ניהול שרשרת האספקה וההפצה בפרויקטים הנדסיים באמצעות טרילו

מבוא: המורכבות של שרשרת אספקה בפרויקטי הנדסה

פרויקטים הנדסיים – בין אם תשתיות בקנה מידה גדול מצטברות, ההרחבה של הצמח או פיתוח המוצר – תלוי בזרימה קבועה של חומרים, רכיבים ושירותים.שרשרת האספקה ותפקוד רכש הוא לעתים קרובות עמוד השדרה של ביצוע פרויקטים: כאשר חומרים מגיעים מאוחר או נכשלים בדיקות איכות, עיכובים cascade על פני לוח הזמנים כולו להפיץ מעקב מסורתי מבוסס גליון או רשתות דואר אלקטרוני הופכים במהירות לא רצוי כמו מספר הספקים ופריטים, כמו כלי משותף, יכול להפוך את זה יכול להפוך את זה יכול להפוך את זה יכול להיות משותף.

בניגוד למערכות תכנון משאבים מורכבות של ארגונים (ERP) הדורשות הכשרה ייעודית, טרילו מציעה נקודת כניסה נמוכה עבור צוותים כי צריך לעקוב אחר זרימת עבודה רכש ללא עקומת למידה תלולה.מפות לוח-וכרטיסיות שלה באופן טבעי לשלבים של רכש, החל מהספק באמצעות משלוח סופי ובדיקה. מאמר זה חוקר כיצד צוותים יכולים לרתום את טרלו כדי להשיג, להפחית את המינהליות על פני, ולשמור על פרויקטים בלוח הזמנים.

למה טרלו לשרשרת האספקה וההפצה?

טרילו מביא מספר יתרונות לתהליך רכש שהם בעלי ערך מיוחד בסביבות הנדסה:

ניהול צינורות וירטואלי: FLT:1אנדר כל עמודה על לוח טרלו מייצג שלב של רכש.עבור כרטיס מתוך "מעבר" ל"Received" מספק עדכון סטטוס מיידי גלוי לכל הצוות.
(FLT:0) lexibility ללא קשיחות:FLT:1 בניגוד לתוכנה מוגדרת מראש של זרימת עבודה, טרילו מאפשר לך להתאים אישית לוחות, רשימות וכרטיסים כדי להתאים את השלבים הספציפיים שלך - גם אם השלבים האלה משתנים באמצע ההסתברות.
(FLT:0) תוכניות יעילות והיקף: TRAello מציע שכבה חופשית נדיבה, ותוכניות בתשלום זולות בהשוואה מערכות רכש ייעודיות.קבוצות הנדסה קטנות יכולות להתחיל במהירות ולוסיף Power-Ups כפי שצריכים לגדול.
(FLT:0) אינטגרציה-ready:FreaLT:1) באמצעות חיבורי Power-Ups ו- צד שלישי (Zapier, Butler Automation), טרלו יכול להתחבר לדואר האלקטרוני שלך, ERP או מערכת חשבונאות, צמצום כניסת נתונים כפולת.
(FLT:0) גישה: ההרחבה: ההרחבה: , שולחן העבודה ואפליקציות סלולריות להבטיח כי צוות רכש, מנהלי פרויקטים, ומשגיחי שדה תמיד יש את המידע האחרון בקצות אצבעותיהם.

תכונות אלה הופכות את טרלו בחירה מעשית עבור חברות הנדסה הזקוקות לפתרון מעקב קל אך רב עוצמה.עבור סקירה רחבה יותר של יכולות טרלו, ראה את ה-FLT הרשמי:0Trello TouralFLT:1.

הקמת מועצת המנהלים של טרילו לפרויקטים הנדסיים

לוח ממוצב היטב הוא הבסיס של ניהול רכש יעיל.התחל על ידי יצירת לוח חדש בשם הפרויקט שלך (למשל, "התעדות של Bridge").

