מדוע ניהול PACS משנה יותר מהשיפור עצמו

שדרוג ארצ'יב ותקשורת (PACS) הוא אחד הפרויקטים החשובים ביותר של IT ארגון הבריאות יכול לבצע.המערכת החדשה מבטיחה תיקון תמונה מהירה יותר, שיפור אמון אבחון, יכולת הדדית טובה יותר וביטחון חזק יותר.אבל ההיסטוריה מראה כי הטכנולוגיה עצמה היא לעתים רחוקות הסיבה שדרוג נכשל.מה פרויקטים הוא גורמי אנוש: התנגדות לזרימות חדשות, הכשרה לקויה, תקשורת גרועה, וסיכון ניהולי של 1Fimation הוא רק אם נדרש שינוי קריטי.

ניהול שינוי עבור PACS הוא הגישה המובנה להכנת, תמיכה, להנחות אנשים וצוותים דרך המעבר ממערכת ישנה אחת חדשה.זה כולל מוכנות טכנית, זרימת עבודה מחדש עיצוב, מעורבות בעלי עניין, הכשרה, תקשורת, ניטור ביצועים מתמשך.כאשר נעשה טוב, זה מצמצם את הזמן, משמר בטיחות המטופל, ומזרז את הזמן לפרודוקטיביות מלאה.

מאמר זה מספק מסגרת מעשית ואסטרטגית לניהול שינוי של PACS במהלך שדרוגים במערכת.אנו יכסה מדוע גישות מסורתיות נופלות קצרות, האתגרים הספציפיים של סביבות PACS, ותוכנית שלבית - מהערכה מוקדמת באמצעות אופטימיזציה לאחר יישום - כי מנהיגי רדיולוגיה, מנהלי IT, מנהלי פרויקטים ואליפויות קליניות יכולים לפרוס באופן מיידי.

הבנת הטבע הייחודי של ניהול שינוי PACS

ניהול שינוי PACS אינו זהה לפרויקט גנרי IT. מחלקות רדיולוגיה לפעול תחת מגבלות ייחודיות.תמונות הן דם החיים של אבחון; כל הפרעה בגישה יכולה לעכב החלטות טיפול קריטיות. PACS נוגעת בהתמחויות קליניות מרובות - רדיולוגיה, קרדיולוגיה, אורתופדים, על מתודולוגיה ורפואה חירום - כל אחד עם זרימת העבודה שלו וסובלנות לשינוי.

בגלל המורכבות הזו, מתודולוגיית ניהול שינוי בגודל אחד (למשל, שליחת כמה מיילים והחזקת מושב אימון אחד) לא מספיקה.

  • (ב) ⁇ :0) ⁇ : 1FLT: 1 הגירה נתונים, בדיקות שילוב מערכת, רענון חומרה ואבטחת סייבר.
  • (ב) מיפוי:0) מימדי זרימה: 1FLT:1 ממפות את המדינות הנוכחיות, עיצוב מצבים עתידיים, וזיהוי היכן אוטומציה יכולה להחליף את השלבים ידניים.
  • [ה]ממד:0 בני אדם: ⁇ 1] המבינים כי הרדיולוגים, הטכנאים וצוות התמיכה יש הרגלים מעוותים מאוד.שינוי ההרגלים האלה דורש אמון, רציונליות וידיים על תרגול.
  • (ב) ⁇ :0) ,Cultural Dimension: FLT:1 בניית חשיבה משותפת לשיפור מתמיד והסתגלות הם חלק מצמיחה מקצועית רגילה.

ניהול שינוי יעיל של PACS גם מכיר בכך שהתנגדות היא לעתים קרובות רציונלית.כאשר טכנולוגיה ותיק דוחף בחזרה כנגד ממשק חדש, הם עשויים להיות מודאגים לגבי להאט את הבחינה שלהם באמצעות חישוב.כאשר רדיולוג מעדיף את הפרוטוקולים התלולים הישנים, הם עשויים להיות מודאגים לגבי דיוק אבחון במהלך עקומת הלמידה.האסטרטגיות הטובות ביותר לטפל בדאגות אלה לא כמו מכשולים, אלא כנקודות ערך עבור refinationout.

