Table of Contents
الدور الحاسم لإدارة الإجراءات المتعلقة بالأوبئة الجارية
وتشكل إجراءات إدارة السلامة العملية العمود الفقري التشغيلي لأي مرفق يتناول المواد الكيميائية الخطرة أو النظم المضغطة أو المواد الرجعية، وتنظم هذه البروتوكولات الكتابية كيفية تفاعل العمال مع العمليات الخطرة، وكيفية الحفاظ على المعدات، وكيفية إدارة حالات الطوارئ، ومع ذلك فإن قيمة هذه الإجراءات تتناقص بمرور الوقت إذا لم يتم استعراضها وتحديثها بانتظام، وتعيد تصفيتها، وفي إطار التجهيز الكيميائي والنفط والصيدلة، والصناعات التحويلية، يمكن أن تخفف من المخاطر المحدَّدة.
لماذا تصبح الإجراءات القانونية مسؤولية
وعندما يُكتب إجراء خاص بآلية السلامة الشخصية، فإنه يعكس تصميم النباتات، ومواصفات المعدات، وخصائص المواد الخام، والبيئة التنظيمية التي كانت موجودة في تلك اللحظة، وعلى مر الزمن، فإن كل عنصر من هذه العناصر يتحول، ويستعاض عن الصمامات الرطبة، بنماذج مختلفة، ويُدخل محفزات جديدة أو مواد وسيطة، وتصدر الوكالات التنظيمية معايير مستكملة، وقد يتضمن إجراء دقيق تماما قبل خمس سنوات تعليمات من المستحيلة اتباعها عمليا، أو معدات مرجعية.
ولم يكن الخطر نظرياً، فقد قام مجلس التحقيق في السلامة الكيميائية والأخطار في الولايات المتحدة بتوثيق حوادث متعددة ساهمت فيها الإجراءات التي تجاوزتها مباشرة في إطلاقات كارثية، وفي حادثة واحدة معروفة من حوادث المصفاة، اتبع المشغلون إجراء خطي لم يتم تحديثه بعد تعديل المعدات الرئيسية، مما أدى إلى تجاوز تداخل حرج في الأمان، وأدى الانفجار الناتج عن ذلك إلى وقوع خسائر في الأرواح وإلى إلحاق أضرار جسيمة في المرافق، والاستعراض المنتظم هو الدفاع الرئيسي عن هذا النوع من الانجرافات الإجرائية.
Regulatory Compliance Drives the Review Schedule
وفي الولايات المتحدة، يشترط معيار إدارة السلامة والصحة المهنيتين (29 CFR 1910.119) صراحة على أصحاب العمل أن يشهدوا بأن إجراءات التشغيل جارية ودقيقة على الأقل سنوياً، ويقضي المعيار أيضاً باستعراض وتحديث الإجراءات كلما حدث تغيير في العمليات في إطار نظام إدارة التغيير، وتوجد شروط مماثلة في إطار قاعدة خطة إدارة المخاطر في وكالة حماية البيئة في المملكة المتحدة وفي الأطر الدولية مثل توجيه الاتحاد الأوروبي رقم CF1782)
فالامتثال ليس مجرد عملية عمل ورقي، إذ يقوم مفتشو مكتب تنسيق الشؤون الإنسانية بصورة روتينية بدراسة تاريخية للتنقيحات الإجرائية، وسجلات التدريب، ومقابلات المشغلين للتحقق من أن الإجراءات تعكس الممارسة الفعلية، كما أن المرافق التي لا يمكن أن تثبت دورة استعراضية مُنضبطة تواجه الدفوع والغرامات وأوامر الإغلاق المحتملة، والأهم من ذلك أن برنامج استعراضي مدفوع بالامتثال يُعامل على أنه نشاط من صناديق التفتيش لا يحقق فوائد السلامة التي يعتزمها.
