Table of Contents

مقدمة: مؤسسة مراقبة المشاريع

وفي المشاريع الهندسية، حيث تتعمق الميزانيات وتفتقر إلى الميزانيات، فإن إدارة الموارد الفعالة ليست رفاهية بل ضرورة، كما أن هيكلا جيدا لتفصيل العمل يمثل العمود الفقري لتخطيط المشاريع، مما يمكّن المديرين من تصور كل ما يمكن إنجازه، وتخصيص الموارد بدقة، وتسوية النزاعات قبل أن تتصاعد إلى تأخيرات في التكاليف.

وتختلف المشاريع الهندسية عن غيرها من المساعي لأنها تشمل موظفين ذوي تخصصات عالية ومعدات مكلفة ومهام مترابطة، وبدون إطار واضح لتوزيع الموارد، تظهر الاختناقات، ويحترق أعضاء الفريق، ويخفف من التأخيرات في المسارات الحرجة، ويخفف من هذه المخاطر نظام رصد الأرض المشكَّد على النحو السليم من خلال توفير لغة مشتركة للنطاق والتعيين والتتبع.

فهم هيكل تفصيل العمل

إن نظام دبلوم الأرض هو عملية تسلسل هرمي لنطاق المشروع إلى أقسام يمكن إدارتها، وهو يكسر النواتج الهندسية المعقدة إلى عناصر أصغر حجما وأكثر قدرة على التحكم تسمى مجموعات العمل، وهذا الهيكل يوفر وضوحا ملحّا بشأن ما يلزم عمله ومستوى التفصيل الذي يجب تخصيصه من الموارد.

كل مجموعة عمل في دبليو بي اس تمثل ناتجا محددا يمكن تقديره، ومحددا ومراقبته بشكل مستقل، مثلا في مشروع بناء الجسر، ربما تشمل الشبكة العالمية لسواتل الملاحة (العمل البديل) و (الهياكل الأساسية) و (التلفزيون) وكل فرع من هذه الفروع يقطع إلى مواقع فرعية مثل "الحفر بالماء" و "أدنى كمية من المواد الحية"

والقاعدة العامة هي القاعدة 100 في المائة: يجب أن تشكل المجموعة 100 في المائة من نطاق المشروع دون إغفال، وهذه القاعدة حاسمة بالنسبة لتصنيف الموارد لأن أي فجوة في النطاق تؤدي إلى مطالب غير مخطط لها فيما بعد، كما تحدد النظام ترتيباً هرمياً واضحاً للمساءلة: فكل مجموعة من مجموعات العمل لها مالك واحد، مما يبسط حل النزاعات عند نشوء طلبات متضاربة.

لماذا مسائل مستوى الموارد في الهندسة

وتكاد تكون القيود المفروضة على الموارد عالمية في المشاريع الهندسية، إذ لا يمكن أن يكون المهندس الرئيسي في مكانين في آن واحد، ولا يمكن أن يكون هناك رافعة واحدة في اليوم، ولا يوجد في مختبر الاختبار عدد محدود من فترات الانتظار الأسبوعية، وعندما تتجاهل الجداول هذه القيود، فإن النتيجة تتجاوز الموقع، وتقتصر على تخصيص الموارد، وتقتصر على توفير المزيد من الوقت.

وتشمل نتائج الإفراط في التوزيع انخفاض النوعية، وزيادة إعادة العمل، وعدم التقيد بالمواعيد النهائية، وخفض عدد الأفرقة، وتسعى عملية تحديد الموارد إلى إعادة توزيع عبء العمل بحيث تُسقط الذروة والثغرات في الطلب إلى نمط مستدام، وينطوي النظام العالمي لتحديد المواقع على مستوى عال، لأنه يكشف بالضبط عن المهام التي تستهلك موارد محددة، وحيث تقع تلك المهام في الجدول الزمني.

