Bien que le modèle de calendrier standard fonctionne pour de nombreuses tâches de bureau, les projets d'ingénierie couvrent plusieurs phases distinctes, chacune comportant des modèles de travail uniques, des exigences de changement de poste et la disponibilité des ressources. Les calendriers personnalisés permettent aux gestionnaires de projet d'adapter les horaires de travail à chaque phase du projet, d'assurer une planification précise, des estimations de durée réalistes et une allocation efficace des ressources.

Comprendre le besoin de calendriers personnalisés

Les projets d'ingénierie correspondent rarement à un seul calendrier uniforme. Un projet d'immobilisation typique peut passer par des études de faisabilité, une conception détaillée, des achats, des travaux de construction, des mises en service et des fermetures.

  • Conception et ingénierie – Souvent effectuée pendant les heures normales d'ouverture (p. ex., du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h) avec des heures supplémentaires occasionnelles pour respecter les étapes importantes.
  • Achats et fabrication[ – Peut fonctionner selon un horaire de 5 jours mais avec des heures prolongées pour les fournisseurs dans différents fuseaux horaires.
  • Construction et installation – Il faut souvent plusieurs quarts de travail (jour, balançoire, nuit) pour accélérer les échéanciers ou pour contourner les contraintes météorologiques.
  • Commissionnement et essais[ – Il est souvent question d'une couverture 24/7 pour les procédures de démarrage critiques en matière de sécurité.

En se fondant sur un calendrier de base unique, vous devez soit des durées de pad inutilement, soit ignorer les modèles de travail réels, ce qui entraîne des horaires inexacts et des conflits de ressources. Les calendriers personnalisés résolvent cela en vous permettant de définir des semaines de travail uniques, des exceptions et des modèles de postes pour chaque phase.

De plus, les calendriers personnalisés interagissent avec les calendriers de ressources[ et tâchent des calendriers[ pour créer un système de programmation hiérarchique. Comprendre comment ces trois couches fonctionnent ensemble est la base du contrôle avancé du projet. (Pour un examen plus approfondi des raisons pour lesquelles la personnalisation du calendrier est importante, consultez le Guide PMI Teach sur les meilleures pratiques du calendrier du projet MS.)

Types de calendriers dans le projet MS

Avant de plonger dans les étapes de création, il est important de distinguer les trois types de calendriers que Microsoft Project utilise:

  • Horaires de base – Servir d'horaire par défaut pour toutes les tâches et ressources sauf si elles sont dépassées. MS Project comprend trois calendriers de base intégrés : Standard (8-5, lundi–vendredi), Night Shift (lundi–samedi soir heures) et 24 Heures. Vous pouvez créer n'importe quel nombre de calendriers de base personnalisés.
  • – Appliquer aux personnes (ou à l'équipement) pour refléter leur disponibilité personnelle, leurs vacances ou leurs journées de formation. Les calendriers de ressources héritent d'un calendrier de base, mais peuvent être modifiés de façon indépendante.
  • Tâche calendriers – Assigner un calendrier de base spécifique à une tâche, en survolant le calendrier du projet. C'est la principale façon de modéliser différents calendriers de phases dans un seul fichier de projet.

Votre calendrier de phase personnalisé sera un calendrier de base que vous assignez alors comme calendrier de tâche aux tâches appartenant à cette phase. Cette approche est plus propre que de modifier le calendrier de projet à plusieurs reprises.

Création d'un calendrier de base personnalisé dans le projet MS

Suivez ce processus détaillé étape par étape pour créer un calendrier personnalisé adapté à une phase d'ingénierie. Nous utiliserons un exemple de phase de construction – 6/10 Split (deux quarts de 10 heures chacun, du lundi au samedi).

