Comprendre le projet MS en construction d'ingénierie

Microsoft Project (MSP) demeure la norme de planification de facto en construction d'ingénierie car elle s'occupe des fonctions de planification de base que les projets civils, structurels et industriels lourds exigent. Des niveaux de référence et de gestion de la valeur gagnée (GEV) au chargement des ressources et au suivi des coûts, MSP fournit un cadre rigoureux. Cependant, les modèles hors-case sont génériques. Ils ne disposent pas des hiérarchies de tâches, des colonnes personnalisées et des métadonnées des champs d'ingénierie comptent sur pour la conformité, la sécurité et le contrôle de la qualité.

Un modèle personnalisé permet de saisir ces modèles récurrents de sorte que le planificateur ne recrée pas à chaque fois la structure de répartition des travaux (SGE) à partir de zéro. Il impose également des conventions de désignation, des jalons standard et des points de contrôle obligatoires, comme des points de contrôle pour les inspections par des tiers. En investissant tôt dans la conception de modèles, les organisations réduisent l'estimation des erreurs, améliorent les écarts entre l'ingénierie et la construction et créent une seule source de vérité qui s'harmonise avec le service des contrôles de projet.

Avant de plonger dans le modèle étape par étape, notez que les fichiers modèles MSP utilisent l'extension .mpt. Tout fichier de projet (.mpp) peut être enregistré comme un modèle. Les modèles stockent les calendriers, les champs personnalisés, les paramètres de vue, les tables, les filtres, les groupes, les pools de ressources et les valeurs de base. Ils ne contiennent pas les dates de tâches réelles du projet original, à moins que vous ne les incluiez expressément, ce qui est typique pour les calendriers de jalons récurrents.

Pourquoi personnaliser les modèles de projet MS?

Normalisation dans l'ensemble du cycle de vie du projet

Lorsque chaque gestionnaire de projet utilise le même modèle, les rapports, les analyses de variance et les tableaux de bord deviennent comparables. Les cadres supérieurs peuvent examiner les données de regroupement pour plusieurs projets d'immobilisations sans traduire les noms de champ. Les niveaux de SGE cohérents (p. ex., niveau 1 = projet, niveau 2 = phase, niveau 3 = discipline, niveau 4 = activité) permettent l'équilibre de la charge de ressources au niveau du portefeuille et la prévision des flux de trésorerie.

Réduction du temps de configuration et de l'erreur

La mise en place d'un nouveau projet à partir de zéro peut prendre des heures ou des jours, surtout lorsque vous entrez des jours fériés, des calendriers de quarts et des taux de ressources par défaut. Un modèle personnalisé réduit ce nombre à quelques minutes. De plus, les erreurs telles que l'oubli d'attribuer un calendrier à une tâche ou l'absence d'une relation de prédécesseur sont minimisées parce que le modèle contient déjà une logique en conserve. Par exemple, un modèle peut pré-définir que “Issue for Construction Dessins” doit finir avant “Concrete Foundation” peut commencer par un délai de révision.

Conformité et préparation à la vérification

De nombreux projets de construction technique sont exécutés dans le cadre de contrats qui exigent le respect de normes précises de programmation (p. ex., AACE, PMI ou lignes directrices propres à la clientèle). Un modèle personnalisé peut intégrer des champs obligatoires comme “Numéro de ligne de contrat,” “ID du bloc de travail,” “Code WBS,” et “Compte de coût.” Il peut également faire en sorte que chaque tâche ait un type de ressource prédéfini (Labor, Matériel, Matériel) et une cote de risque.

Étape par étape : Construire un modèle personnalisé pour la construction d'ingénierie

1. Définir la norme de la structure de répartition du travail (SGE)

Commencer par cartographier les phases typiques d'un projet de construction technique : planification, ingénierie et conception, approvisionnement, construction, mise en service et clôture. Au cours de chaque phase, énumérer les produits livrables standard. Par exemple, dans le cadre de l'ingénierie et de la conception, inclure “30% Examen de la conception,” “60% Examen de la conception,” “ “Issue for Bid,” “Issue for Construction.” En construction, inclure “Mobiilization,” “Préparation du site,” “Foundations,” “Structural Steel,” “Installation mécanique,” “ “Conception électrique,” “ “Configuration,“Test;

Il est avantageux d'incorporer des pierres-milles aux points de décision clés : “Approbation pour les dépenses,” “Permit reçu,” “Fabrication Release,” “Site Ready,” “Mécanique Achèvement,” “Final Acceptation.” Les jalons devraient avoir une durée nulle et être clairement marqués avec un diamant sur la barre de Gantt. Définir les relations antérieures qui relient les jalons logiquement—par exemple, “Permit reçus” doit être un prédécesseur à “Mobilization.”

