ניהול תהליכי הנדסה עם אסאנה

תפקיד ניהול פרויקטים בהנדסת הנדסה

רכש הנדסי הוא פונקציה גבוהה של נקיטת עלויות כי ישירות משפיע על תקציבי הפרויקט, קווי זמן ואיכות.ממממקור חומרי גלם למשא ומתן חוזים ותיאום לוגיסטיקה, כל צעד דורש תיאום מדויק בין הנדסה, שרשרת אספקה וצוותים פיננסיים.ללא גישה מובנת, תהליכי רכש יכולים במהירות לטבול את מועדי המועדים, עלות, וציות.כלי ניהול חזק כמו אסאנה מספק את הרגישות הדרושה, לעקוב אחר משימות ניהול עבודה, כדי לנהל במהירות.

גמישותה של אסאנה מאפשרת לצוותי הנדסה לשכפל שלבים של רכש בעולם האמיתי - חקירה, הערכת הספק, אישור הזמנת רכישה ועיבוד משלוח - במערכת ברורה, חוזרת על עצמה על ידי מינוף ניהול המשימה של אסאנה, תלותיות, ואוטומציה, ארגונים יכולים להפחית שגיאות ידניות ולהגביר את זמני מחזור. מאמר זה מרחיב על איך להגדיר, להתאים אישית, ואופטימיזציה של הנדסה עבור רכש, עם אסטרטגיות בקנה מידה קטן של פרויקטים קטנים.

הבנה של הנדסה Procurement Lifecycle

השימוש היעיל של אסאנה מתחיל עם תפיסה מוצקה של מחזור החיים של רכש בהקשר הנדסי.התהליך בדרך כלל זורם דרך שלבים אלה:

• (FLT:0) סקריפיות & מפרט: הנדסת צוותים מגדירים דרישות חומר או שירות, כולל מפרטים טכניים וסטנדרטים איכותיים.
• (ב) ⁇ :0) , הזדהות ואמפ; סוקורינג: FLT:1 Procurement מזהה ספקים פוטנציאליים, בקשות ציטוטים, והערכה של יכולת.
• (ב) ,0) ,Negotiation & פרס: התנאים של ההרחבה 1 , הם מו"מ, חוזים הם סופיים, והזמנות רכישה (POs) מונפקים.
• (ב) ,0) ,הסדר והאמפ; ספקיות: ⁇ 1:1 לספק מוצרים; משלוח, מכס, ומלחמה מתואמת.
• (ב) ⁇ :0) חומרים איכותיים: איכות בקרת: איור 1:1 חומרים נכנסים נבדקים נגד מפרטים, עם לא רפורמות דיווחו.
• (ב) ניכוי:0; ניכוי: 1 (ב) , חשבוניות תואמות ל- POs, תשלומים מעובדים, ורשומות הם ארכיונים.

כל שלב יוצר משימות ספציפיות, מסמכים ואישורים שאסאנה יכולה ללכוד.מיפוי מחזור החיים הזה למבנה פרויקט אסאנה שלך הוא הצעד הראשון לעבר מערכת רכש שקופה, בלתי מבוקרת.

מדוע אסאנה עומדת לצאת להנדסת הנדסה

אסאנה מציעה מספר תכונות שהופכות אותו לתאים במיוחד לניהול רכש בהשוואה לגליונות מבוזרים או תיאום מבוסס דואר אלקטרוני:

• (ב) ,0) תלויות בתלות: 1.10.10.1 להבטיח כי אישור הספק לא יכול להיות מלא לפני שערכת הצעות מחיר תיחתם.
• (ב) ,0)Custom Fieldseur: FLT:1 Track מספר PO, מרכז העלות, מעמד הספק, תאריך משלוח, תוצאות בדיקה עם ירידה או מספרים.
• (FLT:0)Automations (Rules): ההרחבה אוטומטית של משימות ל"תגובה הספקית המתחדשת" כאשר התאריך המשוער עובר, או להודיע להובלת ההנדסה כאשר הוא מונף.
• (FLT:0)Portfolios & Goals:03FLT:1 , Align רכש אבני דרך עם מטרות הפרויקט ועקוב אחר התקדמות בפרויקטים הנדסיים מרובים בו זמנית.
• (ב) ,0) אישורים בלתי מוגבלים: FLT:1eurs: בקשות לרכישת כביש דרך שרשראות אישור ברמה גבוהה עם שבילי ביקורת.
• (FLT:0) אינטגרציות: 1FLT:1 Connect Asana עם Directus, ERP Systems, דוא"ל, Slack, ו- Document Storage for חלקה data Flow.

