Come condurre uno studio di tempo per i processi di servizio di ingegneria

Cos'è uno studio del tempo?

Uno studio temporale è una tecnica di misura del lavoro strutturata utilizzata per determinare il tempo necessario per un operatore addestrato per svolgere un compito specifico in condizioni standard. Nei processi di servizio di ingegneria, come le recensioni di progettazione, test di prototipo o spedizione di manutenzione, gli studi di tempo forniscono una linea di base oggettiva per valutare la produttività, bilanciare i carichi di lavoro e identificare i rifiuti.

I servizi di ingegneria presentano sfide uniche: i compiti sono spesso cognitivi, non ripetitivi e influenzati da input variabili. Tuttavia, il principio fondamentale rimane lo stesso: osservare, registrare e analizzare il tempo che ogni passo consuma in condizioni tipiche. I dati che ne risultano consentono agli ingegneri e ai manager di simulare scenari “what-if”, impostare tempi di consegna realistici e giustificare gli investimenti delle risorse.

Perché condurre uno studio di tempo in Servizi di ingegneria?

Quantifica produttività e prestazioni di base

Senza dati oggettivi, i team possono solo stimare quanto tempo ci vogliono i progetti. Uno studio del tempo rivela la durata effettiva delle attività ricorrenti – diciamo, un ciclo di revisione del codice o un test di integrazione del sistema – e mette in evidenza le deviazioni dalle norme previste.

Identificare Collochi e Rifiuti

I processi di servizio di ingegneria spesso nascondono attività non-valore-aggiunte: in attesa di approvazioni, rilavoro a causa di specifiche incomplete o di consegne eccessive. Uno studio del tempo rende visibili questi rifiuti. Ad esempio, se un ingegnere spende il 30 % della giornata navigando un sistema di autorizzazioni obsoleto, lo studio supererà l'inefficienza con numeri concreti.

Carico di lavoro bilanciato tra le squadre

Confrontando il tempo necessario per assegnare incarichi simili in diversi ingegneri, i manager possono ridistribuire il lavoro in modo più uniforme e progettare piani di cross-training per ridurre i singoli punti di difficoltà.

Sostegno costi stima e prezzi

In aziende di ingegneria di consulenza o di contratto, i dati di tempo precisi sono alla base di offerte e tassi orari. Uno studio di tempo fornisce prove defensibili per il contenuto di lavoro di ogni consegnabile, riducendo il rischio di sottobilanciamento o sovraccarico.

Prepararsi per uno studio di tempo

La corretta preparazione garantisce che lo studio renda dati affidabili e fattibili. Saltare questa fase spesso porta a risultati biased o a sforzi sprecati.

Definire obiettivi chiari

Identificare gli indicatori chiave di performance (KPI) che materia—tramite il tempo di ciclo, la consegna in tempo reale, ecc. Gli obiettivi determineranno quali compiti al tempo e quali dati raccogliere. Documentare lo scopo in una breve carta che gli stakeholder approvono prima dell'inizio dell'osservazione.

Selezionare le attività e le risorse

Non tutti gli elementi di processo devono essere studiati. Utilizzare una mappa [] o []valore della mappa del flusso[[[]]]] per identificare compiti ad alto impatto, ripetitivi.

Rispondendo a un biglietto di servizio (triage, risoluzione, chiusura).
Controllo e fusione di una richiesta di codice pull.
Eseguire una simulazione di analisi degli elementi finiti.
Generando un rapporto sullo stato del progetto.

Selezionare le attività che sono rappresentative del processo generale e avere punti di avvio/arresto chiari. Assicurare anche gli strumenti necessari: un dispositivo di temporizzazione affidabile (stopwatch o software), un foglio di raccolta dati strutturato (digitale o carta), e l'accesso all'ambiente di lavoro senza interrompere l'operatore.

Scegli la giusta metodologia

Ci sono diversi approcci di studio del tempo stabiliti:

Tempismo continuo[[] – L'osservatore registra tempi cumulativi senza resettare il cronometro tra gli elementi, che rende un record continuo dell'intera sessione di osservazione e cattura periodi di attesa o di inattività.
Tempismo di navigazione[[] – Il cronometro viene resettato a zero all'inizio di ogni elemento. Questo metodo è più veloce per la registrazione ma omette ritardi non ciclici a meno che non siano noti separatamente.
]Lavorare il campionamento[] – Invece di un'osservazione continua, l'osservatore scatta istantanee a intervalli casuali. Questo è meno invadente, ma fornisce stime statistiche piuttosto che tempi esatti.
Sistemi di tempo di movimento predeterminato (PMTS) – In contesti di ingegneria, questi sono meno comuni perché le attività sono cognitive piuttosto che puramente fisiche. Tuttavia, elementi standard come “tornare su apparecchiature” o “open software dialogo” possono essere stimati utilizzando metodi di misura tempo (MTM).

