دور التنظيم في إدارة البيانات وإدارة الامتثال

مقدمة: لماذا مسائل متعلقة بإدارة البيانات والامتثال

وقد أصبحت إدارة البيانات والامتثال حجر الزاوية في الاستراتيجية التنظيمية الحديثة، إذ إن تزايد الضغوط التنظيمية وتفجير حجم البيانات، يجب على المؤسسات أن تكفل دقة بياناتها وتأمينها وتيسير الوصول إليها، وفي حين أن العديد من المنظمات تركز على تكنولوجيات مثل فهرسة البيانات، وإدارة البيانات الرئيسية، أو التشفير، فإن إحدى الأساليب الأساسية لا تزال في كثير من الأحيان غير مستخدمة على النحو التالي: فرز البيانات - ترتيب للأطر المنطقية المتعلقة بالامتثال.

فهم التسوق في إدارة البيانات

والاختبار هو عملية ترتيب البيانات وفقا لأمر محدد، عادة ما يكون الفرز أو التناقص على أساس القيم العددية، أو التواريخ، أو سلاسل النصوص، أو قواعد الأعمال التجارية المعتادة، بمعنى تقني، يفرز الخوارزميات - مثل قطع الأشجار، والدمج، والتردد - ويستخدم أيضا في فرز البيانات بطريقة فعالة.

وتشمل معايير الفرز المشتركة في بيئات المؤسسات ما يلي:

• Alphabetical order] - for names, product codes, or location identifiers.
• chronological order] - بحلول تاريخ الإنشاء، أو تاريخ التعديل، أو تاريخ انتهاء الصلاحية.
• النظام الناظم ] - بالنسبة لمبالغ المعاملات، أو أرصدة الحسابات، أو مقاييس الأداء.
• نظام هرمي أو عرفي - للهياكل التنظيمية، أو المستويات ذات الأولوية، أو فئات المخاطر.

ويؤثر اختيار ترتيب الفرز تأثيرا مباشرا على سهولة التحقق من صحة البيانات وتصفية البيانات والإبلاغ عنها، فعلى سبيل المثال، فإن ترتيب المعاملات المالية حسب التاريخ المنتهي هو ممارسة موحدة تسمح لمراجعي الحسابات بالتحقق من تسلسل الأحداث بسرعة، ومن ناحية أخرى، يساعد على تحديد أوجه الشذوذ العالية القيمة، ومن ثم فإن مرونة الفرز تجعلها أداة شاملة لفرق الحكم، ولكن قيمتها الحقيقية تبرز.

أهمية الترتيب لإدارة البيانات

وتشمل إدارة البيانات السياسات والعمليات والمعايير التي تكفل إدارة البيانات باعتبارها من الأصول القيمة، وتؤدي أعمال الشبح دورا حاسما في عدة مجالات من مجالات الحوكمة:

ضمان جودة البيانات

فالبيانات العالية الجودة دقيقة وكاملة ومتسقة وفي الوقت المناسب، وتساعد في ضمان الجودة عن طريق تسهيل الكشف عن المتفوقين، والازدواجية، والقيم المفقودة، وعندما يتم فرز السجلات أبجديا، فإن القيود المزدوجة غالبا ما تبدو متاخمة، وتبسط جهود التحلل، ويمكن أن تكشف عن ثغرات في جمع البيانات أو في فترات غير متوقعة، ويصبح الشكل غير المفصَّل أكثر وضوحا عندما تكون هناك نماذج مماثلة)١٢(.

وعلاوة على ذلك، يدعم فرز أنشطة تصنيف البيانات - أثناء التنميط، يدرس المحللون التوزيع والأنماط؛ وتتيح مجموعات البيانات المصنَّفة تحديد نطاقات القيمة بسرعة، وتوزيعات الترددات، والعدادات الباطلة، وهذا أمر مهم بصفة خاصة عند التحقق من صحة البيانات مقارنة بقواعد الأعمال التجارية أو بالتعاريف التنظيمية، ويمكن أن يتم التشغيل الآلي لعمليات الفرز المنتظمة في إطار خطوط البيانات لكشف المسائل النوعية قبل أن تُنشر في المجرى.

