تحديات تنفيذ نظم دعم القرارات في الشركات الهندسية الصغيرة

فهم نظم دعم القرار في مجال الهندسة

(ج) نظم دعم القرارات هي نظم معلومات حاسوبية متكاملة تجمع بين البيانات والنماذج والوصلات البينية للمستخدمين لدعم صنع القرار شبه الهيكل وغير المنظم، وفي السياقات الهندسية، يساعد نظام خدمات الدعم الإنمائي مديري المشاريع ومهندسي التصميم ومالكي الشركات على تقييم المبادلات، ويحدّد توزيع الموارد على النحو الأمثل، ويحاكي النتائج قبل الالتزام برأس المال أو الوقت، مثلاً، قد تستخدم شركة هندسة مدنية حواسيب مصممة مصممة لمقارنة شروط تكاليف التربة

وتشمل المكونات الأساسية لنظام إدارة الدعم الميداني قاعدة بيانات (أو مستودع بيانات) لتخزين البيانات المنظمة وغير المهيكلة، وقاعدة نموذجية تحتوي على خوارزميات تحليلية ومحاكاة، وواجهة بينية للمستعملين تسفر عن نتائج في لوحات الرطوبة أو التقارير أو المواظبة، وكثيرا ما تتضمن هذه البرمجيات الحديثة المتواضعة أدوات استخبارات الأعمال، ووحدات حاسوبية للتعلم الآلي، وتكاملها مع برامجيات تخطيط الموارد في المؤسسة، وهي تدير شركات هندسية صغيرة.

وفي حين أن شركات هندسية كبيرة قد خصصت إدارات وميزانيات لتكنولوجيا المعلومات لتنفيذ خدمات الدعم الميداني المتطورة، فإن الشركات الصغيرة التي تعرف عادة بأنها أقل من 50 موظفاً والإيرادات السنوية دون 10 ملايين دولار، تواجه واقعاً مختلفاً، ووفقاً لتقرير صدر عن الجمعية الأمريكية للمهندسين المدنيين في عام 2023، تمثل الشركات الصغيرة الاستشارية والتصميمية أكثر من 80 في المائة من الصناعة الهندسية في الولايات المتحدة حسب الشركة، ومع ذلك تعتمد أدوات متقدمة لدعم القرارات على أقل من نصف معدل استمرار وجود فجوة كبيرة في القدرة على المنافسة.

التحديات الرئيسية التي تواجه الشركات الهندسية الصغيرة

الموارد المالية المحدودة

وتمارس شركات هندسية صغيرة عملها بحواف الحلاقة، ويمكن أن يكلف تنفيذ كامل لنظام خدمات الدعم الميداني بسهولة ما يتراوح بين ٠٠٠ ٢٠ و ٠٠٠ ١٠٠ دولار في شكل تراخيص أولية، ومعدات، ورسوم تكامل، حسب التعقيد، وحتى نماذج المشاريع ذات السحب الواحدة - التي تقلل من النفقات الرأسمالية الأولية، تحمل رسوم الاشتراك الشهري التي تضيف بسرعة عندما تتجاوز حدود تخزين البيانات أو يلزم توفير مقاعد إضافية للمستعملين.

وفيما عدا الشراء الأولي، يمكن أن تستهلك التكاليف الجارية لتحديث البرامجيات، وصيانة الخواديم (إذا كانت موجودة)، وتدابير الأمن السيبراني، ودعم البيانات نسبة 10 إلى 20 في المائة من الاستثمارات الأولية سنويا، وفي دراسة استقصائية أجريت في عام 2022 عن طريق استعراض الإدارة الهندسية، أشارت نسبة 67 في المائة من الشركات الهندسية الصغيرة إلى " تكاليف التكنولوجيا غير المتوقعة " كعائق أمام اعتماد نظم جديدة، ويتردد العديد من أصحاب الشركات في حجز عقود طويلة الأجل دون رسوم نقدية واضحة ومباشرة،

ولتوضيح مثال شركة هندسية مدنية مؤلفة من 12 شخصا في أوهايو حاولت تنفيذ نظام إدارة الدعم الميداني من أجل محاكاة حركة المرور والنماذج الهيدرولوجية، وبعد إنفاق 000 45 دولار على تراخيص البرامجيات و 000 15 دولار أخرى على خبير استشاري لضبط النظام، اكتشفت الشركة أن محطات عملها الموجودة تفتقر إلى القدرات المطلوبة في مجال إدارة حركة المرور ووحدة تجهيز السلع الأساسية، مما أدى إلى زيادة حجم المعدات التي تضيف 000 8 دولار إلى كل عملية، مما دفع الاستثمارات الكلية.

