010؛ وينبغي تسجيل كل خطوة، وتبني وثائق الإيرادات الثقة وتوفر سياقاً لتفسير البيانات.

المواصفات الهيكلية والرسمية

(ب) وصف الهيكل المادي أو الرقمي للسجل: في سجل ورقي، يلاحظ عدد الصفحات، وصحائف العواصم، وأجهزة تحديد الصفحات، وأي ملزمات خاصة، وبالنسبة لسجل رقمي، يحدد شكل الملفات (مثلاً، CSV، XML، والورقة المشتركة بين الوكالات)، والزينة (UTF-8، وASCII)، والطابع المحدود، وأنواع البيانات، والطول الميداني.

المختصرات، والمدونة، وأجهزة الاقتراع الخاضعة للمراقبة

وكثيرا ما تستخدم السجلات رموزاً قصيرة أو رقمية أو شروطاً خاضعة للرقابة للإبقاء على التناسق، وتوثيق كل اختصار أو رمز يستخدم، إلى جانب المعنى الكامل لهذه السجلات وأي قواعد استخدام، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تكون " م " في سجل التعدادات " أو " متزوج " تبعاً للعمود، وينبغي أن تدرج في السجل [السجلات]، إشارات مرجعية وتاريخية.

الضوابط الإدارية ومراقبة الدخول

ولا تكون جميع السجلات مفتوحة للجميع، كما أن الوثائق التي قد تنظر إلى السجلات أو تحررها أو تحذفها، وفي ظل أي شروط، تشمل أي قيود على الخصوصية (مثلاً، قانون الإجراءات المتعلقة بالسجلات الطبية، والناتج المحلي الإجمالي للبيانات الشخصية)، وفترات الحظر، أو أجهزة الاتصال، كما تلاحظ تدابير الأمن المادي للسجلات الورقية (مثلاً، خزانات الحماية من الحرائق، والجدول الزمني للاستخدام في المستقبل) وتدابير الأمن الرقمي (مثلاً، وأجهزة التوثيق).

تغيير التاريخ والتتبع

ونادرا ما يكون السجل ثابتا، إذ ينبغي تعقب كل تصحيح أو تحديث أو إضافة من خلال نظام لمراقبة سجل التغيير أو النسخ، وتوثيق تاريخ التغيير وطبيعته، والسبب، وبالنسبة للسجلات الرقمية، يمكن لأدوات مثل جيت أن تحتفظ بسجل كامل للالتزامات، وبالنسبة للسجلات الورقية أو الملاحظات الهامشية أو سجل سجل تسجيلات الشاشة المصحوبة، فإن تتبع التغيير الشامل أمر أساسي لمراجعة الحسابات ولفهم سبب اختلاف بعض البيانات عبر الزمن.

أفضل الممارسات المتعلقة بالوثائق الفعالة

إن معرفة ما يجب توثيقه هو نصف المعركة فقط، كما تحدد طريقة توثيقها ما إذا كانت المعلومات لا تزال صالحة للاستعمال والاكتشاف، وقد أثبتت الممارسات التالية فعاليتها عبر مجالات متعددة وينبغي تكييفها مع سياق سجلكم المحدد.

اعتماد نظام موحد لصيد الوجبات المميتة

وبدلاً من اختراع هيكل وثائقك، وضع معايير ثابتة للبيانات الوصفية. Dublin Core] يوفر مفرداً بسيطاً للبيانات الوصفية الوصفية، بينما Encoded Archival Description (EAD) يُصمَّم وفقاً لمعايير الحفظ الرقمية.

