Table of Contents
وتشكل المفاوضات الفعالة في الميزانية مع الموردين والمتعاقدين حجر الزاوية في الصحة المالية في أي مشروع، سواء كان بناء البناء أو وضع برامجيات أو عقد إدارة مرافق متعددة السنوات، ولا تحدد الصفقة المتفاوض عليها جيداً تكاليف أقل فحسب، بل تحدد مسار الشراكة التعاونية، وتخفف من المخاطر، وتضمن أن يشعر الطرفان بالنتيجة عادلة، ومع ذلك فإن كثيرا من مديري المشاريع والمهنيين في مجال المشتريات يقتربون من مفاوضات بشأن قيمة متينة تركز على شروط محددة.
ويوفر هذا الدليل الموسع استراتيجيات عملية تدعمها ممارسات العالم الحقيقي، وستتعلم كيف تستعد بشكل شامل وتعزز المنافسة وتبني الثقة وتقيم القيمة الكلية بدلا من السعر الملصق، وسواء كنت مفاوضا موسما أو بدأت للتو، فإن هذه المبادئ ستساعدك على تحقيق نتائج تدعم نجاح مشروعك مع الحفاظ على علاقات الموردين الإيجابية.
الإعداد: مؤسسة كل مفاوضات ناجحة
الدخول إلى مفاوضات بدون إعداد هو مثل الإبحار بدون خريطة، ويقضي المفاوضون الأكثر مهارة وقتاً أطول من التخطيط كما يفعلون على الطاولة، ويحول الإعداد إلى قوة متماسكة.
إجراء بحوث السوق العميقة
وقبل أن تتحدث إلى أي مورد، تعرف السوق، ما هو نطاق السعر المعتاد للسلع أو الخدمات التي تحتاج إليها؟ هل هناك قيود على العرض أو تقلبات الأسعار الأخيرة؟ من هو الفاعل الرئيسي، وما هي سمعته؟ مصادر مثل تقارير الصناعة، والمنشورات التجارية، و]] منابر استخباراتية للاشتراء يمكن أن تعطيكم نقاط مرجعية، مثلا، إذا كانت تكاليف التداول في عقد توريد فولاذ،
فهم احتياجاتك وأولوياتك
وضع تفاصيل احتياجات مشروعكم: الكميات، والجدول الزمني للإنجاز، ومواصفات الجودة، ومستويات الخدمة، والمخاطر المقبولة، والفصل بين " المهام الرئيسية " و " الوجبات السريعة " إذا كان التسليم في الوقت المناسب حاسماً، وإذا كان لديك القليل من المواصفات، يصبح غير قابل للتفاوض، وإذا أمكنك أن تقبل فترة أطول من أجل خصم بنسبة 10 في المائة، فإن ذلك يعني أن يكون أفضل خياراً من شروط التجارة يمكن أن تستخدمه.
تحديد أهداف و حدود واضحة
تحديد ثلاثة أرقام لكل تفاوض: هدفك (النتيجة المثالية)، ونقطة تحفظك (الصفقة المقبولة للغاية)، وموقفك الافتتاحي (ما تطلبه في البداية)، وتفسح الفجوة بين الافتتاح والهدف المجال أمامكم لتقديم تنازلات دون عبور خط تحفظكم، وعلى سبيل المثال، إذا سمحت ميزانيتك بـ 000 100 دولار، فربما تفتحون عند 000 85 دولار، ويستهدفون 000 92 دولار، ويبقي هذا الهيكل تركيزكم ويمنع اتخاذ قرارات عاطفية على الجدول.
بناء نموذج التكاليف
طلب توزيع التكاليف من المورِّد أو المقاول، ولن يتقاسمها الجميع، بل كثير منها للشركاء الطويلي الأجل، بل إنَّه حتى تفصيلاً تقريبياً للمواد والعمال والرؤوس العامة والربح يساعدكم على تحديد مكان وجود غرفة النظافة، وإذا كان العمل 60 في المائة من التكلفة، ويمكنكم أن تقدموا جدولاً مرناً يقلل من الوقت الإضافي، فإنَّ نموذجاً للتكاليف يكشف أيضاً ما إذا كان العرض المنخفض السعر يؤدي إلى نتائج غير واقعية.
