وبالنسبة للشركات الهندسية الصغيرة، كثيرا ما يتجه الفرق بين المشروع المربح والخسارة إلى مدى تخطيط العمل قبل التنفيذ، حيث أن هيكل تقسيم العمل هو الأداة الوحيدة الأكثر فعالية لترجمة هدف مشروع غامض إلى مجموعة من المهام المحددة والممكنة الإدارة والمتحكمة التكاليف، ومع ذلك فإن العديد من الأفرقة الهندسية الصغيرة إما أن تتخطى الحدود القصوى للقوائم غير الرسمية للبناء أو أن تضع قيوداً مصممة خصيصاً بحيث تُصمَّم.

فهم مفهوم دبابات الحرب العالمية الثانية

وبدلاً من اعتبار المشروع جهداً أحادياً، يقسم النظام العالمي للإحصاء إلى عناصر أصغر تسمى مجموعات العمل، وبالنسبة للمشاريع الهندسية الصغيرة مثل تصميم معقوفة حسب الطلب، أو تركيب صفيفة شمسية صغيرة، أو وضع صيغة للتجمع الميكانيكي - الذي يُعنى بتركيبه على شكل مخطط مشترك.

والمبدأ الرئيسي هو قاعدة 100 في المائة : يجب أن يمثل كل مستوى من مستويات النظام العالمي لمراقبة المناخ 100 في المائة من العمل المحدد على مستوى الوالدين، دون تداخل، وهذا يضمن اكتمالا دون ازدواجية، مما يحول دون التكاليف الخفية من المهام غير المدرجة في الحسابات، وعلى سبيل المثال، إذا كان المشروع ينطوي على " تصميم مضخة سكنية " ، فإن المستوى التالي ينبغي أن يكسر " الجيل " .

وتتفادى هذه المجموعة من المشاريع الصغيرة التي تتسم بفعالية التكلفة، الإفراط في الرعي، وفي حين قد تتطلب عقود حكومية أو دفاعية رفعها إلى عشرات المستويات، تستفيد المشاريع الهندسية الصغيرة من إبقاء النظام العالمي لمراقبة الأرض في عمق ثلاثة إلى أربعة مستويات، وينبغي أن تمثل أقل مجموعات من العمل مهام يمكن إنجازها في غضون أيام أو أسبوع، تقابل عادة ما يُحد من خسارة في ساعات العمل إلى 120:

خطوات لإنشاء نظام ضار مؤثر من حيث التكلفة

اتبع هذه الخطوات الخمس لبناء نظام دبابات دبليو بي إس الذي يبقي المشاريع الهندسية الصغيرة على الميزانية دون إغراق الفريق في الأعمال الورقية.

1- تعريف نطاق المشروع

إن أكثر الأسباب شيوعاً لتجاوز التكاليف في المشاريع الهندسية الصغيرة هي جهاز زاحف ] - قبول العمل خارج النطاق دون تعديل الخطة، وقبل إنشاء النظام العالمي لرصد الأرض، يجب أن يكون لديك بيان واضح وكتابي يتضمن أهداف المشروع، والنواتج، والحدود، ومعايير القبول ذات الصلة.

For instance, a small project to “redesign a company’s website” is vague. A SMART scope would be: “Redesign the homepage and two product landing pages using the existing content management system, meeting accessibility standards (WCAG 2.1 AAAAA), and ready for QA testing by March 15.” This scope statement becomes the top-level entry of the WBS and prevents the team from add unplanned features like a blog or ecom

(ج) إشراك جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين (الموكل، والمهندس الرئيسي، ومدير المشتريات) في اجتماع استعراض النطاق، وتوثيق أي افتراضات أو استبعادات صراحة، وعلى سبيل المثال " ستقدم الأمانة ملفات قائمة بشأن المكافحة؛ وأي تصميم عكسي لأجزاء الإرث خارج النطاق " .

