دور هيكل توزيع العمل في إدارة المخاطر ومراقبة التكاليف في الهندسة

إن هيكل تقسيم العمل هو أكثر بكثير من مجرد قائمة بسيطة، وهو العمود الفقري للتخطيط والتنفيذ والمراقبة المنهجيين للمشاريع، وفي المشاريع الهندسية، حيث أن التعقيد والترابط وعدم اليقين هما المعيار الذي توفره دائرة خدمات المرأة لغة مشتركة لتحديد النطاق، وتحديد المسؤوليات، وتحديد الاختناقات، وحذف مشروع من مجموعة من ميزانيات العمل غير الدقيقة والمحتملة الإدارة.

فهم هيكل تفصيل العمل

التعريف والغرض

وجهاز تحديد المواقع هو عملية تسلسل هرمي مستهدفة لإنجاز العمل الذي سينفذه فريق المشروع، وهو ينظم كامل نطاق العمل إلى عناصر أصغر وأكثر إدارة، وكل منها يمثل نشاطاً محدداً لا ناتجاً، وتمثل أعلى المستويات مراحل رئيسية للمشروع أو نواتجه (مثلاً، تصميم المباني، " تركيبة هيكلية " )، بينما تشكل مستويات العمل الدنيا.

والغرض الرئيسي من النظام العالمي لمراقبة المناخ هو ضمان حساب كل جزء من العمل وعدم وجود ثغرات في النطاق، وهو يشكل أيضاً الأساس لقاموس دبابات الفضاء العالمية الذي يصف كل عنصر بالتفصيل، بما في ذلك النواتج، ومعايير القبول، والمسؤولية المسندة.

التحلل الهرمي

والتشكيل هو عملية كسر إمكانية إنجازها إلى عناصر أصغر إلى أن يتم بلوغ مستوى مجموعة العمل، حيث تستخدم شبكة البرمجيات العالمية ذات الهيكلة الجيدة قاعدة 100 في المائة: يجب أن يكون مجموع العمل في كل مستوى مساوياً لـ 100 في المائة من العمل الذي يمثله العنصر الوالد، وهذه القاعدة تمنع الإغفالات وتضمن الاتساق المنطقي.() أما بالنسبة للمشاريع الهندسية، فإن مستويات التحلل النموذجية قد تشمل ما يلي:

  • المستوى 1: المشروع (مثلاً، "تشييد جسر الطريق السريع"
  • المستوى 2: النواتج الرئيسية (مثلاً، "الهياكل الفرعية" "الهياكل العليا" "طرق الإشتعال"
  • المستوى 3: النواتج الفرعية (مثل: مؤسسات الرصيف، (ستيل جيردرز
  • المستوى الرابع: مجموعات العمل (مثلاً، "البورة المُحتضنة لـ "بيير 3" "الفصل الثاني من "الطوابق

وينبغي أن تكون كل مجموعة من مجموعات العمل صغيرة بما يكفي للتخطيط، وأن تُدرج في الميزانية، وأن يشرف عليها، وأن يتحكم فيها طرف واحد مسؤول، ومع ذلك، ينبغي أن تكون كبيرة بما يكفي لكي تكون مجدية في قياس التقدم المحرز.

أكياس العمل: مباني المباني

فحزمة العمل هي أصغر وحدات في النظام العالمي لمراقبة المناخ، والنقطة التي يتم فيها تخصيص التكاليف والتقديرات الزمنية، وغالبا ما تكون مرتبطة بأنشطة في الجدول الزمني للمشروع، وعلى سبيل المثال، فإن مجموعة العمل " خياطة الموقع " ستتم في أنشطة مثل " تعبئة المعدات المتحركة للأرض " ، " التخطيط للارتقاء - ٢,٥ متر، " ، وكل مجموعة من مشاريع الاختزال " .