Per la maggior parte dei processi di servizio di ingegneria, tempismo continuo o snapback con una dimensione del campione moderata (10–15 osservazioni per elemento) offre un buon equilibrio di accuratezza e sforzo.

Condurre l'Osservazione

L'osservazione è il cuore dello studio del tempo. Come lo conduci direttamente colpisce la qualità dei dati.

Osservatore Role e Neutrality

L'osservatore deve rimanere il più possibile unobtrusive. Annuncia lo scopo dello studio a tutti i partecipanti, sottolineando che l'obiettivo è migliorare il processo, non valutare le prestazioni individuali. Posizionati dove è possibile vedere chiaramente i punti di avvio e di fine compito senza l'oscillazione. Se l'operatore si sente guardato, possono modificare il loro ritmo (effetto Hawthorne).

Registrazione dei dati coerentemente

Utilizzare una scheda dati standardizzata con colonne per:

Numero e descrizione dell'elemento di attività
Tempo di inizio e fine (o durata)
Numero di osservazione
Osservazioni (interruzioni, condizioni insolite, domande dell'operatore)

Se si utilizza uno strumento digitale o un foglio di calcolo su un tablet, assicurarsi che l'interfaccia sia abbastanza semplice da funzionare senza perdere l'attenzione sull'operatore. Registrare ogni ciclo di elementi nell'ordine che si verificano. Quando un'interruzione accade - come una telefonata o un altro collega che chiede aiuto - infiammare quel ciclo e brevemente notare la causa. Questi punti di dati sono preziosi per il calcolo del tempo di lavoro "net" rispetto a "grossa" trascorso.

Gestione delle interruzioni e delle irregolarità

Le interruzioni sono normali nei servizi di ingegneria. Non costringere l'operatore a ignorarle, che produrrebbe tempi irrealistici. Invece, registrare l'interruzione come elemento separato (ad esempio, "aspettare – domanda non programmata") e poi decidere se includere nel tempo standard. Per uno standard affidabile, si possono mediare solo cicli "normali" e trattare interruzioni separatamente come assegni.

Analisi dei dati di studio del tempo

Once you have a set of observations, the raw times need to be processed into meaningful metrics.

Calcola tempi e variazioni medie

Per ogni elemento di compito, calcolare il tempo medio (media) attraverso tutte le osservazioni valide. Inoltre calcolare la deviazione []] e [range. Alta variazione indica inconsistenza che può derivare da abilità dell'operatore, prestazioni medie degli strumenti, o ambiguità nella definizione del compito.

Applicare la valutazione delle prestazioni (se necessario)

Per i servizi di ingegneria, questo è controverso perché il lavoro cognitivo è difficile da valutare oggettivamente. Invece, si concentra sull'utilizzo di una dimensione campione sufficiente e di funzionamento in condizioni tipiche. Se si sceglie di applicare un rating, utilizzare una scala convalidata (ad esempio, 100% = ritmo normale) e garantire lo stesso tasso di osservazione tutti i dati per mantenere la coerenza.

Identificare i colli di bottiglia e il tempo non-Valore-Added

Elementi con tempi medi sproporzionati o interruzioni frequenti sono candidati primi per l'ottimizzazione. Ad esempio, se "l'approvazione di segnale-off" richiede 4 ore, ma il lavoro effettivo è solo 10 minuti, che indica una coda e il tempo di attesa. Distinguersi tra valore aggiunto (lavoro che trasforma l'output del servizio) e non-valore aggiunto (ispezione, movimento, attesa) attività.

Utilizzare il software statistico per grandi set di dati

Per gli studi che coprono decine di elementi e centinaia di cicli, il calcolo manuale diventa un'azione di errore. Utilizzare strumenti di calcolo (Excel, Google Sheets) o software dedicato di studio del tempo (ad esempio ProModel] o QualaTime]]]]]). Questi strumenti possono generare automaticamente istogrammi, grafici di controllo e sommario

Miglioramenti di attuazione

I dati senza azione sono solo numeri. L'obiettivo finale di uno studio del tempo è quello di guidare il miglioramento del processo.

Sviluppo di metodi di miglioramento

In base alla vostra analisi, elencate le prime tre a cinque opportunità. Per ciascuna, proponiate un cambiamento che mira alla causa principale. Se il tempo di attesa eccessivo è causato da una catena di approvazione sequenziale, considerate le recensioni parallele o l'autorità di approvazione del delegata. Se un passo di ingresso manuale dei dati consuma 15 minuti ogni mattina, esplorate l'automazione o modelli pre-riempiti.

Cambiamenti di prova con un pilota

Realizzare il cambiamento proposto su scala ridotta, un team, un progetto o un giorno. Condurre uno studio del tempo di follow-up sulle stesse mansioni per confrontare i tempi precedenti e dopo. Assicurarsi che le condizioni di misura (operatore, strumenti, tempo di giornata) siano il più simili possibile per isolare l'effetto del cambiamento.

