Les équipes d'ingénierie sont constamment sous pression pour fournir un travail de haute qualité plus rapidement. Pourtant, une grande partie de leur temps est consommé par des tâches administratives répétitives – en attribuant des bogues, en mettant à jour les statuts, en envoyant des rappels, en poursuivant les approbations.Ces tâches, bien que nécessaires, érodent la concentration et ralentissent l'innovation. Asana, une plateforme de gestion de travail de premier plan, offre deux fonctionnalités puissantes qui peuvent récupérer ce temps perdu : Règles et Intégrations.En automatisant les workflows d'ingénierie de routine, les équipes peuvent réduire les frais généraux manuels, minimiser les erreurs et garder leur attention sur la résolution de problèmes difficiles.

Comprendre les règles d'Asana et leur rôle en génie

Les règles Asana sont automatisées, si-ce-alors-qu'il y a des workflows qui s'exécutent à l'intérieur de vos projets. Lorsqu'un trigger défini[ se produit (comme une tâche en cours d'ajout ou déplacée vers une section), Asana vérifie les conditions spécifiées (p. ex., la tâche a une balise particulière) et exécute ensuite une ou plusieurs actions (assignant la tâche, fixant une date d'échéance, envoyant une notification).

Pour les équipes d'ingénierie, les règles éliminent la nécessité pour quelqu'un de trier manuellement les travaux entrants, de mettre à jour les statuts après fusion de code, ou de rappeler aux ingénieurs que les délais sont proches. Parce que les règles fonctionnent instantanément et régulièrement, elles réduisent les retards humains et éliminent la variabilité qui vient avec les retraits manuels.

Au-delà de l'automatisation de base, Asana prend en charge les règles en plusieurs étapes[ qui enchaînent les actions. Par exemple, une seule règle pourrait créer une tâche de suivi, l'attribuer à l'examinateur, ajouter une date d'échéance, puis déplacer la tâche originale dans une section --Review In Progress. Cette capacité permet aux équipes de codifier des processus entiers sans compter sur des scripts externes ou des outils tiers.

Principaux flux de travail d'ingénierie pour automatiser avec les règles Asana

L'identification des flux de travail appropriés pour automatiser est la première étape vers la récupération du temps d'ingénierie. Ci-dessous sont plusieurs cas d'utilisation à impact élevé qui bénéficient généralement des règles Asana.

Triage et affectation des bogues

Quand un nouveau rapport de bogue atterrit dans votre projet, vous le voulez dans les mains de l'ingénieur approprié. Créez une règle qui déclenche sur Task Added[ lorsque la tâche a la balise -Bug. L'action peut automatiquement assigner la tâche au répondant de bogue par défaut (ou à un membre de l'équipe basé sur des valeurs de champ personnalisées comme -Priority ou -Component). Vous pouvez également définir une date d'échéance en fonction de la gravité – par exemple, les bogues critiques obtiennent une date limite de 4 heures, tandis que les bogues prioritaires peu élevés obtiennent 5 jours ouvrables.

Suivi de la révision du code

Utilisez une règle qui déclenche lorsqu'une tâche est déplacée vers une section --Review. La règle peut assigner la tâche à l'examinateur désigné, ajouter une date d'échéance de 24 heures, et envoyer une notification à l'examinateur via une intégration personnalisée (ou un message Slack si l'intégration Asana-Slack est configurée). Lorsque l'examinateur déplace la tâche à --Approbé, -Une autre règle peut automatiquement changer le statut à --Merged et assigner la tâche originale au développeur pour le déploiement.

Planification du sprint et préparation des tâches

Lors de la planification de sprint, des tâches de configuration répétitives comme l'ajout de sous-tâches standard (par exemple, -tests de -Ecrit, -Mise à jour de la documentation -) ou la fixation de dates d'échéance par défaut peuvent gaspiller un temps de planification précieux. Créez une règle qui déclenche une nouvelle tâche dans une section -Essayez Backlog-Sprint. La règle peut ajouter des sous-tâches prédéterminées à partir d'un modèle, assigner la tâche à la tête de sprint et définir la date d'échéance à la date de fin de sprint.

Génération de la note de publication

Configurer une règle qui déclenche une tâche dans une section -Done ou -Released. La règle peut automatiquement copier le titre et la description de la tâche dans une tâche de document-release, ou l'ajouter à une liste de tâches dans un projet séparé. Vous pouvez également définir une condition pour ne capturer que les tâches marquées avec -Fature ou -Fix, -s'assurant que vos notes de publication restent propres et pertinentes.

