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El análisis de funciones es una metodología sistemática que sirve como piedra angular de la ingeniería de valor y la optimización de proyectos. Al descomponer proyectos, productos o procesos en sus funciones fundamentales, las organizaciones pueden identificar oportunidades para mejorar, eliminar los desechos y maximizar la entrega de valor. Este enfoque integral permite a los equipos de proyectos tomar decisiones informadas que mejoran el rendimiento mientras controlan los costos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
¿Qué es el análisis de funciones?
El análisis de funciones es la base de la ingeniería de valor, que representa un enfoque disciplinado para entender qué debe lograr un proyecto, producto o sistema. Lawrence Miles desarrolló el análisis de valor en 1945 como un método para apoyar las actividades de reducción de costos al relacionar el costo de los componentes individuales con sus contribuciones a las funciones. Esta metodología surgió durante la Segunda Guerra Mundial cuando la escasez de materiales obligó a los ingenieros a encontrar alternativas creativas que pudieran desempeñar las mismas funciones a menor costo.
En su núcleo, el análisis de funciones implica examinar cada componente o elemento de un proyecto para determinar su propósito y contribución a los objetivos generales. Una función es una acción de desempeño necesaria, descrita por un puente de dos palabras con un verbo sin identificar un método específico para realizar la acción. Este enfoque único obliga a los equipos a pensar abstractamente sobre lo que debe ser logrado en lugar de cómo debe hacerse, abriendo la puerta a soluciones innovadoras.
Para centrarse en la función de cada componente, Lawrence Miles originó el uso de un verbo activo y un sustantivo mensurable para describir mejor el beneficio del componente y a su vez, descubrir oportunidades para la mejora de costes y valor. Por ejemplo, en lugar de describir una solución específica como "instalar fundamento concreto", el análisis de funciones describiría la función como "estructura de soporte" o "carga de transferencia".
La metodología ha evolucionado significativamente desde su creación. Con el tiempo, se ha ampliado la Ingeniería de Valores para abarcar herramientas, técnicas y procesos para mejorar el valor. Hoy en día, el análisis de funciones se aplica en diversas industrias, incluyendo proyectos de construcción, fabricación, desarrollo de software, salud e infraestructura pública.
La relación entre el análisis de funciones y la ingeniería de valor
El análisis de funciones y la ingeniería de valor están intrínsecamente vinculados. El FHWA define el análisis de EV como un proceso sistemático de examen y análisis de un proyecto, durante las fases de concepto y diseño, por un equipo multidisciplinario de personas que no participan en el proyecto, que se lleva a cabo para proporcionar recomendaciones para proporcionar las funciones necesarias de manera segura, fiable, eficiente y al menor costo general.
Valor Engineering no es un examen de diseño/peer o un ejercicio de reducción de costes. VE es un esfuerzo creativo y organizado, que analiza los requisitos de un proyecto con el fin de lograr las funciones esenciales a los costos totales más bajos de la vida del proyecto. El análisis de funciones proporciona el marco analítico que hace posible la ingeniería de valor identificando lo que realmente importa en un proyecto.
La fase de investigación trae inmediatamente los tres conceptos fundamentales de EV (función, costo y valor) para soportar el problema. Son estos conceptos que hacen que el proceso VE sea diferente de todas las demás técnicas de gestión y control de costos. Esta distinción es un análisis crítico-función no simplemente reduce los costos arbitrariamente; asegura que cada dólar gastado contribuya a cumplir funciones esenciales.
Comprender las funciones primarias y secundarias
Uno de los aspectos más importantes del análisis de funciones es distinguir entre diferentes tipos de funciones. No todas las funciones tienen igual peso en el logro de los objetivos del proyecto, y entender estas distinciones es crucial para un análisis eficaz.
Funciones primarias
Las funciones primarias son las que representan la razón de la existencia del proyecto, por ejemplo, un proyecto de construcción podría tener una fontanería adecuada como función principal. Estas son las funciones básicas que justifican la existencia del proyecto y representan la propuesta fundamental de valor para los interesados. Sin estas funciones, el proyecto no cumpliría sus objetivos básicos.
Las funciones primarias son típicamente obvias y alineadas directamente con los objetivos del proyecto. La función básica es la función general del producto. Por ejemplo, la función básica de un cinturón de seguridad del coche es restringir a una persona en un asiento del coche. Identificar la función primaria ayuda a los equipos a mantener el enfoque en lo que realmente importa y evita el estrado de alcance o complejidad innecesaria.
Funciones secundarias
Las funciones secundarias son aquellas que el proyecto sirve sin ser el núcleo del proyecto. Por ejemplo, un proyecto de construcción podría tener como función secundaria manteniendo la visión del edificio vecino. Aunque no es esencial para el propósito primario del proyecto, las funciones secundarias a menudo abordan importantes preocupaciones de los interesados, requisitos regulatorios o consideraciones ambientales.
Las funciones secundarias son esenciales para el desempeño de la función básica y son causa directa de la función básica, que apoyan, permiten o mejoran las funciones primarias. La comprensión de las funciones secundarias es particularmente valiosa porque a menudo representan áreas donde se pueden lograr ahorros de costos sin comprometer los objetivos básicos del proyecto.
