צוותי הנדסה ניהוליים דורשים הבנה ברורה של חלוקת עומס עבודה והקצאת משאבים. Microsoft Project מציעה תצוגות משאבים עוצמתיות שיכולות לסייע למנהלי פרויקטים לייעל את ביצועי הצוות ולמנוע כוויות. במאמר זה, אנו חוקרים טיפים מעשיים למינוף תצוגות המשאבים של MS Project כדי לנהל את עבודת צוותים הנדסי ביעילות, המכסה את הכל מהשקפות בסיסיות לטכניקות מתקדמות של מינוף, דיווח, אסטרטגיות תקשורת צוות.

הבנת תצפיות MS Project

MS Project מספק תצוגות משאבים שונות שנותנות תובנות לגבי האופן שבו משאבים מוקצה על פני משימות.הנוף הנפוץ ביותר כולל:

  • (ב) ⁇ :0) ראו: "הראו" (FLT:103) מציג את כל המשאבים עם פרטיהם, כולל יחידות מקסימליות, שיעורי עלויות ואחוזי הקצאה הכוללים.
  • (FLT:0)Resource Usage View:FLT:1shows הקצאות משאבים לאורך זמן, הדגשת שיאי עומס העבודה ובעיות הקצאה פוטנציאלית.השקפה זו היא קריטית לזיהוי כאשר חבר צוות מתוכנן ליותר עבודה מאשר היכולת הזמין שלהם.
  • (FLT:0) מינוף נוף גנט: ויזואליזציה 1: 1) ויזואליזציה משאבים לקביעת בעיות מעבר, מראה עיכובים ומשימות מפוצלות לאחר התאמות אוטומטיות.

מעבר לכך, MS Project מציע גם את FLT:0 ,Resource GraphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphFLT (הטבלה מציגה הקצאה לאורך זמן) ואת ה-FLT:2Team Planner PlanuraFLT 3 View (זמין ב- Project Online/Project Web App) המספק ממשק גרור-and-rop למילוי משימות.

מדוע נקודות מבט משאבים חשובות לצוותי הנדסה

עבודת הנדסה היא לעתים קרובות מורכבת, תלות הדדית, ו- משאבים-intensive. מהנדס יחיד יכול להיות מוקצה משימות מרובות - עיצוב, ביקורת קוד, בדיקות, או פגישות.ללא חשיפה נכונה, מעבר יכול להוביל לעיכובים, לשרוף ולבעיות איכות. [+]

  • סכסוכים לפני שהם משפיעים על לוח הזמנים.
  • איזון עומס עבודה על אנשים עם קבוצות מיומנות שונות.
  • לבצע התאמות משימות מושכלות בהתבסס על יכולת אמיתית.
  • קו עבודה קושרים לבעלי העניין ולחברי הצוות באופן שקוף.

טיפים לניהול יעיל עבודה

1.ביקורת רגילה על משאבים

בהתאם לסקירה של ה-FLT:0.Resource UsageofExaloferal Resource UsageFLT:1 (ראה זיהוי משאבים מהונדסים באופן כללי) לחפש משימות שנקבעו מחוץ לשעות העבודה או עם משימות מוגזמות. ביקורות רגילות עוזרות בגילוי מוקדם של בעיות עומס עבודה.הפרקטיקה הטובה ביותר: לבצע בדיקה יומית, להתמקד בנקודת הראות עבודה מדויקת רק כאשר חברי צוות נמצאים לעתים קרובות על מנת להציג משאבים שבהם הם ממשיכים לעקוב אחר זמינות בעבודה.

שימוש בפילטרים ל- Resource Usage View

MS Project מאפשר לך ליישם מסנן בתצוגת השימוש במשאבים כדי להציג רק משאבים מוכללים.בכרטיסיית התצוגה, לבחור "Resource Usage", ולאחר מכן לבחור "Fiter" ולבחור "משאבים מוכלים" באופן מיידי אשר חברי הצוות זקוקים לתשומת לב.

