استخدام أسانا لإدارة المخاطر في المشاريع الهندسية

لماذا أسانا هي أداة قوية لإدارة المخاطر الهندسية

وتواجه المشاريع الهندسية حالة من عدم اليقين المستمر - من تحول الاحتياجات والقيود على الموارد إلى مخاطر السلامة واضطرابات سلاسل الإمداد - تساعد أسانا، وهي منصة لإدارة المشاريع على نحو متقطع، الأفرقة الهندسية على تحويل إدارة المخاطر من قائمة مرجعية دورية إلى عملية تعاونية مستمرة، ومن خلال إضفاء الطابع المركزي على بيانات المخاطر، وإضفاء الطابع الآلي على عمليات المتابعة، وتوفير رؤية واضحة، تمكن أسانا الأفرقة من تحديد وتقييم التهديدات والتخفيف منها قبل أن تزيل الجداول الزمنية أو الميزانيات.

التعاون المركزي

وتتطلب إدارة المخاطر مدخلات من عدة تخصصات - تصميمات، ومشتريات، ومهندسين ميدانيين، وأصحاب مصلحة، وتوفر أسانا مصدراً واحداً للحقيقة حيث يمكن لكل شخص الإبلاغ عن المخاطر، ومناقشة استراتيجيات التخفيف، وتتبع التقدم المحرز، وتبقي التعليقات، والملحقات، والتحديثات في الوقت الحقيقي على الفريق بأسره متوائمة، وتخفض الحروف، وضمان عدم حدوث أي مخاطر حاسمة من خلال عمليات الشق.

تدفقات العمل العرفية

ولكل مشروع هندسي فئات مخاطر فريدة، حيث أن ميادين آسانا المعتادة تسمح لك بتحديد مجالات مثل الاحتمالات (مثلا، مستوى التأثير المنخفض، المتوسط، العالي)، ونوع المخاطر (التقنية، الجدول الزمني، البيئة)، والحالة (الجديدة، التخفيف، المغلقة)، ويمكن لأفرقة، مجتمعة مع نماذج المشاريع وقواعد التشغيل الآلي، أن توحد عمليات المخاطر دون قيود برمجية صارمة.

قدرات التكامل

ويدمج أسانا مع مهندسي الأدوات الذين يستخدمونها بالفعل، مثل سلاك، وجوغل درايف، وأفرقة ميكروسوفت، وجيرا، مثلا، يمكن أن يؤدي تقرير جديد عن الحشرات في جيرا تلقائيا إلى مهمة المخاطر في أسانا، أو يمكن أن يُستولى على إنذار سلك بشأن تأخر الموردين كبند من بنود المخاطر، وهذه التكاملات تكفل تدفق بيانات المخاطر دون جهد بين النظم، وتقليص الدخول اليدوي والأخطاء.

وضع إطار لإدارة المخاطر في أسانا

وقبل التعمق في تعقب المخاطر اليومية، ينبغي أن تصمم الأفرقة الهندسية إطارا منظما داخل أسانا، ويكفل هذا الأساس الاتساق ويسهل الإبلاغ عن المخاطر عبر مشاريع متعددة.

إنشاء سجل للمخاطر

(أ) تخصيص مشروع منفصل في أسانا خصيصاً لسجل المخاطر الخاص بك، أو تسميته ب " سجل المخاطر - [اسم المشروع] " ، وكل مهمة في هذا المشروع تمثل خطراً فردياً، واستخدام الأقسام في المشروع لتجميع المخاطر حسب الفئة (مثل المخاطر التقنية، والمخاطر القائمة، والمخاطر المتعلقة بالسلامة) أو بمرحلة الخطر (الحد من التمييز الإيجابي، الرصد، المغلقة) وهذا التجميع البصري يساعد الأفرقة على أن ترى بسرعة ما يلزم من اهتمام.

المجالات العرفية لتقييم المخاطر

وتشكل الحقول العرفية العمود الفقري لإدارة المخاطر القائمة على أسانا، وتنشئ المجالات التالية:

Risk Description] (مجال الرسالة) - بيان موجز بالمخاطر (مثلاً، " قد يفوت المورِّد الحرفي الموعد النهائي للتوصيل بسبب اكتظاظ الموانئ " .
Probability] (drop-down: very Low, Low, Medium, High, very high) - how likely the risk is to occur.
Impact] (drop-down: Negligible, Minor, Moderate, Major, Catastrophic) - the potential effect on cost, schedule, or safety.
Risk Score] (auto —calculated using Asana Rules or a formula field if using Asana’s instalment features) — typically Probability × Impact.
Response Strategy] (drop-down: Avoid, Mitigate, Transfer, Accept) - the planned approach.
Owner] (ميدان مسمى) - the person responsible for monitoring or implementing the response.
Due Date] (date field) -- when the response must be completed or when a review is due.

