יצירת לוח הבקרה של ניהול סיכונים פרויקט הנדסה

בניית לוח הבקרה של ניהול סיכונים מקיף בTrello for Engineering Projects

פרויקטים הנדסיים, בין אם הם מעורבים תוכנת בנייה, חומרה או תשתיות, הם מוטרדים לחלוטין מחוסר ודאות.עלויות על גבי יתר, עיכובים לוח זמנים, חוב טכני, ומגבלות משאבים יכולים לשקוע אפילו את היוזמות המתוכננות ביותר.תהליך ניהול סיכונים מובנה הוא חיוני, אבל זה לעתים קרובות הופך לאחר שנקבר בגליונות מבוזרים או מסמכים סטטיים שלה.

למה טרלו לניהול סיכונים הנדסיים?

לפני צלילה לתוך ההתקנה, כדאי להבין מדוע טרלו הוא מתאים טוב.בניגוד לכלים ייעודיים לניהול סיכונים, טרילו הוא נמוך חיכוך והתאמה אישית מאוד.זה מאפשר לצוותים לשלב ניהול סיכונים ישירות לתוך זרימת העבודה הקיימת שלהם מבלי לעבור לכלי נפרד.

(ב) ,0) בהירות ויסקיאלית: 1FLT:1 מועצת הקנברן נותן מבט גלוי על מעמד הסיכון וקידמה.
(ב) ,0) קולונל: חברי צוות 1 יכולים להגיב, לצרף קבצים ולעדכן כרטיסי סיכון בזמן אמת.
(ב) ⁇ :0) ⁇ : 1FLT: תכונה של טרלו יכול להתמודד עם משימות חוזרות, הודעות ותנועות רשימה.
(ב) ⁇ :0) ⁇ : 1FLT:1 Power-Ups מחבר את טרלו עם Slack, Jira, Google Drive וכלים הנדסיים אחרים.
יעילות:0 (FLT:1) השכבה החינמית מכסה צרכים בסיסיים; תוכניות בתשלום להוסיף תכונות מתקדמות כמו שדות מותאמים אישית ועוד אוטומציה.

על ידי שמירה על לוח מחוונים סיכון ייעודי, צוותי הנדסה עוברים ממלחמת אש תגובתית להפחתה בסיכון, שיפור חיזוי הפרויקט וביטחון המשלוח.

שלב 1: יצירת וחתירה למועצת הסיכון

החל על ידי יצירת לוח טרילו חדש בשם זה משהו תיאורי כמו FLT:0.Project X - Risk DashboardveFLT 1 או FLT:2Engineering Risk RegisterofLT 3: אם הארגון שלך פועל מספר פרויקטים במקביל, לשקול לוח סיכון מאסטר עם תוויות עבור כל פרויקט, או לוחות נפרדים עבור כל יוזמה.

אישורים וזמינות

הגדר את ה-Switch ל-"Workspace-able" אם יש לגשת ל-"קבוצת ההנדסה" כולה, או "פרטי" אם היא מכילה מידע רגיש.הוספת בעלי עניין מרכזיים – מנהלים פרושים, מובילי טכנולוגיה ובעלי סיכון – כחברים. השתמש בתפקיד "Obser" למנהלים הזקוקים לגישה לקריאה בלבד.

יצירת רשימת Lifecycle

הליבה של המחוונים היא קבוצה של רשימות המייצגות שלבים בתהליך ניהול סיכונים, בעוד במאמר המקורי מציע חמישה שלבים, אנו יכולים להרחיב את זה לזרימת עבודה מאומצת יותר המשקפת את שיטות העבודה הטובות ביותר כמו ISO 31000 או מסגרת ניהול סיכונים של PMI.

(FLT:0Risk Identification:FLT:1) סיכונים חדשים הוצעו אך עדיין לא נבדקו.זהו ה backlog עבור סיכונים שנלקחו מפגישות צוות, ביקורות אירועים, או סריקה פרואקטיבית.
הערכה:0 (FLT:1) סיכונים אשר מוערכים כיום להסתברות, השפעה ודחיפות. חברי הצוות לנתח את הסיכון ולהקצות ציונים ראשוניים.
(התוכנית של תפוצה:0) תכנון: 1FLT (ה) סיכונים עם אסטרטגיות מייגציה מאושרות.כאן הצוות מגדיר פעולות קונקרטיות, קונטינגנטים ובעלי חיים.
(הקדמה:0) התקדמות / יישום: סיכון 1FLT:1 שבו פעילויות מיגנציה מתבצעות.
(ב) [15] ⁇ : ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
(ב) ⁇ :0) ,(ה) ,(הסיכוןים שאינם רלוונטיים יותר (מוחלטים, מקובלים או מובנים) שומרים על כרטיסים סגורים עבור שביל ביקורת.

