فوائد الأفرقة المشتركة بين الوظائف في عقد دورات فعالة

فهم دور تحليل المخاطر الناجمة عن العمليات

ويعد تحليل المخاطر في العملية نهجاً منهجياً ومنظماً لتحديد وتقييم المخاطر المرتبطة بالعمليات الصناعية ومراقبتها، وهو حجر الزاوية في برامج إدارة السلامة في العمليات التي تُكلف بها أنظمة مثل معيار إدارة السلامة في العمليات في إطار برنامج العمل العالمي (29 CFR 1910.119) وبرنامج إدارة المخاطر في إطار برنامج إدارة المخاطر في القطاع الاقتصادي، ولا يمكن أن تتبع هذه الفئات ببساطة قائمة مرجعية - تعتمد على الخبرة الجماعية لفريق من ذوي الخبرة الفنية الخفية.

ما هي الفرق المشتركة بين الوكالات في سياق برنامج المساعدة الإنسانية؟

ويجمع فريق متعدد المهام لفرع المساعدة الإنسانية بين أفراد من مختلف الإدارات، ووظائف العمل، ومستويات الخبرة داخل المنظمة، ويشمل المشاركون في النموذج مهندسي العمليات، وأخصائيي السلامة، ومشرفي العمليات، وأخصائيي الصيانة، ومهندسي نظم المراقبة، وحتى منسقي الصحة والسلامة البيئية، وفي المنظمات الأكبر، يمكن أن ينضم أيضا ممثلون من ضمان الجودة، أو سلسلة الإمداد، أو إدارة المشاريع، والرئيس هو أن كل عضو يسهم في المخاطرة من خلال عدسات فريدة.

وعلى عكس فريق متجانس يتقاسم فيه الجميع نفس أنماط الخلفية والتفكير، فإن فريقاً متعدد الوظائف يهيئ بيئة غنية للتنوع المعرفي، وهذا التنوع هو المحرك الذي يخول تحديد المخاطر بدقة والتخطيط القوي لتخفيف المخاطر، ومن خلال الاستفادة من كامل نطاق المعارف التنظيمية، تكفل الأفرقة المشتركة بين الوظائف عدم إغفال أي خطر حرج وأن تكون الحلول سليمة من الناحية التقنية ومجدية من الناحية التشغيلية.

الفوائد الرئيسية للفرق المشتركة بين الوكالات في دورات برنامج المساعدة الإنسانية

وعندما يتم نشر الأفرقة المشتركة بين الوظائف بفعالية في دورات برنامج المساعدة الإنسانية، فإن سلسلة الفوائد على امتداد دورة حياة السلامة في جميع العمليات، وتبين المزايا التالية سبب استخدام المنظمات الرائدة لهذا النهج كأسلوب معياري.

1 - تحديد المخاطر على نحو أوسع نطاقاً وشامل

والمنافع الأكثر إلحاحا هي مجموعة المنظورات الرئيسية، إذ لدى المشغل الذي يدير الوحدة يوميا معرفة حميمة بالمرورات المتطورة، واضطرابات العمليات، والظروف غير العادية التي قد لا تظهر أبدا في دليل تصميمي، ويعرف فني الصيانة ما هي المعدات التي تفشل في معظم الأحيان وما هي التسربات الخفية أو آليات التآكل، ويفهم مهندس العمليات أن المظاريف المعتزمة ومخاطر التفاعل الكيميائي.

فعلى سبيل المثال، قد يتذكر المشغل، أثناء دراسة أجراها عن مفاعل كيميائي، أنه خلال الطقس الساخن، ترتفع درجة الحرارة في إمدادات المياه المبردة، مما تسبب في أن يقترب المفاعل من حالة الهروب، وقد يكون المهندس قد افترض أن نظام التبريد كان دائما كافيا، ويلتقط الفريق العامل المختلف الوظائف حالة التشغيل في العالم الحقيقي ويقيم الضمانات المناسبة.

2- تعزيز الاتصالات والتفاهم بين الإدارات

وتتيح دورات برنامج العمل الإنساني فرصة نادرة ومنظمة لمختلف الإدارات للتواصل علناً بشأن المخاطر، ويتوقف هذا الحوار عن العزف، ويسمع المهندسون مباشرة من المشغلين عما يحدث فعلاً على الأرض؛ ويشرح المهنيون في مجال السلامة الآثار التنظيمية؛ وتتقاسم أفرقة الصيانة بيانات الموثوقية، وتجبر العملية الجميع على استخدام نفس مصفوفات مخاطر اللغات، ووصف النتائج، وفئات الاحتمال التي تقلل من سوء الفهم الذي كثيراً ما يصيب مبادرات السلامة.