النظر في مشروع هندسي آلي حيث يُزمع إجراء استعراضين حاسمين للتصميم في نفس الأسبوع، يتطلبان معا نفس المهندس الرئيسي، وبدون رؤية قائمة على أساس WBS، يظل هذا الصراع غير مرئي حتى اللحظة الأخيرة، وبوجود نظام WBS، يمكن لمدير المشروع أن يرى التداخل في وقت مبكر وأن ينتقل استعراض واحد إلى الأسبوع التالي دون تعطيل المعالين.

استخدام نظام رصد الأرض لتحديد الموارد: نهج تدريجي

الخطوة 1: إلغاء أكوام العمل إلى المستوى الصحيح

إن عمق نظام تحديد المواقع يؤثر مباشرة على قدرتكم على مستوى الموارد، وإذا كانت مجموعات العمل كبيرة جدا (مثلاً، مرحلة التصميم) كبند واحد)، فلا يمكن أن ترى أين تحدث الصراعات في الموارد، ولا يمكن أن يكتمل حتى يمثل كل مجموعة من مجموعات العمل إنجازاً متبايناً يمكن لشخص أو فريق أن يكمله في نافذة قصيرة، عادة ما يكون ذلك أسبوعاً أو أسبوعين، بالنسبة للمشاريع الهندسية، يعني ذلك في كثير من الأحيان أن يهبط إلى مستوى فرادى عمليات الشراء أو الاختبارات،

الخطوة 2: الموارد المخصصة بصورة واضحة

ويجب أن يكون لكل مجموعة من مجموعات العمل في النظام العالمي لمراقبة المناخ مورد أو نوع من الموارد، وأن توثق مجموعة المهارات المطلوبة، والحساب الرئيسي، والمعدات، وأي قيود خاصة، وينبغي أن تكون هذه المهمة واضحة في البرمجيات العالمية للسواتل؛ ووثيقة مصاحبة تصف كل مجموعة من مجموعات العمل.() وتشمل فئات الموارد المشتركة في الهندسة مهندسي التصميمات، والمشروعات الشعبية، ومفتشي الجودة، ومشغلي الشركات عبر الوطنية، والمتعاقدين من الباطن المتخصصين.

الخطوة 3: تحديد المواقع التي تتجاوز المخصصات

و ضع بياناتك في برنامج جدولة (مثل مشروع ميكروسوفت، بريمفيرا ب6، أو حتى صحيفة توزيع جيدة الهيكل) وإتاحة برمجيات الموارد، وبحث عن فترات يتم فيها حجز مورد واحد بما يتجاوز 100% من القدرات المتاحة، و تقرير التسلسل الهرمي الذي يُساعدك على تتبع أي نواتج محددة تتنافس على هذا المورد، مثلاً، إذا كان مهندسه في نفس الوقت قد أظهر

الخطوة 4: تطبيق تقنيات المستوى

  • Slack-based rescheduling:] Use the WBS to identify work packages with positive float (slack) and move them away from top periods. The WBS shows dependency links, so you know which tasks can shift without delaying successors.
  • Resource substitution:] If a work package requires a specific skills, check the WBS for similar packages that might use a different resource with equivalent capacity. For example, a junior engineer might handle some drafting tasks originally assigned to the lead designer.
  • Task divisionting:] Break a work package into smaller sub-packages that can be performed non-contiguously. The WBS must be updated to reflect this split so that the new sub-packages maintain traceability to the original scope.
  • Crash critical paths:] Add extra resources to critical-path work packages that are over-allocated, provided the budget allows. The WBS clarifies where additional resources can be injected without causing ripple effects.

الخطوة 5: تقييم الجدول الزمني المطابق

وبعد تعديل الجدول الزمني، يُعدّل جدولاً زمنياً ثانياً من الموارد للتأكد من عدم تجاوز أي موارد 100 في المائة من المخصصات، ويُشار إلى أن النظام العالمي لمراقبة المناخ يكفل عدم إسقاط أو ازدواجية العمل عن طريق الخطأ، ويتقاسم النظام العالمي للإبلاغ المالي مع أصحاب المصلحة في المشروع: فالهرم البصري يساعد الجميع على فهم الأسباب التي أدت إلى نقل بعض المهام وكيفية تأثير التغييرات على التنفيذ الشامل.