الحفاظ على مراقبة الإصدار

وينبغي تعقب كل تحديث للسجل أو لوثائقه، واستخدام نظام لمراقبة النسخ مثل نظام جيت للسجلات الرقمية، والاحتفاظ بسجل مفصل للتغيير في السجلات المادية، ويفضل أن تكون ملفات الوثائق المخزنة إلى جانب السجل نفسه في مستودع منفصل ولكن مجاور، وعندما تتغير الوثائق، تستكمل تاريخ النسخ وتسجل الأساس المنطقي، وتمنع الرقابة على النسخ النشطة من اللبس عندما يكون هناك أشخاص متعددون قد ساهموا في الوقت المناسب وتساعد على إعادة تسجيل الوصيين في المستقبل.

:: إنشاء وثائق قابلة لإعادة التأهيل البشري والقابلة للتأثر بالآفات

وينبغي أن تخدم الوثائق جمهورين: البشر الذين يحتاجون إلى قراءة السجل وتفسيره، والآلات التي تحتاج إلى فرزه وتجهيزه، وكتابة صور واضحة للمستعملين البشريين، بما في ذلك الأمثلة وتفسيرات سردية، وفي الوقت نفسه، إنتاج وثائق قابلة للقراءة الآلية في شكل مثل XML، والورقة المشتركة SPON، أو YAML يمكن استهلاكها من خلال نصوص المصادقة أو مناجمعات المقيدة.

تدريب جميع الموظفين

ولا تكون الوثائق فعالة إلا بقدر ما يكون الأشخاص الذين ينشئونها ويحافظون عليها، وتوفر التدريب لكل شخص مشترك في إدارة السجلات على معايير وأدوات وعمليات الوثائق، ووضع دليل أو نموذج نموذج نموذجي لضمان الاتساق بين السجلات ومع مرور الوقت، وينبغي أن يكون الموظفون الجدد قادرين على قراءة الوثائق وفهم هيكل السجل وقواعده على الفور، ويمكن لدورات التجديد المنتظمة أن تستكمل الموظفين بشأن المعايير المتغيرة أو التغييرات في النظام.

مراجعة الحسابات واستعراض الوثائق بصورة دورية

وضع جدول زمني لاستعراض الوثائق - سنويا أو كل سنتين أو بعد أي تغيير رئيسي - أثناء عمليات مراجعة الحسابات، فحص العناصر المفقودة، المعلومات القديمة، أو التناقضات بين الوثائق والسجل الفعلي، وإشراك أصحاب المصلحة الداخليين (مثل المحفوظات ومديري البيانات) والمراجعين الخارجيين (مثل مراجعي الحسابات ومؤسسات الأقران) إذا أمكن، وينبغي توثيق الإجراءات التصحيحية وصياغتها.

خطة الهجرة والوقوف

وينبغي أن تتوقع الوثائق أن يصبح شكل السجل الحالي في نهاية المطاف عتيقا، وأن تشمل تعليمات لنقل البيانات إلى شكل مستقبلي، بما في ذلك جداول رسم الخرائط بين الميادين القديمة والجديدة، وبالنسبة للسجلات الرقمية، يلاحظون معاليات البرامجيات (مثلا، نسخة قاعدة البيانات، نظام التشغيل، المكتبات) وأي خواص معروفة، وبالنسبة لسجلات الأوراق، ومعالجة الوثائق المصممة على نحو مباشر، هي أكبر مصدر واحد، عندما يتعين على سجل أن يقفز من جيل واحد من التكنولوجيا.

معايير وأطر التوثيق

(ب) إضافة إلى ذلك، توفر عدة أطر ثابتة لوثائق السجلات، وقد نشر المجلس الدولي للمحفوظات ISAD(G)) (السجل الدولي الموحد للمحفوظات) الذي يحدد عناصر مثل الهوية والسياق والمحتوى.

إن اختيار المعيار الصحيح يتوقف على نطاق سجلك وعلى الجمهور المقصود، وفي حالات كثيرة، يمكن أن تجمع بين المعايير المتعددة: استخدام شركة دبلن للوصف الرفيع المستوى، والادارة البيئية للتسلسل الهرمي الهيكلي، والسوقيات المتوسطة الأجل للتغليف، والمفتاح هو اعتماد معيار بدلا من إعادة اختراع العجلة، وتوثيق اختيارك بحيث يعرف المترجمون الشفويون المستقبلون أي قواعد تتبعونها.