רשימת תמונות למועצת תמיכה

(FLT:0) Supplier Selection: FLT:1 Cards כאן מייצגים ספקים פוטנציאליים שיוערכו.כולל קישורים ל-RFQs, מסמכי הסמכה והשוואות מחירים.
(ב) ,0) אישור: סדרים 1FLT 1 צריכים חתומה פנימית לפני שהוצבו.
(ב) ,0) הזמנת מקום: 1FLT 1 (הופנה מהדף ה- PDF והזנת פרטי קשר של הספק בתיאור הכרטיס.
(בעבר:0) כרטיסי ביקור עם מספרי מעקב ותאריך משלוח הצפוי.
(ב) ⁇ :0) , כאשר החומר מגיע לאתר, לעבור לרשימה זו.
(FLT:0) Inspection & בקרת איכות: הנדסת צוותים 1 הנדסת חשמל 1 פעמים צריך לאמת חומרים. השתמש בבדיקה עבור קריטריונים בדיקה (דימונים, הסמכה וכו ').
(ב) ,0) ,ב"הבא" (ב) לאחר שחלף בדיקה ושוחרר למלאי או בנייה, ארכיון הכרטיס או להעביר אותו לשם התייחסות.

כרטיסי אשראי ושדות נתונים

עבור עקביות, כרטיסי שם באמצעות פורמט כמו "טיפוס אווירי - ספק - סדר #" (למשל, "Steel Beams - ArcelorMittal - PO-4512) בתוך כל כרטיס, להשתמש באזור התיאור כדי ללכוד נתונים מרכזיים: מספרים, כמויות, מחירי יחידות, תנאי משלוח (Incoterms), וכל הוראות ספציפיות להוספת שדות (a PowerUp) מאפשר לך "עדכון"זמין" נתונים" ו"עדכון"עדכון" (עדכון"זמין" (עדכון")" (עדכון"זמין")" (עדכון")"זמין"זמין"ד" (עדכון" (Experty) ו-Excelerated Data" (Excelerdowed Data)" (Excelerated Data) ו-Un Analysis", ו-uperative Data) ו-Un Analysis" (Excelerative Data)" (Excelerative Data) ו-upterms)" (Excelerative Data) ו-Un Analysis", ו-Un Analysis" (Excelerative Data) ו-Un Analysis", ו-Un Analysis", ו-Excelerative Data)"Excelerdate"Excelerative Data)"Excelerdate"Dup

לדוגמה, תבנית לוח המיועדת במיוחד לרכישה זמינה מ-FLT:0 ,Trello Pattern Library

תכונות מתקדמות של טרילו שיעזרו להגביר את התוספת

תוויות: Instant Visual Cues

צור קטגוריות תווית כדי לסנן ולמיין כרטיסים במבט.עבור רכש, ערכות תוויות שימושיות כוללות:

(ב) ⁇ :0 (בלטינית:0) ,5 , 1 אדום עבור הזמנות דחופות שעלולות לעכב את הפרויקט, צהוב לרמה רגילה, ירוקה לעדיפות נמוכה.
(ב) ⁇ :0) ⁇ (בלטינית: 1) כחול עבור ספקים מקומיים, כתום עבור בינלאומי, סגול עבור מקור יחיד.
קטגוריה:0 (מ"ר) ⁇ : 1 מכני, חשמל, אזרח וכו'.

על ידי לחיצה על תווית, חברי הצוות יכולים מיד לראות את כל הקלפים של סוג נתון, אשר מועיל במיוחד במהלך פגישות סטטוס.

רשימות עבור אחריות

לעתים קרובות יש תהליכים רב-שלביים: קבלת ציטוטים, השוואת מחירים, קבלת אישור, אימות זמני להוביל, הסדרת לוגיסטיקה.הוספת רשימות לכרטיסים כך שלא יתעלמו מהם.לדוגמה, כרטיס "נחה" עשוי להיות צ'ק עם פריטים כגון:

הסכם רכישה ⁇
תשלום מראש נשלח (אם נדרש)
הוראות משלוח ⁇ המסופקות לספק
⁇ מגע שהוקצה למעקב לוגיסטי

רשימות כפולות גם כאינדיקטור התקדמות; טרלו מראה כמה פריטים הושלמו, שהיא דרך מהירה למדוד את מוכנות הכרטיס לעבור לשלב הבא.