تسوية النزاعات باستخدام أسلحة الدمار الشامل

وتنشأ النزاعات في مجال الموارد في المشاريع الهندسية عندما تتطلب مهمتان أو أكثر نفس الموارد المحدودة في الوقت نفسه، ويمكن أن تكون هذه الصراعات تقنية (اختبارتان تحتاجان إلى نفس الأداة)، أو بشرية (استعراضان تصميما يتطلبان خبيراً في الموضوع نفسه)، أو مادياً (طاقما بناء يحتاجان إلى نفس المساحة المستقرة)، وتوفر دائرة خدمات المؤتمرات طريقة منظمة لتحديد هذه الصراعات وتحليلها وحلها قبل أن تصبح أزمات.

Visualizing Conflicts through the WBS Hierarchy

فالطبيعة الهرمية للجهاز العالمي للسواتل تجعل التداخل مرئيا على مستويات متعددة، وعلى المستوى الأعلى، يمكن أن نرى ما إذا كان مجالان وظيفيان (مثلا، " التصميم الهيكلي " و " التحليلات الجغرافية " ) يتنافسان على مورد مشترك، وعلى مستوى عبوات العمل، يمكن أن تحددا المنجزات الدقيقة التي تسبب النزاع، وهذا المنظور المزدوج يسمح بالتسوية الاستراتيجية والتكتيكية على السواء.

على سبيل المثال، إذا أظهرت منظمة دبليو بي إس أن "الاختبارات السوداء" (تحت "تأمين الجودة" و"تصميم التعزيز المالي" (تحت "الهندسة الهيكلية") كلاهما يحتاجان إلى مهندس هيكلي كبير في نفس الأسبوع، يمكنك التنقيب لمعرفة ما إذا كانت النواتج مترابطة حقاً، وفي كثير من الأحيان، يمكن للتعديلات الطفيفة على تسلسل WBS أن تزيل الصراع دون أن تؤثر على المسار الحرج.

تحديد الأولويات استناداً إلى هيكل النظام العالمي لمراقبة الأرض

ولا تكون جميع مجموعات العمل متساوية، إذ تكشف الهيئة، عند ربطها بجدول المشروع، عن المهام التي تقع على الطريق الحرج والتي تطفو، ويجب حل النزاعات التي تنطوي على مجموعات عمل ذات حساسية أولاً، واستخدام النظام العالمي لتحديد المواقع في ترتيب المهام حسب تأثيرها على الجدول الزمني العام للمشروع، وهذا التحديد الذي يكفل عدم إهدار الوقت الذي تنجز فيه مهمة غير حاسمة، في حين أن النزاع الحرج لا يزال دون حل.

ويعني ذلك عمليا الحفاظ على مصفوفة أولويات نظام إدارة الديون على أساس العالم: قائمة بجميع مجموعات العمل ومدتها، وعوامها الكلي، وشدة تضارب الموارد، وضبطها (منتظرة) لتحديد أكثر النزاعات إلحاحا، وإحالة الموارد إلى مجموعات العمل ذات الأولوية العليا، ثم دفع المهام ذات الأولوية الدنيا إلى فترات الإجازات المتاحة.

