Wie man Asana Boards verwendet, um Engineering Workflows zu visualisieren

Einrichten Ihres Engineering Workflow Boards

Die Erstellung eines effektiven Boards beginnt mit der Abbildung Ihres eigentlichen Engineering-Prozesses, nicht mit einer idealisierten Version. Jedes Team ist anders, also nehmen Sie sich Zeit, um Leads und Ingenieure zu interviewen, wie die Arbeit von der Idee bis zum Einsatz fließt.

Definieren Sie Ihre Spalten (Stufen)

Die meisten Engineering-Teams profitieren von diesen Kernspalten:

• Backlog – Alle eingehenden Aufgaben, Bugs und Feature Requests, die nicht priorisiert wurden.
• Ready for Design – Aufgaben, die UX/UI-Exploration benötigen, bevor die Entwicklung beginnen kann.
• In Design – Aktive Designarbeit, einschließlich Wireframes und Prototypen.
• Design Review – Designs, die auf Feedback oder Genehmigung von Stakeholdern warten.
• Ready for Development – Genehmigte Designs und klare Akzeptanzkriterien; Aufgaben sind vollständig präpariert.
• In der Entwicklung – Code wird von Ingenieuren geschrieben.
• Code Review – Pull Requests warten auf Peer Review.
• In Testing – Features, die QA, Unit Tests oder Integrationstests unterzogen werden.
• Bereit für die Bereitstellung – Vollständig getestet und genehmigt; warten auf die Freigabe.
• Fertig – abgeschlossen und bereitgestellt.

Sie können diese basierend auf der Reife Ihres Teams vereinfachen oder erweitern. Für agile teams können Sie eine Sprint-Spalte hinzufügen, die als Haltebereich für aktuelle Sprint-Elemente dient. Für Teams, die eine kontinuierliche Bereitstellung verwenden, kann die Ready for Deployment-Spalte automatisch sein. Der Schlüssel ist, Spalten umsetzbar zu halten: Aufgaben sollten sich nur verschieben, wenn jemand eine bestimmte Aktion ausführt (z. B. eine PR zusammenführt, ein Design genehmigt).

Erstellen Sie das Board in Asana

1. Navigieren Sie zu Ihrem Asana-Projekt und klicken Sie auf die Dropdown-Ansicht, um die Ansicht von Liste zu Board zu wechseln.
2. Benennen Sie Standardspalten (To Do, In Progress, Done), um sie mit Ihren Phasen zu vergleichen.
3. Fügen Sie fehlende Spalten mit der Schaltfläche „Spalte hinzufügen hinzu.
4. Bestellen Sie Spalten neu, indem Sie sie nach links oder rechts ziehen, um Ihre tatsächliche Sequenz widerzuspiegeln.
5. Spaltenregeln festlegen? Während Asana keine Spaltenübergänge nativ erzwingt, können Sie benutzerdefinierte Regeln (verfügbar in Business- und Enterprise-Plänen) verwenden, um Bewegungen zu automatisieren, wenn eine Aufgabe einen bestimmten Status oder ein bestimmtes Datum erreicht.

Hinzufügen von Aufgaben und benutzerdefinierten Feldern

Jede Aufgabenkarte sollte genügend Informationen enthalten, damit jeder ihren Zweck verstehen kann.

• Klarer Titel (z. B. „Benutzerauthentifizierungsfluss implementieren)
• Empfänger
• Fälligkeitsdatum
• Priorität (verwenden Sie ein benutzerdefiniertes Feld: P0, P1, P2 usw.)
• Typ (Bug, Feature, technische Schulden)
• Story Points oder Aufwandsschätzung (optional, aber hilfreich für die Geschwindigkeitsverfolgung)

Um benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts in der Projektansicht auf die Schaltfläche „Anpassen. Erstellen Sie Felder wie Priority, Type, Story Points und Status Diese Metadaten ermöglichen das Filtern und Sortieren, sodass Ingenieure schnell alle P0-Bugs oder alle Designaufgaben anzeigen können.

Advanced Board Customizations für Engineering Teams

Sobald Sie das Basisboard haben, sollten Sie mit diesen erweiterten Konfigurationen aufsteigen.