Los proyectos tienden a iniciarse sobre la base de un pensamiento lineal y genérico que no considera las funciones secundarias, lo que puede dar lugar a oportunidades perdidas de optimización e innovación, identificando sistemáticamente las funciones primarias y secundarias, los equipos adquieren una comprensión integral de todos los requisitos de los proyectos y pueden tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos.
El programa de análisis de funciones (FAST)
La técnica del sistema de análisis de funciones, conocida comúnmente como FAST, es una poderosa herramienta visual que ayuda a los equipos a comprender y comunicar relaciones funcionales dentro de un proyecto o sistema. La FAST acrónimo (Tecnique de sistemas de análisis de acción) denota un método utilizado para desarrollar una representación visual de las relaciones lógicas entre las diversas funciones de un proyecto, producto, proceso o servicio.
Cómo funcionan los diagramas FAST
El diagrama FAST proporciona una representación gráfica de cómo las funciones están vinculadas o trabajan juntas en un sistema (producto o proceso) para entregar los bienes o servicios previstos. El diagrama utiliza una estructura lógica única basada en preguntas "Cómo" y "Por qué" que revelan las relaciones entre las funciones.
Construir a lo largo del camino "¿Cómo es que la función se logra?" Colocar la respuesta a la derecha en términos de un verbo activo y un sustantivo mensurable. Esta progresión izquierda-derecha descompone funciones de alto nivel en las sub-funciones específicas necesarias para lograrlos. Por el contrario, leer de derecha a izquierda responde a la pregunta "¿Por qué es necesaria esta función?" creando una validación lógica del propósito de cada función.
Las funciones de orden superior (funciones hacia la izquierda en el Diagrama FAST) describen lo que se está realizando y las funciones de orden más baja (funcionamiento hacia la derecha en el Diagrama FAST) describen cómo se están realizando. Esta estructura jerárquica hace que sea fácil ver las dependencias e identificar caminos críticos a través del paisaje funcional.
Beneficios de los Diagramas FAST
FAST produce un diagrama o modelo que se utiliza para mejorar eficazmente las comunicaciones, el análisis y la toma de decisiones. FAST utiliza reglas de verbo-noun para crear un lenguaje común para el equipo que realiza el análisis. Al representar visualmente las funciones, también se aumentan las comunicaciones con patrocinadores de proyectos y partes interesadas.
La técnica del sistema de análisis de funciones ayuda a pensar objetivamente en el problema y a identificar el alcance del proyecto mostrando las relaciones lógicas entre las funciones. La organización de las funciones en un diagrama funcional, como un diagrama FAST permite a los participantes identificar todas las funciones necesarias.
Otro beneficio clave de esta técnica es que permite al equipo analizar un sistema completo, no sólo los componentes. Esto es importante porque el diagrama o modelo también ilustrará las dependencias entre funciones. Entender estas dependencias es crucial para hacer cambios sin consecuencias indeseadas.
Desarrollar un diagrama FAST en línea puede ayudar a cualquier equipo a desarrollar un entendimiento común de un producto o proyecto al definir y aclarar el problema a mano. Utilice su diagrama FAST para dar a sus herramientas de equipo multifuncional para entender las relaciones entre funciones, de modo que pueda mejorar la comunicación y construir consenso avanzando. Con su análisis de funciones claramente diseñado, puede estimular la creatividad a medida que se detecten deficiencias o problemas.
Crear un diagrama FAST
El diagrama de la técnica del sistema de análisis de funciones (FAST) se prepara generalmente en un entorno de taller y dirigido por alguien con experiencia en la preparación de diagramas FAST. La entrada para el diagrama se recibe de los participantes del taller. Este enfoque colaborativo garantiza que se incorporen diversas perspectivas y que el equipo desarrolle un entendimiento compartido.
El primer paso es para la tormenta de cerebro todas las funciones que el producto servirá a los ojos del cliente. La función debe definirse como amplia y genérica como sea posible, como el par de productos. Comenzar con definiciones amplias impide que los equipos limiten prematuramente su pensamiento a soluciones específicas.
Ampliar las funciones en las direcciones "Cómo" y "Por qué". Construir a lo largo del camino "Cómo" preguntando "¿cómo se consigue la función?" Ponga la respuesta a la derecha en términos de un verbo activo y sustantivo mensurable. Esta expansión sistemática continúa hasta que el equipo alcance actividades o métodos específicos, en cuyo punto el análisis funcional está completo.
No hay un diagrama "correcto" FAST pero hay un método válido para representar la lógica en un diagrama. La validez de un modelo FAST para una situación determinada depende del conocimiento y el alcance de los participantes del taller. Esta flexibilidad permite a los equipos adaptar la técnica a su contexto específico mientras mantienen el rigor lógico.
Beneficios integrales del análisis de funciones
La implementación del análisis de funciones ofrece numerosas ventajas que van más allá de la simple reducción de costos. Estos beneficios tocan todos los aspectos de la gestión de proyectos y el desempeño organizativo.