تبسيط عمليات مراجعة البيانات

وتتوقف عمليات المراجعة الداخلية والخارجية للحسابات على القدرة على تتبع خط البيانات والتحقق من سجلات المعاملات، وتبسّط مسار مراجعة الحسابات بفرض أوامر على البيانات التشغيلية الخام، فعلى سبيل المثال، فإن فرز سجلات المعاملات حسب الزوايا وتحديد هوية المستخدمين يتيح لمراجعي الحسابات إعادة بناء تسلسل الأحداث، وفي كثير من الأطر التنظيمية، مثل قانون ساربانيس - أوكسلي (SOX) في مجال الإبلاغ المالي، يتطلب مراجعو الحسابات أيضاً بيانات من أجل تقييم فعالية عمليات مراجعة الحسابات.

وعلاوة على ذلك، تيسر البيانات التي تم فرزها استخدام أدوات المراجعة الآلية، وكثيرا ما تعتمد هذه الأدوات على طلب إجراء الحسابات مثل المجاميع الجارية أو المتوسطات الجارية، وعندما لا يتم حفظ البيانات، تصبح هذه التحليلات عرضة للأخطاء أو مستحيلة، وبالتالي فإن وضع معايير للفرز كجزء من سياسة إدارة البيانات هو أفضل ممارسة لأي منظمة تخضع لمراجعة الحسابات.

تعزيز دقة البيانات واكتمالها

وتشير دقة البيانات إلى صحة القيم، في حين أن اكتمالها يشير إلى ما إذا كانت جميع الميادين المطلوبة مأهولة بالسكان، كما أن الفرز يساعد على اكتشاف أوجه عدم الدقة بكشف أوجه التناقض المنطقية، فعلى سبيل المثال، قد تكشف فرز سجلات الموظفين بحلول تاريخ الميلاد عن حالات يبدو فيها أن شخصا ما قد استؤجر قبل ولادته - وهو خطأ واضح، وبالمثل يمكن أن يحدد الفرز حسب طول الميدان بيانات مثبتة يمكن أن تكون كاملة.

كما أن اكتمال البيانات يتحسن من خلال الفرز، وعندما يتم فرز السجلات بواسطة حقل حرج مثل " التاريخ الأخير " ، يصبح من السهل معرفة السجلات التي لم يتم تجديدها في فترة طويلة، وهذا أمر ذو قيمة خاصة بالنسبة إلى الحفاظ على البيانات الرئيسية للزبائن، حيث يمكن أن تؤدي السجلات الثابتة إلى مخاطر الامتثال بموجب قوانين خصوصية البيانات مثل نظام الناتج المحلي الإجمالي (الحق في التكرير والحق في التصحيح) عن طريق ترتيب البيانات حسب الأولوية في الميدان أو في الحكم.

دعم إدارة دورة حياة البيانات

(د) إدارة دورة حياة البيانات تحكم البيانات من الإنشاء عن طريق المحفوظات أو الحذف، والاختراع ضروري لتطبيق سياسات دورة الحياة على أساس العمر أو النشاط أو التصنيف، فعلى سبيل المثال، يمكن تقسيم السجلات التي تفرزها تاريخ الإنشاء إلى أجهزة عاملة وباردة ومحفوظات، كما أن الفرز يتيح التطهير الفعال: يمكن تحديد البيانات التي تنتهي صلاحيتها وإزالتها بسرعة، مما يقلل من تكاليف التخزين ومن مخاطر الامتثال.

