Table of Contents

وفي المشاريع الهندسية، كثيرا ما تمثل عمليات الشراء جزءا كبيرا من الميزانية والجدول الزمني، إذ أن عدم كفاءة الاستعانة بالمواد والمعدات والخدمات يمكن أن يؤدي إلى تأخيرات باهظة التكاليف، وقضايا جيدة، وازدحام نطاق العمل، ومن أجل تحقيق هذا التعقيد، يعتمد مديرو المشاريع بصورة متزايدة على هيكل توزيع العمل، وهو في الأصل أداة لتحديد نطاق المشروع وقابليته للتنفيذ، يوفر النظام العالمي لمراقبة السلع الأساسية إطارا قويا لتخطيط أنشطة الشراء التي يجري تنفيذها بصورة صحيحة، وتتبعها والسيطرة عليها.

وتقدم هذه المادة دليلا مفصلا عن استخدام نظام إدارة الديون والتحليل المالي لتبسيط المشتريات في المشاريع الهندسية، وسنستكشف المفاهيم الأساسية لشبكة WBS، وفوائدها المباشرة في مجال الشراء، ومنهجية تدريجية للتكامل، وأفضل الممارسات المستمدة من تجربة الصناعة، ومثالا للعالم الحقيقي، وسواء قمتم بإدارة مشروع كبير للبنية التحتية أو مبادرة هندسية متخصصة، ستساعدكم هذه التقنيات على تحسين وضوح التكاليف، والحد من فترات التوريد، والاحتفاظ بمشروعكم على المسار الصحيح.

فهم هيكل تفصيل العمل

(ب) هيكل توزيع العمل هو عبارة عن ترتيب هرمي للنطاق الإجمالي للعمل الذي سيضطلع به فريق مشروع لتحقيق أهداف المشروع وخلق النواتج المطلوبة، وهو ينظم المشروع إلى أقسام قابلة للإدارة، تكون عادة على ثلاثة مستويات أو أكثر، ويمثل المستوى الأعلى المشروع العام، ويكسر كل مستوى لاحق العمل في مجموعات عمل أصغر وأكثر تفصيلاً، ومجموعة من عناصر العمل هي أدنى مستوى من التكلفة.

ويمكن تنظيم النظام العالمي لمراقبة المناخ بعدة طرق، تبعا لطبيعة المشروع:

  • Deliverable-based WBS: ] Groups work by the final products or components to be delivered. For example, in a highway project, you might have "Bridges," "Roadbed," and "Lighting" as top-level deliverables.
  • Phase-based WBS: ينظم العمل حسب مراحل المشروع، مثل "Design, "Procurement," "Construction," and "Commissioning." A hybrid approach, combining phases and deliverables at different levels, is also common.
  • Function-based WBS: Divides work by job areas or disciplines, such as "Civil Works,"Electrical Installations," and "Mechanical Works."

وبغض النظر عن الهيكل، يظل المبدأ الأساسي قائما: فكل عنصر من عناصر نطاق المشروع يظهر مرة واحدة فقط في النظام العالمي لمراقبة المناخ، وهذه القاعدة 100 في المائة تكفل الوضوح واكتمال - وهي أساس حاسم لتخطيط المشتريات.

العناصر الرئيسية لجهاز WBS

لجعل الـ (واي بي إس) مفيدة للمشتريات، عليك أن تفهم لبنات البناء الخاصة به:

  • WBS Dictionary:] A document that describes each WBS element, including its deliverables, activities, acceptance criteria, and responsible parties. This is where procurement requirements become explicit.
  • Work Package:] A small, manageable unit of work at the lowest WBS level. Each work package should have a unique identifier (WBS code), a clear description, and defined cost and schedule baselines.
  • حسابات المراقبة: ] Points where performance is measured. A control account can aggregate several work packages and is the level at which procurement progress is often tracked against the budget.

بربط بنود المشتريات مباشرة بحزم العمل وحسابات التحكم، تخلق خطاً مباشراً للتعقب من طلب الشراء إلى إنجاز المشروع.

فوائد استخدام نظام إدارة الديون والتحليل المالي في المشتريات

ويحقق إدماج نظام إدارة الديون والتحليل المالي في عمليات الشراء مزايا ملموسة تتجاوز مجرد التنظيم، وتعالج هذه الفوائد أكثر نقاط الألم شيوعا في المشاريع الهندسية: تجاوز التكاليف، والتأخيرات في الجدول الزمني، وسوء تقدير أصحاب المصلحة.