  1. Ouvrez votre fichier MS Project et naviguez vers l'onglet Project sur le ruban.
  2. Cliquez sur Modifier le temps de travail dans le groupe Propriétés.
  3. Dans la boîte de dialogue Change Time Working, cliquez sur le bouton Créer un nouveau calendrier en bas.
  4. Sélectionnez Nouveau calendrier de base, puis saisissez un nom descriptif tel que -- Phase de construction – 6/10 Split. Gardez le --Créez un nouveau calendrier basé sur l'option -- si vous voulez commencer à partir d'un calendrier intégré; sinon laissez-le comme --Standard -- pour un début du lundi au vendredi.
  5. Cliquez sur OK.Le nouveau calendrier apparaît dans la liste déroulante --Pour le calendrier.
  6. Maintenant définissez les semaines de travail pour cette phase. Avec votre calendrier sélectionné, allez à l'onglet Semaines de travail dans le panneau de droite. Double-cliquez sur la semaine par défaut --Défault.
  7. Dans la boîte de dialogue Détails, définissez les jours et les heures ouvrables. Pour une scission de 6/10, sélectionnez du lundi au samedi, puis entrez le premier quart (p. ex., de 6h00 à 16h00 avec une pause de 30 minutes) et le deuxième quart (5h00 à 15h00). Important: MS Project traite chaque quart comme une ligne séparée – ajoutez une nouvelle ligne pour le deuxième quart.
  8. Cliquez sur [OK pour fermer les détails, puis [OK pour fermer à nouveau la boîte de dialogue Changer le temps de travail.

Votre calendrier de base personnalisé est maintenant sauvegardé. Vous pouvez créer plusieurs de ces calendriers pour chaque phase. Une pratique courante est de définir un calendrier par phase majeure (par exemple, -Désignation Phase – Standard, -Achat – Journée prolongée, - Commande – 24/7).

Note: Pour les quarts de nuit qui traversent minuit, MS Project gère le roulement de temps de façon transparente aussi longtemps que vous utilisez un format d'horloge 24 heures. Si vous rencontrez des problèmes, assurez-vous que votre calendrier -Défauts temps de départ -Défaut temps de fin -Défaut dans les propriétés de calendrier correspondent au changement prévu.

Établissement de temps de travail pour différentes phases : exemples

Voici des modèles de calendrier pratique pour les phases d'ingénierie communes:

  • Phase de conception – Lundi–vendredi, 8:00–17:00 avec une pause déjeuner d'une heure. Cela correspond au calendrier standard, mais vous pouvez ajouter des exceptions pour les semaines de révision de conception ou les jours de formation.
  • Phase de fabrication – Lundi–Samedi, 7:00-19:00 (un quart de 10 heures, six jours).Créez une base personnalisée et fixez le samedi comme jour ouvrable.
  • Phase de construction – Deux quarts – Lundi–vendredi, deux quarts de 8 heures : le quart de jour de 7h à 15h30, le quart de travail de 15h30 à 24h. Le samedi demi-journée au besoin.
  • Phase de mise en service[ – 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Utilisez le calendrier de base intégré - -24 Heures - ou créez votre propre avec trois quarts de 8 heures.

Chaque calendrier peut également inclure exceptions (p. ex. jours fériés, arrêts prévus) en utilisant l'onglet Exceptions dans la boîte de dialogue Changer le temps de travail. Ces exceptions recalculent automatiquement les durées des tâches lorsque le calendrier est appliqué.

Application du calendrier personnalisé aux phases de projet

Une fois vos calendriers de base personnalisés définis, vous devez les affecter aux tâches appropriées ou aux tâches de synthèse représentant une phase. Il y a deux méthodes principales :

Méthode 1 : Appliquer aux tâches individuelles (Calendrier des tâches)

  1. Sélectionnez la ou les tâches pour lesquelles vous souhaitez utiliser un calendrier spécifique à la phase. Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches en tenant Ctrl.
  2. Allez dans l'onglet Tâche et cliquez sur Information (ou faites un clic droit et choisissez Information.
  3. Naviguez sur l'onglet Avancé.
  4. Dans la liste déroulante Calendar, sélectionnez votre calendrier personnalisé (p. ex., -- Phase de construction – 6/10 Split).
  5. En option, cochez la case )?L'agenda ignore les calendriers des ressources = si vous voulez que la tâche ne suive que le calendrier des tâches et ignore la disponibilité des ressources individuelles (utiliser avec prudence).
  6. Cliquez sur [OK. La durée de la tâche sera recalculée en fonction du nouveau calendrier.