2 - تحديد النواتج الرئيسية

(ب) إذا كان نطاق المشروع مغلقاً، يحدد النواتج أو مراحل المشروع الرئيسية؛ وبالنسبة لمعظم المشاريع الهندسية الصغيرة، فإن هذه المشاريع تتبع دورة حياة طبيعية: Feasibility and concept، التصميم التفصيلي ،

ولتوضيح ذلك، النظر في مشروع هندسي صغير لتركيب مصعد هيدروليكي لحلقة عمل تصنيعية، وقد تكون النواتج الرئيسية هي:

  • Site Survey and requirements] - الحمولة، الأبعاد الفضائية، إمدادات الطاقة
  • Hydraulic System Design] - ضخ المضخات، واختيار الأسطوانات، وتصميم أفرقة التحكم
  • Compponent Procurement] - ordering cylinders, hoses, valves, safety sensors
  • Installation and Integration] - التصاعد الميكانيكي، الرصيف، الأسلاك الكهربائية
  • Commissioning and Testing] - pressure tests, load tests, safety lockout checks

ملاحظة أن كل منجزات التنفيذ عبارة غير ملموسة - وليس إجراء - وهذا التوجه القابل للتنفيذ أمر أساسي بالنسبة لشبكة سليمة من مصادر المياه، وهو يساعد الفريق على التركيز على ما يجب إنتاجه بدلاً من من القيام بما يجعل من الأسهل تقدير التكاليف وتحديد المساءلة.

3 - الاستبعاد من المهام الأصغر (الحزمة المائية)

والآن، اكسر كل مجموعة من النواتج الرئيسية التي يمكن إنجازها في مجموعات العمل التي يمكن تخطيطها، ووضع ميزانياتها، ورصدها بصورة فردية، وينبغي أن تكون مجموعة العمل صغيرة بما يكفي لتعيين شخص واحد أو طاقم صغير، ولكن ليس صغيرا بحيث يصبح تعقبها عبئا، وبالنسبة للمشاريع الهندسية الصغيرة، تمثل مجموعة من الأعمال عادة 10 إلى 40 ساعة من الجهد.

وباستخدام مثال المصعد الهيدروليكي، فإن " تصميم النظام الهيدروليكي " يمكن أن يقطع عن الأنظار:

  • حساب معدل التدفق والضغط اللازمين
  • مضخة هيدروليكية مختارة ومحرك
  • أسطوانة التصميم
  • إعداد مخططات هيدروليكية
  • تصميم استعراض مع مهندس أقدم

وكل مهمة من هذه المهام هي مجموعة عمل محددة وقابلة للتنفيذ وقابلة للقياس، وتتوقف عملية التحلل عندما تكون المهمة واضحة بما فيه الكفاية بحيث يمكن للمهندس المختص أن ينفذها دون مزيد من الانهيار، وإذا ما اقتضت المهمة أكثر من 80 ساعة، تخفضها إلى أبعد من ذلك، وإذا استغرق الأمر أقل من بضع ساعات، فإن النظر في تجميعها مع المهام ذات الصلة لتجنب الإدارة الدقيقة.

(أ) خطأ شائع هو إلغاء الإدارة (مثل " العمل الميكانيكي " ، بدلاً من " العمل الإلكتروني " ) بدلاً من أن يتم إنجازه، مما يؤدي إلى الخلط بين تكاليف التسليم والتكاليف المزدوجة، ويُحذف دائماً من القائمة على [[العمل الميكانيكي: 0]]]] ما ينتج [العمل الإلكتروني:1]]، وليس من يقوم بذلك، بالنسبة للمهام المعقدة، النظر في استخدام [الحسابات الرئيسية:].

٤ - الموارد والتكاليف المعينة

ومع اكتمال هيكل النظام العالمي لمراقبة المناخ، تتمثل الخطوة التالية في ربط الموارد (التعاون، والمواد، والمعدات، والمتعاقدين من الباطن) والتكاليف بكل مجموعة من مجموعات العمل، وهذا هو جوهر النظام العالمي لسواتل الملاحة الذي يتسم بفعالية التكلفة لأنه يرغمك على تقدير الميزانية من أسفله بدلا من التخمين من القمة.

