Come utilizzare Wbs per semplificare i processi di approvvigionamento in progetti di ingegneria

Indipendentemente dalla struttura, rimane il principio fondamentale: ogni elemento del campo di applicazione del progetto appare una volta e solo una volta nella WBS. Questa regola del 100% garantisce chiarezza e completezza, una base critica per la pianificazione degli appalti.

Componenti chiave di un WBS

Per rendere un WBS utile per l'approvvigionamento, è necessario capire i suoi blocchi di costruzione:

• WBS Dictionary:[]] Un documento che descrive ogni elemento WBS, inclusi i suoi materiali di consegna, le attività, i criteri di accettazione e le parti responsabili, dove i requisiti di approvvigionamento diventano espliciti.
• Pacchetto di lavoro:[] Un piccolo gruppo di lavoro gestibile al livello WBS più basso. Ogni pacchetto di lavoro dovrebbe avere un identificatore unico (codice WBS), una descrizione chiara e costi definiti e basi di pianificazione.
• Control Accounts:[] Punti in cui le prestazioni sono misurate. Un account di controllo può aggregare diversi pacchetti di lavoro ed è il livello in cui il progresso degli appalti è spesso tracciato contro il bilancio.

Collegando gli oggetti di approvvigionamento direttamente ai pacchetti di lavoro e ai conti di controllo, si crea una linea di tracciabilità diretta dall'ordine di acquisto al progetto consegnabile.

Vantaggi dell'utilizzo di WBS in Appalti

L'integrazione della WBS nei processi di approvvigionamento offre vantaggi tangibili oltre la semplice organizzazione, che affrontano i punti di dolore più comuni nei progetti di ingegneria: i costi superano, i ritardi di programma e il disallineamento delle parti interessate.

Chiarezza e trasparenza

Un WBS ben costruito rende immediatamente evidente quali materiali, componenti e servizi sono necessari per ogni parte del progetto. Invece di contare su budget di alto livello o specifiche sciolte, i team di approvvigionamento possono fare riferimento al dizionario WBS per capire esattamente cosa è necessario, quando è necessario, e come si adatta al sistema più ampio, riducendo l'ambiguità e previene costosi malintesi con i fornitori.

Efficienza nella Sourcing e nella Comunicazione dei fornitori

Quando le richieste di approvvigionamento sono organizzate da pacchetti di lavoro WBS, diventa più facile raggruppare gli elementi correlati in pacchetti di approvvigionamento strategico. Ad esempio, tutte le travi in acciaio per una sottostruttura di ponte possono essere raggruppate in un unico pacchetto di approvvigionamento, mentre la barra di rinforzo per il pavimentamento può essere separata.

Controllo dei costi e visibilità del bilancio

Ogni costo di approvvigionamento può essere assegnato direttamente a un elemento WBS. Questa granulosità consente una previsione accurata dei costi, analisi delle variazioni e gestione del valore guadagnato (EVM). Se un particolare pacchetto di lavoro è in esecuzione su budget sui materiali, il project manager può trapasso per vedere quali elementi specifici stanno guidando l'aumento.

Gestione del rischio

I rischi di approvvigionamento, come la dipendenza da singole risorse, i tempi di consegna lunghi, la volatilità dei prezzi o i problemi di qualità, possono essere mappati a ogni elemento WBS all'inizio del progetto, permettendo ai team di sviluppare strategie di mitigazione proattivamente.

Comunicazione degli stakeholder migliorata

L'utilizzo della WBS come lingua comune, project manager, ingegneri, agenti di approvvigionamento e team finanziari può tutti discutere di appalti in termini strutturati. Le relazioni di progresso che mostrano lo stato di approvvigionamento per elemento WBS sono più facili da interpretare rispetto alle relazioni basate su categorie arbitrarie. Questo allineamento è particolarmente prezioso nei progetti multi-disciplinari in cui le interfacce tra diverse squadre possono essere una fonte di conflitto.

Passi per utilizzare WBS per la semplificazione del pacchetto

L'applicazione della WBS all'approvvigionamento non è un'attività a tempo pieno ma un processo continuo che abbraccia il ciclo di vita del progetto.

Passo 1: Definire il Campo di Progetto e creare un WBS preliminare

Inizia raccogliendo tutti i documenti disponibili, come la carta di progetto, le specifiche di progettazione e i requisiti contrattuali. Ingage key stakeholders (ingegneria, costruzione, approvvigionamento, finanza) per sviluppare congiuntamente una WBS basata su un'offerta.

