La gestione di progetti di ingegneria pluriennali presenta sfide uniche che testimoniano anche i project manager più esperti, che presentano complessità intorno alle priorità di spostamento, requisiti di stakeholder in evoluzione, fluttuazioni delle risorse e l'inevitabile accumulo di rischio. Uno strumento che ha dimostrato indispensabile per mantenere l'ordine e la chiarezza su tali lunghi orizzonti à ̈ la struttura di Work Breakdown (WBS).

Comprendere la WBS in Progetti Multiyear

La struttura di rottura di lavoro è una decomposizione orientata al rendimento della portata totale del lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi del progetto. A differenza di una semplice lista di attività, la WBS organizza il lavoro per prodotto finale, servizio o risultato, rendendolo uno strumento essenziale per la gestione delle aree. Per i progetti di ingegneria multianno, la WBS si assume un significato aggiuntivo. Questi progetti spesso abbracciano più anni fiscali, coinvolgono centinaia di imprenditori, e devono adattarsi a cambiamenti esterni come gli aggiornamenti di catena di gestione, come, come le interruzioni di gestione delle interruzioni di gestione delle linee dinazioni, la WBS.

I progetti multianno sono caratterizzati da lunghi loop di feedback. Le decisioni effettuate nell'anno uno non possono manifestarsi fino al terzo anno, e gli errori scoperti tardi possono essere estremamente costosi. La WBS fornisce un quadro che rompe questi cicli lunghi in incrementi più brevi e gestibili.

Strategie per l'implementazione efficace della WBS

1. Definire le fasi di progetto chiare

I progetti di ingegneria multianno rientrano naturalmente in fasi, fattibilità, ingegneria dettagliata, approvvigionamento, fabbricazione, costruzione, messa in servizio e chiusura. Ogni fase ha i propri materiali di consegna, profilo di rischio e le esigenze delle risorse.

La decomposizione a fase semplifica anche la segnalazione a dirigenti e clienti, che si occupano del grande quadro: "Siamo fatti con il design?" Una WBS a phase-gate rende questa risposta inequivocabile. Inoltre, supporta la pianificazione delle onde, dove le fasi a breve termine sono decomposte in dettaglio mentre le fasi successive rimangono a livelli più elevati fino a quando non diventa disponibile più informazione.

2. Utilizzare la struttura gerarchica per gestire le dipendenze

La gerarchia WBS è più che un modo per organizzare i compiti, crea una struttura per comprendere le dipendenze e i percorsi critici. In progetti pluriennali, le dipendenze spesso abbracciano mesi o anche anni. Un ritardo nella revisione del progetto di fondazione può increspare attraverso l'approvvigionamento, la fabbricazione e l'installazione del sito.

Quando la WBS si rompe in pacchetti discreti, i gestori delle risorse possono assegnare il personale con le giuste abilità agli elementi specifici. Nel corso di una linea temporale pluriennale, la disponibilità delle risorse si sposta quando le persone si uniscono, lasciano o ruotano tra i progetti. Una WBS che cattura il lavoro a una granulosità gestibile consente al gestore delle risorse di vedere esattamente quali competenze sono necessarie quando e per pianificare i conflitti di conseguenza.

3. Incorpora la flessibilità per le modifiche

I cambiamenti di portata sono inevitabili nei progetti pluriennali. I requisiti del cliente si evolvono, emerge una nuova tecnologia, cambia le normative e le condizioni del sito impreviste si presentano. Una WBS rigida diventa una responsabilità. La soluzione è quella di progettare il WBS con flessibilità intrinseca. Ciò significa utilizzare una decomposizione orientata al prodotto piuttosto che un processo-oriented.

La flessibilità significa anche utilizzare uno schema di numerazione WBS che permette l'inserimento di nuovi elementi senza ridimensionare l'intera struttura. L'approccio tipico è quello di utilizzare livelli decimali incrementali (ad esempio, 1.1, 1.2, 1.2.1, 1.2, 1.2.2). Se un nuovo pacchetto di lavoro deve essere aggiunto tra le decisioni di allargamento e 1.2.2, può essere assegnato a 1.2.1.1 o 1.2.1A.