بالنسبة لكل مجموعة من مجموعات العمل، تقدير:

  • Labor hours] by role (e.g.,ميكانيكي مهندس,تقني,محرر)
  • Material costs] (العجلات، والتجهيزات، والطلاء، وما إلى ذلك)
  • Equipment or tool costs] (وقت لجنة التنسيق الوطنية، استئجار شاحنة رفع، خدمات معايرة)
  • Other direct costs (travel, testing fees, permits)

تسجيل هذه التقديرات مباشرة في صحيفة أو أداة لإدارة المشاريع إلى جانب نظام إدارة الأعمال العالمي، إذ إن حصر جميع تكاليف مجموعة العمل يعطيك ميزانية إضافية ] تكون أكثر دقة في كثير من الأحيان من رقم أعلى من عدد زبون، وإذا تجاوز المجموع الميزانية المتاحة، فيمكنك تحديد مجموعات العمل التي تدفع تكاليفها وتبحث بدلاً من ذلك عن جزء من القيمة الهندسية، مثلاً.

(أ) يضاف دائماً احتياطياً من وحدات الطوارئ () من 10 إلى 20 في المائة للمشاريع الصغيرة، وهذا ليس تقديراً مُصفياً وإنما بدل مخاطر معترف به، ويساعدك النظام العالمي لمراقبة المناخ على تحديد مجموعات العمل الخطرة (مثلاً، الاختلاق من القاعدة إلى الثانية) حيث قد تخصص قدراً أكبر من الطوارئ، وذلك من أجل زيادة تقدير تقديرات القاع، انظر هذا [دليل]

إشراك أعضاء الفريق الذين سيقومون بالعمل في تقدير التكاليف، ولديهم معرفة مباشرة بمدة المهام التي تستغرقها فعلا، واستخدام البيانات التاريخية من المشاريع المماثلة السابقة يزيد من تحسين الدقة، ويوثق أساس التقدير لكل مجموعة من مجموعات العمل لدعم التخطيط والمراجعات المقبلة.

5- الاستعراض والتبسيط

ولا يمكن تقديم وثيقة فعالة من حيث التكلفة، ولا بد لفريق المشروع وأصحاب المصلحة من استعراضها لتحديد فرص التبسيط، وكثيراً ما تعاني المشاريع الهندسية الصغيرة من شلل تحليل الاختلال - عمل مُحكم بحيث يصبح النظام العالمي لمراقبة المناخ نفسه عاملاً محركاً للتكاليف.

  • هل هناك أي حزم عمل صغيرة جداً لتضيفها بدون رؤية؟
  • هل هناك أي مستويات غير ضرورية من التحلل؟ إن ثلاثة مستويات تكفي عادة.
  • هل تتوازى الـ "واي بي إس" مع كيف يعمل فريقك؟ إن لم يكن كذلك، عدل الهيكل.
  • هل يمكن الجمع بين أي نواتج أو الاستعانة بمصادر خارجية أكثر كفاءة؟

(أ) استخدام نهج ] لتخطيط الموجات الجاهزة ]: تفاصيل النظام العالمي لمراقبة المناخ فقط للمرحلة التالية (مثل التصميم)، والحفاظ على نظام WBS أعلى مستوى للمراحل المقبلة، مما يوفر الوقت ويتيح المجال لتطور النظام العالمي لمراقبة المناخ مع وضوح المشروع، فعلى سبيل المثال، قد يكون لمشروع هندسي صغير لآلة عرفية عنوان محدد جيداً للتصميم والمشتريات العامة فقط.