تعقب المخاطر الآلية

فقواعد أسانا )المتاحة في بريميوم والخطط العليا( تسمح لك باتخاذ إجراءات التكرار الآلي، مثلا عندما يتم تحديث احتمال المخاطرة بحيث " هاي " ، يمكن لقاعدة أن تسند تلقائيا المهمة إلى مدير الهندسة، وتضع علامة عالية الأولوية، وترسل إخطارا بالزاوية، ويمكنك أيضا أن تضع قواعد تصعيد المهام المتعلقة بالمخاطر التي فات موعدها إلى قيادة المشروع، بما يكفل عدم حدوث أي مخاطر.

دليل الخطوة خطوة إلى الأمام لتنفيذ إدارة المخاطر في أسانا

الخطوة 1: تحديد المخاطر

تشجيع كل عضو في الفريق - من مدير المشروع إلى المهندس الصغير - على الإبلاغ عن المخاطر المحتملة بوصفها مهاماً في سجل المخاطر، وتيسير الإبلاغ، وخلق نموذج بسيط للاستلام باستخدام استمارات أسانا، ويمكن أن يشمل الشكل مجالات لوصف المخاطر، والفئة، والحجز الاختياري، وإتاحة النموذج، وبدءاً بإنشاء مهمة جديدة في سجل المخاطر، مما يقلل من فرص نسيان المخاطر أو عدم الإبلاغ عنها.

الخطوة 2: التقييم وتحديد الأولويات

وبعد أن يتم القبض على المخاطر، يقوم مدير المشروع أو صاحب المخاطر بتقييم كل واحد من المجالات التي تُعرف فيها احتمالات حدوثها وتأثيرها، ويحسب درجة المخاطرة، ويضع المشروع حسب هذه النتيجة لتحديد أولويات المواد العالية المخاطر، وينظر في إجراء " تجمع المخاطر " أسبوعياً لمدة 15 دقيقة في أسانا، وذلك بهدف تحديد المواعيد النهائية المقبلة للتخفيف من آثارها، ويناقش أي تغييرات في مستوى المخاطر، والهدف هو إبقاء المخاطر الرئيسية التي تتراوح بين 5 و10 مخاطر واضحة ومعالجة على الدوام.

الخطوة 3: أصحاب الصفات وضبط المهل

ويجب أن يكون لكل مهمة من مهام المخاطر مالك واضح وموعد محدد مناسب لإجراءات التخفيف، إذ أن المحال إليه ومجالات التاريخ المحددة تجعل هذا واضحا، وإذا كان الخطر يتطلب التنسيق بين عدة أشخاص، تستخدم فروعاً فرعية لكسر خطة التخفيف، مثلاً، يمكن أن يكون هناك مخاطرة بشأن عيب تصميم محتمل منافذ فرعية: (1) إجراء استعراض للنظم الإيكولوجية البحرية المتعددة الأطراف [التاريخ]، (2) تنفيذ تغيير التصميم بـ [تاريخ]، (3) تحديده من الباطن بـ [تاريخ].

الخطوة 4: الرصد والتحديث

وإدارة المخاطر ليست نشاطاً قائماً على أساس التفرغ: ينبغي لمالكي المخاطر أن يستكملوا كل أسبوع حالة مهامهم المتعلقة بالمخاطر (مثل " الهجرة الجارية " ، و " لا تغيير " ، و " مغلقة " )، وأن يُرسلوا إخطارات تذكيرية قبل الموعد المحدد، وأن يستخدموا في حافظة الأوراق المالية صورة إجمالية عن حالة المخاطر في جميع المشاريع الهندسية.

الخطوة 5: الاستعراض والاختتام

وعندما يتم التخفيف من المخاطر أو قبولها أو تجنبها بشكل كامل، فإن الاحتفاظ بها في سجل المخاطر من أجل البحث عنها مستقبلا بدلا من حذفها، وأثناء فترة ما بعد العمليات، استعراض المخاطر المغلقة لتحديد الأنماط، فعلى سبيل المثال، إذا أغلقت عدة مخاطر تتعلق بالتأخيرات في البائعين، يمكن أن تعدل معايير اختيار الموردين الخاصة بالمشروع التالي، وقد تساعد سمات البحث والإبلاغ في أسانا على إجراء تحليل سريع للمخاطر عن طريق تحسين الوقت.

