בפרויקטים הנדסיים, תהליכי רכש לעתים קרובות מהווים חלק משמעותי מהתקציב והתוכנית. אי-יעילות של חומרים, ציוד ושירותים יכולים להוביל לעיכובים יקרים, בעיות איכות, ומצמרון היקף.כדי להביא סדר למורכבות זו, מנהלי פרויקטים מסתמכים יותר ויותר על מבנה השבירה של העבודה (WBS) במקור כלי להגדרת היקף הפרויקט ואספקת פרויקטים, WBS מספק מסגרת עוצמתית לתכנון, מעקב, בקרה נכונה, הפעלתו מחדש של פעילויות.

מאמר זה מציע מדריך מפורט על השימוש WBS כדי לייעל את רכש הפרויקטים הנדסיים.We נבחן את המושגים הבסיסיים של WBS, היתרונות הישירים שלה עבור רכש, מתודולוגיה של צעד אחר צעד לאינטגרציה, שיטות הטובות ביותר הנמשכות מניסיון בתעשייה, ודוגמה בעולם האמיתי.אם אתה מנהל פרויקט תשתית גדול או פרויקט הנדסי מיוחד, טכניקות אלה יעזרו לך לשפר את העלות, הניראות, זמני הספק, לעקוב אחר המסלול שלך, לעקוב אחר המסלול שלך.

הבנת מבנה השבר של העבודה (WBS)

מבנה של התמוטטות עבודה הוא מחיקה היררכית של היקף העבודה הכולל להתבצע על ידי צוות פרויקט כדי להשיג את מטרות הפרויקט וליצור את הניתנות הנדרשת.זה מארגן את הפרויקט לחלקים ניתנים לניהול, בדרך כלל בשלושה או יותר רמות.הרמה העליונה מייצגת את הפרויקט הכולל, וכל רמה לאחר מכן שוברת את העבודה לחבילות עבודה קטנות יותר, מפורטות יותר.

ניתן לבנות WBS בכמה דרכים, בהתאם לטבע הפרויקט:

  • (FLT:0) מבוסס WBS:03F:031) קבוצות עובדים על ידי המוצרים הסופיים או הרכיבים שיש להעביר.לדוגמה, בפרויקט כבישי, ייתכן שיש לך "Bridges", "Roadbed", ו-"Lighting" כספקנים ברמה הגבוהה ביותר.
  • (FLT:0) ארגן עבודה על ידי שלבי הפרויקט, כגון "עיצוב", "ניהול", "הההרסה", ו"העברה" גישה היברידית, שילוב של שלבים וספקות ברמות שונות, הוא גם נפוץ.
  • (FLT:0Function-based WBS:FIRLT:1 , חלוקת עבודה על ידי אזורים פונקציונליים או דיסציפלינות, כגון "Civil Works", "מתקנים חשמליים", ו"עבודות מכניות".

ללא קשר למבנה, העיקרון הבסיסי נותר: כל אלמנט של היקף הפרויקט מופיע פעם ורק פעם אחת ב- WBS, חוק 100% זה מבטיח בהירות ושלמות - בסיס קריטי לתכנון רכש.

היתרונות העיקריים של WBS

כדי להפוך WBS שימושי עבור רכש, אתה צריך להבין את אבני הבניין שלה:

  • [העיקרון]: [ה] [ה] [ה]] [ה]] [ה] [ה]] [ה']'[ה]']'[ה]']'[ה']'[ה]']'[ה']'[ה']'[ה']'[ה']']'[ה']']'[ה']'[ה'[ה']']'[ה']'[ה']'[ה']']'[ה'[ה'[ה'[ה']'[ה']']']'[ה'[ה'[ה'[ה']']']']']']']'[ה'[ה'[ה'[ה']']']']']'[ה'[ה']'[ה'[ה']'[ה']']']'[ה'[ה']']'[ה'[ה'[ה']']'[ה']']'[ה'[ה']']'[ה'[
  • (FLT:0) חבילת עבודה: VisFLT:1; יחידה קטנה, מנוהלת של עבודה ברמה הנמוכה ביותר של WBS. כל חבילת עבודה צריכה להיות מזהה ייחודי (קוד WBS), תיאור ברור, ולהגדיר עלות וקווי לוח זמנים.
  • (FLT:0) חשבונות הרשמה: נקודות 1FLT:1ir שבו הביצועים נמדדים.חשבון בקרה יכול לאסוף כמה חבילות עבודה והוא הרמה שבה התקדמות רכש היא לעתים קרובות מעקב נגד התקציב.