2. Configurer les calendriers pour les chantiers de construction

Les projets de construction correspondent rarement à cela. Vous devez créer un Calendrier de base pour le projet qui reflète les jours ouvrables et les heures réelles sur place. Par exemple, un projet peut travailler six jours de dix heures du lundi au samedi, avec une pause déjeuner de 30 minutes. Ajoutez des jours fériés à l'échelle de l'entreprise comme le Nouvel An, l'Action de grâce et tout autre jour férié régional. Si le projet fonctionne selon un schéma de poste (p. ex., poste de jour et poste de nuit), créez des calendriers distincts pour chaque poste et assignez-les à des ressources ou des tâches spécifiques.

Pour configurer un nouveau calendrier de base : Allez à Projet > Changer le temps de travail > Créer un nouveau calendrier. Nommez-le “Engineering Construction 6x10.” Définissez les temps de travail par défaut (p. ex., de 6h à 17h30 avec une pause de 30 minutes). Ensuite, utilisez l'onglet Semaines de travail pour définir les exceptions pour les vacances et les arrêts liés aux conditions météorologiques. Une fois le calendrier de base sauvegardé, chaque nouveau projet créé à partir de ce modèle sera préchargé. Vous pouvez également créer un calendrier distinct pour les tâches d'ingénierie bureautiques (typique 5x8) et l'assigner aux tâches de phase de conception.

3. Construire un bassin de ressources avec les tarifs et la disponibilité

Un modèle personnalisé devrait comprendre un ensemble de ressources de base communes à tous les projets, y compris les catégories de main-d'oeuvre (p. ex., gestionnaire de projet, superviseur de la tuyauterie, surintendant civil, inspecteur de l'AQ, agent de sécurité), l'équipement majeur (p. ex., grue de 50 tonnes, chariot élévateur à fourche, machine à souder) et les catégories de matériaux qui sont habituellement suivies (p. ex., béton de 30e année, barres d'armature, vannes).

  • Type: Travail (travail/équipement) ou matière.
  • Max Unités: Combien d'unités sont disponibles. Pour une grue, 1 unité si une seule grue; pour les travailleurs, jusqu'à 20 peut-être.
  • Taux standard:Taux horaire pour le travail; journalier ou horaire pour l'équipement.
  • Taux d'heures supplémentaires: Typiquement 1,5x le taux standard; fixé à zéro si non applicable.
  • Coût/Utilisation: Pour les ressources matérielles, fixer un coût fixe par unité (p. ex. 120 $/cour de béton cube).
  • Calendar: Assigner le calendrier de base approprié (p. ex., le travail sur le site utilise le calendrier 6x10; le gestionnaire de projet utilise un 5x8).

Pour utiliser le pool de ressources sur plusieurs projets, vous pouvez configurer un pool de ressources partagées en enregistrant la ressource définie comme un fichier .mpp séparé puis en utilisant Resource > Share Resources[. Mais pour un modèle, il est plus simple d'intégrer les ressources directement dans le modèle.

4. Définir des champs personnalisés pour les données spécifiques à l'ingénierie

MSP permet jusqu'à 20 champs d'entreprise personnalisés (ou 10 champs de texte, de numéro, de date et de drapeau locaux). Utilisez ces champs pour suivre les informations essentielles à la construction d'ingénierie :

  • Champs de texte:[ Numéro de contrat, Section de spécification, Ensemble de travail, Zone/Zona, ID système.
  • Nombre de champs : Nombre d'heures-homme budgétisées, Nombre d'heures-homme réel accumulé, Pourcentage de conception terminée.
  • Date Champs : Date d'échéance de la DDR, date de soumission, date du PNT.
  • Champs d'identification: Point de rétention de sécurité, point d'attente de l'AQ, inspection requise, matériel sur commande.

