إنشاء نظام إيكولوجي لتبادل المعارف داخل الأفرقة المعنية

وتضع أفرقة البحث والتطوير في صميم التقدم التكنولوجي، وتولد كل يوم قدراً كبيراً من البيانات التي تُجريها الملكية الفكرية - الخوارزميات الملكية، ووثائق التصميم، والرؤى المتشددة، ومع ذلك، تُجزأ هذه المعرفة في العديد من المنظمات عبر صناديق البريد الإلكتروني، والحملات المشتركة، والطرقات الإلكترونية، والحواسيب المحمولة الفردية، وتُنشئ هذه التجزؤة ضريبة خفية على الابتكار:

وبناء نظام إيكولوجي مكرس لتقاسم المعارف يحول كيفية عمل أفرقة البحث والتطوير، ويحرك منظمة من الاعتماد على الذاكرة الفردية والقنوات غير الرسمية إلى نظام تسجيل مهيكل وميسر ودائم، ولا يخزن النظام الإيكولوجي المصمم تصميما جيدا المعلومات فحسب، بل يربط الناس فعليا بالسياق الذي يحتاجون إليه لاتخاذ قرارات أفضل، أسرع.() ويتيح تعميم العناصر الأساسية، واستراتيجيات التنفيذ، ونتائج ملموسة لبيئة قوية لتبادل المعارف، مخططاً مفيداً للإدارة فيما يتعلق بالزعماء التقنيين.

ارتفاع تكلفة المعرفة في مجال البحث والتطوير

وعندما تُغلق المعرفة في أعالي البحار، تدفع المنظمة سعرا متكررا، فهم هذه التكاليف هو الخطوة الأولى نحو تبرير الاستثمار في نظام إيكولوجي منظم.

الوقت الضائع والمتغيرات

ويفيد المطورون والباحثون بانتظام عن إنفاق جزء كبير من يومهم بحثاً عن المعلومات التي يحتاجونها للقيام بأعمالهم، وفقاً لـ البحث من قبل مركز البيانات الدولي ، يمكن للعاملين في مجال المعرفة أن يقضوا ما يصل إلى 30 في المائة من وقتهم بحثاً عن المعلومات أو إعادة العمل القائم، وبالنسبة لفريق من فريق البحث والتطوير، فإن هذا يقلل من الأساس المنطقي المتاح لتحقيق نتائج فعلية.

ازدواج الإيفورت

وبدون سجل مركزي يمكن البحث عنه، من السهل على عضو من أعضاء الفريق تكرار تجربة قام بها بالفعل عضو آخر من أعضاء الفريق، وهذا أمر شائع بصفة خاصة في المنظمات الأكبر حجما أو المنظمات التي لها اعتماد كبير في مجال العمل عن بعد، وتشمل تكاليف الازدواجية المواد المهدرة والوقت الهندسي المهدر، والجداول الزمنية للمشروع، ويعمل النظام الإيكولوجي المشترك كذاكرة شاملة، مما يتيح للأفرقة أن تبنى على العمل السابق بدلا من إعادة اختراعه.

المعرفة المؤسسية

وكثيراً ما يكون لدى فرق البحث والتطوير تركيز كبير على المعلومات العقائدية التي يعرفها أفراد معينون ولكن لم يكتبوا أبداً، وعندما يغادر الباحث الرئيسي أو المهندس المنظمة، تخرج هذه المعرفة من الباب، وتنجم عن ذلك خسارة كبيرة في الكفاءة وعملية مؤلمة في الإلحاق بأجر جديد، ويحول النظام الإيكولوجي القوي لتقاسم المعارف المعارف إلى أصول واضحة وموثقة تظل مع المنظمة بغض النظر عن التغيرات في الموظفين.

Creating the Foundation: Core Pillars of an RD Knowledge Ecosystem

ويرتكز النظام الإيكولوجي الفعال لتقاسم المعارف على عدة أسس هيكلية وثقافية، وهو يتطلب تصميما متعمدا، وليس اعتماد أداة واحدة فقط.

مستودع مركزي ومهيأ

إن قلب أي نظام إيكولوجي هو مصدر وحيد للحقيقة بالنسبة للمعرفة الموثقة، ويجب أن يكون هذا المستودع أكثر من مجرد قرص مشترك مليء بالملفات التي تحتوي على أسماء غامضة، وينبغي أن يدعم المحتوى المنظم، والعلامات، والبيانات الفوقية، والبحث الكامل، كما أن المنابر الحديثة التي تقدم نماذج محتوى مرنة تتيح للأفرقة أن تربطها بإطار المعلومات، وعلى سبيل المثال يمكن ربط ورقة بحثية بالبيانات التي تستخدمها، والسجلات.