2. השתמש ב- Resource Leveling

(ב) [ה]הההתאמת] [ה] [ה]] [ה]]] ,[ה]]], [ההה] [ההההההההההההההההההההההההההההההההההההההההההההההתאמת]]]], לא תועדה [ה], אלא אם תועדה] תקבעה] היא תועדה], היא תועדה [ה], היא תועדה], היא תועדה], היא תועדה [ה], היא תועדה], היא תועדה], היא תקבעה], אם תקבעה], אם תועדה] היא תועדה [ה], היא תועדה], היא תועדה [ה], היא תועדה], היא תועדה], היא תועדה], היא תועדה ל[ב"ה], היא תועדה], היא תועדה], היא תועדה], היא תועדה [ה], אם תועדה [ה]

המונחים: the Leveling Gant View

התצוגה ברמת גן התצוגה מציג בר עבור כל משימה לפני ואחרי הזנת (אם אתה מאפשר את נקודת המבט "הכניסה גנט" מן הכרטיסיה View) זה מראה את לוח הזמנים המקורי לצד זה מותאם.אתה יכול לבדוק באופן ויזואלי היכן עיכובים להתרחש ולהחליט אם אתה מעדיף להחזיר את העבודה במקום לעכב את הפרויקט.עבור משימות הנדסיות כי הם quential (למשל, עיצוב חייב לדון ברמה קריטית), כדי לדון את הדרך כולה כדי לדון.

המונחים: place

Define כל יחידות מקסימליות של משאבים כדי לשקף את יכולתם במדויק.זה מונע מעבר להחלפה ומסייע בתכנון ריאלי.התאמה זמינות משאבים ב-FLT:0Resource SheetFLT:1 כדי לשלוט מדויק.עבור קבוצות הנדסה, לשקול משאבים במשרה חלקית, קבלנים, או משאבים משותפים על פני פרויקטים מרובים.

שימוש בלוחות שנה להנדסת צוותים

צוותי הנדסה רבים יש לוחות זמנים גמישים, ימים R & D, או הכשרה חובה. ליצור לוח שנה בסיס נפרד עבור כל תבנית עבודה (למשל, סטנדרטי, דחוס, או שינוי) ולאחר מכן להקצות לוח השנה למשאב ב-IPL. זה מבטיח MS Project מחשב זמינות כראוי.לדוגמה, אם מהנדס יש עבודה 4 ימים, להגדיר בסיס עם יום שישי, משאבים ותצוגה של Usage תשקף זמינות רק של 32 שעות בשבוע.

4.למינוף תצוגת Team Planner

ב- Project Online או Project Web App, ה-FLT:0.Team PlannersFLT 1 מראה מספק ממשק גרור-אנדרופ חזותי לניהול משימות משאבים.It מראה לכל אחד מהמשימות של חבר צוות על ציר זמן ומדגיש את תוכנית ההתאמה האדומה.You יכול להחזיר משימות על ידי גרירתן לשורה של אדם אחר, או לגלגל מחדש על ידי המשימה היא יעילה במיוחד עבור צוות סימולציה של צוות מקצועי, במיוחד, אם אתה יכול להיות מתאים במיוחד עבור צוות עבודה גמישה של צוות צוות עם ניסיון עבודה עם ניסיון עבודה גמישה עם צוות עם ניסיון ב-ידי צוות עם צוות עם ניסיון חזותי, אבל מתאים במיוחד, אבל הוא מתאים ביותר, אם אתה יכול להיות מתאים במיוחד עבור צוות עם ניסיון ב-ידי צוות עם צוות עם צוות עם ניסיון חזותי, אבל הוא מעדיף עם צוות טיפול גמישה עם צוות עם צוות צוות טיפול גמישה עם צוות עם צוות טיפול ב-ידי צוות עם צוות עם צוות עם ניסיון עבודה גמישה, במיוחד, במיוחד, במיוחד, במיוחד, אבל הוא מעדיף את הסימולציה של צוות טיפול פסיכולוגי, אבל הוא מעדיף את לוח זמנים דומה, אם אתה יכול להיות מתאים ביותר של צוות של צוות עם צוות עם ניסיון ב-ידי סימולציה של צוות של צוות של צוות צוות צוות צוות צוות צוות צוות צוות צוות צוות צוות

השתמש ב- Graph for Quick Visual Checks

ה-FLT:0.Resource GraphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphphFLT 1 מציג תרשים בר של הקצאה לאורך זמן. בחר משאב אחד כדי לראות את עומס העבודה שלהם על הפרויקט.זה מצוין לזיהוי שיאים.לדוגמה, ייתכן שמהנדס הוא 150% שהוקצה במשך שלושה שבועות רצופים לאחר מכן, לאחר מכן ניתן לקדוח לתוך תצוגת משאבים כדי לראות אילו משימות נוספות.

טכניקות מתקדמות לניהול עומס עבודה

שימוש ב- Multi-Project Management

(המכונים) לעתים קרובות מנהלים מספר פרויקטים בו-זמנית, חבר צוות יחיד עשוי לעבוד על פרויקטים מרובים. ליצור את ה-FLT:0Resource Pool PoolFLT:1 קובץ המכיל את כל המשאבים המשותפים ולקשר כל פרויקט לאותה בריכה.כאשר אתה משנה את הזמינות של משאבים או הקצאה בבריכה, הוא מעדכן את כל הפרויקטים המקושרים.

