מדוע תהליך Mapping הוא הקרן של מבצע מצוינות

כל ארגון, בין אם סטארט-אפ או ארגון גלובלי, פועל על תהליכים.מממאפשר לעובד חדש למלא הזמנה ללקוח, זרימות העבודה הללו קובעות כיצד עבודה יעילה נעשית.אבל קבוצות רבות פועלות עם תמונה מעורפלת ומנטלית של איך התהליכים שלהן למעשה פועלים, מה שמוביל למחסור מוסתר, לעיכובים ממושכים, ועיכובים כרוניים של תהליך מציע דרך בנויה לבצע את העבודה האלה, גלויה, לזיהוי של תהליכי שיפור מקיף, וגילוי של תהליך של תהליך של תהליך של עיבוד אוטומטי, ומיפוי עבודה, ובדיקה.

מה זה תהליך Mapping?

מיפוי תהליכים הוא הנוהג של ייצוג ויזואלי של השלבים, קלטות, פלטים ונקודות החלטות בזרימת עבודה מסוימת.התוצאה היא דיאגרמה שהופכת רצף מופשט של פעילויות לתוך מדפסת כחולה ברורה, משותפת מפות תהליכים משרתות מטרות מרובות: הם מתעדים פעולות של המדינה הנוכחית, מתקשרים הליכים מורכבים על פני קבוצות, ומשמשים כבסיס ליוזמות שיפור.

הסוגים הנפוצים ביותר של מפות תהליכים

  • (FLT:0)Flowcharts: FLT:1, הפשוט ביותר והנפוץ ביותר.סמלים סטנדרטיים מייצגים משימות (מעגלות), החלטות (יהלומים), נקודות התחלה/סוף (חללים), וקווים זורמים. אידיאליים לסקירה של תהליכים ברמה גבוהה.
  • (FLT:0) swimlane Diagrams: FIRLT:1 , נקרא גם זרמי זרימה תפקודית, אלה להקצות צעדים למחלקות ספציפיות או תפקידים באמצעות נתיבים אופקיים או אנכיים.
  • (FLT:0)Value Stream Maps (VSM): ההרחבה 1 של A רזה חומר יוצא מעבר לצעדים כדי לעקוב אחר זרימת חומרים ומידע, זמני מחזור, זמני להוביל, ומלאי. VSM מדגישים ערך מוסף לעומת פעילויות שאינן בעלות ערך והכרחי לזיהוי פסולת בייצור או משלוח שירות.
  • (FLT:0)SIPOC:FLT:1 Acronym עבור ספקים, אינputs, תהליך, Outputs, לקוחות.מפה זו ברמה גבוהה לוכדת את גבולות התהליך ואת בעלי העניין המרכזיים שלו, המשמש לעתים קרובות בתחילת פרויקט Six Sigma DMAIC.

בחירת הסוג הנכון תלויה במטרה.אם המטרה היא לשפר את שיתוף הפעולה בין חברי הצוות, דיאגרמת שחייה היא הטובה ביותר.עבור ניתוח תפעולי עמוק בייצור או לוגיסטיקה, מפת זרם ערך יעילה יותר.

תפקיד התהליך ממפה בשיפור מתמיד

(הופנה מהדף ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇

בהתחשב בתהליך טיפוסי של הסדר-הסדר-הצוות עשוי להאמין כי הצעד האיטי ביותר הוא איסוף פריטים מהמחסן, אך ברגע שהם ממפות את הזרם, הם מגלים שצעד האישור של חמש-עשרה דקות במחלקה הפיננסית הוא למעשה צוואר הבקבוק.

שלב-בי-צעד מדריך ליצירת מפת תהליכים יעילה

1.הגן על ה-Scope and Boundaries

התחל על ידי החלטה איזה תהליך אתה ממפה.להיות ספציפי: במקום "תהליך שירות הלקוחות", להגדיר אותו כ"תהליך יצירת כרטיס תלונה ראשונית לפתרון" לזהות את נקודות ההתחלה והסוף, ולרשום את קלטי המפתח (למשל, דואר אלקטרוני של לקוחות, מערכת כרטיסי) ופלט (למשל, כרטיס פתור, משוב).

