I team di ingegneria sono sotto pressione costante per fornire lavoro di alta qualità più velocemente. Tuttavia, gran parte del loro tempo viene consumato da compiti amministrativi ripetitivi, assegnando bug, aggiornando gli stati, inviando promemoria, inseguendo le approvazioni.Queste faccende, mentre necessario, erode focus e rallentare l'innovazione. Asana, una piattaforma di gestione del lavoro leader, offre due potenti funzionalità che possono recuperare il tempo perso: [FLT:

Comprendere le regole di Asana e il loro ruolo in ingegneria

Asana Rules sono automatizzate, se questo-then-that workflows che funzionano all'interno dei vostri progetti. Quando si verifica un trigger] (come un'attività che viene aggiunta o spostata in una sezione), Asana controlla specificata ] condizioni] (ad esempio, l'attività ha un tag particolare) e quindi esegue una o più

Per i team di ingegneria, le regole eliminano la necessità di un triage manuale incoming, aggiornano gli stati dopo le fusioni di codice, o ricordano agli ingegneri di avvicinarsi alle scadenze. Poiché le regole funzionano istantaneamente e costantemente, riducono i ritardi umani e rimuoveranno la variabilità che viene fornita con handoff manuali. Questo è particolarmente prezioso in ambienti in rapida evoluzione come lo sviluppo agile, dove ogni minuto salvato in testa può essere reindirizzato a codice di scrittura, ricontrollando le richieste di pull, o progettando.

Oltre all'automazione di base, Asana sostiene Regole multidirezionali] che azioni di catena insieme. Ad esempio, una singola regola potrebbe creare un'attività di follow-up, assegnarla al recensore, aggiungere una data dovuta, e quindi spostare il compito originale in una sezione "Review In Progress".

Flussi di lavoro chiave per automatizzare con le regole Asana

Identificare i flussi di lavoro giusti per automatizzare è il primo passo verso il recupero del tempo di ingegneria.

Bug Triage e Assegnazione

Quando un nuovo bug report atterra nel vostro progetto, lo si desidera nelle mani dell'ingegnere giusto immediatamente. Creare una regola che si attiva su [Task Aggiunto[ quando l'attività ha il tag "Bug". L'azione può assegnare automaticamente il compito al bug predefinito rispondente (o a un membro del team basato su valori di campo personalizzati come "Priority severità" o "Component").

Codice Review Seguito

Utilizzare una regola che si attiva quando un compito viene spostato in una sezione “Review”. La regola può assegnare l’attività al recensore designato, aggiungere una data dovuta di 24 ore, e inviare una notifica al recensore tramite un’integrazione personalizzata (o un messaggio Slack se l’integrazione Asana-Slack è impostata). Quando il recensore sposta l’attività a “Approved,”

Pianificazione e preparazione delle attività

Durante la pianificazione sprint, le attività di configurazione ripetitiva come l'aggiunta di sottotasche standard (ad esempio, "Write test", "Update documentazione") o l'impostazione delle date predefinite possono sprecare tempo di pianificazione prezioso.

Generazione di note di rilascio

Configurare una regola che si attiva quando un compito viene spostato in una sezione “Done” o “Released”; la regola può copiare automaticamente il titolo e la descrizione dell’attività in un’attività di rilascio-documento, o aggiungerlo ad una lista in esecuzione in un progetto separato. È inoltre possibile impostare una condizione per catturare solo le attività contrassegnate con “Feature” o “Fix”, assicurando che le note di rilascio rimangano pulite e pertinenti.

Rimorchi automatici di standup

Le standup quotidiane si affidano spesso agli aggiornamenti manuali inviati via Slack o via e-mail. Invece, imposta una regola che corre ogni mattina (utilizzando Regole programmate) per creare un compito in un progetto “Standup” per ogni membro del team, con un tempo dovuto della riunione standup. Il compito può contenere suggerimenti come “Che cosa ho fatto ieri,” “Che cosa farò oggi,” e “Blockers”.

