Table of Contents

لماذا تستفيد المشتريات وإدارة شؤون البائعين من هيكل توزيع العمل

فالمشاريع الهندسية تعيش أو تموت بسبب نوعية مشترياتها وإدارة شؤون البائعين، إذ يجب أن تصل المواد إلى المواصفات وفي الموعد المحدد، ويجب على البائعين أن ينجزوا دون دفعات ثابتة، ومع ذلك فإن العديد من الأفرقة تعامل المشتريات على أنها وظيفة إدارية منفصلة، مفصولة عن الجوهر التقني للمشروع، مما يؤدي إلى تأخيرات، وتجاوزات في التكاليف، وتحديد الأصابع.

ويجمع هيكل تقسيم العمل هذه الفجوة، إذ يتحول مشروع " دبابات توزيع " (WBS) الذي تم بناؤه على النحو السليم إلى مجموعة من مجموعات العمل المتباينة، ويحدد كل مجموعة تحديداً ما يلزم شراؤه، متى كان ذلك، ومن هو الذي يدفع إدارة المشتريات والبائعين إلى نظام الشراء، ويربط كل قرار شراء مباشرة بقابلية للتنفيذ، ونتيجة لذلك، خطة اشتراء تعكس خطة المشروع - والبائعون الذين يعرفون بالضبط ما هي عليه.

وتسير هذه المادة عبر ميكانيكيي استخدام نظام رصد الأرض لتعظيم المشتريات الهندسية وإدارة البائعين، وتغطي المفاهيم الأساسية، وأساليب التنفيذ التدريجية، والأخطاء المشتركة التي يمكن أن تزيل حتى جهداً مدروساً جيداً، وبحلول نهاية المطاف سيكون لديك إطار يمكن أن تتكيف مع مشروعك القادم.

ما هو هيكل تفصيل العمل؟

ويشكل هيكل تقسيم العمل تربة هرمية لنطاق العمل الإجمالي الذي سيضطلع به فريق المشروع، ويبدأ بالمنتج النهائي أو الهدف على القمة ويكسره إلى أشبال أصغر حجماً يمكن إدارتها، ويمثل كل مستوى من مستويات التراجع تعريفاً مفصلاً للعمل.

وتتميز المعايير المتبعة في هذا المجال بالعديد من الخصائص:

  • Decomposition:] The top level (Level 1) is the full project. Level 2 breaks it into major phases or subsystems. Level 3 further subdivides, and so on, down to the work package level.
  • 100٪ قاعدة: ] يجب أن يكون مجموع العمل على أي مستوى معين مساوياً لـ 100٪ من العمل الذي يمثله العنصر الوالد، ولا يُغفل شيء ولا يُحسب عمل مكرر.
  • [الحزمة الأساسية]: ] The lowest level of the WBS consists of work packages - discrete units of work that can be assigned, budgetary, scheduled, and tracked. A work package typically lasts between one and three reporting periods.
  • WBS Dictionary:] Each WBS element is accompanied by a dictionary entry that describes the work, deliverables,marks, and responsible parties. This dictionary is the foundation for procurement documents.

إن النظام العالمي لمراقبة المناخ ليس جدولا زمنيا أو ميزانية أو مخططا للنظم، بل هو نموذج للنطاق، ولكن لأنه يحدد كل جزء من العمل يجب القيام به، يصبح نقطة الانطلاق المنطقية للمشتريات: فكل مجموعة من مجموعات العمل تنطوي على الحاجة إلى مواد أو معدات أو خدمات.

فوائد استخدام نظام إدارة المشتريات وإدارة البائعين

وكثيرا ما تواجه الأفرقة الهندسية التي تتخطى الحدود العالمية وتقفز مباشرة إلى الشراء نفس المشاكل، حيث يتم طلب الأصناف في وقت مبكر جدا أو متأخر جدا، ويتم إغفال العناصر الحاسمة، وتتداخل أو تحتوي على ثغرات، وتمنع المجموعة هذه المسائل بطرق عدة.