وبالإضافة إلى ذلك، يدعم فرز البيانات جهود تصنيف البيانات، وعندما يتم فرز البيانات بمستوى الحساسية - مثلا " العلني " " الداخلي " ، " السري " ، " المقيّد " - يمكن تطبيق الضوابط الأمنية على النحو المناسب، ويساعد الفرز الآلي لمجالات البيانات الوصفية على إنفاذ قواعد تصنيف البيانات بصورة متسقة في جميع أنحاء المؤسسة، وبدون فرز البيانات، قد تكون غير مصنفة أو مغلوعة، مما يؤدي إلى ثغرات في الامتثال أو إلى الإخلال بالبيانات.

إدارة شؤون المشتريات والامتثال

وتشمل إدارة الامتثال التقيد بالقوانين والأنظمة ومعايير الصناعة التي تقضي بكيفية التعامل مع البيانات، والتسويق هو أسلوب عملي يدعم الامتثال بطرق متعددة:

تنظيم البيانات وفقا للمعايير التنظيمية

وتتطلب أنظمة كثيرة هياكل محددة لتنظيم البيانات، فعلى سبيل المثال، تُلزم اللائحة العامة لحماية البيانات المنظمات بالاحتفاظ بسجلات لأنشطة التجهيز بطريقة منظمة، وتُسهر على إعداد هذه السجلات من جانب متحكمي البيانات أو الغرض من المعالجة أو فترة الاحتفاظ بالبيانات على الإبلاغ عن الامتثال، وبالمثل، فإن الأنظمة المالية مثل إطار بازل الثالث تتطلب من المصارف أن تفرز بيانات كفاية رأس المال حسب فئات المخاطر وأصناف الأصول، وفي كلتا الحالتين، يتيح ترتيب بيانات الامتثال للبيان السريع.

وكثيرا ما يتوقع المنظمون أن تُفرز البيانات حسب مجالات مراجعة الحسابات التي تُحسب حسب الوقت، ويقتضي الجزء 11 من الوثيقة CFR 21 للسجلات الإلكترونية في علوم الحياة أن تكون سجلات مراجعة الحسابات مُأمرة بدقة وأن تحمي من التحرير، ويسهل التحقق من سجلات مراجعة الحسابات المُرتَبَطة وتفسيرها، مما يقلل من خطر عدم الامتثال، ومن خلال إدراج الفرز في هيكل البيانات في المقدمة، يمكن للمنظمات أن تتجنب إعادة توجيه طلباتها في آخر لحظة.

تيسير استرجاع البيانات لأغراض مراجعة الحسابات

وكثيرا ما تتطلب عمليات مراجعة الامتثال الوصول السريع إلى مجموعات فرعية محددة من البيانات، ويعجل الاسترجاع من خلال إتاحة الاستفسارات القائمة على المؤشرات، وبحثات فعالة، مثلا، يمكن لمراجع حسابات يُحقق في شكوى من العملاء أن يحدد بسرعة جميع المعاملات ذات الصلة إذا تم فرز قاعدة البيانات بواسطة هوية العملاء وتاريخها، وبدون الفرز، قد تحتاج قاعدة البيانات إلى إجراء مسح كامل للجداول، مما يتسبب في تأخيرات وتبديدات.

وعلاوة على ذلك، فإن الفرز ييسر استخدام تقنيات إخفاء البيانات وإخفاء الأسماء، التي باتت مطلوبة بصورة متزايدة للامتثال لقوانين الخصوصية، وعندما يحدد الفرز المجالات التي تتضمن معلومات محددة شخصيا، يمكن للمنظمات تطبيق قواعد ملائمة لإعادة التصرف، ويساعد أيضا في إعداد تقارير امتثال منظمة منطقيا ويسهل استعراضها، مثل قوائم جرد المواد التي طلبت الحصول عليها أو حذفها في إطار الناتج المحلي الإجمالي.

دعم سجلات الاحتفاظ

وتحدد سياسات الاسترداد المدة التي يجب الاحتفاظ بها في مختلف السجلات، وعندما يمكن التخلص منها، والاختراع هو الآلية الرئيسية لتحديد السجلات التي وصلت إلى تاريخ انتهاء الاحتفاظ بها، وهذا يعني عملياً تدوين كل سجل مع فترة الاحتفاظ وتاريخ الإنشاء، ثم فرزها في ميدان " انقضاء مدة الاحتجاز " ، وتسمح البيانات المستنسخة بأن تُقيِّد السجلات القانونية في حالة حدوث حادث.

