إدارة المتعاقدين من الباطن والهندوس باستخدام أدوات التعاون في تريلو

مقدمة: تبسيط الرقابة على المتعاقدين من الباطن مع تريلو

وتُدخل المشاريع الهندسية مرحلة الحياة والموت إلى درجة تنسيق الأفرقة الخارجية، وتُدخل إدارة المتعاقدين من الباطن والبائعين طبقات من التعقيد: قنوات الاتصال المتناثرة، ومعايير الجودة المتغيرة، والمواعيد النهائية التي تجتاز الجدول الزمني بأكمله، وكثيرا ما تفشل الأساليب التقليدية مثل سلاسل البريد الإلكتروني وصحائف الاختراق في توفير الوضوح الحقيقي اللازم لإبقاء عشرات أصحاب المصلحة متماسكين.

لماذا ترايلو يعمل في إدارة الهندسة

اليقظة في تدفقات العمل المعقدة

وكثيرا ما تنطوي عقود الهندسة من الباطن على عدة حرف، وعواقب متتالية، وعمليات تسليم بين الأطراف، وتحوّل مجالس الكنبان التي يعمل بها تريلو جداول زمنية مختصرة إلى تدفق بصري، وتمثّل كل بطاقة إمكانية إنجازها أو مهمة واضحة، وتُنقلها عبر القوائم (مثلا، " لا تبدأ " ، " استعراض مرحلي " ، مما يكفل " استعراض شامل " ).

المساءلة دون إدارة صغيرة

وعندما يكون للمتعاقدين من الباطن والبائعين بطاقاتهم الخاصة مع الأعضاء المعينين، ومواعيدهم المحددة، وقوائم مرجعية، تصبح المسؤولية شفافة، ويسجل سجل نشاط تريلو كل تغيير، مما يسهل معرفة من يستكمل ما هو ومتى، وهذا يخلق ثقافة الملكية: يمكن للبائعين أن يحرزوا تقدما في مجال الإبلاغ الذاتي عن طريق فحص البنود، ويمكن للمديرين مراجعة الجدول الزمني دون مطاردة رسائل إلكترونية، ونتيجة لذلك هي علاقة قائمة على الثقة أكثر حيث يعرف الجميع تماما ما هو متوقع.

الرقم المركزي للبلاغات

وبدلا من تصفية الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية والرسائل الفورية، تحتفظ تريلو بجميع رسائل المشاريع المرفقة بالمهمة ذات الصلة، وتحتفظ بالتعليقات والملحقات بالملفات، وتُذكر مباشرة داخل خيط البطاقات، وتعطي أعضاء جددا في الفريق أو متعاقدين من الباطن متأخرين في الوقت الراهن، مما يقلل الوقت الذي يستغرقه البحث عن المعلومات ويقلل من سوء الفهم الناجم عن المحادثات المجزأة.

وضع بيئة تريلو الخاصة بك لإدارة المتعاقدين من الباطن

هيكل مجلس التصميم

وبالنسبة لمعظم الشركات الهندسية، فإن مجلسا واحدا لكل مشروع كبير يكفي، وفي هذا المجلس، تنظم قوائم تعكس سير العمل الخاص بك، ويشمل هيكلا مشتركا ما يلي:

• Backlog] - المهام التي تنتظر تعيينها أو نطاقها.
• Scheduled] - المهام المسندة إلى بائع محدد مع تاريخ بدء التشغيل.
• In Progress] - Work currently being executed.
• Ready for Review ] - Completed work awaiting QA or client approval.
• Revisions Needed] - Items that require rework before sign-off.
• Comppleted] – Fully approved deliverables.

وإذا كان مشروعكم مرحلتين متميزتين )مثل الأساس، والصياغة، والميزنة، والميزنة(، والنظر في إنشاء مجلس مستقل لكل مرحلة أو استخدام " السوايمان " لتقوية بطاقات المجموعات حسب الانضباط في المجلس نفسه.

إنشاء نماذج للشحنات البدائية

فالاتساق يوفر الوقت - يمكن استخدام نماذج بطاقات تريلو (المتاحة لفئة الأعمال التجارية أو المؤسسة) في تجهيز حقول سابقة بالسكان مثل بنود القائمة المرجعية، والتواريخ الواجبة، وألوان الوسم لكل متعاقد من الباطن، مثلا، يمكن أن يتضمن نموذج " تسارع البنية التحتية " قائمة مرجعية للمقدمين، ورسومات المتاجر، وتاريخ التسليم، والتفتيش على التركيب.