על ידי קישור פריטים רכש ישירות לעבוד חבילות וחשבונות בקרה, אתה יוצר קו מעקב ישיר מ הזמנת רכישה כדי פרויקט לספק.

היתרונות של שימוש ב- WBS ב-Procurement

הגדלת WBS לתוך תהליכי רכש מספקת יתרונות מוחשיים מעבר לארגון פשוט.היתרונות האלה מתייחסים בנקודות הכאב הנפוצות ביותר בפרויקטים הנדסיים: עלות יתר, עיכובים בלוח הזמנים, וההתמדה של בעלי המניות.

קלרנסנס ושקיפות

WBS מאורגן היטב הופך אותו ברור מיד אילו חומרים, רכיבים ושירותים נדרשים לכל חלק בפרויקט. במקום להסתמך על תקציבים ברמה גבוהה או מפרטים רופפת, צוותי רכש יכולים להפנות את מילון WBS כדי להבין בדיוק מה נדרש, כאשר הוא נדרש, וכיצד הוא מתאים למערכת הגדולה יותר.

יעילות ב Sourcing and הספק תקשורת

כאשר בקשות רכש מאורגנות על ידי חבילות עבודה WBS, זה הופך קל יותר לארוז פריטים קשורים חבילות מיקור אסטרטגי.לדוגמה, כל קרן פלדה עבור מבנה תת גשר ניתן לחלק לתוך חבילת רכש אחת, תוך חיזוק הבר עבור סללאמנט יכול להיות נפרד. קבוצה זו מאפשרת לקונים לנהל משא ומתן על תנאים טובים יותר, למזער את מספר ההזמנות של רכישה, ולייעל את הלוגיסטיקה WBS גם לעזור לספקים של הזמן כדי לשפר את העדיפות שלהם.

עלויות בקרה ותקציב

כל עלות רכש ניתן להקצות ישירות לרכיב WBS. הגרניטריות זו מאפשרת תחזית עלות מדויקת, ניתוח השחלות, וניהול ערך שנצבר (EVM) אם חבילת עבודה מסוימת פועלת על פני תקציב חומרים, מנהל הפרויקט יכול לקדוח למטה כדי לראות אילו פריטים ספציפיים מניעים את העלייה.ללא WBS, עודף עשוי להיות מוסתר בתקציבים שקשה להפריש.

ניהול סיכונים

סיכונים מוכחים – כגון תלות בקוד יחיד, זמני להוביל ארוכים, תנודתיות מחירים, או בעיות איכות - ניתן למפות לכל רכיב WBS מוקדם בפרויקט.זה מאפשר לצוותים לפתח אסטרטגיות מיגנציה באופן פרואקטיבי.לדוגמה, אם פריט קריטי של ציוד (התעד חבילה עבודה בסיכון גבוה) יש זמן מוביל של שישה חודשים, לוח הזמנים יכול להיות מותאם בהתאם, או חלופה לא יכול להיות מראש במקרה של תוספת של המוצר הוא גם כן.

שיפור תקשורת בעלי העניין

באמצעות WBS כשפה משותפת, מנהלי פרויקטים, מהנדסים, קציני רכש וצוותי מימון יכולים כולם לדון ברכישה באותם תנאים מובנים. דוחות התקדמות המציגים מצב רכש עבור רכיב WBS קל יותר לפרש מאשר דוחות המבוססים על קטגוריות שרירותיות.ההיערכות זו היא בעלת ערך במיוחד בפרויקטים רב-משמעת שבהם ממשקים בין קבוצות שונות יכולים להיות מקור לעימות.