دور النظام العالمي لمراقبة المناخ في إدارة المخاطر

تحديد المخاطر عن طريق التحلل

وتبدأ إدارة المخاطر بتحديد الهوية، وتوفر دائرة الجمارك العالمية تصنيفا منظما لكشف المخاطر بصورة منهجية، وعندما يتم توثيق كل مجموعة من مجموعات العمل، يمكن للفريق أن يطرح أسئلة محددة الهدف: ما الذي يمكن أن يحدث خطأ في هذا المنجز المحدد؟ وما هي الافتراضات التقنية التي نتخذها؟ أين هي أوجه الترابط بين مجموعات العمل؟

على سبيل المثال، النظر في مصنع كبير لتجهيز المواد الكيميائية، قد تشمل مجموعة من الأعمال مثل "خطة لتوصيل العجلات،" "عملية "منتجات السائل العالي التجميل" و "تركيب قيم التحكم" و "بفحص كل مجموعة من الحزمة" يمكن للفريق أن يحدد المخاطر مثل التأخيرات في وقت القيادة في الأماكن التي يحتمل أن تكون فيها عيوب كبيرة

تقييم المخاطر وتحديد الأولويات

وعندما يتم تحديد المخاطر، يجب تقييمها من أجل الاحتمالات والأثر، وتساعد الشبكة العالمية لسواتل الملاحة على إعطاء الأولوية للتصدي للمخاطر من خلال ربط كل مخاطر بمجموعة عمل محددة، ومن المخاطر التي تؤثر على مجموعة عمل عالية التكلفة أو عالية الأهمية (مثل مجموعة أدوات التمويل المهيمنة على مشروع " تركيب فيسيل " )، التي تتطلب اهتماما أكبر من المخاطر التي تؤثر على مجموعة من خطط العمل ذات التكلفة المنخفضة (مثلا، " الرصاص " ).

فعلى سبيل المثال، قد تحدد شركة هندسية مدنية تبنى جسراً ما مخاطر التسوية الأساسية لمجموعة العمل " بيلز المؤسسة العليا " ، وباستخدام WBS، يمكن أن تقدر أن الاحتمالات متوسطة (بسبب تقلب التربة) ولكن الأثر مرتفع جداً (التأخر في الجدول الزمني المحتمل لمدة 40 يوماً وتجاوز التكاليف بمبلغ 000 500 دولار) ويُظهر الخطر على أنه خطير، ويقرر الفريق الاستثمار في إجراء المزيد من عمليات التحميل الأرضية.

تخطيط التخفيف من عبء العمل على مستوى مجموعة العمل

وتصبح استراتيجيات التخفيف أكثر فعالية عندما تكون محددة في مجموعة العمل، وتسمح هذه الاستراتيجية للفريق بوضع ردود قابلة للتنفيذ، وقد تشمل خطة التخفيف، على سبيل المثال، ما يلي:

  • :: إشراك خبير تقني جيولوجي لتحديد معايير القبول بالنسبة لقدرة حمل الكويبل (تضاف 000 20 دولار إلى ميزانية مجموعة العمل).
  • (أ) السماح بأسبوعين إضافيين في الجدول الزمني لإعادة العمل المحتملة (تكافأ مدة مجموعة العمل).
  • :: تأهيل ثلاثة من المتعاقدين من الباطن ممن لديهم خبرة مشهود بها في مؤسسات عميقة (يقلل من خطر التنفيذ).

ونظراً لأن هذه الإجراءات ترتبط مباشرة بمجموعة عمل محددة، فمن الأسهل تعقبها ورصدها وتعديلها مع تقدم المشروع، فبدون النظام العالمي لمراقبة المناخ، كثيراً ما تصبح تدابير التخفيف غامضة ويصعب إنفاذها.

دور النظام العالمي لمراقبة التكاليف

تقدير التكلفة

إن تقدير التكلفة الدقيق مستحيل بدون نطاق محدد بدقة، إذ يكسر النظام العالمي للإحصاء المشروع إلى مجموعات عمل تجمع بين مستوى البيانات التاريخية للمقيمين، وبالنسبة للمشاريع الهندسية، فإن هذا يتوافق في كثير من الأحيان مع رموز التكاليف القياسية التي تستخدمها المنظمة، وعلى سبيل المثال، يمكن تقدير مجموعة من الأعمال مثل " مؤسسة تربين " ، وهي عبارة عن مجموعة من المواد التي تنهي العمل المكعب، وتكلفة فولاذية، على سبيل المثال.

