تصميم عمليات قابلة للمراجعة في المعيار ISO 14001: ضمان الوضوح والاتساق

وتنفيذ عمليات قابلة للمراجعة أمر أساسي للحفاظ على الامتثال للمعيار 14001، وبناء نظام قوي للإدارة البيئية، والمنظمات التي تعطي الأولوية لإجراءات واضحة ومتسقة وقابلة للتحقق لا تفي بالمتطلبات التنظيمية فحسب، بل تعزز أيضا أدائها البيئي، وتخفض المخاطر التشغيلية، وتثبت المساءلة الحقيقية لأصحاب المصلحة، وفي بيئة الأعمال التجارية الحالية، حيث يتزايد تدقيق المسؤولية البيئية من جانب العملاء والمنظمين والمستثمرين، وقدرة إثبات الامتثال من خلال عمليات مراجعة حسابات جيدة التصميم.

ويستكشف هذا الدليل الشامل المبادئ والاستراتيجيات وأفضل الممارسات لتصميم العمليات القابلة للمراجعة في إطار المعيار إيزو 14001، وما إذا كنت تنفذ نظاماً للإدارة البيئية لأول مرة أو تنقيح الإجراءات القائمة، فهم كيفية إنشاء عمليات تصمد أمام المراجعة الداخلية والخارجية للحسابات، أمر أساسي للنجاح والتحسين المستمر على المدى الطويل.

فهم العمليات القابلة للمراجعة في سياق المعيار ISO 14001

والعمليات القابلة للمراجعة هي إجراءات منظمة يمكن استعراضها والتحقق منها والتحقق منها والتحقق منها بصورة منهجية من أجل الامتثال لمعايير المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس والأهداف البيئية التنظيمية، وتشكل هذه العمليات العمود الفقري لنظام فعال للإدارة البيئية، مما يوفر الدليل الذي يحتاج إليه مراجعو الحسابات لتقييم ما إذا كانت المنظمة تفي بالتزاماتها البيئية والتزاماتها التنظيمية.

ويجب أن تكون العمليات الأساسية القابلة للمراجعة شفافة وقابلة للقياس وإعادة إنتاجها، وتضمن الشفافية أن أي شخص يستعرض العملية يمكنه فهم الأنشطة التي يجري الاضطلاع بها، ولماذا يتم الاضطلاع بها، ومن هو المسؤول، وتتيح إمكانية القياس للمنظمات تتبع الأداء وفقا للمعايير المحددة وتحديد المجالات التي ينبغي تحسينها، وتضمن إمكانية التكاثر أن تحقق العمليات نتائج متسقة بغض النظر عن الجهة التي تؤديها أو عندما تنفذ.

ويؤكد معيار الإيزو 14001:2015 على نهج عملية للإدارة البيئية، ويشترط على المنظمات تحديد العمليات اللازمة لنظم الإدارة البيئية وتطبيقها في جميع أنحاء المنظمة، ويشمل ذلك وضع معايير للعمليات، وتنفيذ ضوابط العمليات، والحفاظ على معلومات موثقة لدعم عملية العمليات، وتبيان أن العمليات يجري تنفيذها على النحو المقرر.

دور العمليات القابلة للمراجعة في الإدارة البيئية

وتخدم العمليات القابلة للمراجعة وظائف بالغة الأهمية متعددة في إطار نظام الإدارة البيئية، أولا، توفر إطارا للتنفيذ المتسق للسياسات والإجراءات البيئية على جميع المستويات والمواقع التنظيمية، وهذا الاتساق مهم بصفة خاصة بالنسبة للمنظمات المتعددة المواقع التي يجب الحفاظ على الأداء البيئي بشكل موحد على الرغم من الاختلافات الجغرافية أو التشغيلية.

ثانيا، إن العمليات القابلة للمراجعة تخلق المساءلة عن طريق تحديد الأدوار والمسؤوليات والسلطات بوضوح لأنشطة الإدارة البيئية، وعندما تكون العمليات موثقة بشكل جيد ومستعرضة بانتظام، يصبح واضحا على الفور من هو المسؤول عن نتائج بيئية محددة، مما يسهل معالجة ثغرات الأداء ويعترف بالإنجازات.

ثالثاً، هذه العمليات تولد الدليل الموضوعي اللازم لإثبات الامتثال خلال عمليات المراجعة الداخلية للحسابات، ومراجعة الشهادات الخارجية، وعمليات التفتيش التنظيمية، بدون الوثائق المناسبة والإجراءات القابلة للتحقق، تكافح المنظمات لإثبات أنها تفي بالتزاماتها البيئية، حتى عندما تكون في حالة أداء جيد في الممارسة العملية.

خصائص العمليات الفعالة القابلة للمراجعة

وتتقاسم العمليات الفعالة لمراجعة الحسابات عدة خصائص رئيسية تميزها عن الإجراءات غير الرسمية أو غير المصممة تصميماً كافياً، ويساعد فهم هذه الخصائص المنظمات على تصميم عمليات لا تلبي متطلبات المعيار إيزو 14001 فحسب، بل يضيف أيضاً قيمة حقيقية إلى جهود الإدارة البيئية.

]Documentation and Accessibility:]]

]Clear Objectives and Scope:] Each process should have clearly defined objectives that align with the organization's environmental policy and strategic direction. The scope of the process - what it covers and what it does not -must be explicitly stated to avoid confusion and ensure comprehensive coverage of environmental management activities.

Defined Inputs and Outputs:] Auditable processes should clearly identify what inputs are required (resources, information, materials) and what outputs are expected (results, records, decisions). This clarity helps ensure processes are properly resourced and that their effectiveness can be evaluated based on whether they produce the intended outputs.

Measurable Criteria:] To be truly auditable, processes must include measurable criteria for evaluating performance. These criteria might include quantitative metrics (such as waste reduction percentages or energy consumption rates) or qualitative assessments (such as completion of required training or stakeholder satisfaction levels).

المؤسسة: المعيار ISO 14001

1-140-1: 2015 يحدد متطلبات محددة تؤثر مباشرة على الكيفية التي ينبغي بها للمنظمات أن تصمم عملياتها القابلة لمراجعة الحسابات، ويُعتبر فهم هذه المتطلبات أمراً أساسياً لوضع عمليات تصمد أمام عملية التدقيق في مراجعة الحسابات وتدعم الإدارة البيئية الفعالة.

سياق المنظمة وتخطيط العمليات

ويقتضي المعيار من المنظمات تحديد المسائل الخارجية والداخلية ذات الصلة بغرضها والتي تؤثر على قدرتها على تحقيق النتائج المتوخاة من نظام الإدارة البيئية، ويسترشد هذا التحليل السياق مباشرة بتصميم العمليات بتحديد العوامل التي يجب أن تعالجها العمليات، وعلى سبيل المثال، إذا عملت منظمة في منطقة مجهزة بالمياه، فإن عملياتها لإدارة المياه يجب أن تكون قوية ومراجعة بشكل خاص.

وبالمثل، يجب أن تبين العمليات القابلة للمراجعة كيف تعالج المنظمة توقعات أصحاب المصلحة هذه وتدير الجوانب والآثار البيئية المرتبطة بها.

القيادة والالتزام في تصميم العملية

ويولي المعيار إيزو 14001 اهتماما كبيرا لالتزام القيادة بإدارة نظم الإدارة البيئية، ويجب أن ينعكس هذا الالتزام في كيفية تصميم العمليات وتوفير الموارد لها وصيانتها، ومشاركة الإدارة العليا في وضع السياسات البيئية، وتحديد المسؤوليات، وكفالة توافر الموارد، تهيئ الأساس لعمليات فعالة قابلة للمراجعة.

ويتجلى الالتزام بالقيادة من خلال عمليات تتوفر فيها الموارد الكافية، وهياكل واضحة للسلطة، والتكامل مع عمليات الأعمال التجارية بدلا من التعامل معها على أنها أنشطة امتثال منفصلة، ويبحث مراجعو الحسابات عن أدلة على أن العمليات البيئية تحظى بنفس مستوى الاهتمام والجمود الذي تحظى به العمليات التجارية الهامة الأخرى.

إجراءات التفكير والتجهيز على أساس المخاطر

ومن أهم التغييرات التي طرأت على المعيار إيزو ١٠٠٤١: ٢٠١٥ الشرط الصريح للتفكير القائم على المخاطر في جميع أجزاء نظام الإدارة البيئية، وهذا يعني أن العمليات القابلة للمراجعة يجب أن تتضمن النظر في المخاطر والفرص المتصلة بالجوانب البيئية، والالتزامات بالامتثال، والمسائل الأخرى التي يمكن أن تؤثر على القدرة على تحقيق النتائج المنشودة.

وينبغي أن يشمل تصميم العمليات ضوابط تناسب الأثر البيئي المحتمل والمخاطر المتعلقة بالامتثال، وتتطلب الأنشطة العالية المخاطر ضوابط أكثر صرامة، ووثائق أكثر تفصيلا، ورصد أكثر تواترا من الأنشطة الأقل مخاطرة، وهذا النهج القائم على المخاطر يضمن تركيز الموارد حيثما يمكن أن يكون لها أكبر أثر على الأداء البيئي.

العناصر الرئيسية لتصميم عمليات فعالة لمراجعة الحسابات

وتتطلب عمليات التصميم التي تكون فعالة في إدارة الأداء البيئي والمراجعة على السواء اهتماما دقيقا لعدة عناصر رئيسية، وتعمل هذه العناصر معا على إيجاد إطار شامل يدعم التنفيذ والتحقق المستمرين.

استراتيجيات التوثيق الشاملة

والوثائق هي حجر الزاوية في العمليات القابلة للمراجعة، ولكن الوثائق الفعالة تتعلق بالجودة والملاءمة بدلا من الكمية، ويستخدم معيار المعيار ISO 14001 مصطلح " المعلومات الموثقة " ليشمل كلا الوثيقتين (التوجيهات، تعليمات العمل، السياسات) والسجلات (دليل الأنشطة المنفذة).