ومع مرور الوقت، تعزز هذه الرسالة ثقافة المسؤولية المشتركة، وعندما يقترح المشغل تغييراً في وقت لاحق، فإنها أكثر احتمالاً أن تنطوي على الهندسة لأنها تفهم الآن قيمة هذا المنظور، وهذا تحسن التواصل عبر الوظائف يقلل من فرص أولويات عدم الانحياز ويعجل بتسوية الشواغل المتعلقة بالسلامة خارج إطار عمل برنامج المساعدة الإنسانية.

3- تحسين استراتيجيات حل المشاكل والتخفيف من حدتها الإبداعية

ونادرا ما يكون للأخطار المعقدة حلول للكتب المدرسية، إذ أن فريقاً متعدد الوظائف يُنشئ نُهجاً متنوعة لحل المشاكل، وقد يقترح مهندس تعديلاً في المعدات، بينما يقترح مشغل عمل إجرائي أبسط وأسرع لتنفيذه، وقد يشير مهني في مجال السلامة إلى أن الحل الهندسي الأكثر تكلفة يمكن أن يُحدث مخاطر جديدة إن لم يُصان على النحو الصحيح، ومن خلال دمج هذه الأفكار، كثيراً ما يصل الفريق إلى استراتيجيات متعددة المستويات تكون فعالة وفعالة من حيث التكلفة.

وتدعم البحوث في علم النفس التنظيمي الفكرة القائلة بأن فرقا متنوعة تفوق أداء فرق متجانسة في مهام معقدة لحل المشاكل، وفي فرع الشؤون الإنسانية، حيث تكون المخاطر عالية، والسيناريوهات غير قابلة للتنبؤ، فإن هذا التنوع الإدراكي ميزة متميزة، ومن المرجح أن يحدد الفريق ليس الخطر الرئيسي فحسب، بل أيضا الظروف الكامنة التي يمكن أن تسمح بالتصاعد.

4 - زيادة شراء تدابير السلامة وممتلكاتها

وعندما يشارك أعضاء الفريق من مختلف الإدارات مشاركة نشطة في تحديد المخاطر والتوصية بالضمانات، يشعرون بالملكية إزاء النتائج، وهم لم يعودوا متلقين سلبيين للقرارات التي تتخذها مجموعة هندسية نائية، وهذا الملكية تترجم إلى مزيد من المساءلة أثناء التنفيذ، ويرجح أن يتبع المشغلون إجراءات جديدة بأمانة لأنهم ساعدوا على تصميمها، ويلتزمون أكثر بتفتيش معدات السلامة المنشأة حديثا لأنهم يفهمون لماذا يهم ذلك.

وعلاوة على ذلك، فإن المشاركة في الوظائف الشاملة تقلل من متلازمة " غير المخترعة هنا " ، وعندما تأتي توصية من داخل الفريق، أكثر مما تفرضه على قبول خارجي، وهذه الدينامية النفسية للسلامة حاسمة في تحويل توصيات فرع المساعدة الإنسانية إلى تحسينات مستمرة في مجال السلامة.

5 - التنفيذ السريع لتحسين السلامة

ويمكن تباطؤ عملية اتخاذ القرارات في دورات إدارة الشؤون الإنسانية من خلال الحاجة إلى التشاور مع الخبراء خارج الغرفة، حيث تقوم الأفرقة المشتركة بين المهام بإحضار هؤلاء الخبراء إلى الطاولة منذ البداية، ويمكن الإجابة على الأسئلة التي تتطلب عادة ساعات أو أيام المتابعة في الموقع، وعلى سبيل المثال إذا كان الفريق يقرر ما إذا كان ينبغي تحديد ترابط رفيع المستوى بنسبة 90 في المائة أو 95 في المائة، مع وجود مهندسي العمليات والأخصائيين في مجال الرقابة الحاليين يتيحان إجراء تسوية فورية.

ولا تُحسب هذه السرعة على حساب الجودة؛ بل إنها تلغي إعادة العمل وتخفض الوقت بين تحديد المخاطر وتنفيذها، وقد خلصت دراسة نشرت في مجلة " FLT:0 " Journal of Loss Prevention in the Process Industries إلى أن المرافق التي تستخدم أفرقة متعددة الوظائف في فرع المساعدة الإنسانية قد قللت من متوسط الوقت اللازم لإغلاق التوصيات بأكثر من 30 في المائة مقارنة مع تلك التي تستخدم أفرقة خفض المخاطر.

