استخدام Wbs لتحسين الشفافية والمساءلة في المشاريع الهندسية

فوائد استخدام نظام إدارة الأراضي في المشاريع الهندسية

إن اعتماد نظام رصد الأرض يجلب فوائد ملموسة عديدة تدعم الشفافية والمساءلة بشكل مباشر، ونستكشف كل فائدة بعمق.

تعزيز الشفافية

ويجعل النظام العالمي لمراقبة المناخ كامل نطاق المشروع واضحاً، ويمكن لكل أصحاب المصلحة أن يروا بالضبط ما هو متضمن وما هو غير مكتمل، ويزيل هذا الوضوح الغموض ويقلل من خطر ازدحام النطاق، وعندما يُقسم نطاق المشروع إلى نواتج متفاوتة يصبح من الأسهل إبلاغ التقدم إلى مقدميه وعملائه، على سبيل المثال، بدلاً من قول "نحن نُنجزون بنسبة 50 في المائة من عناصر النسيج"

تحسين المساءلة

وكل مجموعة عمل في نظام دبابات دبابات دبابات دبابات دبابات دبابات في العالم مخصصة لفرد معين أو فريق أو مقاول معين، وهذه المهمة تخلق خطا واضحا للمسؤولية، وعندما لا تكتمل مجموعة العمل في الوقت المحدد أو في حدود الميزانية، لا يوجد غموض بشأن الجهة المسؤولة، وهذا الهيكل يعزز الملكية ويشجع الإدارة الاستباقية، ويمكن لمديري المشاريع استخدام نظام إدارة القيمة العالمية لإجراء حسابات إدارة القيمة المكتسبة، مقارنة بالأداء المقرر مقابل الأداء الفعلي في مستوى مجموعة العمل.

التخطيط والتقدير الأفضل

ونظرا لأن النظام العالمي لتحديد الأسلحة يحدد المشروع بأجزاء صغيرة يمكن إدارتها، يصبح من الأسهل تقدير الوقت والتكاليف والاحتياجات من الموارد، ويمكن استخدام البيانات التاريخية من مجموعات العمل المماثلة لتحسين التقديرات، كما أن الطبيعة الهرمية تتيح أيضا تقديرا من القاعدة إلى القمة: حيث تُجمع التكاليف من مجموعات العمل إلى أعلى من ميزانية المشروع الإجمالية، وتُدرِج هذه الطريقة ميزانيات أكثر دقة من التقريب من القاعدة وتساعد أصحاب المصلحة على شراءها.

تحسين إدارة المخاطر

وتشتمل المشاريع الهندسية المعقدة على مخاطر عديدة، إذ إن مشروع " دبليو بي إس " قد يتيح لفرق المشاريع تحديد المخاطر على مستوى جشع، وعلى سبيل المثال، يمكن لمجموعة عمل " الحفريات السليمة " أن تكشف عن مخاطر جيوتيكية يمكن إغفالها إذا ما نظر في المشروع ككل، ويمكن عندئذ تقييم هذه المخاطر والتخفيف من حدتها ورصدها في سياق كل مجموعة من مجموعات العمل، مما يجعل المخاطر العامة أكثر شفافية.

تيسير الاتصالات والتنسيق

وكثيراً ما تنطوي المشاريع الهندسية على تخصصات متعددة - مدنية وميكانيكية وكهربية وبرمجية - تعمل معاً، وتستخدم هذه الشبكة لغة مشتركة ومصدراً واحداً للحقيقة، وتساعد على مواءمة جهود مختلف الأفرقة عن طريق بيان مدى ملاءمة كل جزء من العمل للمجموع، وهذه المواءمة أساسية لتجنب مسائل إعادة العمل والتكامل، التي تشكل مصادر رئيسية لحالات التأخير في المشاريع.

تنفيذ نظام رصد الأرض في المشاريع الهندسية: نهج تدريجي

ويتطلب إنشاء وتنفيذ نظام عالمي للبيانات البيئية تفكيراً وتعاوناً دقيقين، وتوفر الخطوات التالية نهجاً منظماً يمكن لمديري المشاريع الهندسية أن يتكيفوا مع سياقهم المحدد.