وينبغي للمنظمات، عند إعداد وثائق العمليات القابلة للمراجعة، أن تنظر في أشكال متعددة ومستويات من التفصيل تناسب مختلف الجماهير والمقاصد، وتوفر خرائط العمليات الرفيعة المستوى لمحة عامة عن كيفية تفاعل العمليات وتدفقها من خلال المنظمة، وتوفر إجراءات التشغيل الموحدة تعليمات تدريجية لأداء أنشطة محددة، وتوفر تعليمات العمل توجيهات مفصلة للمهام التقنية أو المعقدة، وتضمن النماذج جمع البيانات وحفظ السجلات بصورة متسقة.

والمفتاح هو توفير ما يكفي من الوثائق لضمان التنفيذ المتسق والبرهنة على المطابقة، دون إيجاد وثائق ضخمة تجعل من الصعب الحفاظ عليها أو تغاضي الناس عن الإجراءات الرسمية لصالح الأعمال غير الرسمية، وينبغي أن تُكتب الوثائق بلغة واضحة ومباشرة تلائم المستعملين، مع تجنب الهرجون غير الضرورية مع الحفاظ على الدقة التقنية.

تحديد الأهداف ومؤشرات الأداء

كل عملية قابلة لمراجعة الحسابات يجب أن تكون لها أهداف محددة بوضوح تدعم السياسة البيئية للمنظمة وأهدافها البيئية الاستراتيجية هذه الأهداف توفر "لماذا" وراء العملية وتضع معايير لتقييم مدى فعالية العملية

وتترجم مؤشرات الأداء الأهداف إلى مصطلحات قابلة للقياس، وبالنسبة لعملية إدارة النفايات، قد تشمل الأهداف تخفيض توليد النفايات، وزيادة معدلات إعادة التدوير، وضمان التخلص المتوافق مع ذلك، ومن ثم تحدد مؤشرات الأداء كيفية قياس هذه الأهداف - على سبيل المثال، كيلوغرامات النفايات لكل وحدة من وحدات الإنتاج، ونسبة النفايات المحولة من مدافن النفايات، وعدد حالات عدم التوافق في إجراءات مناولة النفايات.

ومؤشرات الأداء الفعالة محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة ومحددة زمنياً، وينبغي رصدها والإبلاغ عنها بانتظام من أجل إبراز الأداء في العمليات، واتخاذ إجراءات تصحيحية عندما يكون الأداء قاصراً عن الأهداف.

Establishing Roles, Responsibilities, and Authorities

ويجب أن تحدد العمليات القابلة للمراجعة بوضوح الجهة المسؤولة عن الأنشطة، ويشمل ذلك تحديد أصحاب العمليات الذين يتمتعون بمساءلة عامة عن أداء العمليات، فضلا عن تحديد أدوار من يقومون بتنفيذ خطوات العمليات، ورصد الأداء، واتخاذ القرارات استنادا إلى نواتج العمليات.

وينبغي أن تشمل تعاريف الدور ليس فقط ما هو مسؤول عن فعله، بل أيضا السلطة التي يتعين عليهم اتخاذ القرارات، وتخصيص الموارد، أو اتخاذ إجراءات تصحيحية، وقد تحدد عملية إدارة التخزين الكيميائي، على سبيل المثال، أن مدير الصحة والسلامة البيئية مسؤول عن إجراء عمليات تفتيش شهرية، وأن يكون لمشرفي المرفق سلطة تقييد الوصول إلى مناطق التخزين عند تحديد المخاطر، وأن يوافق مدير العمليات على أي تغييرات في إجراءات التخزين.

وتمنع تعاريف الدور الواضح الثغرات التي تقع فيها الأنشطة الهامة من خلال الشقوق لأن الجميع يتحمل مسؤولية شخص آخر، كما أنها تحول دون نشوب نزاعات يحاول فيها أشخاص متعددون ممارسة السلطة على نفس القرارات، وخلال عمليات مراجعة الحسابات، سيتحقق مراجعو الحسابات من أن الناس يفهمون أدوارهم وأن لديهم الكفاءة والسلطة اللازمة للوفاء بها بفعالية.

ضوابط العمليات ومعايير التشغيل

أما ضوابط العمليات فهي الآليات التي تكفل تنفيذ العمليات في ظروف محددة وتحقيق نتائج متسقة، ويقتضي المعيار إيزو ١٠٠٤١ من المنظمات وضع ضوابط تنفيذية للأنشطة المرتبطة بجوانب بيئية هامة وضمان تنفيذ هذه الأنشطة في ظروف محددة.

وتحدد المعايير التشغيلية الظروف التي ينبغي أن تعمل فيها العمليات، فعلى سبيل المثال، قد تكون لعملية معالجة مياه الصرف الصحي معايير تشغيلية تحدد نطاقات الهيدروجين، والحدود القصوى للحرارة، وفترات الاحتفاظ، ومعايير جودة تصريف النفايات، وتشمل ضوابط العمليات معدات الرصد، وعمليات الإغلاق الآلية، ومتطلبات تدريب المشغلين، وإجراءات الاستجابة لظروف غير محددة.

وتتناسب الضوابط الفعالة للعمليات مع المخاطر التي تنطوي عليها الإدارة وأهمية الجانب البيئي، وينبغي تصميمها لمنع حدوث مشاكل (ضوابط وقائية) وكشف وتصحيح المشاكل عندما تحدث (ضوابط انتقائية وتصحيحية) ويخلق الجمع بين مختلف أنواع الضوابط درجة من الدفاع المتعمق مما يقلل من احتمال وقوع حوادث بيئية.

إدماج الرصد والتقدير

يجب أن تتضمن العمليات القابلة للمراجعة أحكاماً للرصد والقياس للتحقق من أنها تعمل على النحو المعتزم وتحقيق أهدافها، هذا الرصد والقياس يجب أن يخططا لضمان توفير بيانات موثوقة يمكن استخدامها لصنع القرار ولإثبات المطابقة.

وينبغي توثيق أنشطة الرصد والقياس بشكل كاف بحيث يمكن تكرارها باستمرار، ويشمل ذلك تحديد ما ينبغي رصده، وما هي الأساليب التي ستستخدم عند حدوث الرصد، ومن سينفذها، وكيفية تسجيل النتائج وتحليلها، مثلا، يمكن أن تحدد عملية رصد الانبعاثات الجوية الملوثات التي ستقاس، وأخذ العينات، والأساليب التحليلية التي ستستخدم، وتواتر عملية الإبلاغ، والمؤهلات المطلوبة للموظفين الذين يقومون بالرصد.

ويعدّ معايرة وصيانة معدات الرصد جانبا بالغ الأهمية لضمان موثوقية القياس، وينبغي أن تشمل العمليات القابلة للمراجعة إجراءات لضمان أن تكون معدات الرصد والقياس مناسبة لغرضها، وأن تُحفظ وتُعيَّن وفقا للمعايير المناسبة أو لمواصفات الصانع.

ضمان الوضوح في تصميم العملية والوثائق

ويعد الوضوح في تصميم العمليات والوثائق أمرا أساسيا لضمان تنفيذ العمليات بشكل متسق ويمكن مراجعتها بفعالية، ويؤدي عدم الوضوح إلى الخلط وعدم الاتساق في التنفيذ وصعوبة إثبات التوافق أثناء عمليات مراجعة الحسابات.

استخدام لغة الفين والاتصالات البصرية

وينبغي أن تُكتب وثائق العملية بلغة واضحة ومباشرة تلائم المستخدمين المستهدفين، وهذا يعني تجنب الهرجون التقنية غير الضرورية، وتحديد المصطلحات التي قد تكون غير مألوفة، واستخدام الصوت النشط واللغة الملموسة بدلا من التعبير السلبي والمفاهيم المجردة.

ويمكن أن تعزز أدوات الاتصال البصرية وضوحا كبيرا، وتوفر رسوم السير العملية تمثيلا بيانيا للخطوات العملية ونقاط القرار التي يسهل فهمها في كثير من الأحيان من الوصفات النصية الطويلة، ويمكن للصور أو الرسوم البيانية أن توضح التقنيات أو المعدات المناسبة، ويمكن للوحيد أن يسلط الضوء على الخطوات الحاسمة أو التمييز بين مختلف أنواع الأنشطة.

وعند وضع وثائق العمليات البصرية، النظر في البيئة التي ستستخدم فيها، وقد تكون الأدلة المحتوية على إشارات سريعة ذات مرجعية مغلفة في محطات العمل أكثر فعالية من أدلة الإجراءات الطويلة المخزنة في خزانات الملفات، ويمكن أن تؤدي الأشكال الرقمية ذات المحتوى القابل للتفتيش والوصلات الفائقة بين الوثائق ذات الصلة إلى تحسين إمكانية الوصول إليها وإمكانية استخدامها.

:: إعداد وثائق لتصريف الملاحة السهلة

وتيسر الوثائق ذات الهيكل الجيد للمستعملين الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها، كما أن التحقق من أن العمليات شاملة ومنفذة على النحو السليم، كما أن وجود هيكل متسق في جميع وثائق العمليات يساعد المستعملين على معرفة المكان الذي ينبغي فيه البحث عن أنواع محددة من المعلومات.

وقد يشمل الهيكل النموذجي لتوثيق العمليات ما يلي: الغرض والنطاق، والإشارات إلى الوثائق ذات الصلة والأنظمة المنطبقة، وتعريف المصطلحات الرئيسية والأدوار والمسؤوليات، والخطوات أو الإجراءات العملية، ومتطلبات الرصد والقياس، والسجلات التي يتعين الاحتفاظ بها، وتاريخ التنقيح، واستخدام هذا الهيكل المتسق في جميع الإجراءات يجعل نظام الوثائق أكثر سهولة ومهنية.

وينبغي أن تكفل إجراءات مراقبة الوثائق تحديد الوثائق على النحو المناسب مع تحديد الألقاب، وأرقام الوثائق، ومواعيد التنقيح، وتوقيعات الموافقة، ويساعد وجود قائمة رئيسية أو سجل للوثائق على إبراز جميع الوثائق الخاضعة للرقابة ويكفل إزالة النسخ العتيقة من الاستخدام.

