כיצד להשתמש Wbs כדי אופטימיזציה של פרויקט הנדסה Procurement וניהול Vendor

מדוע ניהול ונודור נהנים ממבנה של פרידה בעבודה

פרויקטים הנדסיים חיים או מתים על ידי איכות של רכש וניהול הספק שלהם.חומרים חייבים להגיע על ספקטרום ועל לוח הזמנים. Vendors חייב לספק ללא קבוע של אש.אבל צוותים רבים מתייחסים רכש כתפקוד מנהלי נפרד, מנותק מההלב הטכני של הפרויקט.זה ניתוק עיכובים, עלות יתר, ונקודות אצבע.

מבנה השבר של העבודה (WBS) מגשרים הפערים. A בנוי כראוי WBS הופך פרויקט קליט לתוך קבוצה של חבילות עבודה דיסקרטיות.כל חבילה מגדירה בדיוק מה צריך לקנות, מתי, וממנו.כאשר ניהול רכש וספק מונעים על ידי WBS, כל רכישת קשרי קבלת החלטות ישירות לפרוייקט.

מאמר זה עובר דרך מכניקה של שימוש WBS כדי לייעל את רכש ההנדסה וניהול הספק.זה מכסה את מושגי הליבה, צעד אחר צעד טקטיקות יישום, וטעויות נפוצות שיכולה לקלקל אפילו מאמץ מכוון היטב. עד הסוף תהיה לך מסגרת שתוכל להסתגל לפרויקט הבא שלך.

מהו מבנה של התמוטטות עבודה?

מבנה של התמוטטות עבודה הוא מחיקה היררכית של היקף העבודה הכולל להתבצע על ידי צוות הפרויקט.זה מתחיל עם המוצר הסופי או המטרה בראש ומפרק אותו לחלקים קטנים יותר, ניתנים לניהול.כל רמה יורדת מייצגת הגדרה מפורטת יותר ויותר של העבודה.

ל- WBS הסטנדרטי יש מספר מאפיינים:

• (ב) ⁇ :0) ,הדרגה העליונה (רמה 1) היא הפרויקט המלא.רמה 2 שובר אותו לשלבים גדולים או תת-מערכות.
• (ב) הכלל:0.100%: ⁇ 1:1 ,סכום העבודה בכל רמה נתונה חייב להיות שווה 100% מהעבודה מיוצגת על ידי אלמנט ההורה.
• (FLT:0) חבילות עבודה: ההרחבה הנמוכה ביותר של WBS מורכבת מחבילות עבודה - יחידות של עבודה שניתן להקצות, תקציב, מתוכנן, ועוקב אחר זה חבילת עבודה בדרך כלל נמשך בין אחת לשלושה תקופות דיווח.
• (ב) ⁇ :0(WBS Dictionary:) 1FLT:1 כל אלמנט WBS מלווה ברישום מילון המתאר את העבודה, את היתרונות, אבני הדרך ואת הצדדים האחראים.

WBS אינו לוח זמנים, תקציב או תרשים org. זה מודל טווח.אבל כי הוא מגדיר כל חלק של עבודה שיש לעשות, זה הופך לנקודת ההתחלה ההגיונית עבור רכש: כל חבילת עבודה מרמזת על צורך בחומרים, בציוד או שירותים.

היתרונות של שימוש WBS עבור Procurement וניהול Vendor

צוותי הנדסה שדלגו על WBS ונקפצים ישר לתוך רכישת לעתים קרובות להתמודד עם אותן בעיות. פריטים הם הורה מוקדם מדי או מאוחר מדי. רכיבים קריטיים מתעלמים.ההיקף של Vendor חופפים או מכילים פערים.

זמינות לכל דרישות ההסתברות

כאשר ה- WBS הושלם לפני תחילת הרכישה, כל חבילת עבודה מתועדת.הצוות מזהה בדיוק אילו משאבים נדרשים לכל חבילה.לא עוד תגליות של דקות האחרונות ש"שכחנו להורות על שסתום הבקרה" כוחות WBS ביקורת יסודית ושיטתיתנית של היקף הפרויקט כולו.

« « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « « «

כל הזמנה של רכישה יכולה להיות מקושרת חזרה לאלמנטים של WBS אחד או יותר.עקביות זו מקלה לענות על שאלות כמו "מדוע אנחנו קונים משאבה זו?" או "איזה חלק בפרויקט צורב את הכבלים האלה?", היא גם מפשטת את ניהול השינויים: כאשר חבילת עבודה משתנה, צוות רכש יודע מיד אילו פקודות מושפעות.

עדיף על עלויות אסטנסמציה ובקרת תקציב

WBS מספק את המבנה עבור עלות תחתית estimating.כל חבילת עבודה מוערכת בנפרד, וההערכות הללו מוגלות לפרויקט הכולל.עבור רכש, זה אומר שלכל חומר או ציוד יש קו תקציבי ספציפי.

סיכון מופחת של Vendor Misalignment

לעתים קרובות מספקים את המפרט הלא נכון, להחמיץ מועדים, או לטעון שההיקף שלהם לא ברור. WBS עוזר ליצור ציפיות מדויקות, משותפות.כל הצהרה של עבודה של כל מוכר יכול להיגזר מהתצוגות המילון WBS עבור חבילות העבודה הרלוונטיות.אין עמימות לגבי מה "furnish and Install" באמת.

שלב-בי-Step: אופטימיזציה של אישור עם WBS

שילוב WBS לתוך רכש אינו אוטומטי.זה דורש תהליך מכוון.הצעדים הבאים מתווה כיצד לנוע ממבנה WBS לתוכנית רכש שעובדת.

שלב 1: Define Clear Work Packs

החל על ידי הטלת הפרויקט לחבילות עבודה שזוהו באופן ייחודי ויש להם גבולות ברורים.חבילה טובה עבודה טובה היא קטנה מספיק כדי להיות מוקצה לאדם יחיד או מוכר, אבל גדול מספיק כדי להיות יעיל עלות לנהל.לדוגמה, במקום אלמנט ברמה גבוהה הנקרא "מערכות חשמלריות", לפרוץ אותו ל"תתתתתתתתתתת לתקן", "פא" ו" על ידי "מערכת בחירות".

כל חבילה עבודה חייבת להיות בעלת יכולת מספקת מוגדרת היטב.ללא יכולת לספק, אין שום דבר לרכוש. השתמש במילון WBS כדי לתאר את הספק בפירוט מספיק כי המוכר יכול לסכן את המפרט, את הכמויות, את הסטנדרטים האיכותיים, ואת כל קודים או סטנדרטים רלוונטיים.

שלב 2: זיהוי דרישות תשלום עבור חבילת עבודה

עבור כל חבילת עבודה, רשימה של כל החומרים, הציוד, התוכנה והשירותים הדרושים כדי להשלים את זה.צעד זה נעשה טוב ביותר בשיתוף עם צוות ההנדסה, מומחי רכש, ספקים פוטנציאליים (אם מותרת מעורבות שוק מוקדם).

יצירת רכש צריך ממטריקס כי המפות כל רכיב WBS לפריטים שיש לרכוש.המטריקס צריך לכלול:

• WBS אלמנט מזהה ושם
• תיאור וכמות
• תאריך משלוח נדרש (מבוסס על לוח הזמנים של הפרויקט)
• דרישות מיוחדות (למשל, אישורים, בדיקות, תנאי משלוח)
• טווח עלויות משוער

מריצה זו הופכת לבסיס לוח הזמנים של רכש.זה מבטיח כי שום דבר לא מפספס וכי הזמנים המובילים מתאימים אבני דרך של הפרויקט.

שלב 3: אחריות

לאחר שצרכי רכש מזוהים, להחליט מי יפיק כל פריט.חלק מהפריטים הטובים ביותר נרכשים על ידי צוותי רכש פנימיים; אחרים עשויים להיות מוקצה קבלנים כלליים או אינטגרטורים במערכת.ה-WBS עוזר להבהיר את המשימות האלה כי לכל חבילת עבודה יש מסיבה אחראית.

