בניית סביבת עבודה של הלקוח-Centric Asana לפרויקטים הנדסיים

פרויקטים הנדסיים חיים ומתים על ידי תקשורת.כאשר אתה מדגימים מפרטים טכניים, מועדי שינוי, ובעלי עניין מרובים, הפער בין מה הצוות שלך יודע ומה הלקוח שלך מבין יכול להפוך לסיכון רציני. אסאנה מציעה סביבה מובנית לגשר על הפער הזה, להפוך חוטי דואר זבל כאוטיים והודעות Slack לתוך מקור יחיד של אמת.המפתח הוא לעצב את סביבת העבודה שלך מנקודת המבט של הלקוח, נותן להם חשיפה פנימית של תהליך ההנדסה שלך.

(ה) החל מפרויקט ייעודי לכל לקוח, להימנע משילוב לקוחות מרובים בפרויקט יחיד, משום שחשיפה לנתוני מחזור יוצרת סיכונים ביטחוניים ובלבולים, שימוש ב-Asana's FLT:0ProjectcioFLT:1 תבניות או לבנות מגרד עם סעיפים מותאמים אישית המראה את זרימת העבודה: 7.10.10.

(ב) עבור ארגון גרפי, מינוף:0 (PortfoliosphsFLT) 1 למיזמים הקשורים לקבוצה תחת מטריה לקוח יחיד.A תיק מספק ללקוח שלך לוח נתונים ברמה גבוהה של כל מרכזי העבודה הפעילים, בריאות אבן דרך, ומשימות נוספות ניתן גם להשתמש ב- 10:2 הנדסה שדות התעופה שלך; 3 כמו LT:4, LT5; + LT5 , כאשר אתה יכול להשתמש ב-D.

לקבלת יותר על הקמת אסאנה לבעלי עניין חיצוניים, לבדוק את ה-FLT:0 [תבניות העבודה הרשמיות של אסאנה]

משימות להנדסת עדכונים

משימות הן יחידת האטומית של אסטרטגיית התקשורת שלך.כל עדכון הנדסי, שינוי ספציפי, או בקשה לאישור צריך להיות משימה עם בעלים ברורים ותאריך המשוער.הימנעות מפרסום עדכונים מרובים למשימה אחת כי זה מקלקל את ההיסטוריה של השיחה והופך אותו קשה לעקוב אחר מה שמוסכם עליו.במקום, לשבור עבודה לתוך חתיכות חוצות, בדיקות כי מפת אבני הדרך ההנדסיות שלך.

בעת יצירת משימה לעדכון הפונה של הלקוח, בצע את המבנה הזה:

  • (ב) ,0) ,Titleph 1: התחל עם פועל ודוגמה מספקת: "עיצוב חיזוק יסודות" במקום "עדכון יסוד".
  • (FLT:0)DescriptionFLT:1: כולל ההקשר הטכני, הנחות וכל שאלות פתוחות.קישור לspecs רלוונטיות, קבצי CAD או הערות הנדסיות מאוחסנים ב-Google Drive או ב-ropbox באמצעות שילוב ההחזקות של אסאנה.
  • SubtasksibFLT:1: לשבור את העדכון לבדיקות.לדוגמה: "Cheveboard", "דרישות עומס מסות אישור", "להפסיק על ציור".
  • (ב) ,0) ,(ה) ,(ה) , ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
  • (ב) ,0) ,9 ; קבע מועד אחרון מציאותי המבוסס על לוח הזמנים ההנדסי שלך, ומאפשר ל-FLT:2RemindersFLT 3: 3 כדי לנער את הצוות שלך ואת הלקוח.

השתמש ב-FLT:0.Task CostenciesalationsFLT 1 כדי להראות ללקוחות כי עדכונים מסוימים לא יכולים לקרות עד שהם מספקים קלט.כאשר לקוח רואה התראה על אחריות אדומה על משימת האישור שלהם, הם מבינים את ההשפעה של העיכוב.זה משנה את השיחה מ"מדוע הפרויקט מאוחר?"