דייטים ותזכורת

הגדר תאריכי משלוח צפויים, השלמת בדיקה או מועדי חוזים.Trello יכול להודיע לך לפני תאריך היעד מגיע.שלב זאת עם אוטומציה של באטלר כדי להעביר באופן אוטומטי כרטיס ל"בשל" אם התאריך המשוער עובר והכרטיס נשאר ב"מעבר".

קבצים וניהול מסמכים

צויפי רכישה והורדה, מסמכי משלוח, תעודות בדיקה, תמונות ואפילו CAD רישומים ישירות על כרטיסים.Trello מאחסנת את ההחזקות הללו בענן, מה שהופך אותם נגישים לכל חבר צוות.עבור קבצים גדולים, לשקול שילוב עם Google Drive, Dropbox או Box באמצעות Power-Ups כדי לשמור על לוח טרלו שלך קל משקל תוך מתן קישורים ישירים למסמכים המקור.

אוטומציה עם באטלר

באטלר הוא מנוע האוטומציה של טרילו.לרכישה, כללי באטלר נפוצים כוללים:

כאשר כרטיס נוסף לרשימת "הזמנה" קובע באופן אוטומטי תאריך מראש 14 ימים בעתיד (הארכה של זמן מוביל טיפוסי).
כאשר תאריך היעד של כרטיס מגיע, וזה לא "מבקש", שלח הודעה Slack למנהל רכש.
כאשר כרטיס מועבר ל"מובא", ארכיון זה לאחר 30 ימים כדי לשמור על לוח נקי.
כאשר התווית "מאושר" נוספה, להעביר מיד את הכרטיס לראש הרשימה שלה ולעדכן את מנהל הפרויקט.

באטלר יכול לחסוך שעות של תנועת כרטיסי יד ידנית ומיין, ומאפשר לצוות להתמקד בפתרון בעיות אספקה ולא לעדכן לוח. למד יותר על יכולות של באטלר ב-FLT:0 Butler Automation GuideFLT:1.

שיתוף פעולה ותקשורת

ההסתברות היא לעתים נדירות פעילות בודדת.פרויקטים הנדסיים כרוכים במספר בעלי עניין: מנהלי פרויקטים, מפקחי אתרים, כספים, ספקים, ולפעמים הלקוח תכונות שיתוף פעולה של טרלו לשמור על כולם תואמים.

(FLT:0)Comments ו- @mentions:FLT1 השתמש בהערות כרטיס כדי לשאול שאלות, להוסיף עדכונים או לבקש אישורים.T עמיתים עם @username כדי לשלוח להם הודעה.זה יוצר מסלול ביקורת קבוע של החלטות ותקשורת.
(FLT:0) אסימונים:0 (Absign) 1 Assign Cards לחברי צוות ספציפיים.לדוגמה, כרטיסי "בחירת העודף" עשויים להיות מוקצה להובלת רכש, בעוד כרטיסי "הערכה ואמפ; QC" הולכים מהנדס האיכות.
(FLT:0) עדכונים בזמן אמת: 1 כאשר כרטיס נע או תגובה נוסף, חברי לוח אחרים רואים את השינוי באופן מיידי.

עבור צוותים המשתמשים ב-Slack או Microsoft Teams, טרלו Power-Ups מאפשרים לך להציג עדכונים לערוצים אלה.לדוגמה, בכל פעם שכרטיס עובר ל- "Received", הודעה יכולה להיות שפורסמה בערוץ הפרויקט כך שכולם יודעים כי חומרים הגיעו ויכולים לתכנן את העבודה בהתאם.

« « « הצצה לטרלו עם כלים חיוניים אחרים

טרילו לבדו הוא חזק, אך כאשר הוא מחובר לתוכנה אחרת בערימה ההנדסית שלך, הוא הופך אפילו יעיל יותר.

