دور المصفوفين في إدارة المكتبة الآلية وجمع المحفوظات

وقد أصبحت تكنولوجيا تحديد الترددات اللاسلكية حجر الزاوية في المكتبة الحديثة وإدارة المحفوظات، مما أدى إلى تحويل كيفية تعامل المؤسسات مع الملايين من الأصناف، ومن خلال استخدام الحقول الكهرومغناطيسية لتحديد الهوية والتتبع آليا، تقدم المؤسسة قفزة من نظم الشواء التقليدية، مما يتيح إجراء معاملات أسرع، وإجراء جرد أدق، وتعزيز الأمن، حيث تواجه المكتبات والمحفوظات طلبات متزايدة من أجل تحقيق الكفاءة والترضية، مما يتيح لها إيجاد حل قوي.

ما هي تكنولوجيا RFID؟

(ب) تكنولوجيا الاتصالات اللاسلكية التي تستخدم حقول الكهرومغناطيسية لتحديد وتتبع العلامات المرتبطة بالأشياء، ويتكون نظام إدارة المعلومات من ثلاثة عناصر أساسية هي: البطاقات، والقراء، وطبقة متوسطة أو برامجية تُعالج البيانات، وكل بطاقة تحتوي على جهاز مصغر يخزن أجهزة الكشف عن الهوية من بعد، وأحياناً بيانات إضافية، إلى جانب نظام معلومات مُثلج للقراءة يُرسل البيانات.

عناصر نظام إدارة المعلومات الإدارية

وعلامة الـ "دي إي" هي أكثر المكونات وضوحاً، قد تكون سلبية أو نشطة أو شبه سلبية، فالعلامات المرورية لا تملك مصدر طاقة داخلي، وتعتمد على إشارة القراء اللاسلكية لتحفيز الشريحة وتعكس الرد عليها، وهي غير مكلفة، ووزن خفيف، وتستخدم عادة في المكتبات، وتحتوي البطاقات النشطة على بطارية على متنها، مما يتيح استخدام النطاقات الخفيفة وأجهزة البث المستمر.

فرق التردد والمعايير

ويستخدم هذا البرنامج في عدة نطاقات تردد: منخفض التردد (LF، 125-134 kHz)، وتردد عال (HF، 13.56 MHz)، وتردد عال (UHF، 860-960 MHz)، أما بالنسبة للمكتبات والمحفوظات، فإن قدرة التردد العالي جدا على استخدام أجهزة التردد العالي جداً (HSO) فهي المعيار الأكثر شيوعاً، حيث أنها توفر نطاقاً قراءياً (حتى 1.5 متر)، ومعقولاً، وسريعاً،

مقارنة مع الباركودي

وتشترط شركة Barcodes فحص كل مادة على حدة مع قارئة شواء في نطاق قريب، وهذا أمر يستغرق وقتا طويلا ومعرض للأخطاء، ولا سيما بالنسبة للمجموعات الكبيرة، ويمكن أن تقرأ قاعدة البيانات، على النقيض من ذلك، علامات متعددة في وقت واحد، حتى عندما تُجمع أو توضع في صناديق، وهذه القدرة تقلل بدرجة كبيرة من العمل المطلوب لفحص المخزون، والفرز، والمهام التداولية.

الطلبات المقدمة في المكتبات والمحفوظات

وتتوفر تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة على نطاق واسع من التطبيقات العملية في المكتبات والأماكن التي تُقيم فيها المحفوظات، ويستهدف كل منها تحسين كفاءة التشغيل وخبرة المستعملين، وفيما يلي المجالات الرئيسية التي تضيف فيها هذه التكنولوجيا قيمة.

البند: الدائرة

ويتيح هذا النظام إمكانية الوصول إلى محطات الدخول والمغادرة ذاتيا، مما يتيح للمرشدين الاقتراض والعائد دون تدخل من الموظفين، ويمسح النظام الأصناف المتعددة في آن واحد، ويقلل فترات الانتظار ويعزز رضا المستعملين، وبالنسبة للمحفوظات، حيث تستخدم المواد في كثير من الأحيان في الموقع، يمكن للمؤسسة أن تبسط عملية الطلب والاسترجاع، وعلى سبيل المثال، يمكن للباحث أن يطلب صندوقا من الملفات المحفوظة، ويمكن للنظام أن يزودها تلقائيا.