إعادة تخصيص الموارد مع إمكانية تعقب مركبات WBS

عندما يتم تحديد النزاع، تقدم الـ "واي بي إس" مسارات إعادة توزيع متعددة، يمكنك تبادل الموارد بين مجموعات العمل داخل نفس فرع "واي بي إس" لأن هذه المهام تتقاسم متطلبات مماثلة، مثلاً، في فرع "النظم الكهربائية" قد تنقل كهربائياً أقدم من "جمعية فريق المراقبة" إلى "الركوب المُتَزَق" إذا كان النزاع يتعلق بالسابق

وإذا كان الاستبدال داخل فرع غير كاف، فإن النظر في جلب الموارد من فرع آخر ذي قدرة زائدة، ويبرز لوحة بيانات نظام رصد موارد المياه العالمي (نظرة موجزة لتخصيص الموارد لكل فرع) الفروع التي يجري تحميلها بشكل ناقص، ويحتاج إعادة التوزيع عبر النطاق إلى الاتصال الدقيق، ولكن نظام رصد الأرض يجعله شفافا: فالجميع يستطيعون رؤية مصدر ومقصد حركة الموارد.

الاتصال الواضح من خلال شبكة تبادل المعلومات

ومن بين أكثر الفوائد التي لم تُقدر على الإطلاق للجهاز في حل النزاعات الاتصال، وعندما يرى أعضاء الفريق نفس التسلسل الهرمي، فهموا سبب نقل مورد أو تأخير مهمة، ويوفر النظام العالمي لمراقبة المناخ نقطة مرجعية محايدة للمناقشات، بدلا من الجدل على من يحتاج إلى الرافعة أكثر، يمكن للفريق أن ينظر إلى نظام دبابات الموظفين، ويرون أن "النقل ألف" على الطريق الحاسم الذي لا يطفو فيه.

ولزيادة الاستفادة من هذا الاتصال إلى أقصى حد، يحتفظ بقاموس مستكمل للنظام العالمي لمراقبة المناخ يشمل تخصيص الموارد وتاريخ النزاع، ويتقاسمه في استعراضات أسبوعية للمشاريع، وعندما تنشأ صراعات جديدة، فإن النظام العالمي لمراقبة المناخ يشكل نقطة انطلاق لمناقشة القرار.

التنفيذ العملي: إدماج نظام رصد الأرض في مجموعة الأدوات الحديثة

For the principles of WBS-based resource leveling are timeless, modern engineering projects benefit from digital tools that automate many of the steps. Integrated project management software such as Oracle Primavera P6 allows you to embed resource assignments directly into the WBS and run what-if scenarios. Micros

وعند اختيار أداة، ضمان أن تدعم الهيئة عمق الهيكل الهرمي للنظام العالمي لمراقبة الأرض المطلوب لتخصصك الهندسي، وقد تحتاج الهندسة المدنية الثقيلة إلى 5-6 مستويات من التحلل، في حين تعمل الهندسة البرمجية عادة بمستويات 3-4، وينبغي أن تتيح الأداة أيضاً ربط التبعية بين مجموعات العمل عبر مختلف فروع النظام العالمي لمراقبة المناخ، لأن النزاعات كثيراً ما تشمل الحدود الوظيفية.

:: إجراء عمليات تقييم آلي مع بيانات نظام الرصد العالمي

يمكن أن تؤدي برامجيات إدارة المشاريع المتقدمة النمو مستوى آليا من الموارد استنادا إلى بيانات WBS، غير أن التشغيل الآلي ليس رصاصة فضية، فالخوارزمية تعمل فقط إذا كانت البرمجيات العالمية كاملة ودقيقة، قبل أن تضرب زر " الموارد الرفيعة " ، تحقق من هذه الشروط الثلاثة:

  • كل مجموعة عمل لديها تقدير مُدّة يطابق المعايير التاريخية لمنظمتك الهندسية
  • أما المهام المتعلقة بالموارد فهي حصرية؛ ولا يخصص أي موارد لمجموعتين من مجموعات العمل في وقت واحد من بيانات خط الأساس.
  • وصلات الإعالة بين مجموعات العمل دقيقة وتعكس قيود هندسية حقيقية (مثلاً، يجب أن يعالج التكتل لمدة 7 أيام قبل التحميل).