Mejora de la comprensión de los proyectos
El análisis de funciones obliga a los equipos a comprender profundamente lo que están tratando de lograr. Mediante un análisis estructurado de funciones, la ingeniería de valor en la construcción garantiza que los requisitos y especificaciones del proyecto estén bien definidos antes de que comience la construcción. Esta claridad ayuda a prevenir cambios de diseño, retrasos y sobrecostos de costos más adelante en el proyecto. Al centrarse en las funciones esenciales de cada componente del proyecto, ayuda a establecer especificaciones precisas que cumplan tanto los objetivos de rendimiento como presupuestarios, lo que conducen a una mejor ejecución.
El análisis funcional ayuda a hacer más comprensibles los sistemas complejos. Al descomponer la complejidad en funciones discretas y manejables, los equipos pueden abordar proyectos desafiantes con mayor confianza y claridad. Esta descomposición también facilita la asignación de responsabilidades, estimación de recursos y seguimiento del progreso.
Mejor comunicación y colaboración
El desarrollo de un diagrama FAST a menudo requiere la entrada de varios departamentos o expertos en materia de materias, promoviendo la colaboración interfuncional y garantizando una comprensión integral del sistema. La descripción de funciones verb-noun crea un lenguaje común que trasciende la jerga departamental y las especializaciones técnicas.
El diagrama FAST fomenta un proceso de pensamiento creativo y colaborativo permitiendo establecer claramente la base del proyecto y considerarlo en su totalidad desde la fase de diseño, desarrollar un entendimiento común del producto dentro del equipo del proyecto, tener en cuenta todos los puntos y salidas de cada desarrollo. Este entendimiento compartido reduce la comunicación y alinea a los miembros del equipo hacia objetivos comunes.
Reducción de costos y optimización de valor
Al analizar y determinar las relaciones costo-a-valor, esta técnica ayuda a reducir el alcance y perfecciona las definiciones de valor en términos que los interesados entenderían. Al asignar costos a la función, el equipo del proyecto puede perfeccionar el Retorno de la Inversión y tomar decisiones de alcance informado.
La ingeniería de valor en obras de construcción por análisis de funciones, que identifica las funciones esenciales de un componente de proyecto. Se aplica entonces la reducción de costos encontrando materiales o métodos de construcción menos costosos sin sacrificar la calidad. Este enfoque asegura que los ahorros de costos no comprometen objetivos de proyecto ni estándares de calidad.
Las aplicaciones del mundo real demuestran un potencial de ahorro significativo.Los cambios de diseño fueron significativos, pero los contribuyentes de costes finales de varios millones de dólares menos mientras que proporcionan un producto mejor. El equipo de ingeniería de valor del propietario pagó por sí mismo muchas veces en ese proyecto. Este ejemplo de un proyecto de puente peatonal ilustra cómo el análisis de funciones puede identificar oportunidades que los enfoques de diseño tradicionales podrían perderse.
Innovación y desarrollo de problemas creativos
Esta técnica mejora la creatividad y promueve la innovación proporcionando alternativas y soluciones de equipo y de abajo hacia arriba. Esta técnica promueve el pensamiento fuera de la caja y fomenta la agilidad cuando sea necesario. Al enfocarse en funciones en lugar de soluciones predeterminadas, los equipos pueden explorar una gama más amplia de posibilidades.
Al enfocarse en funciones, equipo e individuos pueden enfocarse en lo que es realmente importante y no se limita por características físicas de productos o procesos, lo que conduce a una mejor definición del problema y un camino más claro a una solución. Esta perspectiva funcional libera el pensamiento creativo y permite innovaciones de gran alcance.
La ingeniería de valor puede utilizarse en cualquier momento, en cualquier proyecto, para fomentar el pensamiento "fuera de la caja". Por lo tanto, todos deben estar familiarizados con técnicas de ingeniería de valor para mejorar su ejecución de proyectos. La versatilidad del análisis de funciones lo hace aplicable en fases de proyecto y sectores industriales.
Reducción del riesgo y mejora de la calidad
Al analizar minuciosamente las funciones antes de la implementación, los equipos pueden identificar problemas potenciales temprano cuando son menos costosos para abordar. VE se puede aplicar en cualquier punto en un proyecto, incluso en la construcción. Sin embargo, típicamente el anterior se aplica el rendimiento en el tiempo y esfuerzo invertido.
La ingeniería de valor mejora los resultados de los proyectos asegurando que se asignen recursos a funciones que proporcionan el mayor valor, minimizando al mismo tiempo los desechos, mejorando el rendimiento, la calidad y el rendimiento de las inversiones. Este enfoque sistemático de la asignación de recursos reduce el riesgo de sobreingeniería de algunas esferas mientras que subcontratan otras.
Alineación y construcción de consensos de los interesados
El logro del consenso es la producción más importante del proceso, "no el documento". Una vez que el equipo ha logrado el consenso, el equipo puede pasar al siguiente paso en el proceso de Estudio de Valores. El análisis de funciones proporciona un marco estructurado para las discusiones de los interesados que se centran en objetivos en lugar de preferencias personales o políticas departamentales.
Utilizar esta técnica puede ayudar con la aclaración de la intención, alcanzar el consenso entre un grupo e incluso ampliar los puntos de vista. También minimiza la emoción dentro del grupo mediante la despersonalización. Más allá de todo eso, se ha demostrado que se ahorra dinero y ayuda en la toma de decisiones.
