استخدام Wbs لتعزيز الإبلاغ عن التقدم المحرز في المشاريع إلى العملاء وأصحاب المصلحة

إن النظام العالمي لتحديد المواقع ليس جدولا زمنيا، أو قائمة بالأنشطة، أو خريطة تنظيمية، بل هو صك محوري ذي نطاق مركزي يوفر الأساس للبرمجة، وتقدير التكاليف، وتحليل المخاطر، و " الطراز، والاتصال بشكل حاسم، لأنه ينظم العمل بالقابلية للتنفيذ وليس بالمورد، فهو يخلق خريطة منطقية محايدة يمكن أن تقرأها الأفرقة التقنية والزبائن غير التقنيين.

دور النظام العالمي لمراقبة المناخ في الاتصالات مع أصحاب المصلحة

وتعالج دائرة خدمات الرقابة المباشرة أكبر نقطة ألم في الإبلاغ عن المشاريع: الفجوة بين ما يعرفه الفريق وما يفهمه العميل، وباستخدام نظام رصد الأرض باعتباره العمود الفقري للاتصالات، تعطي كل أصحاب المصلحة مرجعا مشتركا للمناقشات المرحلية.

Clarity through Decomposition

فالمشاريع المعقدة صعبة في جوهرها التواصل، إذ أن هناك جملة واحدة مثل " اللدكو " ؛ وننتهي بنسبة 60 في المائة من مجموعتي التكامل؛ ويعني ذلك أشياء مختلفة للمطور (الرمز الاحتياطي مكتمل بنسبة 60 في المائة) والزبون (ملامسة الإدماج تبلغ 60 في المائة) ويلغي النظام العالمي للتنوع البيولوجي هذا اللبس عن طريق بيان مجموعة العمل التي تندرج تحت " التفكك؛ ويحول الجدول الزمني إلى ثلاثة أجزاء من التقدم.

الشفافية التي تُنشئ

ويثق أصحاب المصلحة بما يرونه، ويصبح أي انحراف عن الخطة واضحاً على الفور، ويمكنكم أن تبرزوا أن مجموعة من الأعمال قد تأخرت، والبنود التي فات موعدها، والمعالم المقبلة تؤدي إلى زيادة الثقة عن أي موجز مكتوب، وعندما تكون هذه المجموعة هي المصدر الوحيد للحقيقة بالنسبة للنطاق، فإن أي انحراف عن الخطة يصبح واضحاً على الفور، ويمكنكم أن تبرزوا أن مجموعة من الأعمال تتأخر ثم توضح الأثر على نواتج المراحل النهائية.

التركيز على الميلستوني، وليس النشاط

ومن الخطأ المشترك في تقارير حالة المشاريع إدراج الأنشطة (مثلاً، " اللدكو؛ و " استعراض الرمز 7 " ؛ وبدلاً من النتائج؛ و " WBS " موجهة نحو التنفيذ، وبالتالي فإن التقارير المرحلية تنتقل بطبيعة الحال إلى ما تم إنتاجه؛ ويمكنك الإبلاغ عن التقدم عن طريق إحالة مجموعات العمل المنجزة: " الكيكو " ؛ وقد تم تنفيذ مجموعة نقل البيانات، مما يعني أن لدينا جميع السجلات التاريخية في النظام الجديد.

اللوم على جميع أنحاء العالم

وكلاء ومسؤولون تنفيذيون وأعضاء الفريق لديهم مستويات مختلفة من الاهتمام بالتفاصيل، فالهرم الهرمي الذي يتيح لكم تصميم عمق اتصالاتكم، وقد لا يرى المدير التنفيذي إلا المستويات الثلاثة العليا من النظام العالمي لرصد الأرض (المراحل والمنجزات الرئيسية)، بينما يعمل مدير المشروع على مستوى العمل، وفي اجتماع للجنة التوجيهية، يمكن أن تقدموا تقريرا عالي المستوى عن النظام العالمي لمراقبة المناخ، ثم يحفرون في فروع محددة إذا سأل أحدهم عن ذلك.

بناء نظام رصد الأرض على النحو الأمثل للإبلاغ عن التقدم

ليس كل جهاز من أجهزة الاتصال مناسبة للتواصل مع العملاء، ولإستخدامه بفعالية للإبلاغ، يجب أن تضعه في الاعتبار، وهنا خطوات عملية لبناء جهاز للتداول على أساس نوع الجنس الذي يضاعف كأداة اتصال.