الافتقار إلى الخبرة التقنية

ويتطلب تنفيذ وصيانة نظام خدمات الدعم الميداني مزيجا من المهارات الشحيحة في الأفرقة الهندسية الصغيرة: هندسة البيانات، والتحليل الإحصائي، وإدماج النظم، وتدريب المستعملين، وخلافا للشركات الكبيرة التي تستخدم علماء البيانات وأخصائيي تكنولوجيا المعلومات، فإن الشركات الصغيرة تطلب عادة من كبار المهندسين أو مديري المشاريع أن يضاعفوا عددهم كشخص تقني، هؤلاء الأفراد يمتدون بالفعل إلى حد كبير من خلال العمل المجاز، وتعلمون نظاما جديدا مع الاحتفاظ بالمشاريع في الوقت المحدد يؤدي في كثير من الأحيان إلى الحرق أو التبني الجزئي.

وعلاوة على ذلك، فإن المعارف الأساسية اللازمة لتكييف نظام خدمات الدعم الميداني للعمل الهندسي - مثل تطبيق مصفوفات القرار المرجحة لاختيار المواد، وإنشاء محاكاة لمونت كارلو لتحليل مخاطر التكاليف، أو إدماج بيانات نظام المعلومات الجغرافية لاختيار المواقع - لا تُدرَس في معظم البرامج الهندسية العليا، وقد تبين من دراسة أجريت في عام 2021 منشورة في مجلة القضايا المهنية في مجال التعليم الهندسي والممارسة أن 23 في المائة فقط من خريجي الهندسة المدنية أبلغوا عن أي تدريب رسمي في مجال أدوات دعم القرارات.

ومن الأبعاد الأخرى لهذا التحدي أن بائعي برامجيات إدارة الدعم الميداني كثيرا ما يصممون منتجاتهم للعملاء في المؤسسة، مع منحنىات تعلُّم حادة ووصلات بينية إدارية معقدة، وقد يكافح مدير أعمال شركة صغيرة بدوام جزئي لضبط الأذون القائمة على الدور، ويضعون في نهاية المطاف نماذج بيانات مؤتمتة من مصادر خارجية (مثل قواعد البيانات الجوية أو مؤشرات التكلفة المادية)، أو أخطاء التكامل غير المكرونة.

المقاومة للتغيير والحواجز الثقافية

المقاومة التنظيمية ربما هي العقبة التي تقلل من شأن الثقافة الهندسية غالبا ما تقدر الحدس والخبرة و الشعور بالرجل خاصة بين كبار المديرين الذين قاموا ببناء الشركة على حكمهم الشخصي، فإدخال نظام إدارة الدعم المركزية الذي يصف المخاطر، يقترح بدائل أو قرارات آلية يمكن أن تشعر بالتهديد، وقد يرحب مهندسو المراهقة بالأداة، بينما الشركاء المستقرون قد يتخلصون منها كصندوق متغير زمنيا.

فالإدارة المتغيرة في شركة صغيرة صعبة للغاية لأنه لا توجد آليات رسمية للولاية التي تُمنح من أعلى إلى أسفل ولا أبطال تغيير مكرسين، وفي شركة كبيرة، يمكن تكليف مدير مشروع لقيادة التبني، ويمكن مواءمة حوافز الأداء مع مقاييس الاستخدام، وفي شركة صغيرة، يجب على المالك أو الشريك الإداري أن يدفع بنفسه إلى التغيير، ومع ذلك غالبا ما يكون أكثر من يثقل في العمليات القديمة.