Leveraging Labels for Categorisation

فالعلامات هي واحدة من أقوى سمات تريلو في مجال الرقابة من الباطن، إذ ترسم لون فريد لكل بائع أو تجارة، ثم تستخدم بطاقات إضافية ذات أولوية (مثلا، حمراء لأصناف المسارات الحرجة) ومركز (مثلا، خضراء على المسار، صفراء من أجل المخاطر)، مما يتيح لك أن ترشّح اللوحة بواسطة البائع أو الإلحاح في نقرة واحدة، مما يجعل الاجتماعات اليومية للوقوف أكثر تركيزا.

مهام الانتداب والتتبع بفعالية

المهام والمواعيد المقررة

وينبغي أن يكون لكل بطاقة تمثل متعاقدا من الباطن يمكن أن يكون عضوا مكلّفا به بوضوح (نقطة الاتصال الرئيسية للبائع) وموعدا زمنيا مناسبا، ويرسل تريلو إخطارات بالبريد الإلكتروني عند اتباع نهج المواعيد المحددة، مما يقلل من فرص فوات الآجال النهائية، وينشئ للبائعين الأكبر حجما الذين لديهم مسارات عمل متعددة بطاقات منفصلة لكل من النواتج القابلة للتنفيذ ويعين نفس العضو البائع على كل منها، مما يجعل من السهل رؤية عبء العمل الذي يقع على عاتقهم.

استخدام قوائم الشيكات لميستيرون

(ب) أن تُحدث مهمة واحدة للبائعين في بنود أقل قابلية للتحقق منها، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تشمل بطاقة " وحدات التلقين المحتوي على التردد العالي " وحدات استقبال في الموقع ، [مديرو الاختبارات] [الاستعراض: 3]، [الاستمارة 8]، مُحدَّثة [[: 5]

التاريخ المحدد للاحتجاز والإعالة

While Trello lacks native dependency links, you can simulate them using checklists or the Placker] power-up. Alternatively, maintain a separate list called " Waiting on " where cards sit until a predecessor is completed. Moving a card from “Wture On” to the active workflow serves as a manual dependency.

الاتصال والتعاون داخل تريلو

التعليقات و " الرضا "

معالجة قسم تعليقات البطاقات كسجل رسمي للمشروع، وتشجيع المتعاقدين من الباطن على نشر تحديثات أو أسئلة مرحلية يومية مباشرة على البطاقة، واستخدام الرزمات لتنبيه بائعين آخرين محددين، أو ممثل العميل، أو مهندسين داخليين إلى المناقشات ذات الصلة، مما يخلق سجلاً خطياً يمكن الرجوع إليه لاحقاً أثناء المنازعات أو عمليات المراجعة.

الملاحق ومراقبة الصعود

- إعداد رسومات ومواصفات ومواصفات ومحاليل ومستندات مباشرة إلى البطاقة، وترلو يدعم حجم الملفات حتى 10 ميغابايت بشأن الخطط الحرة و 250 ميغابايت في فئة الأعمال مع شركة غوغل درايف أو دمج صندوق التسربات، أما بالنسبة للوثائق الهندسية التي تتغير في كثير من الأحيان، فتربط بين ملف السحب وليس الملف نفسه، مما يكفل لكل شخص العمل من آخر صيغة، ويستخدم وصف البطاقة لتلخيص الغرض من الوثيقة ورقم التنقيح.

تحديثات التأريخ والتبليغات في الوقت الحقيقي

ويرسل أي تغيير في بطاقة ما إنذارا إلى الأطراف المعنية، ويمكن للمتعاقدين من الباطن أن ينضموا إلى بطاقاتهم الخاصة وأن يتلقوا ملخصات بريدية، ولكي تقوم الأفرقة التي تستخدم أفرقة سلاك أو ميكروسوفت بدمج تريلو لدفع تحركات البطاقات إلى قناة مخصصة، مما يبقي الفريق بأكمله على علم دون أن يطلب منهم التحقق من المجلس باستمرار.

بــاء - عمليات نقل الطاقة والتكامل في إدارة البائعين

Butler Autom

ويساعد جهاز التشغيل الآلي في شركة تريلو في بوتلر في تخفيض النفقات اليدوية، كما يمكن وضع قواعد مثل " عندما تنقل بطاقة إلى " ريدي للاستعراض " ، وإرسال رسالة إلكترونية إلى فريق QA، وإضافة بطاقة " انتظار الموافقة " . كما يمكن تحديد المهام المتكررة (مثلا، " الجمعة الخماسية في 5 دقائق، وهو ما يمثل محفوظا لجميع بطاقات التركيز الفنية التي تقدم باستمرار.

