وتشكل خطط المراقبة أدوات أساسية في عملية إدارة الشؤون الإنسانية، وتساعد على مواصلة التحسينات وضمان استقرار العمليات، وتوفر نهجا منظما لرصد متغيرات العمليات الرئيسية وتنفيذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على المكاسب، وخطط المراقبة الفعالة واضحة وشاملة ومصممة حسب احتياجات عملية محددة.

مبادئ خطط مراقبة التصميم

وينطوي تحديد خطة مراقبة فعالة على عدة مبادئ أساسية، أولا، ينبغي أن يحدد متغيرات العمليات الحرجة التي تؤثر مباشرة على الجودة، وثانيا، يجب أن يحدد أساليب القياس، والتواتر، والموظفين المسؤولين، ثالثا، ينبغي أن تتضمن الخطة استراتيجيات للاستجابة للانحرافات لمنع تكرار القضايا.

العناصر الرئيسية لخطة المراقبة

وتشمل خطة الرقابة النموذجية العناصر التالية:

  • Process Step:] Description of the specific process or activity.
  • Critical Variables:] Parameters that need monitoring.
  • Measurement System:] Methods and tools used for data collection.
  • Control Limits:] acceptable ranges for variables.
  • Response Plan:] Actions to take when deviations occur.

أمثلة عملية على خطط الرقابة

فعلى سبيل المثال، يمكن أن تحدد خطة الرقابة في موقع التصنيع أن قطر جزء مآل يقاس كل ساعة باستخدام جهاز خليط، وإذا خرجت القياسات عن حدود الرقابة، يمكن أن تشمل خطة الاستجابة وقف آلة التفتيش وتعديل الأداة، وتساعد هذه الخطط على منع المنتجات المعيبة من الوصول إلى العملاء.

وثمة مثال آخر يتعلق بعملية تقديم الخدمات، مثل عمليات مراكز الاتصال، وقد ترصد خطة المراقبة الوقت اليومي لتجهيز المكالمات، وإذا تجاوز متوسط وقت المناولة الهدف، فإن الخطة يمكن أن تؤدي إلى إجراء تدريب إضافي أو إجراء تعديلات على العمليات لتحسين الكفاءة.