4. Stabilire Clear Proprietà e responsabilitÃ

Ogni elemento WBS dovrebbe avere una sola persona responsabile della fornitura di tale scopo. Nei progetti pluriennali, il cambiamento del personale; un responsabile del conto di controllo assegnato nell'anno uno può essere andato per il terzo anno. La struttura di proprietà WBS dovrebbe essere documentata in una matrice di compito di responsabilità (RAM) che collega gli elementi WBS per denominare individui o ruoli.

Strumenti e tecniche per migliorare l'efficacia WBS

Per estrarre il suo valore completo su un progetto pluriennale, il team deve integrarlo con una serie di strumenti di supporto e processi. Il software di gestione del progetto rimane il veicolo primario. Sistemi come [[LT:0]]Microsoft Project] o Oracle Primavera P6 permettono al pacchetto di WBS di essere collegato direttamente al piano di risorse

Oltre al software, la WBS deve essere mantenuta attraverso sessioni di revisione regolari. Nei progetti pluriennali è tipico una recensione mensile WBS. Durante queste sessioni, il responsabile del progetto e i responsabili del conto di controllo convalidano che la WBS riflette ancora l'attuale portata, che i pacchetti di lavoro sono dimensionati adeguatamente, e che costi e programmi di performance indici sincrenali allineano con gli elementi WBS.

L'integrazione con gli strumenti di pianificazione è un'altra tecnica critica. La WBS fornisce la struttura per il programma; il programma aggiunge la dimensione del tempo. Senza questa integrazione, la WBS diventa un documento statico che viene rapidamente ignorato. Collegando ogni elemento WBS alle attività programmate, il team di progetto può generare la gestione del valore guadagnato (EVM) metriche a livello del pacchetto di lavoro.

Per grandi progetti di ingegneria, nessuna persona comprende l'intero ambito. La WBS deve essere costruita in collaborazione con i rappresentanti di ingegneria, appalti, costruzione e messa in servizio. Gli esperti di materia per ogni sistema convalidano che tutti i sistemi di reportistica sono catturati e che la decomposizione è logica. Coinvolgere i soggetti presto anche costruisce buy-in; quando un membro del team ha contribuito con precisione all'interfaccia nascosta

Pitfalls comune e come evitare di loro

Un'altra falla frequente sta creando un WBS troppo orientato al processo piuttosto che orientato al liberabile. Ad esempio, un WBS che elenca "Design Review" come elemento invece di "Structural Design Package" porta alla confusione su ciò che esattamente viene consegnato. L'azione correttiva è quella di utilizzare i noun per gli elementi WBS (l'aggiornamento di fase flessibile) e i verbi per i progetti di sviluppo.

Un WBS con migliaia di pacchetti di lavoro per un progetto pluriennale può diventare amministrativo oneroso, mentre uno con poche decine di elementi non riesce a fornire un controllo sufficiente. La regola generale del pollice è la "8/80 regola": i pacchetti di lavoro dovrebbero richiedere tra 8 e 80 ore di lavoro per completare, o più praticamente, dovrebbe rappresentare una durata di due o quattro settimane di controllo.

Ogni elemento WBS ha dei rischi associati che devono essere identificati e gestiti. Per esempio, se un complesso pacchetto di lavoro di controllo a sorpresa (WBS 3.2.1) ha un elevato rischio tecnico, il project team può dare la priorità agli sforzi di mitigazione basati sulla criticità del pacchetto di lavoro.

Conclusioni

La gestione di un progetto di ingegneria pluriennale richiede più di tracciare una linea temporale: richiede un quadro strutturale che decompone la complessità in pezzi gestibili e responsabili. La struttura di rottura di lavoro, quando implementata con lo scopo e mantenuta con la disciplina, fornisce tale quadro.

Per ulteriori informazioni sulle best practice WBS, il PMI Practice Standard for Work Breakdown Structures] fornisce un riferimento completo.Per uno sguardo più approfondito sull'applicazione di WBS a progetti di capitale complessi, vedere questo articolo PMI sui progetti di capitale. Inoltre, il [FLT4]