الاستبعاد من التنفيذ حسب المهام

ومن الملاحظ أن هناك مشكلة مشتركة تتمثل في إنشاء نظام WBS يعكس رسم خريطة المنظمة أو مراحل المنهجية، بل يلغي المشروع إلى ] مجموعات عمل ذات منحى قابل للتداول ، وعلى سبيل المثال، بدلا من مجموعة تسمى " إلدكو " ؛ والمرحلة، والحجم الداخلي؛ وكسره إلى " مرحلتين مفهومتين " ، ومنتجات مركبة، مكتملة.

ملاك واضح ومعايير القبول

وينبغي أن يكون لكل مجموعة من مجموعات العمل مالك واحد يكون مسؤولا عن تسليمها، بالإضافة إلى ذلك، يحدد ما هو " اللبن؛ ودواعي الوردكو؛ ووسائل لكل طرد، على سبيل المثال: " الكيرو؛ والأكواب المرتجلة: يمكن أن تبين إدارة الدعم الميداني جميع الشاشات مع زبون توقيع؛ ووردكو؛ بما في ذلك معايير القبول في وثائق WBS (أو في جهاز تعقب متصل) يسهل الإبلاغ عن استيفاء المعايير دون لبس.

وضع جدول زمني متماسك

To communicate progress effectively, decide on a standard way to measure completion. A simple three-state model 'mdash; Not started, ]In Progress, ]Complete] ' afs open track estimates;

دمج الـ "واي بي إس" مع أدوات الإبلاغ

وينبغي ألا تعيش هذه الشبكة في وثيقة ثابتة، وأن تضعها في نظام يمكن أن يُصدر تقارير بصرية، ويمكن أن تكون هذه الإدارة غير مرئية مثل شركة Directus بمثابة ركيزة أساسية لوحات الطراز التي تسحب بيانات WBS من أداة إدارة المشاريع الخاصة بك، ويمكنك استخدام شركة Directus لتجميع التقدم من مصادر متعددة وتقديم صورة واحدة في الوقت الحقيقي لضمان استكمال هذه المجموعة من العمل.

:: الإبلاغ عن التقدم المحرز في مجال التنوع البيولوجي: التقنيات العملية

إن وجود نظام عالمي للسواتل أمر آخر، واستخدامه كمحرك اتصالات هو الآخر، وتظهر التقنيات التالية كيفية ترجمة بيانات النظام العالمي للسواتل إلى تحديثات واضحة ومقنعة.

لوحات المشاهدة التي تقول قصة

ليس من السهل وضع قائمة مائلة من مجموعات العمل، وحول نظام التتبع العالمي إلى لوحة مرئية تحمل خرائط حرارية، وشارات وضعية، أو آراء شبيهة بـ (غانت)، ورمزية اللون، وعلامة عمل، خضراء من أجل التقدم، وصفراء، وحمراء من أجل تأخير، وحزمة من مجموعات من حيث المرحلة أو المنطقة التي يمكن إنجازها، وإذا ما بنيت لوحة المتابعة على منصة مثل برنامج (إرشادي)، يمكنك أن تُضعاً على موا فيه

ميليستون تراكر من مستويات WBS

اختيار مجموعات العمل الرئيسية في المستوى الثاني أو الثالث من النظام العالمي لمراقبة المناخ وتعيينها كمعالم، ووضع جدول زمني بسيط يبين تاريخ الإنجاز المقرر وتاريخ الإنجاز الفعلي والوضع، وتقاسم هذا المسار مع العملاء في بداية المشروع، بحيث يعرفون ما يتوقعونه، وعندما تبلغون عن التقدم، ترسي كل تحديث لهذه المعالم الرئيسية: " الكيلو؛ وقد أكملنا معالم التنفيذ في الأسبوع الماضي " .

تقارير الحالة العادية للرابطة

وبدلاً من كتابة تقارير عن الوضع الحر، تُصدر تقارير مباشرة عن أداة المكتب، وتصدر تقارير عن كل فترة من فترات الإبلاغ (أسبوعية أو أسبوعية) تقريراً يتضمن ما يلي:

• Summary:] Number of work packages completed this period vs planned.
• Deliverables Completed:] List of closed work packages with acceptance dates.
• Upcoming Deliverables:] Work packages scheduled for the next period.
• Variances:] Any packages behind schedule or over budget, with a brief explanation.
• Risk Flag:] Work packages that are at risk of delay and the mitigation plan.

وهذا الشكل المنظم أسرع من إنتاجه وأسهل على العملاء أن يمسحوا منه فقرة سردية، وعلى مر الزمن، يتعلم العملاء تسمية دبليو بي إس ويب ويستطيعون طلب إجراء عمليات حفر في فروع محددة.