تحديد حدود العملية وقابليتها للتشغيل

ويتطلب الوضوح تحديدا واضحا للمكان الذي تبدأ فيه كل عملية وتنتهي به، وكيفية تفاعلها مع العمليات الأخرى، وتمنع حدود العملية الثغرات والتداخلات التي يمكن أن تؤدي إلى الخلط بين المسؤوليات والأنشطة المفقودة.

فعلى سبيل المثال، يمكن أن تبدأ عملية إدارة النفايات الخطرة عندما يتم توليد النفايات ووضع حد لها عندما يلتقطها متعهد مرخص للتخلص منها، وستتفاعل العملية مع عمليات الشراء (للحصول على حاويات النفايات المناسبة)، وعمليات التدريب (لضمان الموظفين يعرفون كيفية التعامل مع النفايات على نحو سليم)، وعمليات حفظ السجلات (لحفظ البيانات وشهادات التخلص).

ويساعد توثيق هذه الوصلات على ضمان أن تكون عمليات التسليم بين العمليات سلسة وأن لا يحدث شيء من خلال الشقوق، كما يساعد مراجعي الحسابات على فهم كيف يعمل نظام الإدارة البيئية كنظام متكامل بدلا من مجموعة من الإجراءات المعزولة.

وضع معايير مقرر واضحة

وتشمل العديد من العمليات نقاط اتخاذ القرار التي يجب على الموظفين أن يقيّموا فيها الظروف ويختاروا مسارا مناسبا للعمل، ولكي تكون العمليات قابلة للمراجعة، يجب تحديد معايير اتخاذ هذه القرارات بوضوح بدلا من تركها للحكم الفردي.

فعلى سبيل المثال، قد تشمل عملية الاستجابة للحوادث البيئية معايير اتخاذ القرارات لتحديد شدة الحوادث (استنادا إلى عوامل مثل الحجم المفرج عنه، والموقع، واحتمال وقوع ضرر بيئي، والحدود الدنيا للإبلاغ التنظيمي)، التي تحدد بعد ذلك إجراءات الاستجابة المطلوبة ومستوى الإخطار الإداري اللازم.

وتؤمن معايير واضحة لاتخاذ القرارات استجابة متسقة لحالات مماثلة وتوفر أساسا لتقييم ما إذا كانت القرارات مناسبة، كما تساعد على تدريب الموظفين الجدد عن طريق توضيح المعرفة بأن الموظفين ذوي الخبرة قد يطبقون بشكل غير ملائم.

الحفاظ على الاتساق في العمليات عبر الحدود وفي أماكن العمل

ويعد الاتساق أمرا بالغ الأهمية بالنسبة للمنظمات التي لها مواقع متعددة أو تحولات أو إدارات، ويؤدي عدم الاتساق في تنفيذ العمليات إلى تفاوت الأداء البيئي، ويجعل من الصعب تجميع البيانات لأغراض استعراض الإدارة، ويخلق تحديات أثناء عمليات مراجعة الحسابات عندما يجد مراجعو الحسابات ممارسات مختلفة في مواقع مختلفة.

توحيد الإجراءات والتسلسل

ويستلزم توحيد المعايير وضع إجراءات ونماذج وأدوات مشتركة تستخدم بشكل متسق في جميع أنحاء المنظمة، وهذا لا يعني أن كل موقع يجب أن يفعل كل شيء بنفس الطريقة التي قد تكون بها التغييرات المحلية ضرورية لمعالجة الظروف الخاصة بالموقع أو المتطلبات التنظيمية - ولكن ينبغي أن يكون النهج الأساسي وهيكل الوثائق متسقا.

وتحرص النماذج الموحدة للإجراءات، والاستمارات، والسجلات على أن يتم تسجيل نفس أنواع المعلومات بنفس الطريقة بصرف النظر عن الموقع، مما يسهل مقارنة الأداء في جميع المواقع، وتقاسم أفضل الممارسات، وتوفير التدريب المتسق، كما يجعل عمليات مراجعة الحسابات أكثر كفاءة لأن مراجعي الحسابات يمكن أن يصبحوا على علم بسرعة بنموذج الوثائق وأن يعرفوا أين يجدوا معلومات محددة.

وعند وضع إجراءات موحدة، إشراك ممثلين من مختلف المواقع أو الإدارات لضمان أن تكون الإجراءات عملية وأن تشكل تغييرات مشروعة في العمليات، ومن المرجح أن يكون الإجراء الذي وضعه موظفو الشركات دون مدخل من أولئك الذين سينفذونه غير عملي أو أن يتجاهل لصالح العمل غير الرسمي.

تنفيذ برامج التدريب الآلي

وحتى أفضل العمليات التي يتم تصميمها ستنفذ بشكل غير متسق إذا لم يفهمها الموظفون أو يفتقرون إلى الكفاءة في تنفيذها بفعالية، ويقضي المعيار إيزو 14001 بأن تحدد المنظمات الكفاءة اللازمة للأشخاص الذين يقومون بأعمال تؤثر على الأداء البيئي، وأن تكفل كفاءة هؤلاء الأشخاص، وأن تحتفظ بمعلومات موثقة كدليل على الكفاءة.

برامج التدريب للعمليات القابلة للمراجعة يجب أن تغطي ليس فقط ما يجب القيام به ولكن أيضاً لماذا هو مهم وما يمكن أن يحدث خطأ إذا لم تتبع الإجراءات، فهم الأهمية البيئية لعملهم يساعد على تحفيز الموظفين على اتباع الإجراءات بشكل متسق حتى عندما يبدو اختصارها مغرياً.

وينبغي توفير التدريب عندما يكلف الموظفون أولاً بأدوار تؤثر على الأداء البيئي، عندما تتغير العمليات، ودورياً كتدريب لتجديد المعلومات، وينبغي تقييم فعالية التدريب - ليس فقط ما إذا كان الناس يحضرون التدريب، ولكن ما إذا كان بإمكانهم فعلاً القيام بالأنشطة المطلوبة بكفاءة، وقد ينطوي ذلك على مظاهرات عملية أو اختبارات خطية أو مراقبة أداء العمل.

وينبغي أن توثق سجلات التدريب من تم تدريبه، بشأن المواضيع التي يتم فيها، ومتى، ومن قبل من، وأن تقدم هذه السجلات أدلة أثناء عمليات مراجعة الحسابات على أن الموظفين يتمتعون بالكفاءة اللازمة وأن يساعدوا على تحديد متى يلزم تدريبهم على التجديد.

إجراء استعراضات واستكمالات منتظمة للعمليات

لا يعني الاتساق الجامدة، يجب أن تُستعرض العمليات بانتظام لضمان أن تبقى فعالة ومناسبة ومتوائمة مع العمليات والمتطلبات الحالية، فالتغييرات في الأنظمة أو التكنولوجيا أو الهيكل التنظيمي أو الجوانب البيئية قد تستلزم تحديث العمليات.

وينبغي أن تقيّم استعراضات العمليات المنتظمة ما إذا كانت العمليات تحقق أهدافها، وما إذا كانت تتبع بشكل متسق، وما إذا كانت لا تزال مناسبة للظروف الراهنة، وما إذا كانت هناك فرص للتحسين، ويمكن إجراء هذه الاستعراضات كجزء من استعراض الإدارة، كجزء من عمليات المراجعة الداخلية للحسابات، أو كإجراءات قائمة بذاتها.

وعند تحديث العمليات، ينبغي أن تكفل إجراءات إدارة التغيير تقييم التغييرات وإقرارها وإبلاغها وتنفيذها على النحو السليم، وينبغي تدريب الموظفين المتضررين من التغييرات على الإجراءات الجديدة قبل تنفيذها، وينبغي حذف النسخ القديمة من الوثائق من الاستخدام لمنع الخلط في النسخ الحالية.

Leveraging Technology for Conistency

ويمكن أن تكون التكنولوجيا أداة قوية للحفاظ على الاتساق في تنفيذ العمليات، ويمكن لنظم برامجيات الإدارة البيئية أن توحد جمع البيانات، وسير العمل الآلي، وأن تقدم رسائل تذكيرية للأنشطة المقررة، وأن تُصدر تقارير متسقة.() وتتأكد نظم إدارة الوثائق الرقمية من أن الموظفين يحصلون دائما على النسخ الحالية للإجراءات، ويمكنهم تتبع من استعرض الوثائق أو أقر بها.

غير أنه ينبغي للتكنولوجيا أن تدعم العمليات بدلا من أن تمليها، وينبغي أن يستند تصميم العملية إلى ما هو مطلوب للإدارة البيئية الفعالة، ثم ينبغي اختيار التكنولوجيا وتشكيلها لدعم ذلك التصميم، وكثيرا ما يؤدي محاولة إجبار العمليات على تكييف مع قيود نظام برامجيات معينة إلى عمليات مربكة أو لا تلبي احتياجات الإدارة البيئية على نحو ملائم.

:: القدرة على مراجعة الحسابات في تصميم العمليات

While all the elements discussed so far contribute to auditability, there are specific strategies for designing processes with auditability explicitly in mind. These strategies make it easier to demonstrate conformity and to identify and address non-conformances.

إنشاء قنوات فعالة للأدلة

وثمة أثر للأدلة هو سلسلة السجلات التي تثبت عملية ما تم الاضطلاع بها على النحو المقرر، حيث تم إنجاز مسارات الأدلة الفعالة (تغطي جميع الخطوات الحاسمة)، ودقيقة (تبين ما حدث فعلا)، ويمكن الوصول إليها (تتم تنظيمها بحيث يتمكن مراجعو الحسابات من العثور بسهولة على السجلات ذات الصلة).

وعند تصميم العمليات، النظر في السجلات التي سيلزم توافرها لإثبات المطابقة، وتحديد المعلومات الموثقة التي ينبغي الاحتفاظ بها بالنسبة لكل خطوة أو نقطة قرار حاسمة، وقد يشمل ذلك قوائم مرجعية كاملة، وتقارير تفتيش، وبيانات رصد، وسجلات تدريبية، وتوقيعات الموافقة، أو صور فوتوغرافية.

وينبغي تصميم السجلات لا على نحو ما تم عمله فحسب، بل أيضاً عندما يضمن حقول التاريخ والتوقيع المساءلة، كما أن مجالات التسجيل أو القياسات توفر أدلة على الظروف الفعلية، ويتيح حيزاً للملاحظات توثيقاً للظروف غير العادية أو الإجراءات التصحيحية المتخذة.