وتُعزى استراتيجية فعالة لفرز البيانات المخزنة في نظم متعددة، مثل قواعد البيانات الموجودة على المباني، وتخزين السحاب، وشرائط الدعم، وبدون بيانات مفصَّلة عبر هذه المصادر، إلى أن الامتثال لسياسات الاحتفاظ بات يكاد يكون مستحيلا، ومن شأن تطبيق أداة لإدارة البيانات تُركز على البيانات الوصفية وتدعم الآراء المصنَّفة أن يُبسط إدارة الاحتفاظ بالمخزون بشكل كبير.

تحديد البيانات الحساسة أو غير المصاحبة

وتعتمد مبادرات اكتشاف البيانات على أنماط الفرز لتحديد المعلومات الحساسة مثل أرقام بطاقات الائتمان أو أرقام الضمان الاجتماعي أو السجلات الصحية، وعندما يفحص البيانات غير المنظمة، فإن فرز النتائج عن طريق احتمال احتواء محتوى حساس يساعد على إعطاء الأولوية للتحقيق، فعلى سبيل المثال، تتيح قائمة الملفات التي يتم فرزها بواسطة سجل للثقة للمحللين التركيز على المواد ذات المخاطر العالية أولا، وبالمثل يمكن أن يعرض الفرز البيانات غير الممتثلة: قد تكشف السجلات التي تفرزها الولاية القضائية عن تدخل العميل غير المأذون به.

وفي سياق الإدارة السحابية، يساعد فرز البيانات على إدارة متطلبات الإقامة، وكثيرا ما يقدم مقدمو خدمات السحابة تخزينا خاصا بالمنطقة؛ ويكفل فرز البيانات حسب الأصل الجغرافي الامتثال لقوانين مثل قانون البرازيل المتعلق بالأمن السيبرني أو قانون الأمن الخاص بالصين، ويمكن لسياسات الفرز الآلي أن تلصق بيانات وترسلها إلى مناطق التخزين المناسبة، مما يقلل من الرقابة اليدوية.

التطبيقات العملية للصناعات عبر العالم

وتمتد قيمة الفرز إلى ما يتجاوز النظرية إلى عمليات تجارية ملموسة، وهنا توجد سيناريوهات محددة تحشد فيها المنظمات عمليات الفرز لتحقيق أهداف الحوكمة والامتثال:

الخدمات المالية: رصد المعاملات والإبلاغ عنها

وتتعامل المصارف وشركات الاستثمار مع ملايين المعاملات يوميا، إذ تُدرج هذه المعاملات في التاريخ والمبلغ ورقم الحساب في الأساس لكشف الاحتيال، والامتثال لمكافحة غسل الأموال، والإبلاغ التنظيمي، فعلى سبيل المثال، يجب تقديم تقارير معاملات العملات مقابل معاملات نقدية تتجاوز 000 10 دولار؛ وتُحدد بسرعة عمليات الفرز وعمليات السحب من جانب العملاء بالمبالغ الإجمالية النشاط الذي يمكن الإبلاغ عنه.

ويعتمد مراجعو الحسابات الماليون أيضا على أرصدة المحاكمات المصنَّفة وسجلات دفتر الأستاذ العام، ويسهل على دفتر الأستاذات المرتجلة رصد الدخول غير العادية التي قد تدل على الغش، ويعجز العديد من نظم المحاسبة عن الفرز بحلول التاريخ ورقم الوثائق، ولكن يمكن أن تكشف الأنواع المعرفية حسب الكمية أو الحساب عن أنماط مخفية، ويُظهر في الوقت الحقيقي وجود لوحات رصد مستمرة.