Passo 2: mappa di approvvigionamento ha bisogno di ogni elemento WBS

Per ogni pacchetto di lavoro, identificare i materiali specifici, componenti, attrezzature, software, servizi subappaltatori e materiali di consumo richiesti. Registrarli in un registro di approvvigionamento o direttamente nel dizionario WBS. Sii il più specifico possibile: includere quantità, specifiche tecniche, fornitori preferiti (se conosciuti), criteri di accettazione, e qualsiasi particolare esigenza di gestione o di archiviazione.

Passo 3: Creare pacchetti di lavoro di appalti e Bundles

Gruppo degli articoli di approvvigionamento da Passo 2 in pacchetti di approvvigionamento logico. L'obiettivo è quello di ottimizzare l'efficienza di approvvigionamento senza compromettere la tracciabilità.

• Per tipo di merce (ad esempio, tutti i tubazioni, tutti i cavi elettrici).
• Con il programma di consegna (ad esempio, gli articoli necessari presto nel progetto vs. più tardi).
• Per capacità del fornitore (ad esempio, pacchetti che richiedono una fabbricazione speciale).
• Per conto di controllo dei genitori WBS (ad esempio, tutti gli elementi per un particolare sottosistema).

Ogni pacchetto di approvvigionamento dovrebbe avere un proprietario chiaro (ad esempio, un acquirente o un amministratore subappaltatore) e essere collegato agli elementi originari della WBS. Creare un WBS di approvvigionamento (a volte chiamato una struttura di ripartizione di approvvigionamento) che rispecchia il progetto WBS per facilità di tracciamento.

Passo 4: Allineare il Programma di Appalti con il Programma di Progetto

Utilizzando il WBS come spina dorsale, generare un programma di approvvigionamento che mostra le pietre miliari chiave: richiesta di preventivo (RFQ) problema, valutazione delle offerte, premio del contratto, inizio di produzione del fornitore, controlli di qualità, imballaggio / spedizione, sdoganamento e consegna del sito. Questo programma è derivato dalle date di inizio del pacchetto di lavoro del programma di progetto, contabilità per gli orari di consegna degli appalti.

Passo 5: Assegnare responsabilità utilizzando una matrice RACI

Per ogni pacchetto di approvvigionamento, definisce ruoli e responsabilità. Una matrice RACI (responsabile, responsabile, consolata, informata) collegata alla WBS aiuta a prevenire la confusione. Ad esempio, l'ingegnere del progetto può essere responsabile per la scrittura di specifiche tecniche, il responsabile degli appalti è responsabile per il processo di approvvigionamento generale, il team di qualità è consultato per i criteri di ispezione e il direttore di costruzione è informato le date di consegna.

Passo 6: Monitorare e controllare le prestazioni di approvvigionamento

Durante l'esecuzione, traccia lo stato di approvvigionamento contro la WBS. Utilizzare la gestione del valore guadagnato misurando il valore previsto (PV) dei pacchetti di lavoro di approvvigionamento contro i costi effettivi (AC) e il valore guadagnato (EV). Se un pacchetto di approvvigionamento è ritardato, analizzare il suo impatto sui pacchetti di lavoro a valle.

Passo 7: Chiudere l'offerta per l'elemento WBS

Quando viene completato un pacchetto di lavoro, assicurarsi che tutti gli oggetti di approvvigionamento associati siano stati ricevuti, ispezionati e accettati.Archivio ordini di acquisto, note di consegna e garanzie in modo che rechi il codice WBS. Questo non solo aiuta con il progetto di chiusura ma fornisce anche dati preziosi per i progetti futuri.

Migliori Pratiche per l'utilizzo di WBS in Appalti

Per massimizzare l'efficacia degli appalti basati su WBS, adottare le seguenti pratiche:

Investire abbastanza tempo nella creazione WBS

Un WBS superficiale genererà piani di approvvigionamento superficiale. Allocate il tempo di calendario sufficiente e il coinvolgimento di esperti di materia per creare una WBS dettagliata e accurata. Utilizzare laboratori di brainstorming e convalidare la struttura con ingegneri e acquirenti esperti. La regola del 100% deve essere verificata, ogni volta che è disponibile dovrebbe essere inclusa esattamente una volta.

Integrare con Enterprise Systems

Configurare il proprio ERP per accettare i codici WBS come campi obbligatori per le requisizioni di acquisto, gli ordini di acquisto e le ricevute di beni. Questa automazione garantisce che i dati di approvvigionamento fluiscano direttamente nei report dei costi di progetto senza rientro manuale. Se il vostro ERP non ha questa capacità, una piattaforma di gestione dei progetti come Procore può servire come intermediario.

Utilizzare un programma di numerazione gerarchica

Creare un sistema di numerazione WBS intuitivo sia per gli ingegneri che per il personale di approvvigionamento. Ad esempio, un WBS a quattro livelli potrebbe essere formattato come 1.2.3.4, dove la prima cifra indica la fase, la seconda la consegnabile, la terza il pacchetto di lavoro, e la quarta il sub-imballaggio di approvvigionamento.