עבור פריטים יישומיים של הספק, רכיב WBS יכול להיות מוקצה ישירות למוכר כהיקף של עבודה.לדוגמה, אם חבילת עבודה 2.3.1 היא "Control Valve Procurement ומשלוח", הספק מקבל מסמך טווח שמתאים בדיוק לתיאור מילון WBS. היערכות זו מפחיתה את back-and-forth כי בדרך כלל מגיפה רכש.

שלב 4: קבע קווי זמן אלים עם Project Milestones

WBS אינו לוח זמנים, אבל הוא מזין את לוח הזמנים. ברגע שחבילות העבודה מוגדרות ומקושרות ברצף הגיוני, צוות רכש יכול לקבוע תאריכים של מיקום סדר, זמני ייצור וחלונות משלוח.

1. ממפה כל חבילה עבודה עד תאריך ההתחלה המוקדם ביותר שלה בלוח הזמנים של הפרויקט.
2. צמצם את זמן ההובלה של רכש (כולל הסתמכות, הערכה, משא ומתן, ייצור ומשלוח) כדי לקבוע את מועד ההזמנה.
3. הוסף buffers עבור פריטים בסיכון גבוה - בדרך כלל 10-20% מהזמן המוביל הכולל.
4. הכנסו את התאריכים האלה בלוח הזמנים של רכש ואת מערכת בקרת הפרויקט.

כאשר אבני דרך רכש גלויות באותה מערכת המשמשת להנדסה ובנייה, הצוות כולו רואה תלותיות. עיכוב בבחירת הספק עבור חבילת עבודה אחת מיד גורם התראות לפעילות במורד הזרם.

ניהול ה- WBS

ניהול Vendor אינו רק על חוזים ומשלוחי בדיקה.זה עומד להבטיח שכל מוכר מבצע לסטנדרט ולקבוע הנדרש על ידי הפרויקט.ה-WBS מספק את השפה המשותפת ואת המבנה הדרוש לרמה זו של שליטה.

פיתוח מפרט מפורט של מילון WBS

במקום לכתוב הצהרות יקומות, השתמש במילון WBS כדי ליצור את התערוכות הטכניות עבור כל חוזה.המילון כבר מכיל את התיאור הנמסר, קריטריונים קבלה, והתייחסות לסטנדרטים.העבודה של צוות רכש הופכת לתבנית מידע זה לבקשת הצעה (RFP) או הזמנת רכישה.

תרגול זה מבטל את "הציפר" הכולל של כל הקומון שבו ספקים טוענים כי עבודה מסוימת לא הייתה בהצעה המקורית.אם העבודה נמצאת במילון WBS, היא בהיקף.אם היא לא במילון, היא אינה שייכת – וכל בקשה לעבודה נוספת גורמת לצו שינוי רשמי.

עקבו אחרי WBS Milestones

ביקורות רגילות של ספקים צריך להתייחס חבילות העבודה WBS. עבור כל מוכר, לזהות את רכיבי WBS שהם אחראים לעקוב אחר התקדמות עבור אלמנטים אלה.אל תנסה לפקח על הפעילות הפנימית של הספק. במקום, למדוד את ההתקדמות שלהם לקראת השלמת חבילות העבודה המוגדרות.

(FLT:0)Example:FLT:1 אם מוכר מספק את הפלדה המבנית העיקרית עבור גשר, אלמנטים WBS עשויים להיות "הההפצה של סלאל", "Steel Delivery", ו"Steel Erection" לכל אלמנט יש תאריך סיום מתוכנן וספק.מנהל הפרויקט יכול לבדוק אם ההיווצרות היא מעקב על ידי סקירה של אחוז הפלדה של חתיכות ולוח הזמנים של WSBS השלים.

תקשורת פתוחה באמצעות WBS Terminology

אחד החסמים הגדולים ביותר לניהול הספק הוא חוסר תקשורת.מהנדסים משתמשים בצנצנת טכנית; רכש משתמש בשפה של עסקה; ספקים משתמשים ב קיצורים שלהם.ה- WBS מספק התייחסות ניטרלית, מובנה שכל אחד יכול להסכים עליה.

יש לקיים פגישות קבועות שבהן סדר היום מאורגן על ידי אלמנטים WBS. לדוגמה: "אנו נתחיל עם WBS 1.2.1 - הקרן, ולאחר מכן לעבור ל-1.2.2 - קונקטר פינג" מבנה זה שומר את השיחה ממוקדת בספקות, לא על אישיות או דעות.זה גם מקל לכלול ספקים מרחוק כי הם יודעים בדיוק איזה חלק של מפגשים נוגעים לעבודה שלהם.