الرعاية الصحية: سجلات المرضى وخصوصية البيانات

ويجب على منظمات الرعاية الصحية أن تمتثل لاتفاقيات العمل الإنساني الدولي، وللناتج المحلي الإجمالي، وغير ذلك من أطر الخصوصية، إذ أن إعداد سجلات المرضى بحلول تاريخ الخدمة، ومدونة التشخيص، وحالة العلاج، يبسط عمليات المراجعة السريرية والإبلاغ عن الجودة، وعلى سبيل المثال، يساعد في تحديد قاعدة بيانات المطالبات عن أسباب الرفض على تحديد الأخطاء المنهجية في الفواتير التي يمكن أن تؤدي إلى فرض عقوبات على الامتثال، كما يساعد على إدارة الموافقة على المرضى: فالسجلات التي تُصفت في تاريخ الموافقة تتيح تجديد طلبات الرفض أو إلغاءها في الوقت المناسب.

وخلال خروقات البيانات، يفرز محللو التحليل الجنائي سجلات نظام إعادة تصميم جداول زمنية للوصول غير المأذون به، وتكشف السجلات المرتدة عن الملفات التي تم الوصول إليها، ومن قام بذلك، وفي أي وقت، دليل حاسم على الإخطارات المتعلقة بالانتهاكات التي تتطلبها قوانين مثل قانون حماية البيئة في كاليفورنيا.

البيع بالتجزئة والتجارة الإلكترونية: إدارة البيانات العملاء

ويجمع المتاجرون كميات كبيرة من بيانات العملاء لأغراض التسويق، ولكن يجب أن يتعاملوا معها وفقاً لقواعد الخصوصية، إذ يتيح اختيار قواعد بيانات العملاء عن طريق التفاعل الأخير أو تاريخ الشراء أو حالة الموافقة للشركات التجارية أن تقطع الجماهير مع احترام اختيارات الاستبعاد، وعلى سبيل المثال، في إطار الناتج المحلي الإجمالي، على المتاجرين بالتجزئة أن يوقفوا التسويق للأفراد الذين سحبوا الموافقة؛ ويساعد الفرز حسب حالة الموافقة على تحديد وإزالة هذه السجلات من قوائم ترويجية.

وفي إدارة المخزون، تكفل فرز بيانات المنتجات بحلول تاريخ انتهاء صلاحية البيع بيع السلع القابلة للتلف قبل أن تصبح غير قابلة للبيع، مما يقلل من قضايا النفايات والامتثال للأنظمة المتعلقة بالسلامة الغذائية، كما تدعم بيانات الرفوف الملتوية أيضا عمليات مراجعة الحسابات التي يقوم بها مفتشو الصحة.

الحكومة والقطاع العام: الشفافية والمساءلة

وتخضع الوكالات الحكومية لقوانين حرية الإعلام ومعايير المساءلة العامة، إذ تتيح تسجيلات التسجيل حسب الطلب، رهناً، والإدارة استجابة فعالة لطلبات حرية الإعلام، وتساعد مكتبات الوثائق المستنسخة موظفي الامتثال على تحديد السجلات التي يجب إعادة صياغتها أو الإفراج عنها، وفي إدارة الضرائب، تدعم فرز سجلات دافعي الضرائب عن طريق العودة (مثلاً، في انتظار، وقبل، قيد الاستعراض) مقاييس اختيار مراجعة الحسابات.

وتقوم منظمات كثيرة من القطاع العام حاليا بنشر مجموعات بيانات مفتوحة؛ وتفرز هذه المجموعات بواسطة قياسات مثل السكان أو الميزانية أو مؤشر الأداء تعزز إمكانية استخدامها، وتعزز الثقة العامة عندما تقدم البيانات في شكل مفهوم ومصنف.