الأدوات والتكنولوجيات اللازمة للتوثيق

أدوات وثائق قاعدة البيانات

وتستفيد قواعد البيانات المتعلقة بالارتباط من الأدوات التي تولد تلقائياً وثائق عن الكيماويات، وتقدم شركة PostgreSQL وظائف للتعليقات المبنية تضيف وصفاً إلى الجداول والأعمدة، وتسمح أدوات مثل SchemaSpy بأن تنتج وثائق تفاعلية عن طريق شبكة HTM تبين العلاقات القائمة والبيانات الوصفية.

منابر التوثيق التعاونية

(ب) منابر مثل الارتداد ]، ملاحظة ، أو GitBook ]] تسمح للأفرقة بكتابة واستعراض واستكمال الوثائق بصورة تعاونية، وتدعم النصوص والصور والشكل والتاريخ الجاهز.

محررو البيانات الفوقية والسجلات

(أ) يقدم محررو البيانات الفوقية المتخصصة، مثل مجموعة الأدوات الخاصة بالمحفوظات ] أو أو ، نماذج منظمة لإدخال رموز وصفية وإدارية وتقنية، وكثيراً ما تصدر هذه الأدوات مطابقاً لقاعدة بيانات البيانات الإلكترونية، أو البيانات الفوقية، أو البيانات الإطارية المتعلقة بـ 111.

نظم مراقبة الصور

(جيت) هو المعيار الفعلي لنسخ ملفات الوثائق، ومستودعات الرهائن على منابر مثل جيت هوب أو غيت لاب أو الحالات التي تستضيف نفسها، واستخدام استراتيجيات الفرع لفصل الوثائق المستقرة عن العمل الجاري، وإصدارات مطوّرة بأعداد النسخ التي تُطابق سجلات السجلات، والنظر في سجل بسيط للسجلات، مع التاريخ، ووصف التغيير، والأوراق الأولية - ولكن الرقمنة لهذه السجلات من أجل البحث والمساندة.

نظم الحفظ الرقمية

وترمي نظم مثل Archivematica ]، DSpace]، أو Islandora إلى إدارة حفظ الأجسام الرقمية على المدى الطويل، بما في ذلك الوثائق، وهي تُؤدّي عملية استخراج البيانات الوصفية آليا، والتحقق من الشكل،

الشلالات المشتركة وكيفية تجنبها

Ambiguity in Abbreviations

ومن أكثر حالات الفشل تواترا عدم تحديد المختصرات تعريفا كاملا أو استخدام نفس المختصر لمفاهيم مختلفة في أجزاء مختلفة من السجل، تجنبا لذلك بصيانة مسرد مركزي يصاغ ويُشار إليه في الوثائق، واستعراض المسرد كلما استحدثت اختصارات جديدة.

الاعتماد المفرط على الذاكرة المؤسسية

والمنظمات التي تعتمد على شخص واحد أو على معرفة غير مكتوبة من الفريق الصغير بالسجل معرضة لخطر كبير، وتوثيق العمليات والقرارات عند حدوثها، في موعد لا يتجاوز سنوات، وتشجيع ثقافة " إذا لم تكن مكتوبة، فإنها لم تحدث " .

Inconsistent Terminology Across Documents

وعندما يوثق أشخاص متعددون أجزاء مختلفة من السجل، يجوز لهم استخدام مصطلحات مختلفة لنفس المفهوم (مثل " تاريخ الميلاد " ضد " التاريخ الأخير " )، وأن يُنفّذوا دليلاً مُراقباً عن طريق المفردات والأسلوب، وأن يستخدموا نموذجاً مشتركاً يُقبل أن يُجمع على المجالات المشتركة والخيارات الاستفزازية.