Integrazione Asana con strumenti di ingegneria

Mentre le regole gestiscono l'automazione all'interno di Asana, [] integrazioni[]]] collegano Asana agli strumenti esterni che il vostro team utilizza già—GitHub, GitLab, Jira, Slack, Bitbucket, CircleCI e altro ancora.

Integrazione GitHub e GitLab

L'Asana ufficiale per l'integrazione di GitHub (e la sua controparte GitLab) collega commit, rami, richieste di estrazione e dispiegazioni alle attività di Asana. Quando uno sviluppatore commette un messaggio che include l'URL di attività di Asana, l'integrazione aggiunge automaticamente un commento al compito con un link al commit. Quando una richiesta di estrazione viene fusa, una regola può quindi spostare l'attività di "Ready for QA" o "aggiornamento del codice di riferimento.

Integrazione Slack per le notifiche

Slack è il centro di comunicazione per molti team di ingegneria. L'integrazione Asana + Slack consente di ottenere promemoria di attività, richieste di approvazione e aggiornamenti di stato direttamente nei vostri canali. Utilizzare per informare l'intero team quando un bug di alta priorità è archiviato, o inviare un messaggio diretto a un ingegnere quando viene assegnato un compito di revisione del codice.

Collegamento tramite Zapier o Make (ex Integromat)

Per le integrazioni più complesse non coperte dai connettori integrati di Asana, utilizzare una piattaforma di automazione senza codice come ]Zapier o ]]]]Make

Jira e Asana Sync

Le squadre che migrano da Jira o che mantengono un ambiente ibrido possono utilizzare l’integrazione di Asana a due vie Jira. Si sincronizzano gli stati delle attività, i commenti e gli assegnamenti tra i due sistemi. Quando uno sviluppatore aggiorna un biglietto Jira, il corrispondente compito Asana aggiorna automaticamente, e viceversa. Questo è particolarmente utile quando diverse squadre (ad esempio, sviluppo e prodotto) preferiscono strumenti diversi ma hanno bisogno di una singola fonte di verità per il tracciamento del progetto.

Guida passo-passo per impostazione regole e integrazioni

Ora che si comprende le possibilità, ecco una guida pratica per l'implementazione dell'automazione nei vostri progetti Asana.

Creare la tua prima regola

  1. Navigare al progetto in cui si desidera che la Regola venga eseguita.
  2. Fare clic sulla scheda Regole[] nella parte superiore della pagina del progetto (potrebbe essere necessario abilitarlo nelle impostazioni del progetto se non visibile).
  3. Fare clic su + Aggiungi regola] e scegliere un modello (ad esempio, “attività di auto-assegna”) o iniziare da zero.
  4. Definire il trigger[[]: I trigger comuni includono “Task aggiunto,” “Task completato,” “Task spostato alla sezione,” o “Task due date assegnate”.
  5. Aggiungi facoltativamente condizioni[]]: Ad esempio, eseguire solo quando un'attività ha un tag specifico, valore campo personalizzato, o assegnare.
  6. Impostare le azioni[[]]: È possibile assegnare un'attività, impostare una data dovuta, aggiungere un modello di subtask, modificare un campo personalizzato, spostare l'attività in una sezione, o inviare una notifica.
  7. Chiamare la regola e attivare la regola. Provalo aggiungendo un'attività campione che soddisfa la condizione di trigger.

Collegamento di un'integrazione (ad esempio, GitHub)

  1. Dal menu del profilo Asana, vai a I miei Impostazioni del profilo[]] > Apps & Integrations[]] > Aggiungi app].
  2. Cercate “GitHub” e cliccate Add.
  3. Seguire il flusso di autorizzazione per collegare il tuo account GitHub. Potrebbe essere necessario scegliere quali repository o organizzazioni connettersi.
  4. Una volta connesso, qualsiasi messaggio di commit che include un URL di attività Asana (ad esempio, [) aggiungerà automaticamente un commento a tale attività.
  5. Per un'automazione più profonda, combinare l'integrazione con una Regola: ad esempio, quando un commento di compito viene aggiunto da una richiesta di GitHub pull unire, spostare il compito in una sezione "Code Review".