الخطوة 1: تحديد نطاق المشروع

بداية من جمع ميثاق المشروع، ووثائق المتطلبات، وأي مدخلات من أصحاب المصلحة، وينبغي أن يُكتب النطاق بوضوح في بيانات النطاق وأن يشمل معايير القبول، واستخدام تقنية لتحلل نطاق المشروع مثل هيكل توزيع المنتجات لتحديد النواتج الرئيسية للمشروع.

الخطوة 2: تحديد النواتج الرئيسية أو المراحل الرئيسية

وعلى أعلى المستويات، تشمل هذه المجموعة عادة النواتج الرئيسية (مثل مجموعة استعراض التصميم، و " شراء المعدات الرئيسية " ، و " إدارة مبنى المراقبة " ) أو مراحل المشروع (مثلا، " تصميم المفاهيم " ، و " الهندسة التجزئة " ، حسب طبيعة المشروع، وفي مراحل الهندسة، ينبغي أن تمثل نسبة 100 في المائة من العناصر المشتركة للمشروع.

الخطوة 3: الاستبعاد إلى المستويات الدنيا

- أن تكسر كل عنصر رفيع المستوى في إطار عجلات فرعية أصغر حجماً، وأن تستمر في إزالة القيود حتى تصل إلى مجموعات العمل التي يمكن إدارتها والتي تحددها قاعدة 8/80: ينبغي أن تستغرق مجموعات العمل ما لا يقل عن 8 ساعات وألا تزيد على 80 ساعة من الجهد المبذول لإكمالها، وينبغي أن يكون لمجموعة العمل قابلة للتنفيذ واضحة ومالك واحد خاضع للمساءلة، ومعايير محددة لبدء العمل وإنهاءها.

الخطوة 4: تحديد هوية وتعيين مدافع دبلوم في دبلوم الأرض

(أ) استخدام نظام ترقيم (مثلاً، 1-1، 1-1-1، وما إلى ذلك) لجعل كل عنصر محدداً بشكل فريد، ثم إنشاء قاموس للشبكة العالمية لسواتل الملاحة يصف كل عنصر، بما في ذلك نطاقه، وإنجازاته، ومعالمه، وموارده، ومدته التقديرية، وما يُحتمل من معال، والقاموس أداة أساسية للحفاظ على الاتساق، وهو بمثابة مرجع لجميع أنشطة التخطيط.

الخطوة 5: تقييم النظام العالمي لمراقبة المناخ مع أصحاب المصلحة

عقد جلسة استعراض مع أصحاب المصلحة الرئيسيين - بمن فيهم الخبراء المتخصصون والمديرون الفنيون والزبون - يُقيّم أن النظام العالمي لمراقبة المناخ يغطي كامل النطاق، وأن العناصر مستبعدة بصورة متبادلة، وأن مستوى التفصيل مناسب، وهذه الخطوة حاسمة في الحصول على الشراء وضمان الشفافية منذ البداية.

الخطوة 6: إدماج برامج إدارة المشاريع

ويمكن استيراد هذه الشبكة إلى برامجيات تحديد مواعيد المشاريع (مثل مشروع ميكروسوفت، أو بريمفيرا ب6، أو منابر قائمة على السحب مثل جييرا أو أسانا) لوضع جدول زمني للمشروع وتخصيص الموارد، ومن النهج القوي استخدام نظم إدارة المحتوى مثل [السجل الخاص بالمصادر الخارجية] [النظام المالي العالمي للإبلاغ عن المخاطر] [النظام المالي الموحد: 1]

أفضل الممارسات لتطوير النظام العالمي للسواتل في مجال الهندسة

وفي حين أن الخطوات المذكورة أعلاه توفر إطارا صلبا، فإن العديد من أفضل الممارسات ستساعد على ضمان فعالية واستدامة نظام المعلومات العالمي.

Involve the Entire Team

ولا ينبغي أن يكون تطوير النظام العالمي لمراقبة الأرض عملية من القمة إلى أسفل يقوم بها مدير المشروع وحده، فالناس الذين سينفذون العمل لديهم أدق المعرفة بالمهام التي ينطوي عليها الأمر، وذلك بإشراك المهندسين والفنيين والمتعاقدين من الباطن وأعضاء الأفرقة الآخرين، تقومون بتحسين دقة واكتمال التعطل وتقويم الشعور بالملكية.