أفضل الممارسات لتشكيل وتيسير أفرقة العمل المشتركة بين الوكالات

ولا يشكل تشكيل فريق متعدد الوظائف إلا الخطوة الأولى، ولتحقيق الفوائد المذكورة أعلاه، يجب على المنظمات أن تتبع أفضل الممارسات في تشكيل الأفرقة وتيسيرها وإدارة الدورة.

اختيار الميكس المناسب للمشاركين

وابتداء من تحديد نطاق دورة " برنامج المساعدة الإنسانية " - أي وحدة أو نظام أو عملية يجري تحليلها، ثم تحديد المهام التي لها معرفة تتصل مباشرة بهذا النطاق، وبصفة عامة ينبغي أن يضم الفريق الأساسي ممثلا واحدا على الأقل من العمليات والهندسة والصيانة والسلامة، ويمكن دعوة أعضاء إضافيين من الأجهزة أو مراقبة العمليات أو الامتثال البيئي إذا كانت العملية تنطوي على مخاطر محددة في تلك المجالات.

تجنب إغراء حزم الغرفة مع عدد كبير جدا من الناس، حيث يتراوح حجم الفريق المثالي بين 6 و 10 مشاركين، وتخاطر المجموعات الأصغر بفقدان الأفكار الحاسمة؛ ويمكن أن تصبح المجموعات الأكبر غير راغبة في إجراء مناقشات معطلة، وينبغي أن يكون لكل عضو دور محدد بوضوح: الزعيم، والسكري، ومهندس العمليات، والمشغل، وأخصائي السلامة، وما إلى ذلك.

تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة

وحتى مع تنوع الخبرة، يجب أن يضع رئيس الفريق (الذي غالبا ما يكون ميسرا ذا خبرة مدربا على منهجية إدارة الشؤون الإنسانية) قواعد أساسية في البداية، وينبغي لكل مشارك أن يفهم أنه يتوقع منه أن يسهم في المعرفة من مجاله، وأن يستمع أيضا إلى الآخرين بصورة نشطة، ولا ينبغي أن تهيمن عليه أي وظيفة واحدة، وينبغي للميسر أن يرسم بنشاط أعضاء أكثر هدوءا، ولا سيما المشغلين الذين قد يشعرون بأنهم خائفون من المهندسين أو المديرين.

وضع جدول أعمال مهيأ ومرن

فجلسات إدارة الشؤون الإنسانية - سواء استخدمت فيها الهيئة العليا لشؤون الشعوب الأصلية أو ما إذا كانت منهجية " LOPA " - قد وضعت موضعا لعملية منظمة، ويجب على الميسر أن يبقي الفريق يتحرك من خلال عقد أو سيناريوهات بصورة منهجية، غير أن الأفرقة المشتركة بين المهام كثيرا ما تبرز قضايا غير متوقعة تستدعي استكشافا أعمق، ويحقق أفضل الميسرين توازنا بين الحفاظ على الجدول الزمني ويتيحان استكشافهما، ويسمحان باستخدام مناقشات مبرمجة زمنيا، ويساعدان على الحفاظ على تركيز مختلف.

تعزيز السلامة النفسية

ولكي يعمل فريق متعدد الوظائف بفعالية، يجب أن يشعر كل عضو بالقلق أو يسأل أسئلة " ماذا إذا " دون خوف من أن يُفصل أو يُعاقب، وهذا أمر بالغ الأهمية عندما يطعن المشغلون أو التقنيون في الافتراضات الهندسية، وينبغي للقادة أن يُجريوا تحقيقاً محترماً نموذجياً، وأن يعترفوا بالمساهمات صراحة، وأن يؤكدوا أن الهدف هو إيجاد مخاطر، وليس إلقاء اللوم، وأن وجود بيئة آمنة نفسياً يؤدي إلى الحصول على بيانات أكثر ثراء وإلى تقييمات أكثر صدقاً للمخاطر.

Leveraging Technology for Remote and Hybrid Participation

وتستخدم منظمات كثيرة الآن أدوات رقمية لفرع المساعدة الإنسانية تسمح بالتعاون في الوقت الحقيقي، حتى عندما يكون أعضاء الأفرقة موزعين جغرافيا، وقد تضم أفرقة متعددة الوظائف خبراء نائيين، على سبيل المثال، أخصائياً في سلامة الشركات أو مهندساً للبائعين، ويمكن أن يساعد استخدام الشاشات المشتركة واللوحات البيضاء الافتراضية والبرامجيات المنظمة لأخذ الملاحظات على الحفاظ على نفس المستوى من التصلب، غير أن الميسرين يجب أن يكونوا أكثر حذراً في إشراك المشاركين عن بعد لمنعهم من أن يصبحوا مراقبين.