2.A להרכיב את הקבוצה הנכונה

Mapping דורש קלט מכל מי שנוגע לתהליך.זה כולל עובדים קו החזיתיים המבצעים את המשימות היומיומיות, מפקחים המפקחים על איכות, ולקוחות מטה הזרם המשתמשים בתפוקה. צוות חוצה-תפקודי מפחית את הסיכון של צעדים קריטיים חסרים או מתעדים רק את התהליך האידיאלי במקום את אחד בפועל. Facilitate סדנה שיתופית שבה חברי הצוות עוברים דרך הרצף בזמן אמתי, תוך שימוש בהערות על לוח דיגיטלי או כלי דיגיטלי, כמו מייק-מי, או מייק-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי-שי

זיהוי וקיום כל צעד

התחל בהתחלה מוגדרת וצעד צעד אחר צעד.רשם כל פעילות, החלטה ועיכוב. Distinguish בין שלבים בעלי ערך (אלה שהופכים את המוצר או השירות באופן שהלקוח ישלם) ופעולות שאינן בעלות ערך (ידיים, בדיקות, המתנה) שימוש במכוון לכל שלב, למשל, "תבקשה", תווית המשלוח", או "קבלת החזר כספי" (ראוות) עבור כל תיקון מיוחד.

4.לדמיין את התהליך

ברגע שהרצף מוסכם, ציירו את המפה באמצעות סמלים עקביים.מרבית הקבוצות עוקבות אחר תקן ANSI Flowchart. Label כל צעד באופן ברור וכוללות את הזמן הנדרש (זמן עבודה רגיל, לא רק זמן מחלף) אם ידוע.עבור מפות לייעל ערך, הוסיפו ציר זמן על פני החלק התחתון מראה זמן ומחזור לכל שלב.

אימות המפה עם נתונים

אל תסמכו רק על הזיכרון של המשתתפים.צל את התהליך עבור מספר מחזורים, זמן כל צעד, ושיעורי שגיאות שיא. לאסוף נתונים על רמות מלאי בין שלבים (מספר הפריטים מחכים לעיבוד) בהשוואה לנתונים אלה למה שנמשך במפה; לעתים קרובות הזרם בפועל מגלה לולאות נוספות או תקופות המתנה שהצוות שכח לציין את המפה בהתאם.

6. Analyze וזיהוי צווארי בקבוק

עם מפה של מדינה נוכחית מאומתת ביד, לחפש את הסימנים של צווארי בקבוק: הצעד עם זמן מחזור ארוך יותר, הגב הגדול ביותר של עבודה המתנה, את העבודה תכופה ביותר, או העובד שנראה תמיד מוצפת.מארק אזורים אלה עם דגל אדום. השתמש במפה כדי לשאול שאלות פרובוקציה: למה התור גדל כאן?מה יקרה אם נרחיב בשלב זה?

עיצוב מפת המדינה העתידית

לאחר זיהוי שיפורים, לצייר מפה של מדינה עתידית המסלקת או מפחיתה את צוואר הבקבוקים.להיות מציאותי: שינויים מיישמים כמו לעבור צעד קודם לכן, הפעלת בדיקה פשוטה, או צוות אמיתי תוך שעות שיא הם טובים יותר מאידיאל מושלם אך בלתי ניתן לחתום את המפה של המדינה העתידית עם בעלי עניין עבור משוב לפני יישום.

8. יישום, סקירה ועדכון ברציפות

מיפוי תהליכים אינו פרויקט חד פעמי.ת לוח זמנים קבוע ביקורות - רבעון לתהליכים יציבים, חודשי עבור דינמיות - כדי לראות אם השיפורים שנערכו ולזהות צווארי בקבוק חדשים.עדכון המפה בכל פעם שתהליך משתנה.מפת חיה שומרת על הקבוצה מיומנת ותומכת ב- Kaizen, הפילוסופיה של שיפורים קטנים מתמשכים.

זיהוי צווארי בקבוק עם תהליך Mapping

צוואר בקבוק הוא כל צעד שבו היכולת היא פחות מהביקוש, מה שגורם לעבודה להתערות ולרדת השלבים של הזרם לדל. במפה של תהליך, צווארי בקבוק הם לעתים קרובות גלויים מבחינה ויזואלית: הצעד עם סמל גדול, תווית זמן ארוכה, או יהלום ארוך זמן המתנה המוביל לעבודות תכופות.אבל אתה חייב גם לשקול פחות מצווארי בקבוק ברורים, כגון שלב זה יעיל אבל יש קצב גבוה, יצירתומים במקום אחר.

סימנים נפוצים של צווארי בקבוק

  • (ב) ויקרא י"א): "הזמן ה': "העבדות יושב בתור לפני שעיבודו."במפת זרם ערכי, זה מראה פער בין סוף צעד אחד לבין תחילת השלב הבא.
  • (ב) [13] מהדורות של [[המאה ה-1]], [[1924]]]], [[1924]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]
  • (ב) ⁇ :0) עבודה מחדש: צעד 1:1 פעמים רבות שולח פלט חזרה לתיקון, המציין כי הצעד הקודם אינו עומד בעקביות בסטנדרטים איכותיים.
  • (ב) מקורות מוצצים: 1FLT 1 אדם או מכונה עובדים כל הזמן לאורך זמן, בעוד אחרים יש יכולת חופשית.
  • (ב) אם הצעד הבא באופן קבוע אין מה לעשות, כי העבודה מגיעה להתפרצויות, צוואר בקבוק מעלה זרם הוא כנראה.