אסטרטגיות מפתח לשיפורים מוצלחים של PACS

האסטרטגיות הבאות נמשכות הן ממחקר אקדמי והן מהיישום הרדיולוגיה של העולם האמיתי, הן מאורגנות לארבעה שלבים:0Prepare, Plan, Execute ו- Sustain.BuildFLT:1 כל שלב מכיל טקטיקות ניתנות להתאמה לגודל הארגון, התקציב והתרבות.

שלב 1: הכנה - הנחת הקרן לפני שהנודור מגיע

1.1 ביצוע הערכה בסיסית

לפני כל מוכר הדגמה או חוזה חתימה, להעריך את המצב הנוכחי שלך. Document קיימות זרימות עבודה לרכישת תמונות, אחסון, retrieval, דיווח ושיתוף.זהה נקודות כאב: זמני טעינה איטיים, מחקרים כפולים, תצורה פרוטוקולים תלולים קשים, או פערים אינטגרציה עם EHR. ללכוד מדדי בסיס כגון זמן מעקב ממוצע, בדיקות טכנולוגיות הופכות זמן, ודיווח רדיולוגים אלה ישמשו את האינדקסים מאוחר יותר.

יצירת יועץ רדיולוגי עצמאי מודיעי, אם מומחיות פנימית מוגבלת. זוג עיניים טרי יכול לחשוף חוסר יעילות חבויה כי המערכת הנוכחית לימדה את כולם לסבול.

1.2 בניית מבנה ההמרות הנכון

תפקידי Define ואחריות לפני תחילת הפרויקט, תפקידים מרכזיים כוללים:

  • (FLT:0)Executiveספונסר: FLT:1 מנהיג ברמה C (למשל, מנהל מידע רפואי ראשי, סגן נשיא רדיולוגיה) אשר הסיר מחסומים ארגוניים ומאובטח תקציב.
  • מנהל הפרויקט:0 (Project Manager:BuildFLT:1) מישהו עם ניסיון מוכח בניהול פרויקטים, באופן אידיאלי עם חשיפה של PACS.
  • (ב) ⁇ :0) אלופים (s:FLT:1 מכבדים את הרדיולוגים והטכנאים שיכולים לתמוך בשינוי ולספק משוב בעולם האמיתי במהלך התצורה.
  • (ב) ⁇ :0) ⁇ : 1 מומחה אשר מטפל בתשתיות, ביטחון ושילוב מצד בית החולים.
  • (ב) מקביל:0) ו-Vendor: 1FLT: ההצלחה של הלקוח או מנהל יישום אשר לתאם את צוות המוכר.

הקמת ועדה הנעה שפוגשת מדי שבוע במהלך יישום פעיל וחודש במהלך קיום.המשך מפגש עם תנוחת מספיק חזק כדי לשמור על התנופה, אך לא כל כך תכופה שהיא הופכת לרעש.

1.3 יצירת תוכנית תקשורת מפורטת

תקשורת ב- PACS שינוי ניהול חייב להיות FLT:0 [multi-channel ו- Multi-audiencesFLT:1] ; הודעות כלליות בלבד לא יספיקו. לפתח ממטריקס שממפות כל קבוצה של בעלי מניות (רומנים, טכנאים, IT, רופאים, מנהלי מערכת יחסים, צוות משמרות לילה) לערוצי התקשורת המועדפים שלהם (, לוחות דוא"ל, פגישות מחלקתיות, בפורטל, בפורטל, הן ב-Tripttra, הן ב-Tertra, הן ב-Tertexit.

  • (ב) תקשורת ראשונה (T-6 חודשים): הודעה ברמה גבוהה של שדרוג, הטבות צפויות וציר זמן.
  • (ב) 3 חודשים: 1:1 , מה ישתנה, מה יישאר אותו הדבר, וכאשר אימון יתחיל.
  • (ב) ⁇ :0)1 חודש: 1 לחודש: 1FLT:1 תאריכי אורח חיים ספציפיים, חלונות ותכניות שקיפות.
  • יום החיים:0 (ב) 1 העדכונים בזמן אמת על מצב המערכת ויעזרו לדלפק מידע.

