Costruire uno spazio di lavoro Asana client-centrico per progetti di ingegneria

Quando stai trattando specifiche tecniche, spostando le scadenze e le parti interessate multiple, il divario tra ciò che il tuo team sa e ciò che il tuo cliente capisce può diventare un rischio serio. Asana offre un ambiente strutturato per colmare quel divario, trasformando i fili caotici dell'ingegneria e-mail e i messaggi Slack sparsi in una singola fonte di verità.

[LT] [[Segui] [[S]]] [[Segui]] [[Segui]]] [[Segui]]] [[Segui]] [[S]]]][Seguite [[Segui]]] [[Segui]]]] [[Segui]]]] [[Segui]]]] [[Segui]]]]] [[Sul]]]]]]] [[[[[Sfrutta]]]]]]]] [[Sfrutta]] [[S[S[S[S[S[[[[[[[S[S[[[[[[[[[S]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]][S[S[[[[[[[[[[S[[[[[[[[[[[S[[[[[[[S]]]]]]]]]]]]

Per l'organizzazione granulare, utilizzare Portafogli] per raggruppare progetti correlati sotto un unico ombrello cliente. Una visualizzazione del portafoglio dà al cliente un cruscotto di alto livello di tutti i flussi di lavoro attivi, la salute delle pietre miliari e le attività in ritardo.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di Asana per gli stakeholder esterni, controllare []I modelli di lavoro client ufficiali di Asana.

Compiti di studio per gli aggiornamenti di ingegneria

Ogni aggiornamento ingegneristico, cambiamento delle specifiche o richiesta di approvazione dovrebbe essere un compito con un proprietario chiaro e data dovuta. Evitare di lumping più aggiornamenti in un unico compito perché questo frammenta la cronologia delle conversazioni e rende difficile tracciare ciò che è stato concordato.

Quando si crea un'attività per un aggiornamento rivolto al cliente, seguire questa struttura:

  • Title[]: Inizia con un verbo e un consegnabile. Esempio: "Approva il progetto di rinforzo della fondazione" invece di "aggiornamento della fecondazione".
  • Descrizione[]]: Includi contesto tecnico, ipotesi e qualsiasi domanda aperta.
  • Subtasks[[]: Interrompere l'aggiornamento in fasi di revisione. Ad esempio: "Review calc foglio," "Conferma requisiti di carico," "Sign off on Draw revision".
  • Campi personalizzati[[]]: Aggiungi un Stato[] campo (Draft, In Review, Approved, Rejected)]) e un Cliente Visibilità
  • Due Date[]: Impostare un termine realistico basato sul vostro programma di ingegneria, e abilitare [Rimina] per nudge sia il vostro team che il cliente.

Usa Task Dependencies[[]]] per mostrare ai clienti che alcuni aggiornamenti non possono accadere fino a quando non forniscono input. Quando un cliente vede un avviso di dipendenza rossa sul loro compito di approvazione, capiscono l'impatto a valle del ritardo.

Flussi di lavoro di comunicazione che riducono le riunioni

[LT] La più grande vittoria con Asana sta sostituendo gli incontri di stato con aggiornamenti asincroni. Invece di raccogliere il vostro team di ingegneria e cliente per una chiamata settimanale di un'ora, impostare un Settimana di stato di aggiornamento modello di compito che ripete ogni Lunedi. Il compito dovrebbe contenere un modulo standard con le sezioni per

Per problemi urgenti, utilizzare la funzione Asana Approvazioni. Quando avete bisogno di un client di firma su un cambiamento di progettazione o una variazione di budget, creare un compito e contrassegnarlo come ] Approval Required]. Il cliente riceve una notifica, esamina i documenti di supporto, e approva o chiede modifiche con un click.

Incoraggia i clienti a usare @mentions] strategicamente. Se un cliente menziona un ingegnere specifico in un commento di attività, l'ingegnere riceve una notifica e può rispondere direttamente. Questo impedisce loro di essere sepolti in thread di posta elettronica e mantiene l'intera conversazione nella cronologia delle attività.

Per i flussi di lavoro avanzati, considerare l'integrazione Asana con []]Slack] o []Microsoft Teams[]]].

Ulteriori informazioni sulle funzionalità di comunicazione di Asana al ] Guida di comunicazione ufficiale di Asana[.