إدارة المخزون وقراءات الدفء

ومن أكثر المهام كثافة في العمل في المكتبات والمحفوظات قراءة الرف التي تُجرى حسب الترتيب الصحيح، حيث يمكن للقارئ المحمل اليدوي أو المحمول أن يفحص رف بأكمله في ثوان، ويكشف عن المواد غير الموضعية، ويتحقق من المواد المفقودة، ويستكمل المكتال تلقائيا، ويمكن أن تحدد دورات الجرد الآلية يوميا أو أسبوعيا دون أن يعطل المستعملون، مما يضمن أن تكون قاعدة البيانات المجمّعة ذات قيمة خاصة.

الأمن ومنع السرقة

ويمكن لبوابات الأمن التابعة لإدارة الاستخبارات الاتحادية التي تم تركيبها في مخارج المكتبة أن تكتشف علامات لم يتم تعطيلها بشكل سليم أثناء عملية التفتيش، وإذا حاول أحد الرعاة مغادرة صنف لا يزال نشطا، فإن صوت إنذار يمنع السرقة، وخلافا للنظم الكهرومغناطيسية التقليدية، يمكن أيضا إدماج علامات التنبيه الصادرة عن إدارة الاستخبارات الاتحادية في نفس البطاقة المستخدمة لتحديد الهوية والتداول، مما يقلل الحاجة إلى وجود شرائط أمنية منفصلة.

Preservation and Environmental Monitoring

ويمكن أن تشمل بطاقات التعريفات الخاصة بالمعاملات المستشعرات التي ترصد درجة الحرارة، والرطوبة، والتعرض للضوء، أو الاهتزاز، وفي المحفوظات، حيث يجب التحكم بشدة في الظروف لمنع تدهور الورق والصور والتصوير، توفر هذه المستشعرات بيانات مستمرة، وإذا تجاوزت المعايير البيئية الحدود الدنيا الآمنة، يمكن للنظام إرسال إخطارات إلى الموظفين، مما يسمح باتخاذ إجراءات تصحيحية.

تعقب القروض والمواد

وتبسّط المؤسسة عمليات القرض البيرالي بتمكينها من السحب السريع والفحص بين المؤسسات، ويمكن قراءة التواجز في نقاط متعددة في سلسلة النقل، مما يتيح تتبع الأصناف في الوقت الحقيقي في المرور العابر، مما يقلل من خطر الخسارة ويعجل بالوقت المحدد، ويتيح محفوظات المواد التي تقدم قروضا إلى مؤسسات أخرى للمعارض وسيلة آمنة لرصد الموقع والوضع طوال فترة القرض.

نظم الضبط الذاتي والعودة

ويمكن لفرز العائدين آليا، الذي كثيرا ما يدمج مع إدارة المعلومات الإدارية، أن يجهز الأصناف المعادة بمسح العلامات وفرزها في صناديق قائمة على الوجه (مثلا مختلف فروع المكتبة أو أقسام المحفوظات)، مما يلغي المناولة اليدوية ويتيح للموظفين التركيز على المهام الرفيعة المستوى، ويمكن لمحطات العودة أن تولد إيصالات وتستكمل تلقائيا المكتال، مما يوفر خبرة لا تحصى للمستعملين.

مجموعات خاصة ومواد رياحية

وبالنسبة للكتب النادرة والمخطوطات وغيرها من المواد الهشة، يمكن ربط بطاقات التعريف باستخدام أجهزة الرش المفرغة من حمض السلف أو إدراجها في أجهزة الكشف المتخصصة، وتتيح البطاقات تتبع الرصين دون الإضرار بال الجسم الأصلي، وتستخدم بعض المؤسسات نظام المعلومات التعريفية في إطار نظام بيانات الحرارة والرطوبة لوضع سجلات شاملة للحفظ، وهذا مفيد بصفة خاصة للمواد التي نادرا ما يتم التحقق منها ولكن تتطلبها بصورة دورية.