יכולות אלה מאפשרות לצוותי רכש להתרחק מרדיפה אחר הודעות דוא"ל ועדכוני סטטוס ידניים, במקום להתמקד במערכות יחסים אסטרטגיות של הספק והפחתה בסיכון.

קביעת זרימת עבודה מקיפה ב Asana

בניית מרכז רכש יעיל באסאנה דורש תצורה מכוונת.למטה היא גישה של צעד אחר צעד שניתן להתאים לכל ארגון הנדסי.

יצירת מבנה פרויקט המראה את שלב החיזוי

(הופנה מהדף [[1924]]]] ו[[1924]]]], [[1924]]]]]] ו[[1924]]]]]] ו[[1924]]]], [[1924]]]]]]]] ו[[1924]]]]]], [[1924]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]]]]]]]], [[1924]]]]]]]] ו[[1924]]

הוסף משימות עם עשיר פרטי

כל פריט רכש הופך למשימה.לדוגמה, תחת "חקירה", ליצור משימה עבור "כלי מחשב - חלק #4821" עם תיאור כולל גליונות ספק, תאריך משלוח נדרש, ופניית תקציב. השתמש ב subtasks לצעדים גרינראליים: "Solicit 3 ציטוטים", "ביקורת הסמכה", "Submit requisition for אישור" כל תת-התת למהנדס אחראי או לרוכש.

שדות מתאימים עבור Crucial Metadata

שדות המכס הופכים את אסאנה מרשימת to-do למסד נתונים. שדות רכש משותפים כוללים:

• (ב) ⁇ (ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
• (ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
• (ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
• (ב) [15] (הופנה מהדף לא התחיל / ביקורת ספק / הזמנה / במעבר / אספקת / Inspected / In Transit / Inspected)
• (ב) ,0) ,[[1924]]]]
• (ב) ⁇ (ב"ג) ⁇ (ב"ג)

עם שדות מותאמים אישית, אתה יכול לסנן צפיות כדי להציג רק משלוחים מאוחרים או הזמנות בעלות ערך גבוה, וליצור דוחות באמצעות לוח המחוונים של אסאנה.

יישום אישורים באמצעות ASana's Built-In Feature

לקבלת הזמנות לרכישת מעל סף מסוים, דורש אישור רשמי.אפשר את העמודה "הקבלנים" בפרויקט שלך.אסים את האישור (למשל, מנהל הנדסה, בקר פיננסי) ולהגדיר תאריך מראש. אסאנה תודיע למאשר ולמנוע את המשימה להיות מסומנים להשלים עד אישור מוענק - מושלם לשמירה על בקרת תקציב.

5.קביעת התלות למניעת עבודה

משימות בדיקה צריכות להיות תלויות במשימות המשלוח שיושלמו. השתמש בתכונה "הדברים" כדי לקשר משימות כך שצוותים לא יכולים לקפוץ בטעות קדימה.לדוגמה, "תראות בקרנות פלדה הקרובות" צריך להיות תלוי ב"משלוח באם".זה מבטיח את זרימת הלוגי של פעילויות רכש הוא מאויש.

עבודה אוטומטית עם כללים

כללי אסאנה (זמין ב- Business and Enterprise tiers) להפחית עדכונים ידניים.

• כאשר הכדאיות אושרה, באופן אוטומטי ליצור "ממשלה גמישה" ולהקצות אותה לקונה.
• כאשר "תאריך המשלוח המסור" הוא בעבר, לשנות את העדיפות ל"קריטי" ולעדכן את מובילת הלוגיסטיקה.
• כאשר משימה עוברת ל"בדיקה", שלח הודעה של Slack לצוות האיכות קישור למשימה.

אוטומציה שומרת על זרימת העבודה נעה ללא פגישות קבועות של בדיקות מעמד.

השתמש ב-Clocks to Monitor Multiple Procurement Streams

אם המחלקה להנדסה שלך מטפל במספר פרויקטים בו זמנית - לדוגמה, קו מוצר חדש, שדרוג מתקן, ותוספת תחזוקה - ליצור תיק המאגד את כל הפרויקטים של רכש. תצוגת התיק מראה התקדמות כוללת, משימות בסיכון, הקצאת משאבים.You יכול גם להגדיר מטרות תיק, כמו "לחנך את תקופת מחזור PO בממוצע עד 15%", ולעקוב אחריהם עם Asana Goals.

Best Practices for Management Engineering Procurement in Asana

מעבר להגדרה, אימוץ שיטות הבאות ימקסימו את הערך אסאנה מביא לתהליכי רכש שלך.