שמור חלק מתוכנית התקשורת לניהול שמועות ומידע שגוי.לתכנן אדם אחד כמקור האמת הבודד כדי להימנע מהודעות סותרות של מנהיגים שונים.

שלב 2: תכנון – תכנון המדינה העתידית והיערכות

2.1 מפות קדמוניות ועתידיות

עם קבוצה מגוונת של בעלי עניין, לנהל מפגשים של זרימת עבודה. השתמש בלוח לבן או כלי שיתוף פעולה דיגיטלי.התחל עם ה-High-vol, גבוה בסיכון גבוה יותר: בדיקת תמונות של מחלקת חירום, מחקרים סטטיים, מעקב אחר אפים.עבור כל זרימת עבודה, מסמך כל צעד, האנשים המעורבים, הזמן נלקח, והיכן הנתונים זורמים, ולאחר מכן לעצב זרימת עבודה אידיאלית עבודה עתידית כי ממנת את יכולות החדשות של מערכת ההפעלה, לדוגמה, כדי להתאים את המודול האוטומטית, או את המודולים, כדי להתאים את המודולים מתקדמים, או את המודולים, או את המודול האוטומטיים, או את המודולים מתקדמים, לפני אימון, כדי להתאים את המודול האוטומטיים, או את המודול האוטומטיים, או את המודול, כדי להתאים את המודול האוטומטיים מתקדמים, או את המודול, או את המודול האוטומטיים, עם אינטגרטיביים, עם אינטגרציה, עם אינטגרציה, כדי להתאים את הנתונים, עם אינטגרציה, עם שילובים מתקדמים, עם שילובים מתקדמים, עם אינטגרטיביים מתקדמים, עם אינטגרטיביים מתקדמים, לפני אימון, לפני אימון מותאם אישית, לפני אימון, עם אינטגרציה, לפני אימון מותאם אישית, עם אינטגרציה, עם אינטגרציה, עם אינטגרטיבי,

לא נניח שהמערכת החדשה תשקף בדיוק את הישן.במקום, שאל: אם נוכל להתחיל מזחלת נקייה, איך ייראה זרימת העבודה?FLT:0 זה הרגע לשבור את הרגלי המורשת.FLT:1 אבל להיות פרגמטי: עיצוב מחדש רדיקלי יכול להציף את הצוות.

2.2 לפתח תוכנית הגירה ותשתית נתונים

הגירה נתונים היא לעתים קרובות החלק המלחיצה ביותר של שדרוג PACS. מחקרים ישנים, דוחות, ו metadata חייב לעבור לארכיון החדש עם נאמנות מוחלטת. לעבוד עם הספק כדי להגדיר זמני הגירה, מחסומים אימות, ותהליכי נפילה.שולחן ההגירה במהלך תקופות זמן נמוכות כרכים, ולהקצות זמן נוסף עבור DICOM תוכנית עקביות עקביות.

שדרוגי תשתיות - כגון רוחב פס רשת, יכולת השרת, התכנני אחסון, ורענן עבודה - צריכים לקרות היטב לפני שהתוכנה תחייה.ייסו קריטריונים קבלה ברורים (למשל, "תצוגה של תמונות חייבת להיות פחות מ-2 שניות למחקר CT של 300 תמונות") ולבצע בדיקות עומס עם כרכים ריאליים.

2.3 עיצוב ה-Creative Curriculum

אימון לשדרג PACS לא צריך להיות יום אחד ישיבה ארוכה.זה צריך להיות קונסול:0 פגום, תוכנית ספציפית תפקידים 1.