الرؤية الكاملة لجميع احتياجات المشتريات

وعندما تكتمل عملية الشراء قبل بدء عملية الشراء، يتم توثيق كل مجموعة من مجموعات العمل، ويحدد الفريق بالتحديد الموارد المطلوبة لكل مجموعة، ولا يوجد اكتشافات أخرى في اللحظة الأخيرة " ننسى أن نطلب صمامات المراقبة " .

إمكانية الوصول إلى نظام واضح من اشتراطات

ويمكن ربط كل أمر شراء بعناصر أو أكثر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ، وهذا الأثر يجعل من السهل الإجابة على أسئلة مثل " لماذا نشتري هذه المضخة؟ " أو " أي جزء من المشروع يستهلك هذه الكابلات؟ " ويبسط أيضا إدارة التغيير: فعندما تتغير مجموعة العمل، يعرف فريق المشتريات على الفور ما هي الأوامر التي تتأثر.

تحسين تقدير التكاليف ومراقبة الميزانية

وتوفر مجموعة بيانات عن السلع الأساسية هيكلا لتقدير التكاليف من القاعدة إلى القمة، وتقدر كل مجموعة من مجموعات العمل على حدة، وتُدرج هذه التقديرات إلى مجموع المشروع، ويعني ذلك بالنسبة للمشتريات أن لكل بند من المواد أو المعدات بندا محددا من بنود الميزانية، وتُتبَع التكاليف الفعلية من تلك التقديرات، مما يجعل تحليل الفروق مستقيما.

الحد من مخاطر سوء سلوك البائعين

وكثيرا ما يسلّم البائعون إلى المواصفات الخاطئة أو يفوتون المواعيد النهائية أو يزعمون أن نطاقها غير واضح، ويساعد النظام العالمي لمراقبة المناخ على تحقيق توقعات دقيقة ومشتركة، ويمكن استخلاص بيان عمل كل بائع من القيود القامسية التي وضعتها المنظمة العالمية لسواتل الملاحة لمجموعات العمل ذات الصلة، وليس هناك غموض بشأن معنى " الحرق والتركيب " الحقيقي.

الخطوة التالية: تحسين المشتريات على الوجه الأمثل مع نظام رصد الديون الشامل

ولا يُدمج نظام رصد الأرض في عملية الشراء تلقائياً، بل يتطلب عملية مدروسة، وتُجمل الخطوات التالية كيفية الانتقال من هيكل نظام إدارة الديون والتحليل إلى خطة مشتريات تعمل.

الخطوة 1: تحديد مجموعات العمل الواضحة

بداية من إزالة المشروع إلى مجموعات عمل محددة بشكل فريد ولديها حدود واضحة، ومجموعة عمل جيدة صغيرة بما يكفي لتعيين شخص واحد أو بائع واحد، ولكنها كبيرة بما يكفي لكي تكون فعالة من حيث التكلفة لإدارة المشروع، مثلا، بدلا من عنصر رفيع المستوى يسمى " النظم الإلكترونية " ، يكسرها إلى " المشتريات من الغرباء " ، " تركيبة المسارات القابلة للتداول " ، و " الجمعية العامة " .

ويجب أن يكون لكل مجموعة من مجموعات العمل منافذ محددة جيدا، وبدون إمكانية إنجازها، لا يوجد ما يشترى، واستخدام القاموس لبيان ما يمكن إنجازه من تفاصيل كافية يمكن للبائع أن يثمرها بدقة، بما في ذلك المواصفات والكميات ومعايير الجودة وأي مدونات أو معايير قابلة للتطبيق.