المعالم المتقدمة للتخفيف من المخاطر

حوافظ فوزيا ولوحات مظلة

وبالنسبة للمنظمات الهندسية التي تدير مشاريع متعددة في وقت واحد، توفر حافظة أسانا نظرة عالية المستوى للمخاطر في جميع المبادرات، وتضع حافظة تسحب في مجال تحديد درجات المخاطر من سجل المخاطر في كل مشروع، وتضع مشاريع كولور كود استنادا إلى أعلى درجات المخاطر التي تنطوي عليها، وتزيد من المخاطر بالنسبة إلى المخاطر المتوسطة والخضراء بالنسبة إلى الفئات الدنيا، ويمكن لمديري المشاريع والمسؤولين التنفيذيين أن يروا بسرعة إلى أين يخصصوا الاهتمام والموارد.

القواعد والأوراق

وفيما عدا التشغيل الآلي الأساسي، يمكن لمحرك قواعد أسانا أن يتعامل مع تدفقات العمل المعقدة، وعلى سبيل المثال:

Risk escalation:] If a risk task remains overdue for more than 3 days, automatically change the assignee to the project sponsor and post a message in a dedicated Slack channel.
]Status updates:] When a risk’s status changes to “Mitigated,” automatically move the task to a “Completed Mitigation” section and notify the quality guarantee team.
Dependency alerts:] If a risk task is linked to a criticalmark (via Asana dependencies) and the risk status is “High,” automatically flag the mark task.

إدارة المخاطر عبر المشاريع

وفي برامج هندسية كبيرة، كثيرا ما تشمل المخاطر مشاريع متعددة، إذ أن سمة مشروع أسانا المتعددة تتيح للمهام الفردية المتعلقة بالمخاطر أن تعيش في مشروع واحد، ولكن تكون واضحة في مشروع آخر من خلال رؤية مشتركة، وبدلا من ذلك، أن تستحدث مشروعا لسجل المخاطر الرئيسية وتستخدم حقول العرف لتشتيت به المخاطرة التي تعود إلى المشروع الفرعي، ويمكن أن تظهر وجهة النظر الزمنية مخاطر بالنسبة لجميع المشاريع في مخطط غلانت، مما يساعدكم على رؤية فترات متداخلة عالية الخطورة، وأن تخططوا لإجراءات التخفيف وفقا لذلك.

مقارنة أسانا مع أدوات إدارة المخاطر الأخرى

Asana vs. Smartsheet

وتقدم صحيفة سمارت ستريت مصفوفات متقدمة للمخاطر قائمة على جدول بيانات متقدم، ونماذج لإدارة المخاطر القائمة على أساس متين، مما يجعلها تناشد الأفرقة التي تفضل واجهة بينية بينية في صحيفة البيانات، غير أن أسانا توفر خبرة أكثر ملاءمة في إدارة المهام تتسم بخصائص تعاون أقوى (التعليق في الوقت الحقيقي، والملحقات، والإخطارات بالدفع) وبالنسبة للأفرقة الهندسية التي تقدر سهولة الاستخدام ولا تحتاج إلى مرونة كاملة في صحيفة الانتشار، فإن أسانا كثيرا ما تكون.

Asana vs. Jira

ويصمم جيرا في المقام الأول لهندسة البرمجيات وتتبع القضايا، مع حقول المخاطر الأصلية والتشغيل الآلي القوي، وهو يبرز أفرقة سبق أن أدمجت في النظام الإيكولوجي لأطلس، غير أن أسانا أكثر سهولة في الحصول على أدوار هندسية غير تقنية (المدني والميكانيكي والكهربائي) ويوفر منحنى تعلمي لطيف، وإذا ما احتاجت عمليات إدارة المخاطر الخاصة بك إلى إشراك أصحاب المصلحة من المشتريات والعمليات الميدانية والقيادة التنفيذية، فإن أسانا تشجع على توسيع نطاق المشاركة السهلة.