  • (FLT:0) מודולים אלקטרוניים מבוססי-לימוד אלקטרוני:03FLT:1) קצר, סרטונים מוכווני משימה שמשתמשים יכולים להשלים בקצב שלהם לפני אימון חי.
  • (FLT:0)Hands-on חול, סביבת ארגז: ההרחבה 1 (Active PACS) היא דוגמה פונקציונלית מלאה של PACS עם נתונים דומיים שבהם משתמשים יכולים להתנסות ללא חשש משברים שום דבר.
  • (ב) ,0 מפגשים קטנים של קבוצה: FLT:1 Led by a Clinical Champion, אשר מכירים את המערכת ואת הצרכים הספציפיים של הצוות.
  • (FLT:0) קווי התייחסות קוויק: 1FLT 1 הדפסה או סיוע עבודה דיגיטלי המתמקדים במשימות הנפוצות ביותר - פתיחת מחקרים, יישום פרוטוקולים תלויים, ביצוע מדידות, ושולחים לדיווח.
  • (FLT:0) תוכנית המשתמש של סופר: 0 ; 10-15% מאנשי הצוות המקבלים הכשרה מתקדמת והם יכולים לשרת תמיכה הרצפה בשבועות הראשונים לאחר חיים.

אל תגביל את האימונים ליום משמרת הלילה וצוות סוף השבוע יש לעתים קרובות נוכחות מינימלית במהלך יישום מפגשים.

שלב 3: הוצאה להורג - שבועי החיים והשבוע הראשון

3.1 תוכנית ל-Modert

עבור רוב מחלקות הרדיולוגיה בינונית לגלוב, "מפץ גדול" לחיות - מכושף את כולם למערכת החדשה באותו היום - מבזבז סיכון מופרז. במקום זאת, לאמץ גישה מגובשת.

  • (FLT:0)Module-by-module:cioFLT:1) ,לצלם תמונה פעילה קודם, לאחר מכן דיווח, ולאחר מכן הדמיה מתקדמת, ולאחר מכן ניתוח.
  • (FLT:0) הקצאה:FLT:1 Go לחיות במרכז הדמיה חוץ-מטופל, לאמת למשך שבועיים עד שבועיים, ולאחר מכן לצאת לבית החולים הראשי, ולאחר מכן למרפאות לווייניות.
  • (FLT:0) טיפוס לימוד על ידי סוג לימוד:03FLT:1) סרט רגיל (מורכבות נמוכה יותר), אז CT, MRI, ולאחר מכן אולטרסאונד ורפואה גרעינית.

גישה שלבית מאפשרת לך להכיל נושאים, ללמוד מטעויות מוקדמות ולבנות אמון לפני הגל הבא. זה גם אומר שקבוצה קטנה של משתמשים הופכת לחוות ויכולה לסגל את הקולגות מאוחר יותר.

3.2 הקמת חדר מלחמה ותמיכה בזמן אמת

במהלך השבוע הראשון של כל שלב, להגדיר חדר מלחמה פיזי או וירטואלי שהונח על ידי IT, תמיכה הספק, משתמשים סופר ומנהל הפרויקט.זה קבוצה בעיות, מגביר באגים קריטיים, ומעדכן את שאר הארגון בתוך דקות. שמור על לוח זמנים חי מראה כרטיסים פתוחים, פריטים פתורים, ציוני שביעות רצון של משתמשים, וכל עיכובים.

לספק תמיכה פיזית בולטת: יש משתמשים על-ידי הליכה במסדרונות לבושים אפודים צבעוניים בהירים או תגים כך שצוות יכול בקלות לסמן אותם. Place "איך" פוסטרים ליד כל עבודה. להגדיר קו טלפון ייעודי או ערוץ Slack שהולך ישירות לחדר המלחמה.

3.3 מעקב אחר אימוץ Metrics Daily

לא מספיק לדעת שהמערכת עולה והולכת.עליכם לדעת אם אנשים משתמשים בה ביעילות.

  • מחקר נפח למשתמש (האם משתמשים מסוימים נמנעים מהמערכת?)
  • הזמן הממוצע להשלים את הפרשנות הראשונה
  • מספר מהדורות של Helpdesk קורא לתפקיד המשתמש
  • שיעורי טעויות (למשל, מחקרים לא מובנים, פרוטוקולים תלויים שגויים)
  • כניסה לכשלים או לזמני ישיבה

אם משתמשים או קבוצות של משתמשים מראים אימוץ גרוע, לחקור מיד.אולי הם החמצו את האימון, או את מערכת התצורה לא תואם את זרימת העבודה שלהם. התערבות מהירה - אימון אד-הואק, תצורה tweak, או אחד על אחד - יכול למנוע תפוקה כרונית דיפו.