تنفيذ خطوات التحقق والتقدير

وتوفر خطوات التحقق والتحقق التي تم إدخالها في العمليات ضمانا إضافيا بأن الأنشطة تنفذ بشكل صحيح وأن تحقق النتائج المرجوة، ويؤكد التحقق أن الأنشطة قد نفذت وفقا لمتطلبات محددة، ويؤكد التقييم أن الأنشطة فعالة فعلا في تحقيق النتائج المرجوة.

فعلى سبيل المثال، قد تشمل عملية معدات الرصد المعايرة خطوات التحقق التي يستعرض فيها المشرف سجلات المعايرة للتأكد من أن المعايرة قد أجريت في مواعيدها باستخدام المعايير المناسبة، وقد ينطوي التقييم على إجراء مقارنة دورية للنتائج المستمدة من المعدات المعايرة مقارنة بالنتائج المستمدة من طريقة مرجعية للتأكد من أن المعدات تقدم قياسات دقيقة.

وتنشئ خطوات التحقق والتحقق هذه نقاط تفتيش يمكن فيها اكتشاف المشاكل وتصحيحها قبل أن تسفر عن آثار بيئية هامة أو عن مسائل امتثال، كما أنها توفر أدلة إضافية لمراجعي الحسابات على أن العمليات يجري تنفيذها بفعالية.

تصميمات للقابلية للتعقب

والقابلية للتعقب هي القدرة على تتبع تاريخ أو تطبيق أو موقع أي بند أو نشاط من خلال تحديد هوية مسجل، وفي العمليات القابلة للمراجعة، تتيح إمكانية التتبع لمراجعي الحسابات اتباع سلسلة من الأدلة من المدخلات من خلال خطوات العمليات إلى النواتج والنتائج.

فعلى سبيل المثال، يمكن أن تسمح عملية التعقب، في عملية إدارة المخزون الكيميائي، لمراجع الحسابات باختيار حاوية كيميائية في التخزين وتتبعها من خلال استلام السجلات إلى طلب الشراء، والمضي قدما من خلال سجلات الاستخدام إلى التخلص أو الاستهلاك، وهذا الأثر يدل على أن المنظمة تسيطر على مخزوناتها الكيميائية ويمكن أن تُستأثر بالمواد التي يمكن أن تشكل مخاطر بيئية.

ويستلزم تصميم التعقب استخدام نظم تحديد الهوية المتسقة (مثل أرقام الدفعات أو الأرقام التسلسلية أو أجهزة تحديد الهوية الفريدة)، والحفاظ على صلات واضحة بين السجلات ذات الصلة، وضمان الاحتفاظ بالسجلات لفترات مناسبة، ويمكن للنظم الرقمية أن تعزز إلى حد كبير إمكانية التعقب عن طريق السماح بعمليات التفتيش عبر أنواع السجلات المتعددة وعن طريق الربط الآلي بين السجلات ذات الصلة.

إدراج أحكام التقييم الذاتي ومراجعة الحسابات الداخلية

وينبغي أن تشمل العمليات أحكاما للتقييم الذاتي ومراجعة الحسابات الداخلية لتحديد عدم المطابقات وفرص التحسين قبل إجراء عمليات المراجعة الخارجية للحسابات، والتقييمات الذاتية هي عمليات تحقق غير رسمية يقوم بها مالكو العمليات أو مستخدموها للتحقق من أن العمليات تعمل على النحو المتوخى، وتجري مراجعات داخلية للحسابات امتحانات أكثر اتساما بالطابع الرسمي والمنهجية يقوم بها مراجعو الحسابات المدربون الذين مستقلون عن المجال الذي يجري مراجعة حساباتهم.

ويقتضي المعيار إيزو ١٠٠٤١ من المنظمات إجراء عمليات مراجعة داخلية للحسابات على فترات مخططة لتقديم معلومات عما إذا كان نظام الإدارة البيئية يتفق مع متطلبات المنظمة الخاصة ومتطلبات المعيار ١٠٠٤١ للمنظمة الدولية للتوحيد القياسي، وما إذا كان يجري تنفيذه وصيانته بصورة فعالة، وهذه المراجعة الداخلية للحسابات أداة حاسمة للحفاظ على قابلية مراجعة الحسابات لأنها تحدد المسائل التي يمكن تصحيحها قبل عمليات المراجعة الخارجية للحسابات أو التفتيش التنظيمي.

وينبغي تخطيط برامج المراجعة الداخلية للحسابات على أساس الأهمية البيئية للعمليات ونتائج عمليات مراجعة الحسابات السابقة، وينبغي مراجعة العمليات أو العمليات ذات المخاطر العالية التي تنطوي على تاريخ من عدم المطابقات بصورة أكثر تواترا، وينبغي تحديد معايير مراجعة الحسابات ونطاقها وتواترها وأساليبها، وينبغي أن يكون مراجعو الحسابات مؤهلين وموضوعيين.

الروايات المشتركة في تصميم العملية وكيفية تجنبها

ويساعد فهم الأخطاء المشتركة في تصميم العمليات المنظمات على تجنب المشاكل التي يمكن أن تقوض قابلية مراجعة الحسابات والأداء البيئي، ويعود العديد من هذه الثغرات إلى معاملة وثائق العمليات باعتبارها عملية امتثال بدلا من كونها أداة للإدارة الفعالة.

الإفراط في الوثائق والتعقيد

إحدى أكثر الأخطاء شيوعاً هي خلق عمليات معقدة للغاية مع الوثائق المفرطة، وعندما تكون الإجراءات أكثر تفصيلاً أو أكثر من اللازم، يجد الناس صعوبة في تطوير أساليب عمل غير رسمية، وتكون العمليات الموثقة "خطورة" موجودة لإظهار مراجعي الحسابات ولكنها لا تعكس الممارسة الفعلية.

لتجنّب هذه المجازفة، ركز على توثيق ما هو ضروري حقاً للتنفيذ والتدليل على المطابقة، استخدم مبدأ "إثبات ما تفعله، وفعل ما توثقه" إذا لم تكن خطوة عملية ضرورية للإدارة البيئية، فلا تدرجها فقط لجعل الإجراء شاملاً، وعلى العكس من ذلك، إذا كان هناك شيء مهم بما فيه الكفاية، يجب توثيقها لكي يتم ذلك بشكل متسق.

عدم التكامل مع عمليات الأعمال التجارية

وكثيرا ما ينظر إلى العمليات البيئية التي تعامل على أنها منفصلة عن العمليات التجارية العادية على أنها إضافة مرهقة بدلا من أجزاء متكاملة من كيفية إنجاز العمل، مما يؤدي إلى ضعف التنفيذ والمقاومة من جانب الموظفين التنفيذيين.

وتدمج العمليات الفعالة لمراجعة الحسابات في عمليات الأعمال بدلا من أن تكون مطبقة على رأسها، فعلى سبيل المثال، بدلا من أن تكون هناك عملية استعراض بيئي منفصلة تحدث بعد اكتمال تخطيط المشاريع، ينبغي أن تُبنى الاعتبارات البيئية في عملية تخطيط المشاريع ذاتها، وهذا التكامل يضمن إدارة البيئة بصورة طبيعية كجزء من العمل العادي بدلا من أن يتطلب جهدا إضافيا منفصلا.

الملكية والمساءلة غير المألوفتين

وكثيرا ما تعاني العمليات التي لا يوجد فيها ملاك واضح من الإهمال، ولا يتحمل أحد المسؤولية عن ضمان أن تعمل العملية بفعالية، أو لتحديثها عند الحاجة، أو لمعالجة المشاكل التي تنشأ، ويتضح أثناء عمليات مراجعة الحسابات أن عدم الملكية لا يمكن لأحد أن يجيب عن الأسئلة المتعلقة بأداء العمليات أو عندما تكون السجلات غير كاملة أو مفقودة.

وينبغي أن يكون لكل عملية مالك معين يكون مسؤولا عن أداء العمليات ويتمتع بسلطة إجراء التغييرات أو التوصية بها، وينبغي لمالكي العمليات أن يستعرضوا بانتظام أداء العمليات، وأن يكفلوا تدريب الموظفين، وأن يدفعوا إلى التحسين المستمر، وينبغي أن تكون هذه الملكية موثقة رسميا وأن يبلغوا بها حتى يعرف الجميع من يتصل بالمسائل أو الشواغل المتعلقة بالعملية.

عدم المحافظة على العمليات واستكمالها

فالعمليات التي لم يتم استعراضها وتحديثها بانتظام أصبحت عتيقة مع تغير العمليات أو الأنظمة أو الهياكل التنظيمية، وتخلق العمليات المتفرقة الارتباك وتجعل من الصعب إثبات المطابقة لأن الممارسة الفعلية تتباين من الإجراءات الموثقة.

(ج) وضع جدول زمني منتظم لعمليات الاستعراض، حتى وإن لم يتم تحديد أي مشاكل، فالاستعراضات السنوية مشتركة، ولكن العمليات العالية المخاطر أو السريعة التغير قد تحتاج إلى استعراض أكثر تواتراً، كما أن إنشاء عمليات استعراض غير مقررة، مثل الحالات التي يتم فيها تحديد حالات عدم التوافق، عندما تتغير الأنظمة، عندما يجري إدخال معدات أو تكنولوجيا جديدة، أو عندما تؤثر التغييرات التنظيمية على تنفيذ العمليات.

نظم حفظ السجلات غير الكافية

وحتى العمليات التي تم تصميمها جيدا لا تخضع لاختبار القابلية لمراجعة الحسابات إذا كانت السجلات غير كاملة أو غير منظمة أو غير متاحة، وتشمل مشاكل حفظ السجلات المشتركة السجلات التي تضيع أو تُساء تصفيتها، والسجلات غير المكتملة أو غير المستقرة، والسجلات التي تُحتفظ بها لفترات غير كافية، والسجلات التي تُخزن بطرق تجعل من الصعب العثور على معلومات محددة عند الحاجة إليها.