Pour configurer un champ personnalisé : Allez dans Project > Custom Fields. Choisissez un champ (par exemple Text1) et renommez-le dans la section “Spec.” Vous pouvez également créer une table de recherche ou une formule. Par exemple, une formule pour “Work Package” pourrait combiner le code WBS et le nom de la tâche. Les formules peuvent automatiser l'entrée des données et réduire les erreurs.

Une fois les champs personnalisés définis, modifiez la vue du graphique de Gantt pour afficher ces colonnes. Créez également des tables personnalisées (p. ex. un “Tracking de construction” tableau qui montre les heures de travail du budget, les heures de travail réelles, le pourcentage complet et la section Spec). Ces vues sont enregistrées dans le modèle et instantanément disponibles pour chaque nouveau projet.

5. Intégrer les rapports et les opinions normalisés

Les équipes de construction d'ingénierie doivent produire des rapports récurrents : progrès hebdomadaires, histogramme des ressources, courbes de valeur gagnées et état des jalons. Vous pouvez préconfigurer des rapports dans le modèle. Allez à Report > New Report et construisez, par exemple, un “4-Week Resource Loading” rapport qui énumère toutes les ressources de travail et leurs heures par semaine. Enregistrer comme un rapport personnalisé. De plus, créez des vues spécifiques comme un “Construction Schedule” view qui montre seulement des tâches non-sommaires avec un filtre personnalisé cache des tâches de conception qui sont terminées. Appliquez un style de barre Gantt qui utilise différentes couleurs pour le travail interne par rapport au travail sous-contrat. Ces définitions de vue sont stockées dans le modèle.

6. Inclure les filtres et les groupes normalisés

Les filtres permettent aux utilisateurs de se concentrer sur des sous-ensembles spécifiques de tâches.

  • Tâches avec “Inspection Requise” drapeau = Oui
  • Tâches commençant dans les 14 prochains jours
  • Tâches sur le chemin critique (Total Slack <= 0)
  • Jalons seulement

Les regroupements sont également puissants. Définissez un regroupement par “Area” pour voir toutes les tâches dans la même zone, ou par “Work Package” pour voir comment chaque paquet est suivi. Ajoutez ces regroupements au modèle sous View > Group By.

7. Incorporer les règles de gestion de base

Chaque projet d'ingénierie nécessite une base de référence approuvée. Dans le modèle, fixer la date de début du projet à un détenteur de place (p. ex., 1er janvier, année). Instruisez les utilisateurs à définir la date de début réelle lorsqu'ils créent un nouveau projet. Le modèle devrait également préconfigurer une table Baseline[ que les utilisateurs sauvegardent immédiatement après avoir défini l'horaire. Vous pouvez même ajouter une note ou un champ personnalisé qui rappelle aux utilisateurs : “Enregistrer la base de référence 0 avant la mise à jour du statut.” Cette discipline garantit que les calculs de valeur gagnées sont exacts à partir du premier jour.

Pour les utilisateurs avancés, vous pouvez utiliser des macros VBA dans le modèle global (pas le modèle de projet) pour automatiser l'enregistrement de base, mais pour un modèle de projet, la meilleure pratique est d'inclure une instruction de tâche dans les notes ou un champ de texte séparé.

8. Enregistrer et déployer le modèle

Une fois tous les ajustements effectués, allez à File > Save As et choisissez “Project Template (*.mpt)” dans la liste déroulante du type de fichier. Nommez-le quelque chose de descriptif, p.ex. “EPC Construction Template V3.mpt.” Placez-le dans un dossier réseau partagé accessible à tous les planificateurs de projet. Envisagez de créer un fichier de lecture simple ou une feuille d'instructions d'une page expliquant comment utiliser le modèle, ce que signifie chaque champ personnalisé et la structure attendue de WBS. Ce document d'accompagnement est inestimable pour les nouveaux membres de l'équipe.

Personnalisation avancée: Macros, formules et intégration

Formules personnalisées dans les champs personnalisés

Par exemple, vous pouvez créer un champ appelé “Forecast Complete” qui est calculé comme base de base plus variance réelle. Ou un champ appelé “Earned Value Hours” qui utilise la formule : . Bien que ces formules ne soient pas entièrement présentées comme Excel, elles réduisent le calcul manuel. Pour ajouter une formule, dans la boîte de dialogue Custom Fields, sélectionnez un champ, cliquez sur le bouton Formula et écrivez l'expression. Testez-le avec des données d'échantillon avant de sauvegarder le modèle.

