Pourquoi Asana est un outil puissant pour la gestion des risques en génie

Asana, une plateforme polyvalente de gestion de projet, aide les équipes d'ingénierie à transformer la gestion des risques d'une liste de vérification périodique en un processus continu et collaboratif. En centralisant les données sur les risques, en automatisant les suivis et en offrant une visibilité claire, Asana permet aux équipes de repérer, d'évaluer et d'atténuer les menaces avant de dérailler les délais ou les budgets.

Collaboration centralisée

La gestion des risques exige des commentaires de multiples disciplines – conception, approvisionnement, ingénieurs de terrain et intervenants. Asana fournit une seule source de vérité où chacun peut signaler les risques, discuter des stratégies d'atténuation et suivre les progrès.

Flux de travail personnalisables

Chaque projet d'ingénierie a des catégories de risque uniques. Les champs personnalisés Asana , vous permettent de définir des champs tels que la probabilité (p. ex., faible, moyen, élevé), le niveau d'impact, le type de risque (technique, calendrier, environnement) et l'état (ouvert, atténuant, fermé).

Capacités d'intégration

Asana s'intègre aux outils déjà utilisés par les ingénieurs, tels que Slack, Google Drive, Microsoft Teams et Jira. Par exemple, un nouveau rapport de bogue dans Jira peut automatiquement créer une tâche de risque dans Asana, ou une alerte Slack sur un délai fournisseur peut être capturée comme un élément de risque.

Établir un cadre de gestion des risques à Asana

Avant de plonger dans le suivi quotidien des risques, les équipes d'ingénierie devraient concevoir un cadre structuré au sein d'Asana. Cette fondation assure la cohérence et facilite la présentation de rapports sur les risques dans plusieurs projets.

Création d'un registre des risques

Décrivez un projet distinct dans Asana spécifiquement à votre registre des risques. Nommez-le quelque chose comme ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Champs personnalisés pour l'évaluation des risques

Les champs personnalisés sont l'épine dorsale de la gestion des risques basée sur Asana.

  • Description du risque (champ texte) – un énoncé concis du risque (p. ex., -Le fournisseur critique peut manquer de délai de livraison en raison de la congestion du port).
  • Probabilité (drop-down: Très faible, Faible, Moyen, Élevé, Très élevé) – la probabilité que le risque se produise.
  • Impact (drop-down: Négligeable, Mineur, Modéré, Majeur, Catastrophique) – l'effet potentiel sur le coût, le calendrier ou la sécurité.
  • Score de risque (autocalculé en utilisant les règles Asana ou un champ de formule si l'on utilise les fonctionnalités premium Asana) – généralement Probabilité × Impact.
  • Stratégie de réponse (drop-down: Eviter, Mitigate, Transfer, Accepter) – l'approche prévue.
  • Propriétaire (champ d'assistance) – la personne responsable de la surveillance ou de l'exécution de la réponse.
  • Date du jour (champ de date) – lorsque la réponse doit être remplie ou qu'un examen est dû.

Automatiser le suivi des risques

Les règles Asanas (disponibles sur les plans Premium et supérieurs) vous permettent d'automatiser les actions répétitives. Par exemple, lorsqu'une probabilité de risque est mise à jour à -High, , , une règle peut automatiquement assigner la tâche au gestionnaire d'ingénierie, définir un label de priorité élevée, et envoyer une notification Slack. Vous pouvez également créer des règles qui augmentent les tâches de risque en retard au chef de projet, assurant qu'aucun risque ne se gâte.

Guide étape par étape pour la mise en oeuvre de la gestion des risques à Asana

Étape 1 : Identifier les risques

Pour faciliter la présentation des rapports, créez un formulaire d'admission simple à l'aide de formulaires Asana. Le formulaire peut inclure des champs pour la description des risques, la catégorie et une pièce jointe facultative. Soumettre le formulaire, et Asana crée instantanément une nouvelle tâche dans le registre des risques. Ce processus à faible friction réduit les chances que les risques soient oubliés ou non signalés.

Étape 2 : Évaluer et hiérarchiser

Une fois les risques saisis, le gestionnaire de projet ou le propriétaire du risque évalue chacun d'eux. En utilisant les champs personnalisés pour déterminer la probabilité et l'impact, calculez une note de risque. Triez le projet par cette note pour établir la priorité des éléments à risque élevé. Envisagez de tenir une halte hebdomadaire de 15 minutes à Asana, utilisez la vue chronologique pour voir les échéances d'atténuation à venir et discutez de tout changement dans le niveau de risque.