Pasos detallados en el análisis de funciones de conducción
La realización de un análisis eficaz de las funciones requiere un enfoque sistemático que siga las metodologías establecidas. Las fases del proceso de ingeniería de valor son las siguientes: fase de información, análisis funcional, fase creativa, evaluación, desarrollo, presentación y fases de ejecución.
Paso 1: Reunión de información y comprensión de proyectos
Es esencial reunir todos los datos del proyecto: alcance, funciones, costos, limitaciones y requisitos del cliente. En esta etapa, también debe detectar posibles problemas, identificar los recursos necesarios para la terminación del proyecto, y determinar qué parte del proyecto requiere la mayoría de los recursos.
En esta primera fase, el equipo intenta entender por qué existe el proyecto y quién o qué es producir. Obtienen datos de proyecto, presentan el diseño original o los conceptos de producto, y entienden el alcance del proyecto. Horario, costos, presupuesto, riesgo y otros temas no monetarios se estudian hasta que el equipo esté cómodo con el concepto del proyecto, lo que es producir y quiénes son sus usuarios finales.
En la fase de información, el equipo del proyecto reúne todos los datos y documentación necesarios relacionados con el proyecto, incluyendo especificaciones, planes de diseño e información presupuestaria. Esta fase se centra en entender el alcance, objetivos y limitaciones del proyecto, proporcionando un panorama claro del estado actual antes de realizar cualquier cambio. Cuanto más completos sean los datos recogidos en esta fase, mejor será el análisis y toma de decisiones en etapas posteriores.
Paso 2: Determinación de funciones y definición
El equipo intenta determinar las funciones que el proyecto sirve. Las funciones se describen en pares verbo/noun, como "agua suplementaria a todas las suites", o "Mantenga vista al parque adyacente". Para un proyecto como este, el equipo debe tener 10 – 15 funciones.
En esta etapa, debe descomponer su proyecto en funciones o objetivos para lograr ejecutando el proyecto. En términos simples, debe dar respuestas a la pregunta: ¿Qué debe hacer? También es importante identificar funciones básicas y secundarias.
Durante la fase de análisis de funciones, el equipo del proyecto identifica y define las funciones esenciales de cada componente o aspecto del proyecto. Esta fase ayuda a entender lo que el proyecto necesita para lograr y las funciones básicas de cada elemento o proceso.
El formato verb-noun es crítico para la definición efectiva de función. En la ingeniería de valor "funciones" se describen siempre en un abridgmento de dos palabras que consiste en un verbo activo y sustantivo mensurable (lo que se está haciendo – el verbo – y lo que se está haciendo a – el sustantivo) y hacerlo de la manera más no descriptiva posible. Esta disciplina impide que los equipos describan soluciones en lugar de funciones.
Paso 3: Evaluación de funciones y análisis de costos
Una vez identificadas las funciones, el siguiente paso implica evaluar su importancia y analizar los costos asociados. Esta evaluación ayuda a priorizar cuáles funciones merecen la mayor atención durante los esfuerzos de optimización.
El equipo del proyecto realiza un análisis de cada componente y función para determinar cuáles pueden ser potenciadas, eliminadas o combinadas o si se necesitan nuevas funciones. Esta evaluación crítica separa las funciones esenciales de aquellas que pueden ser redundantes o innecesarias.
Los equipos deben evaluar la relación costo-valoridad para cada función. La valor representa el costo más bajo para realizar una función fiable, mientras que el costo representa lo que se está gastando actualmente. Grandes brechas entre costo y valor indican oportunidades significativas para mejorar el valor.
Paso 4: Desarrollo alternativo creativo
El equipo aplica técnicas de almacenamiento de ideas para desarrollar alternativas viables a la forma en que se diseñe el proyecto. La tormenta de cerebros obliga a la gente a ser creativa. El mecanismo que produce este fenómeno se llama sinergismo -una idea desencadena otras ideas o pensamientos a través de similitudes o ideas similares; ideas contiguas o contiguas; ideas contrastantes o o opuestas; y similares a sonido.
Ahora, es el momento de analizar cada función y encontrar formas alternativas para lograr cada una de ellas. Usa técnicas de almacenamiento de cerebros y animar la creatividad para lograr mejores resultados y encontrar las mejores alternativas posibles.
El equipo VE piensa en la mayor cantidad posible de maneras para proporcionar la función necesaria dentro de las áreas del proyecto en un coste inicial menor o de ciclo vital que representan un valor mejorado para el cliente. Se prohíbe el juicio de las ideas. El equipo VE está buscando cantidad y asociación de ideas, que se analizarán en la próxima fase del estudio. Muchas de las ideas presentadas en la fase creativa son resultado de trabajo realizado en el análisis de funciones.
Paso 5: Evaluación y Selección
Define los criterios que se deben utilizar para la evaluación. Se descartan las ideas resultantes de la sesión creativa. Se descartan las ideas que se consideran poco prácticas o no merecedoras de un estudio adicional. Se desarrollan más ideas que representan el mayor potencial para el ahorro de costos y la mejora de valor.
En esta etapa se da prioridad a cada idea de mejora de proyectos. Se examinan las ideas y se determinan los costos potenciales. Una vez que se cierte el perfil de riesgo de cada idea, el equipo ha determinado qué ideas vale la pena implementar en el proyecto o característica.