Best Practices for Resource Pools

  • שמור על קובץ מאגר המשאבים במיקום משותף נגיש לכל מנהלי הפרויקט.
  • הגדר הרשאות כדי להימנע מדיווחים מקריים.
  • לוח שנה של משאבים ושינויים זמינות בבריכה בלבד, לא בפרויקטים בודדים.
  • השתמש בתצוגת "Resource Pool" כדי לראות מעבר לכל התיק.

שילוב רמות סקיל ותפקידים

למשאבים הנדסיים יש התמחויות שונות (החזית, backend, קושחה, QA) ורמות בכירות.ב- MS Project, באפשרותך להוסיף שדות מותאמים אישית (למשל, "Skill Set" או "Role") ל-"משאבים Sheet" (להלן: "Seni Set" או "Role") ל-"משאבים"משאבים של משאבים אחרים על בסיס יכולת מיקוד משימות מותאמות באופן ידני.

ניתוח עומס עבודה עם דוחות

MS Project כולל דוחות בנויים עבור עומס עבודה משאבים.ניווט לכרטיסיה (FLT:0)ReportcioFLT:1 ובחירת דוחות "Resource" כגון:

  • (ב) עיין מקור:0) ,1 (ב) ,הראה תקציבית והעבודה בפועל למשאב.
  • (ב) עיין:0) מקורות המקור: 1FLT:1 עלות השקויות אשר יכול להצביע על שימוש יתר או מופרז.
  • (ב) ,0) ,עדכון משימות: 1 מהדורות החל בקרוב לכל משאב.

עבור צוותי הנדסה, לקבוע סקירה חודשית של ה-FLT:0Resource Usage ReportFLT:1 (זמין באמצעות אפשרות "דיווחים וירטואליים" אשר ייצוא ל- Excel או Visio) זה עוזר לזהות מגמות כגון מעבר עקבי בשלבים מסוימים (למשל, בדיקות לפני שחרור) השתמש בנתונים כדי לתכנן צוות עתידי או להתאים את זמני הפרויקט.

שיטות נוספות

מעבר להשקפות משאבים, כדאי לשקול את השיטות הטובות ביותר:

  • (FLT:0) ציפיות עומס עבודה: FLT:1 חברי הצוות הודיעו על ציפיות הפרויקט ומועדי המועדים.שתף את נקודת הסימון של השימוש במשאבים או גרסה פשוטה בפגישות צוות כך שכולם מבינים את יכולתם.
  • משימות:0 (Prioritize:FLT:1ir להתמקד במשימות קריטיות כדי להבטיח אבני דרך הפרויקט נפגשו ללא משאבים גוברים.בפרויקט MS, להשתמש בשדה "פריוריטי" על משימות ומיין על ידי זה בתצוגת השימוש במשאבים כדי לראות אילו משימות מוכללות הן החשובות ביותר.
  • (FLT:0) ,Utilize דוחות: 1FLT) השתמש בדיווחים של פרויקט MS כדי לנתח מגמות ניצול משאבים לאורך זמן.השוואה מתוכננת לעומת עבודה בפועל כדי לחדד טכניקות הערכה.
  • (FLT:0Set Baseline for Workload: FIRLT:1) לאחר סיום משימות, לשמור על בסיס.זה מאפשר לך להשוות עבודה בפועל נגד התוכנית ולזהות את היקף הזחילה או שגיאות השמדה.
  • (FLT:0) מעקב אחר זמן:FLT:1 עבור תצוגות משאבים מדויקות, חברי הצוות חייבים להזין את השעות האמיתיות שלהם בפרויקט MS (או מערכת מחוברת) ללא בפועל, הנוף מראה רק עבודה מתוכננת ולא יכול לשקף צווארי בקבוק אמיתיים.

ניהול חלק-זמן ומשאבים משותפים

קבוצות הנדסה לעיתים קרובות יש המתמחים במשרה חלקית, יועצים, או משאבי DevOps משותפים.ב- MS Project, להגדיר את יחידות מקס.מ. יחידות (למשל, 50% לעובד חצי זמן) בנוסף, להשתמש במשאבים FLT:0Resource CalendarFLT:1 כדי להגדיר את שעות העבודה בפועל שלהם.אם יועץ עובד רק בימי שני ורביעי, ליצור לוח שנה שמשקף את התצוגה של יום הכיפורים זה באופן מדויק למנוע מהם מוגבל.

