Proyecto de comprensión de MS en la construcción de ingeniería

Microsoft Project (MSP) sigue siendo el estándar de programación de fábrica en la construcción de ingeniería porque maneja las funciones de planificación básica que requieren proyectos civiles, estructurales e industriales pesados. Desde las bases de referencia y gestión de valor ganado (EVM) hasta la carga de recursos y el seguimiento de costos, MSP proporciona un marco riguroso. Sin embargo, las plantillas fuera de la caja son genéricas.

Los proyectos de construcción de ingeniería son inherentemente únicos; cada uno con su propia secuencia de permisos, tiempos de fabricación, restricciones de acceso al sitio y restricciones subcontratistas. Una plantilla personalizada captura estos patrones recurrentes para que el programador no recrea la estructura de descomposición de trabajo (WBS) desde cero cada vez. También impone convenciones de nombramiento, hitos estándar, y fuentes de ingeniería obligatorias como puntos de retención para inspecciones de terceros.

Antes de bucear en el paso a paso, note que los archivos de plantilla MSP utilizan la extensión .mpt. Cualquier archivo de proyecto (.mpp) se puede guardar como una plantilla. Plantillas almacenan calendarios, campos personalizados, configuraciones de vista, tablas, filtros, grupos, piscinas de recursos y valores de base. No contienen las fechas de tarea reales del proyecto original a menos que usted los incluya a propósito, que es típico para los horarios de hitos recurrentes.

¿Por qué personalizar las plantillas de proyectos MS?

Estandarización en el ciclo de vida del proyecto

La estandarización es el principal impulsor. Cuando cada gestor de proyectos utiliza la misma plantilla, informes, análisis de diferencias y paneles se vuelven comparables. Los ejecutivos pueden revisar los datos de puesta en marcha en múltiples proyectos de capital sin traducir nombres de campo. Niveles de WBS consistentes (por ejemplo, Nivel 1 = Proyecto, Nivel 2 = Fase, Nivel 3 = Disciplina, Nivel 4 = Actividad) permiten equilibrar la carga de los recursos de cartera y previsionar los proyectos de flujo de ejecución de ejecución de un hito completo.

Reducción del tiempo de configuración y de errores

La configuración de un nuevo proyecto desde cero puede tardar horas o días, especialmente cuando se ingresan en vacaciones estándar, calendarios de cambio y tasas de recursos predeterminadas. Una plantilla personalizada corta esto a minutos. Además, errores como olvidar asignar un calendario a una tarea o perder una relación predecesor se minimizan porque la plantilla ya contiene lógica enlatada. Por ejemplo, una plantilla podría predefinir que " ldquo;Estudio para la construcción de errores de inicio "

Cumplimiento y auditoría de la lectura

Muchos proyectos de construcción de ingeniería funcionan bajo contratos que requieren la adhesión a estándares específicos de programación (por ejemplo, AACE, PMI, o directrices específicas para clientes). Una plantilla personalizada puede incrustar campos obligatorios como " ldquo;Contract Line Item Number, Ørdquo; " Work Package ID, ; " ldquo;WBS Code, bloque de auditoría de los equipos de trabajo " .

Paso a paso: Construyendo una plantilla personalizada para la construcción de ingeniería

1. Definir la estructura de desintegración de trabajo (WBS) Estándar

Inicio: Código de construcción, diseño, adquisición, construcción, coyuntura, etc., etc., en cada fase, lista de productos estándar. Por ejemplo, bajo Ingeniería " Diseño, incluye " ; 30% Diseño revisión, ; " ; ; " ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;

Es beneficioso incorporar millas en puntos clave de decisión: "ldquo;Approval for Expenditure, Tomás; " ; Permitido, caurdquo; " ; " , " , " , " , " , " ; ; ; ; ; ; .

2. Configure Calendarios para los Sitios de Construcción

Los proyectos de salida de la caja MSP utilizan un calendario estándar de lunes a viernes, de 8 a 5. Los proyectos de construcción raramente coinciden con eso. Necesita crear un Calendario de base para el proyecto que refleje los días de trabajo y horas en el sitio. Por ejemplo, un proyecto puede trabajar seis días de diez horas de lunes a sábado, con una pausa de almuerzo de 30 minutos.

Para configurar un nuevo calendario base: Vaya a Proyecto > Cambio de tiempo de trabajo > Crear nuevo calendario. Nombrarlo >Ingeniería Construcción 6x10. Ørdquo; Establecer tiempos de trabajo predeterminados (por ejemplo, de 6:00 a 5:30 con una interrupción de 30 minutos).