Rappels automatisés de standup

Les standups quotidiens comptent souvent sur les mises à jour manuelles envoyées par Slack ou email. Au lieu de cela, créez une règle qui fonctionne chaque matin (en utilisant des règles décalées par calendrier) pour créer une tâche dans un projet -Standup-de-chaque membre de l'équipe, avec un temps de la réunion standup. La tâche peut contenir des invites comme -Ce que j'ai fait hier, -Ce que je ferai aujourd'hui, -- et -Blockers.

Intégration d'Asana avec les outils d'ingénierie

Tandis que les règles gèrent l'automatisation au sein d'Asana, integrations[ connectent Asana aux outils externes que votre équipe utilise déjà — GitHub, GitLab, Jira, Slack, Bitbucket, CircleCI, etc. Ces intégrations permettent de synchroniser les données bidirectionnellement, de sorte que les actions prises dans un système reflètent automatiquement dans Asana et vice versa.

Intégration GitHub et GitLab

Lorsqu'un développeur engage un message qui inclut l'URL de tâche Asana, l'intégration ajoute automatiquement un commentaire à la tâche avec un lien vers le commit. Lorsqu'une requête de tirage est fusionnée, une règle peut ensuite déplacer la tâche vers --Ready pour QA-- ou --Done.-- Ceci élimine la nécessité pour les ingénieurs de mettre à jour manuellement les statuts des tâches après les modifications de code. Par exemple, un développeur travaillant sur une tâche de fonction fait simplement référence à la tâche dans leur message de commit, et l'intégration fait le reste.

Intégration Slack pour les notifications

Slack est le centre de communication de nombreuses équipes d'ingénierie. L'intégration Asana + Slack vous permet d'obtenir des rappels de tâches, des demandes d'approbation et des mises à jour d'état directement dans vos canaux. Utilisez-le pour informer l'ensemble de l'équipe lorsqu'un bug hautement prioritaire est déposé, ou envoyez un message direct à un ingénieur lorsqu'une tâche de révision de code est attribuée.

Connexion via Zapier ou Make (anciennement Integromat)

Pour les intégrations plus complexes non couvertes par les connecteurs intégrés Asana, utilisez une plate-forme d'automatisation sans code comme Zapier[Make.Ces services vous permettent de déclencher des actions Asana basées sur des milliers d'autres outils, par exemple, créer automatiquement une tâche Asana pour chaque nouveau problème GitHub, ou mettre à jour les champs de tâches Asana lorsqu'un déploiement se termine dans CercleCI. Zapier et Make prennent également en charge les transformations de logiques et de données conditionnelles, permettant ainsi des flux de travail avancés que les règles Asana ne peuvent pas gérer à elles seules.

Jira et Asana Sync

Les équipes qui migrent de Jira ou qui maintiennent un environnement hybride peuvent utiliser l'intégration bidirectionnelle d'Asana. Elle synchronise les statuts, les commentaires et les assignés entre les deux systèmes. Lorsqu'un développeur met à jour un ticket Jira, les mises à jour correspondantes de la tâche Asana automatiquement et vice versa. Ceci est particulièrement utile lorsque différentes équipes (par exemple, développement et produit) préfèrent différents outils mais ont besoin d'une seule source de vérité pour le suivi du projet.

Guide étape par étape pour l'établissement des règles et des intégrations

Maintenant que vous comprenez les possibilités, voici un guide pratique pour mettre en œuvre l'automatisation dans vos propres projets Asana.

Créer votre première règle

  1. Naviguez sur le projet où vous voulez que la règle soit exécutée.
  2. Cliquez sur l'onglet Rules en haut de la page du projet (vous pouvez avoir besoin de l'activer dans les paramètres du projet si ce n'est pas visible).
  3. Cliquez sur + Ajouter une règle et choisissez un modèle (par exemple, -Assigner automatiquement les tâches) ou commencez à zéro.
  4. Définir le trigger[: Les déclencheurs courants incluent -Tâche ajoutée, -Tâche terminée, -Tâche déplacée vers la section, -Tâche assignée.
  5. Ajoute en option conditions[ : Par exemple, n'exécutez que lorsqu'une tâche a une balise, une valeur de champ personnalisée ou un cessionnaire.
  6. Définir les actions : Vous pouvez assigner une tâche, définir une date d'échéance, ajouter un modèle de sous-tâche, modifier un champ personnalisé, déplacer la tâche dans une section ou envoyer une notification.
  7. Nommez la règle et basculez-la. Testez-la en ajoutant une tâche d'échantillon qui satisfait à la condition de déclenchement.