الوضوح والشفافية

ويوضح النظام العالمي لمراقبة المناخ، الذي يحسن بناؤه، على الفور ما هو مطلوب من مواد ومكونات وخدمات لكل جزء من أجزاء المشروع، وبدلا من الاعتماد على ميزانيات رفيعة المستوى أو مواصفات فضفاضة، يمكن لأفرقة المشتريات أن تشير إلى القاموس الذي وضعته شركة WBS لفهم ما هو مطلوب بالضبط، عندما تكون هناك حاجة إليه، وكيف يلائم النظام الأوسع، مما يقلل من الغموض ويمنع سوء الفهم المكلل من الموردين.

الكفاءة في الاتصال بموردي الخدمات

وعندما تنظم طلبات الشراء مجموعات من مجموعات العمل في المكتب، يصبح من الأسهل تجميع الأصناف ذات الصلة في مجموعات من المصادر الاستراتيجية، فعلى سبيل المثال، يمكن تجميع جميع حزمة الصلب الخاصة بالهياكل الفرعية للجسر في مجموعة مشتريات واحدة، مع تعزيز الحانات المخصصة للتمهل، ويمكن أن يكون ذلك الجمع يسمح للمشتريين بالتفاوض بشأن شروط أفضل، وتقليل عدد أوامر الشراء إلى أدنى حد، وتبسيط اللوجستيات.

مراقبة التكاليف والميزانية

ويمكن تخصيص كل تكاليف المشتريات بصورة مباشرة لعنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ، وهذا المقياس يتيح التنبؤ الدقيق بالتكاليف، وتحليل الفروق، وإدارة القيمة المكتسبة. وإذا ما زيد عدد الأعمال المحددة من الميزانية على المواد، يمكن لمدير المشروع أن يحفر ليرى أي بنود محددة تدفع الزيادة، فبدون نظام رصد شامل للطبيعة، قد يكون التجاوز في الإنفاق مخفيا في ميزانيات المبلغ الإجمالي الذي يصعب تقسيمه.

إدارة المخاطر

ويمكن تحديد مخاطر المشتريات - مثل التبعية من مصدر واحد، أو فترات طويلة من التأخير في الأسعار، أو مسائل النوعية - لكل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ في وقت مبكر من المشروع، مما يتيح للأفرقة وضع استراتيجيات للتخفيف بصورة استباقية، وعلى سبيل المثال، إذا كان هناك قطع حرجة من المعدات (الملحقة بمجموعة من الأعمال العالية الخطورة) فترة زمنية مدتها ستة أشهر، يمكن تعديل الجدول الزمني للمشروع تبعا لذلك، أو إذا كان يمكن أن يكون مورد بديل مؤهلا مسبقا.

تحسين الاتصالات بين أصحاب المصلحة

وباستخدام نظام رصد الأرض في لغة مشتركة، يمكن لمديري المشاريع والمهندسين وموظفي المشتريات والأفرقة المالية أن يناقشوا جميعهم مسألة الشراء بنفس الشروط المنظمة، فالتقارير المرحلية التي تبين حالة الشراء لكل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ يسهل تفسيرها من التقارير التي تستند إلى فئات تعسفية، وهذه المواءمة قيمة بوجه خاص في المشاريع المتعددة الجوانب التي يمكن أن تكون فيها التفاعلات بين مختلف الأفرقة مصدرا للنزاع.

خطوات لاستخدام نظام إدارة الديون والتحليل المالي في عمليات الشراء المتصاعدة

وتطبيق نظام الشراء العالمي ليس نشاطاً لمرة واحدة بل عملية مستمرة تُغطي دورة حياة المشروع، وتتيح الخطوات التالية منهجية عملية.

الخطوة 1: تحديد نطاق المشروع وإنشاء نظام أولي لشبكة WBS

(ب) البدء بجمع جميع وثائق النطاق المتاحة، مثل ميثاق المشروع ومواصفات التصميم ومتطلبات العقود. (و) إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين (التصميم والتشييد والمشتريات والتمويل) في وضع مجموعة من المبادئ التوجيهية القابلة للتنفيذ والمستندة إلى قاعدة بيانات WBS. () التي أوصى بها معهد إدارة المشاريع لضمان اكتمالها.