سائقون أساسيون تحتاج إلى تحديثات في الإجراءات
المعدات والتحولات في الهياكل الأساسية
ويخلق كل مشروع رأسمالي أو استبدال معدات أو إعادة تشكيل هيكلي فجوة بين الإجراء الكتابي الحالي والواقع المادي للعملية، وتهدف إجراءات إدارة التغيير إلى سد هذه الثغرات، ولكن وزارة العمل وحدها ليست كافية، ويجب التوفيق بين التغييرات التي نفذت من خلال وزارة العمل ووثائق الإجراءات الرئيسية خلال الاستعراض المقرر المقبل، وكثيرا ما تجمع المرافق العشرات من الإجراءات الثانوية المتعلقة بآلية الرصد بين الاستعراضات الرسمية، ودون إجراء تجميعي منظم للمشغلين.
خام المواد والمنتجات
ويمكن أن تؤدي التغييرات في تركيبة المواد الوسيطة أو تركيبات المواد الحفازة أو مواصفات المنتجات إلى تغيير حركية التفاعل، ودرجات الحرارة التشغيلية، وملامح المخاطر، وقد لا يعالج أي إجراء مكتوب لمواد خام محددة الحدود الآمنة للمناولة للمواد البديلة، ويتيح الاستعراض المنتظم فرصة للتحقق من أن بارامترات الإجراء تتماشى مع صحائف بيانات السلامة المادية الحالية وتوصيات تحليل المخاطر.
تحديثات موحدة في مجال التنظيم والصناعة
وتصدر الوكالات التنظيمية بصفة دورية معايير تتعلق بالإدارة السليمة للمواد الكيميائية، وتصدر هيئة الأوراق المالية رسائل تفسير جديدة، ويستكمل المعهد الأمريكي للبترول الممارسات الموصى بها (مثلاً، 754 ر م للمؤشرات المتعلقة بسلامة العمليات)، وينشر المعهد الأمريكي لمهندسي المواد الكيميائية مبادئ توجيهية مستكملة عن طريق مركزه للسلامة في العمليات الكيميائية، وسينخفض في نهاية المطاف الامتثال لالمرفق الذي لا يتتبع هذه التغييرات ويدمجها في الإجراءات.
وتشمل الموارد الخارجية للبقاء على علم صفحة OSHA PSM ]، و] المبادئ التوجيهية للجنة ]، وU.S.، الموقع الشبكي لمجلس السلامة الكيميائية لتقارير التحقيق في الحوادث التي كثيرا ما تسلط الضوء على أوجه القصور الإجرائية.
دروس الحوادث والنتائج القريبة من الأسلحة
ويتضمن كل حادث من حوادث السلامة وقرب الخسارة درسا عن مدى كفاية الإجراءات، فإذا كشفت إحدى المفقودة عن أن مشغّل قد انحرف عن الإجراء الكتابي لأن الإجراء كان مربوطا أو غير دقيق، فإن الإجراء نفسه عامل مساهم، وكثيرا ما تصدر التحقيقات توصيات بشأن تنقيح الإجراءات، ويجب تعقب هذه التوصيات إلى الإغلاق، ويترك برنامج استعراض لا يتضمن تعلم الحوادث أكثر بيانات التحسين قيمة على الجدول.
بناء إطار استعراضي هيكلي
Establishing the Review Cadence
(ج) الاستعراض السنوي هو الحد الأدنى التنظيمي، ولكن العديد من المرافق ذات المخاطر العالية تعتمد دورة مدتها ستة أشهر للإجراءات الحرجة مثل تسلسل وقف العمل في حالات الطوارئ، وتصاريح العمل الساخنة، ووقف التشغيل/الوضع، وينبغي أن يكون تواتر الاستعراض قائماً على المخاطر، والإجراءات التي تحكم خطوات التكافؤ العالية أو التي تنفذ بشكل متكرر من أجل التصديق، ويمكن للمرافق أن تستخدم مصفوفة بسيطة تحدد كل إجراء من إجراءات مواجهة مستوى المخاطر والتغير والتواتر؛
تشكيل فريق الاستعراض
ويعد الاستعراض الفعال للإجراءات نشاطاً شاملاً لعدة وظائف، وينبغي أن يضم الفريق عامل واحد على الأقل يؤدي المهمة بانتظام، وممثل صيانة على علم بالمعدات، ومهندس سلامة العمليات، ومشرف أو مدير يفهم المتطلبات التنظيمية، بما في ذلك موظفو الخطوط الأمامية ليس اختيارياً، ويقوم المشغلون عادة بتطوير العمل والاختصارات التي لا يُنظر إليها للمهندسين والمديرين، وقد تمثل هذه التكييفات تحسينات قيمة أو ممارسات تقييمية الخطيرة.