بناء علاقات قوية: الثقة هي الأصول التفاوضية
فالتفاوض ليس معركة، بل هو حديث لحل المشاكل، إذ أن الموردين والمتعاقدين الذين يثقون بك هم أكثر استعدادا لتبادل المعلومات، وتقديم شروط مواتية، والعمل من خلال المسائل التي تسوء فيها الأمور، وبناء العلاقات أمر هام بصفة خاصة في الصناعات التي تؤدي فيها الأعمال التجارية والإحالة إلى النمو.
الاتصال المفتوح والمحترم
وابتداء من خلال الشفافية في معوقاتكم وأهدافكم، شرح أسباب أهمية نقطة معينة للأسعار، ولكن أيضاً السؤال عن ضغوط المورّد: تكاليف المواد الخام، والقدرة، وأهداف الهامش، والسمعة النشطة تبين الاحترام وتكشف المصالح الخفية، فعلى سبيل المثال، قد لا يستطيع المتعاقد خفض معدلات العمل بسبب الاتفاقات النقابية، بل يمكن أن يقلل من النفقات العامة عن طريق دفع الطلبات أو قبول شروط دفع أطول، وهذه الأفكار لا تظهر إلا عندما يكون الحوار تعاونياً.
الاستثمار في اجتماعات الواجهة إلى السلام أو الفيديو
وفي حين أن البريد الإلكتروني والهواتف يتسمان بالكفاءة، فإنهما يفتقدان العصي غير الشفرية ويخلقان المسافة، ففي وقت مبكر من العلاقة، يُحددان موعداً مباشراً لإقامة المقاربة، وتُظهر البحوث أن المفاوضات المباشرة تؤدي إلى مزيد من الثقة وإلى نتائج أفضل لأن كلا الطرفين يشعران بقدر أكبر من المساءلة، وبعد بناء الثقة، يمكن أن تنتقلا إلى الاتصال الخفيف من أجل إعادة التفاوض الروتينية.
فكري في طول الوقت، ليس فقط المعاملات
وإذا خططتم للعمل مع مورد على مشاريع متعددة، فإنهم يخططون للتفاوض كبداية شراكة، ويعرضون التزامات من قبيل ضمانات الحجم مقابل أسعار أفضل للوحدة، أو عقد متعدد السنوات للحصول على خصم، واستعداد المورّد للاستثمار في حسابكم يزيد عندما يرون خط أنابيب مستقر، وعلى سبيل المثال، تتفاوض شركات بناء كثيرة بشأن التسعير السنوي مع المتعاقدين من الباطن لجميع المشاريع التي تُنفذ في تلك السنة، مما يسّل التقلب ويكافئ على الولاء.
الممارسة المتبادلة
وعندما يقدم المورد امتيازاً، يعترف به ويقدم شيئاً في المقابل حتى ولو كان صغيراً، وهذا لا يعني أنه يجب أن تضاهي منحه بنفس القيمة؛ ويمكن أن يكون الدفع الفوري البسيط أو الشهادة العامة قوياً، وأن مبدأ المعاملة بالمثل يبني زخماً حسن النية ويسهل الامتيازات في المستقبل.
"الدب المتعدد الأطراف" "المنافسة تعمل في مسعىكم"
إن الحصول على عطاءات من موردين متعددين مؤهلين يخلق بيئة تنافسية تدفع الأسعار إلى الانخفاض والتنازلات بصورة طبيعية، غير أن مجرد جمع العطاءات ليس كافياً - بل تحتاج إلى عملية منظمة لاستخراج قيمتها الكاملة.
تصميم طلب واضح للمقترح
ويحدد برنامج إدارة الموارد المؤسسية الفعال النطاق والنواتج والجداول الزمنية ومعايير التقييم وشروط السداد بما يكفي من التفاصيل التي يمكن لمقدمي العطاءات أن يقارنوا التفاح بالتفاح، بما في ذلك نموذج لورقة الأسعار بحيث يتسنى لكم تحليل البنود، ونشر برنامج إدارة الموارد المالية على ثلاثة إلى خمسة بائعين على الأقل، كما أن المزيد من العطاءات يمنحكم مزيدا من الثقة الإحصائية وذخيرة التفاوض، ولكن لا يبالغ في تحميل موارد التقييم.