La fase de evaluación requiere equilibrar múltiples factores, incluyendo el costo, el impacto de los horarios, la viabilidad técnica, el riesgo y la aceptación de los interesados.
Etapa 6: Planificación del desarrollo y la aplicación
Una vez que el equipo selecciona las mejores alternativas, se desarrollan completamente a través de bocetos, estimaciones de costos, validación de datos de prueba y otro trabajo técnico para determinar si cualquier hipótesis realizada durante el estudio es en realidad válida. La fase de desarrollo es el paso final antes de presentar las recomendaciones del equipo a la gestión de la agencia.El equipo de estudio formula un plan de implementación que describe el proceso que la agencia debe seguir para implementar cualquier recomendación.
Esta fase transforma las alternativas conceptuales en recomendaciones factibles con especificaciones detalladas, estimaciones de costos y plazos de aplicación. La labor de desarrollo debe ser lo suficientemente exhaustiva para dar confianza a los responsables de la adopción de decisiones en los cambios propuestos.
Paso 7: Presentación y toma de decisiones
La última fase del Estudio VE es la presentación de las recomendaciones en forma de informe escrito. Se hace una presentación informativa/oral de los resultados al Cliente y a los Usuarios, así como a los representantes del Equipo de Diseño. Las recomendaciones, la justificación que entró en el desarrollo de cada propuesta, y se presenta un resumen de los impactos claves en los costos para que pueda tomarse una decisión sobre la cual se aceptarán propuestas de Gestión de Valores para su implementación e incorporación en los documentos de diseño.
El producto final de un estudio VE es el Informe VE formal y la presentación de las recomendaciones del equipo. En esta fase, el equipo VE presenta sus conclusiones a los responsables de la decisión del proyecto, y se esfuerza por convencerles de que sus ideas deben ser implementadas.
Técnicas y herramientas avanzadas de análisis de funciones
Más allá del diagrama básico de FAST, varias técnicas avanzadas aumentan la potencia y aplicabilidad del análisis de funciones en diferentes contextos de proyectos.
Diseño de valor de destino
El diseño de valor objetivo es un enfoque basado en costos que alinea el diseño de proyectos con un presupuesto predeterminado. En lugar de diseñar primero y luego estimar costos, TVD asegura que los diseños se desarrollen teniendo en cuenta las limitaciones de costes desde el principio. Este método fomenta la colaboración entre arquitectos, ingenieros y contratistas para crear soluciones rentables manteniendo al mismo tiempo los objetivos de proyecto.
El diseño de valor objetivo representa un cambio de paradigma de los enfoques de diseño tradicionales. En lugar de diseñar para satisfacer los requisitos y luego tratar de reducir costos, TVD establece objetivos de costes en primer lugar y diseños para cumplir con esos objetivos, satisfaciendo al mismo tiempo los requisitos funcionales.
Ciclo de vida Costo
El coste del ciclo de vida evalúa el costo total de propiedad de un edificio o infraestructura durante toda su vida, en lugar de considerar los costos iniciales de construcción. Estos factores técnicos en los costos de mantenimiento, operación, consumo de energía y eliminación para asegurar que las opciones de diseño conducen a ahorros a largo plazo. Al priorizar materiales o sistemas duraderos y eficientes, LCC ayuda a maximizar el valor del proyecto con el tiempo.
El costo del ciclo vital es esencial para tomar decisiones basadas en el valor. Un componente con costos iniciales más altos pero menores requisitos de mantenimiento y una vida útil más larga puede ofrecer un valor global mejor que una alternativa más barata. El análisis de funciones combinado con el costo del ciclo de vida garantiza que las decisiones optimicen el valor a largo plazo en lugar de minimizar los gastos iniciales.
Análisis de costos y valores
El análisis de costos-valoridad compara el costo actual de realizar una función con el costo más bajo posible para lograr de forma fiable esa función (su valor). Las funciones con altas ratios de costo a valor representan las mejores oportunidades para la mejora de valor. Esta técnica analítica ayuda a los equipos a priorizar sus esfuerzos de optimización en áreas con mayor rendimiento potencial.
La relación costo-valoración proporciona datos objetivos para la toma de decisiones. Cuando el costo de una función supera significativamente su valor, indica ineficiencia o sobre-ingeniería. A la inversa, cuando el costo y el valor están estrechamente alineados, la función probablemente ya está optimizada, y los esfuerzos deben centrarse en otros lugares.
Diagramas mejorados de FAST
Ya que tanto las metodologías de Gestión de Valores como TRIZ tienen un enfoque en las funciones, ambos utilizan una forma de análisis de funciones. A lo largo de los años, como estas dos metodologías han polinizado, ha surgido una especie de herramienta de modelado de funciones híbridas. Este Diagrama mejorado FAST, se basa en el Diagrama original de FAST Cómo/Por qué la lógica, y lo complementa con "Produce" y "Counteracts": una función de contra puede producir otra.
Los diagramas mejorados de FAST proporcionan dimensiones adicionales para analizar las relaciones funcionales. La relación "produce" muestra cómo una función crea o permite a otra, mientras que "contraactas" muestra cómo funcionan las funciones entre sí. Estas relaciones adicionales revelan dinámicas del sistema que los diagramas tradicionales de FAST podrían perder.