ومن الأمثلة التوضيحية على ذلك شركة هندسية معمارية مؤلفة من 25 شخصا في دنفر حاولت تنفيذ نظام خدمات الدعم من أجل الإضاءة وتحقيق الاستخدام الأمثل للطاقة، وأصر الشريك الرئيسي على استخدام الأداة لكل مشروع، ولكن المهندسين المنتسبين الذين تم تقييمهم في ساعات عمل فواتير، على الخطوة الإضافية، وبدأوا في إدخال بيانات غير دقيقة إلى نظام " رضائي " ، بينما استمروا في الاعتماد على قواعد تسجيلات الإب.

استراتيجيات التغلب على تحديات التنفيذ

بدء صغير مع مشروع تجريبي

وتتمثل أكثر الطرق فعالية للتغلب على القيود المالية والمقاومة الثقافية في تجنب بدء عملية " الضرب الكبير " ، بل تحديد مشكلة واحدة ذات قيمة عالية، وقلة المخاطر في القرار، تواجه الشركة حاليا، وتنفيذ حل لدائرة خدمات الدعم الميداني لهذه المشكلة وحدها، فعلى سبيل المثال، قد تقوم شركة هندسية آلية صغيرة ببناء نموذج بسيط لتجارة التكاليف لعملية تصنيع واحدة، باستخدام نظام توجيهي متعدد الأبعاد يمكن تحسينه في وقت لاحق بنسبة ١٥ في المائة.

وبمجرد أن يثبت هذا المشروع وجود قيمة ملموسة، يمكن للبطالة الداخلية أن تستخدم النتائج لبناء حالة تجارية من أجل اعتمادها على نطاق أوسع، ويقلل الاستثمار المنخفض الأولي من المخاطر المالية، كما أن التجربة العملية تساعد أعضاء الفريق على تطوير الثقة والكفاءة، كما أن أحد المشاريع الرائدة يتيح للشركة اختبار دعم البائعين، والإدماج بسهولة، واحتياجات التدريب على المستعملين قبل الالتزام بالمنبر الكامل، وتبين الدراسات الإفرادية التي أجراها المعهد الأمريكي للمحفوظات أن الشركات تُحاول تطبيق نهج تجريبية بنسبة 30 في المائة.

التماس الدعم الخارجي والشراكات

شركات هندسية صغيرة لا تحتاج إلى حل كل شيء داخلها، فالمشاركة مع خبراء استشاريين في مجال التكنولوجيا متخصصين في إدارة الدعم الميداني في التطبيقات الهندسية يمكن أن توفر خبرة حاسمة دون توظيف متفرغ، وتقدم جامعات كثيرة لديها برامج إدارة هندسية خدمات استشارية ميسورة التكلفة من خلال مراكزها للاتصال بالأعمال التجارية، وعلى سبيل المثال، قامت جامعة تكساس في معهد أوستن الدولي للمحاسبين القانونيين بشراكة عشرات من الشركات الهندسية الصغيرة في بناء نظام إدارة الدعم الميداني بأسعار مدعومة.

وهناك استراتيجية فعالة أخرى تتمثل في إقامة شراكة مع مورد للبرامج الهندسية على أساس مرجعي، وكثيرا ما يقدم البائعون رسوماً مخفضة للترخيص أو فترات تجريبية مجانية مقابل الشهادات والتعليقات، ولا سيما إذا كانت الشركة تعمل في قطاع غير مخدم، كما أن منابر قائمة على الكلاود مثل Invensis’ DSS() تبين كيف يمكن للشركات الصغيرة أن تحصل على أُطر ترخيصية متطورة.

وينبغي للشركات الصغيرة أيضاً أن تنظر في الانضمام إلى تحالفات الشراء التعاونية حيث تتقاسم شركات متعددة تكاليف تنفيذ نظام إدارة الدعم الميداني والإدارة المشتركة، فعلى سبيل المثال، يمكن لمجموعة من خمس شركات هندسية هيكلية في نفس المنطقة الحضرية الكبرى أن تشترى معاً نظاماً معتمداً على السحب لتحليل الحمولة الريحية وأن تقسم تكاليف الخواديم، وقد أصبح هذا النموذج أكثر شعبية من خلال منظمات مثل تعاونية الشركات الصغيرة العاملة في مجال الهندسة.