באפשרותך להתאים את שמות הרשימה בהתבסס על זרימת העבודה של הצוות שלך.לדוגמה, כמה קבוצות מעדיפים רשימות נפרדות עבור סיכונים "גבוהים עדיפות" כאזור טריגנציה חזותי.המפתח הוא ליצור זרימה הגיונית שכרטיסים עוברים משמאל ימינה.

שלב 2: עיצוב כרטיסי סיכון עם שדות נתונים מרכזיים

כל כרטיס סיכון צריך להיות תיעוד המכיל את כל המידע הדרוש לקבלת החלטות, בעוד התיאור של הכרטיס יכול להחזיק פרטים ללא מטרות רווח, נתונים מובנים מנוהלים טוב יותר באמצעות FLT:0Trello Custom FieldsFLT:1 (זמין בתקן, Premium, ותוכניות ארגוניות).

(הופנה מהדף LT:0Risk Description: FLT:1; A concise title (למשל, "תלויות נפשית בממשק של צד שלישי עשויה להיפסק").
(ב) ,0) אמינות: רשימת ירידה עם ערכים כמו נמוך מאוד, נמוך, בינוני, גבוה מאוד, גבוה מאוד, להשתמש באחוזים מספריים אם הצוות שלך מעדיף קלטות כמותיות.
(ב) ⁇ :0 (Impact:0) ,(ההשפעה על על עלות, לוח זמנים, היקף או איכות.
(FLT:0Risk Score:FLT:1 שדה מחושב (אפקט × אפקט) - אבל מכיוון ששדות מותאמים אישית טרלו אינם מבצעים חישובים באופן מקומי, אתה יכול להשתמש שדה מספר שבו בעל הסיכון נכנס באופן ידני לציון מספרי, או להשתמש בתוויתות כדי לציין קטגוריות (למשל, גבוה, בינוני, נמוך).
הבעלים:0Risk:FLT 1 , Assign to a Team Member באמצעות סעיף "Members" על כל כרטיס.
(FLT:0)ue Date for Next Review:FLT:1) קבע תאריך יעד עבור הפעלת מעקב. השתמש באטלר כדי להעביר כרטיסים ל-"Monitoring" כאשר תאריך מראש עובר ללא עדכון.
(ב) ,0) ,R.I.S.ilsk Category: 10:1 השתמש בלייבלים עבור זה.

בנוסף לתחומים מותאמים אישית, למנף את ה-SEP של הכרטיס:0ChecklistFLT:1 תכונה לעקוב אחר צעדי הקטנת הקטנת. צור רשימה שכותרתו "פעולות הקטנת" עם תת-tasks כמו "הארכה בחוזה עם ספקים", "הפעלת נפילה", וכו 'כל פריט בדיקה יכול להיות מוקצה ויש לו תאריך משלה.

השתמש ב-FLT:0 ,Cardeur DescriptionFLT:1 כדי להוסיף נרטיב עשיר: ניתוח שורש, הנחות, ההקשר ההיסטורי, וקישורים לתמיכה במסמכים (למשל, Google Docs, Jira כרטיסים, דפי Confluence).

שלב 3: שימוש בלייבלים עבור Categorization ו-Preitization

תוויות בTruello הן תגים בצבע קודקוד שניתן להשתמש בהם עבור ממדים מרובים. הגדר שתי קטגוריות של תוויות עבור לוח המחוונים בסיכון שלך:

תוויות סיכון

(ב) [13]:0Technical:FLT:1 בעיות איכות קוד, סיכונים ארכיטקטורים, כלי מגבלות, פרצות אבטחה.
(ב) ,0) ,Schedule: Deadlines, משאב זמינות, עיכובים תלותיים, סיכונים קריטיים.
(ב) ⁇ :0) ,(הההעברה של תקציב 1:1), הוצאות בלתי צפויות, תנודות עלות חומרית.
(ב) ,0) מבצע: גלגול: התפלגות צוות, התמוטטות תקשורת, יעילות תהליך.
(ב) ,0) ,External:FLT:1 בעיות Vendor, שינויים רגולטוריים, שינויי שוק, מזג אוויר (עבור פרויקטים חומרה).

המונחים: Zion

השתמש בתווית כדי לציין את רמת הסיכון הכוללת המבוססת על שילוב של הסתברות והשפעה:

(ב) אדום - קריטי (תיקון 1525): הסתברות גבוהה והשפעה גבוהה.
(ב) ⁇ (הופנה מהדף ⁇ 1014): ⁇ 1014) דורש תוכנית הפחתה בתוך שבוע/הההתמכה.
(ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
(ב) ,0) ירוק (הקורה 1-4): קבלה והמסלול; אין פעולה מיידית.