צעדים לשימוש WBS עבור סטרימינג

החלת WBS להפקה אינה פעילות חד פעמית אלא תהליך מתמשך המשתרע על מחזור החיים של הפרויקט.הצעדים הבאים מספקים מתודולוגיה מעשית.

שלב 1: Define the Project Scope ו-A Preliminary WBS

החל באיסוף כל המסמכים הזמינים להיקף, כגון ה- Project Charter, מפרטים עיצוב ודרישות החוזה. Engage key בעלי העניין (הנדסה, בנייה, רכש, מימון) לפתח במשותף את WBS מבוסס-מספק, להשתמש ב- WBS:0 וקווי הנחה המומלצת על ידי מכון ניהול הפרויקט FLT:1 כדי להבטיח שלמות.

שלב 2: דרישות מפתות צריכות לכל רכיב WBS

עבור כל חבילת עבודה, לזהות את החומרים הספציפיים, רכיבים, ציוד, תוכנה, שירותי תת-טררקטור, וניתן ליישב אותם ברישום רכש או ישירות במילון WBS. להיות ספציפי ככל האפשר: כוללים כמויות, מפרטים טכניים, ספקים מועדפים (אם ידוע), קריטריונים קבלה, וכל דרישות טיפול או אחסון מיוחדות.

שלב 3: יצירת חבילות עבודה מועדפות ובונדלס

קבוצות את הפריטים של רכש משלב 2 לתוך חבילות רכש הגיוני.המטרה היא לייעל יעילות מיקור חוץ מבלי להתפשר על מעקב.אסטרטגיות נפוצות כוללות:

  • על ידי סוג של סחורה (למשל, כל הצנרת, כל כבל חשמלי).
  • על ידי לוח זמנים של משלוח (למשל, פריטים דרושים מוקדם בפרויקט לעומת מאוחר יותר).
  • על ידי יכולת הספק (למשל, חבילות הדורשות ייצור מיוחד).
  • על ידי WBS הורה שליטה חשבון (למשל, כל הפריטים עבור תת-מערכת מסוימת).

כל חבילה רכש צריכה להיות בעלים ברורים (למשל, קונה או מנהל תת-קרקעי) ולהיות מקושר חזרה לאלמנטים של WBS המקור. ליצור רכש WBS (לעיתים נקרא מבנה התמוטטות רכש) המשקף את הפרויקט WBS להקלה על מעקב.

שלב 4: אלני Procurement לוח הזמנים עם לוח הזמנים

(הופנה מהדף WBS כעמוד אחורי, ליצור לוח זמנים של רכש המציג אבני דרך מפתח: בקשה לציטוט (RFQ) נושא, הערכת הצעות מחיר, פרס חוזה, תחילת הייצור של הספק, בדיקות איכות, אריזה / משלוח, פינוי מכס, ומשלוח אתר. לוח הזמנים הזה נגזר מחבילת העבודה של הפרויקט החל תאריכים, חשבונאות עבור זמני רכש.

שלב 5: אחריות על שימוש במטריקס

עבור כל חבילת רכש, להגדיר תפקידים ואחריות. A RACI (אחריות, חשבונאות, ייעוץ, informed) ממטריקס מקושר WBS עוזר למנוע בלבול.לדוגמה, מהנדס הפרויקט עשוי להיות אחראי על כתיבת מפרטים טכניים, מנהל רכש הוא אחראי על תהליך המיקור הכולל, צוות האיכות הוא ייעוץ עבור קריטריונים בדיקה, ומנהל הבנייה הוא מוסמך של כל אחד מהם.

