Comprender el proceso de aplicación PMP y sus caídas

El conocimiento de los postulantes de la aplicación es un punto de partida para muchos directores de proyectos. Señala a los empleadores y compañeros que posee un estándar global de competencia en proyectos líderes. Sin embargo, el camino a esta credencial comienza con un solo paso que recorre muchos profesionales calificados: la aplicación. La aplicación PMP no es simplemente una formalidad; es un mecanismo de cierre.

La aplicación PMP requiere que documentes miles de horas de experiencia en gestión de proyectos, detalle tu educación y describa tu desarrollo profesional. Es un documento complejo que exige precisión. Muchos solicitantes se precipitan a través del proceso, subestiman el nivel de detalle requerido, o malentenan los criterios. Al final de esta guía, sabrás exactamente qué buscar y cómo presentar tu experiencia de gerente de una manera que se adapte a las expectativas de PMI.

Errores comunes para evitar

1. Descripción de la experiencia incompleta o vague

Los más frecuentes y costosos que hacen los solicitantes de error son presentar descripciones de experiencias demasiado breves, genéricas o vagas. PMI requiere que escriba unas cuantas oraciones para cada proyecto que usted enumera, describiendo su papel específico, los objetivos del proyecto, sus entregables, y los resultados. Escribir "Managed a team to deliver a software upgrade on time" es insuficiente.

Otro aspecto de este error es no alinear sus descripciones con los tres dominios del examen PMP: Personas, Procesos y Medio Ambiente de Negocios. Su experiencia debe demostrar liderazgo, gestión de equipos, compromiso de los interesados, gestión de riesgos, presupuestación y alineación estratégica. Revisa el Triángulo de talento PMI y el esquema de contenido de examen para asegurar que sus descripciones cubren estas áreas. Recuerde, el equipo que revisa su aplicación (o un sistema automatizado) está buscando evidencia de gestión que no ha realizado.

2. Descalcular su experiencia de gestión de proyectos Horas

El requisito de la experiencia no es opcional. El PMI ordena que los candidatos con un título de cuatro años tengan 36 meses de experiencia en gestión de proyectos y 4.500 horas de trabajo. Los que tengan un diploma de secundaria o un título asociado necesitan 60 meses y 7.500 horas. Un error común es redondear horas, contando tareas de gestión no-proyecto, o incluyendo el tiempo dedicado a proyectos que son demasiado pequeños o informales.

Para evitar este error, mantenga un registro detallado de sus horas de proyecto con el tiempo. Si usted está aplicando después de varios años de experiencia, reconstruya su historia usando calendarios, correos electrónicos, herramientas de seguimiento del tiempo y evaluaciones del rendimiento. Utilice el formato de descripción oficial del proyecto de PMI y sea honesto sobre las horas que usted reclama. Si usted no cumple con el requisito, considere esperar hasta que haya acumulado suficiente experiencia de clasificación.

3. Descubriendo los requisitos de las horas de educación y contacto

La aplicación PMP requiere 35 horas de contacto de educación para la gestión de proyectos (a menos que tenga una certificación certificada en Gestión de Proyectos (CAPM), que renuncia a este requisito). Un número sorprendente de solicitantes olvida incluir esta formación o subestimar su importancia. Debe proporcionar pruebas de completar un programa formal de formación de gestión de proyectos. Esto puede ser un curso de un PMI Programa de educación registrado (R.E.MB, un certificado de rechazo universitario, o un PMI

Otro error relacionado no incluye todos los detalles de la educación relevantes. Su nivel de más alto grado determina el requisito de experiencia que debe cumplir. Comprobar doble que usted ha informado con precisión su formación, incluyendo el nombre de la institución, el grado y la fecha de terminación. Si usted tiene múltiples grados, enumerarlos todos. Los detalles de la educación inexacta pueden desencadenar una auditoría y causar demoras.

4. Ignorar las Instrucciones de Aplicación y las Reglas de Formato

PMI proporciona instrucciones detalladas para cada campo en la aplicación. Ignorar estas directrices es una receta para el rechazo. Algunos solicitantes utilizan puntos de bala cuando se requieren párrafos. Otros exceden los límites de caracteres o escriben en oraciones incompletas. El portal de aplicación tiene campos específicos para el título de proyecto, organización, papel y descripción. Siga el formato exactamente. No use todos los caps, puntuación excesiva, o lenguaje informal.

Otro tema de formato es la presentación de proyectos duplicados o superpuestos. Si usted trabajó en múltiples proyectos al mismo tiempo, no puede contar las mismas horas para diferentes proyectos. Usted debe asignar sus horas proporcionalmente y asegurar que el total no supere las horas máximas posibles para ese período. Por ejemplo, si usted trabajó 40 horas por semana y gestiona dos proyectos simultáneamente, no puede reclamar 40 horas para cada proyecto en la misma semana.

5. Presentar sin una revisión y un examen exhaustivos

Typos, errores gramaticales y fechas inconsistentes pueden socavar su aplicación. Los evaluadores pueden percibir una falta de profesionalidad o atención al detalle. Incluso un pequeño error como entrar en el año equivocado para un proyecto puede causar confusión. Siempre mostrar su aplicación múltiples veces. Lea aloud para atrapar frases incómodas. Use un corrector de hechizos pero también leer manualmente. Pida a un colega o mentor que revise su aplicación antes de la presentación.