ويتفادى مدير المشروع، من خلال تقدير حجم العمل على مستوى مجموعة العمل، الأخطاء الكبيرة التي تنجم عن تقدير أعلى إلى أسفل، وتسفر مجموعة عناصر العمل بالإضافة إلى تقديرات الطوارئ المناسبة عن ميزانية مشروع موثوقة، كما يدعم النظام العالمي لتقييم النطاق: يمكن أن يكون لكل مجموعة من مجموعات العمل تقدير منخفض، على الأرجح، وتقديرات عالية، يغذي نموذجا للتكلفة المحتملة (مثلا، فهم قيادة مونت كارلو للتكلفة).

Earned Value Management (EVM) Integration

وإدارة القيمة المأخوذة هي أسلوب قوي لتتبع التكاليف والجدول الزمني للأداء في آن واحد، ويتطلب خط أساس مشروع محدد جيداً يشمل حسابات التكاليف (التي ترتبط عادة بمجموعات عمل WBS في المستوى 2 أو 3). ويخصص المشروع، باستخدام نظام تقييم الأداء العالمي، لكل مجموعة من مجموعات العمل تكلفة مدرجة في الميزانية (قيمة مخططة)، وبما أن العمل قد اكتمل، فإن الفريق يقيِّم التكاليف الفعلية والقيمة المكتسبة.

فبدون مشروع سد هيدروليكتري، يتضمن نظام رصد الأرض مجموعة عمل بعنوان " تركيب جهاز توربين " ، وتبلغ الميزانية 2.4 مليون دولار، وبعد شهرين، يبين الوضع التكلفة الفعلية البالغة 1.5 مليون دولار، والقيمة المقررة البالغة 1.2 مليون دولار، ولكن القيمة المكتسبة تبلغ 0.9 مليون دولار فقط (لأن 38 في المائة فقط من العمل قد انتهى، مقابل الجدول الزمني 50 في المائة).

تحليل التتبع والاختلاف

وحتى بدون نظام كامل لإدارة المخاطر البيئية، فإن نظام إدارة الديون والتحليل يتيح تتبع التكاليف مباشرة، ويمكن أن تبين التقارير الشهرية التكاليف الفعلية مقابل ميزانية كل مجموعة من مجموعات العمل، وعندما يظهر الفرق، يمكن للمدير أن يحفر في مجموعة العمل المحددة لفهم السبب الجذري، وربما تكون مجموعة العمل المتعلقة بـ "الربط بين العين" أكثر من الميزانية بسبب ارتفاع معدلات إعادة العمل المتوقعة، مما يدل على وجود مسألة تتعلق بميزانية جودة.

وعلاوة على ذلك، تدعم إدارة أوامر التغيير في نظام الجمارك وحماية الحدود، وعندما يطلب أحد العملاء تغيير النطاق، يمكن تقييم الأثر على النظام العالمي لمراقبة المناخ بسرعة: أي مجموعات عمل تتأثر، وكيف تحتاج خطوط الأساس المتعلقة بالتكلفة والجداول إلى تحديث؟ وهذا الانضباط يحول دون ازدحام النطاق ويكفل توثيق جميع التغييرات وحصرها في الميزانية.

إدماج نظام إدارة المشاريع العالمية في عمليات إدارة المشاريع الأخرى

الجدول والرسوم البيانية للشبكة

"الـ "و بي إس" هي الأساس لبناء جدول المشروع كل مجموعة عمل يتم إبطالها في الأنشطة والمهام التي ترتبط برسم شبكي لتظهر المعالين

الموارد المخصصة

ويصبح تخطيط الموارد منهجياً عند ربطه بشبكة WBS، ويمكن تخصيص كل مجموعة من مجموعات العمل لمهارات عمل ومعدات ومواد محددة، ويمكن بناء برمجيات موارد من خلال تجميع الاحتياجات من الموارد عبر مجموعات العمل، مما يكشف عن الإفراط في التوزيع أو النقص، وفي مشروع هندسي كبير، يحول دون وجود جميع مجموعات العمل التي تُستخدم في اللحام، مما يؤدي إلى زيادة عبء المهارات الشحيحة.

