Comprendere MS Project in Ingegneria Costruzione

Microsoft Project (MSP) rimane lo standard di programmazione del de-facto nella costruzione di ingegneria perché gestisce le funzioni di pianificazione del nucleo che richiedono progetti civili, strutturali e industriali pesanti. Dalle basi e la gestione del valore guadagnato (EVM) al caricamento delle risorse e il monitoraggio dei costi, MSP fornisce un quadro rigoroso. Tuttavia, i modelli di programmazione fuori-de-specifici sono generici.

I progetti di costruzione di ingegneria sono intrinsecamente unici e ciascuno con la propria sequenza di permessi, tempi di produzione, restrizioni di accesso al sito e vincoli subappaltatori. Un modello personalizzato cattura questi modelli ricorrenti in modo che il programmatore non ricrea la struttura di ripartizione del lavoro (WBS) da zero ogni volta.

Prima di immergersi nel passo-passo, si noti che i file di modello MSP utilizzano l'estensione .mpt. Qualsiasi file di progetto (.mpp) può essere salvato come modello. I calendari di memorizzazione dei modelli, campi personalizzati, impostazioni di visualizzazione, tabelle, filtri, gruppi, pool di risorse e valori di base. Non contengono le date di attività reali dal progetto originale a meno che non li includa volutamente, che è tipico per il recupero di orari di pietre milia.

Perché personalizzare i modelli di progetto MS?

Standardizzazione attraverso il ciclo di vita del progetto

Quando ogni project manager utilizza lo stesso modello, report, analisi di varianza e dashboard diventano comparabili. I dirigenti possono rivedere i dati di roll-up su più progetti di capitale senza tradurre i nomi dei campi.

Riduzione del tempo di configurazione e dell'errore

La creazione di un nuovo progetto da zero può richiedere ore o giorni, soprattutto quando si entra in vacanza standard, calendari di spostamento e tassi di risorse predefiniti. Un modello personalizzato lo taglia a minuti. Inoltre, errori come dimenticare di assegnare un calendario a un'attività o mancare un rapporto precedente sono minimizzati perché il modello contiene già logica in scatola.

Compliance e Audit

Molti progetti di costruzione di ingegneria operano sotto contratti che richiedono l'adesione a specifici standard di pianificazione (ad esempio, AACE, PMI, o linee guida specifiche del cliente). Un modello personalizzato può incorporare campi obbligatori come “ Contract Line Item Number,” “ Work Package ID,” “ Codice WBS,” e “ Account costi

Passo per passo: costruire un modello personalizzato per la costruzione di ingegneria

1. Definire la struttura di interruzione di lavoro (WBS) Standard

I compiti di progettazione e di distribuzione (in inglese)

È benefico incorporare [& miglia nei punti di decisione chiave: “ Approvo per le spese,” “ Permesso ricevuto,” “ “ Rilasciare la documentazione, ” “ Site Ready,” “ “ Completion;

2. Configurare i calendari per i siti di costruzione

I progetti di costruzione raramente corrispondono a questo. È necessario creare un Calendario di base per il progetto che riflette i giorni di lavoro e le ore reali sul sito. Ad esempio, un progetto può lavorare sei giorni di dieci ore dal lunedì al sabato, con una pausa pranzo di 30 minuti.

Per impostare un nuovo calendario base: Vai a Progetto > Cambia tempo di lavoro > Crea nuovo calendario[]. Nome esso “Engineering Construction 6x10.” Impostare i tempi di lavoro predefiniti (ad esempio, 6:00 AM alle 5:30 con una pausa di 30 minuti). Quindi utilizzare la scheda Work Weeks per definire le eccezioni di chiusura di fase salvate per le vacanze e gli orari).

3. Costruisci una piscina di risorse con tariffe e disponibilità

Un modello personalizzato dovrebbe includere un insieme di risorse di base comuni tra i progetti. Questo include categorie di lavoro (ad esempio, Project Manager, Piping Supervisor, Civil Superintendent, QA Inspector, Safety Officer), attrezzature importanti (ad esempio, 50 tonnellate Crane, Forklift, Welding Machine), e categorie materiali che sono tipicamente tracciati (ad esempio, Concrete Grade 30, Rebar, Valvole).

  • Tipo:[] Lavoro (lavoro/attrezzatura) o Materiale.
  • Massima unità:[] Quante unità sono disponibili. Per una gru, 1 unità se una sola gru; per i lavoratori, fino a 20 forse.
  • Tariffa standard:[] Tasso orario per il lavoro; giornaliero o orario per le attrezzature.
  • Overtime Rate:[ Normalmente 1,5x la tariffa standard; impostata a zero se non applicabile.
  • Cost/Use:[] Per le risorse materiali, impostare un costo fisso per unità (ad esempio, un deposito di cemento da $120/cubi).
  • Calendar:[ Assegnare il calendario base appropriato (ad esempio, il lavoro sul sito utilizza il calendario 6x10; il project manager utilizza un 5x8).