זרימת עבודה תקשורתית שמפחיתה מפגשים

(הזוכה הגדול ביותר ב-Asana הוא החלפת פגישות סטטוס עם עדכונים סינכרוניים במקום איסוף צוות ההנדסה והלקוח שלך לקריאה בת שעה שבועית, להגדיר את הסכם FLT:0Weekly Status UpdateFLT:1תבנית המשימה חוזרת על כל יום שני.המשימה צריכה להכיל טופס סטנדרטי עם סעיפים עבור FLT:2Completed WorkLTFLT3, 4,510510:

עבור נושאים דחופים, השתמש ב-Asana's FLT:0 ApprovalsFLT ( 1 תכונה: 1:1 כאשר אתה צריך לקוח Sign-off על שינוי עיצוב או שחלות תקציב, ליצור משימה ולסמן אותה כ-FLT:2Approval RequiredFLT 3: הלקוח מקבל הודעה, ביקורות על המסמכים התומכים, לאשר או שינויים עם לחיצה אחת יוצרת לאחר מכן החלטות שניתן יהיה להגן על ידי הצדדים לאחר מכן.

לעודד לקוחות להשתמש במהנדס ספציפי בהערה משימה, שהמהנדס מקבל הודעה ויכול להגיב ישירות.זה מונע מידע להיקבר בחוטי דואר אלקטרוני ושומר על השיחה כולה בהיסטוריה.

עבור זרמי עבודה מתקדמים, לשקול שילוב אסאנה עם FLT:0 slackSlackSlackFLT 1 או FLT:2 Microsoft TeamssscioFLT 3 .

למד עוד על תכונות התקשורת של אסאנה ב-FLT:0 מדריך התקשורת הרשמי של אסאנה: 1.

ניהול אי-ציות ללא מעלים

עייפות אי-ההתאמה היא אמיתית, במיוחד עבור לקוחות אשר מתאחדים את עבודתם לצד הפרויקט להנדסה שלך.אם אתה שולח להם כל משימה, השלמת תת-משימה, ותגובה, הם יכוונו – או גרוע מכך, לא לקשור את הדואר האלקטרוני שלהם לחלוטין.

(ב) ב[[1924]], ניתן להגדיר את ה[[המאה ה-20]], [[1924]], [[1924]], [[1924]]]], [[1924]], [[1924]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]

עודדו את הלקוחות שלכם להשתמש ב-Asana כמחבת הזכוכית היחידה שלהם.רכבתם כדי לעבד הודעות על ידי סימון הערות כמו FLT:2 ReadveFLT 3 או לענות ישירות.אם לקוח מפספס הודעה, פעילות המשימה עדיין מראה את ההיסטוריה כולה, כך שאף אחד לא צריך לתקן מידע זה חשוב במיוחד עבור החלטות הנדסיות או אישור משפטי - כל עת שתרצה לקבל אישור רגולטורי - כל החלטה משפטית.

עבור לקוחות המעדיפים דואר אלקטרוני, להגדיר אסאנה לשלוח הודעות יומיות ולא הודעות בודדות.Go to (FLT:0Settings > Notifications > הודעות > הודעות > דוא"ל FrequencyFLT:1 ובחירת הודעות בודדות:2DailyshowFLT 3: 3 זה העדכונים לתוך דוא"ל אחד כי הלקוח יכול לבדוק בנוחות שלהם.

דיווח וקידום של דשורדים עבור לקוחות

(הלקוחות לא רוצים לחפור באמצעות משימות כדי להבין את בריאות הפרויקט; הם רוצים לוח זמנים מלא, אבני דרך להכות, ואת מועדי המועד הבאים של אסאנה:0DashboardsFLT:1 תכונה מאפשר לך לבנות משככי עיניים חזותיים המצטפים נתונים מהפרויקט שלך.

(ב) לדיווח מובנה יותר, השתמש ב-AsanaFLT:0.PortfoliosofFLT ( 1:1 עם FPLT:2Status UpdatesofLT 3: 3) צור תיק עבור כל לקוח המכיל את כל הפרויקטים הפעילים שלהם. assign a FLT:4StatusFLT: 5 (על מסלול, ללא תשלום) ו-FLT6R, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000) לתצוגה, לאחר מכן, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000, 000 עבור כל אחד, 000, 000 עבור כל אחד, 000, 000, 000 עבור כל אחד, 000, 000, 000, 000, 000, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור מסך, 000 עבור מסך, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור כל אחד, 000 עבור סקירה, 000 עבור סקירה, 000 עבור כל אחד, 000 עבור סקירה, 000 עבור סקירה, 000 עבור

(הלקוח שלך דורש דוחות רשמיים למנהיגות או לדירקטוריון שלהם, ייצוא אסאנה נתונים ל-FLT:0 Google SheetssveFLT 1 או FLT:2 Microsoft ExcelFLT 3 באמצעות תכונת יצוא מובנה-in. בנה תבנית שמושכת את שערי השלמת המשימה, פריטים נוספים, ו-Time-to-appal-roval metrics, זה שימושי במיוחד עבור פרויקטים בעלי דיווח על ידי ה-Financial, אם אתה יכול גם כן, אם אתה יכול להתחבר ל-Fau.