الاستثمار في التدريب المستهدف وإدارة التغيير

يجب أن يتجاوز التدريب دروس البرامجيات، وينبغي أن يعالج مسألة "لماذا" وطريقة صنع القرار الذي تحركه البيانات في السياق الهندسي، بدلا من توقع أن يصبح كل مهندس عالم بيانات، ينبغي للشركة أن تحدد واحدا أو اثنين من مستعملي المشاريع الذين يتلقون تدريبا عميقا على الجوانب التقنية لدائرة خدمات الدعم الميداني، وأن يصبح هؤلاء المستعملون الخارقون من موارد الدعم الداخلي، مع الحد من الاعتماد على الخبراء الاستشاريين الخارجيين، وينبغي أن تشمل خطة التدريب المنظمة نتائج المشاريع التاريخية (1):

إدارة التغيير في شركة صغيرة أكثر صلة من هيكلها، وينبغي لمالك الشركة أو الشريك الإداري أن يتواصل مع كل عضو في الفريق من حيث تطابقها مع كل عضو من أعضاء الفريق، وبالنسبة للمهندسين الأقدمين الذين يركزون على التجربة، فإن الرسالة قد تتمثل في أن إدارة الدعم الميداني تعالج الحسابات المكررة، وتخليصهم من التركيز على التصميم العالي وعلاقات العملاء، وبالنسبة للمهندسين المبتدئين، توفر إدارة الدعم الميداني فرصة لتعلم أفضل الممارسات وبناء حافظة بيانات.

ومن المفيد أيضا إضفاء الطابع المؤسسي على نظام إدارة الدعم الميداني عن طريق إدماجه في عملية مراقبة الجودة في الشركة، وإذا اقتضت إجراءات التشغيل الموحدة تسجيل كل قرارات رئيسية في المشروع باستخدام نظام إدارة الدعم الميداني (مثل افتراضات تقدير التكاليف، ومعايير اختيار المواد، وسجل المخاطر)، يصبح الاستخدام عادة وليس اختياريا، وعلى مدى فترة ثلاثة أشهر، تصبح الأداة جزءا من الحمض النووي للشركة.

ترتيب الأولويات استناداً إلى نقاط الألم

فبدلاً من شراء مجموعة من المواد المستنفدة للأوزون، ينبغي للشركات الصغيرة أن تجري تقييماً لاحتياجات المقرر، وهذا يتضمن قائمة بالقرارات العشرة الأولى المتكررة التي تسبب تأخيرات أو أخطاء أو إعادة العمل، ثم ترسم خرائط لملامح خدمات الدعم الميداني لكل منها، وعلى سبيل المثال، إذا استغرق تسعير أوامر التغيير 12 ساعة باستمرار، ومعدل خطأ كبير، فإن نموذجاً من نظم الدعم الإداري التي تجهز الباعة الآلية وتسويات معدلات العمل يمكن أن تؤدي إلى وفورات فورية إذا ما لم يكن هناك أي تغيير في تقييم للمخاطر.

وينبغي أن يصنف البرمجيات هذه الاحتياجات حسب تكلفة الفشل والتواتر، ويمكن لنظام التكرير المرجّح أن يساعد على تحديد عنصر البرمجيات المستنفد الذي سيشتري أولاً، إذ يتيح الكثير من البائعين البرامجيات الشراء بالنموذج؛ وعلى سبيل المثال، يقدم [الدولار]] وحدات إدارة المشاريع التي تركز على دعم القرارات المتعلقة بالتكلفة والجدول الزمني، بينما القرارات المتعلقة بالألم

قياس النجاح والاحتفاظ بالنموذج

وبعد التنفيذ، من الأهمية بمكان وضع مؤشرات أداء رئيسية تتبع أثر نظام خدمات الدعم الميداني، وتشمل القياسات المشتركة ما يلي: الوقت الذي يُحتفظ به لكل قرار (مثل تخفيض استعراض العطاءات من 4 ساعات إلى 2)، والحد من الأخطاء (مثلاً، انخفاض عدد المؤسسات المرجعية القائمة على النتائج بسبب عدم اكتمال المواصفات)، وتحسين إمكانية تحقيق الربح (مثلاً، انخفاض عدد المشاريع التي تُنجز في إطار الميزانية نتيجة لتحسين تخصيص الموارد).