Méthode 2 : Appliquer aux tâches sommaires (niveau de phase)

Pour appliquer un calendrier personnalisé à une phase entière à la fois, assignez le calendrier à la tâche de résumé qui regroupe toutes les tâches dans cette phase. Toutes les sous-tâches héritent ce calendrier à moins qu'elles n'aient leur propre ensemble explicite de calendrier des tâches. Cela permet d'économiser du temps et d'assurer la cohérence. Cependant, rappelez-vous qu'une tâche de résumé est dérivée de ses sous-tâches; l'attribution du calendrier sur la tâche de résumé elle-même ne contrôle pas directement le calendrier des sous-tâches — chaque sous-tâche doit toujours recevoir le calendrier.

Utilisation des calendriers des ressources en jonction

Pour les projets d'ingénierie, les ressources (ingénieurs, techniciens, équipement) ont souvent des horaires différents de ceux du calendrier de phase. Un calendrier de ressources peut remplacer le calendrier des tâches pour cette ressource spécifique. Par exemple, une tâche de construction utilise un calendrier 6/10, mais un opérateur de grues peut travailler seulement 5 jours par semaine.

  • Définissez le calendrier de base de la ressource à un calendrier personnalisé reflétant leur disponibilité réelle.
  • Assurez-vous que le calendrier des tâches n'a pas été vérifié par -
  • Le projet MS ne prévoit la tâche que pendant le chevauchement du calendrier des tâches et du temps de travail de la ressource.

Cette approche en couches empêche une surallocation et produit des dates de début/finish réalistes. Pour un tutoriel complet sur les calendriers des ressources, voir Microsoft="s guide officiel sur la création et l'attribution des calendriers.

Configuration avancée du calendrier pour la complexité de l'ingénierie

Les projets d'ingénierie nécessitent souvent plus que des schémas de changement différents. Considérez ces scénarios avancés et comment les gérer avec MS Project , les fonctionnalités du calendrier.

Manipulation de postes multiples et de travail de nuit

Lorsqu'une tâche s'étend sur plusieurs quarts de travail (p. ex., le béton coulé nécessite un étalonnage de 24 heures), vous avez besoin d'un calendrier avec un temps de travail continu. Créez un calendrier de base en utilisant le modèle intégré - -24 Heures - ou définissez manuellement les sept jours comme étant un travail sans temps de travail.

Comprenant les heures supplémentaires et les heures prolongées

Les heures supplémentaires dans le projet MS sont traitées par le champ Type de tâches et Travaux supplémentaires[, non directement par des calendriers. Cependant, vous pouvez créer un calendrier avec des heures prolongées (p. ex., des jours de 12 heures) et les affecter à des tâches prévues pour les heures supplémentaires. La durée de la tâche raccourcit automatiquement si les heures de travail disponibles par jour augmentent.

Ajustements saisonniers et météorologiques

Pour les phases d'ingénierie en plein air, vous devrez peut-être arrêter de travailler pendant certains mois (par exemple, la saison de mousson, les températures de congélation).Utilisez l'onglet Exceptions du calendrier pour définir les périodes de non-travail.Par exemple, dans un calendrier de construction, ajoutez des exceptions pour le 15 décembre au 5 janvier comme arrêt des vacances.

Calendrier pour le chiffre d'affaires et le chevauchement des postes

Si les postes se chevauchent pour les réunions de transfert, vous pouvez modéliser cela en créant un petit bloc de temps où les deux postes fonctionnent (p. ex., chevauchement de 30 minutes). Il suffit d'ajouter ce temps de chevauchement comme période de travail distincte dans le calendrier.

Pratiques exemplaires pour les calendriers de projets d'ingénierie

Adopter une approche disciplinée de la gestion du calendrier prévient la confusion et les erreurs à mesure que votre projet évolue.