Verwenden Sie Abhängigkeiten, um Task-Bewegung zu blockieren

Asana unterstützt Task-Abhängigkeiten – Sie können eine Aufgabe als „Warten auf“ eine andere Aufgabe markieren. Wenn eine abhängige Aufgabe als abgeschlossen markiert ist, wird die wartende Aufgabe umsetzbar. Dies ist entscheidend für Engineering-Workflows, bei denen das Design abgeschlossen sein muss, bevor die Entwicklung beginnen kann, oder eine Backend-API muss vor der Frontend-Integration bereit sein. Um eine Abhängigkeit hinzuzufügen, öffnen Sie die Aufgabe, klicken Sie auf die Registerkarte „Abhängigkeiten“ und verlinken Sie auf die blockierende Aufgabe. Das Board zeigt blockierte Aufgaben visuell mit einem Warnsymbol an.

Automatisieren Sie sich wiederholende Bewegungen mit Regeln

Für Teams mit klaren Übergabekriterien können Regeln enorme Zeit sparen, zum Beispiel:

• Wenn das benutzerdefinierte Feld „Status“ einer Aufgabe in „In Entwicklung“ wechselt, wird es automatisch in die Spalte In Entwicklung verschoben.
• Wenn das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe heute ist, fügen Sie ein rotes Highlight hinzu und benachrichtigen Sie den Beauftragten.
• Wenn das Prioritätsfeld einer Aufgabe „P0 ist, weist es automatisch dem Teamleiter zu und legt innerhalb von 24 Stunden ein Fälligkeitsdatum fest.

Um Regeln zu erstellen, gehen Sie zum Menü „Anpassen“ des Projekts, dann zu „Regeln“. Sie können Feldänderungen oder Datumsereignisse auslösen. Dies reduziert das manuelle Kartenziehen und hält die Platine genau. Asanas Regeln-Engine-Dokumentation bietet Vorlagen zum Starten.

Leverage Portfolios für Multi-Project Visibility

Wenn Ihre Engineering-Organisation mehrere Boards verwaltet (eines pro Squad, Produktbereich oder Initiative), verwenden Sie Asana Portfolios, um den Fortschritt zu rollen. Portfolios lassen Sie den Status, den Zustand und die Meilensteine aller Projekte in einem Dashboard sehen. Sie können OKRs festlegen und den Portfoliofortschritt mit Board-Abschlussraten verknüpfen. Dies ist besonders nützlich für Engineering-Manager und VPs, die eine High-Level-Ansicht benötigen, ohne in einzelne Taskkarten einzutauchen.

Best Practices für den täglichen Gebrauch

Das Einrichten des Boards ist nur die halbe Miete; konsequente Nutzung ist, wo der Wert lebt.

Halten Sie tägliche Standups um das Board

Anstelle eines Round-Robin-Status-Updates sammeln Sie das Team auf einem Monitorbildschirm (oder teilen Sie Ihren Bildschirm in einem Fernanruf) und gehen Sie von rechts nach links: Beginnen Sie mit "Done", um Gewinne zu feiern, dann gehen Sie zu "In Testing", "In Development" und so weiter. Fragen Sie für jede Aufgabe: "Was müssen wir entsperren, um es in die nächste Spalte zu verschieben?" Dies konzentriert sich auf die Zusammenarbeit und nicht auf die Berichterstattung. Viele Teams finden, dass dies die Standup-Zeit um 30% reduziert und gleichzeitig die Rechenschaftspflicht erhöht.

Limit Work in Progress (WIP)

Setzen Sie explizite Grenzen dafür, wie viele Aufgaben in den Spalten „In Entwicklung und „Code Review gleichzeitig sein können. Zum Beispiel begrenzen Sie „In Entwicklung auf 3 Aufgaben pro Entwickler und „Code Review auf insgesamt 5 Aufgaben. Wenn eine Spalte ihr Limit erreicht, muss sich das Team auf die Fertigstellung bestehender Arbeiten konzentrieren, bevor Sie neue Aufgaben ziehen. Dies verhindert Multitasking und reduziert das Kontextwechseln. Asana erzwingt keine Limits automatisch (im Gegensatz zu einigen dedizierten Kanban-Tools), aber Sie können ein benutzerdefiniertes Feld verwenden, um die Anzahl visuell zu verfolgen, oder eine Teamregel anwenden, um das Ziehen zu stoppen, wenn das Limit überschritten wird.