إغفال الشكل الوثائق

وتحتفظ العديد من مستودعات الوثائق في شكل وثائق تملكها - وثائق تحملها، أو وثائق غوغل أو مذكرات ايفرغنتو، وقد يتعذر الوصول إليها إذا اختفت البرمجيات، وتفتح الوثائق الرسمية وتسجلها وتصدرها إلى جانب السجل، وتطبع نسخا مادية من الوثائق الحيوية وتخزنها في مكان آمن.

دراسات الحالات: الوثائق في العمل

19th-Century Parish Registers in the UK

وقد واجهت محفوظات المقاطعات في إنكلترا تحديات عند رقمنة سجلات الأبرشية من القرن الثامن عشر، وتضمنت السجلات الأصلية العديد من الملاحظات الهامشية، والأعمدة غير المصففة، والاختلافات في خط اليد، وقد أنتجت المحفوظات دليلا شاملا للوثائق يتضمن قائمة بالبيانات لكل عمود، وقائمة بالمختصرات التي يستخدمها مختلف رجال الدين، وخارطة للحدود الأبرشية التي تغيرت في وقت لاحق.

نظام تسجيل الطلاب في الجامعة

وقد احتفظت جامعة كبيرة بنظام معلومات الطلبة الميراث لأكثر من ثلاثين عاماً، وعند استبداله، كان الوثائق - أو عدم وجودها - يشكل عقبة خطيرة، إذ لم تكن هناك أية وثائق تتعلق بالعديد من المعاني الميدانية وقواعد تجارية مدفونة في رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو رؤساء الموظفين المتقاعدين، وكان على فريق المشروع في نهاية المطاف أن يُعدل الوثائق عن طريق إجراء مقابلات مع الموظفين السابقين ومدونة تحليلية، وقد دفعت الجامعة إلى اعتماد نظام قائم على أساس متطور.

تعزيز وثائق سجلك في المستقبل

ومع تطور الأولويات التكنولوجية والمؤسسية، يجب أن تتطور استراتيجية الوثائق الخاصة بك، كما يجب أن تُخطط للسجل لكي يتفوق على مبتكريه الأصليين، وبرامجياته، بل وحتى الأطر القانونية، وأن تعتمد ممارسات حفظه من أجله: تُخزن الوثائق في مواقع متعددة (الرسم الجغرافي والإداري)، وأن تستخدم صيغ الملفات المفتوحة، وأن تشمل البيانات الوصفية الذاتية (مثلا، ينبغي أن تتضمن الوثائق نفسها وصفا لشكلها وهيكلها).

النظر في إدراج الوثائق مباشرة في السجل عند الإمكان، واستخدام الكيميائيات التي تسمح بالتعليقات أو الشروح داخل هيكل البيانات، وللاطلاع على السجلات الورقية، تتبادل الصفحات الوصفية بين الأقسام، مما يقلل من احتمال فصل الوثائق عن البيانات بمرور الوقت.

وأخيرا، خطة لنقل السجل في نهاية المطاف إلى وسيط جديد، بما في ذلك تعليمات الهجرة التدريجية في الوثائق، إلى جانب معلومات الاتصال بالخبراء الذين يفهمون النظام الحالي، ووضع خطة لتعاقب الوثائق نفسها، وتحديد من هو المسؤول عن التحديثات بعد حل الفريق الأصلي.

خاتمة

إن توثيق تفاصيل الصيانة الطويلة الأجل هو استثمار في مستقبل المعلومات، إذ تغطي المثبتات والهيكل والمفردات والتاريخ المتغير، تبني جسرا بين الوصيين السابقين والمستقبلين، واعتماد شيمات موحدة، باستخدام الأدوات المناسبة، وتجنب المجازفات المشتركة، سيبقي وثائقكم دقيقة ومفيدة خلال عقود من التغير التكنولوجي والتنظيمي، وسواء كان سجلكم سجلا لسجل الضرائب في القرون الوسطى أو قاعدة بيانات حديثة،