الخطوة 2: الاحتياجات من المشتريات من الخرائط لكل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ

(ب) تحديد المواد المحددة والمكونات والمعدات والبرامجيات وخدمات المتعاقدين من الباطن والمستهلكات المطلوبة، وتسجيلها في سجل مشتريات أو مباشرة في مخزون النظام العالمي لمراقبة الأرض، على أن تكون محددة قدر الإمكان، وتشمل الكميات والمواصفات التقنية والموردين المفضلين (إن كان معروفاً) ومعايير القبول وأي متطلبات خاصة مناولة أو تخزين، وتحوّل هذه الخطوة النظام من أداة نطاق إلى أداة تخطيط للمشتريات.

الخطوة 3: إنشاء مجموعات عمل المشتريات والعوالق

:: إدراج بنود المشتريات من الخطوة 2 في مجموعات المشتريات المنطقية، والهدف هو تحقيق أقصى قدر من الكفاءة في الاستعانة بمصادر دون المساس بإمكانية التعقب.

  • حسب نوع السلع الأساسية (مثلاً، كل التصفيق، كل الكابلات الكهربائية).
  • وبحسب الجدول الزمني للتنفيذ (مثلاً، يلزم توفير أصناف في وقت مبكر من المشروع مقابل ما بعده).
  • (ب) بواسطة قدرة الموردين (مثلاً، الطرود التي تتطلب اختلاقاً خاصاً).
  • (ب) حساب مراقبة الوالدين التابع للدائرة (مثل جميع البنود الخاصة بنظام فرعي معين).

وينبغي أن يكون لكل مجموعة من مجموعات المشتريات مالك واضح (مثلاً، المشتري أو مدير العقود من الباطن) وأن تكون مرتبطة بعناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ الأصلية.

الخطوة 4: جدول المشتريات على أساس الصلاحية مع الجدول الزمني للمشروع

(أ) استخدام نظام رصد الأرض على شكل العمود الفقري، ووضع جدول مشتريات يبين المعالم الرئيسية: طلب الأسعار، وتقييم العطاءات، ومنح العقود، وبدء التصنيع في الموردين، وعمليات التفتيش النوعية، والتغليف/الشحن، والتخليص الجمركي، وانتهاء الموقع، وهذا الجدول مستمد من مجموعة مشاريع جدول الأعمال، التي تُحسب للمهلة الأولى للمشتريات، ويكفل الجدول المتكامل عدم نسيان أنشطة الشراء حتى آخر دقيقة.

الخطوة 5: مسؤوليات الاستقالة باستخدام مصفوفة RACI

وبالنسبة لكل مجموعة من مجموعات المشتريات، تحدد الأدوار والمسؤوليات، وتساعد مصفوفة من مصفوفة " RACI " (مسؤولة، قابلة للمساءلة، ومستشارة، ومطلعة) مرتبطة بشبكة WBS على منع الخلط، فعلى سبيل المثال، يمكن لمهندس المشروع أن يكون مسؤولا عن كتابة المواصفات التقنية، ومدير المشتريات يمكن أن يحاسب على عملية التعاقد عموما، ويُستشار فريق الجودة لمعايير التفتيش، ويُبلغ مدير أعمال البناء بتوا عن مواعيد الشراء السلس.

الخطوة 6: رصد ومراقبة أداء المشتريات

وأثناء التنفيذ، تتبع حالة الشراء ضد نظام الجمارك العالمية. ويستخدم إدارة القيمة المكتسبة من خلال قياس القيمة المخططة (PV) لمجموعات العمل في مجال المشتريات مقابل التكلفة الفعلية (AC) والقيمة المكتسبة (EV). وإذا تأخر تنفيذ مجموعة من المشتريات، يحلل أثرها على مجموعات العمل في المراحل النهائية.