ניתן גם להוסיף תווית מיוחדת כמו "מזומנים" לסיכוני הדגל הדורשים קבלת החלטות ביצועית.התוויתים מאפשרים סינון מהיר: עבור סקירה של עמידה, להסתיר את כל התוויות הירוקות ולהתמקד בכרטיסים כתום ואדום.

שלב 4: שטף עבודה אוטומטית עם באטלר

באטלר, מנוע האוטומציה של טרילו, יכול להפוך את הסיכון שלך לשמירת עצמי.כאן כמה כללים שימושיים של באטלר לניהול סיכונים:

(FLT:0) כרטיסי אשראי:FLT:1 כאשר פריט הסימון הושלם (למשל, "Root לגרום לניתוח להשלים") באופן אוטומטי להעביר את הכרטיס מ"הערכה פנימית" ל"תכנון תחמושת".
(ב) ,0) ,9 תזכורות תאריך תאריך: כאשר כרטיס יש תאריך מראש ביומיים הבאים, שלח תגובה: "סקירה של סיכון ⁇ עקב זמן קצר - סטטוס עדכון".
(FLT:0) הסיכון מזהיר: FLT:1hil אם כרטיס לא עודכן בשבעה ימים ואינו ברשימת "סגורים", לאחר תגובה וסימון לבעל הסיכון.
(ב) [15] , [17] , עיין ב[[1924]] ב[[1924]], ב[[1924]], [[1924]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]]
(ב) ,0) נסגר: 1 כאשר כרטיס עובר לרשימה "סגורה", ברור תאריכים ותיוויתות כדי לשמור אותו נקי.

באטלר יכול להיות מופעל על ידי כפתורים, לוחות זמנים או פעולות קלפים.התחל עם כללים פשוטים ולהוביל כמו זרימת העבודה של הצוות שלך בוגר.

שלב 5: הגדרת Rhythm

לוח נתונים שימושי רק אם הוא משמש באופן קבוע. integrate Risk Review into your הקיים Scrum or Kanban טקסי.

(ב) עיין ברשימות "הקדמה" ו"מדריטור" כדי להבטיח פעולות הקטנת עדיפות.
(ב) ,0) חברי צוות: 0 (FLT:1) לסרוק במהירות כרטיסי אדום וכתום לבלוקים הדגלים.
(FLT:0) בדיקה אחרונה ב-Moderly Risk Review: FLT:1 Dedicate 30 דקות כדי לעבור את כל הסיכונים הפתוחים, לעדכן ציונים, לזהות סיכונים חדשים. השתמש כפתור באטלר שיוצר כרטיס חדש ריק ל"סיכון חדש" כנקודת התחלה.

שקול ליצור לוח קובץ "Risk Review" נפרד שבו אתה מעביר כרטיסי סגור מעת לעת כדי למנוע קלוטר על לוח המחוונים הראשי. לחלופין, השתמש בתכונה "קובץ" עבור כרטיסים מעל שנה אחת, אבל לשמור על יומן חיפוש.

שלב 6: אינטגרציה עם כלי הנדסה

לוח הבקרה לניהול סיכונים אינו קיים בבידוד.חבר טרלו עם הכלים שצוות ההנדסה שלך כבר משתמש.כאן האינטגרציה החשובה ביותר:

(FLT:0Slack או Microsoft Teams:FLT:1) השתמש ב- Power-Ups כדי לדחוף שינויים בכרטיס לערוץ סיכון.לדוגמה, שליח אוטומטי כאשר כרטיס עובר ל- "Critical" או כאשר תאריך היעד מפספס.
(FLT:0)Jira:veFLT:1 אם אתה משתמש Jira למעקב אחר בעיות, Jira Power-Up מאפשר לך לקשר כרטיסי סיכון לכרטיסי Jira ספציפיים. צור שדה מותאם אישית על כרטיס הסיכון עבור מפתח Jira, או להשתמש בקישור שנבנה.זה שימושי במיוחד כאשר הסיכון הופך לבעיה בפועל (למשל, דוח באג).
(FLT:0) Google Drive/ OneDrive:FLT:1 , קידודי סיכון המצורפים, גליונות מבוזרים, ו- mitigation מתכננת ישירות לכרטיסים באמצעות קובץ קבצים מצורפים או Power-Ups כמו "Google Drive".
(FLT:0)GitHub / GitLab:03:03:03:03:1) עבור הנדסת תוכנה, קישור כרטיסי סיכון לקידוד repositories, למשוך בקשות ליישום צמיגים, או יועצים אבטחה.
(FLT:0)Confluence:FLT:1 קישור לרשומות החלטות אדריכלות (ADRs) או מסמכי עיצוב המשפיעים על הערכת הסיכון.