שעות נוספות ושעה בחוץ

כאשר מהנדסים צריכים לעבוד שעות נוספות עבור שחרור, להקליט אותו ב- MS Project כעבודה במשרה מלאה (בשעות נוספות ב- Task Usage או ב- Resource Usage View) תצוגת המשאבים תופיע עבודה כוללת כולל שעות נוספות, עוזר לך לפקח על עייפות באופן דומה, ספר מתוכנן זמן (vacation, הכשרה) כזמן לא עובד בפרויקט המשאבים, MS יכול להפחית באופן אוטומטי זמינות, אשר כוחות לעיכוב או למשימות מוקדמות כדי למנוע את הזמן כדי להזין מחדש.

מלכודות נפוצות וכיצד להימנע מהם

  • (FLT:0) אבחון Graph המשאבים:FreaLT:1) מנהלים מסוימים מסתמכים רק על תרשים גנט. הזנחה של עמדות משאבים מובילה לעומס יתר על המידה.
  • (FLT:0) הפחתה של סמסטר ללא ביקורת: ההרחבה האוטומטית של MS Project עשויה ליצור פיצולים או עיכובים לא סבירים.תמיד להשתמש בתצוגת גנט ברמת הגניט כדי להבין את השינויים לפני קבלתם.
  • (FLT:0) שימוש ביחידות זמינות שגויות: FLT:1 אם אתה מגדיר את מקס יחידות ל-100% עבור עובד במשרה חלקית, MS Project מניח שהם זמינים במשרה מלאה, וכתוצאה מכך משימות לא מציאותיות.
  • (FLT:0) לא לעדכן את המציאות: 1FLT 1 ללא מידע עבודה בפועל, תצוגות משאבים נשאר תיאורטי.לא ליישם תהליך עבור חברי הצוות כדי לעדכן את התקדמותם השבועית, לפחות.
  • (FLT:0) ראוות עבודה עקיף: צוותים להנדסה 1FLT יש פגישות, תיעוד ומשימות תחזוקה. הוסף אלה כמשימות עם הערכות בתוכנית הפרויקט כך עומס העבודה שלהם מופיע בתצוגות משאבים.

הצצה עם כלים אחרים

MS Project יכול לייצא נתונים משאבים ל- Excel לניתוח נוסף. השתמש בתכונה "Copy Resource Usage" (מתוך הכרטיסיה View) כדי להדביק את Excel עבור טבלאות או תרשימים עבור קבוצות באמצעות Jira או Azure DevOps, לשקול באמצעות מחבר (איור:0 Microsoft DevOps ו- Projectאינטגרציה לוח 1) או לייצא ערך ל- CSV שיכול להיות מיובא עבור מנהלים אחרים, אשר עדיין לספק גישה גמישה עם קיבולת של MS.

אימון הצוות שלך על תצוגות של MS Project

כדי לממש את היתרונות, להכשיר גם מנהלי פרויקטים והנדסה מוביל לפרש תצוגות משאבים.

  • ניווט בין Sheet, Usage ו- Graph Views.
  • החלת מסננים וקבוצתיות לניתוח מהיר.
  • הבנת מה נראה מעבר וכיצד לפתור אותו (הפסקה, עיכוב או דחייה).
  • שימוש בדיווחים כדי לתקשר עם בעלי עניין.

לספק מדריכים כתובים או הדרכות וידאו מתייחסות ל-FLT:0 (הסקירה הרשמית של Microsoft ניהול משאבים) של Microsoft Microsoft (Microsoft) , ניהול משאבים 1 (מעודד מנהלים לתרגל עם קבצי פרויקט מדגם הממחישים את זרימת העבודה של הנדסה).

מסקנה

על ידי שימוש קבוע בהשקפות המשאבים של MS Project ולאחר הטיפים האלה, מנהלי פרויקטים יכולים לשמור על עומס עבודה מאוזן על פני קבוצות הנדסה, המוביל לפרודוקטיביות גבוהה יותר וחוק צוות טוב יותר.המפתח הוא לעבור מעבר למבטים מזדמנים בתרשים גנט ולהפוך ניהול משאבים לפרקטיקה רציפה, המונעת על ידי נתונים.התחל עם ביקורות קבועות של ערכת ניהול משאבים, להגדיר מגבלות מדויקות, ממינוף בחוכמה, ולשלב משוב מ- MSF, כאשר נעשה שימוש יעיל יותר של טכניקות ניהול משאבים מתקדמים של ניהול משאבים עבור ניהול משאבים מתקדמים יותר, אך ורק עבור ניהול משאבי אנושה של MSF.