לאחר אישור צוואר בקבוק, השתמש בכלי ניתוח שורש כמו FLT:0 (5 למהסנדר 1 או FLT:2Fishbone DiagramFLT 3) כדי להבין מדוע זה קורה.מפת התהליך מספקת את ההקשר לבקש את השאלות הנכונות. לדוגמה, אם invoicing הוא בקבוק, זה כי המכירות של הצוות להגיש מאוחר כי חסר מערכת אוטומציה דורש פתרון שונה?

ניתוח מפת התהליכים: מסובכים וטכניקות

כדי לעבור מהתבוננות לפעולה, אתה צריך מדדים כמותיים.הדברים הם חיוניים לניתוח צוואר בקבוק.

  • [01:0] זמן קלף: 1:1 הזמן שנדרש כדי להשלים יחידה אחת של עבודה בשלב אחד.זמן מחזורי ארוך משמעותית מאשר שלבים אחרים מצביעים על צוואר בקבוק.
  • [ה]הזמן הכולל: [ה]: [ה] זמן האפס [ה]: הזמן הכולל מתחילתו ועד סופו של התהליך ליחידה אחת, כולל ההמתנה, זמן מינוס מחזור שווה למתן זמן ההמתנה.
  • (FLT:0)Takt Time:FLT:1 השיעור שבו הלקוחות דורשים מוצר או שירות. Calculated כזמן עבודה זמין מחולק על ידי הביקוש ללקוח.אם זמן מחזור של שלב אחר עולה על זמן tkt, זה לא יכול לענות על הביקוש וליצור צוואר בקבוק.
  • (FLT:0) First Pass Yield (FPY): ההרחבה 1 (%) אחוז היחידות שמשולמות צעד ללא צורך בעבודתם מחדש.נמוך בכל שלב גורם עבודה נוספת בשלבים מאוחרים יותר, מה שהופך את הצעד במורד הזרם לצוואר בקבוק.
  • (ב) [ה]ה' [ה']'[דרוש מקור]' [ב[[המאה ה-20], [ה[[1924]]], [[1924]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[[[1924]], [[1924]]]], [[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]], [[[[1924]]]]]], [[[[1924]]]]]]]] [[[[1924]]]]

(FLT:0Technique: Walk Through.Build.ve.il1) קח יחידה אחת של עבודה (סדר, כרטיס, מטופל) ובאופן מילולי לעקוב אחר דרכו בתהליך. להקליט את הזמן בפועל בכל תחנה.כל שלב שבו היחידה דווענת ביותר מ-10% מהזמן המוביל הכולל הוא בקבוק פוטנציאלי.

מצוואר בקבוק לפתרונות: אסטרטגיות לשיפור

לאחר שזיהית את צוואר הבקבוק ואת שורשו, בחר אסטרטגיה שמתאימה להקשר, להימנע פשוט הוספת משאבים נוספים אלא אם צוואר הבקבוק מוגבל על ידי יכולת בלבד.

עיצוב מחדש

בדקו את השלבים שקדמו לצוואר הבקבוק.אפשר לשלב, למחוק או לתקן מחדש כדי להפחית את העומס?לדוגמה, אם בדיקת איכות היא צוואר הבקבוק, לשקול העברת כמה קריטריונים לבדיקה לשלב מוקדם יותר שבו שגיאות ניתן לתפוס מהר יותר. לחלופין, להפחית את תדירות הבדיקה באמצעות דגימה סטטיסטית.

אוטומציה אוטומציה

טכנולוגיה היא כלי רב עוצמה של דה-בולוקטיבי.אישורים חוזרים, כניסה לנתונים או דיווח דור.אפילו אוטומציה פשוטה המבוססת על הכלל (כמו כרטיסי תמיכה אוטומטית) יכול לשחרר את היכולת האנושית.

המונחים: reallocation

אם צוואר הבקבוק יש זמן מוביל הרבה יותר זמן מאשר זמן טט, צוות אימון חוצה מצעדי מטה הזרם כדי לעזור במהלך שעות השיא. בייצור, להעביר מפעילי לתחנת צוואר הבקבוק.בשירות, באופן זמני משמר סוכנים ל תור הטריג. לוודא כי כאשר צוואר הבקבוק פועל מהר יותר, מדרגות למטה הזרם יכול לספוג את זרימת הגידול ללא יצירת צוואר בקבוק חדש.