التركيز على النواتج، وليس الإجراءات

يجب أن تصف الـ "و بي إس" ما سيتم إنتاجه، ليس كيف، مثلاً، بدلاً من "تصميم الأساس" تستخدم "حزمة تصميمات"

الحفاظ على المستوى الثابت للتجزئة

ضمان عدم التزام جميع فروع النظام العالمي لمراقبة المناخ بمستوى مماثل من الرعي، إذ أن فرعاً مفصّلاً للغاية بجانب فرع رفيع المستوى يخلق تناقضاً ويمكن أن يعطي شعوراً زائفاً بالتقدم، ويستخدم نفس قواعد التحلل في جميع مجالات المشروع.

استخدام نموذج معياري لشبكة WBS

ولدى العديد من المنظمات الهندسية نماذج موحدة لنظم الجمارك العالمية لأنواع المشاريع القابلة للتكرار (مثل تشييد الطرق وصيانة محطات توليد الطاقة وتطوير البرامجيات) بدءا من نموذج يعجل العملية ويعزز المعرفة المؤسسية، ولكنه يكيفها دائما مع نطاق المشروع المحدد.

تحديث نظام WBS بانتظام

إن النظام العالمي لمراقبة المناخ وثيقة حية، حيث تطور المشروع، قد تحدث تغييرات في النطاق، ويجب أن تنعكس أي تغييرات في النطاق في النظام العالمي لمراقبة التغيير من خلال عملية رسمية لمراقبة التغيير، وتقوض النظام العالمي لمراقبة المناخ الشفافية والمساءلة، وتضع جدولاً زمنياً للاستعراض الدوري (مثلاً شهرياً) يقارن فيه النظام العالمي لمراقبة المناخ بالواقع الحالي للمشروع ويستكمل حسب الحاجة.

Leverage Visual Tools

A visual representation of the WBS - such as a tree diagram or indented outline-helps stakeholders quickly grasp the project structure. many software tools generate these visuals automatically from the WBS data. including a visual WBS in project kickoff meetings and progress reviews reinforces understanding.

التحديات والخريفات التي تواجه تجنب حدوثها

وعلى الرغم من فوائدها، فإن تنفيذ النظام العالمي لمراقبة المناخ ليس بدون تحديات، إذ أن إدراكه للعقبات المشتركة يمكن أن يساعدك على تجنبها.

الإلغاء

إن كسر المشروع يؤدي إلى زيادة كبيرة جدا في النفقات الإدارية، إذ يمكن للعديد من مجموعات العمل أن تتغلب على مدير المشروع والفريق، مما يجعل من الصعب تتبع التقدم المحرز، مع الالتزام بقاعدة 8/80 وتجنب التحلل إلى ما هو ضروري للتحكم الفعال.

مفقودة 100% قاعدة

إن تقليد المنجزات الحرجة أو مضاعفة الجهود عبر الفروع يمكن أن يخلق ثغرات أو تداخلات في النطاق، واستخدام تقنية مثل "مسيرة الـ "و" مع أصحاب المصلحة لضمان أن عمل كل عنصر من الوالدين يُمسك بالكامل من قبل أطفاله.

إغفال التكامل

ويجب إدماج النظام العالمي لمراقبة المناخ في عمليات إدارة المشاريع الأخرى - الجدول الزمني والتكاليف والمخاطر والجودة والاتصالات، وإذا كان النظام العالمي لمراقبة المناخ متفرداً، فإنه يصبح وثيقة ثابتة ذات قيمة ضئيلة، ويستخدم أدوات تتيح الربط الدينامي بين النظام العالمي لرصد الأرض والجدول الزمني للمشروع والميزانية وسجل المخاطر.

التركيز فقط على الخطة الأولية

وتنشئ بعض أفرقة المشاريع نظاماً عالمياً للتنوع البيولوجي أثناء التخطيط، ولا تشير إليه مرة أخرى، وهذا يبطل الغرض منه، وينبغي استخدام النظام العالمي لرصد الأرض طوال دورة حياة المشروع لتتبع التقدم المحرز والإبلاغ ومراقبة التغيير والدروس المستفادة، ومعالجة النظام العالمي لرصد الأرض كأداة نشطة لإدارة المشاريع، وليس أداة تخطيط.