ومن عوامل النجاح التي كثيرا ما تغفل نوعية البيانات، ولا تكون هذه البيانات جيدة إلا بقدر ما تغذيها البيانات، ويجب على الشركات الصغيرة أن تضع قواعد بسيطة لإدارة البيانات: أن تتوافق مع بيانات التسمية بالنسبة لأنواع المواد ومدونات المشاريع وفئات التكاليف؛ ]

الاتجاهات المستقبلية: ما هي الشركات الهندسية الصغيرة التي ينبغي أن تراقب

وبالإضافة إلى ذلك، فإن المشهد المائي لمؤسسة الخدمات الإنمائية يتطور بسرعة، حيث توجد عدة اتجاهات تتجه إلى الحد من الحواجز التي تعترض الشركات الصغيرة، وقد أدى حساب السحاب إلى تضاؤل تكاليف البنية التحتية؛ أما الحدود التالية فتتمثل في ارتفاع منابر الخدمات الإدارية المنخفضة/غير المدونة التي تسمح للمهندسين ببناء نماذج قياسية تستخدم فيها الوصلات البينية للسحب والدوائر واستفسارات اللغوية الطبيعية.

وقد بدأت خدمات الدعم الميداني القائمة على أساس الاختناق تظهر في سلسلة الإمدادات والهندسة اللوجستية، مما يعرض مسارات مراجعة حسابات غير قابلة للتشغيل لاتخاذ القرارات - وهو مكافأة للامتثال التنظيمي في ميادين مثل تقييم السلامة الهيكلية أو الأثر البيئي، وفي حين أن هذه التكنولوجيات لا تزال ناشئة، فإنها يمكن أن تعطي في نهاية المطاف قدرات الشركات الصغيرة التي كانت في السابق ميسورة التكلفة فقط بالنسبة للمشاريع الكبيرة، وعلاوة على ذلك، فإن الاتجاه نحو التسعير القائم على النتائج (بدلا بالقرار الناجح بدلا من الترخيص الواحد) يكتسب قيمة مباشرة.

وأخيراً، ينبغي للشركات الهندسية الصغيرة أن تنظر في المشاركة في اتحادات الصناعة التي تحتفظ بنماذج مشتركة في مجال خدمات الدعم الميداني، وعلى سبيل المثال، يقدم المعهد الهندسي للهياكل الأساسية القائمة على الغيوم لأغراض حساب الحمولة التي تستكملها مئات الشركات الأعضاء، ومن خلال تجميع الموارد، تحصل الشركات الصغيرة على نظام باهظ التكلفة منفرداً، وسيحدد التعاون والتبني النموذجي العقد المقبل لمؤسسة الخدمات الإنمائية في الشركات الهندسية الصغيرة.

خاتمة

إن تنفيذ نظام لدعم القرارات في شركة هندسية صغيرة هو مشروع هائل ولكن قابل للتحقيق، والعقبات الرئيسية - الميزانيات المحدودة، وعدم الخبرة التقنية، والمقاومة الثقافية - هي عقبات هيكلية لا يمكن التغلب عليها، وببدء تجربة رائدة مركزة، وحشد الدعم الخارجي والشراكات مع البائعين، والاستثمار في التدريب العملي وإدارة التغيير، وترتيب أولويات المعالم التي تعالج أكثر قرارات الشركة إيلاما، يمكن للشركات الصغيرة أن تلغي المزايا التي تستمدها من عملية تقديم العروض والتي كانت طويلة.

وبالنسبة للزعماء الهندسيين الذين يفكرون في هذا المسار، تذكروا أن نظام خدمات الدعم ليس شراء غير متكرر بل هو قدرة متطورة، وقياس التقدم المحرز، والاحتفال بالفوز، ومواصلة صقل النظام مع نمو الشركة، بل إن أصغر شركة هندسية يمكن أن تسخر قوة دعم القرار للتنافس بفعالية في بيئة الهندسة المعقدة والسريعة السرعة.