עבודה סטנדרטית

אם צוואר הבקבוק כרוך במתן החלטות, ליצור הליך תפעול סטנדרטי (SOP) המפחית את אי הוודאות.לדוגמה, מגדיר קריטריונים ברורים לאישורי החזר, כך העובדים לא צריכים להסלים כל מקרה.עבודה סטנדרטית מפחיתה את יכולת מחזורית והופכת את התהליך לצפוי יותר.

יצירת תרבות של שיפור מתמשך

מיפוי תהליכים אינו טכניקה שחיה במחלקת המבצעים; זה צריך להיות שפה משותפת ברחבי הארגון.כאשר צוותים ממפה באופן קבוע את התהליכים שלהם, הם מפתחים הטיה לפעולה ונכונות לאתגר את הסטטוס קוו.

  • (ב) עובדי החזית של כוח האדם: FLT:1 הם יודעים את התהליך הטוב ביותר.תן להם את הכלים והזמן ליצור ולעדכן מפות.
  • (ב) ,0) ניצחונות קטנים: FLT:1 כאשר צוואר בקבוק הוסר, גם אם הוא חוסך רק חמש דקות לעסקה, לשתף את הסיפור.
  • (FLT:0) מיפוי מיפוי לקצבים רגילים: אנדרל 1 (כולל סקירה של מפת תהליכים כחפץ עומד בפגישות צוות. השתמש בו כחפץ חי, לא מסמך מאובק.
  • (FLT:0)Connect to אסטרטגיות מטרות: FLT:1 להראות כיצד להפחית זמן להוביל או שיפור FPY תומך ישירות שביעות רצון הלקוחות או צמיחה בהכנסות.

מלכודות נפוצות וכיצד להימנע מהם

  • (ה) ,0) מיפוי התהליך האידיאלי במקום אחד בפועל: צוותים 1:1 לעתים קרובות מתאר מה צריך לקרות, לא מה באמת קורה.
  • (ב) ,0) ,ממלא את המפה: FLT:1 יותר מדי פרטים לעשות את המפה ללא קריאה.התחל עם נוף ברמה גבוהה ומקדח רק עבור השלבים של צוואר הבקבוק.
  • (FLT:0) ל-Deske-in: ⁇ 1 (אם הצוות שבבעלותו התהליך אינו מעורב, המפה תהיה לא מדויקת ושיפורים יהיו עומדים בפני מקבלי ההחלטות.
  • (ב) לא לעדכן את המפה: FLT:1 מפת תהליכים שהיא בת שנה הופכת למקור של בלבול.
  • (ב) כאשר אתה מסיר צוואר בקבוק אחד, שיפור מתמיד דורש מיפוי מתמשך.

דוגמה אמיתית לעולם: תהליך ממפה במרכז תמיכה של לקוחות

חברת מסחר אלקטרוני בגודל בינוני שמה לב שציוני שביעות רצון הלקוחות ירדו וזמני פתרון עלו.צוות התמיכה יצרה מפת שחייה בתהליך החלטת התלונה, החל מהגשת הכרטיסים לסגירה.הם גילו שהעיכוב הגדול ביותר התרחש בצעד "המחלה והקצה", שבו כרטיסים ישבו בממוצע 18 שעות לפני שהועברו לאנליזה נוספת של צוות.

מסקנה

מיפוי תהליכים הוא הרבה יותר מאשר פעילות גופנית מזרימת.זהו משמעת אסטרטגית שמביאה בהירות למורכבות וחושפת את החיכוך הנסתר ששודד ארגונים של מהירות, איכות ומוסרית.על ידי מיפוי של זרמי עבודה של המדינה הנוכחית, ניתוח צווארי בקבוק עם נתונים, ועיצוב שיפורים עתידיים-מדינתיים, צוותים יכולים להניע שיפור מתמשך שהוא שיטתי, בר קיימא, ומדפיפות תהליך אחד, אשר יתכנסו בצורה הטובה ביותר, יחשפו את האנשים הקוסמים, וית, כך טוב יותר, יהפוך את עצמם, לפשוטו בצורה טובה יותר, כדי לגלות את הביצועים הטובים ביותר, טוב יותר, ובאופן קבוע.

(ב) לעיין במדריך ה-FLT:0.ASQ למיפוי מיפוי מיפוי מיפוי ( 1:1), ה-II של המכון ל-Lean Enterprise Institute מיפוי משאבים של משאבים מיפוי: 3, או המאמר ה-FLT:4iSixSigma על תהליך מיפוי שיטות העבודה הטובות ביותר:5FLT:5.