إجراء الاستعراض
ويتبع الاستعراض المنظم تسلسلا متسقا، إذ يجتاز الفريق كل خطوة من مراحل الإجراءات في بيئة التشغيل الفعلية كلما أمكن ذلك، ويقارن الخطوة الخطية ضد المعدات المادية، ويتحقق من أن أرقام الصمامات، وعلامات المعدات، ونطاقات الأجهزة، ونقاط الإنذار تتطابق مع الظروف الراهنة، ويختبر الإجراء بطلب من المشغلين اتخاذ خطوات حاسمة في حين يلاحظ الفريق، ويدرسون التسلسل لضمان أن يكون منطقيا وفعالا ومتوائما مع توصيات تحليل المخاطر في العملية.
ويوثق كل تناقض على أنه نتيجة لها تقدير شدة وإجراءات تصحيحية مسندة، ويمكن تصحيح التباينات الطفيفة من قبيل الأخطاء الطاغية أو أرقام الهاتف العتيقة على الفور، كما يمكن تصحيح أوجه التباين الرئيسية مثل خطوات السلامة المفقودة، أو حدود التشغيل غير الصحيحة، أو الإشارات إلى المعدات التي لم تعد موجودة، وذلك من خلال نظام مراقبة الوثائق.
التوثيق والتعديلات
ويجب أن يكون كل تنقيح لإجراء خاص بالإدارة السليمة للمواد الكيميائية قابلاً للتعقب، وينبغي أن يسجل نظام مراقبة الوثائق تاريخ التغيير، وأسماء المراجعين، والتغييرات المحددة التي أجريت، والأساس المنطقي وراء كل تغيير، وأن يخدم هذا الأثر أغراضاً متعددة: فهو يفي بمتطلبات حفظ السجلات التنظيمية، ويوفر مرجعاً لمستعرضي الحسابات في المستقبل، ويدعم التحقيقات في الحوادث إذا كان الإجراء متورطاً في حدث ما.
وينبغي أن يعكس تدفق العمل في مجال الموافقة تكوين فريق الاستعراض، وعلى الأقل، يتطلب التنقيح توقيع من مهندس العمليات المسؤول، والمشرف على المنطقة، ومدير سلامة الموقع، أما بالنسبة للإجراءات التي تؤثر على الوحدات المتعددة أو التي تنطوي على خطوات عالية الخطورة، فيجوز الحصول على موافقة إضافية من مدير الموقع أو فريق سلامة العمليات التابع للشركات، ويفضل بشدة على النظم الورقية نظم إدارة الوثائق الإلكترونية التي تُنفِّذ مسار الموافقة وتحافظ على تاريخ التنقيح.
التدريب والاتصال بعد التحديث
ويعادل تحديث إجراء دون إبلاغ التغيير إلى القوة العاملة عدم إحداث تغيير على الإطلاق، ويقضي مكتب تنسيق الشؤون الإنسانية بتدريب الموظفين على أي إجراءات تشغيلية منقحة قبل أن يتوقع منهم أداء المهمة، ويجب أن يغطي التدريب التغييرات المحددة والأساس المنطقي وراءها، ونادرا ما يكون هناك قدر كاف من المعلومات أو الإخطار بالبريد الإلكتروني بالنسبة للتغييرات الهامة، أما التحقق من الأيدي الذي يفهمه المشغلون ويستطيعون تنفيذ الإجراء المنقح فهو النهج الأكثر موثوقية.