Avanzato: Regole multi-Step e Logica condizionale

Asana ora supporta branches[]] in Regole, permettendo di eseguire diverse azioni a seconda dei dati dell'attività. Per creare una regola multi-step, utilizzare l'opzione "Aggiungi un altro trigger o azione" . Per esempio, se un bug report è contrassegnato "Critical," assegnarlo al ingegnere on-call e impostare la data a 4 ore; se contrassegnato "Low, 30 giorni" assegnare correttamente

Modelli di automazione avanzata per team di ingegneria

Una volta che sei a tuo agio con Regole e integrazioni di base, considera questi modelli per sovralimentare i flussi di lavoro.

Flussi di lavoro approvati con le regole doganali

Molti processi di ingegneria richiedono approvazioni, ad esempio, decisioni di architettura, modifiche del database o distribuzioni di produzione. Creare una regola che si attiva quando un compito è spostato in una sezione “Pending Approval”. La regola assegna il compito a un gruppo di approvazione, aggiunge una data dovuta (ad esempio, 2 giorni lavorativi), e invia una notifica in un canale Slack dedicato. Quando il compito è spostato a “Approved,” una seconda regola può passare la data di trasferimento

Rilasciare e Distribuire Gates

Per evitare che i releases procedano senza tutti i controlli, impostare una regola che monitora una lista di controllo di rilascio. Ad esempio, quando un compito di rilascio viene spostato a “Ready to Deploy,” una regola può richiedere che tutti i sottotask (ad esempio, “QA passato,” “Security review fatto,” “Changelog aggiornato”) siano completati prima di consentire il compito di spostare ulteriormente.

Automatizzazione di bordo per nuovi ingegneri

Creare un progetto che contiene tutte le attività di bordo (ad esempio, “Set up development environment”, “Read team playbook,” “Meet with mentor”). Quindi impostare una regola che si attiva quando un nuovo membro viene aggiunto al team (tramite un campo personalizzato o un cambiamento di appartenenza) per assegnare automaticamente i compiti di bordo al nuovo noleggio e impostare le date relative.

Dipendenze trasversali

Le regole di fronte di Asana funzionano attualmente all'interno di un unico progetto, ma è possibile imitare l'automazione cross-project utilizzando Rules + Custom Fields combinato con Multi-Home fronte (task che appare in più progetti).

Migliori Pratiche per l'automazione sostenibile

L'automazione, se non gestita con attenzione, può portare a comportamenti inaspettati o a flussi di lavoro stanti. Seguire queste pratiche per mantenere la tua automazione Asana affidabile e preziosa nel tempo.

  • Iniziare piccolo e iterare.[] Automatizzare un flusso di lavoro alla volta. Provare accuratamente prima di rotolare verso l'intero team. Le automazioni complesse possono avere conseguenze non volute, quindi monitorarle attentamente per le prime settimane.
  • Documenta ogni regola e integrazione.[ Mantenere un documento vivente (sia in Asana stesso che in una wiki) che spiega ciò che ogni regola fa, perché esiste, e chi lo mantiene. Questo aiuta i nuovi membri del team a capire il sistema e impedisce “fantasma” regole di correre senza che nessuno sappia perché.
  • Utilizzare convenzioni di denominazione.[] Prefissare le regole con una categoria o persona responsabile (ad esempio, “Bug Triage: Auto-assegna bug critici”). Questo rende più facile trovare e controllare Regole in seguito.
  • Review automation trimestrale. Mentre i processi del vostro team si evolvono, alcune regole possono diventare obsolete o necessitare di aggiustamento.
  • Set up monitoraggio e avvisi. La storia della regola di Asana mostra ogni volta che una regola funziona. Controllare questo periodicamente per catturare errori (ad esempio, una regola che spara migliaia di volte a causa di un loop). Per le automazioni ad alto livello, considerare l'utilizzo di un canale Slack dedicato per registrare le esecuzioni delle regole.
  • Involare l'intero team. L'automazione dovrebbe essere trasparente. Chiedere agli ingegneri di feedback sulle regole - sono risparmiare tempo, o causare confusione? Quando si introduce una nuova regola, annunciarlo in un incontro di squadra e fornire un modo semplice per chiunque di disabilitarlo se causa problemi.