وينبغي أن تحدد نظم حفظ السجلات الفعالة السجلات المطلوبة لكل عملية، وما هي المعلومات التي يجب استخلاصها، وما هي المدة التي يجب الاحتفاظ بها، حيث تخزن السجلات، ومن المسؤول عن الاحتفاظ بها، ويمكن أن تؤدي نظم حفظ السجلات الرقمية إلى تحسين إمكانية الوصول إلى المعلومات وتنظيمها إلى حد كبير، ولكنها تتطلب تدابير احتياطية وأمنية مناسبة لمنع فقدان البيانات.

الخطوات العملية لتنفيذ العمليات القابلة للمراجعة

ويتطلب تنفيذ العمليات القابلة للمراجعة اتباع نهج منهجي ينتقل من التخطيط عن طريق التنفيذ إلى الصيانة والتحسين المستمرين، وتوفر الخطوات التالية خارطة طريق عملية للمنظمات التي تضع عملياتها القابلة للمراجعة أو تنقحها.

الخطوة 1: تحديد ورسم خرائط عملياتك

(أ) أن تبدأ بتحديد جميع العمليات اللازمة لنظام الإدارة البيئية الخاص بك، وينبغي أن يستند ذلك إلى جوانبكم البيئية وآثاركم، والتزاماتكم المتعلقة بالامتثال، والمخاطر والفرص، والأهداف البيئية، وتشمل عمليات الإدارة البيئية المشتركة التخطيط البيئي، وعمليات المراقبة التنفيذية من أجل جوانب هامة، والتأهب والاستجابة لحالات الطوارئ، والرصد والقياس، ومراجعة الحسابات الداخلية، واستعراض الإدارة، والإجراءات التصحيحية.

(ج) وضع خريطة عملية رفيعة المستوى تبين كيفية ارتباط هذه العمليات ببعضها البعض وبعملياتكم العامة، وتساعد هذه الخريطة على ضمان التغطية الشاملة دون ثغرات أو تداخلات لا داعي لها، كما تساعد على تحديد كيفية عمل نظام الإدارة البيئية كنظام متكامل.

الخطوة 2: أهداف العملية المحددة ومتطلباتها

لكل عملية، تحديد واضح لما هو مقصود به وما هي المتطلبات التي يجب أن تلبيها، قد تأتي المتطلبات من المعيار إيزو 14001، من الالتزامات التنظيمية، من السياسات والأهداف التنظيمية، أو من توقعات أصحاب المصلحة، ووثيقة هذه المتطلبات من الأمام تضمن تصميم العملية معالجة جميع العناصر الضرورية.

وينبغي أن تكون أهداف العملية محددة وقابلة للقياس حتى تتمكن من تقييم ما إذا كانت العملية فعالة، فعلى سبيل المثال، قد يكون الهدف من عملية إدارة النفايات هو كفالة أن يتم على نحو سليم وصف النفايات الخطرة وتخزينها والتخلص منها وفقا للشروط التنظيمية، مع عدم وجود انتهاكات أو حوادث.

الخطوة 3: خطوات ومراقبات عملية التصميم

(ج) تصميم الخطوات والضوابط المحددة اللازمة لتحقيق أهداف العملية وتلبية الاحتياجات، حيث تحددون سلسلة الأنشطة، ونقاط القرار، والضوابط، وخطوات التحقق، والنظر في استخدام رسومات التدفق أو أدوات رسم خرائط العمليات لتصوير تدفق العملية قبل كتابة الإجراءات المفصلة.

وبالنسبة لكل خطوة من خطوات العملية، تحديد المدخلات اللازمة، وما هي الأنشطة التي يتم الاضطلاع بها، وما هي الضوابط المطبقة، وما هي النواتج التي تُنتج، وما هي السجلات التي تُولَّد، وإيلاء اهتمام خاص للخطوات التي تتحكم في جوانب بيئية هامة أو التي هي حاسمة بالنسبة للامتثال - فإن هذه الخطوات تحتاج إلى أقوى الضوابط والوثائق.

الخطوة 4: وضع الوثائق

(ج) إيجاد المعلومات الموثقة اللازمة لدعم تنفيذ العمليات، وقد يشمل ذلك الإجراءات أو التعليمات أو النماذج أو القوائم المرجعية أو الأدوات الأخرى، وتذكر أنه ينبغي أن تكون الوثائق مناسبة لتعقد العملية واختصاص المستعملين، وقد تحتاج العمليات البسيطة التي يقوم بها الموظفون ذوو التدريب العالي إلى الحد الأدنى من الوثائق، في حين قد تحتاج العمليات أو العمليات المعقدة التي يقوم بها الموظفون الذين يتلقون تدريبا محدودا إلى تعليمات مفصلة بخطوة.

استخدام النماذج والصيغ الموحدة لضمان الاتساق عبر نظام الوثائق الخاص بك، بما في ذلك جميع العناصر التي نوقشت سابقا: الغرض والنطاق والأدوار والمسؤوليات، وخطوات العمليات، والضوابط، ومتطلبات الرصد، ومتطلبات حفظ السجلات، وتلقي الوثائق التي يستعرضها من سيستخدمونها لضمان أن تكون عملية وواضحة.

الخطوة 5: توفير التدريب والاتصال

قبل تنفيذ العمليات الجديدة أو المنقحة، ضمان حصول كل من سيشارك على التدريب المناسب، لا ينبغي أن يغطي التدريب ميكانيكي العملية فحسب، بل أيضاً لماذا هو مهم وكيف يناسب نظام الإدارة البيئية عموماً، وأن يوفر فرصاً للأسئلة والإيضاحات.

وتتغير العمليات الاتصالية عموما، حتى مع غير المشاركين مباشرة، بحيث يفهم الجميع كيف تطور نظام الإدارة البيئية، وهذا الاتصال الأوسع يساعد على بناء الوعي التنظيمي بالإدارة البيئية، ويمكنه تحديد القضايا المحتملة أو فرص التحسين التي قد لا تكون واضحة للمشتركين مباشرة في تصميم العمليات.

الخطوة 6: التنفيذ والرصد

تنفيذ العملية والبدء في رصد أدائها قياسا على الأهداف والمعايير المحددة، وكثيرا ما يكشف التنفيذ الأولي عن مسائل عملية لم تكن واضحة أثناء التصميم، لذا كونوا مستعدين لإجراء تعديلات، ومع ذلك، ضمان إجراء تقييم سليم وتوثيق سليم، بدلا من السماح بإدخال تعديلات غير رسمية على الانتشار.

وينبغي أن يتتبع الرصد كلا من نواتج العملية (هل نحقق النتائج المنشودة؟) وتنفيذ العمليات (هل نتبع الإجراءات المحددة؟ وقد تحقق عملية الرصد الهامة على حد سواء نتائج جيدة على الرغم من ضعف التنفيذ، مما يوحي بأن تصميم العملية قد لا يكون مثالياً، أو يمكن تنفيذ عملية على نحو مثالي ولكن لا تحقق النتائج المرجوة، مما يوحي بتنقيح احتياجات تصميم العملية.

الخطوة 7: الاستعراض والتحسين

استعراض منتظم لأداء العمليات والبحث عن فرص التحسين، ينبغي أن تنظر الاستعراضات فيما إذا كانت العملية تحقق أهدافها، سواء كانت تنفذ بشكل متسق، وما إذا كانت لا تزال مناسبة للظروف الحالية، وما إذا كان يمكن جعلها أكثر كفاءة أو فعالية.

استخدام البيانات من الرصد، والمراجعات الداخلية للحسابات، وعدم المطابقات، والتعليقات من مستعملي العمليات لتحديد فرص التحسين، وتحديد أولويات التحسينات التي يمكن أن تؤثر على الأداء البيئي وعلى الجهود اللازمة لتنفيذها.

الاستراتيجيات المتقدمة لتحقيق النجاح في العملية

ويمكن للمنظمات التي تتقن أسس تصميم العمليات القابلة للمراجعة أن تتبع استراتيجيات متقدمة تزيد من تعزيز الأداء البيئي وإمكانية مراجعة الحسابات، وتمثل هذه الاستراتيجيات أفضل الممارسات التي تميز نظم الإدارة البيئية ذات الأداء العالي.

لوحات إدارة أداء العمليات

وتتيح لوحات إدارة أداء العمليات رؤية آنية أو قريبة من الوقت الحقيقي في كيفية أداء العمليات، وتظهر هذه اللوحات عادة مؤشرات الأداء الرئيسية والاتجاهات على مر الزمن، وتحذر من أن الأداء يخرج عن النطاقات المقبولة، وتيسر لوحات إدارة وملاك العمليات رصد الأداء وتحديد الوقت اللازم للتدخل بسرعة.

وتركز لوحات المتابعة الفعالة على أهم القياسات بدلا من المستعملين الغامرين بالبيانات، وهي تستخدم عناصر بصرية مثل الخرائط والرسوم البيانية وترميز اللون لتيسير تفسير المعلومات على نحو جلي، وهي متاحة لمن يحتاجون إليها، سواء من خلال عروض مخصصة في مجالات العمل، أو من خلال البوابات الإلكترونية، أو من خلال التطبيقات المتنقلة.

تطبيق مبادئ ليان على العمليات البيئية

وتركز المبادئ الأساسية على القضاء على النفايات وتحقيق القيمة القصوى، ويمكن للتفكير البسيط، الذي ينطبق على العمليات البيئية، أن يساعد على تبسيط الإجراءات، والحد من الوثائق غير الضرورية، والتركيز على الأنشطة التي تسهم حقا في الأداء البيئي.

إن رسم خرائط مسار القيمة أداة مائلة يمكن تطبيقها على العمليات البيئية لتحديد الخطوات التي تضيف قيمة (من منظور حماية البيئة والامتثال) مقابل الخطوات الضرورية ولكن غير القيمة المضافة (مثل عمليات التفتيش أو الموافقة) مقابل الخطوات التي هي نفايات خالصة (مثل إدخال البيانات الزائدة أو الموافقات غير الضرورية) ويمكن لهذا التحليل أن يكشف عن الفرص لتبسيط العمليات مع الحفاظ على النتائج البيئية أو تحسينها.