سجل المخاطر والدروس المستفادة

ويتيح البرنامج الحاسوبي المتطور لإدارة المشاريع دمج النظام العالمي لمراقبة المناخ في سجل المخاطر، ويمكن تبيان كل مخاطر محددة مع عنصر المكافحة العالمية للتنوع البيولوجي، مما يخلق وثيقة حية يستطيع فيها أصحاب المخاطر تحديث الاحتمالات والآثار مع تقدم مجموعات العمل، وفي إغلاق المشروع، يمكن تنظيم الدروس المستفادة من جانب عنصر النظام العالمي لمراقبة المناخ، مما يجعل من السهل على المشاريع المقبلة استرداد المعلومات عن أنواع محددة من العمل (مثلاً، نموذج تقييم الثغرات).

أفضل الممارسات لوضع نظام فعال للتداول على أساس عالمي

إشراك الفريق

ولا ينبغي أن يقوم مدير مشروع واحد في عزلة بإنشاء نظام رصد الأرض، وهو يتطلب مدخلات من المهندسين والمقيمين وأخصائيي المشتريات وروايات البناء، وتكفل معرفتهم الميدانية أن يعكس التحلل العمل الفعلي وأن يُستولى على أفكار المخاطر في وقت مبكر، وكثيرا ما تكشف جلسة تعاونية لإنشاء النظام العالمي لمراقبة المناخ عن مخاطر تضييع مدير المشروع وحده، مثل القيود الخاصة للبائعين أو متطلبات الاختبار التي تدفن في المواصفات.

استخدام المعايير والتعابير

العديد من المنظمات الهندسية تستفيد من نماذج قياسية لنظم المياه السطحية من أنواع المشاريع المماثلة، مثلاً، شركة تبني محطات لمعالجة المياه المستعملة يمكن أن يكون لديها نموذج لشبكة المياه العالمية يتضمن نواتج قياسية مثل محطة الوقود المؤثرة، و"موضّح بريمي،" و"أحواض الإفصاح ذات التأثير الفلوري"

التحقق من اكتماله

قبل الانتهاء من وضع نظام تحديد المواقع، يجب على الفريق التحقق من أنه يفي بقاعدة 100%، ولا يتضمن أي تداخلات، ويتوافق مع ميثاق المشروع وبيان النطاق، إحدى التقنيات الفعالة هي السير عبر مستوى WBS على المستوى، يسأل: "إذا تم الانتهاء من هذه الصفقة، هل يمكن إنجازها؟"

خاتمة

إن هيكل توزيع العمل ليس وثيقة ثابتة؛ فهو أداة دينامية تربط بين النطاق والمخاطر والتكاليف والجدول الزمني والموارد في إطار واحد متماسك؛ وفي المشاريع الهندسية، حيث تكون تكاليف الأخطاء مرتفعة ويمكن أن تتلاشى نتائج أحداث المخاطر عبر نظم متعددة، يوفر النظام العالمي لمراقبة المناخ الوضوح اللازم للإدارة الاستباقية، ومن خلال وضع المشروع في مجموعات العمل، يمكن للفريق أن يحدد المخاطر بمستوى الثقة.

إن إدماج نظام رصد الأرض في سجلات المخاطر وإدارة القيمة المكتسبة وتخطيط الموارد يضاعف قيمته، ويحوله من أداة تخطيط إلى نظام رقابة حي، وبالنسبة للمنظمات الهندسية الملتزمة بتنفيذ مشاريع معقدة، فإن استثمار الوقت في نظام جيد التنظيم، هو أحد الأنشطة ذات العائد الأعلى، ويحول عدم اليقين إلى عناصر يمكن إدارتها، مما يتيح للأفرقة توقع المشاكل، وتكاليف التحكم، ويدفع النجاح في المشروع.