סטנדרטיזציה של תבניות משימות עבור פריטים חוזרים

עבור פריטים שנרכשו לעתים קרובות (למשל, ברגים, רכיבים אלקטרוניים, שירותי ייעוץ), ליצור תבנית פרויקט עם משימות שנבנו מראש, שדות מותאמים אישית, ו subtasks. כאשר דרישה חדשה עולה, לשכפל את התבנית במקום לבנות מאפס.זה מבטיח עקביות ולהפחית זמן ההתקנה.

לוח האש של אסאנה ל-Time Visibility

לוחות דשטוש מספקים תרשימים של בריאות רכש: מספר פוליסות פתוחות, סך ההוצאות על ידי קטגוריה, אחוז של משלוחים בזמן, ומשימות חסומות על ידי הספק.פי לוח המחוונים אל הפרויקט הביתה ולשתף אותו עם בעלי עניין במהלך הסינכרון השבועי.זה בונה אמון ומפחיתה הסלמה בהפתעה.

שילוב עם מערכות חיצוניות באמצעות Directus כ-Backend

בעוד אסאנה מצטיין במעקב משימה, רכש הנדסי דורש לעתים קרובות נתונים מ- ERPs, פורטלים ספק או מערכות CRM.FLT:0IRFLT:1DirectusFLT:2miaFLT 3 יכול לשמש כ- CMS חסר ראש כדי לסנכרן מסדי נתונים, תבניות חוזים, ורשומות איכות עם אסאנה באמצעות API.

הצג מחדש את המצגת עבור ספקים ביצועים

יצירת משימה חוזרת (למשל, "סקירה ספקית של ספקית קווית - רכיבים חשמליים") המופיעה בכל שלושה חודשים.לצר שדה מותאם אישית לדירוג (1-5) ומצע תת-התערות כדי לעדכן את כרטיס הציון הספק במסד הנתונים המרכזי שלך. השתמש בהערות של אסאנה כדי ללכוד משוב מצוות הנדסה שהשתמשו בחומרים.

שימוש ב-Saning כדי לנהל מורכבות

כמו בקנה מידה של פרויקטים, משימות יכולות להכפיל.תגים כמו #expedite, # קריטי, #עלילה, או #waiting-on-supplier לאפשר מסנן מיידי.שלב תגים עם מסננים שדה מותאם אישית כדי ליצור נופים ממוקדים - לדוגמה, כל המשימות מתוייגות # קריטי עם תאריך היעד השבוע.זה עוזר למנהלי רכש להקצות תשומת לב היכן הוא צריך ביותר.

הקמת משמעת נקייה לניהול קבצים

גליונות ספקטרום המצורפים, דוחות בדיקה, וחשבוניות ישירות למשימות. השתמש בקובץ של אסאנה בתצוגה מקדימה ותגובה לדון בדיסקרטיות מבלי לעזוב את הפלטפורמה.עבור מסמכים גדולים יותר, משתלבים עם Google Drive, Dropbox או Box וקישור הקבצים במשימות.זה יוצר מקור יחיד של אמת עבור כל החלטה רכש.

מקרים מתקדמים: אישור מעבר לעקבות בסיסית

אסאנה יכולה להתמודד עם תרחישים מורכבים יותר כאשר נקבעו בחשיבה.

Multi-Tier ספק Approval Workflows

עבור רכישות בעלות ערך גבוה או בסיכון גבוה, ליצור שרשרת אישור ליניארי באמצעות אישורים של אסאנה.אסים את האישור הראשון (מנהל ההנדסה), ולאחר מכן השני (מנהלת ההיתר), ולבסוף (CFO) כמזכאים אפשריים.המשימה לא תקדם עד שכל האישורים ייאספו.You יכול גם להשתמש בחוקים מותניים: אם עלות כוללת עולה על 100,000 דולר, להוסיף אישור CFO באופן אוטומטי.

ניהול RFP (בקשה להצעה) תהליכים

יצירת פרויקט נפרד עבור כל RFP. השתמש במשימות עבור כל מועמד ("Bidder A - הערכה טכנית", "Bidder B - הערכה מסחרית") השתמש בתחומים מותאמים אישית כדי לרשום כל הצעה נגד קריטריונים. Summarize תוצאות בלוח נתונים ולהשתמש בהערות כדי לתעד החלטות משא ומתן.לאחר מנצח נבחר, להעביר את המשימה לפרויקט רכש הראשי שלך ולקשר בחזרה ל-RFP.

שיתוף פעולה עם שותפים חיצוניים ללא גישה מלאה

(א) ייתכן שיהיה עליך לשתף עדכונים עם ספקים או קבלנים מבלי להעניק להם רישיון אסאנה. השתמש קישור הפרויקט הציבורי של אסאנה (קריאה בלבד) או התכונה "שיתוף" לסכמי משימה דוא"ל. לחלופין, FLT:0reaFLT 1: האורחים של אסאנה:2FLT:3 מאפשר למשתפי פעולה חיצוניים להציג ולגיב על משימות ספציפיות עבור עלות מינימלית - כלומר, עבור מספרים או מעקב.