Lien entre une intégration (p. ex. GitHub)

  1. Dans votre menu de profil Asana, allez à Mes paramètres de profil[ > Apps & Intégrations > Ajouter une application.
  2. Rechercher --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  3. Suivez le flux d'autorisation pour connecter votre compte GitHub. Vous devrez peut-être choisir les dépôts ou les organisations à connecter.
  4. Une fois connecté, tout message de commit qui inclut une URL de tâche Asana (par exemple ) ajoutera automatiquement un commentaire à cette tâche.
  5. Pour une automatisation plus poussée, combinez l'intégration avec une règle : par exemple, quand un commentaire de tâche est ajouté à partir d'une requête GitHub pull fusion, déplacez la tâche dans une section --Code Review--.

Avancé : Règles multi-étapes et logique conditionnelle

Asana prend maintenant en charge branches[ dans Règles, vous permettant d'exécuter différentes actions en fonction des données de tâches. Pour créer une règle multi-étapes, utilisez l'option -Ajouter une autre commande ou action. Par exemple, si un rapport de bogue est étiqueté -Critical, - assignez-le à l'ingénieur en appel et définissez la date d'échéance à 4 heures; si étiqueté -Low, , - assignez-le au propriétaire de l'arriéré et définissez la date d'échéance à 30 jours. Vous pouvez également ajouter des étapes intermédiaires comme --Attendez qu'un champ personnalisé soit mis à jour -avant. Testez ces règles avec des entrées variées pour assurer que tous les chemins fonctionnent correctement.

Modèles d'automatisation avancés pour les équipes d'ingénierie

Une fois que vous êtes à l'aise avec les règles de base et les intégrations, considérez ces modèles pour surcharger vos workflows.

Flux de travail avec les règles sur mesure

De nombreux processus d'ingénierie nécessitent des approbations, par exemple, des décisions d'architecture, des modifications de base de données ou des déploiements de production. Créez une règle qui déclenche lorsqu'une tâche est déplacée vers une section -Approbation de l'approbation de la tâche. La règle assigne la tâche à un groupe d'approbation, ajoute une date d'échéance (par exemple, 2 jours ouvrables) et affiche une notification dans un canal Slack dédié.

Portails de lancement et de déploiement

Pour empêcher les libérations de se poursuivre sans toutes vérifications, créez une règle qui surveille une liste de contrôle de la libération. Par exemple, lorsqu'une tâche de libération est déplacée vers --Ready to Deploy, -- une règle peut exiger que toutes les sous-tâches (par exemple, -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Automatisation de l'embarquement pour les nouveaux ingénieurs

Quand un nouvel ingénieur se joint, vous voulez une expérience d'embarquement cohérente. Créez un projet qui contient toutes les tâches d'embarquement (par exemple, -Set up environnement de développement, -Lisez le playbook de l'équipe, --Meet with mentor). Ensuite, définissez une règle qui déclenche lorsqu'un nouveau membre est ajouté à l'équipe (par le biais d'un champ personnalisé ou d'un changement d'adhésion) pour attribuer automatiquement ces tâches d'embarquement à la nouvelle location et définir les dates d'échéance relatives.

Dépendances des projets croisés

Asanas Rules fonctionne actuellement dans un projet unique, mais vous pouvez imiter l'automatisation de projet croisé en utilisant Rules + Champs Personnalisés combiné avec Multi-Home (tâche apparaissant dans plusieurs projets). Par exemple, si une équipe de backend a une tâche qui bloque une fonctionnalité frontend, ajoutez la tâche backend au projet frontend via Multi-Home. Ensuite, définissez une règle dans le projet frontend qui déclenche lorsque le champ personnalisé de la tâche -=Blocking Status se transforme en =Resolved=–place la tâche frontend vers =Ready for Integration.=

Meilleures pratiques pour l'automatisation durable

L'automatisation, si elle n'est pas gérée avec soin, peut conduire à des comportements inattendus ou à des flux de travail inexistants.