أفضل الممارسات لتنفيذ الترتيبات في مجال الحوكمة والامتثال

ولتحقيق أقصى قدر من الفوائد من الفرز، ينبغي للمنظمات أن تتبع هذه الممارسات الفضلى:

1 - تحديد معايير موحدة في سياسات البيانات

إدراج اتفاقيات فرز البيانات في سياستكم لإدارة البيانات، وتحديد المجالات التي ينبغي فرزها، وتحديداً لها، وتحديد الأغراض، مثلاً، ولاية أن تحتفظ جميع جداول المعاملات بمؤشر مجمّع يُفرز حسب تاريخ المعاملات، وتوحيد فرز سجلات مراجعة الحسابات، وسجلات العملاء، والبيانات المالية.

2 - أماكن الإقامة

فالفرز اليدوي هو عرضة للأخطاء وعدم الكفاءة، واستخدام خطوط الأنابيب وأرقام قياسية للبيانات وأدوات جودة البيانات لتصنيف البيانات تلقائيا عند الاختناق، وتنفيذ وظائف الفرز المقررة لإعادة التنظيم الدوري (مثل إعادة الإمداد اليومية بالسجلات).

3 - تركيبة التكوين مع فهرسة

وقد لا يلبي الاستيعاب وحده احتياجات الأداء، إذ يعمل مع مديري قواعد البيانات لوضع مؤشرات تدعم أنماط الاستفسار المطلوبة للإبلاغ عن الامتثال، مثلا، إذا طلب مراجعو الحسابات في كثير من الأحيان سجلات تفرزها هوية العملاء وتاريخها، فإن الرقم القياسي المركب لهذا الترتيب يعجل باسترجاعها.

4 - الاستحقاق المثمر

التحقق من أن عمليات الفرز الروتينية تؤدي إلى نتائج صحيحة، ويمكن أن يؤدي أي مجال غير مأذون به إلى عدم التقيد بالمواعيد النهائية أو الاستنتاجات الخاطئة، وتنفيذ عمليات تحقق آلية تقارن النواتج المفرزة بالتسلسلات المتوقعة، وفيما يتعلق بتقارير الامتثال الحاسمة، تشمل خطوات استعراض يدوي.

5 - تدريب الموظفين على أفضل الممارسات

وينبغي أن يفهم مرشدو البيانات والمحللون وموظفو الامتثال كيف يؤثرون في عملهم في هذا المجال، ويوفرون التدريب على أساليب الفرز ذات الصلة بمجالهم: كيفية الفرز بمعايير متعددة المستويات، وكيفية التعامل مع القيم الباطلة، وكيفية تصدير البيانات المصنَّفة من أجل تقديم تقارير مراجعة الحسابات، ومن المرجح أن يغفل الموظفون المعرفون عن الفرز كأداة للحوكمة.

6- القدرات المتقدمة في مجال التصريف

وتتيح برامج البيانات الحديثة أكثر من الأنواع الأساسية للإقراض/البيع. والنظر في استخدام أوامر الفرز حسب الطلب (مثلاً، على المستويات ذات الأولوية: " الحرجة " ، " الهجين، " ، " الميديوم " ، والفرز المشروط استناداً إلى قواعد الأعمال التجارية، والفرز الديناميكي الذي يستجيب لإذن المستعملين، فعلى سبيل المثال، قد يحتاج موظف الامتثال إلى رؤية بيانات حساسة تفرزها درجات المخاطر، بينما يرى نفس القائم على السوق.

خاتمة

فالاعتماد أكثر بكثير من عملية أساسية للبيانات - وهو عامل حاسم في إدارة البيانات وإدارة الامتثال - من خلال ترتيب البيانات بصورة منهجية، تعزز المنظمات جودة البيانات، وتبسط عمليات مراجعة الحسابات، وتفرض سياسات الاحتفاظ، وتظهر التقيد التنظيمي، وتوضح الأمثلة على مجالات التمويل والرعاية الصحية والتجزئة، والحكومة أن الفرز يدعم كل شيء من الكشف عن الاحتيال إلى الوفاء بحقوق الخصوصية، ولكي تحقق الشركات هذه الفوائد بشكل كامل، يجب أن ترتب قواعد الامتثال المحتملة.