الإعفاءات الثانوية ومراقبة الدخول

وكثيراً ما تتناول بيئات السحب معلومات حساسة أو مأمونة، ويجب أن يوفر النظام الإيكولوجي الفعال ضوابط للوصول إلى المعلومات الأساسية لضمان حصول الأشخاص المناسبين على المعلومات الصحيحة، ويتيح الوصول إلى المعلومات على أساس الأدوار، والإذن على مستوى المشاريع، والتشارك في الروابط بين الأفرقة الحفاظ على الانفتاح داخل مشروع مع حماية الملكية الفكرية من الوصول الخارجي أو الداخلي غير المأذون به، والأمن في هذا السياق هو عامل تمكين من الانفتاح، إذ يمنح أعضاء الفريق الثقة لتقاسمها على نطاق واسع داخل حدود معتمدة.

الاتصالات المتكاملة وتدفقات العمل

ولا يحدث تبادل المعارف في مستودع فحسب، بل يحدث في تدفق العمل، إذ إن إدماج منصة تبادل المعارف مع أدوات الاتصال القائمة (مثل أفرقة الاتصال الصغيرة أو الدقيقة) وبرامج إدارة المشاريع (مثل جيرا أو لينار) يكفلان استخلاص السياق عند اتخاذ القرارات، ويمكن أن تساعد الإخطارات والمناقشات المرتدة والتذكارات الآلية على دفع المعارف ذات الصلة إلى أعضاء الفريق على نحو استباقي، بدلا من سحبها من قاعدة بياناتها.

التصنيف الموحد للوثائق

مجموعة من الوثائق غير المنظمة ليست نظاماً إيكولوجياً، بل هي درج للخردة الرقمية، ويجب على الأفرقة أن تتفق على نظام قياسي لتنظيم المعرفة، ويشمل ذلك تحديد فئات واضحة (مثلاً، سجلات القرارات المتعلقة بالحوافظ، تقارير الأداء، " مذكرات الإنقاذ " )، ومجالات البيانات الفوقية الإلزامية (مثل التاريخ، والتاريخ، والوضع، والعلامات القياسية)، ونموذجات البحث الفعالة عن الوثائق المشتركة.

البحث والكشف المتقدمين

وتتناسب قيمة قاعدة المعارف بشكل مباشر مع سهولة استرجاع المعلومات، وكثيراً ما يفشل البحث عن الكلمات الرئيسية البسيطة في إبراز أهم النتائج، لا سيما مع نمو المحتوى، وتنفيذ قدرات بحث متقدمة - مثل البحث الكامل، والتصفية المتكبّدة بالبيانات الفوقية، والفهم الداماني - يحسن من الناحية العملية تجربة المستعملين.

ثقافة تستعيد المساهمة

فالتكنولوجيا وحدها ليست كافية، فالنظام الإيكولوجي لا يزدهر إلا عندما يكون أعضاء الفريق محفزين على المساهمة، وبناء ثقافة تقاسم المعارف يتطلب قيادة لنموذج السلوك، والاعتراف بالمساهمات، وتقيم الوثائق صراحة كجزء من تدفق العمل في مجال الهندسة والبحث، ويبعث تبادل المعارف في استعراضات الأداء بإشارة واضحة إلى أن هذه المسألة ذات أولوية، وليس بعد التفكير.

خريطة طريق استراتيجية للتنفيذ

إن بناء نظام إيكولوجي لتقاسم المعارف هو مشروع استراتيجي يتطلب تسلسلا دقيقا، وكثيرا ما يؤدي محاولة القيام بكل شيء في وقت واحد إلى نتائج مجزأة واعتماد منخفض، ويزيد النهج التدريجي من القيمة الطويلة الأجل وإمكانية الاستخدام.

المرحلة 1: تدفقات المعارف القائمة

قبل اختيار الأدوات أو تحديد التصنيفات، استثمار الوقت في فهم الأماكن التي تعيش فيها المعرفة حالياً وكيفية تحركها، وتقود أفرقة المقابلات، ومهندسي الدراسات الاستقصائية، وتدقق الأدوات المستخدمة حالياً، وتشمل المصادر المشتركة للتجزئة ملحقات بريد إلكتروني، وأجهزة للإحاطة الشخصية، وتاريخ قناة الدردشة، وتركة الشبكة الداخلية، ويساعد فهم الحالة الراهنة لتوزيع المعارف في تصميم نظام يتناول نقاط الألم الحقيقية بدلاً من النقاط المفترضة.