Calendar Power-Up

وينظر إلى جميع مواعيد مواعيد مواعيد تقديم البطاقات على أساس التقويم، وهذا أمر لا غنى عنه عندما يقوم متعاقدون من الباطن متعددون بتسليمها في اليوم نفسه، ويساعدونكم على التخطيط لعمليات التفتيش الموقعية وتفادي اشتباكات الموارد، كما يمكنكم استيراد جداول أخرى للمشاريع (مثل التوقعات، والجدول الزمني لغوغل) لرؤية الاجتماعات الداخلية والمعالم الرئيسية للبائعين جنبا إلى جنب.

المجالات العرفية

وتضيف البيانات المنظمة إلى البطاقات: القيمة التعاقدية، وتفاصيل الاتصال بالبائعين، ورقم PO، أو نتائج التفتيش.

التكامل مع الأدوات الهندسية

(تريلو) يربط بمئات التطبيقات، وبالنسبة للمشاريع الهندسية، ينظر في هذه التكاملات:

• Google Drive / dropbox] - رفق ملفات السحاب دون نسخها إلى خواديم تريلو.
• Slack / Microsoft Teams] - Receive card updates in communication channels.
• Jira] – Link Trello cards to development dates if your project includes software or testing.
• AutoDesk BIM 360] - Use Zapier to create a Trello card when a new submittal is uploaded in BIM 360.
• Asana or Monday.com] - إذا استخدمت منظمتكم كلتاهما، فيمكنكم أن تعكسوا المهام لتجنب الازدواجية.

For a comprehensive list, visit the Trello Power-Ups directory.

الترشيحات المتقدمة لإدارة أعمق البائعين

مجلس إدارة ميناء فيندور

وبالنسبة للشراكات الطويلة الأجل، تمنح كل بائع مجلسه الخاص أو مجلس مشترك له إمكانية محدودة، وتسمح مؤسسة تريلو بالإذنات من جانب كل مجلس، بحيث تستطيع دعوة المتعاقد من الباطن إلى أن يرى مهامه دون أن ينظر إلى عمل البائعين الآخرين، وهذا يحافظ على السرية مع استمراره في توفير الشفافية للمالك.

لوحات الإبلاغ والدافئة

(أ) يبيّن [مركبة] الإبلاغ (متاحة بفئة الأعمال التجارية) سرعة اللوحة وتاريخها الواجب، ويستخدم [(FLT:0]) رافعة أو ] Voter أجهزة التحكم في البضائع لأغراض أخرى.

الأمن والامتثال

وغالبا ما تنطوي المشاريع الهندسية على تصميمات الملكية وبيانات العملاء الحساسة.() وتمتثل شركة تريلو لمؤسسة SOC 2, GDPR، وتشتت فيها شركة من طراز المؤسسة، ويمكن للمتعاقدين من الباطن أن يروا بطاقات محددة، وتستخدم الأعضاء المقيدين سمة (تستعرض بوضوح بطاقات المؤسسة فقط).

أفضل الممارسات والخيوط المشتركة

المتعهدون من الباطن المتجهون إلى تريلو

ولن يكون جميع المتعاقدين من الباطن على علم بتريلو، إذ يقدمون ورقة غش من صفحة واحدة مع الإجراءات الرئيسية: بطاقات النقل، واضافة التعليقات، والتحقق من البنود من قائمة مرجعية، وربط الملفات.

تجنب العنف

وقف الحث على إنشاء قوائم كثيرة جدا أو هياكل للبطاقات شديدة التعقيد، والإبقاء على سير العمل على نحو ملائم، وابدأ بالعدد الأدنى للقوائم )ستة أو أقل(، وإضافة المزيد فقط إذا كان الفريق يحتاجها فعلا، وعادة ما تخزن بطاقات قديمة لإبقاء المجلس النشط نظيفا، واستخدام قدرة " تنظيف السفينة " على إزالة البطاقات المكتملة تلقائيا قبل تحديد الإطار الزمني المحدد.

الحفاظ على الاتساق

وضع معيار مكتوب لاتفاقيات تسمية البطاقات وتعاريف الوسم والقوائم المرجعية، مثلا: ينبغي أن تبدأ جميع البطاقات باختصار البائع، يليه شفرة (مثل " وحدة النسيج - التركيب للأفرقة المعنية بالتحكم " )، وهذا الاتساق يجعل عمليات التفتيش والمرشحات قابلة للتنبؤ.