إدماج العمليات البيئية مع إدارة الجودة والسلامة

وتدير منظمات كثيرة البيئة والجودة والسلامة من خلال نظم إدارية منفصلة ذات إجراءات ومراجعات منفصلة، غير أن هذه النظم كثيرا ما تعالج عمليات مماثلة - مثل مراقبة الوثائق والتدريب والتحقيق في الحوادث والإجراءات التصحيحية - والتكامل - يمكن أن تقلل من الازدواجية وتحسن الكفاءة.

وتستخدم نظم الإدارة المتكاملة الإجراءات المشتركة وهياكل الوثائق في جميع مجالات الإدارة البيئية والجودة والسلامة، ويسهل هذا التكامل كون المعيار إيزو 14001، و1200 (النوع)، و45001 (الصحة والسلامة المهنيتين) يستخدمان جميعهما نفس الهيكل الرفيع المستوى، وتخفف النظم المتكاملة من العبء على الموظفين التنفيذيين الذين يحتاجون إلى اتباع مجموعات متعددة من الإجراءات، وتجعل عمليات المراجعة أكثر كفاءة عن طريق السماح لمراجعي الحسابات بدراسة العمليات المتكاملة بدلا من النظم المستقلة.

Leveraging Automation and Digital Transformation

وتتيح التكنولوجيات الرقمية فرصا قوية لتعزيز قابلية العمليات لمراجعة الحسابات والأداء، ويلغي جمع البيانات آليا من أجهزة الاستشعار ومعدات الرصد الأخطاء اليدوية في إدخال البيانات ويوفر الرصد المستمر بدلا من الدوري، ويكفل التشغيل الآلي لتدفق العمل استكمال خطوات العمليات في التسلسل الصحيح والحصول على الموافقات المطلوبة، وتوفر التوقيعات الرقمية ومصابيح التأريخ سجلات آمنة يمكن التحقق منها لمن فعل ما ومتى.

ويمكن أن تحلل المعلومات الاستخبارية والتعلم الآلي بيانات عملية تحديد الأنماط والتنبؤ بالمشاكل المحتملة والتوصية بتحسينات مثل مقاييس التعلم الآلاتي قد تحلل البيانات التاريخية للتنبؤ عندما يرجح أن تفشل المعدات، مما يتيح الصيانة الوقائية قبل وقوع الحوادث البيئية.

غير أنه ينبغي توخي التفكير في التحول الرقمي، وينبغي أن تدعم التكنولوجيا العمليات التي يتم تصميمها جيدا بدلا من تنفيذها لصالحها، وينبغي للمنظمات أن تكفل لها الخبرة التقنية اللازمة لتنفيذ النظم الرقمية وصيانتها، وينبغي لها أن تنظر في ما يترتب على ذلك من آثار على أمن الفضاء الإلكتروني وخصوصية البيانات.

الإعداد لمراجعة الحسابات وإثباتها

وحتى مع العمليات التي يمكن مراجعتها جيدا، يجب على المنظمات أن تستعد بفعالية لمراجعة الحسابات لإثبات التوافق وكسب أقصى قيمة من عملية مراجعة الحسابات، ففهم ما يبحث عنه مراجعو الحسابات وكيفية تقديم الأدلة على نحو فعال يمكن أن يحدث الفرق بين مراجعة الحسابات بطريقة سلسة وتجربة مرهقة.

فهم منظورات مراجعي الحسابات وتوقعاتهم

فهم هذه المنظمات يساعد على الإعداد الفعال، ويتطلع مراجعو الحسابات إلى التحقق من أن نظام الإدارة البيئية يتوافق مع متطلبات المعيار إيزو 14001 ومتطلبات المنظمة، وأنها تنفذ بفعالية، وأنها تحقق النتائج المرجوة.

ويستخدم مراجعو الحسابات نهجاً قائماً على المخاطر، يركزون اهتمامهم على العمليات والمجالات التي تنطوي على أكبر قدر من الأهمية البيئية أو خطر الامتثال، ويبحثون عن معلومات موضوعية موثقة بالأدلة أو ملاحظات أو مقابلات تدعم الاستنتاجات المتعلقة بالتطابق، وهم مدربون على تحديد غير المطابقات الواضحة فحسب، بل أيضاً على المسائل المنهجية التي قد تشير إلى وجود نقاط ضعف في نظام الإدارة البيئية.

يُقدر مراجعو الحسابات المنظمات التي تُعدّ تجهيزاً جيداً والتي يمكنها أن تقدم بسرعة الأدلة المطلوبة، وتلك هي صادقة بشأن التحديات ومجالات التحسين، ولا يتطلعون إلى منظمات "القبض" التي تقوم بالأمور بشكل خاطئ، بل للتحقق من أن نظام الإدارة البيئية يعمل على النحو المقصود، وتحديد الفرص المتاحة للتحسين.

إجراء تقييمات للتأهب قبل المحاكمة

وقبل إجراء عمليات المراجعة الخارجية للحسابات، تجري تقييمات للتأهب الداخلي لتحديد ومعالجة أي ثغرات أو مسائل، وينبغي لهذه التقييمات أن تحفيز عملية المراجعة الخارجية للحسابات، وأن تدرس نفس أنواع الأدلة، وأن تطرح نفس أنواع الأسئلة التي سيستخدمها مراجعو الحسابات الخارجيون.

وينبغي أن تتحقق تقييمات التأهب من أن المعلومات الموثقة موجودة وميسورة، وأن السجلات كاملة ومنظمة، وأن الموظفين يفهمون أدوارهم ومسؤولياتهم، وأن العمليات يجري تنفيذها على النحو الموثق، وينبغي معالجة أي عدم توافق أو ثغرات يتم تحديدها قبل إجراء المراجعة الخارجية للحسابات.

تنظيم الأدلة من أجل سهولة الوصول

ومن أهم جوانب إعداد مراجعة الحسابات تنظيم الأدلة بحيث يمكن الوصول إليها بسرعة عندما يطلبها مراجعو الحسابات، وإنشاء ملف أو قاعدة بيانات عن الأدلة لمراجعة الحسابات تُفهّر الوثائق والسجلات الرئيسية حسب العملية، أو بموجب البند 14001 من المعايير الدولية للتوحيد القياسي، أو الجانب البيئي، مما يتيح لكم الاستجابة بسرعة لطلبات مراجعي الحسابات بدلا من التكتم على إيجاد المعلومات.

فكر في إنشاء مجموعة أدلة يومية في الحياة تبين كيف تعمل دورة العمليات النموذجية من البداية إلى النهاية، مع جميع السجلات المرتبطة بها، ويمكن لهذه المجموعة أن تساعد مراجعي الحسابات على فهم كيفية تدفق العمليات ويمكن أن تثبت أن جميع الخطوات المطلوبة قد اكتملت ووثقت.

إعداد الموظفين لإجراء المقابلات المتعلقة بمراجعة الحسابات

سيقوم مراجعو الحسابات بإجراء مقابلة مع موظفين على مختلف المستويات للتحقق من فهمهم لأدوارهم ومسؤولياتهم، ومن أن العمليات تنفذ على النحو الموثق، وإعداد الموظفين لهذه المقابلات بشرح ما يتوقعونه، وتشجيع إجابات صادقة ومباشرة، وتذكيرهم بأنه لا بأس بقول "لا أعرف" بدلاً من التخمين أو تقديم معلومات غير صحيحة.

إجراء مقابلات متحركة في إطار إعداد مراجعة الحسابات لمساعدة الموظفين على أن يكونوا مرتاحين لهذه العملية، ويمكن لهذه المقابلات أن تحدد أيضا المجالات التي قد يلزم فيها توفير تدريب أو توضيح إضافيين.

الرد على استنتاجات مراجعة الحسابات

وعندما يحدد مراجعو الحسابات حالات عدم التوافق أو فرص التحسين، يستجيبون بسرعة ودقيقة، وبالنسبة لعدم المطابقات، يضعون خطط عمل تصحيحية لا تعالج المسألة الفورية فحسب، بل أيضا السبب الجذري لمنع تكرارها، وينفذون إجراءات تصحيحية في غضون أطر زمنية متفق عليها ويقدمون أدلة على التنفيذ إلى مراجعي الحسابات.

:: النظر إلى نتائج مراجعة الحسابات باعتبارها فرصا للتحسين بدلا من كونها انتقادات، وتدرك المنظمات التي لديها نظم راسخة للإدارة البيئية أن عمليات مراجعة الحسابات توفر منظورات خارجية قيمة يمكن أن تحدد المسائل التي قد لا تكون واضحة من داخل المنظمة.

دور التكنولوجيا في دعم العمليات القابلة للمراجعة

وتؤدي التكنولوجيا دورا متزايد الأهمية في تصميم وتنفيذ ومراجعة عمليات الإدارة البيئية، ويمكن لفهم التكنولوجيات المتاحة وكيفية تطبيقها بفعالية أن يعززا إلى حد كبير إمكانية مراجعة حسابات العمليات وأدائها.

نظم المعلومات المتعلقة بالإدارة البيئية

(ج) نظم المعلومات المتعلقة بالإدارة البيئية هي برامج حاسوبية مصممة خصيصا لدعم أنشطة الإدارة البيئية، وتشمل هذه النظم عادة وحدات لتتبع الجوانب والآثار البيئية، وإدارة التزامات الامتثال، وتسجيل بيانات الرصد، وتتبع الإجراءات التصحيحية، وإدارة الوثائق والسجلات، وإعداد التقارير.

وتعزز برامج نظام المعلومات الإدارية المتكامل إمكانية مراجعة الحسابات من خلال توفير التخزين المركزي والمنظم للبيانات والسجلات البيئية، ويمكنها أن تنفذ متطلبات تدفق العمل، وضمان الحصول على الموافقة المطلوبة، واتمام خطوات العملية بالتسلسل الصحيح، وهي توفر مسارات مراجعة الحسابات تبين من دخل أو عدل بيانات ومتى، ويمكنها أن تُصدر تقارير تبين اتجاهات الامتثال والأداء.