استخدمي البطاطس لخلق لوحة قيادة
وبعد جمع العطاءات، صنفتها بالأسعار، وأيضا بعوامل نوعية مثل الخبرة، والإشارات، والابتكار، وقد يكون أقل مقدّم للمزايدين خطر إذا قطعوا زواياهم على الجودة، واستخدموا أفضل العطاءات كمعيار عند التفاوض مع الآخرين، مثلا: " هل يمكن أن يكون هناك اقتراح قوي ب ٠٠٠ ٩٥ دولار من البائع ألف.
تشغيل أو تصوير شكلي
وبالنسبة للسلع التي تكون فيها المواصفات متطابقة (مثل اللوازم المكتبية، والعمل الخرساني، والعمل المؤقت)، يمكن للمزاد العكسي أن يدفع الأسعار إلى مستويات إزالة الأسواق، ويرى أصحاب العطاءات أن بعضهم البعض يتنافسون على تقديم أقل الأسعار في الوقت الحقيقي، وأن استخدام هذه التكتيك يمكن أن يلحق الضرر بالعلاقات إذا شعر الموردون بالاستغلال، وأن يتواصلوا دائماً بشكل شفاف ويمنحون الوقت للتحضير.
حافظ على الحدود الأخلاقية
إن رفع العطاءات المتعددة هو إنشاء منافسة عادلة، لا التلاعب بالموردين، ولا يشاطر المنافس أبداً مقتطفاً حرفياً دون إذن؛ وهذا انتهاك للسرية، بل يقول " إن سعرك غير تنافسي استناداً إلى التغذية المرتدة في السوق التي تلقيتها، فهل يمكنك أن تعيد النظر في أفضل عرض تقدم لك؟ " إن الموردين يقدرون الأمانة ويحترمون مهنيتكم.
التفاوض بشأن القيمة الكلية، ليس السعر فقط
فالتركيز على سعر الشراء الأدنى هو خطأ كلاسيكي يؤدي إلى ارتفاع التكاليف في أسفل المجرى، ويشمل مجموع تكلفة الملكية النوعية والصيانة وموثوقية التسليم وشروط السداد والضمان والتدريب والتصرف، ويمكن أن يوفر سعر أعلى قليلاً المال على دورة حياة المنتج.
تقييم مقاييس الجودة والأداء
(ب) تحديد ما يعنيه مشروعكم " الجودة الجيدة ": معدلات العيوب، والضمانات المتعلقة بوقت العمل، وسجلات رضا العملاء، أو معايير أداء محددة، وإذا كنتما تشتران أجهزة، فإن النظر في كفاءة الطاقة وتوافر قطع الغيار، وإذا كان عقد الخدمة هو، فإن طلب مؤشرات أداء رئيسية مع توقيع عقوبات على الأهداف المفقودة، ومن المرجح أن يكون المورّد الذي يكلف 10 في المائة أكثر من غيره عيوب مقابل عيوب واحدة مع 3 في المائة من العيوب هو الأرخص في الأجل الطويل.
شروط السداد التفاوضية كقيمة
فشروط الدفع غالبا ما تكون منطقة قيمة مغفلة، وقد يكون المورد على استعداد لقبول سعر أدنى إذا دفعت أسرع (مثلا صافي 15 بدلا من 60) لأنه يحسن تدفقها النقدي، وعلى العكس من ذلك، إذا كان لديك قيود نقدية، يمكن أن تطلب مبلغا صافيا قدره 90 دولارا أو جدولا زمنيا للدفع على أساس المعالم، فكل دولار تكون له قيمة زمنية أطول، وبالنسبة للمشاريع الكبيرة، تتفاوض على استرداد كامل للقيمة (مثل القبول)
تشمل كلوزات الخدمة والمراقبة
ويمكن أن تبلغ قيمة الضمانات الموسعة أو التدريب المجاني أو الدعم ذي الأولوية آلاف الدولارات، وفي أثناء المفاوضات، يطلب إلى المورد أن يحزم هذه الضمانات دون تكلفة إضافية بدلا من تقديم خصم صريح، مثلا " إذا لم تستطع تخفيض السعر، هل ستضيف ضمانا لمدة سنة واحدة وست ساعات من التدريب الموقعي؟ " وتكلف هذه المواد المورد أقل مما ستكلفك إذا تم شراؤها بصورة منفصلة، مما يجعلها أمرا مربحا.