  • Utiliser des conventions de nommage claires et cohérentes – Inclure le nom de phase, le modèle de changement et le nombre de jours (p. ex., -Construction – 2x8 5d, -Comm – 24/7).
  • Créer une cartographie de hiérarchie de calendrier – Document dont les calendriers de base correspondent aux éléments de la structure de répartition du travail (WBS).
  • Appliquer les calendriers au niveau pratique le plus bas – Affecter les calendriers à des tâches individuelles plutôt qu'à des tâches sommaires de haut niveau pour éviter les surprises en héritage.
  • Éviter de mélanger les contradictions entre les tâches et le calendrier des ressources – Lorsqu'une ressource est affectée à une tâche avec un calendrier différent, MS Project peut produire des durées inattendues.
  • Test de la précision du calendrier avec un petit échantillon[ – Avant de passer à l'ensemble du projet, créez un plan de test avec quelques tâches et vérifiez que les durées, les dates et le chargement des ressources se comportent comme prévu.
  • Rappelez vos définitions de calendrier – MS Project vous permet d'exporter des calendriers vers un modèle global d'entreprise ou de sauvegarder un fichier séparé avec vos calendriers personnalisés.

Pour une perspective plus large sur la planification des projets en ingénierie, l'article de l'Institut de gestion de projet sur les meilleures pratiques fournit un contexte utile sur la façon dont les calendriers s'intègrent avec d'autres outils de planification.

Dépannage des problèmes de calendrier communs

Même avec une planification minutieuse, vous pouvez rencontrer des problèmes. Voici des solutions à des problèmes fréquents.

  • La durée de la tâche n'a pas changé après l'application d'un calendrier personnalisé – Assurez-vous que le type de tâche n'est pas -Fixed Durée - (si c'est le cas, changer d'heures de travail n'a aucun effet; passez à -Fixed Units ou -Fixed Work -). Vérifiez également que le calendrier a été appliqué aux tâches correctes et que le calendrier indique les temps de travail attendus.
  • Calendar ne figurant pas dans le menu déroulant – Le calendrier doit être un calendrier de base, pas seulement modifié du calendrier du projet. Allez à Changer le temps de travail et vérifiez qu'il existe dans la liste. Si elle a été accidentellement supprimée, recréez-le.
  • Les tâches qui s'étendent sur minuit ou qui entrent dans le deuxième quart sont désalignées – Vérifiez doublement le format de temps de travail. Utilisez la notation 24 heures (p. ex. 23h00 au lieu de 23h00). Pour les quarts de travail qui se chevauchent, assurez-vous que chaque quart est entré comme ligne séparée sans chevauchement de temps.
  • Resource surallocation après application du calendrier de phase – Cela se produit lorsque les calendriers de ressources ne sont pas alignés avec les calendriers des tâches. Cochez temporairement la case --L'agenda ignore les calendriers de ressources seulement si la ressource est entièrement dédiée, mais une meilleure correction est d'ajuster le calendrier de ressources pour correspondre aux temps de travail de la phase.
  • Exceptions de calendrier n'affectant pas toutes les tâches[ – Les exceptions sont spécifiques à un calendrier. Si une tâche utilise un calendrier de base différent, elle n'héritera pas des exceptions.

Pour des solutions plus détaillées, le blog Project Insight blog on MS Project agenda issues propose des solutions pratiques aux scénarios du monde réel.

Conclusion

Les calendriers personnalisés sont une caractéristique puissante de Microsoft Project qui traite directement de la complexité de l'établissement des horaires des projets d'ingénierie. En créant des calendriers de base distincts pour chaque phase du projet – conception, achat, construction, mise en service – et en les appliquant aux tâches pertinentes, vous avez un contrôle précis sur la durée, l'utilisation des ressources et la précision du calendrier. La nature hiérarchique des calendriers de base, des ressources et des tâches vous permet de modéliser des conditions de travail réalistes, y compris des postes multiples, du travail de nuit et des exceptions saisonnières.

Pour plus de détails, consultez la page de support du projet Microsoft officielle et envisagez d'intégrer la gestion du calendrier dans votre processus de contrôle du projet d'ingénierie plus large.