Aplicaciones y estudios de casos en el mundo real
Se ha aplicado con éxito el análisis de funciones en numerosas industrias y tipos de proyectos, lo que ha permitido mejorar el costo, la calidad y el rendimiento.
Construcción e infraestructura
La industria de la construcción ha sido un importante beneficiario de metodologías de análisis de funciones. Hace unos años, había un puente peatonal construido cerca de mi casa que fue diseñado originalmente para vehículos de emergencia. Aunque este tipo de diseño es práctica estándar para los puentes de este tipo, el equipo de ingeniería de valor identificó que el paso de vehículos de emergencia no era necesario. Además, un segundo resultado importante de este análisis de valor fue cambiar el diseño a un puente estético y curvado, porque estaba en un lugar prominente.
Este ejemplo ilustra cómo el análisis de funciones cuestiona las prácticas y las hipótesis estándar. Al cuestionar si el acceso de los vehículos de emergencia era realmente necesario y teniendo en cuenta las funciones estéticas, el equipo entregó un mejor producto a menor costo.
Un ejemplo de ingeniería de valor en la gestión de proyectos es optimizar el diseño de un proyecto de construcción. Por ejemplo, durante la fase de planificación, el equipo del proyecto puede analizar el sistema estructural y descubrir que el uso de componentes de acero prefabricados en lugar de hormigón puede reducir el tiempo de construcción, los costos de trabajo y los residuos materiales. A su vez, esto no afectará negativamente a los estándares de seguridad y rendimiento.
Manufactura y desarrollo de productos
Inicialmente, el concepto de ingeniería de valor no pertenecía a la gestión de proyectos. Provino de ingeniería industrial y fabricación. En 1940, General Electric se enfrentaba a escasez de materiales que obligó a sus ingenieros a buscar alternativas que pudieran realizar la misma función a un costo menor.
Esta historia de origen demuestra las raíces prácticas de solución de problemas del análisis de funciones. Cuando se enfrenta a limitaciones, los ingenieros de GE desarrollaron una metodología sistemática que desde entonces se ha aplicado a innumerables proyectos en todo el mundo.
Sector público y proyectos gubernamentales
Las agencias gubernamentales han adoptado cada vez más análisis de funciones para maximizar el valor de los contribuyentes. "Como se utiliza en esta sección, el término 'ingeniería de valor' significa un análisis de las funciones de un programa, proyecto, sistema, producto, equipo, construcción, instalación, servicio o suministro de una agencia ejecutiva, realizada por personal cualificado de agencia o contratista, dirigida a mejorar los costos de rendimiento, fiabilidad, calidad, seguridad y ciclo de vida".
Las regulaciones federales ahora ordenan estudios de ingeniería de valor para proyectos importantes, reconociendo el historial comprobado de la metodología de entrega de ahorros manteniendo o mejorando la calidad y el rendimiento.
Desafíos comunes y cómo superarlos
Si bien el análisis de las funciones ofrece beneficios importantes, la aplicación puede hacer frente a varios desafíos que los equipos deben navegar de manera eficaz.
Resistencia al cambio
La naturaleza humana tiende hacia lo familiar. Nos aferramos a lo que sabemos, y en la gestión de proyectos, que a menudo significa el reciclaje de los mismos viejos enfoques, seguros, predecibles, pero no siempre los mejores. La mayoría de los proyectos se alejan de la reflexión fuera de la caja, priorizando la comodidad sobre la innovación, incluso cuando los costos de globo o eficiencia disminuyen.
Superar esta resistencia requiere compromiso de liderazgo, comunicación clara de beneficios y ganancias tempranas que demuestren valor. Incluyendo escépticos en el proceso de análisis de funciones pueden ayudar a convertirlos en defensores cuando ven de primera mano cómo la metodología descubre oportunidades.
Falta de experiencia y capacitación
El análisis de funciones requiere habilidades y experiencia específicas para ejecutar eficazmente. Los equipos nuevos en la metodología pueden luchar con la definición de función adecuada, la construcción de diagramas FAST o la generación alternativa creativa.
Las organizaciones deben invertir en la formación y considerar la participación de facilitadores experimentados para proyectos iniciales. Para más lectura, asegúrese de comenzar con SAVE International, que promueve la ingeniería de valor en todo el mundo, así como la oferta de certificaciones.
Limitaciones de tiempo y recursos
La realización de un análisis minucioso de las funciones requiere tiempo y recursos dedicados. Los equipos de proyectos bajo presión para ofrecer rápidamente pueden considerarlo como un retraso innecesario.
Sin embargo, los beneficios son tremendos. Cualquier cambio en el programa en esta etapa tiene muy poco si cualquier impacto en los costos de programación y tiempo A/E y rediseño. El proyecto se desarrollará con menos cambios, rediseños y una mayor comprensión por todas las partes de lo que será la función final y las asignaciones espaciales. La inversión inicial en el análisis de funciones normalmente paga dividendos a través de cambios reducidos, reelaboración y gastos más adelante.
Mantener la objetividad
Debido a que el proceso VE contiene muchos elementos y fases, como el trabajo en equipo, el análisis funcional, el "retorno", y el análisis de costo-valor, a menos que una revisión realizada para un proyecto particular incluya estos y otros elementos y fases relacionados, no se considera VE.