وينبغي أن تحتفظ المرافق بسجل يربط كل تنقيح من الإجراءات بسجلات التدريب المقابلة، وهذا السجل هو إحدى الوثائق الأولى التي يطلبها مفتشو التنظيم أثناء مراجعة حسابات الإدارة السليمة بيئياً، وكثيراً ما تؤدي الثغرات في وثائق التدريب إلى استشهاد، حتى عندما تكون الإجراءات ذاتها قائمة ودقيقة.
المنافع الثقافية لبرنامج استعراض تأديبي
وترسل المنظمات التي تستثمر في استعراض الإجراءات العادية لإدارة الدعم الميداني إشارة واضحة إلى قوة عملها التي تعتبر السلامة العملية أولوية حقيقية بدلا من ممارسة الأوراق، وعندما يرى المشغلون أن تعليقاتهم تؤدي إلى تحسينات ملموسة في الإجراءات التي تستخدمها كل يوم، وتزداد مشاركتها في برامج السلامة، وتحسن الإبلاغ عن الجوازات القريبة والصعوبات الإجرائية، وتبني دورة الاستعراض والتغذية المرتدة والتنقيح الثقة بين الإدارة وقوة العمل الأمامية، التي تشكل أساس ثقافة قوية للسلامة.
وعلى العكس من ذلك، عندما يسمح للإجراءات بالتحلل ويضطر المشغلون إلى الاعتماد على المعارف المشابهة أو غير الموثقة، تتدهور ثقافة السلامة، ويعلم العاملون أن الإدارة لا تولي الاهتمام للتفاصيل التي تُعنى بها، ويبدأون في معاملة جميع قواعد السلامة على أنها قابلة للتداول، وهذا التطبيع للانحراف هو سليفة موثقة جيدا للحوادث الرئيسية، والاستعراض المنتظم هو أحد أكثر التدابير فعالية ضد هذه الانجرافة الثقافية.
العقبات المشتركة والحلول العملية
القيود على الموارد
ويعد استعراض وتحديث إجراءات الإدارة المؤقتة على أساس الزمن كثيفاً، ويكافح العديد من المرافق لتخصيص الموارد الكافية، والحل هو اعتبار استعراض الإجراءات نشاطاً تنفيذياً أساسياً بدلاً من القيام بمهمة عامة، وينبغي تحديد الوقت المخصص لذلك في الجدول الزمني للمرافق، وينبغي إدراج أنشطة الاستعراض في أهداف أداء الموظفين المعنيين، وتستخدم بعض المرافق جدولاً زمنياً متجدداً ينشر عبء العمل على مدار السنة بدلاً من محاولة استعراض جميع الإجراءات في شهر واحد.
مقاومة التغيير
وقد يقاوم المشغلون المتمرسون التغييرات الإجرائية التي يرونها غير ضرورية أو مفرطة في الوصف، وأفضل طريقة لمعالجة هذه المقاومة هي إشراك أولئك المشغلين في عملية الاستعراض وإعطاءهم صوتا في النتيجة، وعندما يفهم المشغلون الأساس المنطقي للتنظيم أو السلامة وراء التغيير، فإنهم أكثر احتمالا بكثير لقبول الإجراء المنقح ومتابعته.
Inconsistent Procedure Format
وكثيرا ما تجد المرافق التي تراكمت عليها الإجراءات على مدى عقود أن مختلف الإدارات تستخدم أشكالا ومصطلحات ومستويات مختلفة من التفصيل، ويمكن أن تحقق مبادرة التوحيد الاتساق، ولكن ينبغي أن يتم تدريجيا تفاديا لتجاوز فريق الاستعراض، وأن يساعد نموذج يحدد الأقسام المطلوبة، والإنذار بالمخاطر، والاحتياجات من معدات الحماية الشخصية، ومعلومات الاتصال في حالات الطوارئ على ضمان استيفاء جميع الإجراءات لمعايير الجودة الدنيا.