وعند اختيار نظام المعلومات الإدارية المتكامل، النظر في عوامل مثل تيسير الاستخدام، والتكامل مع نظم الأعمال الأخرى، والقابلية للتقسيم، ودعم البائعين، والتكاليف، وضمان إمكانية تشكيل النظام بحيث يضاهي عملياتك بدلاً من إجبارك على تغيير العمليات اللازمة لمواءمة النظام، وللمزيد من المعلومات عن حلول برامجيات الإدارة البيئية، يمكن للمنظمات أن تستكشف الموارد من U.S. Environmental Protection Agency .]

Mobile Technologies for Field Data Collection

ويمكن للأجهزة المتنقلة مثل اللوحات والهواتف الذكية أن تمكن الموظفين الميدانيين من الوصول إلى الإجراءات، وملاحظات السجلات، وتصوير الصور مباشرة عند نقطة النشاط، مما يلغي الحاجة إلى نقل المذكرات المكتوبة بخط اليد فيما بعد، ويقلل من الأخطاء وتحسين نوعية البيانات، ويمكن أن تشمل التطبيقات المتنقلة سمات مثل تدوين النظام العالمي لتحديد المواقع وتسجيل المواقع، ومسح الشرائط لتحديد المعدات، والقدرة خارج الخط لاستخدامها في المناطق التي لا توجد فيها وصلات.

وتيسر التكنولوجيات المتنقلة ضمان توثيق الأنشطة الميدانية بشكل متسق وكامل، ويمكنها أن توفر عجلات أو قوائم مرجعية لضمان تسجيل جميع الملاحظات المطلوبة، ويمكنها تلقائياً تسجيل الدخول وتسجيل من جعلها، وتعزيز إمكانية مراجعة الحسابات.

شبكة الإنترنت للأشياء والرصد المستمر

وتتيح تكنولوجيات الإنترنت للأشياء الرصد المستمر والآلية للمعايير البيئية، ويمكن للمستشعرات أن ترصد البارامترات مثل انبعاثات الهواء، ونوعية المياه، واستهلاك الطاقة، أو توليد النفايات، وأن تنقل البيانات في الوقت الحقيقي إلى النظم المركزية، وهذا الرصد المستمر يوفر بيانات أكثر شمولا بكثير من الرصد اليدوي الدوري ويمكنه أن يكشف المشاكل فورا بدلا من أن يكتشفها بعد ذلك.

ويعزز رصد استخدام النفط الخام إمكانية مراجعة الحسابات بتقديم أدلة موضوعية ومستمرة على الأداء البيئي، ويلغي التساؤلات بشأن ما إذا كان الرصد قد أجري حسب الاقتضاء أو ما إذا كانت البيانات قد سُجلت بدقة، ويمكن أن يُحدث إنذارات تلقائية عندما تتجاوز البارامترات النطاقات المقبولة، مما يتيح الاستجابة السريعة للمشاكل المحتملة.

التعاون بين المنظمات المعنية وإدارة الوثائق

وتتيح النظم القائمة على الكلاود للمستعملين المتعددين في مواقع مختلفة إمكانية الحصول على نفس الوثائق والبيانات، وتيسير التعاون، وضمان تعاون الجميع مع المعلومات الحالية، وتوفر نظم إدارة الوثائق المزدوجة مراقبة النسخ، وتضمن عدم استخدام الوثائق العتيقة، وتوفر ضوابط على الوصول لضمان عدم وصول الموظفين المأذون لهم إلى المعلومات الحساسة، وتوفر قدرات احتياطية واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث من أجل الحماية من فقدان البيانات.

وبالنسبة للمنظمات المتعددة المواقع، تتسم النظم القائمة على الغيوم بأهمية خاصة لأنها تكفل الاتساق بين المواقع وتيسر تبادل أفضل الممارسات وجمع البيانات للإبلاغ على مستوى الشركات.

مواصلة تحسين العمليات القابلة للمراجعة

ويقتضي المعيار إيزو ١٠٠٤١ من المنظمات أن تحسن باستمرار ملاءمة نظام الإدارة البيئية لديها وكفايته وفعاليته، وينبغي أن يشمل هذا الالتزام بالتحسين المستمر العمليات التي تشمل نظام الإدارة البيئية، مع سعي المنظمات بانتظام إلى إيجاد سبل لتعزيز أداء العمليات وإمكانية مراجعة الحسابات.

إنشاء ثقافة تحسين

ويتطلب التحسين المستمر ثقافة يشارك فيها الموظفون على جميع المستويات في تحديد التحسينات وتنفيذها، وتُبنى هذه الثقافة من خلال الالتزام القيادي، من خلال الاعتراف بمساهمات التحسين، من خلال توفير الموارد والوقت لأنشطة التحسين، ومن خلال إنشاء قنوات آمنة لإثارة الشواغل واقتراح التغييرات.

وتنظر المنظمات التي لديها ثقافات تحسن قوية إلى المشاكل باعتبارها فرصا للتعلم والتحسين بدلا من أن تكون مناسبة لللوم، وتشجع على التجارب وتتقبل أن كل محاولة للتحسين لن تنجح، وتستخلص وتتبادل الدروس المستفادة بصورة منهجية بحيث يمكن للتحسينات في مجال ما أن تفيد مجالات أخرى.

استخدام تحليل البيانات من أجل تحقيق الاستخدام الأمثل للعملية

وتشمل تحليلات البيانات دراسة بيانات العمليات لتحديد الأنماط والاتجاهات والعلاقات التي يمكن أن تُسترشد بها في فرص التحسين، فعلى سبيل المثال، قد تكشف بيانات الحوادث المسببة للتحلل عن وقوع أنواع معينة من الحوادث بصورة أكثر تواترا في ظروف محددة، مما يوحي بإدخال تحسينات محددة الهدف لمنع وقوع تلك الحوادث، وقد يكشف تحليل بيانات الرصد عن فرص تحقيق أقصى قدر من العمليات لخفض استهلاك الموارد أو الانبعاثات.

ويمكن أن تساعد تقنيات مراقبة العمليات الإحصائية على التمييز بين التباين الطبيعي في العمليات والأسباب الخاصة التي تتطلب التحقيق، وتظهر الخرائط المراقبة أداء العملية على مر الزمن وتظهر عند تجاوز الأداء حدود الرقابة، مما يؤدي إلى إجراء تحقيق واتخاذ إجراءات تصحيحية.

المعيار المميز ضد أفضل الممارسات

ويشمل تحديد المعايير المقارنة بين عملياتكم وأداءكم تجاه المنظمات الأخرى أو مقارنة بأفضل الممارسات المعترف بها، ويمكن لهذه المقارنة أن تحدد الثغرات في عملياتكم وأن توفر أفكاراً لتحسينها، ويمكن أن يتم تحديد المعايير من خلال رابطات الصناعة، من خلال المشاركة في برامج الأداء البيئي، أو من خلال شبكات غير رسمية من المهنيين البيئيين.

وعند وضع المعايير، لا تنظر فقط إلى مقاييس الأداء، بل أيضا إلى العمليات والممارسات التي تتيح أداء أعلى، ففهم كيف يمكن للمنظمات ذات الأداء العالي أن تصمم وتنفذ عملياتها أن توفر أفكارا قيمة لتحسين عملياتها.

تطبيق منهجيات التحسين الهيكلي

(ج) منهجيات التحسين الهيكلي مثل خطة دو-تشيك-أكت، أو ست سيغما، أو كايزن، توفر نُهجاً منهجية لتحديد التحسينات وتنفيذها، وتساعد هذه المنهجيات على ضمان أن تستند التحسينات إلى البيانات والتحليل بدلاً من الافتراضات، وأن يتم اختبارها على النحو الصحيح قبل التنفيذ الكامل، وأن يتم التحقق من فعاليتها.

إن دورة برنامج تنمية القدرات متوافقة تماما مع المعيار إيزو ١٠٠٤١ الذي يرتكز على هذا المفهوم، وتشمل الخطة تحديد فرصة التحسين وتخطيط التغيير، وينطوي على تنفيذ التغيير على نطاق صغير، وينطوي التحقق على تقييم ما إذا كان التغيير قد حقق التحسين المقصود، وينطوي على تنفيذ التغيير على نطاق أوسع إذا كان ناجحا، أو على محاولة اتباع نهج مختلف إذا لم يكن ذلك ممكنا.

القائمة المرجعية الأساسية لعملية تصميم قابلة للمراجعة

ولمساعدة المنظمات على ضمان استيفاء عملياتها لمتطلبات القابلية لمراجعة الحسابات، تغطي القائمة المرجعية الشاملة التالية العناصر الرئيسية التي ينبغي معالجتها في تصميم العمليات وتنفيذها:

Process definition:] Is the process clearly defined with explicit purpose, scope, and boundaries?
Objectives and Criteria:] Are process objectives clearly stated and aligned with environmental policy and objectives? Are measurable criteria established for evaluating process performance?
Roles and Responsibilities:] Are roles, responsibilities, and authorities clearly defined for all process activities? Is there a designated process owner?
Documentation:] Is the process documented in appropriate detail for the complexity of activities and competence of users? Is documentation accessible to those who need it?
Process Controls:] Are appropriate controls in place to ensure the process operates under specified conditions? Are controls proportionate to environmental significance and risk?
Inputs and Outputs:] Are required inputs clearly identified? Are expected outputs defined? Are interfaces with other processes documented?
Monitoring and Measurement:] Are monitoring and measurement activities defined, including what, how, and by whom? Is monitoring equipment calibrated and maintained?
Records: Are required records identified? Do records capture sufficient information to demonstrate conformity? Are record retain requirements specified?
Training and Competence:] Have competence requirements been identified? Is training provided to ensure competence? Are training records maintained?
Review and Improvement:] Is the process regularly reviewed for effectiveness and appropriateness? Are improvement opportunities identified and implemented?
Change Management:] Are process changes properly evaluated, approved, documented, and reported?
Emergency Preparedness:] If applicable, does the process address potential emergency situations and how to respond?
Compliance Integration:] Do the process address relevant compliance obligations? Are regulatory requirements clearly identified and incorporated?
Risk Management:] Have risks and opportunities associated with the process was identified and addressed?
Verification:] Are verification steps included to confirm activities are performed correctly?