Rotolare e monitorare

Una volta che il pilota conferma il miglioramento, standardizzare il nuovo processo attraverso procedure aggiornate, formazione e modifiche degli strumenti. Monitorare le metriche chiave nelle prossime settimane per garantire i guadagni sono sostenuti.

Migliori Pratiche per Studi Efficiali del Tempo

Comunicare lo scopo[[] – Spiegare agli operatori che lo studio mira ad aiutare tutti a lavorare più intelligente, non tagliare lavori o micromanage.
Utilizza una scheda dati standardizzata[[] – Predefinire gli elementi e i loro confini prima di iniziare.
Condurre osservazioni sufficienti[] – Un'osservazione singola può essere fuorviante. Per le attività ingegneristiche, un campione di 10-15 cicli per elemento fornisce spesso un intervallo di fiducia ragionevole.
Contesto di registrazione[ – Notare il tempo di giorno, giorno della settimana, livello di esperienza dell'operatore e qualsiasi condizione atipica.Questi fattori possono spiegare outliers e aiutare a decidere se escluderli dallo standard.
Stay neutral[[] – Non allenare l'operatore o suggerire cambiamenti durante il periodo di osservazione. L'obiettivo è quello di catturare la realtà attuale, non una visione idealizzata.
]Usa la tecnologia con saggezza[[] – applicazioni per smartphone come [ TimeCulator[[] o applicazioni dedicate per lo studio del tempo possono semplificare la registrazione e la calcolo automatica delle statistiche. Tuttavia, assicurarsi che lo strumento non introduca più complessità di quanto risolve.
Pilot il metodo di raccolta dati[[[] – Testa la scheda di dati a breve termine prima dello studio principale.
Get feedback da parte degli operatori[[[] – Dopo lo studio, condividere i risultati preliminari con le persone che hanno eseguito il lavoro.

Pitfalls comuni da evitare

Timing the wrong task[[] – Concentrandosi su compiti già efficienti ignorando gli alti ostacoli che si riducono all'energia dei rifiuti.
Ignorando il fattore umano[[] – Gli osservatori che si stanno avvicinando troppo, fanno note ad alta voce, o non riescono a costruire il rapporto distorceranno il comportamento naturale.
]I dati di tutti i dati senza scrutinio[[] – I soggetti causati da interruzioni reali devono essere trattati separatamente.
Neglecting to update standards[[[] – Una volta che i processi cambiano (nuovi software, nuovi strumenti, nuovi membri del team), gli standard di vecchia data diventano obsoleti.
Over-engineering the study[[] – È tentante di voltare ogni singola micro-mozione. Per i servizi di ingegneria, rompendo il compito in piccoli passi cognitivi (ad esempio, “open email”, “read request”) spesso produce poca comprensione attuabile.
Utilizzando gli studi di tempo per la valutazione delle prestazioni individuali[[] – Questo è un modo sicuro per distruggere la fiducia. Gli studi di tempo sono destinati per l'analisi del processo, non la classifica dei dipendenti.

Strumenti per lo studio del tempo in Servizi di ingegneria

È possibile condurre uno studio del tempo con niente di più di un cronometro e carta, ma strumenti digitali semplificare il processo.

Spreadsheets[[] – Modelli pre-costruiti con formule per mezzo, stdev e istogrammi. Microsoft Excel e Google Sheets sono i più flessibili.
App di studio del tempo specificate[[[] – Applicazioni mobili come [[T2 Solutions Time Study[[]] o ]Kommand Work Sampling[]] consentono l'inserimento dei dati in tempo reale, gli allegati foto e il calcolo automatizzato.
Progetto di ingegneria industriale[[] – Strumenti come ProModel o Simulazione Arena sono pesanti, ma ideali per modellare processi di servizio complessi con risorse multiple e durate probabilistiche.
Le tavole di campionamento di lavoro o le app[[] – Per stime rapide e meno precise, gli strumenti di campionamento del lavoro possono fornire un approssimativo statistico dell'allocazione del tempo senza osservazione continua.

Conclusioni

Dopo una fase di preparazione strutturata, con la realizzazione di osservazioni neutre e l'applicazione di analisi rigorose, i team possono individuare i rifiuti, bilanciare i carichi di lavoro e implementare cambiamenti che producono miglioramenti misurabili. L'investimento nello sforzo di studio del tempo ripaga rapidamente—spesso nel primo progetto pilota in cui il tempo di ciclo scende del 20 % o più.

Per ulteriori informazioni sui fondamentali della misurazione del lavoro, consultare l’Introduzione dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro allo Studio di Lavoro[[]] o la Società Americana degli Ingegneri Meccanici ]] per le pratiche di studio del tempo[]].