Visual Basic pour l'intégration des applications (VBA)

Pour les organisations qui ont besoin d'un formatage automatisé, d'une exportation de données ou d'une intégration avec d'autres outils (par exemple JIRA, Oracle Primavera ou SAP), les macros VBA peuvent être intégrées dans le modèle global (et non dans le modèle de projet). Cependant, vous pouvez demander aux utilisateurs d'exécuter une macro après la création d'un projet à partir du modèle. Par exemple, une macro pourrait envoyer automatiquement la liste de chemins critiques à une liste SharePoint.

Connexion à la gestion de projet d'entreprise (GEP) / Projet en ligne

Si votre organisation utilise Microsoft Project Online ou Project Server, personnalisez le modèle comme modèle de projet Enterprise. Vous définissez les champs personnalisés d'entreprise, les tables de recherche et les calendriers qui sont cohérents dans le portefeuille. Le modèle devient le point de départ de tous les projets réservés dans le plan d'engagement de ressources. Cette approche permet un contrôle centralisé et empêche les planificateurs de créer des champs personnalisés avec différents noms pour les mêmes données.

Pour en savoir plus sur les champs personnalisés d'entreprise, consultez la documentation de Microsoft sur Champs personnalisés dans Project Online.

Meilleures pratiques pour la tenue de modèles

Après chaque grand projet, effectuer une session d'apprentissage et mettre à jour le modèle en conséquence. Les mises à jour communes comprennent l'ajout de nouvelles étapes obligatoires requises par un nouveau client, l'ajustement des taux de ressources pour l'inflation, ou le perfectionnement du WBS pour inclure les techniques d'ingénierie émergentes comme la construction modulaire.

Le contrôle de la version est essentiel. Gardez un fichier de gabarit principal en lecture seule et stocké dans un emplacement contrôlé. Conservez un journal de changement qui enregistre ce qui a changé, quand et pourquoi. Évitez de stocker plusieurs copies de gabarits avec des noms similaires (p. ex. “Template v1”, “Template final2”). Utilisez plutôt un schéma de numérotation et d'archiver les anciennes versions.

Former tous les planificateurs sur les fonctionnalités du modèle. Même le meilleur modèle est inutile si les membres de l'équipe ne savent pas comment tirer parti des champs personnalisés ou des rapports pré-construits. Créez une courte session de formation qui passe par le modèle, explique le WBS standard, montre comment affecter des ressources à l'aide du pool prédéfini, et montre comment exécuter le rapport de 4 semaines lookahead. Cet investissement est rentable en qualité de planning.

Enfin, pensez à la gouvernance des modèles. Qui peut modifier le modèle? Combien de fois faut-il le revoir? De nombreuses grandes firmes d'ingénierie ont un comité de planification qui approuve les changements de modèles deux fois par année.

Étude de cas : Adapter un modèle pour un projet de CPE pétrochimique

Pour illustrer cette situation, il faut envisager une expansion pétrochimique de plusieurs milliards de dollars. L'équipe d'ingénierie a adopté un modèle de projet MS personnalisé qui comprenait une activité WBS de cinq niveaux : projet > (p. ex., unité d'éthylène, services publics, hors site) > discipline (processus, mécanique, électrique) > phase (conception, procédure, construction) > activité. Le modèle avait des champs personnalisés pour “Hazop Recommandation no,” “P&ID Référence,” et “ Numéro de dessin ISO.” Calendriers ont été établis pour le site du Moyen-Orient (du samedi au jeudi, avec vendredi et samedi) plus un calendrier de bureau pour l'équipe d'ingénierie du bureau à domicile (du dimanche au jeudi).

