ويعد تحديد مستوى الموارد أسلوبا لإدارة المشاريع يستخدم لموازنة الطلب على الموارد مع توافر الموارد، ويكفل المستوى السليم عدم تخصيص موارد أكثر من اللازم، مما قد يؤدي إلى تأخيرات وزيادة التكاليف، غير أن كثيرا من مديري المشاريع يواجهون أخطاء مشتركة تعوق تحقيق مستوى فعال للموارد، ومن شأن الاعتراف بهذه الأخطاء وتصحيحها أن يحسن من نتائج المشاريع.

الأخطاء العامة في تحديد مستوى الموارد

ومن الأخطاء المتكررة تخصيص الموارد على نحو مفرط دون النظر في قدرتها الفعلية، مما قد يؤدي إلى حرق الإنتاجية وتقليلها، وهناك خطأ مشترك آخر يتمثل في تعديل الجداول الزمنية دون تحليل الأثر على المواعيد النهائية للمشروع، وكثيرا ما تؤدي هذه الأخطاء إلى جداول زمنية غير واقعية وتضارب في الموارد.

كيف تصحح هذه الأخطاء

(ب) تجنب الإفراط في توزيع الموارد، واستخدام جداول الموارد وأدوات تخطيط القدرات لتقييم مدى توافر الموارد بدقة، وعند تعديل الجداول الزمنية، تقييم الآثار على الجدول الزمني العام للمشروع، والتواصل مع أصحاب المصلحة، وتحديد أولويات المهام وتخصيص الموارد على أساس احتياجات المشاريع الحيوية، والحفاظ على التوازن.

أفضل الممارسات من أجل تحقيق مستوى فعال من الموارد

  • استعراض تقارير استخدام الموارد استعراضا منتظما.
  • استخدام برامجيات إدارة المشاريع من أجل تحديثها في الوقت الحقيقي.
  • الاتصال بأعضاء الفريق بشأن الشواغل المتعلقة بعبء العمل.
  • (ج) تعديل نطاق المشروع إذا لزم الأمر لاستيعاب القيود المفروضة على الموارد.
  • خطة موارد الطوارئ لمعالجة الطلبات غير المتوقعة.