שלב 4: סוטאין - לוכד את השינוי ושיפור מתמיד

4.1 ביצוע פוסט-Implementation Review

ארבעה עד שישה שבועות לאחר השלמת השלב הסופי, מחזיקים בסקירה מובנית.שוואת מדדי הבסיס משלב ההכנה עם ביצועים נוכחיים.האם הזמנים של ההפריוול השתפרו? האם הבחינה עלתה?

למעט נציגי כל קבוצת בעלי העניין, לעבור את "מה שהיה טוב", "מה יכול היה להיות טוב יותר", ו"מה היינו עושים אחרת בפעם הבאה" מתעדים את השיעורים האלה בספר ניהול שינוי שניתן להשתמש בהם מחדש עבור שדרוגים עתידיים (ופרויקטים אחרים של IT במחלקה).

4.2 לספק הכשרה מדוקדקת ואימון מתקדם

ברגע שהאבק הראשוני יתיישב, חלק מהמשתמשים ילמדו רק את המינימום החבוי כדי לבצע את עבודתם. להציע מודולים מתקדמים כי פתיחת פרודוקטיביות תכונות המשתמש הסופי אולי החמיצו - מטעמים נוחים, עיבוד אצווה, יצירת מאקרו קול, וזרימות עבודה מתקדמות ניתוח. רוטט מפגשים אלה כל רבע כדי לשמור על ידע טרי.

עבור שוכרים חדשים שמגיעים לאחר שדרוג, לבנות הכשרה על הסיפון לתוך אוריינטציה המחלקה.אל מכריחים אותם ללמוד את המערכת מן המדריכים הישנים או מחברים אשר עשויים ללמד קיצורי דרך לא יעילים.

4.3 הקמת תהליך ממשל עבור דרישות לשינוי עתידי

שדרוג PACS הוא לעתים רחוקות המדינה האחרונה.המודולים החדשים, מעודכנים תקני DICOM, דרישות רגולטוריות מתפתחות ידחפו שינויים עתידיים. ליצור ועדה ניהול קל משקל העומדת בחודש כדי לבחון בקשות לשינוי - קביעת רזולוציה, פרוטוקולים חדשים תלויים, תוספות אינטגרציה - ויתקדם אותם על בסיס ערך קליני ומאמץ IT.

החלפת ה- PACS לניהול שינוי

גם עם התוכניות הטובות ביותר, מחסומים מסוימים חוזרים.כאן הם שלושה מהנפוצים ביותר וכיצד להתגבר עליהם:

  • (FLT:0) תוך שימת דגש על ההשפעה של הפרעת זרימת העבודה: רדיולוגים וטכנאים מודאגים כי כל ירידה מהירה במהלך עקומת הלמידה תגרום ל backlogs והפסדי הכנסות. Mitigate זה על ידי בניית אדמוניות לתוך לוח הזמנים - לכידת כרכים של הבחינה עד 10-15% עבור השבועות הראשונים, להוסיף שינויים טכנולוגיים נוספים, להאריך את הזמן של רדיולוגים.
  • (FLT:0) ו-Over-promising and under-deliver:Felo 1: ספקים מסוימים מוכרים תכונות שאינן מפותחות לחלוטין עבור הסביבה הספציפית שלך.הימנעות מכך על ידי ביצוע הוכחה-of-תפיסה באמצעות הנתונים שלך DICOM בסביבה שלך לפני חתימה.
  • (FLT:0) ,Negting המשתמש הלא-קליני:03FLT) 1 הרש"פ שדרוגים משפיעים על צוות העזרה של ה- IT, מנהלי הרש"פ, קודים החיוביים שמבוססים על תיעוד מבוסס תמונה, ואפילו חולים שהצטרפו לפורטלים.

ניהול שינוי שינוי של PACS

ניהול שינוי יעיל הוא לא רק עלות רכה; יש לו השפעה פיננסית ישירה. מחקר של מחקר של הסתברותי 1:1 מראה כי פרויקטים עם ניהול שינוי מעולה הם פי שש יותר סיכוי לעמוד ביעדים מאשר אלה עם ניהול שינוי גרוע.