ניהול סיכונים באופן פרואקטיבי עם WBS

ניהול סיכונים הוא לעתים קרובות תגובתי: בעיה מופיעה והצוות מתאמץ.ה-WBS הופך את הזיהוי סיכון לתהליך שיטתי.עבור כל חבילת עבודה, שאל שלוש שאלות:

• מה יכול להשתבש עם רכש החבילה הזו? (למשל, ספק המקור היחיד, זמן מוביל ארוך, מחסור בחומר גלם)
• מה הסיכוי וההשפעה?
• אילו פעולות הקטנת ניתן לנקוט מראש?

מסמך סיכונים אלה ברישום סיכון כי הקצאת רכיב WBS. ולאחר מכן להקצות בעלי סיכון לכל אחד.צוות רכש יכול להשתמש במידע זה כדי ליצור ספקי גיבוי, לנהל משא ומתן על סעיפים עונשים, או להזמין מלאי בטיחות.כאשר סיכון מממש, ההשפעה על הפרויקט היא מיד גלויה כי אלמנטים WBS מושפעים ידועים.

שילוב של WBS עם מערכות הפעלה וכלים

חברות הנדסה מודרניות להשתמש בתכנון משאבים ארגוני (ERP) מערכות ניהול פרויקטים, ולעתים פלטפורמות CMS ללא ראש כמו Directus כדי לנהל נתונים. WBS צריך להיות עמוד השדרה של המערכות האלה, לא מסמך לאחר-העובד.

בעת הקמת מודול רכש, להבטיח שכל הזמנה לרכוש, הצעת ספק וקבלה ניתן לתייג עם קודים אלמנט אחד או יותר WBS. תג זה מאפשר דיווח בזמן אמת על מצב רכש על ידי אזור הפרויקט.לדוגמה, לוח נתונים יכול להראות את כל ההזמנות הפתוחות עבור WBS-2 "Piping Systems", עם תאריכי משלוח נוכחיים וצריכה.

Directus, להיות פלטפורמה תוכן, ניתן להגדיר לאחסון דיוני WBS, רכש מזחלות, ומוכר רשומות כתוכן מובנה. כל רכיב WBS הופך לכניסה עם שדות לתיאור, תקציב, מצב רכש, וספק מקושר.הגמישות של Directus אומר שאתה יכול לבנות בדיוק את ההשקפות שאתה צריך - מפרויקט גבוה ברמה גבוהה כדי לקבוע דו"ח רכש עבודה מפורט - מבלי להיות נעול לתוך עבודה ERP נוקשה.

נקודת המפתח היא שילוב טכנולוגי: אל תשאירו את WBS בגליון סטטי המתעדכן פעם בחודש.שימו אותו למערכת שמעדכנת בזמן הקרוב-אמיתי כפעולות רכש מתרחשות.

מלכודות נפוצות וכיצד להימנע מהם

שימוש ב- WBS לצורך רכש אינו הוכחה שוטה.אפילו קבוצות מנוסים נופלות למלכודת המתערערת את הערך.כאן המלכודות הנפוצות ביותר ודרכים מעשיות כדי לעקוף אותן.

מלכוד 1: יצירת WBS ב Isolation

אם WBS מפותחת רק על ידי צוות ההנדסה ונשלחה לרכישה כעסקה שנעשתה, היא לא תשקף מגבלות רכש. מידע מפתח - זמני מוביל, מינימום סדר, זמינות הספק - חסר.התוצאה היא WBS שנראה טוב על הנייר אבל לא ניתן לרכוש ביעילות.

(FLT:0) Solution: FLT:1 מעורב אנשי מקצוע בתחום ייצור WBS מההתחלה. Include אחד או שניים קונים מנוסים בסדנאות decomposition. קלטם שלהם על זמני להוביל סטנדרטיים, אריזה, תנאי שוק יעצבו את חבילות העבודה לתוך משהו שניתן מקורו באופן מציאותי.