Étape 3 : Attribuer les propriétaires et fixer les dates limites

Chaque tâche de risque doit avoir un propriétaire clair et une date d'échéance précise pour l'action d'atténuation. Le cessionnaire et les champs de date d'échéance d'Asana le précisent. Si un risque nécessite une coordination entre plusieurs personnes, utiliser des sous-tâches pour décomposer le plan d'atténuation. Par exemple, un risque lié à une faille potentielle de conception pourrait avoir des sous-tâches : (1) Effectuer l'examen de l'évaluation de l'évaluation de l'impact sur l'environnement au plus tard le [date], (2) Mettre en oeuvre le changement de conception au plus tard le [date], (3) Vérifier la correction au plus tard le [date].

Étape 4: Surveillance et mise à jour

La gestion des risques n'est pas une activité ponctuelle. Planifiez des mises à jour récurrentes : chaque semaine, les propriétaires de risques doivent mettre à jour l'état de leurs tâches de risque (p. ex., -Mitigation en cours, -Mitigation Aucun changement, -Mitigation Fermé). Définissez Asana pour envoyer des notifications de rappel un jour avant la date d'échéance. Utilisez la vue du portefeuille pour voir un instantané agrégé de l'état des risques dans tous les projets d'ingénierie.

Étape 5 : Examen et fermeture

Lorsque le risque a été entièrement atténué, accepté ou évité, fermez la tâche. Cependant, conservez-le dans le registre des risques pour référence future – l'archivez plutôt que de supprimer. Pendant les post-mortems du projet, examinez les risques fermés pour identifier les modèles. Par exemple, si vous avez fermé plusieurs risques liés aux retards des fournisseurs, vous pouvez ajuster les critères de sélection de votre fournisseur pour le prochain projet.

Caractéristiques avancées pour l'atténuation des risques

Portefeuilles et tableaux de bord

Pour les organismes d'ingénierie qui gèrent simultanément plusieurs projets, les portefeuilles d'Asanas offrent une vue de haut niveau du risque dans toutes les initiatives. Créez un portefeuille qui tire dans le champ personnalisé de la cote de risque de chaque projet. Les projets de code couleur basés sur leur note de risque supérieure sont rouge pour les risques élevés, jaune pour les moyens, vert pour les bas. Les gestionnaires de projet et les cadres supérieurs peuvent rapidement voir où allouer l'attention et les ressources.

Règles et automatisation

Au-delà de l'automatisation de base, le moteur Asanas Rules peut gérer des workflows complexes.

  • Graduation des risques:[ Si une tâche de risque reste en retard pendant plus de 3 jours, changez automatiquement le cessionnaire au parrain du projet et affichez un message dans un canal dédié à Slack.
  • Mise à jour de l'état : Lorsqu'un état de risque change à -Mitigué, -Mettre automatiquement la tâche à une section -Mécanisation complète et aviser l'équipe d'assurance de la qualité.
  • Alertes de dépannage :[ Si une tâche de risque est liée à un jalon critique (via les dépendances d'Asana) et que l'état du risque est -High, -Identifiez automatiquement la tâche de jalon.

Gestion des risques trans-projets

Dans les grands programmes d'ingénierie, les risques couvrent souvent plusieurs projets. La fonctionnalité multiprojets d'Asana permet aux tâches individuelles de risque de vivre dans un projet mais d'être visibles dans un autre via une vue partagée. Sinon, créez un projet de registre des risques master et utilisez des champs personnalisés pour marquer à quel sous-projet appartient le risque. La vue chronologique peut ensuite afficher les risques pour tous les projets sur un graphique Gantt, vous aidant à voir des périodes de risque élevé qui se chevauchent et planifier des mesures d'atténuation en conséquence.

Comparaison d'Asana avec d'autres outils de gestion du risque

Asana vs Smartsheet

Smartsheet propose des matrices de risques avancées basées sur des tableurs et des modèles de gestion des risques intégrés, ce qui en fait un appel pour les équipes qui préfèrent une interface tableur. Cependant, Asana offre une expérience de gestion des tâches plus intuitive avec des fonctionnalités de collaboration plus fortes (observation en temps réel, pièces jointes et notifications de poussée).