3. Construir un grupo de recursos con tarifas y disponibilidad

Una plantilla personalizada debe incluir un conjunto de recursos comunes en proyectos, que incluye categorías de trabajo (por ejemplo, Project Manager, Piping Supervisor, Civil Superintendente, QA Inspector, Safety Officer), equipo pesado (por ejemplo, grúa de 50 toneladas, montacargas, soldadura), y categorías de materiales que se rastrean típicamente (por ejemplo, grado de hormigón 30, barra, válvulas).

  • Tipo:] Trabajo (labor/equipment) o Material.
  • Unidades de Max: Cuantas unidades están disponibles. Para una grúa, 1 unidad si sólo una grúa; para los trabajadores, hasta 20 tal vez.
  • Tasa estándar: Valor hora del trabajo; diario o por hora para el equipo.
  • Overtime Rate: Típicamente 1,5x la tarifa estándar; se establece a cero si no es aplicable.
  • Costo/Uso: Para los recursos materiales, establece un costo fijo por unidad (por ejemplo, $120/ yarda cúbica de hormigón).
  • Calendar: Asignar el calendario base apropiado (por ejemplo, el trabajo en el sitio utiliza el calendario 6x10; el gestor de proyecto utiliza un 5x8).

Para utilizar la piscina de recursos en múltiples proyectos, puede configurar una piscina de recursos compartida guardando el conjunto de recursos como un archivo .mpp separado, luego utilizando Resource > Share Resources. Pero para una plantilla, es más sencillo incorporar los recursos directamente en la plantilla. Cada nuevo proyecto puede ser ajustado con números de plantilla reales.

4. Definir campos personalizados para datos de ingeniería-específicos

MSP permite hasta 20 campos de empresa personalizadas (o 10 campos de texto, número, fecha y bandera local).Utilice estos para rastrear información crítica para la construcción de ingeniería:

  • Campos de texto: Número de contrato, Sección de Especificaciones, Paquete de Trabajo, Zona/Zona, ID de sistema.
  • Número de campos:] Presupuestadas horas-hombre, Actual Horas-Hombre acumuladas, Diseño-Percento completo.
  • Campos de destino: RFI Fecha de presentación, Fecha de presentación, NTP.
  • Campos de carga:] Seguridad crítica, Punto de retención QA, Requerimiento de inspección, Material en orden.

Para configurar un campo personalizado: Vaya a Proyecto > Campos personalizados]. Elige un campo (por ejemplo, Text1) y renombrarlo a >Spec Section.Citularidad; También puedes crear una tabla de búsqueda o una fórmula. Por ejemplo, una fórmula para " Paquete de trabajo reducir el código de error de la plantilla de entrada de Wmate.

Una vez que se definen los campos personalizados, modifique la vista Gantt Chart para mostrar estas columnas. También cree tablas personalizadas (por ejemplo, a "ldquo;Construction Tracking limitadordquo; tabla que muestra Presupuesto Horas-Hojas-Hombre-Hora-Hombre, Percent Complete y Sección de Espectros). Estas vistas se guardan en la plantilla y están disponibles instantáneamente para cada nuevo proyecto.

5. Informes y opiniones estándar en la aplicación

Los equipos de construcción de ingeniería necesitan producir informes recurrentes: progreso semanal, histograma de recursos, curvas de valor ganadas y estado de hito. Usted puede preconfigurar informes en la plantilla. Ir a Reportar > Nuevo Informe] y construir, por ejemplo, un > 4-Recursos de carga ocultado barquo; reportar que lista todos los recursos de trabajo de plantillas y sus horas por semana.

6. Incluir filtros y agrupaciones estándar

Los filtros permiten a los usuarios enfocarse en subconjuntos específicos de tareas. Los filtros comunes para la construcción de ingeniería incluyen:

  • Tareas con "ldquo; Inspección requerida tardíardquo; bandera = Sí
  • Tareas que comienzan en los próximos 14 días
  • Tareas en el camino crítico (Total Slack = 0)
  • Solo con las letras

Las agrupaciones son igualmente poderosas. Define una agrupación por "ldquo; Area plagardquo; para ver todas las tareas en la misma zona, o por "ldquo;Work Package Damerdquo; para ver cómo cada paquete está rastreando. Agregue estas agrupaciones a la plantilla bajo Ver > Grupo Por].