النظر في شروط التصعيد وإنهاء الخدمة
التفاوض بشأن كيفية عمل تعديلات الأسعار على مدة العقد، إذ ينتقل عقد محدد السعر إلى المورد، ولكن يمكن أن يحمّل الثمن، ويمكن أن تكون صيغة مرتبطة بمؤشر (مثل الرقم القياسي لأسعار الاستهلاك والفولاذ) منصفة لكلا الجانبين، وبالمثل، التفاوض بشأن حقوق الإنهاء المبكر: قد ترغب في إلغاء المشروع دون عقوبة، في حين يريد المورّد سداد ثمن الهامش المفقود.
"سأذهب إلى "مسار الطريق أقوى غضب لك
إن الزنوج الذين لا يستطيعون الخروج من هذا المكان معرضون للخطر، والاستعداد لترك الطاولة، بل لإنهاء شعارات شراكة قديمة العهد، تكون لديك بدائل وليست يائسة، وهذا الموقف كثيرا ما يحفز الجانب الآخر على تحسين عرضه.
تطوير و الحفاظ على أفضل ما لديك
أفضل بديل لديك لاتفاق عن طريق التفاوض هو شبكة الأمان الخاصة بك، قبل الدخول في أي مفاوضات، تحديد خيارات التراجع: مورد آخر، حل داخلي، أو تأخير في المشروع، أقوى قدر من الثقة التي لديك، مثلا، إذا كان لديك مورد ثانٍ جاهز عند 5.5 في المائة فوق هدفك، يمكنك أن تضغط بقوة أكبر مع المورد الرئيسي، وإذا كان هذا المورد الثاني غير موثوق به، فإن طريقك في السير ضعيف، لذا تعمل على تحسين البدائل أولا.
استخدام الصمت والوقف
وعندما يقدم لك مورد عرضا نهائيا لا يزال فوق نقطة تحفظك، يمكن أن تقول: " أقدر جهودكم، ولكننا ما زلنا بعيدين عن بعض، ولا أعتقد أننا نستطيع سد هذه الفجوة " . ثم توقف ودعهم يتكلمون، فالصمت غير مريح، والطرف الآخر قد يملأه بامتياز، وكثير من المفاوضين يسرعون في سد الثغرات - لا تدع الطرف الآخر يتوصل إلى حلول خلاقة.
ضعوا مسافرين في الطريق
تقرر قبل الاجتماع ما هي الشروط المحددة التي ستجعلك تغادر، فعلى سبيل المثال " إذا تجاوز سعر الوحدة ١٢,٥٠ دولار، فلن أوقع " . أكتبه وألتزم به، ويمكن أن يلغي الحكم بالإلزام بالعلاقة أو المشروع، ومن خلال الالتزام مسبقاً بقاعدة السير، تتجنبين سقوط التكلفة الرخيصة - الاعتقاد بأنكم قد استثمرتم الكثير لا يمكن أن يفوتكم.
امشوا بعيداً
إذا قررت المغادرة، فإفعل ذلك مهنياً، وشكر المورد على وقته، وأمله في التعاون في المستقبل، مما يجعل الباب مفتوحاً أمامه ليعودوا بعرض أفضل فيما بعد، ويحمي الكثيرون سمعتك في صناعة صغيرة تسافر فيها الكلمات بسرعة.
الأساليب المتقدمة للهيكل والحركة
وإلى جانب الاستراتيجيات الأساسية، يستخدم المفاوضون ذوو الخبرة عدة مناورات تكتيكية لتشكيل الحوار وتأمين نتائج أفضل.