الخطوة 2: تحديد احتياجات المشتريات لكل مجموعة من فئات العمل

وبالنسبة لكل مجموعة من مجموعات العمل، يرجى ذكر جميع المواد والمعدات والبرامجيات والخدمات اللازمة لإتمامها، وأفضل طريقة للقيام بهذه الخطوة بالتعاون مع الفريق الهندسي، وأخصائيي المشتريات، والبائعين المحتملين (إذا سمح بالمشاركة في السوق المبكرة).

إنشاء مصفوفة للاحتياجات من المشتريات تحدد كل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ على البنود التي ستشترى، وينبغي أن تشمل المصفوفة ما يلي:

  • هوية عنصر دبليو بي إس واسمه
  • وصف البند وكميته
  • تاريخ التسليم المطلوب (استنادا إلى الجدول الزمني للمشروع)
  • الاحتياجات الخاصة (مثل التصديقات والاختبارات وشروط التسليم)
  • نطاق التكلفة المقدرة

وتصبح هذه المصفوفة الأساس لجدول المشتريات، وهي تكفل عدم تفويت أي شيء، وتتوافق فترات التنفيذ مع مراحل المشروع.

الخطوة 3: المسؤوليات عن الانتداب

وعندما يتم تحديد احتياجات الشراء، يقرر من سيصدر كل بند، ويشترى أفرقة المشتريات الداخلية بعض الأصناف على أفضل وجه؛ ويمكن تفويض جهات أخرى إلى المتعاقدين العامين أو مربي النظام، ويساعد النظام العالمي لمراقبة المناخ على توضيح هذه المهام لأن كل مجموعة من مجموعات العمل لديها طرف محاسب.

وبالنسبة للبنود الموردة، يمكن أن يُسند عنصر النظام العالمي لمراقبة المصارف التجارية مباشرة إلى البائع بوصفه مجال عمل، مثلا إذا كان الحزمة ٢-٣-١ من العمل " شراء وتوصيل القيمة المراقبة " ، يتلقى البائع وثيقة نطاق تتطابق تماما مع الوصف القاموسي للوائح العالمية، وهذا التواؤم يقلل من التخلف والخلف الذي يصيب عادة الشراء.

الخطوة 4: إنشاء خطوط زمنية متوافقة مع مشروع ميليستون

ولا تعد مجموعة البرمجيات العالمية جدولا زمنيا، ولكنها تغذي الجدول الزمني، وعندما يتم تحديد مجموعات العمل وربطها بالتسلسل المنطقي، يمكن لفريق المشتريات أن يحدد تواريخ وضع النظام، وفترات التأليف، ونوافذ التسليم، وأن يستخدم النهج التالي:

  1. وضع خريطة لكل مجموعة من مجموعات العمل حتى تاريخ بدء المشروع في أقرب وقت ممكن.
  2. يُستهل وقت الشراء (بما في ذلك التماس العطاءات والتقييم والتفاوض والإنتاج والشحن) لتحديد الموعد النهائي للأمر.
  3. تضاف عازل للأصناف الشديدة الخطورة - وهي عادة 10 - 20 في المائة من مجموع وقت القيادة.
  4. أدخل هذه التواريخ إلى جدول المشتريات ونظام مراقبة المشاريع.

وعندما تظهر معالم الشراء في نفس النظام المستخدم في الهندسة والتشييد، يرى الفريق بأكمله وجود معالين، ويتسبب التأخير في اختيار البائعين لمجموعة واحدة من مجموعات العمل في تنبيهات مباشرة إلى الأنشطة التي تتم في المراحل النهائية.

تعزيز إدارة البائعين باستخدام نظام رصد الأرض

ولا تتعلق إدارة البائعين بالتوقيع على العقود والتحقق من عمليات التسليم فحسب، بل تتعلق بضمان أن يؤدي كل بائع إلى المعيار والالجدول الزمني اللذين يتطلبهما المشروع، وتوفر هذه المجموعة اللغة والهيكل الموحدين اللازمين لذلك المستوى من الرقابة.