Per utilizzare il pool di risorse attraverso più progetti, è possibile impostare un pool di risorse condiviso salvando il set di risorse come file .mpp separato, quindi utilizzando [Risorsa > Risorse Condividi[]. Ma per un modello, è più semplice incorporare le risorse direttamente nel modello.

4. Definire campi personalizzati per dati di ingegneria-speciali

MSP consente di monitorare fino a 20 campi aziendali personalizzati (o 10 campi di testo, numero, data e bandiera locali).

  • Campi di testo:[[] Numero di contratto, Sezione specifica, Pacchetto di lavoro, Area/Zona, ID di sistema.
  • Campi di grano:[[] Budgeted Man-hours, Attuale Man-hours Accumulato, Percent Design Complete.
  • Date Fields:[] RFI Data di scadenza, Data di pubblicazione, Data di NTP.
  • Campi di conflitto:[[] Critica di sicurezza, Punto di attesa QA, ispezione richiesta, materiale su ordine.

Per impostare un campo personalizzato: Vai a Project > Custom Fields. Scegli un campo (ad esempio, Text1) e rinominalo a “Spec Section.” Puoi anche creare una tabella di ricerca o una formula. Ad esempio, una formula per “Work Package” potrebbe combinare gli errori WBS e il nome di attività.

Una volta definiti i campi personalizzati, modificare la vista del diagramma Gantt per visualizzare queste colonne. Inoltre creare tabelle personalizzate (ad esempio, a “Construction Tracking” tabella che mostra Budget Man-hours, Actual Man-hours, Percent Complete e Spec Section). Queste viste vengono salvate nel modello e immediatamente disponibili per ogni nuovo progetto.

5. Embed rapporti standard e viste

I team di costruzione di ingegneria devono produrre report ricorrenti: progressi settimanali, istogramma delle risorse, curve di valore guadagnate e stato di milestone. È possibile preconfigurare i report nel modello. Vai a Report > Nuovo Rapporto e costruire, per esempio, una “ 4-Week Resource Caricamento ” report che elenca tutte le risorse di lavoro e il rapporto di tempo a settimana.

6. Includere filtri e gruppi standard

I filtri consentono agli utenti di concentrarsi su specifici sottoset di attività.

  • Compiti con “Inspection Required” flag = Sì
  • Compiti che iniziano entro i prossimi 14 giorni
  • Compiti sul percorso critico (Totale Slack <= 0)
  • Solo pietre miliari

Definire un raggruppamento di “Area” per vedere tutte le attività nella stessa zona, o di “Work Package” per vedere come ogni pacchetto sta tracciando.

7. Incorporare regole di gestione della linea di base

Ogni progetto di ingegneria richiede una linea di base approvata. Nel modello, impostare la data di inizio del progetto a un segnaposto (ad esempio, 1 gennaio, anno). Istruire gli utenti di impostare la data di inizio effettiva quando si crea un nuovo progetto. Il modello dovrebbe anche pre-configurare un disciplina di base[%]] che gli utenti salvano immediatamente dopo aver impostato il programma.

Per gli utenti avanzati, è possibile utilizzare le macro VBA nel modello globale (non il modello di progetto) per automatizzare il risparmio di base, ma per un modello di progetto, la migliore pratica è quella di includere un'istruzione di attività nelle note o un campo di testo separato.

8. Salvare e distribuire il modello

Una volta che tutte le modifiche sono fatte, vai a File > Salva come e scegli “Project Template (*.mpt)” dal tipo di file dropdown.

Personalizzazione avanzata: Macros, formule e integrazione

Formule personalizzate in campi personalizzati

Per esempio, è possibile creare un campo chiamato “ Forecast Complete” che è calcolato come Finitura Baseline più variazione effettiva. O un campo chiamato “ Ore di valore accumulato ” che utilizza il modello: . Mentre non completamente descritto come Excel, queste formule riducono il calcolo manuale.

Visual Basic per l'integrazione delle applicazioni (VBA)

Per le organizzazioni che necessitano di formattazione automatizzata, esportazione di dati o integrazione con altri strumenti (ad esempio, JIRA, Oracle Primavera o SAP), le macro VBA possono essere incorporate nel modello globale (non nel modello di progetto). Tuttavia, è possibile istruire gli utenti a eseguire una macro dopo aver creato un progetto dal modello. Ad esempio, una macro potrebbe inviare automaticamente l'elenco dei percorsi critici a un elenco SharePoint.

Collegamento alla gestione dei progetti aziendali (EPM) / Project Online

Se la tua organizzazione utilizza Microsoft Project Online o Project Server, personalizza il modello come modello Enterprise Project. Definisci campi personalizzati aziendali, tabelle di ricerca e calendari che sono coerenti in tutto il portafoglio. Il modello diventa il punto di partenza per tutti i progetti prenotati nel piano di coinvolgimento delle risorse. Questo approccio fornisce il controllo centralizzato e impedisce ai programmatori di creare campi personalizzati con nomi diversi per gli stessi dati. L'integrazione con Power BI per la segnalazione diventa senza soluzione di continuità perché lo schema di dati è uniforme.

Per ulteriori informazioni sui campi personalizzati aziendali, vedere la documentazione di Microsoft su ] Campi personalizzati in Project Online[.