Asana c. Jira

Jira est conçue principalement pour l'ingénierie logicielle et le suivi des enjeux, avec des champs de risque natifs et une puissante automatisation. Il excelle pour les équipes déjà intégrées dans l'écosystème Atlassien. Cependant, Asana est plus accessible aux rôles non techniques (civil, mécanique, électrique) et offre une courbe d'apprentissage plus douce. Si vos processus de gestion des risques doivent impliquer les intervenants des achats, des opérations sur le terrain et du leadership exécutif, l'interface conviviale d'Asana® encourage une plus large participation.

Quand choisir Asana

Asana est idéal pour les équipes d'ingénieurs qui:

  • Besoin d'un outil unique pour la gestion de projet et la gestion des risques.
  • Vouloir favoriser une culture de rapport de risque proactif sans configuration complexe.
  • Avoir des équipes interfonctionnelles qui comprennent des non-ingénieurs (approvisionnement, agents de sécurité, clients).
  • Nécessite une solution évolutive qui fonctionne pour des projets uniques jusqu'aux portefeuilles d'entreprises.

Pour la quantification spécialisée des risques (p. ex. simulations Monte Carlo ou analyse quantitative des risques), vous pouvez compléter Asana par un logiciel de risque dédié.

Meilleures pratiques pour les équipes d'ingénierie

  1. Démarrer avec un modèle: Asana offre un Exemple de registre de risques. Personnalisez-le pour votre industrie (construction, aérospatiale, logiciels).
  2. Faire des discussions sur les risques une habitude :[ Planifier un stand-up de 15 minutes - -Risk -up - - dans Asana vues des tâches chaque semaine.
  3. Utiliser une taxonomie cohérente :[ Normaliser les catégories de risque et les définitions de gravité pour tous les projets, ce qui rend significative la comparaison et la déclaration croisées des projets.
  4. Dépendances de levier:[ Relier les tâches de risque aux étapes du projet qu'elles touchent. Lorsqu'un état du risque change, les mises à jour de jalons liées deviennent visibles immédiatement.
  5. Former votre équipe: Fournir une courte séance sur la façon de déclarer un risque en utilisant les formulaires Asana et comment mettre à jour les champs personnalisés. Plus la barrière est basse, plus les risques seront capturés.
  6. Review and close old risks: Archive a résolu les risques plutôt que de les supprimer. Ceci construit une base de données historique que vous pouvez exploiter pour les leçons apprises.
  7. Intégrez-vous avec vos outils de communication : Par exemple, utilisez l'intégration Asana‐Slack pour qu'un nouveau risque de grande gravité déclenche un message direct au gestionnaire d'ingénierie.

Exemple réel : Gestion des risques dans un projet d'ingénierie de la construction

Une entreprise de génie civil de taille moyenne a utilisé Asana pour gérer les risques d'un projet de réhabilitation de pont. L'équipe a créé un projet de registre des risques avec des champs personnalisés pour la probabilité (1–5), l'impact (1–5) et la cote de risque (calculée).

Chaque lundi, le gestionnaire de projet a affiché les 10 principaux risques sur deux sites de pont. Lorsqu'un risque élevé de probabilité a été identifié, par exemple, un fournisseur concret qui est susceptible d'être en retard, une règle a automatiquement assigné la tâche au gestionnaire de l'approvisionnement et a fixé une date d'échéance de deux semaines. Le gestionnaire de l'approvisionnement a ajouté des sous-tâches : (1) identifier le fournisseur de secours, (2) négocier le calendrier de livraison, (3) mettre à jour le calendrier de construction.

À la fin du projet, l'équipe avait catalogué plus de 60 risques, mis fin à la plupart des mesures d'atténuation et achevé le pont dans les délais et dans les limites du budget.

Conclusion

Les projets d'ingénierie prospèrent lorsque l'incertitude est gérée activement plutôt que ignorée. Asana offre une plateforme pratique et évolutive pour intégrer la gestion des risques dans votre équipe. De l'identification des risques sur un chantier à la surveillance des incertitudes techniques dans le développement de produits. En combinant des domaines personnalisés, l'automatisation, les vues sur le portefeuille et les intégrations, les équipes d'ingénierie peuvent passer de la lutte contre les incendies réactifs à la maîtrise proactive des risques.

Pour plus de détails, consultez le guide d'Asanas sur la gestion des risques dans la gestion de projet et l'Institut de gestion de projetles meilleures pratiques en matière de gestion des risques techniques[.