Condurre regolarmente WBS Recensioni con i fornitori

Condividere le parti rilevanti della WBS con i fornitori chiave durante le riunioni di kick-off. Questa trasparenza aiuta i fornitori a capire come i loro prodotti si adattano alla struttura del progetto, che migliora la loro capacità di proporre alternative, suggerire ingegneria del valore e gestire i propri programmi subappaltatori. Naturalmente, proteggere le informazioni commerciali sensibili; condividere solo gli elementi WBS che riguardano la portata del fornitore.

Gestione delle modifiche tramite la WBS

Quando si verificano cambiamenti di portata o progettazione, si aggiorna prima la WBS, poi si modifica il registro degli appalti.Questa disciplina impedisce l'acquisto di materiali obsoleti o mancanti nuovi requisiti. Ogni richiesta di cambiamento dovrebbe identificare quali elementi WBS sono interessati, e il team di approvvigionamento dovrebbe valutare i tempi di consegna e gli impatti dei costi del fornitore prima dell'approvazione.

Dati storici del levaggio

Dopo la realizzazione di un progetto, analizzare i costi di approvvigionamento e i tempi di consegna per elemento WBS.Costruire un database di metriche storiche (ad esempio, il costo medio per tonnellata di acciaio strutturale per il livello 2 consegnabile “Bridges”). Questi dati diventano inestimabili per la stima del budget e l’analisi dei rischi sui progetti futuri, consentendo una pianificazione degli approvvigionamenti più accurata sin dall’inizio.

Esempio di Real‐World: Procurement WBS-Driven in un impianto di trattamento dell'acqua

Considera un progetto di impianto di trattamento delle acque di medie dimensioni con un budget di $50 milioni e un programma di 24 mesi. Il responsabile del progetto crea un WBS basato su materiali con elementi di alto livello: “Struttura di assunzione”, “Sistemi di alimentazione chimici”, “Filtrazione”, “Disinfezione”, “Clearwell”, “Edificio di amministrazione”.

Utilizzando la WBS, il team di approvvigionamento identifica che i “Ferric Chloride Tanks” richiedono una fabbricazione specializzata in vetroresina con un tempo di consegna di 14 settimane. In bundle questo pacchetto di lavoro con “Lime Feeders” (anche un elemento lungo-legato dallo stesso paese fornitore) in un unico pacchetto di approvvigionamento per stoccaggio e gestione chimica.

Durante l'esecuzione, il controllo del sistema di alimentazione chimico riporta che il "Polymer Makeup Skid" è 15% sul budget a causa di un cambiamento delle specifiche della pompa. Poiché il codice WBS è attaccato all'ordine di acquisto, il team di progetto isola rapidamente il costo di gestione e negozia un credito parziale dal fornitore. La regola del 100% assicura inoltre che nessun oggetto di approvvigionamento per il sistema di alimentazione chimica è mancato; un singolo flange valvola mancante avrebbe ritardato l'espansione dei dati di approvvigionamento di espansione di approvvigionamento di approvvigionamento di approvvigionamento di approvvigionamento di approvvigionamento di approvvigionamento di approvvigionamento di approvvigionamento di estensione.

Conclusioni

Utilizzando una Struttura di Ripartizione di Lavoro per semplificare i processi di approvvigionamento non è un concetto teorico – è un metodo collaudato che porta disciplina, visibilità e controllo ad uno degli aspetti più impegnativi della gestione del progetto di ingegneria.

Adottando questo approccio richiede un investimento in linea di massima nella creazione di un WBS dettagliato, integrandolo con sistemi di approvvigionamento e formando l'intero team di progetto. Tuttavia, il ritorno sull'investimento appare rapidamente sotto forma di costi ridotti, meno ordini di cambiamento, migliori prestazioni dei fornitori e previsioni di costo più accurate.

Se non si utilizza già un WBS, presentarlo su un progetto pilota – forse un piccolo sottosistema o una singola disciplina. Mappa i tuoi elementi WBS per acquistare ordini e monitorare i risultati. Nel tempo, i dati raccolti ti aiuteranno a perfezionare sia i modelli WBS che i flussi di lavoro di approvvigionamento, portando a risultati di progetto sempre migliori.

Per ulteriori informazioni sull'integrazione degli ambiti e degli appalti, la PMBOK Guide[ fornisce una vasta guida sulla WBS e sulla sua relazione con la gestione degli appalti. Inoltre, esplora gli studi di casi dalla Società Nazionale degli ingegneri professionisti per applicazioni specifiche del settore.