المرحلة 2: اختيار مؤسسة تقنية مرنة

والمنبر التقني الذي اختير لاستضافة النظام الإيكولوجي للمعارف قرار حاسم، وكثيراً ما تفتقر الواكيات التقليدية إلى الهيكل وإمكانية الوصول إلى نظام المعلومات المسبقة عن علم التي تحتاج إليها الأفرقة الحديثة المعنية بالمضامين، ويتيح منصة مضمونية مركبة قاعدة أكثر مرونة، ويفصل إدارة المحتوى عن عرض المحتوى، ويتيح للفرق نشر المعارف إلى وصلات متعددة - بوابة شبكية، ونموذجية داخلية، وجهازاً متنقلاً، من قاعدة واحدة من نظام تقييم القدرات الوظيفية.

المرحلة 3: زراعة ميندسيت المساهمة

اعتماد منصة جديدة هو عملية هامة لإدارة التغيير، بدءاً من مجموعة مكرّسة من المُتبنّين المبكرين الذين يمكنهم أن يُظهروا النظام بمحتوى أولي رفيع الجودة، ويسهل عليهم الإسهام بتقديم نماذج، وعملية تقديم بسيطة، وتعليقات إيجابية فورية، والاعتراف بالمساهمين المبكرين ومكافأتهم علناً، والهدف هو إنشاء نظام " ثقافات " حيث يرى أعضاء آخرون قيمة ورغبة في الانضمام إلى النظام الإيكولوجي.

المرحلة 4: خفض التطهير إلى النشر

إن أكبر حاجز وحيد أمام تقاسم المعارف هو الاحتكاك، فإذا استغرقت عملية توثيق ونشر المعلومات أكثر من بضع دقائق، فإن المهنيين العاملين في مجال البحث والتطوير سيتجاوزونها، وينبغي أن تستثمر الأفرقة بشدة في تبسيط سير العمل على أساس المساهمة، ويشمل ذلك توسيع نطاقات المواهب بحيث يتم جمع المحتوى بسرعة، مما يتيح تحميل الملفات على الجر والدموع، ودعم النصوص الغنية والقطع الرمزية، والسماح لمحرري مشاريع المواد بالاتصال المباشر.

المرحلة 5: تنفيذ الحوكمة والإعالة

ويتطلب النظام الإيكولوجي رعاية مستمرة، ويقيم ملكية واضحة لصيانة المحتوى، وقد ينطوي ذلك على دور متناوب في إدارة المحتوى أو مدير مكرس للمعارف، ويحدد جوانب المساعدة في استعراض المحتوى، ويحفظ المواد التي انتهت صلاحيتها، ويستكمل وثائق البيع، وبدون الحكم، تصبح قواعد المعارف مرتبطة بسرعة بالمعلومات البالية، ويضعف الثقة في النظام، ويمكن لتدفقات العمل الآلية أن تساعد على إعادة النظر في الوثائق القديمة وتخطر أصحابها.

المرحلة 6: القياس والتقدير

(ب) تتبع القياسات الرئيسية لفهم صحة النظام الإيكولوجي وأثره، وتشمل المؤشرات المفيدة معدلات نجاح البحث، وسجلات التحديث، والمساهمين النشطين مقابل المستهلكين السلبيين، والوقت اللازم للإجابة عن الأسئلة المشتركة، والدراسات الاستقصائية لرضا المستعملين، واستخدام هذه البيانات لتحديد الثغرات، وإزالة نقاط الاحتكاك، ومواصلة صقل التصنيف والتأثير، ولا يكتمل النظام الإيكولوجي أبداً إلى جانب الفريق والمنظمة.

نتائج ملموسة للنظم الإيكولوجية المولِّدة

وعندما يعمل النظام الإيكولوجي لتقاسم المعارف بفعالية، تتجاوز الفوائد إلى حد بعيد مدى ملاءمة الفرد، وهي تظهر على أنها تحسينات قابلة للقياس في الأداء التنظيمي.

التعجيل بالوقت إلى المريخ

ومع الوصول الفوري إلى الفنون السابقة، ورمز الترميز، وأنماط التصميم، وسجلات القرار، يمكن لأفرقة البحث والتطوير أن تتحرك بسرعة، وتبدأ المشاريع الجديدة بداية جارية لأن الدروس السابقة تدون وتيسر الوصول إليها، وتقليص الوقت الذي يستغرقه استرداد المواد بصورة مباشرة مما يقلل من دورات التنمية ويزيد من الناتج.

قرارات الجودة العليا

ويتخذ صانعو القرار الذين لديهم إمكانية الوصول إلى مجموعة شاملة من الأدلة خيارات أفضل، سواء اختاروا مجموعة من الأدوات التكنولوجية أو اختيار نهج تجريبي أو اتخاذ قرار بشأن سمة المنتج، فإن السياق الذي توفره قاعدة معارف غنية يؤدي إلى نتائج أكثر استنارة وأقل خطورة، ويصبح النظام الإيكولوجي رصيدا استراتيجيا قيّما للقيادة التقنية.