Migliori Pratiche per Mantenere Modelli

Dopo ogni progetto importante, condurre una sessione di lezioni e aggiornare il modello.Gli aggiornamenti comuni includono l'aggiunta di nuove pietre miliari obbligatorie richieste da un nuovo cliente, la regolazione dei tassi di risorse per l'inflazione, o la raffinazione della WBS per includere tecniche di ingegneria emergenti come la costruzione modulare.

Mantenere un file di modello master che è in sola lettura e memorizzato in una posizione controllata. Mantenere un changelog che registra ciò che è cambiato, quando e perché. Evitare di memorizzare più copie di modelli con nomi simili (ad esempio, “ Template v1”, “Template final2”).

Anche il modello migliore è inutile se i membri del team non sanno sfruttare i campi personalizzati o i report pre-costruiti. Creare una sessione di formazione breve che cammina attraverso il modello, spiega la WBS standard, dimostra come assegnare risorse utilizzando il pool predefinito e mostra come eseguire il rapporto di 4 settimane di ricerca. Questo investimento paga in qualità di programma.

Infine, consideri la governance dei modelli. Chi puÃ2 modificare il modello? Quante volte dovrebbe essere recensito? Molte grandi aziende di ingegneria hanno un comitato di pianificazione che approva i cambiamenti del modello due volte all'anno.

Case study: Realizzare un modello per un progetto di EPC petrolchimico

Per illustrare, considerare un'espansione petrolchimica multimiliardaria. Il team di ingegneria ha adottato un modello di progetto MS personalizzato che includeva un WBS di cinque livelli: Project > Area (ad esempio, Ethylene Unit, Utilities, Offsites) > Discipline (Process Plus, Mquo, Electrical) > Phase (Design, Procure, Construct) > Activity.

Durante il progetto, il modello ha permesso al team di controllare il progetto di generare un cruscotto settimanale che mostrava i primi 10 elementi di percorso critico, pianificato contro l'uomo-ora reale per disciplina, e lo stato dei vincoli legati a HAZOP.

Pitfalls comune e come evitare di loro

  • Over-Complexity:[[]] Aggiungendo troppi campi personalizzati o troppo dettagliati un WBS può travolgere gli utenti. Inizia con 10-15 campi essenziali e espandersi solo quando è stato dimostrato necessario.
  • Data codificate da Hard:[] Non includere date o durata del compito effettivo nel modello (ad eccezione delle pietre miliari ricorrenti come arresti annuali). Il modello dovrebbe essere un framework di pianificazione, non un calendario pre-riempito.
  • Ignorando risorse vs calendari delle attività:[ Quando un calendario delle risorse differisce dal calendario delle attività (ad esempio, un'attività impostata al calendario del sito ma assegnata ad un ingegnere nel calendario dell'ufficio), MSP utilizza il calendario delle risorse.
  • Non Aggiornare il pool di risorse:[[] Se i tassi di risorse aumentano, aggiornano immediatamente il modello o nuovi progetti erediteranno i dati di costo obsoleti.
  • Forgetting to Test the Template:[] Prima di distribuire all'intera organizzazione, eseguire un progetto pilota con un piccolo pacchetto di lavoro. Verificare che i campi personalizzati popolano correttamente, filtrano e generano report.

Integrare modelli MSP con altri strumenti di ingegneria

La maggior parte dei team di ingegneria utilizza un sistema PLM (ad esempio, Autodesk Vault, Siemens Teamcenter), un sistema di gestione della sicurezza e un ERP (ad esempio, SAP, Oracle). Per massimizzare il valore del modello, considerare la mappatura dei campi personalizzati alle fonti di dati.

Per gli orari a carico dei costi, il modello dovrebbe includere i tipi di risorse di costo e i campi di costo personalizzati. Molte aziende di costruzione utilizzano il modello per esportare i dati dei costi direttamente nel loro sistema di report del valore guadagnato.

Misurazione del ROI della personalizzazione dei modelli

In molte organizzazioni, la creazione di programmi scende da 40 ore a 8 ore. Inoltre, la qualità del programma migliora: numero di errori logici, predecessori mancanti, o calendari errati sono ridotti. Nel corso di un portafoglio di 20 progetti, che il risparmio di tempo si traduce in centinaia di migliaia di dollari. Meno tangibile ma altrettanto importante è la fiducia migliorata degli stakeholder quando tutti gli orari seguono un formato coerente e verificabile.

Pensieri finali su modelli durevoli da costruzione

Personalizzazione dei modelli MS Project per progetti di costruzione non è un esercizio di una volta; è un investimento strategico nella maturità dei controlli di progetto. Definindo il modello WBS, calendari, risorse, campi personalizzati e visualizzazioni, si crea un framework ripetibile che applica processi standard, rimanendo abbastanza flessibile per soddisfare le caratteristiche uniche di ogni progetto.

Per ulteriori informazioni sulle migliori pratiche nella pianificazione del progetto per la costruzione civile pesante, fare riferimento a AACE International's Raccomandazioni pratiche.