الخطوة 7: إنهاء المشتريات لكل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ

وعندما تكتمل مجموعة من عناصر العمل، تكفل تلقي جميع بنود المشتريات المرتبطة بها، والتفتيش عليها، والموافقة عليها، وأوامر الشراء المتعلقة بالمحفوظات، ومذكرات التسليم، والضمانات بطريقة تشير إلى مدونة قواعد السلوك المتعلقة بغسل الأموال، وهذا لا يساعد فقط على إغلاق المشاريع، بل يوفر أيضا بيانات قيمة للمشاريع المقبلة، ويمكن أن تحلل استعراضات المشتريات بعد المشاريع التي كان فيها لعنصر النظام العالمي لمراقبة المخدرات أكبر فرق من حيث التكلفة، مما يتيح دروسا مستفادة لتحسين تخطيط المشتريات.

أفضل الممارسات لاستخدام نظام الشراء العالمي في المشتريات

To maximize the effectiveness of WBS —based procurement, adopt the following practices:

Invest enough Time in WBS Creation

وسيضع نظام رصد الأرض السطحي خطط شراء سطحية، إذ يخصص وقتاً كافياً من الوقت التقويمي ومشاركة الخبراء في موضوعات محددة من أجل إنشاء حلقات عمل مفصلة ودقيقة لخزن الأفكار والتحقق من الهيكل مع المهندسين والمشترين ذوي الخبرة، وينبغي أن تدرج قاعدة الـ 100 في المائة التي يجب التحقق منها - كل ما يمكن إنجازه - مرة واحدة بالضبط.

إدماج نظم المشاريع

(ب) تستخدم شركات الهندسة الحديثة نظم تخطيط موارد المؤسسة مثل نظام SAP أو Oracle أو IFS.() وتؤمن بأن نظام تخطيط موارد المؤسسة الخاص بك يقبل رموز النظام العالمي لتحديد المواقع كمجالات إلزامية تتعلق بطلبات الشراء وأوامر الشراء وإيصالات السلع، وهذا التشغيل الآلي يكفل تدفق بيانات المشتريات مباشرة إلى تقارير تكاليف المشاريع دون إعادة توجيه يدوي، وإذا كان نظام تخطيط موارد المؤسسة يفتقر إلى هذه القدرة، فإنه [منصة إدارة المشاريع مثل:

استخدام نظام الترقيم الهرمي

إنشاء نظام ترقيم نظام WBS ملائم لكل من المهندسين وموظفي المشتريات، مثلا يمكن تشكيل جهاز توجيهي من أربعة مستويات على مستوى WBS على أنه 1-2-3-4، حيث يشير الرقم الأول إلى المرحلة، والثاني إلى المنجز، والثالث مجموعة العمل، والرابعة من مجموعات المشتريات الفرعية، وهذا الترميز يجعل من السهل فرز بيانات المشتريات في جداول البيانات أو قواعد البيانات.

إجراء استعراضات منتظمة لنظم الجمارك العالمية مع الموردين

)أ( تقاسم الأجزاء ذات الصلة من النظام العالمي لمراقبة المناخ مع الموردين الرئيسيين أثناء اجتماعات الركل؛ وهذه الشفافية تساعد الموردين على فهم كيفية تكيف منتجاتهم مع هيكل المشروع، مما يحسن قدرتهم على اقتراح بدائل، واقتراح هندسة قيمة، وإدارة جداول التعاقد من الباطن الخاصة بهم.

Manage Changes through the WBS

وعندما تحدث تغييرات في النطاق أو التصميم، يستكمل النظام العالمي لمراقبة المناخ أولا، ثم يُدخل تغييرات في سجل المشتريات، ويمنع هذا الانضباط الشراء من طلب المواد العتيقة أو المتطلبات الجديدة المفقودة، وينبغي لكل طلب تغيير أن يحدد العناصر التي تتأثر بنظم الجمارك العالمية، وينبغي لفريق المشتريات أن يقيِّم الوقت الذي يستغرقه المورِّد وآثار التكاليف قبل الموافقة عليها.

البيانات التاريخية

وبعد إنجاز المشروع، تحليل تكاليف المشتريات وفترات التأريخ لكل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ، وبناء قاعدة بيانات للمقاييس التاريخية (مثل متوسط تكلفة كل طن من الصلب الهيكلي " الجسور " من المستوى 2) وتصبح هذه البيانات قيمة بالنسبة لتقدير الميزانية وتحليل المخاطر بالنسبة للمشاريع المقبلة، مما يتيح تخطيطا أكثر دقة للمشتريات منذ البداية.