שלב 6: מעקב ובקרה ביצועים

במהלך ביצוע, מעקב אחר מצב רכש כנגד ניהול הערך WBS על ידי מדידת הערך המתוכנן (PV) של חבילות עבודה רכש כנגד עלות בפועל (AC) וערך שנצבר (EV) אם חבילת רכש מתעכבת, לנתח את ההשפעה שלה על חבילות עבודה במורד הזרם.תת ביקורות Frequent - שבוע עבור פריטים בסיכון גבוה, חודשי עבור תיק רכש הכולל - אפשר מוקדם פעולות תיקון.

שלב 7: סגור את ההתחייבות ל- WBS

כאשר חבילת עבודה הושלמה, ודא כי כל פריטי רכש הקשורים אליו התקבלו, נבדק, ומקובל.ארכיון הזמנות, הערות משלוח, והזמנות באופן שמתייחס קוד WBS. זה לא רק עוזר עם הפרויקט קרוב, אלא גם מספק נתונים יקר עבור פרויקטים עתידיים.פוסט-פרוטציה ביקורות יכול לנתח אילו רכיבי WBS היו בעלי העלות ביותר, המציע שיפור שיעורים עבור תכנון.

שיטות טובות לשימוש ב- WBS ב-Procurement

כדי למקסם את היעילות של רכש מבוסס WBS, לאמץ את הפעולות הבאות:

להשקיע מספיק זמן ב- WBS

WBS שטחית תייצר תוכניות רכש שטחיות.לבטל מספיק זמן לוח שנה ומעורבות מומחה לנושא ליצירת סדנאות מפורטות ומדויקות של WBS להשתמש בסדנאות סיעור מוחות ולאמת את המבנה עם מהנדסים מנוסים וקונים.יש לאמת את הכלל 100% - כל מה שניתן לספק צריך לכלול בדיוק פעם אחת.

עקבו אחרי Enterprise Systems

חברות הנדסה מודרניות להשתמש במערכות תכנון משאבי ארגוני (ERP) כגון SAP, Oracle, או IFS. Conform שלך ERP כדי לקבל קודים WBS כתחומים חובה על רכישות, הזמנות רכישה, וקבלות סחורות. אוטומציה זו מבטיחה כי איסוף נתונים זורם ישירות לתוך דוחות עלות הפרויקט ללא כניסה ידנית.

שימוש במספר היררכיאלי

יצירת תוכנית מספר WBS אינטואיטיבית הן מהנדסים והן צוות רכש.לדוגמה, WBS ברמת ארבע יכול להיות מפורמטיבי כ-1.2.3.4, שבו הספרה הראשונה מציינת את השלב, השני ניתן לספק, השלישי חבילת העבודה, והרביעית את ערכת המשנה של רכש.

ביצוע ביקורות WBS רגילות עם ספקים

שתף חלקים רלוונטיים של WBS עם ספקים מרכזיים במהלך פגישות בעיטות.שקיפות זו מסייעת לספקים להבין כיצד המוצרים שלהם מתאימים למבנה הפרויקט, אשר משפר את יכולתם להציע חלופות, להציע הנדסה ערך, ולנהל את לוחות הזמנים התת-טרטרקטור שלהם.כמובן, להגן על מידע מסחרי רגיש; לשתף רק את רכיבי WBS הנוגעים להיקף של הספק.

שינויים באמצעות WBS

כאשר שינויים בהיקף או עיצוב מתרחשים, לעדכן את WBS הראשון, ולאחר מכן שינויים ברישום רכש. משמעת זו מונעת רכש ממתן חומרים מיושנים או חסרות דרישות חדשות.כל בקשה לשינוי צריך לזהות אילו אלמנטים WBS מושפעים, וצוות רכש צריך להעריך זמן מוביל הספק ועלויות לפני אישור.

מידע היסטורי

לאחר השלמת פרויקט, לנתח עלויות רכש וזמני מוביל לכל רכיב WBS. לבנות מסד נתונים של מדדים היסטוריים (למשל, עלות ממוצעת של פלדה מבנית עבור רמה 2 לספק "Bridges" זמין עבור הערכת תקציב וניתוח סיכונים על פרויקטים עתידיים, המאפשר תכנון מדויק יותר של רכש מההתחלה.