فوائد التكامل بين المنظمات الإنمائية الدولية

ويؤدي تنفيذ تكنولوجيا المعلومات والاتصالات إلى تحقيق مجموعة متنوعة من الفوائد التي تؤثر مباشرة على التكاليف التشغيلية، وإنتاجية الموظفين، وخبرة المستعملين، وتتجاوز هذه الفوائد التشغيل الآلي البسيط، وتمتد إلى المزايا الاستراتيجية لإدارة جمع الأموال.

زيادة الكفاءة والسرعة

ويقلل هذا البرنامج كثيرا من الوقت اللازم للمهام المشتركة، إذ يمكن إنجاز جرد كامل لمكتبة تضم 000 100 بند في ساعات بدلا من أسابيع باستخدام قارئ يدوي، وتخفض محطات الفحص الذاتي من التسرب خلال ساعات الذروة، وتعني قدرات القراءة السائبة إمكانية تجهيز عدة بنود في مسح واحد، وهذه الكفاءة تتيح للموظفين إعادة تخصيص الوقت لخدمات المستعملين، وتطوير جمع البيانات، وبرامج التوعية.

تحسين الاستحقاق ونوعية البيانات

ويعرض المسح اليدوي ودخول البيانات للخطأ البشري، ويقضي على الفحوصات الخاطئة ويقلل من خطر حجب الأصناف أو فهرسها بطريقة غير صحيحة، ويكفل تحديث السجل الرقمي في الوقت الحقيقي مرآة للجرد المادي، وتدعم هذه الدقة اتخاذ قرارات أفضل بشأن الحشيش، وعمليات الشراء، والتخطيط الفضائي.

تعزيز الأمن والحد من الخسائر

ويمكن أن تؤدي النظم الأمنية التابعة لإدارة مصائد الأسماك إلى الحد من السرقة بنسبة تصل إلى 80 في المائة في بعض المؤسسات، وفقا لدراسات الحالة، وبالنسبة للمحفوظات، حيث تكون المواد في كثير من الأحيان غير قابلة للاستبدال، فإن القدرة على تتبع قواعد النقل وإنفاذها أمر لا يقدر بثمن، ويمكن أن تساعد مسارات مراجعة الحسابات من سجلات إدارة المعلومات الإدارية في تحديد أنماط إساءة الاستخدام وتحسين السياسات الأمنية.

خبرة أفضل في مجال المستعملين

ويستفيد الباترون من المعاملات الأكثر سرعة واستقلالاً، إذ تتيح خيارات الخدمة الذاتية للمستعملين إمكانية الاقتراض والاقتراض بسرعة خاصة، بينما توفر نظم العودة الآلية 24/7 إمكانية الوصول إلى بعض المرافق، وبالنسبة للباحثين في المحفوظات، يمكن أن تخفض المؤسسة فترات الانتظار اللازمة لتسليم المواد، وتوفر معلومات مفصلة عن الموقع، وتعزز الخبرة البحثية.

بصيرة البيانات - الدربان

وتولد هذه المعلومات بيانات غنية عن أنماط استخدام جمع البيانات، ويمكن للمكتبات تحليل البنود التي تستخدم في معظم الأحيان، وكم تبقى المواد على الرفوف بين الفحوصات، وعندما تحدث فترات الاستخدام القصوى، ويمكن لهذه البيانات أن تحدد تطوير جمع الأدلة - المؤسسات التي يمكن أن تحدد المواد التي لا تستخدم استخداما كافيا للزراعة أو الترويج لها، وبالنسبة للمحفوظات، تساعد بيانات الاستخدام على إعطاء الأولوية لمشاريع رقمنة وتخصيص موارد للحفظ على نحو فعال.

وفورات التكاليف على مر الزمن

وفي حين أن الاستثمار الأولي في البنية التحتية لمؤسسة تنمية الموارد البشرية يمكن أن يكون مرتفعا، فإن عائد الاستثمار يتحقق من خلال انخفاض تكاليف العمل، وانخفاض معدلات السرقة، وتحسين استخدام الأصول، إذ تبلغ العديد من المكتبات عن فترة انتقام تتراوح بين سنتين وأربع سنوات، حسب حجم جمع الأموال وحجمها، كما أن الوفورات الطويلة الأجل تأتي أيضا من انخفاض الحاجة إلى بطاقات الشوكولاتة، والشرائح الأمنية، ومراجعة الحسابات يدويا.