معرض عالمي حقيقي: شراء من طراز WBS-Driven في محطة لمعالجة المياه

النظر في مشروع متوسط الحجم لمعالجة المياه بميزانية قدرها ٥٠ مليون دولار وجدول زمني مدته ٢٤ شهرا، وينشئ مدير المشروع نظاماً عالمياً قابلاً للتنفيذ ومستنداً إلى عناصر رفيعة المستوى: " هيكل الاستيعاب، " نظم التغذية الكيميائية، " التمويل، " الأثر " ، " الكلوروويل " ، " تركيبة المؤن " ، " ، تشمل نظماليب الكيميائية " .

ويفيد فريق المشتريات، باستخدام نظام رصد الأرض، بأن " دبابات الكلوريد الفرنسية " تتطلب اختلاقات في الألياف التخصصية مع فترة تجريبية مدتها 14 أسبوعاً، وأنها تُجمع مجموعة العمل هذه ب " تغذية مرنة " (وهو أيضاً بند طويل الأجل من نفس البلد المورد) في مجموعة مشتريات واحدة من أجل تخزين المواد الكيميائية ومناولتها، ويبين الجدول الزمني الوارد في نظام رصد الأرض العالمية أنه يجب أن تقدم هذه المواد 8 دعماً من أجل تحديد الأسعار.

وأثناء التنفيذ، تفيد حسابات الرقابة في نظام التغذية الكيميائي بأن " المكياج المتحرك " هو 15 في المائة على الميزانية بسبب تغيير مواصفات المضخات، ولأن مدونة قواعد البيانات العالمية ملحقة بأمر الشراء، فإن فريق المشروع يعزل بسرعة تجاوز التكاليف ويتفاوض على اعتماد جزئي من المورّد، كما أن قاعدة 100 في المائة تكفل عدم تفويت أي بند من بنود المشتريات لنظام التغذية الكيميائي؛ وأن مجموعة وثائق الشراء المفقودة الواحدة ستتأخر " .

خاتمة

إن استخدام هيكل لتفصيل العمل لتبسيط عمليات الشراء ليس مفهوما نظريا - بل هو طريقة ثبتت جدواها تُؤدي إلى الانضباط والوضوح والتحكم في أحد أكثر جوانب إدارة المشاريع الهندسية صعوبة، ومن خلال كسر نطاق المشروع إلى مجموعات عمل قابلة للتنفيذ وربط كل بند من بنود المشتريات بعنصر محدد من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ، يمكن أن تتجنب الأفرقة المجازفات المشتركة المتمثلة في تجزؤ الموارد والتكاليف الخفية والمفاجئات الزمنية.

ويتطلب اعتماد هذا النهج استثماراً رائداً في إنشاء نظام مفصّل للبرمجيات العالمية، يدمجه مع نظم المشتريات، وتدريب فريق المشروع بأكمله، غير أن عائد الاستثمار يبدو سريعاً في شكل خفض التكاليف العاجلة، وقلة طلبات التغيير، وتحسين أداء الموردين، وتوقعات أكثر دقة للتكاليف، وبما أن المشاريع الهندسية لا تزال تنمو بشكل يتسم بالتعقيد، وأن سلاسل الإمداد العالمية لا تزال متقلبة، فإن النظام العالمي للتنوع البيولوجي يوفر أساساً مستقراً منظماً يمكن أن تبنى عليه استراتيجيات شراء فعالة.

ابدأ بتقييم عملية تخطيط المشتريات الحالية، وإذا لم تستخدموا بالفعل نظاماً تجريبياً، فعرضوه على مشروع تجريبي، أو على نظام فرعي صغير أو نظام واحد، ورسموا عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ على أوامر الشراء وتتبع النتائج، ومع مرور الوقت، ستساعدكم البيانات التي تجمعونها على تحسين نماذجكم وتدفقات عملكم في مجال المشتريات، مما يؤدي إلى نتائج أفضل من حيث الاتساق.

وللمزيد من القراءة بشأن إدماج النطاق والمشتريات، يقدم دليل PMBOK ] إرشادات واسعة النطاق بشأن النظام العالمي لمراقبة المناخ وعلاقته بإدارة المشتريات، كما يستكشف دراسات حالات من الجمعية الوطنية لمهندسي المهن الفنية فيما يتعلق بالتطبيقات الصناعية المحددة.