وضع مواصفات مفصلة من مستشفيات دبليو بي إس

وبدلا من كتابة بيانات النطاق الغامضة، استخدم القاموس الذي وضعته شركة WBS لتوليد المعارض التقنية لكل عقد، ويتضمن القاموس بالفعل الوصف القابل للتنفيذ، ومعايير القبول، والإشارة إلى المعايير، ويصبح عمل فريق المشتريات بمثابة شكل لهذه المعلومات في طلب الاقتراحات أو طلب الشراء.

وهذه الممارسة تقضي على " المريب " الذي يزعم فيه البائعون أن بعض الأعمال لم تكن في المناقصة الأصلية، وإذا كان العمل في القاموس، فإنه في نطاقه، وإذا لم يكن في القاموس، فإنه لا ينتمي - وأي طلب للعمل الإضافي يؤدي إلى ترتيب رسمي للتغيير.

رصد التقدم المحرز في مواجهة العصيان الضاربة

وينبغي أن تشير استعراضات أداء البائعين المنتظمة إلى مجموعات العمل التي وضعتها المنظمة، فبالنسبة لكل بائع، تحدد عناصرها المسؤولة عن تلك العناصر وتتابع التقدم المحرز فيها، ولا تحاول رصد الأنشطة الداخلية للبائع، بل تقيس التقدم الذي أحرزته في إنجاز مجموعة العمل المحددة.

Example:] If a Brand is supplying the main structural steel for a bridge, the WBS elements might be “Steel Fabrication,”Steel Delivery,” and “Steel Erection.” Each element has a planned completion date and a deliverable. The project manager can check whether the fabrication is on track by reviewing the percentage of steel

الحفاظ على الاتصالات المفتوحة باستخدام المصطلحات الخاصة بشبكة WBS

ومن أكبر الحواجز التي تعترض إدارة البائعين سوء الاتصالات، ويستخدم المهندسون الجارجون التقنية؛ ويستخدمون لغة المعاملات؛ ويستخدم الباعة اختصاراتهم الخاصة، ويوفر النظام المرجعي العالمي إشارة محايدة ومنظمة يمكن أن يتفق عليها الجميع.

عقد اجتماعات منتظمة حيث تنظم عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ جدول الأعمال، على سبيل المثال: " سنبدأ بمقياس للجدول العام ١-٢-١- حفر المؤسسة، ثم الانتقال إلى ٢-٢-٢-٢-٢-٢- " ، ويبقي هذا الهيكل المناقشة مركزا على النواتج، لا على الشخصية أو الآراء، كما أنه يسهل إدراج البائعين عن بعد لأنهم يعرفون بالضبط ما يتعلق بعملهم.

إدارة المخاطر بأثر رجعي مع دبلوم الأرض

وكثيرا ما تكون إدارة المخاطر رد الفعل: فالمشكلة تظهر وتهتز الفريق، وتتحول المجموعة العالمية إلى عملية منهجية لتحديد المخاطر، وتطرح ثلاثة أسئلة فيما يتعلق بكل مجموعة من مجموعات العمل:

  • ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث في شراء هذه المجموعة؟ (مثلاً، مورد وحيد المصدر، وقت طويل، نقص المواد الخام)
  • ما هو الاحتمال والتأثير؟
  • ما هي إجراءات التخفيف التي يمكن اتخاذها مسبقاً؟

وتوثيق هذه المخاطر في سجل المخاطر الذي يقارن بين عنصر النظام العالمي لمراقبة المناخ، ثم يُسند إلى أصحابها كل خطر، ويمكن لفريق المشتريات أن يستخدم هذه المعلومات لمصدر الموردين الاحتياطيين، أو يتفاوض بشأن شروط جزائية، أو يأمر بمخزون السلامة، وعندما تنشأ مخاطر، يكون الأثر على المشروع واضحاً على الفور لأن عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ معروفة.