(FLT:0Slack / Microsoft Teams:FLT:1) דוחף באופן אוטומטי עדכונים מTrello לתוך ערוצי צוות, וליצור כרטיסים מהודעות.
(ב) ,0) Google Drive/ OneDrive:FLT:1 קבצים מצורפים ישירות מאחסון בענן ללא הורדה וקידוד מחדש.
(FLT:0)Jira:BuildFLT:1; אם צוות ההנדסה שלך משתמש Jira לניהול פרויקטים, קישור כרטיסי רכש לבעיות Jira (למשל, עיכוב הזמנה קריטי יוצר משימה Jira עבור לוח הזמנים של הפרויקט).
(FLT:0)Zapier / Integromat:BuildF1) בנו זרמי עבודה מותאמים אישית: כאשר דואר אלקטרוני מגיע מספק עם מספר מעקב, ליצור באופן אוטומטי כרטיס טרלו ב "במעבר" עם מספר המעקב הזה.
(ב) ,0) מערכות (קוויק ספרים, Xero): FLT:1 Sync הזמנות רכישה וחשבוניות לטרלו עבור תצוגה מאוחדת של התחייבויות פיננסיות.

על ידי חיבור טרילו לכלים שאתה כבר משתמש בהם, אתה להפחית את כניסת הנתונים ידניים ולהבטיח כי מידע רכש זורם בצורה חלקה ברחבי הארגון.

שיטות טובות לניהול שרשרת האספקה וקידום

כדי לקבל את הערך הגדול ביותר של טרילו, לאמץ את התרגילים האלה מוקדם בפרויקט שלך:

(ב) עיין ועדכון לוח הזמנים: FLT: 1 מבלה חמש דקות בכל בוקר כרטיסי העברת בוקר שינו את הסטטוס.זה שומר על לוח התכנון מדויק ומונע "הת כבה לוח".
(FLT:0) בעלות ברורה של FLT:1 כל רשימה או קבוצה של קלפים צריך להיות בעלים ייעודיים.רשימה "בחירת העודף" עשויה להיות שייכת למנהל רכש, בעוד "בדיקה ואמפ; QC" שייך לצוות האיכות.
(FLT:0) העלאת אוטומציה של באטלר מיום 1.03.10.1 צעדים חוזרים ונשנים והודעות.הזמן שהושקע בהקמת כללים משלם במהירות כמו סולם הפרויקט.
(FLT:0) השתמש בלוח כרכז תקשורת.אנדרל:1 במקום הודעות דוא"ל נפרדות על עיכוב ספק, דורש את כל העדכונים להיות מתפרסם על הכרטיס הרלוונטי.
רצ'רץ' סיים את הקלפים לאחר אבני הדרך של הפרויקט.IRLT:1 [העברה] השלימה את הקלפים לרשימת "הרצאה" או פשוט ארכיון אותם.

(FLT:0) Run Weekly רכש ביקורות באמצעות לוח.03FLT:1) Gather the הצוות סביב הלוח (Vitual or in-person) עובד דרך כל רשימה משמאל ימינה, דיון בלוקים ופעולות הבאות.

(FLT:0 â € ¢ תבניות עבור פרויקטים חוזרים.BuildFLT:1 ; אם המשרד שלך פועל פרויקטים הנדסיים דומים (למשל, תת-קרקעיות מרובות או יחידות דיור), ליצור תבנית לוח מאסטר עם רשימות סטנדרטיות, תוויות, ו Butler כללים.כל פרויקט חדש אז מתחיל מתבנית זו במקום מאפס.

שיטות אלה לא רק לשפר את יעילות רכש, אלא גם ליצור סביבה שקופה שבה ניתן לראות בעיות פוטנציאליות מוקדם.