דוגמה אמיתית לעולם: WBS-Driven Procurement במפעל לטיפול במים

שקול פרויקט של גוף בינוני עם תקציב של 50 מיליון דולר ותוכנית 24 חודשים.מנהל הפרויקט יוצר WBS מבוסס על טווח עם אלמנטים ברמה גבוהה: "מבנה תפוס", "מערכות האכלה כרומוזומית", "Filtration", "Disinfection", "Clearwell" ו-"Administration Building" תחת "Chemical Feed Systems", כולל חבילות "Computer" ו-"Coric", "C Feederic", "C Feeder", "C", "C Feeder", "C Feeder", "C Feederic", "C Feeder", "C Feeder", "C Feed", "Cifstration", "Chemic", "C Feed", "C Feeder", "C Feeder", "C Feed", "C FeedStrine", "C Feeder", "C Feeder", "C Feeder", "C Feeder", "C Feedstration", "C FeedStrine", "מזרקומזרקוריד" תחת "Chemical Systems", "C FeedStrine", "Chemic FeedStrine", "C FeedStrine", "Chemical Systems", "מזרקוריד" תחת "C FeedStridstration

באמצעות WBS, צוות רכש מזהה כי "כלי רכב קטנים" דורשים ייצור סיבים מיוחדים עם זמן מוביל של 14 שבועות.הם אורז עבודה זה עם "למיזר" (גם פריט ארוך חוסם מאותה מדינה) לתוך חבילת רכש נוחה לאחסון כימי וטיפול.

במהלך ביצוע, חשבון בקרת המערכת הכימית מדווח כי "האיפור פוימר סקיד" הוא 15% על התקציב בשל שינוי במפרטים של משאבה, כי קוד WBS מחובר לסדר הרכישה, צוות הפרויקט מבודד במהירות את העלות עלה על גבי יתר ולנהל משא ומתן על אשראי חלקי מהספק.הכלל של 100% מבטיח גם כי לא רכש עבור מערכת להאכיל הכימית היה מפספס; אחת מברשות חסרה קובץ אחסון כימי.

מסקנה

באמצעות מבנה של טיהור עבודה כדי לייעל תהליכי רכש הוא לא מושג תיאורטי – זוהי שיטה מוכחת שמביאה משמעת, חשיפה ושליטה באחד ההיבטים המאתגרים ביותר של ניהול פרויקטים הנדסיים.על ידי שוברת את היקף הפרויקט לחבילות עבודה ניתנות לפעולה וקישור כל פריט רכש לרכיב ספציפי של WBS, צוותים יכולים להימנע מהמכשולים הנפוצים של מיקור חוץ, עלויות נסתרות, לוח זמנים והפתעות.

אימוץ גישה זו דורש השקעה מקדימה ביצירת WBS מפורט, שילובה עם מערכות רכש, ואימון צוות הפרויקט כולו.עם זאת, ההחזר על ההשקעה מופיע במהירות בצורת עלויות מופחתות, פחות הזמנות שינוי, ביצועים משופרים של הספק, ותחזיות מדויקות יותר עלות.כפי שפרויקטים הנדסיים ממשיכים לגדול המורכבות והאספקה העולמית נשארים תנודתיים, WBS מציע בסיס יציב, אשר יכול להיות בנוי על אסטרטגיות יעילות.

התחל על ידי הערכת תהליך תכנון רכש הנוכחי שלך.אם אתה כבר לא משתמש WBS, להציג אותו על פרויקט טייס - אולי מערכת תת-מערכת קטנה או משמעת אחת.מפות את רכיבי WBS שלך כדי לרכוש הזמנות לעקוב אחר התוצאות.עם הזמן, הנתונים שאתה אוסף יסייע לך לחדד את המודלים WBS שלך ואת זרימת העבודה שלך, המוביל לתוצאות טובות יותר באופן עקבי.

לקריאה נוספת על שילוב היקף ורכישה, ה-VBOK Guide:0.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10.10