اجتماعات الاستعراض التعاوني

(ب) استخدام النظام العالمي لمراقبة المناخ كبرنامج لاجتماعات استعراض التقدم، وفتح رسم بياني أو لوحة بيانات عن النظام العالمي لمراقبة المناخ، والسير عبر كل فرع رئيسي، والبدء في فروع خضراء لبناء الثقة، ثم الانتقال إلى المناطق الصفراء أو الحمراء لمناقشة المسائل، ولأن النظام العالمي لمراقبة المناخ غير هرمي من حيث السلطة البشرية، فإنه يشجع على إجراء مناقشة موضوعية بشأن النواتج بدلا من الأشخاص، ويطلب إلى العميل أن يؤكد قبول مجموعات العمل الكاملة خلال الاجتماع،

أفضل الممارسات للاتصال بين العملاء وأصحاب المصلحة

وحتى أكثر البيانات تفصيلاً لن تتمكن من تحسين الاتصالات إذا لم تتبع بعض الممارسات الأساسية.

Teach Stakeholders to Read the WBS

وفي بداية المشروع، تستثمر 15 دقيقة لمرور العملاء عبر نظام رصد الأرض، وتوضح أن المستوى الأعلى هو نطاق المشروع الكامل، وتضيف كل مستوى دونه تفاصيل، وتبين لهم كيف يتم وضع علامات على مجموعات المواد المنجزة، وأين تجد آخر المستجدات، والهدف هو عدم تحويل العملاء إلى مديري مشاريع، بل إعطاءهم الثقة في أنهم يستطيعون فهم تقرير الحالة دون الحاجة إلى تفسيرات مستفيضة في كل مرة.

استخدام اللغة المتماسكة عبر جميع القنوات

وسواء كنت تكتب رسالة إلكترونية أو تقدم عرضا أو تستكمل لوحة بيانات، تستخدم أسماء مجموعات العمل المحددة كما تظهر في نظام دبابات العمل العالمي، ولا تُعيد تسمية مجموعات من المشاهدين المختلفة؛ وهذا يخلق الخلط، وإذا كان هناك مجموعة من العمل تسمى " الدوجو " ؛ و " بيونت غيتوي " ، و " إيدكو " ، في كل تحديث للحالة، فإن الاتساق يعزز الخريطة العقلية التي تقومون بها مع أصحاب المصلحة.

أبقوا الـ "واي بي إس" يعيشون و"أكراه"

إن نظام دبلوم الأرض ليس وثيقة تبتكرونها مرة واحدة وترفعونها، وتستكملها مع تطور المشروع، وعندما تحدث تغييرات في النطاق، تضيف أو تعدل مجموعات العمل وتعيد تحديد الجدول الزمني، وإذا طلب أحد العملاء سمة جديدة، تضيفها كمجموعة عمل جديدة بدلا من إخفائها في مجموعة قائمة، وهذه الممارسة تحافظ على سلامة الإبلاغ عن التقدم: إذا ظهرت مجموعة جديدة، يمكن للموكل أن يراها ويتابع إنجازها.

ربط النظام العالمي للإبلاغ المالي

وبالنسبة لأصحاب المصلحة الذين يهتمون بالميزانية، يربطون مجموعات عملكم بحسابات التكاليف، ويمكن أن تكون لكل مجموعة عمل تكلفة مقدرة وتكلفة فعلية، وعندما تبلغون عن التقدم، لا يمكن أن تبينوا نسبة الإنجاز فحسب، بل أيضا نسبة مئوية من الميزانية المستهلكة، ومجموعات كاملة تبلغ 80 في المائة، ولكنها استهلكت 90 في المائة من ميزانيتها، مما يدل على تجاوز التكاليف في وقت مبكر، وهذا الرأي المتكامل أكثر قوة من التقارير المنفصلة.

الروايات المشتركة عند استخدام دبابات الاتصال

تجنب هذه الأخطاء سيضمن أن تقوي جهازك الـ "و بي إس" بدلاً من أن تعيق التواصل

مستويات كثيرة جداً من التجزئة

إن العمل يميل إلى إنهاء المهام الجشعة للغاية، ولكن إذا كان لدى المكتب مئات من مجموعات العمل، يصبح الأمر غامراً بالنسبة للعملاء وحتى بالنسبة للفريق، ويبقى إلى ثلاثة إلى خمسة مستويات من التحلل، وينبغي أن يكون أدنى مستوى لديك صغيراً بما يكفي لتقديره وتتبعه، ولكن كبير بما فيه الكفاية بحيث يستطيع الشخص الوحيد إكماله في أسبوع أو اثنين، وإذا كان لديك مئات من الطرود، والنظر في تجميعها في مجموعات من التقارير الخارجية.