إدماج نظام إدارة الجمارك العالمية في نظم المشتريات والأدوات

وتستخدم شركات الهندسة الحديثة نظم تخطيط موارد المؤسسة، وبرامجيات إدارة المشاريع، وأحياناً برامج إدارة المشاريع التي لا يوجد بها رأس مثل نظام إدارة البيانات، وينبغي أن تكون هذه الشبكة العمود الفقري لهذه النظم، وليس وثيقة بعد ذلك.

وعند وضع نموذج للمشتريات، ضمان أن يكون كل طلب شراء، والاقتباس من الموردين، والاستلام، مزوّدا واحدا أو أكثر من رموز عناصر نظام الشراء العالمي، مما يتيح الإبلاغ في الوقت الحقيقي عن حالة الشراء حسب مجال المشروع، مثلا، يمكن لوح مدوّن أن يبيّن جميع الطلبات المفتوحة لعنصر " نظم الشراء " ، مع تواريخ التسليم الحالية واستهلاك الميزانية.

ويمكن، نظرا لكونه منبرا للمحتوى، تشكيله لتخزين القاموس ومقاييس المشتريات وسجلات البائعين كمحتوى منظم، وكل عنصر من عناصر النظام العالمي للبيع يصبح دخولا إلى ميادين الوصف، والميزانية، وحالة المشتريات، والبائع المرتبط بها، ومرونة " Directus " تعني أنه يمكنك بناء الآراء التي تحتاج إليها بالضبط - من لوحة مشاريع رفيعة المستوى إلى تقرير مفصل عن المشتريات المتعلقة بالعمل - دون أن تكون مقفلة في نظام تخطيط الموارد المؤسسية.

والنقطة الرئيسية هي التكامل التكنولوجي: لا تبقي النظام العالمي لمراقبة المناخ في صحيفة ثابتة تستكمل مرة في الشهر، بل تضعه في نظام يستكمل في وقت قريب من الواقع مع حدوث إجراءات الشراء، وهذا هو كيف تُصبح الوثيقة على أفضل وجه وليس مجرد وثيقة.

الشلالات المشتركة وكيفية تجنبها

واستخدام نظام رصد الأرض لأغراض الشراء ليس أمراً غير مضمون، بل إن الفرق المتمرسة تقع في فخ يقوّض القيمة، وهنا أكثر المجازفات شيوعاً والسبل العملية لتجاوزها.

الركن 1: إنشاء دبابات البول في عزل

وإذا كان فريق الهندسة هو الذي طور نظام الشراء العالمي، وسلم إلى عملية الشراء كصفقة مكتملة، فلن يعكس ذلك القيود المفروضة على المشتريات، فالمعلومات الرئيسية - أي أوقات القيادة، وكميات الطلب الدنيا، ومدى توافر الموردين - تُعتبر النتيجة نتيجة ذلك أداة محاسبة عالمية تبدو جيدة على الورق ولكنها لا يمكن شراؤها بكفاءة.

Solution:] Involve procurement professionals in the WBS creation from the start. Include one or two experienced buyers in the decomposition workshops. Their input on standard lead times,packaging, and market conditions will shape the work packages into something that can be sourced realityally.

الركن 2: تجاوز مدة الاستحقاق أو تحت التحلل

ويخلق جعل مجموعات العمل صغيرة جدا عبئا إداريا، إذ أن مئات من مجموعات صغيرة تتطلب مئات أوامر الشراء، وكل منها له اختيار وتتبع البائعين، مما يجعلهم أكثر من اللازم يخفيون تفاصيل مهمة عن المشتريات ويصعب عليهم إدارة المخاطر.

]Solution: Follow the “80-hour rule” as a principle: a work package should involve no more than 80 hours of labor (including procurement support) and should represent a deliverable that can be completed within one reporting period. Adjust based on your project’s size and complexity.

الرصيف 3: إغفال الدي إنشنتري

فبعض الأفرقة تتخطى القاموس وتعتمد على مخطط النظام العالمي لمراقبة المناخ وحدها، وبدون وصف مفصل، فإن مجموعات العمل مفتوحة للتفسير، ويملأ البائعون الثغرات التي قد لا تضاهي الواقع، مما يؤدي إلى تغيير الأوامر والمنازعات.