مشاهدة المعلومات سيلسوس

ونظراً لأن مجالس تريلو يمكن أن يصممها كل فريق، وضمان أن تكون أهداف المشروع الرفيعة المستوى واضحة في جميع المجالس، واستخدام " لوحة " تربط جميع المجالس الفرعية أو تضع قائمة أسبوعية موجزة للمعالم في أعلى كل مجلس. والنظر في استخدام آراء تريلو ) ]

Scaling Trello for Multiple Projects and Subcontractors

هرمية أماكن العمل

ومع تزايد شركتكم الهندسية من مشروع إلى العديد، تنتقل من مجالس واحدة إلى مكان عمل تريلو (المعروف سابقا باسم فريق) وفي مجال العمل، تنظم مجالس إدارة حسب المشروع، وكل منها لديه قوائم المتعاقدين من الباطن، وتستخدم وجهة نظر جدول العمل (المتاحة في بريميوم والمؤسسة) لرؤية بطاقات من جميع المجالس في صورة واحدة شبيهة بالصحيفة، مصممة حسب التاريخ المناسب، أو عضو،

Cross-Board Linking

وعندما يعمل المتعاقد من الباطن على مشاريع متعددة، ينشئ " بطاقة رئيسية " على مجلس البائعين المكرس له ويربطها بمجالس المشاريع الفردية باستخدام البطاقة المولدة أو ] بطاقة المحفوظات ، وهي سمة تربط بين المورد، وهذا يعطي البائع مكانا واحدا لإدارة مهامه بينما يحتفظ كل مجلس مشروع برأيه.

Automated Reporting Across Projects

(زبيير) لسحب البيانات من مجالس متعددة إلى صحيفة غوغل، وإنشاء لوحة بيانات تبين جميع البائعين في جميع المشاريع، مع مؤشرات مركزية ذات عينات من الرواسب الحمراء استنادا إلى التقارب مع الوقت المناسب وإكمال القائمة المرجعية، وتقاسم هذه اللوحة أسبوعيا مع أصحاب المصلحة لإبقائهم على علم دون الحاجة إلى الوصول المباشر إلى تريلو.

معرض العالم الحقيقي: مؤسسة هندسية افتراضية

النظر في " مهندسين هيكليين " ، وهي شركة تدير خمسة مشاريع جسر متزامنة، ويشمل كل مشروع متعاقدين من الباطن يتراوح عددهم بين ١٥ و ٢٠ )متعاقدين من الباطن، واعادة سطو، وعمليات أرضي، وما إلى ذلك( وفي البداية، استخدمت ميسا البريد الالكتروني والإكسل، مما أدى إلى تأخير في معدل التسليم وارتباك مستمر في عملية التنقيحات، وبعد تنفيذ نظام تريلو مع لوحة منظمة لكل مشروع، وسمات لكل مقاول من الباطن، وأجهزة تفتيش بوتلر

• خفض عدد المواعيد النهائية المفقودة بنسبة 80 في المائة في غضون شهرين.
• خفض عدد اجتماعات المركز من ثلاثة اجتماعات أسبوعية إلى جلسة واحدة.
• تحسن رضا المتعاقدين من الباطن لأنهم كانوا واضحين في التوقعات.

وتعتمد ميسا الآن على تريلو كنظام سجل مركزي لجميع التفاعلات بين المتعاقدين من الباطن، مع تتبع القيم التعاقدية في المجالات العرفية وسجلات الامتثال للسلامة، وللاطلاع على مخطط لتكرار هذه المجموعة، انظر نموذج إدارة المشروع الهندسي الخاص بتيلو .

خاتمة

وتحوّل تريلو المهمة الخيرية المتمثلة في إدارة المتعاقدين من الباطن الهندسيين إلى عملية منظمة وشفافة، وبإنشاء مجالس مخصصة، باستخدام بطاقات تعريف البائعين، وسحب قوائم مرجعية لتتبع المعالم الجمردية، وإدماج الأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل، وبناء نظام يعزز المساءلة ويخفض النفقات الإدارية، وسواء قمت بتشغيل شركة هندسية مدنية صغيرة أو الإشراف على مشاريع كبيرة في مجال الهياكل الأساسية، فإن حافظة المرونة في مشروع تريلو تُعدّد احتياجاتك.