أمثلة عالمية حقيقية لـ دبليو بي إس في الهندسة

ولتوضيح القوة العملية للشبكة العالمية لسواتل الملاحة، النظر في سيناريوهين هندسيين.

القضية 1: مشروع البنية التحتية الكبيرة

وقد استخدم مشروع تشييد طريق سريع قيمته 500 مليون دولار نظاماً عالمياً للتنوع البيولوجي ينظمه عناصر هيكلية رئيسية: العمل الأرضي، والصرف، والرصف، والجسور، ونظم المرور، وقد تم تحويل كل عنصر إلى مجموعات عمل مثل " تحديد الموقع للقسم ألف " ، و " وضع فطائرات الجسور 3-7 " ، و " وضع مبالغ إضافية " ، وشمل البرمجيات التي أُنجزت في الميزانية موزعت بنسبة 9 في المائة.

القضية 2: تطوير برامجيات هندسية

وقد استخدم فريق يُعد برنامجا جديدا لتحليل العناصر المحددة نظاماً للبرمجيات يتكون من نظام WBS مصمماً حسب نماذج البرامجيات: محرك المذيبات، والوصلة البينية للمستعملين، واستيراد البرمجيات المصممة على أساس النتائج، والاختبارات، وقد تم تحويل كل وحدة من هذه الوحدات إلى ملامح ووظائف ومجموعات عمل اختبارية، واستخدم مهندس البرامجيات الرئيسي نظاماً للتذكرات (جيرا) وحدد كل قضية إلى عنصر من عناصر النظام العالمي للأفضل.

إدماج نظام إدارة المشاريع العالمية في الأدوات الحديثة لإدارة المشاريع

ومع تزايد تعقيد المشاريع الهندسية، يصبح التتبع اليدوي لعناصر النظام غير عملي، فالمنابر القائمة على الكلاود، والحلول التي لا يُستهان بها مثل نظام إدارة المشاريع المتكامل توفر قدرات قوية، ويسمح لكم، مثلا، بوضع نموذج بيانات ذات صلة تربط عناصر النظام العالمي للسواتل بالمهام والوثائق والميزانيات والأفراد، ولأن نظام الإدارة الذاتية لا يُستهان به، بل ويمكن أن يقدم هذه البيانات إلى جهات فاعلة في مجال الشفافية، وتقارير الحالة.

وباستخدام هذه المنصة، يمكن أن تنفذ مصدر واحد للحقيقة، فعلى سبيل المثال، عندما تكون مجموعة العمل مكتملة، يقوم النظام تلقائياً بتحديث الجدول، ويوجه إخطاراً إلى مدير المشروع، ويستكمل مقاييس القيمة المكتسبة، ويقلل هذا التشغيل الآلي من الأخطاء اليدوية ويعزز المساءلة - لا يمكن لأحد أن يدعي أنه لم يكن يعرف تاريخاً مناسباً.

الاستنتاج: جعل شركة WBS شركة لإدارة المشاريع

والشفافية والمساءلة ليستا مثاليتين مجردتين؛ بل هما مبنيان من خلال نظم وممارسات مدروسة، ويوفر هيكل تقسيم العمل إطاراً هرمياً صارماً يجعل نطاق المشروع واضحاً، ومسؤوليات واضحة وقابلة للقياس، أما بالنسبة للمشاريع الهندسية - حيث تتسم درجة التعقيد والمخاطر العالية - فإن النظام العالمي لرصد الأرض أداة لا غنى عنها.

يمكن لفرق الهندسة أن تخلق قاعدة بيانات متطورة تعمل كقاعدة خلفية لمراقبة المشاريع، سواء كنت تشيد جهازاً للتحكم في المواد الكيميائية أو تضع نظاماً للمعرفة الكيميائي، أو أن تستحدث نظاماً صلباً للبرمجيات، بدءاً من نظام البرمجيات المتطورة، ستدفع أرباحاً في الوضوح والملكية، ونجاح تنفيذ المشاريع،

تذكر: مشروع مقسم جيدا هو مشروع لم يكتمل بعد، ويشرف على نظام دبابات الصدر لفتح المزيد من الشفافية والمساءلة في مشاريعكم الهندسية.