التحديات المحتملة وكيفية التغلب عليها

ورغم الفوائد الواضحة، فإن أفرقة الشؤون الإنسانية المشتركة بين الوظائف لا تواجه تحديات، إذ إن الاعتراف بهذه الثغرات مسبقاً يتيح للمنظمات التخفيف منها بصورة استباقية.

تنازع الأولويات وضيق الوقت

وكثيرا ما يكون لأعضاء مختلف الإدارات مطالب متنافسة في وقتهم، ويمكن سحب المشغلين من أجل معالجة قضايا الإنتاج العاجلة؛ وقد يكون للمهندسين مواعيد نهائية للمشروع، ومن أجل معالجة هذا الالتزام الإداري المأمون في وقت مبكر، كما أن دورات برنامج المساعدة الإنسانية في فترة النشاط التشغيلي المنخفض، ولديهم مشاركون احتياطيون مدربون على التقدم إذا لزم الأمر، والاحتفاظ بالدورات لمدة لا تزيد على ٤ ساعات يوميا لتجنب الإهمال.

هيمنة الشخصيات القوية

وفي أي مجموعة متنوعة، يمكن للأفراد الذين لديهم آراء قوية أو رتبة تنظيمية أعلى أن يهيمنوا دون قصد، وهذا أمر خطير للغاية إذا كان مدير النبات أو مديره يجلس في الدورة، ويجب على الميسر أن يُنفذ القاعدة التي لا تتمتع بميزة في تحليل المخاطر - كل شخص يجري تقييمه على أساس الجدارة، وباستخدام تقنيات مثل حرق الأدمغة في الجو المستديرة أو التصويت المجهول يمكن أن يُعدل من مكان اللعب.

حواجز الاتصالات وجارجون

ولكل إدارة من الإدارات ملجأ خاص بها، يمكن أن يخلق الخلط، وقد يشير شخص الصيانة إلى " اتحاد هامر " بينما يدعوه مهندس " تركيبة ربط " . وينبغي للميسر أن يشجع على طرح أسئلة توضيحية وأن يُبقي مسردا للمصطلحات مرئياً.

العضوية غير المتسقة

ويؤدي تكرار دوران فريق المساعدة الإنسانية إلى تعطيل الاستمرارية، ومن الناحية المثالية، يتناوب الفريق الأساسي ببطء مع أعضاء جدد يتابعون ذوي الخبرة، وبالنسبة للمصانع الكبيرة التي تضم وحدات متعددة، يمكن لفريق أساسي مستقر من الميسرين والخبراء الرئيسيين المعنيين بموضوعات معينة أن يتناوبوا من خلال دورات مختلفة، مما يؤدي إلى منهجية متسقة في حين يقدم مختلف ممثلي العمليات معارف محلية.

الأثر الحقيقي العالمي: دراسة حالة إفرادية

وبالإضافة إلى ذلك، قامت الإدارة بتأهيل تكوين الفريق، حيث طلبت من أحد المشغلين على الأقل، وهو فني صيانة، ومهندس واحد لنظم التحكم، بعد أن كان هناك مفقود يتضمّن رد فعل على مسار العمل كان قد أُغفل في السابق في هيئة تنسيق الشؤون الإنسانية، أن تُنفّذ مجموعة من الضمانات، وأن تُقدّم على الأقل مشغل واحد، وأخصائيا فنيا واحدا لنظم المراقبة، كل دورة.

خاتمة

فالفرق المشتركة بين الوظائف ليست مجرد فريق لطيف للعمل في تحليل المخاطر في عملية العمليات - فهي استراتيجية مثبتة لتحقيق تحديد دقيق للمخاطر، والتخفيف من المخاطر بشكل قوي، وتحسين ثقافة السلامة بصورة مستمرة، إذ أن الجهود اللازمة لتجميع وإدارة هذه الأفرقة، هي معرفة متنوعة بالمشغلين والمهندسين والمهنيين في مجال السلامة، وأخصائيي الصيانة وغيرهم من المتخصصين، والمنظمات التي تكسر السدود، وتعزز حل المشاكل وتعجل بتنفيذ عمليات أكثر أمانا.

وينبغي للمنظمات الخطيرة بشأن سلامة العمليات أن تضفي الطابع المؤسسي على المشاركة الشاملة لعدة وظائف في كل دورة من دورات برنامج العمل المتعلق بالموئل، وبناء نظام أمان مرن يُقدر فيه كل نظرة من الموظفين ويُعطى كل خطر الاهتمام الذي يستحقه، وللمزيد من المعلومات عن تشكيل أفرقة فعالة للإغاثة في حالات الكوارث، التشاور مع SHA المبادئ التوجيهية لإدارة السلامة والموارد من [العملية المشتركة]