דוגמה אמיתית לעולם: הנדסה Project Procurement Workflow

שקול חברה להנדסה דינמית שכוונתה לבנות מפעל טיפול במים פסולת.הפרויקט דורש מעל 200 רכשים נפרדים: משאבות, צינורות, שסתום, לוחות חשמליים, תוספים קונקרטיים ועוד.כאן איך הם בנו את לוח טרלו שלהם:

(FLT:0) Supplier SelectionFLT:1 - 25 קלפים המייצגים ספקים פוטנציאליים עבור ציוד גדול.כל כרטיס כולל רשימת הקריטריונים של הערכה (הההסמכה של ISO, אזכורי פרויקטים קודמים, תחרותיות מחירים) מנהל רכש שהוקצה לכל כרטיס לחבר צוות למחקר.

(FLT:0)התאמת מועדות (FLT) 1 – לאחר הערכה ראשונית, כרטיסי הספק הטובים ביותר מועברים כאן עם הצעת מחיר המצורפת ותאריך עקב עבור ניהול חותמת.

(FLT:0) הזמנת PlacedveFLT:1 - לאחר שאושר, מומחה רכש יוצר כרטיס חדש ברשימה זו עם מספר PO, תנאי משלוח, וקישור לחוזה החתום.הם גם קבעו תאריך מבוסס על מועד מוביל הספק.

(FLT:0) ב- TransitveFLT:1 - כפי שקורה המשלוחים, הכרטיס מועבר.מסמכים למשלוח מחוברים.

(ב) ,0) ,ReceivedFLT 1 - משלוח Upon, צוות המחסן מעביר את הכרטיס ומוסיף תמונה של הפריטים שהתקבלו.אם יש נזק, הם מייחסים תמונה ותגובה "Damaged - הגשת תביעה".

(FLT:0) Inspection & QCFearLT:1) - מהנדס האיכות פועל באמצעות רשימת הסימון: לאמת ממדים, לבדוק תעודות, לבצע בדיקת לחץ (עבור צינורות) כרטיסי בדיקה לא מוצלחים מקבלים תווית אדומה והם מועברים לרשימה נפרדת "לא פורמלית" עבור פתרון הספק.

(ב) ,0) ,CompletedFLT:1 , רק לאחר שבדיקה עוברת חומרים משוחררים לאתר הבנייה, הכרטיס מגיע "מובא".

במהלך הפרויקט, צו משאבה קריטי נדחה.כי הכרטיס היה ב"מעבר" לפני תאריך היעד שלו, באטלר שלח התראה Slack למנהל הפרויקט.הקבוצה עסקה במהירות את הספק ומצאה כי שביתת נמל עיכבה את המשלוח.הם ארגנו לתוואי לוגיסטי חלופי ועדכן את המשלוח הצפוי על הכרטיס.הדירקטוריון הפך למקור המרכזי של האמת לתכנית ההתאוששות, וכל אחד - ממחלקת הכספים ועד האתר - יכול לראות שניות חדשות.

חשיפה זו בזמן אמת מנעה חסימה יקרה של פעילות לשפוך בטון שתלויה על זמינות משאבה.הפרויקט נמסר רק יומיים מאחורי לוח הזמנים, וצוות רכש היכה את טרלו על כך שאפשר להם להגיב במהירות.

מסקנה

פרויקטים הנדסיים חיים או מתים על האמינות של שרשרת האספקה שלהם.Trello מספק דרך מעשית, גמישה, וסבירה להביא סדר לכאוס של מעקב אחר רכש. על ידי הקמת לוח ממובנות היטב עם תוויות, רשימות, אוטומציה ואינטגרציה, צוותים יכולים לעבור ממאבקי אש תגובתיים לניהול.הטבע החזותי של טרלו הופך מיד למובנים, בעוד תכונות להבטיח כי אף אחד לא נשאר לולאה.

בין אם אתה יועץ הנדסי קטן או קבלן גדול של EPC, נותן טרילו ניסיון במחזור רכש הבא שלך יכול להיות השינוי כי שמירה על הפרויקטים שלך על לוח זמנים ותחת התקציב.התחל עם לוח פשוט, להוסיף כוח כפי שאתה גדל אוטומציה, ולצפות יעילות הצוות שלך לשפר.