التحديات والنظر في المسألة

وعلى الرغم من مزايا هذا الاعتماد، فإن اعتماد هذه المنظمات لا يُعيق، ويجب على المؤسسات أن تقيِّم بعناية هذه التحديات لضمان نجاح التنفيذ.

التكاليف الأولية المرتفعة

وقد تُحسب رسوم تشغيلية كبيرة على بطاقات RFID، وقراء، وبوابات أمنية، وبرامجيات، وبالنسبة لمكتبة متوسطة الحجم، فإن تجهيز مجموعة من 000 100 بند تحمل بطاقات يمكن أن يكلف عشرات الآلاف من الدولارات، بالإضافة إلى نفقات التركيب والتكامل، وقد تتطلب المحفوظات ذات الأشكال الفريدة (مثل الخرائط الضخمة، والأجسام الثلاثة الأبعاد) بطاقات اعتماد متخصصة تكون أكثر تكلفة.

التقارب التكنولوجي والمعايير

ويتضمن النظام الإيكولوجي لإدارة مصائد الأسماك معايير متعددة (ISO 15693، ISO 18000-3، الخ) وبروتوكولات الملكية، ويجب على المؤسسات أن تكفل أن تكون البطاقات والقراء والبرامجيات قابلة للتطبيق، وقد تتطلب بعض البرامج القديمة لدائرة إدارة الأراضي تكاملاً في إطار الإطارات المتوسطة أو العرفية، مما قد يزيد من تعقيدها وتكلفتها، وأن يكون توفير الحماية في المستقبل شاغلاً يُعنى بائع يلتزم بالمعايير المفتوحة يساعد على تجنب التطور السريع، ولكن في المستقبل.

الشواغل المتعلقة بالخصوصية

ويمكن قراءة بطاقات التعريفات بواسطة أجهزة غير مأذون بها، مما يثير قضايا الخصوصية بالنسبة للرعاة، وعلى الرغم من أن بطاقات المكتبة لا تتضمن عادة سوى هوية فريدة، وليس بيانات شخصية، يمكن ربط محدد الهوية بسجلات التداول، وعلى المؤسسات أن تنفذ تدابير أمنية مثل التشفير في البطاقات، واخفاء البيانات، وإلغاء البطاقات بعد السحب، كما أن سياسات الخصوصية الواضحة والشفافية مع المستخدمين أمور أساسية.

ألف - التدخل البيئي

ويمكن أن تتأثر أداء إدارة التنمية الدولية بالرفوف المعدنية والتدخل الإلكتروني والمواد الكثيفة، ففي المحفوظات، أو خزانات المعادن، أو جدران الخرسانة، أو الغرف المحمية، قد تقلل من نطاقات القراءة، إذ يمكن اختبار البيئة قبل نشر البطاقات أو الهوائيات القارئة وتعديلها التخفيف من هذه المسائل، وبالنسبة للأصناف الهشة، يجب التعامل بعناية مع التمسك المادي بالعلامات لتجنب الضرر.

تدريب الموظفين وإدارة التغيير

ويتطلب الانتقال من تدفقات العمل القائمة على الشوائب إلى إدارة شؤون الإعلام توفير التدريب لجميع الموظفين، ومن الشائع أن يُقاوم التغيير، لا سيما إذا كان النظام الجديد يعطل الروتينات المقررة، وينبغي للمؤسسات أن تشرك الموظفين في التخطيط، وتوفير التدريب العملي، وإبلاغ الفوائد بوضوح، ويمكن أن يساعد النشر التدريجي على إدارة عملية الانتقال ويتيح فرز المشاكل.

طول المدة والاستبدال

ويمكن أن تفشل بطاقات التعريفات في الارتداء المادي أو التعرض للرطوبة أو التصريف الكهروستاني، وفي عمليات جمع البطاقات، قد تتضرر البطاقات من جراء التداول المتواتر أو التنسيب غير السليم، وتحتاج مواد المحفوظات إلى بطاقات معدة خالية من الأحماض، ومن الضروري وضع ميزانية لاستبدال البطاقات، وصيانة النظام الدوري لضمان الموثوقية الطويلة الأجل.