  • Démarrer petit et itérer. Automatiser un workflow à la fois. Tester soigneusement avant de déployer à l'ensemble de l'équipe. Les automatisations complexes peuvent avoir des conséquences imprévues, donc surveiller de près les premières semaines.
  • Documenter chaque règle et intégration. Maintenir un document vivant (soit dans Asana lui-même ou dans un wiki) qui explique ce que chaque règle fait, pourquoi elle existe et qui le maintient. Cela aide les nouveaux membres de l'équipe à comprendre le système et empêche les règles -ghost-- sans que personne ne sache pourquoi.
  • Utilisez les conventions de nommage. Préfixez vos règles avec une catégorie ou une personne responsable (p. ex., -Bug Triage: Auto-assign critique bugs). Cela facilite la recherche et la vérification des règles plus tard.
  • Review automation trimestriel À mesure que votre équipe évolue, certaines règles peuvent devenir obsolètes ou nécessiter un ajustement.
  • Set up monitoring and alerts Asana=1 L'historique des règles vous montre chaque fois qu'une règle tourne. Vérifiez ceci périodiquement pour attraper des erreurs (par exemple, une règle qui tire des milliers de fois à cause d'une boucle).
  • Impliquez-vous à toute l'équipe.] L'automatisation devrait être transparente. Demandez aux ingénieurs de faire des commentaires sur les règles – sont-ils en train de gagner du temps ou de causer de la confusion? Lorsque vous introduisez une nouvelle règle, annoncez-la lors d'une réunion d'équipe et offrez une façon simple à quiconque de la désactiver si cela cause des problèmes.

Mesure de l'impact de l'automatisation

Pour justifier un investissement continu dans l'automatisation et pour identifier les domaines à améliorer, vous devez mesurer ses effets. Voici des paramètres clés à suivre.

  • Temps enregistré par semaine. Estimer l'effort manuel que chaque workflow automatisé a remplacé. Par exemple, si le triage des bogues prenait 30 minutes par jour et maintenant il est instantané, cela fait 2,5 heures de sauvegarde par semaine. Multipliez toutes les règles pour obtenir un total.
  • Réduction des erreurs humaines Comparer la fréquence des tâches mal assignées, des délais manqués ou des remises incomplètes avant et après l'automatisation. Même une petite amélioration peut avoir un impact important sur le moral de l'équipe.
  • Heure du cycle Mesurez le temps entre la création d'une tâche et la fin de celle-ci. L'automatisation accélère souvent les transferts entre ingénieurs, évaluateurs et AQ, de sorte que vous devriez voir une réduction du temps de cycle pour les workflows que vous avez automatisés.
  • Satisfaction de l'équipe Effectuez des enquêtes périodiques auprès de vos ingénieurs. Demandez combien de temps ils pensent dépenser sur -overhead-stop. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  • Les erreurs d'exécution des règles. Surveillez l'historique des règles Asana. Si une règle échoue systématiquement (p. ex. en raison de champs manquants ou de balises incorrectes), elle crée de la frustration plutôt que de gagner du temps.

Un ingénieur qui économise 5 heures par semaine sur des tâches manuelles peut réorienter ce temps vers des activités de plus grande valeur comme l'optimisation du code, le mentorat ou les améliorations architecturales. Plus d'un quart, cela ajoute à des gains de productivité significatifs sans embaucher plus de personnes.

Commencer : un plan d'action rapide

Si vous êtes prêt à mettre en œuvre l'automatisation dans votre équipe d'ingénierie, voici une feuille de route pratique:

  1. Saisir vos flux de travail actuels Énumérez toutes les tâches répétitives que votre équipe effectue quotidiennement ou hebdomadairement. Identifiez celles qui sont fondées sur des règles et prévisibles (idéales pour l'automatisation) par rapport à celles qui nécessitent un jugement humain.
  2. Prioriser les gains rapides. Commencez par une simple automatisation à impact élevé comme l'attribution automatique de nouveaux bogues entrants. Cela donne à votre équipe un soulagement immédiat et construit le buy-in.
  3. Fixez les intégrations nécessaires. Connectez Asana avec GitHub, Slack et tout autre outil que votre équipe utilise quotidiennement. Utilisez des connecteurs officiels lorsque c'est possible et ajoutez seulement Zapier/Make au besoin.
  4. Former votre équipe Montrez aux ingénieurs comment les règles fonctionnent et comment elles peuvent créer leur propre. Automatisez-les à automatiser leurs propres tâches répétitives sans toujours compter sur un gestionnaire de projet ou un administrateur.
  5. Itérer et étendre Une fois les automatismes initiaux stables, passer à des modèles plus complexes comme les flux de travail d'approbation ou les dépendances interprojets. Continuer à mesurer l'impact et les ajustements au besoin.

L'automatisation n'est pas une configuration unique, c'est une discipline qui évolue avec votre équipe. En intégrant les règles et les intégrations Asana dans votre workflow d'ingénierie quotidien, vous créez un système qui gère la ruse afin que votre équipe puisse se concentrer sur la construction de logiciels excellents.

Pour plus de détails, consultez le document officiel Asana Rules[ et le . Si vous devez connecter des outils qui ne sont pas supportés nativement, le ] fournit des instructions étape par étape pour des milliers de combinaisons d'applications.