متى تختار (آسانا)

أسانا مثالية لفرق الهندسة التي:

:: الحاجة إلى أداة واحدة لإدارة المشاريع وإدارة المخاطر على حد سواء.
تريد تعزيز ثقافة الإبلاغ عن المخاطر بشكل استباقي دون إنشاء معقد.
(ج) أن يكون لديها أفرقة متعددة الوظائف تشمل غير المحركات (المشتريات، وضباط السلامة، والعملاء).
(ب) اشتراط حل قابل للتكرار يعمل في مشاريع واحدة حتى حوافظ المشاريع.

وبالنسبة لتحديد كمية المخاطر المتخصصة (مثل محاكاة مونت كارلو أو تحليل كمي للمخاطر)، قد تكملون أسانا ببرامج مكرّسة للمخاطر، ولكن بالنسبة للتتبع والاتصال والعمل اليوميين، تحتفظ أسانا ببرمجياتها الخاصة.

أفضل الممارسات للفرق الهندسية

Start with a template:] Asana offers a Risk Register template. Customize it for your industry (construction, aerospace, software).
Make risk discussions a habit:] Schedule a 15‐ minutes “risk stand-up” in Asana task views each week. Keep it focused on updates to top risks.
(أ) استخدام تصنيف ثابت: توحيد فئات المخاطر وتعاريف الحدة في جميع المشاريع، مما يجعل المقارنة بين المشاريع والإبلاغ عنها أمراً مجدياً.
Leverage dependencies:] Link risk tasks to the projectmarks they affect. When a risk status changes, the linked flag updates become visible immediately.
Train your team:] Provide a short session on how to report a risk using Asana Forms and how to update custom fields. The lower the barrier, the more risks will be captured.
Review and close old risks:] Archive resolved risks rather than delet them. This builds a historical database you can mine for lessons learned.
Integrate with your communication tools:] For instance, use the Asana —Slack integration so that a new high-severity risk triggers a direct message to the engineering manager.

Real-World Example: Risk Management in a Construction Engineering Project

واستخدمت شركة هندسية مدنية متوسطة الحجم أسانا لإدارة المخاطر التي ينطوي عليها مشروع إصلاح الجسر، وأنشأ الفريق مشروعا لسجل المخاطر مع ميادين محددة للاحتمال (1-5)، والأثر (1-5)، وسجل المخاطر (معدَّل)، وأنشأوا استمارة أسانا للمفتشين الميدانيين للإبلاغ عن مخاطر مثل " النزاع غير المنظور في خط المنافع " أو " تأخرنا في المسار الحرج " .

وفي كل يوم من أيام الاثنين، كان مدير المشروع يتابع نظرة على المخاطر العشرة الأولى عبر موقعين من مواقع الجسر، وعندما تم تحديد مخاطر عالية الاحتمال، مثل تعيين مورد ملموس يرجح أن يكون متأخرا في قاعدة، وكلف مدير المشتريات تلقائيا بالمهمة، ووضع موعدا نهائيا قبل أسبوعين، وأضاف مدير المشتريات فروعا فرعية: (1) تحديد الموردين الاحتياطيين، و (2) تحديد الجدول الزمني للتوصيل التفاوضي، و (3) تحديث الجدول الزمني للتشييد.

وبحلول نهاية المشروع، كان الفريق قد فهّز أكثر من 60 خطرا، وأغلق معظمها بإجراءات التخفيف، وأكمل الجسر في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، واستُخدمت البيانات التاريخية من أسانا فيما بعد لوضع موجزات للمخاطر بالنسبة لمشاريع مماثلة في المستقبل، وتحسين دقة العطاءات والتخطيط للطوارئ.

خاتمة

وتزدهر المشاريع الهندسية عندما تدار الشكوك بصورة فعالة بدلا من تجاهلها، وتوفر أسانا منبرا عمليا قابلا للتكدس من أجل دمج إدارة المخاطر في سير العمل اليومي لفريقكم، من تحديد المخاطر في موقع البناء إلى تتبع أوجه عدم اليقين التقنية في مجال تطوير المنتجات، ومن خلال الجمع بين مجالات العرف، والتشغيل الآلي، وآراء الحافظات، والتكامل، يمكن للأفرقة الهندسية أن تنتقل من مكافحة الحرائق بأثر رجعي إلى مراقبة المخاطر بصورة استباقية، بدءا بسجل مخاطر بسيطا، وتعتمد تدريجيا سمات متطورة.

For further reading, explore Asana’s guide on risk management in project management] and the Project Management Institute’s ]best practices for engineering risk management].