  • (ב) ,0) זמן-למוצריות: אנדרל 1 (FLT:1 ), עקומת למידה מופחתת פירושה פחות זמן ופחות צוות זמני.
  • (FLT:0)Lower help Desk לטעון: FLT:1rea הכשרה יעילה מפחיתה כרטיסים ב-30-50%, ומשחררת משאבי IT לפרויקטים אחרים.
  • (ב) ,0) שיפור בטיחות החולה: שגיאות מספר 1 (ב) פחות עקב אי-מודעות עם המערכת מובילה פחות ליד שליחים ומחקרים חוזרים.
  • (ב) לשביעות רצון המשתמש: ל-FLT:1 יש צוות תוכן נמוך יותר, אשר קריטי בשוק עם מחסור ב-FLT:2radiologist 3.

קביעת היתרונות האלה לפני שהשדרוג מתחיל, ועקוב אחריהם לאחר יישום כדי לבנות מקרה עסקי עבור השקעות עתידיות בהחלפת משאבים.

מחקר מקרה: מודל PACS Change Management יישום

קחו בחשבון בית חולים קהילתי בן 300 ששינה את הרש"פ עם מערכת ענן-ארצית.הארגון ביצע תוכנית ניהול שינוי של 12 חודשים שכללה:

  • הערכה בסיסית של זיהוי כי -15% מהבדיקות של CT דרשו התאמות פרוטוקוליות תלויות ידנית.
  • ועדת ההיגוי עם שני דגי-הפעמיתים – רדיולוג אחד וטכנאי בכיר אחד.
  • ארבעה רולטים שלביים: מחוץ לחולה (2 שבועות), אשפוז (2 שבועות), ED (1 שבועות), ומרפאות מיוחדות (3 שבועות).
  • חדר מלחמה ייעודי עם כיסוי 24/7 בשני השלבים הראשונים.
  • סקרי פוסט-גו-חיים ב-3060, ו-90 ימים עם עדכוני תצורה של תצורה רציונטיבית המבוססים על משוב.

תוצאות: זמן החזרה הממוצע ירד מ-5.4 שניות ל-1.2 שניות.מבחן באמצעות חישוב עלה ב-18% בתוך 60 ימים. שביעות רצון רדיולוג (מחוש על סולם 1-5 אטו) עלה מ-3.2 ל-4.5.תוכנית ניהול השינויים הועלתה בהשגת פרודוקטיביות מלאה שלושה שבועות לפני המועד הפסימיסטי במקור התקציב, וחוסמת 90,000 דולר בעלויות צוות זמניות.

מסקנה: ניהול שינוי הוא גורם קליני

שדרוג PACS אינו מתקן תוכנה; זה טרנספורמציה של מערכת העצבים הדיגיטלית של מחלקת הרדיולוגיה.האסטרטגיות המתוארות במאמר זה - הכנה קשוחה, מעורבות בעלי עניין, גלגול, תמיכה בזמן אמת ושיפור מתמשך - לספק מפת דרכים להנעה של טרנספורמציה זו עם ביטחון.כאשר ניהול שינוי מטופל כאמצעי קליני הכרחי, התוצאה אינה רק תפקוד, אלא מערכת יעילה יותר, אלא יותר מאשר צוות, מסוגל יותר גמיש יותר.

לקריאה נוספת על מסגרות ניהול שינוי התאמה ל- IT, ייעוץ משאבים מ-FLT:0ProsciveFLT:1 ו-FLT:2HIMSS Change Management ב- Healthcare ITFLT 3.בנוסף, ה-FLT:4RSNA של משאבי AIFLT:5 מספק תובנות כיצד כלים למידה מכונה מתחילים להגדיל את העבודה המסורתית PAIRFLT, מה שהופך את ה-F עוד יותר מאיץ משאבים קריטיים של ניהול.

על ידי השקעה בניהול שינוי הקפדני ככל שאתה משקיע בטכנולוגיה, אתה מבטיח כי שדרוג PACS שלך מספק על הבטחתו - לא רק תכונות ומהירות, אלא גם שיפור טיפול המטופל ושביעות רצון מקצועית עבור כל מי שמסתמך על זה.