El análisis de funciones verdadero requiere objetividad y perspectivas frescas. Usar miembros de equipo que no estuvieron involucrados en el diseño original ayuda a mantener esta objetividad. La metodología estructurada en sí misma promueve el análisis objetivo centrándose en funciones más que personalidades o intereses departamentales.
Integración con los procesos de gestión de proyectos
Value Engineering se centra en el análisis de productos y la descomposición de productos para analizar el valor. Project Management utiliza el análisis de productos para descomponer el alcance de los productos y proyectos durante los procesos de iniciación y planificación.
En este documento se examina cómo los directores de proyectos pueden integrar conceptos y técnicas de ingeniería de valor en sus conjuntos de herramientas y utilizar esta práctica de gestión para desarrollar los procesos específicos que utilizan para gestionar sus proyectos. Al hacerlo, define el propósito de la ingeniería de valor, observando las similitudes entre la ingeniería de valor y la gestión de proyectos.
Durante la iniciación del proyecto
El análisis de funciones durante la iniciación del proyecto ayuda a aclarar objetivos y establecer criterios claros de éxito. Al identificar las funciones esenciales a tiempo, los equipos pueden elaborar declaraciones de alcance más precisas y evitar incluir características innecesarias que inflan los costos sin añadir valor.
En la etapa de planificación del desarrollo, hay beneficios adicionales que se derivan de un taller de ingeniería de valor. Un equipo independiente puede revisar las opciones de utilidad del plan maestro. Ofrecer soluciones alternativas. La aplicación temprana del análisis de funciones puede reestructurar los enfoques de proyecto antes de que se cometan recursos significativos.
Durante la planificación y el diseño
Las fases de planificación y diseño ofrecen las mayores oportunidades para mejorar el valor mediante el análisis de funciones. El gerente del proyecto, o miembros del equipo del proyecto, puede ciertamente hacer lo mismo en cualquier momento. Especialmente durante la fase de diseño, cuando la innovación puede ahorrar dinero, aumentar la calidad, o simplemente marcar puntos de brownie valiosos, podría ser tan simple.
Las decisiones de diseño adoptadas durante esta fase tienen impactos de cascada durante todo el ciclo de vida del proyecto. El análisis de funciones garantiza que estas decisiones optimicen el valor en lugar de simplemente seguir prácticas estándar o preferencias personales.
Durante la ejecución y control
Durante esta fase la ingeniería de valor sigue siendo posible mediante el uso de propuestas de cambio de valor de ingeniería (VECP). Incluso durante la ejecución de proyectos, el análisis de funciones puede identificar oportunidades para mejorar, aunque los ahorros potenciales suelen disminuir a medida que el proyecto avanza.
Las propuestas de cambio de valor permiten a los contratistas o miembros del equipo proponer cambios que mejoren el valor. Estas propuestas se someten a análisis de funciones para asegurar que mantengan funciones esenciales al tiempo que proporcionan beneficios de costos o de programación.
Las mejores prácticas para el análisis de funciones exitosas
Las organizaciones que logran resultados sólidos del análisis de las funciones siguen varias prácticas clave que maximizan la eficacia y la aceptación de los interesados.
Assemble Diverse, Multidisciplinary Teams
Mediante una investigación grupal, utilizando equipos multidisciplinarios experimentados, valor y economía se mejora mediante el estudio de conceptos, materiales y métodos de diseño alternativos sin comprometer los objetivos funcionales y de valor del cliente.
Los diferentes equipos aportan diferentes perspectivas, conocimientos y enfoques creativos al análisis de funciones. Incluyendo miembros de diferentes disciplinas, departamentos y antecedentes enriquecen el análisis y conducen a soluciones más innovadoras. Los miembros del equipo externo que no estuvieron involucrados en el diseño original proporcionan una valiosa objetividad.
Enfóquese en Funciones, no Soluciones
La técnica del diagrama FAST fomenta el pensamiento en términos de funciones y no en componentes físicos o soluciones. Este enfoque funcional es quizás el principio más importante del análisis eficaz de funciones.
Los equipos deben resistir la tentación de saltar a las soluciones antes de comprender las funciones. La disciplina verbo-noun ayuda a mantener este enfoque forzando el pensamiento abstracto sobre lo que debe ser logrado en lugar de cómo lograrlo.
Inicio Temprano en el ciclo de vida del proyecto
El análisis de funciones anterior se aplica, cuanto mayor es el potencial de beneficios. La aplicación temprana permite a los equipos repensar fundamentalmente los enfoques antes de comprometerse a soluciones específicas. Los cambios realizados durante el diseño conceptual son mucho menos costosos que los cambios durante la construcción o ejecución.
En 1970, a medida que la gestión de proyectos se hizo cada vez más común y madura, el VE comenzó a aplicarse en esta disciplina como una metodología sistemática para reducir los costos y mejorar la eficiencia. Esta evolución refleja el reconocimiento creciente de que el análisis sistemático de las funciones ofrece mejores resultados que los esfuerzos especiales de reducción de costos.