6. Supervisar el proceso de auditoría y la preparación de documentos

Un porcentaje aleatorio de aplicaciones PMP se seleccionan para auditoría. Algunos solicitantes son atrapados de guardia cuando reciben un aviso de auditoría y se dan cuenta de que no han mantenido la documentación adecuada. PMI puede solicitar copias de sus descripciones de proyectos, firmado por un supervisor o cliente, así como sus certificados de formación y diplomas de educación. Si no puede proporcionar estos documentos dentro del plazo especificado, su solicitud será rechazada y su cuota de falsificación.

Otro aspecto de la auditoría es que PMI puede contactar con sus referencias. Asegúrese de que tiene permiso de sus supervisores o clientes para enumerarlos como puntos de contacto. Infórmeles que pueden recibir un correo electrónico o llamada de PMI. Proporcione un resumen de los proyectos que usted enumera para que puedan confirmar su papel y contribuciones. Una referencia que no está preparada o no recuerda su trabajo puede hacer que su aplicación falle.

Cómo estructurar su experiencia PMP Descripción de la experiencia para la aprobación

Escribir descripciones de proyectos fuertes es una de las habilidades más críticas para una aplicación PMP exitosa. Una descripción bien estructurada demuestra su competencia y hace que el trabajo del revisor sea fácil. Utilice el siguiente marco para cada proyecto que describa. Comience con el título del proyecto y un breve resumen del objetivo. Luego, explique su papel y responsabilidades en relación con los cinco grupos de procesos de gestión de proyectos: Iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y controlar, y realizar el alcance

Además, enfatiza los resultados y resultados. Cuantifique sus logros siempre que sea posible. En lugar de decir "el proyecto fue exitoso", declara "el proyecto se entregó 10% con presupuesto y una semana antes de tiempo, con una puntuación de satisfacción del cliente del 92%." Este tipo de especificidad construye credibilidad. Alinee su idioma con el lexico de PMI. Use términos como estructura de descomposición de trabajo, gestión de valor ganado, análisis de los interesados, mitigación de riesgo y garantía de calidad.

Cada descripción debe ser de entre 200 y 500 palabras dependiendo de la complejidad del proyecto. Use la palabra contar sabiamente. No repita información en múltiples proyectos. Cada entrada del proyecto debe estar por su cuenta y destacar un aspecto diferente de su conjunto de habilidades. Por ejemplo, un proyecto podría mostrar sus habilidades de presupuestación, mientras que otro demuestra su experiencia en metodologías ágiles. Esta variedad fortalece su aplicación general.

Consejos para una presentación de la aplicación de PMP exitosa

Más allá de evitar errores, hay pasos proactivos que puedes tomar para asegurar que tu aplicación navega por. Primero, crea un cronograma. PMI normalmente toma hasta cinco días hábiles para revisar aplicaciones, pero las auditorías pueden extenderlo a varias semanas. Planifica tu fecha de presentación para que tengas tiempo de amortiguación antes de tu fecha de examen. Segundo, usa la función de previsualización del portal de aplicaciones PMI antes de presentarla.

Otro consejo útil es unirse a un capítulo de PMI o grupo de estudio en línea. PMPs experimentados a menudo comparten sus historias de aplicaciones y pueden proporcionar comentarios sobre el suyo. El subreddit r/pmp, por ejemplo, es una comunidad vibrante donde los miembros revisan los borradores de aplicaciones de cada uno. Aprovechando estos recursos puede ahorrar de cometer errores comunes. Finalmente, considerar utilizar un servicio de revisión de aplicaciones PMP.

Qué hacer si su aplicación es auditada

Recibir un aviso de auditoría puede ser inquietante, pero no es un rechazo. Simplemente significa que PMI ha seleccionado su solicitud de verificación al azar. No entre en pánico. Inicie sesión en el portal PMI y lea las instrucciones de auditoría cuidadosamente. Tendrá que enviar documentos dentro de 90 días. La auditoría normalmente requiere que proporcione copias de su certificado de formación de gestión de proyectos, su diploma de educación y los formularios de verificación de la experiencia de proyecto firmados por cada proyecto que usted lista.

Prepara copias digitales de todos los documentos en formato PDF. Subirlos al portal según se indique. Una vez que usted envíe, PMI toma unas semanas para revisar. Usted puede continuar estudiando para el examen mientras espera. Después de la auditoría se aclara, usted recibirá autorización para programar su examen. Recuerde que el proceso de auditoría es procesal. Mientras su aplicación sea exacta y usted tenga la documentación adecuada, usted pasará. La clave es estar preparado desde el principio.

Pensamientos finales

La aplicación PLT es el primer obstáculo en el camino a la certificación. Exige una planificación cuidadosa, atención al detalle y honestidad. Al entender los errores comunes descritos en este artículo, puede acercarse a su aplicación con confianza. Enfóquese en escribir descripciones de proyectos claras, específicas y orientadas a resultados.Contar con precisión sus horas de experiencia y asegurar que cumplan con los requisitos mínimos.