Gestione delle notifiche senza sopraffare

Se invii loro ogni compito, il completamento del subtask e il commento, si sintonizzeranno — o peggio, unlink completamente la loro email. La soluzione è quella di progettare una strategia di notifica che rispetta la loro attenzione.

[FLT]][FLT]] [Notifiche del progetto]] a livello di progetto. Impostare il default a Solo compiti e commenti — in questo modo i clienti sentono solo le cose che richiedono direttamente la loro azione.

Incoraggia i tuoi clienti a utilizzare Il mio casellario in Asana come il loro unico pannello di vetro. Allenarli a elaborare le notifiche marcando commenti come Leggi] o rispondendo direttamente. Se un cliente perde una notifica, il registro attività del compito mostra ancora l'intera storia, quindi nessuno deve risentire le informazioni.

Per i clienti che preferiscono e-mail, configurare Asana per inviare i riassunti quotidiani piuttosto che le singole notifiche. Vai a [Impostazioni > Notifiche > Frequenza di posta[] e selezionare Daily Summary]. Questo fa in modo che tutti gli aggiornamenti in una singola e-mail che il cliente possa controllare le date di seguito.

Reporting e Progress Dashboards per i clienti

I clienti non vogliono scavare attraverso i compiti per comprendere la salute del progetto. Vogliono un cruscotto che mostra per cento completo, pietre miliari colpito e le prossime scadenze. Asana Dashboard funzione consente di costruire widget visivi che aggregano i dati dal vostro progetto.

Per una segnalazione più strutturata, utilizzare Asana Portafoglio] con ]Aggiornamenti di stato[]. Creare un portafoglio per ogni cliente che contiene tutti i loro progetti attivi. Assegnare un Stato]] (Su pista, A rischio, Off Track) e a verde [F]

Se il tuo cliente richiede rapporti formali per la loro leadership o scheda, esportare dati Asana a Google Sheets o Microsoft Excel utilizzando la funzione di esportazione integrata.

Per un approccio più automatizzato, esplora l'integrazione di Asana con Tableau[]] per costruire dashboard dal vivo che si rifanno senza esportazione manuale.

Maneggiare gli ordini e la colonna vertebrale

I progetti di ingegneria sono noti per lo scopo di strisciare, e senza uno strumento di comunicazione strutturato, le richieste di cambiamento vengono perse nelle conversazioni di corridoio o sepolte in allegati di posta elettronica. Asana fornisce un meccanismo formale per catturare, valutare, e approvare o rifiutare le modifiche prima che incidano sul vostro programma di ingegneria.

[Trova] [[FLT:] Modificare la sezione [[FLT:]] [[Segui]] [[Scelta]] [[Segui]]] [[Segui]]] [[Segui]]] [Seguite] [[Segui]]]] [[Scelta]] [[Scelta]]]

Quando si valuta un cambiamento, utilizzare il thread del commento per discutere di fattibilità tecnica, impatto dei costi e modifiche della linea temporale. Richiedete che il cliente approva o rifiuta il cambiamento utilizzando la funzione Asana [ Approvazioni[]]. Questo crea un record permanente e tempestivo di ogni decisione di portata. Se il cliente contesta in seguito se ha approvato un cambiamento, si ha il percorso di audit Asana come prova.

Per ordini di cambiamento più grandi che richiedono un addendum di bilancio o di contratto riveduto, collegare l'attività Asana al sistema di gestione dei documenti esterni (Google Docs, SharePoint) e impostare lo stato di compito a [[]]]]. Questo assicura che nessun lavoro di ingegneria inizia fino a quando la documentazione legale è completa.

Integrazione Asana con la tua catena di strumenti di ingegneria

Asana non sostituisce i vostri strumenti di ingegneria - si trova sopra di loro come uno strato di comunicazione. Per rendere gli aggiornamenti del cliente accurate e tempestive, collegare Asana agli strumenti che i vostri ingegneri effettivamente utilizzare.

Se il vostro team utilizza Jira] per il monitoraggio dei problemi, utilizzare l'integrazione [[Asana + Jira[[] per sincronizzare i biglietti di ingegneria con le attività di client-facing. Quando un ingegnere chiude un biglietto Jira, il corrispondente compito Asana aggiorna automaticamente Complete accessflow client]

Per i team che utilizzano GitHub[]] o GitLab[], creare compiti in Asana che collegano a specifiche richieste di pull o commit. Quando il vostro team fonde il codice relativo a un client consegnabile, menzionare l'attività Asana nel messaggio commit.