Documento y comunicación
La documentación eficaz garantiza que se mantengan y comuniquen los conocimientos de análisis de las funciones a todos los interesados. Los diagramas de FAST, las definiciones de las funciones, los análisis de costos y las evaluaciones alternativas deben ser claramente documentados y compartidos.
La comunicación clara ayuda a los interesados a entender la racionalidad de las recomendaciones y a crear confianza en los cambios propuestos. Herramientas visuales como los diagramas FAST son particularmente eficaces para comunicar relaciones funcionales complejas a los interesados no técnicos.
Seguir una metodología estructurada
Un análisis de valor intenta mejorar el valor de un proyecto utilizando metodología de ingeniería de valor. Esto se define por la Norma de Metodología de Valor, publicada por SAVE International. Se define como una evaluación de un producto que intenta minimizar su costo en relación con sus funciones.
Siguiendo las normas y metodologías establecidas, se garantiza el rigor y la coherencia, y si bien los equipos pueden adaptar los enfoques a su contexto específico, es esencial mantener los principios básicos del análisis de las funciones para lograr resultados fiables.
Resultados de medición y seguimiento
Las organizaciones deberían seguir los resultados de los esfuerzos de análisis de las funciones para demostrar valor e identificar oportunidades de mejora. Las métricas podrían incluir ahorros de costos logrados, mejoras de los calendarios, mejoras de calidad y satisfacción de los interesados.
La documentación de historias de éxito crea apoyo organizativo para el análisis de las funciones y proporciona un aprendizaje valioso para proyectos futuros. Compartir resultados ayuda a difundir las mejores prácticas y alienta la adopción más amplia.
El futuro del análisis de funciones
El análisis de funciones sigue evolucionando a medida que surgen nuevas herramientas, tecnologías y metodologías. Las herramientas digitales facilitan la creación, la participación y la colaboración en los diagramas y análisis de funciones de FAST. Las plataformas basadas en la nube permiten a los equipos distribuidos trabajar juntos en tiempo real, rompiendo barreras geográficas.
La inteligencia artificial y el aprendizaje automático pueden ayudar eventualmente con la identificación de funciones, la generación alternativa y la optimización. Sin embargo, los aspectos creativos y colaborativos del análisis de funciones probablemente seguirán siendo fundamentalmente actividades humanas que se benefician de diversas perspectivas y de pensamiento innovador.
La sostenibilidad y las consideraciones ambientales son cada vez más importantes en el análisis de las funciones. Los equipos ahora consideran rutinariamente las funciones ambientales junto con los criterios de rendimiento y costos tradicionales.
La integración del análisis de funciones con otras metodologías como Lean, Six Sigma y Agile sigue creando potentes enfoques híbridos. A partir de la evaluación de valor, la cartografía FAST se extiende ampliamente – dentro de proyectos de magro, Six Sigma y refinamiento. Estas integraciones aprovechan las fortalezas de múltiples metodologías para ofrecer resultados superiores.
Conclusión
El análisis de funciones representa una metodología poderosa para mejorar el valor de los proyectos mediante un examen sistemático de lo que deben lograr los proyectos, productos y procesos. Al centrarse en las funciones en lugar de soluciones predeterminadas, los equipos pueden identificar alternativas innovadoras que ofrezcan un mejor rendimiento a un menor costo.
En palabras sencillas, la ingeniería de valor en la gestión de proyectos consiste en ofrecer el mayor valor al mínimo posible costo. El análisis de funciones proporciona el marco analítico que hace posible asegurando que los recursos se destinen a actividades que realmente contribuyen a funciones esenciales.
Los beneficios se extienden mucho más allá de la reducción de costos para incluir una mejor comunicación, una mayor innovación, una mejor alineación de los interesados y resultados de proyectos superiores. Las organizaciones que el análisis de las funciones maestras obtienen una ventaja competitiva mediante su capacidad de ofrecer soluciones de alto valor.
El éxito requiere el compromiso con metodologías estructuradas, la inversión en capacitación y desarrollo de capacidades, y la voluntad de desafiar los enfoques convencionales. Los equipos deben mantener la disciplina en la definición de funciones correctamente, resistir el golpe prematuro de soluciones y seguir con una evaluación y desarrollo exhaustivos de alternativas.
Además de los beneficios monetarios, un taller de EV ofrece una valiosa oportunidad para que los participantes clave del proyecto se reúnan, luego se alejen y vean el proyecto desde una perspectiva diferente. Esta perspectiva fresca a menudo revela oportunidades que de otra manera permanecerían ocultas bajo capas de hipótesis y prácticas estándar.
A medida que los proyectos se vuelven más complejos y las expectativas de los interesados siguen aumentando, el análisis de las funciones será cada vez más esencial para el éxito de los proyectos. Las organizaciones que adoptan esta metodología e integran esta metodología en sus prácticas estándar estarán mejor posicionadas para ofrecer un valor excepcional en un entorno cada vez más competitivo.
Para los directores de proyectos, ingenieros y líderes organizativos que buscan mejorar los resultados de los proyectos, el análisis de funciones ofrece un enfoque probada y sistemático respaldado por décadas de aplicación exitosa en diversas industrias. La inversión en el aprendizaje y la aplicación de estas técnicas paga dividendos a través de mejores proyectos, interesados satisfechos y optimizado uso de recursos.
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