Pendant le projet, le modèle a permis à l'équipe de contrôle du projet de générer un tableau de bord hebdomadaire qui montrait les 10 principaux éléments du chemin critique, prévus par opposition aux heures-homme réelles par discipline, et l'état des contraintes liées au HAZOP. Comme le modèle a imposé des relations de pré-cédant obligatoires (p. ex., “P&ID émis pour Design” devait se terminer avant “Pipe Stress Analysis” pourrait commencer), le calendrier est resté logiquement sain même avec des changements importants de l'ingénierie de première ligne. Le modèle a été mis à jour après la première phase pour inclure un nouveau champ pour “Vendor Document Status.” Cette évolution montre comment les modèles peuvent croître avec l'expérience de l'entreprise.

Pièges courants et comment les éviter

  • Surcomplexité:[ Ajouter trop de champs personnalisés ou trop détaillés un WBS peut envahir les utilisateurs. Commencez par 10-15 champs essentiels et développez seulement lorsque cela s'avère nécessaire.
  • Dates codées à la main:[ N'incluez pas les dates ou les durées réelles des tâches dans le modèle (sauf pour les étapes récurrentes comme les arrêts annuels). Le modèle devrait être un cadre de planification, et non un calendrier prérempli.
  • Ignorer les calendriers des ressources par rapport aux calendriers des tâches: Lorsqu'un calendrier des ressources diffère du calendrier des tâches (p. ex., un ensemble de tâches dans le calendrier du site mais attribué à un ingénieur dans le calendrier des bureaux), MSP utilise le calendrier des ressources.
  • N'a pas mis à jour le pool de ressources:[ Si les tarifs des ressources augmentent, mettre à jour le modèle immédiatement, ou de nouveaux projets hériteront de données de coûts dépassées.
  • Filtre pour tester le modèle:[ Avant de déployer à l'ensemble de l'organisation, exécutez un projet pilote avec un petit paquet de travail. Vérifiez que les champs personnalisés peuplent correctement, filtrent le travail et génèrent des rapports.

Intégration de modèles MSP avec d'autres outils d'ingénierie

La plupart des équipes d'ingénierie utilisent un système PLM (par exemple Autodesk Vault, Siemens Teamcenter), un système de gestion de la sécurité et un ERP (par exemple SAP, Oracle). Pour maximiser la valeur du modèle, envisagez de cartographier des champs personnalisés vers des sources de données. Par exemple, le champ personnalisé de la section “Spec” peut correspondre à un dépôt dans le système PLM. Bien que la synchronisation directe bidirectionnelle nécessite des outils tiers comme Planisware[ ou le service de données de projet Microsoft (appelé auparavant Données de projet), vous pouvez exporter/importer manuellement des données à l'aide de la base de données du projet ou exporter vers Excel puis télécharger vers l'ERP. Inclure des tables de cartographie standard dans vos instructions de modèle afin que les analystes contrôlent les cartes de champ à quel système.

Pour les tableaux à coûts, le modèle devrait inclure les types de ressources de coûts et les champs de coûts personnalisés.De nombreuses entreprises de construction utilisent le modèle pour exporter les données de coûts directement dans leur système de déclaration de la valeur gagnée.

Mesure du ROI de la personnalisation des modèles

Dans de nombreuses organisations, la création de calendriers passe de 40 heures à 8 heures. De plus, la qualité du calendrier s'améliore : le nombre d'erreurs logiques, de prédécesseurs manquants ou de calendriers incorrects est réduit. Plus de 20 projets, les économies de temps se traduisent par des centaines de milliers de dollars. Moins tangibles mais tout aussi importants sont la confiance accrue des intervenants lorsque tous les calendriers suivent un format cohérent et vérifiable.

Réflexions finales sur la construction de modèles durables

En définissant le WBS, les calendriers, les ressources, les champs personnalisés et les vues, vous créez un cadre répétable qui applique les processus standard tout en restant suffisamment flexible pour tenir compte des caractéristiques uniques de chaque projet. L'effort nécessaire pour construire un modèle complet peut être recoupé plusieurs fois par une réduction du temps de configuration, un nombre d'erreurs moins important et une meilleure visibilité multi-projets. Commencez par une version simple, itérer en fonction de la rétroaction et s'assurer que l'équipe de contrôle du projet tout entière comprend comment l'utiliser. Avec un modèle bien conçu, MS Project transforme un outil de planification générique en un moteur adapté au succès de la construction en génie.

Pour plus de détails sur les meilleures pratiques en matière de planification des projets de construction civile lourde, voir les pratiques recommandées par AACE International.