Integra Asana con Google Calendar[]] o Outlook[]] per sincronizzare le pietre miliari e le scadenze. Creare un calendario condiviso a cui il cliente può iscriversi, mostrando solo le principali pietre miliari: prototipo completo, inizio di prova, finestra di distribuzione.

Per i team di ingegneria che utilizzano Confluenza[[]] per la documentazione, incorporare i compiti Asana direttamente nelle pagine di Confluence utilizzando la macro [[[]Asana for Confluence[]] . Quando un cliente legge un documento di progettazione, possono vedere i compiti associati e il loro stato attuale senza lasciare la pagina.

Scopri di più sull'integrazione di Asana con i tuoi strumenti di sviluppo in Asana's engineering integrations page.

I clienti in viaggio ad Asana con successo

Il miglior setup Asana è inutile se il tuo cliente non sa come usarlo. Investi il tempo in un processo di onboard strutturato che insegna ai clienti le basi e fissa le aspettative per come si comunica. Questo investimento upfront paga per sé riducendo le domande di supporto e gli aggiornamenti mancati durante il progetto.

Pianifica una sessione di bordo di 30 minuti dove si cammina il cliente attraverso:

  1. Aggiungere e navigare[ al loro cruscotto di progetto.
  2. Commentando sui compiti[] e usando @mentions per raggiungere membri specifici del team.
  3. Utilizzando la casella di posta[]] per elaborare le notifiche in modo efficiente.
  4. I campi personalizzati di ultima generazione[] come stato e priorità.
  5. Ambizione o rifiuto[] compiti che richiedono il loro segnale-off.

Creare un Client Welcome Task[[]] nel loro progetto che contiene collegamenti alle guide ufficiali di Asana e una FAQ specifica per i flussi di lavoro di ingegneria.

Spiegare che risponderai ai commenti di Asana entro 24 ore nei giorni lavorativi e che i bloccanti critici devono essere contrassegnati con un campo personalizzato ad alta priorità. Fate sapere che se hanno bisogno di una decisione entro una data determinata, devono commentare il compito rilevante con un tempo di cutoff. Queste regole di terra impediscono le esercitazioni antincendio last-minute e mantengono la vostra squadra di ingegneria produttiva.

Dopo il primo mese, chiedere al tuo cliente un feedback sull'esperienza Asana. Controllano il cruscotto ogni giorno, o preferiscono digestivi e-mail? Trovano i campi personalizzati utili, o confusivi? Regolare la configurazione in base alle loro preferenze - alcuni clienti vogliono più dettaglio, altri vogliono meno. L'obiettivo è di incontrarli dove sono, non costringerli nel flusso di lavoro ideale.

Miglioramento continuo e soddisfazione del cliente

Usare Asana per la comunicazione del cliente di ingegneria non è una soluzione imposta-it-and-forget-it. Verificare il vostro setup trimestrale per vedere che cosa sta funzionando e che cosa sta creando attrito.

Considera di eseguire una retrospettiva con il tuo team di ingegneria dopo ogni importante pietra miliare. Chiedi loro: "Il cliente ha avuto le informazioni necessarie? Abbiamo ottenuto l'approvazione abbastanza veloce? Qualche comunicazione è caduta attraverso le crepe?" Usa le loro risposte per affinare i modelli di attività, le impostazioni di notifica e le dashboard di reporting.

Infine, sfrutta la funzione Asana ]Goals[[]] per allineare il tuo lavoro di ingegneria con gli obiettivi aziendali del cliente. Crea un obiettivo come "Deliver Foundation design review by Q2" e collegalo ai compiti rilevanti. Quando mostri al cliente come il loro progetto si lega a un obiettivo misurabile, sposta la conversazione dal completamento del compito all'impatto aziendale.

Per ulteriori best practice sulla comunicazione dei clienti in ingegneria, leggere Asana's client communication source.

Trattando Asana come piattaforma di comunicazione piuttosto che come una lista di attività, si trasformano gli aggiornamenti dei clienti da un core in un vantaggio competitivo. Il vostro team di ingegneria rimane concentrato sulla costruzione, i vostri clienti rimangono informati senza riunioni costanti, e ogni decisione lascia un percorso chiaro e verificabile.