לגישה אוטומטית יותר, לחקור את השילוב של אסאנה עם TableauFelo: 1 כדי לבנות לוחות חיים כי רענון ללא יצוא ידני.

הוראות שינוי ו-Spe Creep

פרויקטים הנדסיים ידועים לשמצה עבור היקף הטמון, ללא כלי תקשורת מובנה, בקשות שינוי ללכת לאיבוד בשיחות מסדרון או קבורים בחזקות דוא"ל.אסאנה מספקת מנגנון רשמי ללכידת, להעריך, לאשר או לדחות שינויים לפני שהם משפיעים על לוח הזמנים להנדסה שלך.

(ב) ב[[1924]], [[1924]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]

כאשר בוחנים שינוי, השתמש בחוט התגובה כדי לדון בהיתכנות טכנית, השפעה עלות והתאמות ציר הזמן.דרוש שהלקוח לאשר באופן רשמי או לדחות את השינוי באמצעות ה-FLT של אסאנה:0ApprovalsFLT:1 תכונה זו יוצרת תיעוד קבוע, מוקרן של כל החלטה של היקף.

לקבלת הוראות שינוי גדולות יותר הדורשות תקציב או חוזה מתוקן, קישור את המשימה אסאנה למערכת ניהול המסמכים החיצונית שלך (Google Docs, SharePoint) וקביעת מעמד המשימה ל-FLT:0Pending חוזים חוזים החלים 1 (זה מבטיח כי שום עבודה הנדסית לא מתחילה עד להשלמת הניירת המשפטית.

היכרות עם ה-ITAIA שלך

אסאנה אינה מחליפה את כלי ההנדסה שלך - היא יושבת בראשם כשכבת תקשורת.כדי להפוך את הלקוח לעדכונים מדויקים ובזמןיים, להתחבר אסאנה לכלים שהמהנדסים שלך משתמשים בהם בפועל.זה מקטין את כניסת הנתונים ידנית ומבטיח שהתפיסה של הלקוח להתקדמות משקפת עבודה בעולם האמיתי.

אם הצוות שלך משתמש ב-FLT:0JiraFLT:1hil עבור מעקב אחר נושאים, השתמש ב-FLT:2Asana + JiraאינטגרציהFLT 3 כדי לסנכרן כרטיסים הנדסיים עם משימות פונות לקוח.כאשר מהנדס סוגר כרטיס Jira, המשימה המקבילה Asana מעדכן באופן אוטומטי את הלקוחות להנדסה שלך, כולל גישה פשוטה של ההרחבה ללא צורך ב-Jira זה ממשיך גישה סימולציה.

עבור צוותים המשתמשים ב-FLT:0GitHubFLT:1 או (FLT:2GitLabFLT 3: 3), ליצור משימות באואנה המקשרות לבקשות או להתחייבויות ספציפיות.כאשר הצוות שלך ממזג קוד הקשור ללקוח, מזכיר את משימת אסאנה במסר המבצע.

(ב) [ה]התערות:0] אסאנה עם Google CalendarveFLT:1 או OutlookFLT 3: 3] כדי לסנכרן אבני דרך ומועדים משותפים, יצירת לוח שנה משותף שהלקוח יכול להירשם, מראה רק אבני דרך עיקריות: אבטיפוס שלם, בדיקה, חלון פריסה.

עבור צוותי הנדסה המשתמשים ב-FLT:0 (ConfluenceFIRLT:1) עבור תיעוד, להטביע משימות אסאנה ישירות דפי השפעה באמצעות FLT:2 אסאנה עבור ConfluenceFLT 3 מאקרו. כאשר לקוח קורא מסמך עיצוב, הם יכולים לראות את המשימות הקשורות ואת הסטטוס הנוכחי שלהם מבלי לעזוב את הדף.

גלה עוד על שילוב אסאנה עם כלי הפיתוח שלך ב-FLT:0 אינטגרציה הנדסית של אסאנה עמוד ראשי תיבות של AsanaFLT:1.