7. Incorporar las Normas de Gestión de Bases

Cada proyecto de ingeniería requiere una base de referencia aprobada. En la plantilla, establece la fecha de inicio del proyecto a un titular de posición (por ejemplo, 1 de enero).Instruye a los usuarios a establecer la fecha de inicio real cuando crean un nuevo proyecto. La plantilla también debe preconfigurar una tabla Baseline] que los usuarios ahorran inmediatamente después de establecer el calendario.

Para usuarios avanzados, puede utilizar macros VBA en la plantilla global (no la plantilla del proyecto) para automatizar el ahorro de base, pero para una plantilla de proyecto, la mejor práctica es incluir una instrucción de tarea en las notas o un campo de texto separado.

8. Guardar y Despliegar la Plantilla

Una vez que se hacen todos los ajustes, vaya a File > Guardar como y seleccione “Project Template (*.mpt) limitadardquo; desde el tipo de archivo desplegable. Nombrar algo descriptivo, por ejemplo, >EPC Construction Template V3.mpt.

Personalización avanzada: Macros, Fórmulas e Integración

Fórmulas personalizadas en campos personalizados

Los campos personalizados de MSP soportan fórmulas similares a Excel. Por ejemplo, puede crear un campo llamado “Forecast Completenciardquo; que se calcula como Baseline Final plus varianza real. O un campo llamado < Valor añadido Horas Ørdquo; que utiliza la fórmula: . Aunque no se presenta completamente como Excel, estas fórmulas reducen el cálculo manual.

Basic Visual para la integración de aplicaciones (VBA)

Para las organizaciones que necesitan un formato automatizado, la exportación de datos o la integración con otras herramientas (por ejemplo, JIRA, Oracle Primavera, o SAP), los macros VBA pueden integrarse en la plantilla global (no en la plantilla del proyecto). Sin embargo, puede instruir a los usuarios a ejecutar una macro después de crear un proyecto de la plantilla. Por ejemplo, una macro podría enviar automáticamente la lista de ruta crítica a una lista de SharePoint.

Conexión a la gestión de proyectos institucionales (EPM) / Proyecto en línea

Si su organización utiliza Microsoft Project Online o Project Server, personalice la plantilla como una plantilla de proyecto empresarial. Define los campos personalizados de la empresa, las tablas de búsqueda y los calendarios que son consistentes en toda la cartera. La plantilla se convierte en el punto de partida para todos los proyectos reservados en el plan de compromiso de recursos. Este enfoque proporciona control centralizado y evita que los programadores creen campos personalizados con diferentes nombres para los mismos datos.

Para obtener más información sobre campos personalizados de la empresa, consulte la documentación de Microsoft en Programas en línea de proyectos.

Las mejores prácticas para mantener las plantillas

Una plantilla es un artefacto vivo. Después de cada proyecto principal, realizar una sesión de aprendizaje de lecciones y actualizar la plantilla en consecuencia. Las actualizaciones comunes incluyen añadir nuevos hitos obligatorios requeridos por un nuevo cliente, ajustar las tasas de recursos para la inflación, o refinar el WBS para incluir nuevas técnicas de ingeniería como la construcción modular.

Control de la versión es crítico. Mantenga un archivo de plantilla maestro que se lee solo y almacena en una ubicación controlada. Mantenga un cambio que registra lo que cambió, cuándo y por qué. Evite almacenar múltiples copias de plantillas con nombres similares (por ejemplo, < ldquo;Template v1 vecinordquo;, < ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;

Entrena a todos los programadores en las características de la plantilla. Incluso la mejor plantilla es inútil si los miembros del equipo no saben cómo aprovechar campos personalizados o los informes preconstruidos. Cree una sesión de entrenamiento corta que pase por la plantilla, explica el estándar WBS, demuestra cómo asignar recursos utilizando la piscina predefinida, y muestra cómo ejecutar el informe de 4 semanas de mira. Esta inversión se paga en calidad de programa.

Finalmente, considere la gobernanza de plantillas. ¿Quién puede modificar la plantilla? ¿Con qué frecuencia debería revisarse? Muchas grandes empresas de ingeniería tienen un comité de programación que aprueba cambios de plantilla dos veces al año. Esto evita adiciones ad-hoc aleatorias que se hinchan la plantilla y reduce la confusión entre diferentes oficinas de proyectos.