Misurazione dell'impatto dell'automazione

Per giustificare un investimento continuo nell'automazione e per identificare le aree per il miglioramento, è necessario misurarne gli effetti.

  • Tempo salvato a settimana.[]] Stima lo sforzo manuale ogni flusso di lavoro automatizzato sostituito. Ad esempio, se il triage di bug utilizzato per prendere 30 minuti al giorno e ora è istantaneo, che è 2,5 ore salvate alla settimana.
  • Riduzione degli errori umani. Confrontare la frequenza dei compiti assegnati, scadenze mancate, o dismissioni incomplete prima e dopo l'automazione. Anche un piccolo miglioramento può avere un grande impatto sul morale del team.
  • Tempo di ciclo.] Misurare il tempo da quando viene creato un compito a quando è completato. L'automazione spesso accelera i handoff tra ingegneri, recensori e QA, quindi si dovrebbe vedere una riduzione del tempo di ciclo per i flussi di lavoro automatizzati.
  • Soddisfazione del team.[] Indagine periodicamente i vostri ingegneri. Chiedete quanto tempo si sentono che stanno spendendo su “overhead” vs. “real work”. Una diminuzione dei reclami circa i compiti amministrativi è un forte indicatore che la vostra automazione sta funzionando.
  • Esecuzione errori.] Monitorare la cronologia delle regole di Asana per i guasti. Se una regola fallisce costantemente (ad esempio, a causa di campi mancanti o tag errati), crea frustrazione piuttosto che risparmiare tempo.

Quando si presentano i risultati alla leadership, l'automazione del frame come moltiplicatore di forza. Un ingegnere che salva 5 ore alla settimana sui compiti manuali può reindirizzare quel tempo verso attività di valore superiore come l'ottimizzazione del codice, il mentoring, o i miglioramenti architettonici.

Iniziare: un piano d'azione rapido

Se siete pronti ad implementare l'automazione nel vostro team di ingegneria, ecco una roadmap pratica:

  1. ] Controllare i flussi di lavoro attuali.[ Elenca tutti i compiti ripetitivi che il tuo team svolge quotidianamente o settimanale. Identificare quali sono basati su regole e prevedibili (ideale per l'automazione) rispetto a quelli che richiedono giudizio umano.
  2. Prioritifica le vincite rapide. Inizia con un'automazione semplice e ad alto impatto come auto-assegnare nuovi bug in arrivo.
  3. Imposta le integrazioni necessarie.[] Collegare Asana con GitHub, Slack e qualsiasi altro strumento che il vostro team utilizza ogni giorno. Utilizzare i connettori ufficiali, se possibile, e aggiungere solo Zapier/Make quando necessario.
  4. Train il vostro team. Mostra agli ingegneri come funzionano le regole e come possono creare il proprio. Sforzare loro di automatizzare i propri compiti ripetitivi senza sempre affidarsi a un project manager o amministratore.
  5. Iterate and extend. Una volta che le prime automazioni sono stabili, passare a modelli più complessi come flussi di lavoro di approvazione o dipendenze cross-project.

L’automazione non è una configurazione di una volta; è una disciplina che si evolve con il vostro team. Integrando le regole Asana e le integrazioni nel flusso di lavoro di ingegneria quotidiana, crei un sistema che gestisce il drudgery in modo che il vostro team possa concentrarsi sulla costruzione di un grande software.

Per ulteriori informazioni, consultare il sito ufficiale ]]Asana Regole documentazione]] e Asana Integrazioni directory]]]][FLT]]] [FLT]]]