על מנת להשיג לקוחות אסאנה בהצלחה

ההתקנה הטובה ביותר של אסאנה היא חסרת תועלת אם הלקוח שלך לא יודע איך להשתמש בה. להשקיע זמן בתהליך בנוי על סקייטבורד המלמד לקוחות את היסודות וקובע ציפיות כיצד תתקשר.ההשקעה הזו משלמת עבור עצמו על ידי צמצום שאלות התמיכה ועדכונים החמיצו במהלך הפרויקט.

לוח זמנים של 30 דקות על לוח הזמנים שבו אתה הולך הלקוח דרך:

  1. (ב) ,0) ל"התקדש" (בתרגום חופשי: ).
  2. (ב) ,0) ביצוע משימות ב-[[1924]] ו-[[1924]] ו[[1924]], ו[[1924]]]]
  3. (ב) ,0) שימוש בתיבת הדואר הנכנס:1 לקביעת הודעות ביעילות.
  4. (ב) ,0) , תחת הוראת פילדמ"ד (ב) כמעמד ועדיפות ראשונה.
  5. (ב) ,0) אישור או דחיית משימות 1:1, הדורשות את חותמם.

צור קשר עם המדריכים הרשמיים של אסאנה ו-AQual Welcome TaskFLT:1 בפרויקט שלהם המכיל קישורים למדריכים הרשמיים של אסאנה ו-AQual Spec to your Engineering workflows. Pin thisמשימה לראש הפרויקט כך שהוא תמיד נגיש.

הגדר נורמות תקשורת ברורות מהיום הראשון, הסבירו כי תענה להערות אסאנה בתוך 24 שעות ביממה עסקית, וכי חוסמי ביקורת צריכים להיות מחוסנים עם שדה מותאם אישית גבוה בעדיפות גבוהה, תן להם לדעת שאם הם צריכים החלטה על ידי תאריך מסוים, הם חייבים להגיב על המשימה הרלוונטית על ידי זמן חתך.

לאחר החודש הראשון, בקש מהלקוח שלך משוב על חוויית אסאנה.האם הם בודקים את לוח המחוונים מדי יום, או שמא הם מעדיפים לעיכולות דואר אלקטרוני? האם הם מוצאים את השדות המותאמות אישית מועילה, או מבלבלים?מכו את התצורה שלך בהתבסס על העדפותיהם - כמה לקוחות רוצים יותר פרטים, אחרים רוצים פחות.המטרה היא לפגוש אותם היכן הם, לא לכפות אותם לתוך זרימת העבודה האידיאלית שלך.

שיפור מתמיד ושביעות רצון הלקוחות

שימוש באסאנה לתקשורת לקוחות הנדסית אינו פתרון מוגדר-על-ידי-ההשגה, אלא גם לבדוק את ההתקנה שלך ברבעון כדי לראות מה עובד ומה יוצר חיכוך.עיין במדדים כמו FLT:0task השלמת שיעור השלמת ההשלמה של ה-FLT:1, FLT:2average time toאישורFal 3LT 3, ו-LT4.

חישבו על הפעלת רטרוספקטיבה עם צוות ההנדסה שלכם אחרי כל אבן דרך מרכזית, שאלו אותם: "האם ללקוח יש את המידע הדרוש לו? האם קיבלנו אישור מהיר מספיק? האם התקשורת נפלה דרך הסדקים?", השתמשו בתשובותיהם כדי לחדד את תבניות המשימות, הגדרות ההודעות ודיווחי לוחות נתונים.

לבסוף, מינוף של אסאנה:0 [Goalsigph:1] תכונה כדי להתאים את עבודת ההנדסה שלך עם מטרות העסק של הלקוח. ליצור מטרה כמו "ביקורת עיצוב הקרן על ידי Q2" ולחבר אותה למשימות הרלוונטיות.כאשר אתה מראה ללקוח כיצד הפרויקט שלהם קשרים למטרה מדידה, אתה מעביר את השיחה ממשימה להשפעה עסקית.

עבור שיטות טובות יותר על תקשורת לקוחות בהנדסה, קרא:0 משאבים של שירות הלקוחות של אסאנה מרכז ההרחבה 1.

על ידי טיפול באסאנה כפלטפורמת תקשורת ולא רק ברשימת משימות, אתה הופך את עדכוני הלקוח מכומר לתועלת תחרותית.צוות ההנדסה שלך נשאר ממוקד בבניית, הלקוחות שלך נשארים מעודכן ללא פגישות קבועות, וכל החלטה משאירה שביל ברור, ביקורתי.זה הבסיס ליחסים ארוכי טווח לקוחות ופרויקטים הנדסיים מוצלחים.