פיט 2: Over-Decomposition או under-Decomposition

ביצוע חבילות עבודה קטנות מדי יוצר נטל מנהלי מאות חבילות זעירות דורשות מאות הזמנות רכישה, כל אחת עם מבחר ספקים משלה ומעקב אחר.

(FLT:0) Solution: FLT:1 Follow the "כלל 80 שעות" כמדריך: חבילת עבודה צריכה לכלול לא יותר מ 80 שעות עבודה (כולל תמיכה ברכישה) וצריכה לייצג את יכולת המשלוח שניתן להשלים בתוך תקופת דיווח אחת.

נפילה 3: התעלמות מ מילון WBS

כמה קבוצות לדלג על המילון וסמוך על תרשים WBS לבד.ללא תיאורים מפורטים, חבילות העבודה פתוחות לפרשנות. Vendors למלא פערים עם הנחות שלא יכולות להתאים למציאות, מה שמוביל לשינוי הזמנות וסכסוכים.

(FLT:0) Solution: FLT:1 להתייחס למילון WBS כ מסמך חי.עדכון זה כמידע חדש הופך זמין - למשל, לאחר שמוכר נבחר או לאחר הנדסה משלימה עיצוב מפורט.ההמילון צריך להיות נשלט על ידי גירסה וקשור למערכת רכש.

פיט 4: נכשל אלign Vendor תשלומים מיילstones with WBS Deliverables

רוב החוזים קושרים תשלום אבני דרך מסוימות, אבל אבני הדרך האלה הם לעתים קרובות שרירותיים (למשל, 30% בחתימה, 30% באמצע הדרך, 40% בהשלמה). גישה זו יכולה לנתק תשלומים מהתקדמות בפועל על חבילות העבודה של WBS.

(FLT:0) Solution:FLT:1 , הספק של מערכות תשלומים סביב WBS השלמת. לדוגמה, לשלם אחוז על השלמת כל חבילת עבודה, מאומת על ידי צוות הפרויקט.

דוגמא מעשית קצרה

שקול פרויקט הנדסי בינוני: תכנון והתקנה של שדרוג טיפול במים פסולת.הפרויקט מחולק לחמש אלמנטים של WBS רמה 2: תחנת משאבה בלתי נמנעת, מגברים ראשוניים, אגן אש, מזרים משניים, ודיסינפיציה.כל אחד יש חבילות עבודה לעבודה קונקרטית, ציוד מכני, פירע, חשמל, כלי.

עבור אגן Aeration, WBS כולל חבילת עבודה "Blower Procurement ומשלוח" מילון WBS מפרט שלושה מכופות צנטריפוגות, 200 HP כל, עם VFDs, אולמות קול, ISO 8573-1 הסמכה. צוות רכש בעיות RFP עם תיאור מדויק זה.

מנהל הפרויקט עוקב אחר לוח המחוונים של WBS ומגלה כי "התמיכה ומשלוח" הוא ב 60% התקדמות, בדיוק על לוח הזמנים.התקציב לחבילה זו הוא שלם.

מסקנה

ניהול אישור וספק מטופלים לעתים קרובות מדי כמו לאחריות בפרויקטים הנדסיים.מבנה הפרידה העבודה מספק שיטה מוכחת ומעשית לשלב אותם בתהליך ניהול הפרויקט הליבה. על ידי הגדרת חבילות עבודה, זיהוי צרכי רכש, הקצאת תחומי אחריות, והתאמה של יקפי הספק עם מילון WBS, צוותים לצבור חשיפה, בקרה וחיזוי יכולת.

המאמץ הנדרש ליצירת WBS יסודי הוא אמיתי - לוקח זמן ושיתוף פעולה.אבל התגמול הוא גם אמיתי: פחות רכישות חירום, פחות מחלוקות של ספקים, פרויקט שנשאר על תקציב ועל לוח הזמנים.

התחל קטן.בחר הפרויקט הבא שלך או אפילו שלב אחד, לפתח את WBS עם צוות רכש שלך, ולעקוב אחר ההבדל. ברגע שאתה רואה כמה רכש נקי יותר זורם עם WBS, אתה לעולם לא תחזור לקנות אד-הואק.