מעקב אחר רכישות בלתי מתוכננות ושינוי הזמנות

פרויקטים הנדסיים דורשים לעתים קרובות רכישות של דקות האחרונות או שינוי הזמנות. ליצור סעיף ייעודי "Unplanned / שינוי הזמנות" בפרויקט שלך.משימות כאן חייב לכלול שדה מותאם אישית ולבחון שבועי. השתמש בחוק כדי למנוע מהם "פרשיות פולית" עבור הנראות.זה מונע הוצאות בלתי מורשיות מלקטים.

הצלחה: מפתחי מסובכים באואנה

כדי להוכיח את ההשפעה של אסאנה על יעילות רכש, לעקוב אחר מדדים אלה באמצעות דיווח של אסאנה או נתונים מייצאים:

• (ב) ,0) ,הזמן של המשימה להנפיק שלב מדרגה ראשונה (מתוך השגחה ל- PO ל- Delivery)
• (ב) ,0) ,העברה של משימות שהושלמו על ידי תאריך ראטמבייט 1
• (ב) ,0) ,(הופנה מהדף התגלות 1
• (ב) ,0) מספר המשימות המיותרות (ב) ל-[[המאה ה-1]]
• (ב) ,0) , ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇

השתמש בלוחדי הניתוחים של אסאנה כדי לדמיין את המדדים האלה.שתף אותם עם ניהול כדי להצדיק אימוץ כלי ויוזמות שיפור מתמשך.עבור ניתוח מעמיק יותר, לייצא כלי ויזואליזציה נתונים כגון Tableau או להתחבר באמצעות ההרחבה:0cioFLT:1Asana APIFLT:2FLT:3 למחסן נתונים.

מלכודות נפוצות וכיצד להימנע מהם

גם עם כלי גדול, זרימת עבודה רכש יכול להיכשל.

• (ב) ,0) ,ממלא את המבנה: יותר מדי חלקים או שדות רבים יוצרים חיכוך.התחל פשוט ולהוסיף מורכבות רק כאשר יש צורך.
• (FLT:0) ,Negting Training: מהנדסים וקונים צריכים להבין כיצד לעדכן משימות.
• (FLT:0) אבחון היגיינה נתונים: שדות המכס של 1FLT עם טקסט חינם יכול לייצר חוסר עקביות. השתמש טיפות שבו ניתן לאכוף מוסכמות שמות עבור POs.
• (FLT:0) לא לבחון את זרימת העבודה באופן קבוע: FIRLT:1, ככל שתהליכי רכש מתפתחים (מוכרים חדשים, כללי תאימות חדשים), לעדכן את פרויקט אסאנה בהתאם.
• (FLT:0) עידוד רק על אסאנה לאחסון מסמכים: אנדרט 1:1 בעוד אסאנה מטפל קבצים היטב, כרכים גדולים עשויים להאט את הממשק.

מסקנה: להפוך את ההסכמה לרווח אסטרטגי

רכש הנדסי הוא קריטי מדי לניהול עם הודעות דואר אלקטרוני וגליונות מבוזרים.אסאנה מספקת סביבה מובנית, שיתופית שמביאה בהירות ושליטה לכל שלב של מחזור החיים של רכש - החל מחקירה ועד קרוב. על ידי הקמת פרויקט מעוצב היטב עם שדות מותאמים אישית, תלות, אוטומציה, אישורים, צוותי הנדסה יכולים להפחית את זמני מחזור, שגיאות יקרות, ולבנות מערכות יחסים חזקות יותר.

ההשקעה בהגדרה אסאנה משלמת באמצעות חשיפה טובה יותר, קבלת החלטות מהירה יותר, ואת היכולת לקבוע פעילויות רכש בקנה מידה על פני פרויקטים רבים ללא הוספת כותרת. התחל עם פרויקט טייס, לאסוף משוב, ולחדד את זרימת העבודה שלך לאורך זמן. עבור ארגונים כבר משתמשים Directus כמו פלטפורמה תוכן ונתונים, שילוב זה עם אסאנה יכול ליצור מערכת אקולוגית רבת רבת רבת רבת רבת עוצמה כי בנוי עם ניהול נתונים.

קח את הצעד הראשון היום על ידי ביקורת על נקודות הכאב הנוכחיות שלך, מיפוי אותם ליכולות של אסאנה, ובניית זרימת עבודה של טייס.התוצאה תהיה פונקציה רכש כי לא רק לשמור על פרויקטים הנדסיים על לוח הזמנים, אלא גם הופך למקור של יתרון תחרותי.