Power-Ups זמינים מהמקלט של טרלו.חלק עשויים לדרוש תוכנית טרלו בתשלום, אבל רבים הם חופשיים, להעריך את הצרכים של הצוות שלך ורק להוסיף Power-Ups כי להפחית את החיכוך - יותר מדי יכול לגרום לרעש.

שיטות מתקדמות: מפת חום סיכון בטרלו

בעוד טרלו לא מייצרת מפות חום, אתה יכול ליצור אפליקציה חזותית באמצעות רשימות ולייבלים.לדוגמה, להגדיר לוח עם עמודות עבור הסתברות (Low, Medium, גבוה) ושורה להשפעה (Low, Medium, צוותים גבוהים) על ידי שימוש בתצוגת תמונה אישית או לוח נפרד עבור סיכונים עתירי חום.

מלכודות נפוצות וכיצד להימנע מהם

(FLT:0) יותר מדי סיכונים:FLT:1 לא רשימה כל בעיה פוטנציאלית. להתמקד בסיכונים רלוונטיים וסביר להניח. השתמש ברשימה "הכרת" כשלישייה; רק לעבור כדי להעריך אם הסיכון עובר בדיקה מהירה של סניפיות.
(ב) ,0) ,Negting עדכונים: FLT:1 איור 1 של מסמנת סיכון הוא גרוע יותר מאשר אף אחד. תזכורות אוטומטיות וגורמת לסיכון לבקרת פריט אג'נדה עומד.
(ב) כל כרטיס סיכון חייב להיות בעל בשם אם כרטיס כרטיס אינו חתום, הוא יסחף.
(FLT:0) ,Overcomplicating: 1FLT מתחיל פשוט, אתה תמיד יכול להוסיף שדות ואוטומציה בהתאמה אישית מאוחר יותר.המטרה היא להפוך את ניהול הסיכון לרגיל, לא לבנות מערכת מושלמת מיד.
(ב) ⁇ :0) ⁇ : ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇

יעילות ה-Dashboard ביעילות

כדי להבטיח את לוח המחוונים של הסיכון שלך עובד, לעקוב אחר כמה מטא-מטריות:

(ב) מספר הסיכונים שזוהו בחודש: FLT:1 האם צוותים מוצאים סיכונים באופן פעיל מוקדם?
(ב) [ה]הזמן מזיהוי לתכנית הפחתת התפוצה: האם סיכונים נעים במהירות דרך זרימת העבודה?
(ה)התקדמות של סיכונים נפתרה לפני שהפכה לסוגיות: אנדרל 1 (ה) זהו ה-KPI האולטימטיבי. השווה את מספר הסיכונים שהפכו לבעיות בפועל לעומת אלה שהופחתו.
(ב) האם כרטיסי סיכון מעודכנים באופן קבוע? (ה) פעילות נמוכה עשויה להצביע על התהליך הוא כבד מדי.

השתמש ב"כוח-Up: Card Aging" (כלי מופעל על ידי באטלר) כדי להדגיש באופן ויזואלי כרטיסים שלא עודכנו.אם הקלפים הופכים אפורים (גיל), זהו סימן לכך שתשומת הלב נדרשת.

מסקנה: מתגובה לניהול סיכונים פרואקטיבי

על ידי בניית לוח התארגנות לניהול סיכונים מובנה בטרלו, צוותי הנדסה הופכים את ניהול הסיכון של כלה מנהלי לתוך תרגול מתמשך, שיתופי. לוח הראייה שומר סיכונים על מכ"ם של כולם, בעוד שדות מותאמים אישית ואוטומציה להפחית את המדריך יתר על פני השטח.אינטגרציה עם Jira, Slack, וכלים אחרים מבטיחים כי הקטנת הסיכון הוא ארוג לתוך זרימת העבודה היומית ולא משולש בתהליך נפרד.

התחל עם לוח פשוט באמצעות רשימות ותוויתות שתוארו לעיל.לרוץ את זה עבור שני ⁇ , ולאחר מכן לחדד על בסיס משוב.עם הזמן, הצוות שלך יפתחו תרבות מודעות סיכון אשר תופס בעיות לפני שהם יסולפים, המוביל פחות הפתעות, חיזוי משלוח טוב יותר פרויקטים הנדסיים מוצלחים יותר.

לקריאה נוספת, בדוק את תבנית ניהול ה-Trisk Management Format 1 ו-FLT:2 של מכון ניהול סיכונים ניהול פרויקטים ניהול שיטות ניהול הטוב ביותר של ניהול פרויקטים 3, גם לחקור מדריכי אוטומציה של FLT:4 Butler:5 כדי למקסם את יעילות הלוח שלך.