المرونة والقابلية للتقسيم

ومع نمو المنظمة، يكفل النظام الإيكولوجي لتقاسم المعارف أن تكون أفضل الممارسات وحجم السياق التاريخي مع الفريق، ويمكن أن تكون الأشغال الجديدة أسرع، ويمكن أن تظل الأفرقة الموزعة متسقة مع المناطق الزمنية، وتصبح المنظمة ككل أقل عرضة لمغادرة الأفراد الرئيسيين، ويوفر النظام الإيكولوجي السلامة الهيكلية لمهمة التنمية الإقليمية، والبحوث من McKinsey بشأن تقاسم المعارف يعزز هذه الصناعات الرئيسية القدرة التنافسية.

تعزيز التعاون والسير

ويمكن أن يبرز النظام الإيكولوجي المحكم البنية روابط غير متوقعة، وقد يجد مهندس تعلم آلي طريقة إحصائية مفيدة يستخدمها فريق في وحدة أعمال مختلفة، وقد يكتشف مدير المنتج بحوثاً تستخدم فيها سمة جديدة، ومن خلال كسر الصوم، فإن النظام الإيكولوجي يعزز تداخل الأفكار، وهو محرك قوي للابتكار.

التغلب على الشلالات المشتركة

ومن شأن الوعي بطرائق الفشل المشتركة أن يساعد الأفرقة على تجنبها، إذ أن العديد من مبادرات تقاسم المعارف تبدأ بحماس ولكنها تنتهي بالتخلي عن هذه الأساليب، وهنا كيف يمكن تجنب ذلك المصير.

تجنب ميدان تلال الأحلام

بناء منصة متطورة لا يضمن أن الناس سيستخدمونها، فإتباع نهج "إذا بنيتموه، سيأتون" غالباً ما يؤدي إلى نظام فارغ مكلف، فالنجاح يتطلب زراعة نشطة، على متن السفينة، وإدماجها في سير العمل اليومية، ويجب أن تكون الأداة طريق أقل مقاومة لتقاسم المعلومات وإيجاد المعلومات.

الموازنة بين الهيكل والمرونة

فالهيكل الذي يمكن أن يؤدي إلى خنق المساهمة؛ والقليل جداً من ذلك يمكن أن يؤدي إلى الفوضى، والبدء بتصنيف الوزن الخفيف، والقليل من النماذج الأساسية، ثم تكرارها استناداً إلى التغذية المرتدة، وتفادي الإفراط في تصميم النظام في المقدمة، والهدف هو تيسير المساهمة، مع الحفاظ على ما يكفي من النظام لجعل البحث والاسترجاع فعالين.

مكافحة العنف

ويمكن مواجهة مقاومة إدخال أداة أخرى في مجموعة الأدوات الخاصة بالشبكة، حيث تقوم الأفرقة بالفعل بتدبير عدة برامج للاتصال والتعاون، وتجنباً لضخامة الأدوات، ينبغي أن يوحد منهاج تبادل المعارف، لا يضيف إلى، مجموعة التكنولوجيا القائمة، وينبغي أن يدمج بدقة مع الأدوات الموجودة بالفعل - سلاك، والفريق الذي يوصل، وجيرا، وغيت هوب، وغيت لا يغيب - أبعد من أن يطلب من أعضاء النظام الإيكولوجي.

ضمان تأهب الوحدة الطويلة الأجل

ولا شيء يثق في قاعدة معارف أسرع من العثور على معلومات قديمة، وبدون عملية استعراض منهجية، يتدهور المحتوى بمرور الوقت، وينفذ الانتهاءات الآلية، ويطلب إجراء استعراضات منتظمة من أصحاب المحتوى، والمواد القديمة المحفوظة، وقاعدة معارف أصغر حجماً وأكثر احتفاظاً بها قيمة بكثير من قاعدة كبيرة غير مسندة إليها، وينبغي أن تكون عمليات التحقق المنتظمة من محتوى المخزون إجراء تشغيلياً موحداً للنظام الإيكولوجي.

النظام الإيكولوجي كموجود استراتيجي

إن إنشاء نظام إيكولوجي لتقاسم المعارف في إطار مشروع " RD " ليس مشروعاً للوثائق، بل هو استثمار في الاستخبارات الجماعية للمنظمة، وبجعل المعارف منظمة مهيأة وميسورة ودائمة، تُطلق الأفرقة سُرعة أعلى، قرارات أفضل، ومرونة أقوى، والجهد الأساسي اللازم لبناء هذه النظم الإيكولوجية والحفاظ عليها يدفع لنفسه مرات عديدة، وذلك بتقليل التقدم المفاجئ، والحفاظ على الذاكرة المؤسسية، وتسريع وتيرة الابتكار.