]Solution:] Treat the WBS dictionary as a living document. Update it as new information becomes available — for example, after a buyer is selected or after engineering completes detailed design. The dictionary should be version‐controlled and linked to the procurement system.

Pitfall 4: Failing to Align Vendor Payment Milestones with WBS Deliverables

ومعظم العقود تربط بين دفعات بعض المعالم، ولكن هذه المعالم كثيرا ما تكون تعسفية (مثلا، 30 في المائة عند التوقيع، و30 في المائة في نقطة الوسط، و40 في المائة عند الإنجاز) ويمكن لهذا النهج أن يفصل المدفوعات عن التقدم الفعلي في مجموعات العمل التي تشملها اتفاقية التنوع البيولوجي.

Solution:] Structure Brandt sales schedules around WBS deliverable completion. For example, pay a percentage upon completion of each work package, verified by the project team. This ties sales cash flow to real progress and gives you leverage to ensure delivery.

موجز عملية

النظر في مشروع هندسي متوسط الحجم: تصميم وتركيب تحديث معالجة مياه الصرف الصحي، ويقسم المشروع إلى خمسة عناصر من المستوى الثاني: محطة الضخ المؤثر، ومصارير الإضاءة الأولية، ومصاعد الإضاءة الثانوية، والتطهير، وكل منها له مجموعات عمل من أجل العمل الخرساني، والمعدات الميكانيكية، والرق، والكهرباء، والتأليف.

وفيما يتعلق بحوض الارتحال، تشمل مجموعة عمل " المشتريات والتسليم " ، ويحدّد القاموس العالمي ثلاث مفجرات طاردات مركزية، و 200 من كبار الشخصيات، وكل واحد منها، وأجهزة كشف الصوت، وشهادة المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس 85731، ويصدر فريق المشتريات مجموعة من عناصر الدعم في إطار هذا الوصف الدقيق، ويستجيب ثلاثة بائعين للاختبارات النهائية.

ويرصد مدير المشروع لوحة المتابعة التابعة للشبكة العالمية لسواتل الملاحة، ويرى أن " المشتريات والتسليم الأقل تقدماً بنسبة 60 في المائة، وهو ما يُحسب تماماً في الموعد المحدد، وأن ميزانية هذه المجموعة سليمة، ولا توجد مفاجآت، وهذه هي قوة المشتريات التي يقودها جهاز WBS.

خاتمة

وكثيرا ما تعامل إدارة المشتريات والبائعين على أنها أفكار لاحقة في المشاريع الهندسية، وتوفر هيكل توزيع العمل طريقة عملية مثبتة لإدماجهم في عملية إدارة المشاريع الأساسية، وبتحديد مجموعات العمل، وتحديد احتياجات الشراء، وتحديد المسؤوليات، ومواءمة نطاقات البائعين مع القاموس الذي وضعته الهيئة، وتكسب الأفرقة مكانة بارزة، وتتحكم فيها، وإمكانية التنبؤ بها.

إن الجهد المطلوب لإنشاء نظام شامل للتنوع البيولوجي هو جهد حقيقي - يتطلب وقتا وتعاونا، ولكن الدفع حقيقي بنفس القدر: عدد أقل من المشتريات الطارئة، وقلة عدد المنازعات المتعلقة بالبائعين، ومشروعا يبقى في الميزانية وفي الموعد المحدد.

ابدأ بالصغر، اختر مشروعك التالي أو حتى مرحلة واحدة، اصنع الـ (واي بي إس) مع فريق الشراء الخاص بك، وتتبع الفرق، حالما ترى كم من تدفقات المشتريات الأنظف مع جهاز (واي بي إس) لن تعود أبداً إلى شراء شركة (إين هوك)