Estudio de caso: Adaptación de una plantilla para un proyecto EPC Petroquímico

El equipo de ingeniería adoptó una plantilla de proyecto MS que incluía un WBS de cinco niveles: Proyecto > Área (por ejemplo, Unidad de Etileno, Utilidades, Offsites) > Disciplina (Proceso, Mecánica, Electrical) > Equipo de fase (Diseño, Procure, Construcción) > Calendario de recursos

Durante el proyecto, la plantilla permitió al equipo de control del proyecto generar un panel semanal que mostró los 10 primeros elementos de ruta crítica, planificados vs reales horas-hombre por disciplina, y el estado de las restricciones relacionadas con HAZOP. Debido a que la plantilla forzada relaciones de predecesor obligatorio (por ejemplo, " ldquo;P vecinoamp;ID Edición para Diseño нелекововововов; ingeniería primero debe terminar antes "

Pitfalls comunes y cómo evitarlos

  • Over-Complexity: Añadiendo demasiados campos personalizados o demasiado detallados, un WBS puede abrumar a los usuarios. Comience con 10-15 campos esenciales y expanda sólo cuando sea necesario.
  • Fechas de uso fijo: No incluya fechas de tarea o duración reales en la plantilla (excepto los hitos recurrentes como las interrupciones anuales). La plantilla debe ser un marco de programación, no un calendario pre-llenado.
  • Ignorando los calendarios de tareas de recursos vs: Cuando un calendario de recursos difiere del calendario de tareas (por ejemplo, una tarea establecida en el calendario del sitio pero asignada a un ingeniero en el calendario de oficinas), MSP utiliza el calendario de recursos. Los usuarios de trenes eligen el calendario correcto para cada tarea o recurso.
  • No actualizar el grupo de recursos: Si aumentan las tasas de recursos, actualicen la plantilla inmediatamente o los nuevos proyectos heredan datos de costos obsoletos. Considere la posibilidad de utilizar un grupo de recursos compartido en una lista simple de actualizaciones dinámicas integradas.
  • Forgetting to Test the Template: Antes de desplegarse en toda la organización, ejecute un proyecto piloto con un pequeño paquete de trabajo. Verifique que los campos personalizados populan correctamente, los filtros funcionan y los informes generan. Arregla los problemas antes de la amplia implantación.

Integrando las plantillas MSP con otras herramientas de ingeniería

MS Project no existe en forma aislada. La mayoría de los equipos de ingeniería utilizan un sistema PLM (por ejemplo, Autodesk Vault, Siemens Teamcenter), un sistema de gestión de la seguridad y un ERP (por ejemplo, SAP, Oracle). Para maximizar el valor de plantilla, considere la asignación de campos de análisis personalizados a fuentes de datos. Por ejemplo, el sistema de " Spec Section PST [de campo personalizado]

Para los horarios cargados de costos, la plantilla debe incluir tipos de recursos de costos y campos de costes personalizados. Muchas empresas de construcción utilizan la plantilla para exportar datos de costos directamente en su sistema de reporte de valor ganado. Véase PMI's EVM guidelines for construction] para referencia.

Medición del ROI de la Personalización de la Plantilla

Seguimiento del tiempo necesario para crear un calendario de proyectos antes y después de la adopción de plantilla. En muchas organizaciones, la creación de horarios disminuye de 40 horas a 8 horas. Además, la calidad de los horarios mejora: número de errores lógicos, predecesores desaparecidos o calendarios incorrectos se reducen. En una cartera de 20 proyectos, que el ahorro de tiempo se traduce en cientos de miles de dólares. Menos tangible pero igualmente importante es la confianza de los interesados mejorada cuando todos los horarios siguen un formato coherente y auditable.

Pensamientos finales sobre el edificio de plantillas duraderas

Personalizar plantillas de MS Project para proyectos de construcción de ingeniería no es un ejercicio único; es una inversión estratégica en controles de la madurez de los proyectos. Al definir el WBS, calendarios, recursos, campos personalizados y vistas, crea un marco repetible que refuerza los procesos estándar mientras se mantiene lo suficientemente flexible para adaptarse a las características únicas de cada proyecto. El esfuerzo necesario para construir una plantilla completa puede ser reconfigurado muchas veces a través de reducción del tiempo de configuración, menos errores y mayor visibilidad.

Para más información sobre las mejores prácticas en la programación de proyectos para una construcción civil pesada, consulte Las prácticas recomendadas de AACE International.