دراسات الحالة والتنفيذات العالمية الحقيقية

وقد نجحت العديد من المكتبات والمحفوظات في نشر نظم إدارة المعلومات الإدارية، مما وفر دروسا قيمة للآخرين الذين ينظرون في اعتمادها.

مكتبة سياتل العامة

ويستخدم نظام مكتبة سياتل العامة، وهو أحد أكبر عمليات تنفيذ هذه الشبكة في العالم، إدارة ما يزيد على مليون بند عبر 27 فرعا، ويدعم النظام عملية الفحص الذاتي، والفرز الآلي، وإدارة المخزون، ووفقا لتقرير من ]، مجلة " ريد " ، شهدت المكتبة انخفاضا بنسبة 30 في المائة في تكاليف العمل المتعلقة بمهام التداول التدريجي، وتحسينا كبيرا في دقة المخزون.

المحفوظات الوطنية في أستراليا

وتستخدم المحفوظات الوطنية في أستراليا نظام إدارة السجلات والمحفوظات لتتبع السجلات العالية القيمة والمطلوبة في كثير من الأحيان، وتُرفق هذه السجلات بصناديق المحفوظات وملفات، وتُركَّب القراء في غرف القراءة ومناطق التخزين، ويتيح النظام تتبع الموقع في الوقت الحقيقي ويقلل الوقت اللازم لاسترجاع المواد بنسبة 50 في المائة، وتستخدم المؤسسة أيضاً جهازاً للمعلومات الإدارية لرصد الظروف البيئية في قبو التخزين، كما هو موثق في:

جامعة كاليفورنيا، مكتبة بيركلي

نظام مكتبة (أو سي بيركلي) نفذ برنامج (إيه دي) لمكتبته الرئيسية والعديد من مكتبات المقاطعات، التركيز على تقليل فترات انتظار الرعاة وتحسين عمليات الجرد، وقد أبلغت المكتبة عن زيادة بنسبة 40 في المائة في تداول الخدمة الذاتية و20 في المائة في المواد غير المحتفظ بها، وتم تسليط الضوء على تدريب الموظفين بوصفه عاملاً حاسماً للنجاح، حيث قام مدربون متفانين بعقد حلقات عمل على مدى عدة أشهر.

المكتبة العامة الصغيرة

وحتى المؤسسات الأصغر حجماً يمكن أن تستفيد منها: قامت المكتبة العامة لمدينة بلومفيلد الغربية في ميتشيغان، التي تضم حوالي 000 150 بند، باعتماد برنامج تنمية الموارد البشرية مع التركيز على تعزيز خبرة المستعملين، واستخدمت المكتبة نهجاً تدريجياً، بدءاً بعمليات الشراء الجديدة، واتسعت تدريجياً، وشملت النتائج تخفيضاً بنسبة 25 في المائة في وقت الموظفين المنفق على التداول وارتفاع درجات الرضاة.

الآفاق والابتكارات في المستقبل

ومن المتوقع أن ينمو دور إدارة المكتبة والمحفوظات مع تطور التكنولوجيا وظهور قدرات جديدة، ومن المرجح أن تشكل عدة اتجاهات العقد القادم.

التكامل مع شبكة الإنترنت في الأمور

(د) إنَّ المكتبات المقبلة قد تنشر شبكات من القراء الثابتين والمتنقلين الذين يرصدون باستمرار حالة جمع البيانات، فعلى سبيل المثال، يمكن للرفوف الذكية المجهزة بشبكة المعلومات الإدارية أن تكتشف متى يتم إزالة أو إعادتها دون مسح يدوي، كما أنَّ تكامل تكنولوجيا المعلومات يدعم التحليلات التنبؤية - عن طريق الجمع بين بيانات الاستخدام والمجسِّسات البيئية، ويمكن للمؤسسات أن تتوقع احتياجات الصيانة أو مسائل الحفظ قبل أن تصبح حاسمة.