دراسة حالة: قابلية عملية مراجعة الحسابات في مجال التصنيع

ولتوضيح كيفية تطبيق المبادئ التي نوقشت في هذه المادة في الممارسة العملية، والنظر في شركة تصنيع متوسطة الحجم تكافح مع نتائج مراجعة الحسابات المتصلة بالتنفيذ غير المتسق للعمليات البيئية عبر مرافق الإنتاج الثلاثة.

التحدي

وقد وثقت الشركة إجراءات تتعلق بالعمليات البيئية الرئيسية مثل إدارة النفايات، والمناولة الكيميائية، ومعالجة المياه المستعملة، غير أن عمليات المراجعة الداخلية للحسابات ومراجعة الشهادات كشفت عن وجود أوجه تضارب كبيرة في كيفية تنفيذ هذه العمليات في مختلف المرافق، فالسجلات غير كاملة أو مفقودة، وقدم الموظفون ردودا مختلفة عن الإجراءات التي أجريت أثناء المقابلات، وقد طورت بعض المرافق تغيرات خاصة بها في إجراءات الشركات دون موافقة سليمة.

وقد أسفرت هذه التناقضات عن عدة مخالفات لمراجعة الحسابات وأثارت شواغل بشأن ما إذا كان بوسع الشركة أن تثبت الامتثال للشروط التنظيمية، وسلمت الإدارة بضرورة إدخال تحسينات أساسية في كيفية تصميم العمليات وتنفيذها.

النهج

وشكلت الشركة فريقاً متعدد المهام يضم ممثلين عن كل مرفق، وموظفين بيئيين تابعين للشركات، وإدارة العمليات، وأجرى الفريق استعراضاً شاملاً للعمليات القائمة وحدد عدة أسباب جذرية لمشاكل القابلية لمراجعة الحسابات: فالإجراءات معقدة للغاية ولا تعكس الممارسة الفعلية والأدوار والمسؤوليات غير واضحة، والتدريب غير متسق، ولا توجد عملية منهجية لاستعراض واستكمال الإجراءات.

وقد أعاد الفريق تصميم العمليات الرئيسية باستخدام المبادئ المبينة في هذه المادة، وبسط الإجراءات بالتركيز على المتطلبات الأساسية وإزالة الخطوات غير الضرورية، ووضع نماذج موحدة للإجراءات والسجلات لضمان الاتساق بين المرافق مع السماح بإدخال تغييرات مشروعة على مواقع محددة، وحددت بوضوح الملكية العملية ووضعت جدولا زمنيا لاستعراض العمليات بانتظام.

ومن المهم أن هؤلاء الموظفين يشركون موظفي المرافق في عملية إعادة التصميم لضمان أن تكون الإجراءات عملية وأن يتبعوها، وأنهم يقدمون تدريبا شاملا على العمليات الجديدة، بما في ذلك ليس فقط ما ينبغي عمله، بل أيضا لما هو مهم، وأنهم ينفذون نظاما رقميا لإدارة الوثائق لضمان وصول الموظفين دائما إلى الإجراءات الحالية وتحسين حفظ السجلات.

النتائج

وفي غضون ستة أشهر من تنفيذ العمليات المعاد تصميمها، شهدت الشركة تحسينات كبيرة، ووجدت عمليات المراجعة الداخلية للحسابات معدلات أعلى بكثير من معدلات المطابقة وسجلات أكمل، وأظهر الموظفون فهما أفضل لأدوارهم ومسؤولياتهم، وأسفرت مراجعة التصديق التالية عن عدم وجود أي مطابقات تتعلق بتنفيذ العمليات، ولاحظ مراجع الحسابات على وجه التحديد التحسينات التي طرأت على اتساق العمليات والوثائق.

وفوق نتائج مراجعة الحسابات، وجدت الشركة أن تحسين العمليات أدى إلى تحسين الأداء البيئي، وانخفض توليد النفايات لأن الموظفين يتبعون الإجراءات المناسبة لمناولة المواد وعزلها، وانخفضت حوادث التخزين أو المناولة غير السليمين للمواد الكيميائية، وقد تمكنت الشركة من الاستجابة بسرعة أكبر وثقة للاستفسارات التنظيمية لأن السجلات كانت منظمة وميسورة.

كما أن مبادرة تحسين العمليات لها فوائد غير متوقعة بالنسبة للكفاءة التشغيلية، إذ أن تبسيط الإجراءات قلل الوقت الذي يقضيه الموظفون في مجال الوثائق، وقد سهل نظام إدارة الوثائق الرقمية الحصول على المعلومات، وقد أدى وضوح الأدوار والمسؤوليات إلى الحد من الارتباك والتضارب بشأن المسؤولين عن الأنشطة.

البحث عن المستقبل: مستقبل العمليات القابلة للمراجعة

ومع استمرار تطور الإدارة البيئية، من المرجح أن ترسم عدة اتجاهات طريقة تصميم المنظمات وتنفيذ عمليات قابلة لمراجعة الحسابات في السنوات القادمة.

زيادة التكامل مع استراتيجية الأعمال

ويتزايد الاعتراف بالإدارة البيئية باعتبارها جزءا لا يتجزأ من استراتيجية الأعمال التجارية بدلا من كونها وظيفة امتثال منفصلة، ويعني هذا التكامل أن العمليات البيئية ستحتاج إلى أن تكون أكثر اتساقا مع عمليات الأعمال التجارية وأن الأداء البيئي سيقيَّم إلى جانب مقاييس أداء الأعمال الأخرى، وينبغي أن تبين العمليات القابلة للمراجعة ليس مجرد الامتثال بل أيضا المساهمة في قيمة الأعمال التجارية.

زيادة التركيز على المناخ والاقتصاد العلماني

ويزيد الاهتمام المتزايد بمبادىء تغير المناخ والاقتصاد الدائري من نطاق الإدارة البيئية إلى ما يتجاوز مراقبة التلوث التقليدية، وسيتعين على المنظمات أن تضع عمليات قابلة لمراجعة الحسابات لقياس وخفض انبعاثات غازات الدفيئة، ولتصميم المنتجات للتعميم، ولإدارة الموارد طوال دورة حياتها، وستحتاج هذه العمليات إلى معالجة الاعتبارات المعقدة لسلسلة الإمداد، وستتطلب أنواعا جديدة من البيانات والمقاييس.

التكنولوجيات الرقمية المتقدمة

وسيمكن استمرار التقدم في التكنولوجيات الرقمية من اتباع نهج أكثر تطورا في عملية الرصد والمراقبة والتحسين الأمثل، وقد تؤدي المعلومات الاستخبارية الفنية إلى اتخاذ قرارات عملية روتينية وتنبؤ بالمشاكل المحتملة قبل حدوثها، وقد توفر تكنولوجيا البلوكشاين سجلات آمنة ومضادة للمقاييس للبيانات البيئية الحرجة، وقد يؤدي الواقع الافتراضي والمعزز إلى تغيير التدريب وتمكين عمليات المراجعة عن بعد.

الشفافية والإبلاغ لدى أصحاب المصلحة

ويطالب أصحاب المصلحة بمزيد من الشفافية بشأن الأداء البيئي، وتمتد هذه الشفافية إلى العمليات المستخدمة لإدارة الآثار البيئية، وقد تحتاج المنظمات إلى إتاحة معلومات عن عملياتها البيئية للزبائن والمستثمرين والمجتمعات المحلية، وستزيد هذه الشفافية الخارجية من التركيز على إمكانية مراجعة حسابات العمليات وعلى القدرة على إثبات فعالية العمليات وتنفيذها على النحو السليم.

الاستنتاج: بناء الامتياز من خلال العمليات القابلة للمراجعة

ويعد تصميم العمليات القابلة للمراجعة التي تكفل الوضوح والاتساق أمرا أساسيا للامتثال للمنظمة الدولية لتوحيد المقاييس 14001 وللإدارة البيئية الفعالة، وتوفر العمليات التي يتم تصميمها تصميما جيدا الهيكل والانضباط اللازمين لإدارة الآثار البيئية بصورة متسقة، ولإثبات الامتثال للشروط التنظيمية، ولدفع التحسين المستمر في الأداء البيئي.

ومفتاح النجاح يكمن في اعتبار تصميم العمليات ليس عملية امتثال وإنما فرصة لبناء الامتياز في كيفية أداء الإدارة البيئية، وينبغي تصميم العمليات على أن تكون عملية وسهلة الاستعمال مع توفير الصلابة والوثائق اللازمة لمراجعة الحسابات، وينبغي إدماجها في العمليات التجارية بدلا من اعتبارها أنشطة امتثال منفصلة، وينبغي استعراضها وتحسينها بانتظام استنادا إلى بيانات الأداء والظروف المتغيرة.

وتجد المنظمات التي تستثمر في تطوير عمليات قوية لمراجعة الحسابات أن الفوائد تتجاوز كثيرا عمليات مراجعة الحسابات التي تتم في مراحلها، وأن عمليات واضحة تقلل من اللبس والأخطاء، وأن التنفيذ المستمر يكفل الأداء البيئي الموثوق به في جميع المواقع والعمليات، وييسر توافر الوثائق الجيدة التدريب ونقل المعارف، ويتيح حفظ السجلات القوي اتخاذ القرارات التي تحركها البيانات ويثبت المساءلة أمام أصحاب المصلحة.

ومع تزايد تعقيد التحديات البيئية، واستمرار ارتفاع توقعات أصحاب المصلحة، فإن أهمية العمليات القابلة للمراجعة لن تزداد إلا، إذ أن المنظمات التي تتقن المبادئ والممارسات المبينة في هذه المادة ستكون مؤهلة تماما لمواجهة هذه التحديات ولإظهار القيادة في الإدارة البيئية، ولإرشادات إضافية بشأن تنفيذ المعيار إيزو 14001 ووضع نظم فعالة للإدارة البيئية، يمكن للمنظمات أن تتشاور مع الموارد من المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس [إدارة الخاصة].

وبالتزام المنظمات بالوضوح والاتساق والتحسين المستمر في تصميم العمليات، يمكنها بناء نظم للإدارة البيئية لا تفي بمتطلبات المعيار إيزو 14001 فحسب، بل أيضاً أن تحقق قيمة حقيقية في حماية البيئة ودعم نجاح الأعمال التجارية المستدامة.