وينبغي أن تشمل اجتماعات الاستعراض " عملية سير على الشبكة " حيث يؤكد أعضاء الفريق شفويا كل مجموعة من مجموعات العمل وافتراضات التكاليف التي يقوم بها، وكثيرا ما يكشف هذا الفحص الاجتماعي عن المهام المفقودة أو التقديرات المتفائلة المفرطة، وبعد الاستعراض، يوضع في صيغته النهائية ويدرجه المرجعية.

معاملات إدارة تكاليف المركبات

حتى أفضل مصممين من الـ (واي بي إس) سيفشلون بدون إدارة نشطة هذه النصائح العملية تساعدك على إبقاء الـ (واي بي إس) مُتذبة وقيمة طوال دورة حياة المشروع

التركيز على المهام الحاسمة

ولا تكون جميع مجموعات العمل متساوية، إذ يمكن تحديد المسار الحرج ] ] والمهام التي تؤثر مباشرة على تاريخ انتهاء المشروع، وتخصيص المزيد من الرصد والاهتمام الإداري لها، وفي المشاريع الهندسية الصغيرة، كثيرا ما تكون هذه استعراضات تصميمية، أو خطوات اختلاقية حسب الطلب، أو الموافقات التنظيمية التي لها فترات زمنية طويلة، واستخدام نظام رصد الأرض لتعريف هذه المهام بنتيجة ذات أولوية، وتتبع تكاليفها الفعلية مقابل تقديراتها.

نماذج قياسية للاستخدام

:: إعادة اختراع النظام العالمي لمراقبة المناخ لكل فترة من فترات نفايات المشاريع الصغيرة وإدخال أخطاء.() وقد يؤدي نموذج " تركيبة " WlateB " إلى خفض عدد المشاريع التي تقدمونها إلى " تركيبات جديدة " ، أو إلى زيادة عدد المشاريع التي تُعدّل فيها هذه المواد، أو إلى زيادة عدد المشاريع التي تُعدّل فيها "

أعضاء فريق المشاركة

وينبغي للشخص الذي سيضع القوسين أو يكتب الرمز أن يساعد على بناء المستويات الدنيا للشبكة، وهذه المشاركة من القاعدة إلى القمة تنطوي على استحقاقين: فهي تنتج تقديرات أكثر دقة للتكاليف، وتبني الالتزام بالخطة، وتعقد نصف يوم " حلقة عمل لإنشاء الشبكة " في ركل المشروع، وتحتفظ بالسجلات الملصقة، أو لوحة بيضاء، أو أداة تعاون رقمية.

تحديث نظام WBS بانتظام

فنظام البيانات العالمي الثابت هو وصفة لتجاوز التكاليف، ونظراً إلى أن المشروع يمضي قدماً، فإن التكاليف الفعلية والقيمة المكتسبة والنسبة المئوية للإنجاز ينبغي أن تقارن بخط الأساس الذي وضعته شركة WBS، وإذا ما استغرقت مجموعة العمل وقتاً أطول من المقدر، فإن مجموعة العمل المتبقية تستكمل تبعاً لذلك، وهذا النهج الذي يُدرَج في كثير من الأحيان إدارة القيمة ، وحتى في شكل مبسط، فإنه يعطيك إشارات تحذيرية.

وعندما يتغير النطاق )و سيتغيران( يستكملان رسميا النظام العالمي لمراقبة المناخ، مثلا، إذا طلب أحد العملاء مادة مختلفة من جانب واحد، يضيف مجموعة عمل جديدة ل " إعادة التأهيل المادي " ويعدل الميزانية، ولا يستوعب العمل في مجموعات المواد القائمة فحسب، بل يخفض تتبع التكاليف، ويتحكم في نظام الحسابات البيئية حتى يتسنى لك دائما أن ترى خط الأساس التاريخي لمراجعة الحسابات أو إذا نشأت منازعات.