وإذا ما استوفيت هذه الشروط، فإن التأقلم الآلي يمكن أن يوفّر وقتاً كبيراً، ولكن دائماً ما يستعرض الناتج يدوياً: فالأدوات الآلية تستحدث أحياناً ثغرات في الجدول الزمني أو تكسر التسلسل المنطقي الذي لا يلحقه سوى مدير مشروع هندسي ذي خبرة.

أفضل الممارسات لإدارة الموارد في إطار نظام إدارة الموارد العالمية - إدارة الموارد

إشراك فريق "الكتيري" في إنشاء "واي بي إس"

ويُبنى أفضل نظام لبرمجيات غربية الحجم في مجال تحسين الموارد بصورة تعاونية مع مدخلات من المهندسين والمشرفين وأخصائيي المشتريات، وعندما يكون لكل مجموعة عمل مالك يساعد على تحديدها، تكون مهام الموارد أكثر واقعية، ويصبح حل النزاعات جهدا جماعيا بدلا من إصدار مرسوم من القمة، وينظم حلقة عمل بشأن النظام العالمي لمراقبة المناخ عند بدء المشروع حيث يقطع المشاركون نطاقه معا.

استخدام نظام الترقيم المتماسك

وينبغي أن يكون لكل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ مدونة فريدة تبين مستوى العلاقة بينه وبين الوالدين، ونموذج مشترك للهندسة هو الملاحظة 1-1 إلى 10، وهذا الرقم يسهل الإشارة إلى مجموعات عمل محددة في مناقشات مستوى الموارد واجتماعات تسوية المنازعات، كما أنه يبسط التكامل مع نظم المحاسبة والمشتريات.

Update the WBS as the Project Evolves

والمشاريع الهندسية دينامية، إذ أن أوامر التغيير، وتنقيحات التصميم، وظروف المواقع غير المتوقعة تؤثر جميعها على النظام العالمي لمراقبة المناخ، وتعالج النظام العالمي لتحديد المواقع باعتباره وثيقة حية، وعندما تتغير مجموعة العمل، تستكمل تخصيص الموارد ومدتها على الفور، وتقوض بيانات النظام العالمي لرصد الأرض مستوى الموارد وتؤدي إلى نزاعات خفية، وتضع جدولاً أسبوعياً لاستعراض النظام العالمي لتحديد المواقع كجزء من اجتماعكم المعني بالوضع.

ولا يتعلق مستوى الموارد بالتوازن بين ساعات العمل، بل يتعلق أيضاً بمراقبة التكاليف والحد من المخاطر، ويوفر النظام العالمي لتحديد القيمة الهيكل المثالي لإدارة القيمة المكتسبة لأنه يربط مباشرة استهلاك الموارد بالنواتج، وعندما تُستخدم موارد النظام العالمي لمراقبة المناخ، تُسقط التكاليف في آن واحد، وهذا التكامل يتيح لك التنبؤ بالتدفق النقدي وكشف تجاوزات الميزانية في وقت مبكر.

وبالمثل، فإن تسوية المنازعات عن طريق النظام العالمي لمراقبة المناخ تقلل من مخاطر الجدول الزمني، ويؤكد دليل PMBOK ] أن وضع نظام عالمي لتحديد المخاطر هو أساس تحديد المخاطر، ومن خلال تسوية النزاعات في الموارد من خلال نظام رصد الأرض، تقومون بصورة استباقية بإزالة أحد أكثر مصادر المخاطر شيوعا في المشاريع الهندسية.

الوثائق: جميع مقررات المستوى

وفي كل مرة تنقل فيها مجموعة من الأعمال أو تتبادل فيها مورداً، تسجل الأساس المنطقي في القاموس العالمي أو سجلاً مصاحباً لها، وهذه الوثائق لا تقدر بثمن عندما يواجه المشروع مراجعة أو عندما ينشأ نزاع مماثل في مشروع مستقبلي، كما تساعد أعضاء الفريق الجدد على فهم سبب النظر في الجدول الزمني بالطريقة التي يقوم بها.