عالية المستوى وعادل
وتظهر البحوث أن الرقم الأول المذكور في المفاوضات يُنشئ مرساة تؤثر على جميع العروض اللاحقة، وإذا فتحت بسعر عدواني ومبرر، فإن السعر النهائي يميل إلى أن يكون أقرب إلى ذلك المرساة مما لو فتحت بشكل متواضع، مثلا إذا كان هدفك 000 92 دولار، وإذا فتحت بـ 000 85 دولار، فإن المورد قد يعارض بـ 000 105 دولار، ثم تتكيف ببطء وتمنح امتيازات صغيرة لكل جولة، مما يتحكم في سرعة الإنجاز.
امتيازات التعبئة بدلا من إعطاء بنود وحيدة
وعندما يطلب المورد شيئا ما، لا يقطعه قطعة، بل يربطه بمتطلباتكم الخاصة، مثلا، إذا كانوا يريدون فترة أطول من الدفع، فيمكن أن تقولوا " يمكنني أن أمتد إلى ٦٠ فردا إذا أدرجتم التسليم مجانا وخفضتوا رسوم النقل الإضافية بنسبة ٥ في المائة " .
استخدام " النبيل " في النهاية
فبعد التوصل إلى اتفاق مؤقت، طلب تنازلا إضافيا صغيرا، مثلا، " لدينا اتفاق بمبلغ ٠٠٠ ٩٢ دولار، عظيم، هل يمكنك أيضا أن ترمي مجموعة قطع الغيار دون رسوم كبادرة حسنة النية؟ " يقول العديد من الموردين نعم لأن الاتفاق الرئيسي قد تم ولا يريدون إعادة فتحه، ويفضل الحلاقة أن يكون ذلك بندا منخفض التكلفة للمورد ولكن مفيد بالنسبة لك.
مراقبة جدول الأعمال والتوقيت
فكل من يضع جدول أعمال الاجتماع وجدوله الزمني له ميزة، وقبل التفاوض، يقترح جدول أعمال يتناول أولوياتكم أولا، ويراعي أيضا الضغط الزمني الذي تمارسونه، سواء كان ذلك لك أو لغيرهم، وإذا علم المورّد أنكم بحاجة إلى إجابة بحلول يوم الجمعة، فإنكم تفقدون نفوذكم، ويبقون جدولكم غير معلن، وعلى العكس من ذلك، إذا كان المورد يواجه ربعا بطيئا، فإنهم قد يكونون أكثر مرونة، ويسألون عن عبء العمل والمواعيد النهائية لقياس مدى الإلحاح.
الاستنتاج: التفاوض من أجل الشراكة، وليس مجرد تحقيق وفورات
إن المفاوضات الفعالة في الميزانية مع الموردين والمتعاقدين لا تتعلق بهيمنة الجانب الآخر، بل إن أفضل النتائج تظهر عندما يشعر الطرفان بأنهما اكتسبا شيئاً من التسعير الجيد، والجودة الموثوقة، والحد من المخاطر، وأساساً للتعاون في المستقبل، وبإعداد علاقات حقيقية، على نحو شامل، باستخدام المنافسة بحكمة، والتركيز على القيمة الكلية، ومع العلم متى سيرحلون، تحولون المفاوضات من مواجهة مجهدة إلى أداة استراتيجية.
تذكر أن مهارات التفاوض تتطور مع الممارسة، وبعد كل تفاوض، تجري استطلاعاً للآراء: ما الذي كان سيعمل بشكل مختلف؟ تحتفظ بسجل لأهدافك ونتائجك والدروس المستفادة، وستضع بمرور الوقت غريزة لمتى تضغط وتتراجع، ومع تزايد سمعة المرء من أجل الإنصاف والروح المهنية، سيحضر الموردون والمقاولون إلى الطاولة على استعداد للتفاوض بحسن نية - حتى شروط أفضل لمشاريعكم.
وللحصول على مزيد من القراءة بشأن تقنيات التفاوض المتقدمة، النظر في الموارد من برنامج هارفارد بشأن المفاوضات ]، الذي يقدم أفكاراً تستند إلى البحوث بشأن المساومة التوزيعية والتوزعية. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن لقادة المشتريات استكشاف ] أفضل الممارسات الصناعية لإدارة العلاقة بين الموردين والاستعانة بها على نحو استراتيجي.