منابر المنظمات غير الحكومية ذات القاعدة السحابية

ويتيح حساب السحاب إدارة مركزية لبيانات إدارة المعلومات عن طريق فروع أو مؤسسات متعددة، وهذا مفيد بصفة خاصة لشبكات القرض أو شبكات القروض المشتركة بين العيار، ويمكن للمنصات السحابية أن تعالج محللي البيانات، وإدارة العلامات، وتحديث النظام عن بعد، مما يقلل الحاجة إلى البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الموقع، كما أنها تدعم تقاسم بيانات الموقع في الوقت الحقيقي، مما يسهل تعقب الأصناف عبر مختلف المباني أو حتى المدن.

الاستخبارات الفنية والتعلم الآتي

ويمكن أن تعزز منظمة العفو الدولية نظم إدارة المعلومات عن طريق تحليل أنماط استخدام البيانات للتوصية باستراتيجيات جمع المعلومات على النحو الأمثل، فعلى سبيل المثال، يمكن لنظم التعلم الآلي أن تتنبأ بالمواد التي ستكون في حاجة عالية خلال مواسم محددة، مما يتيح للمكتبات أن تعدل المواد بصورة استباقية أو رقمنة، وفي المحفوظات، يمكن أن تساعد المنظمة في تحديد الأصناف التي تتعرض لخطر الضرر استنادا إلى بيانات الاستشعار عن إدارة المعلومات الإدارية، مما يؤدي تلقائيا إلى الحفظ.

التصميمات المتقدمة

وأصبحت بطاقات التعريفات الجديدة أصغر حجما وأكثر استدامة وأكثر ملاءمة للبيئة، وقد تكون العلامات المطبوعة التي يمكن إدراجها في أغطية الكتب أو في أضواء المحفوظات متاحة بالفعل، ويمكن أن تؤدي البحوث في العلامات القابلة للتحلل البيولوجي إلى خفض النفايات الإلكترونية، وقد تؤدي العلامات التي تنطوي على تجميع متكامل للطاقة (مثلا من موجات إذاعية مائية) إلى إزالة الحاجة إلى صيانة البطاريات في بطاقات فعالة،

UHF RFID for High-Volume Environments

وفي حين أن تكنولوجيا التردد العالي جداً لا تزال مهيمنة، فإن التقدم في تكنولوجيا التردد فوق العالي يجعلها أكثر ملاءمة للمكتبة واستخدام المحفوظات، ويوفر التردد فوق العالي النطاقات القراء أطول (حتى 10 متر) وسرعة القراءة، مما يمكن من التتبع الفعلي للأصناف في مناطق التخزين الكبيرة، ويمكن إجراء مسح للمخزونات من الطوابق بأكملها من قارئ واحد، غير أن التحديات المتصلة بالتدخل والكثافة تحتاج إلى مزيد من الحلول.

Blockchain for Security and Provenance

إن الجمع بين الـ "دي إيه" و "كاتشين" يمكن أن يخلق سجلاً مُقاوماً للتلاعب بالأشياء، بالنسبة للمحفوظات، هذا أمر ذو قيمة خاصة لتوثيق المواد النادرة وتتبع سلسلة الحجز، كل مسح من المسح الضوئي سيضيف دخولاً غير قابل للتعديل إلى سلسلة الحجب، مما يوفر تاريخاً قابلاً للتحقق من موقع الأصناف ومناولة وتغيرات الأوضاع، قد يكون هذا مُغيراً لللعبة لضمان سلامة المجموعات التاريخية.

خاتمة

وقد أثبتت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات قيمتها بالفعل في تيسير إدارة المكتبات وجمع المحفوظات، مما يتيح تحسينات ملموسة في السرعة والدقة والأمن وخبرة المستعملين، وبما أن المؤسسات لا تزال تواجه قيودا في الميزانية، وزيادة توقعات الرعاة، والحاجة إلى الحفاظ على المواد الهشة، فإن هذه المساعدة توفر حلاً قابلاً للاتساع وفعالاً، وفي حين أن التحديات المتصلة بالتكلفة والخصوصية والتكامل لا تزال قائمة، فإن التخطيط الدقيق والنهج التدريجي يمكن أن يؤدي إلى عودة كبيرة في المستقبل.