استحقاقات التأمين ضد المرض

وتنفيذ نهج النظام العالمي لمراقبة الأرض الوارد وصفه أعلاه يحقق عائدات ملموسة للمشاريع الهندسية الصغيرة، وأكثر الفوائد إلحاحا هو التحكم في التكاليف المرتجلة ، وبكسر المشروع في مجموعات العمل مع التكاليف المخصصة، يمكن تحديد المكان الذي ينفق فيه المال بالضبط وحيثما تحدث النفايات، وعلى سبيل المثال، إذا كان " الحام بالبراك " هو على نحو ثابت 30 في المائة من الميزانية في جميع المشاريع، يمكن أن تحقق في الأسباب الجذرية لذلك.

كما تعزز الشبكة الاتصالات فيما بين أصحاب المصلحة، بدلاً من تحديثات غامضة لحالة المشروع ( " نحن ننجز 60 في المائة " )، يمكن أن تبلغ النسبة المئوية كاملة استناداً إلى مجموعات العمل المقدمة، ويتقاسم العميل ومدير الهندسة وفريق المشتريات نفس عملية إنهاء العمل، مما يقلل من سوء الفهم الذي يؤدي إلى إعادة العمل - وهو عامل رئيسي في المشاريع الصغيرة.

وعلاوة على ذلك، فإن نظام دبابات دبابات دبابات دبابات محميات محتفظ به جيداً ييسر إعادة تعبئة الموارد ، وعندما تعرف المهام التي تتطلب مهارات ومتى، يمكن أن توكل عمل لتجنب الاختناقات، وفي فريق صغير من ثلاثة أو أربعة مهندسين، يحول هذا دون تحميل شخص ما زائد بينما يجلس عضو آخر دون [النقل عبر الحدودي:].

وأخيرا، فإن نظام رصد الأرض العالمي للسيارات يتسم بفعالية التكلفة ينشئ قاعدة بيانات تاريخية لتقدير المستقبل، وبعد انتهاء المشروع، يسجل نظام رصد الأرض بتكلفة فعلية مقابل تقديرات، وعلى مر الزمن، تقوم منظمتكم بإنشاء مكتبة بيانات تاريخية موثوقة تجعل العطاءات المقبلة أكثر دقة وتنافسية، وهذا أمر له قيمة خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة التي تكسب العمل من خلال عقود ذات سعر ثابت - تؤدي تقديرات دقيقة على أساس WBS إلى الحد من خطر عدم كفاية الأموال وخسارة.

خاتمة

ولا يتطلب إنشاء نظام عالمي فعال من حيث التكلفة للمشاريع الهندسية الصغيرة برامجيات باهظة التكلفة أو مكتب مخصص لإدارة المشاريع، ويتطلب الانضباط والتعاون والتركيز على قاعدة 100 في المائة، والغطاء المناسب، وتقديرات من القاعدة إلى القمة، والبدء بنطاق واضح، وتحديد النواتج الرئيسية، والإلغاء في مجموعات العمل الموزعة للعمل اليومي أو الأسبوعي، وتخصيص تكاليف واقعية بمدخلات الفريق، والاحتفاظ بالهيكل الذي يبسط للحفاظ على عملية الاستكمال.

والنتيجة هي خطة مائلة وقابلة للتنفيذ تحافظ على التكاليف الخاضعة للمراقبة، وتخفض المخاطر، وتزيد من احتمال استكمال مشروعكم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، وبالنسبة للأفرقة الهندسية الصغيرة، فإن استغلال فن النظام العالمي للتنوع البيولوجي ليس ميزة تنافسية تفصل بين المشاريع المربحة باستمرار والمشاريع التي تستنفد الموارد، وتستغرق وقتا لبناء أول نظام للمسح العالمي للتنوع البيولوجي بعناية، ثم تصقله بكل مشروع جديد.

هل أنت مستعد للبدء؟ ] إجمع فريقك، حدد نطاقك، وبدء في إلغاء مشروعك التالي. ] استخدام الخطوات والبقشيش في هذه المادة لإنشاء نظام WBS فعال حقاً من حيث التكلفة، وليس مجرد وثيقة أخرى، ولكن أداة حية تدفع مشروعك إلى النجاح.