استخدام الـ "واي بي إس" بدون جدول

وتظهر شبكة الـ (WBS) ما يلزم القيام به، ولكن لا تبين متى، ولإبلاغ التقدم، يجب أن تقترن بشبكة الـ (WBS) بجدول زمني (خطة غانت أو جدول زمني)، وكثير من أدوات الإبلاغ عن المشاريع تسمح لك بالإفراط في المواعيد المحددة على أعلى الهيكل الهرمي للنظام العالمي للإحصاء، وبدون معلومات زمنية، فإن قائمة مجموعات العمل المنجزة لا تعطي العميل أي إحساس بما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح.

البيانات النظامية

ولا شيء يدمر الثقة بشكل أسرع من تقرير الحالة الذي لا يزال من الواضح أنه قد انتهى من تاريخه، وإذا ما تم تحديث بيانات المكتب مرة في الشهر، سيتوقف العملاء عن الاهتمام، ويلتزمون بتحديث مركز المكتب على الأقل أسبوعيا، ويستخدمون التكامل في تدفق البيانات آليا: عندما تغلق تذكرة التنمية، ويستكملون حالة مجموعة العمل المقابلة، ويمكن أن يعمل مدير البرنامج كطبقة متوسطة للربط بين أداة إدارة المشاريع (مثل جيرا أو أسانا) للعملاء.

إغفال العنصر العاطفي

فالمتولون هم من البشر، فهم يفسّرون الوضع الأخضر مقابل الوضع الأحمر عاطفياً، ويمكن أن يؤدي لوح مدوّن يبيّن كتلة حمراء كبيرة لمرحلة متأخرة إلى حدوث ذعر، حتى وإن كان التأخير قابلاً للإدارة، وعند تقديم بيانات سلبية عن النظام العالمي لتحديد المواقع، فإن ذلك يشمل دائماً السياق: سبب التأخير، والتأثير على الجدول الزمني العام، وخطة الاسترداد، كما أن مجموعات العمل الحمراء تشكل مشاكل يجري إدارتها بفعالية بدلاً من علامات الفشل.

توسيع نطاق نظام الـ (واي بي إس) مع الأدوات الحديثة

[F]

ومن الفوائد الأخرى التي تعود على النظام العالمي للسواتل القدرة على إعداد موجزات إلكترونية آلية، واستخدام مهمة مقررة لمسح جميع مجموعات العمل التي غيرت مركزها في الأسبوع الماضي وشكلتها في تقرير عن طريق النشرات الإخبارية، مما يلغي الجهد اليدوي المتمثل في تجميع المعلومات المستكملة عن الحالة.

وبالنسبة للأفرقة التي تستخدم برامجيات إدارة المشاريع مثل مشروع مايكروسوفت أو بلانفيو أو الاثنين - كوم، فإن معظم الأدوات لها خصائص مدمجة في النظام العالمي لرصد الأرض، والمفتاح هو follow PMI Guidelines for constructing a WBS] التي تركز على الأنشطة، وحتى مع الأدوات المتقدمة، تظل المبادئ الأساسية كما يلي:

خاتمة

وفي عالم تكون فيه الأفرقة النائية وأصحاب المصلحة الموزعون هي القاعدة، فإن الصورة المشتركة للتقدم المحرز في المشروع ضرورية، إذ أن هيكل تقسيم العمل، عندما يُبنى بشكل صحيح ويستخدم بنشاط، يصبح هذه الصورة، ويترجم الواقع الفوضوي لأعمال المشاريع إلى خريطة نظيفة وتسلسلية للمنجزات، ويوفر الهيكل اللازم للإبلاغ عن التقدم المحرز بدقة، ويعالج التغيرات في النطاق دون لبس، وينسق الجميع حول ما يهم فعلا: إنجاز العمل الذي يحقق قيمة.

إن تنفيذ استراتيجية الاتصال القائمة على أساس دبليو بي إس لا يتطلب برامجيات مكلفة أو عملية ثقيلة، بل يتطلب الانضباط: الانضباط لإلغاء العمل بشكل صحيح، والانضباط لإبقاء النظام العالمي للتبادل على اطلاع، والانضباط لاستخدام لغته في كل تفاعل مع العملاء، وعندما تلتزم بهذا الانضباط، ستجدون أن العملاء يسألون أقل من ذلك؛ أين نحن؟ أسئلة وأسئلة أكثر " ثلجية " ، وكيف يمكننا أن نساعد؟