الشلالات المشتركة وكيفية تجنبها

الركن 1: تجاوز مدة العقد

الكثير من مستويات الـ (واي بي إس) تخلق النفقات الإدارية وتحجب الصورة الكبيرة، وبالنسبة لمعظم المشاريع الهندسية، فإن 4-5 مستويات كافية، وإذا وجدت نفسك تخلق مجموعات عمل تستغرق ساعات قليلة فقط لإكمالها، ربما تكون قد توقفت عن العمل، فقاعدة الإبهام: ينبغي أن تمثل مجموعة من الأعمال 1-2 أسبوعا من الجهد لشخص أو فريق.

الركن 2: إغفال الجدول الزمني للموارد

وكثيرا ما تكون لدى الأفرقة الهندسية تقويم غير قياسي، ويعمل فيها أربعة أيام عمل مدتها عشر ساعات، ويقتصر عمل الأفرقة الأخرى على ساعات النهار للعمل الميداني، ويجب أن تنعكس هذه الجداول في المهام المتعلقة بالموارد على مستوى دبليو بي إس وإلا فإن التأقلم الآلي ينتج جداول غير واقعية تفترض أن الموارد متاحة كل يوم من أيام الأسبوع.

الرصيف 3: معالجة الـ دبابات الـ دبابات الـ دبابات مُختلطة كـ هـيـر هـيـر

ويغلق بعض مديري المشاريع نظام رصد الأرض في البداية ويرفضون تغييره، وهذا الجامد يبطل الغرض من استخدام النظام العالمي لتسوية المنازعات، وينبغي أن يتطور المشروع مع ظهور قيود وفرص جديدة، كما أن خطة تحديث النظام العالمي لرصد الأرض تتضمن تحديثات دورية، وأن يبلغ جميع أصحاب المصلحة بالتغييرات بوضوح.

الركن 4: الحد دون النظر في المهارات الطفيفة

وتعالج الخوارزميات التي تعمل على مستوى الموارد الناس كوحدات قابلة للتبادل، ولكن الأفرقة الهندسية تعتمد اعتمادا كبيرا على المعرفة والخبرة المتخصصتين، ولا يمكن للمهندس المبتدئ أن يحل محل مهندس أقدم حتى إذا كان المكتب يقول تطابق المهارات، وعند تحديد المستوى، النظر في مستوى الكفاءة لكل مورد، واستخدام نظام رصد الأرض لاستخلاص الحد الأدنى من الاحتياجات من الخبرة لكل مجموعة من مجموعات العمل.

الاستنتاج: بناء ثقافة السيطرة

إن استخدام النظام العالمي لرصد الأرض في تحديد مستوى الموارد وتسوية النزاعات هو أكثر من تقنية " كومداش " ، وهو نظام يحول الفوضى إلى نظام، وفي المشاريع الهندسية، حيث يكون التعقيد والضغط ثابتين، يوفر النظام العالمي لرصد الأرض ما يلزم من وضوح لاتخاذ قرارات ذكية بشأن الموارد، ومن خلال إلغاء العمل، وتخصيص الموارد بشكل صريح، واستخدام التسلسل الهرمي في تصور النزاعات وحلها، يتحكم مديرو المشاريع في جانبين من جوانب المشاريع الأكثر تحديا.

والنتيجة هي مشروع أكثر سلاسة، وينتهي من الجدول الزمني، ويبقى في الميزانية، ويركز المهندسون على الهندسة بدلا من مكافحة الحرائق، وتصبح الصراعات في الموارد قابلة للتنبؤ بها، وتدار بدلا من الأحداث التي تحدث فيها الأزمات، ويستخدم النظام العالمي للسلامة الكيميائية مصدرا واحدا للحقيقة يبقي الجميع متماسكين، ويبدأ بشبكة متينة من مصادر الطاقة في بداية المشروع، ويحافظون على هذه الصراعات استخداما نشطا في تحقيق التوازن وتسوية النزاعات.