ومن المراجع المفيدة لشكل ومضمون الإجراءات ] المبادئ التوجيهية للجنة وضع الإجراءات الفعالة للتنفيذ ، التي تقدم توصيات مفصلة بشأن الهيكل واللغة والاتصال بالأخطار.
Measuring the Effectiveness of the Review Program
وينبغي تقييم برنامج استعراضي للنتائج، لا مجرد النشاط، وتشمل المؤشرات الرائدة النسبة المئوية للإجراءات التي يجري استعراضها في الموعد المحدد، وعدد النتائج المتصلة بالإجراءات التي تم تحديدها أثناء عمليات مراجعة الحسابات، والوقت اللازم لإغلاق الإجراءات التصحيحية، وتواتر حالات الانحراف في الإجراءات التي أبلغ عنها المشغلون، وتشمل مؤشرات الازدهار معدلات الحوادث، والإشارة التنظيمية المتعلقة بنواقص الإجراءات، وتواتر الإجازات القريبة، ويمكن أن تحدد المرافق التي تتبع هذه القياسات بمرور الوقت الاتجاهات وتخصص الموارد لمجالات.
ويمكن أيضاً أن توفر المعايير الدورية التي تُستخدم ضد أقران الصناعة أو المشاركة في شبكة أمان العمليات نظرة ثاقبة عما إذا كان برنامج الاستعراض يواكب الممارسة الصناعية.() ويتيح برنامج ] تحديد معايير السلامة في عملية المجلس مجالاً واحداً لهذه المقارنة.
Mostaining Momentum Over the Long Term
وكثيرا ما تكون الدورة الأولى لاستعراض الإجراءات هي الأكثر صعوبة لأنها تكشف عن الثغرات المتراكمة لسنوات عديدة، وتجد المرافق التي تثابر هذا الجهد الأولي أن الدورات اللاحقة تصبح أسرع وأكثر روتينية، ويدخل مفتاح الاستدامة عملية الاستعراض في المرفق 817 1؛ ونظام الإدارة بدلا من معاملتها كمشروع خاص، وعندما يكون استعراض الإجراءات محددا، ومزودا بالموارد، ويقاس مثل أي جزء آخر من أنشطة السلامة التشغيلية الهامة(17).
ويمثل الالتزام بالقيادة أهم عامل في استدامة البرنامج، إذ أن المديرين الموقعيين الذين يحضرون شخصيا اجتماعات الاستعراض، واستعراض نتائج مراجعة الحسابات، وتخصيص ميزانية لتحسين الإجراءات، يدلان على أن جودة الإجراءات ستفقد في نهاية المطاف زخماً، حتى في حالة عدم وجود هذا الالتزام الواضح، حتى برنامج الاستعراض الأفضل تصميماً.
خاتمة
ولا يشكل الاستعراض المنتظم لإجراءات الإدارة السليمة بيئيا وتحديثها عبئا تنظيميا ينبغي التقليل منه إلى أدنى حد، بل نشاط أساسي في مجال السلامة في العمليات يؤدي إلى الحد من المخاطر بصورة مباشرة، ويكفل الامتثال، ويعزز ثقافة السلامة في المنظمة، ويخضع هذا النشاط للاستعراض الذي يجريه الإجراء مع نفس الحزم الذي ينطبق عليه على عمليات التفتيش على المعدات، وتحليل المخاطر المتعلقة بالعمليات، وإدارة التغيير، ويشهد انخفاض عدد الحوادث، وانخفاضا في معدل الدوران، وزيادة الموثوقية التشغيلية، ويعاد دفع الاستثمارات في الوقت والموارد مرات عديدة عن طريق تجنب الحوادث.