O que é um estudo do tempo?

Um estudo de tempo é uma técnica de medição de trabalho estruturada usada para determinar o tempo necessário para um operador treinado realizar uma tarefa específica em condições padrão.Em processos de serviço de engenharia – como revisões de projeto, testes de protótipos ou despacho de manutenção – os estudos de tempo fornecem uma linha de base objetiva para avaliar a produtividade, equilibrar cargas de trabalho e identificar desperdícios. Ao quebrar fluxos de trabalho complexos de serviços em elementos discretos e mensuráveis, as organizações podem substituir o sugwork por decisões orientadas por dados.

Os estudos de tempo não se limitam à fabricação. Os serviços de engenharia apresentam desafios únicos: as tarefas são frequentemente cognitivas, não repetitivas e influenciadas por entradas variáveis. No entanto, o princípio principal permanece o mesmo: observar, registrar e analisar o tempo que cada passo consome em condições típicas. Os dados resultantes capacitam engenheiros e gestores a simular cenários “o que é” e definir prazos realistas de entrega e justificar investimentos em recursos.

Por que realizar um estudo de tempo em serviços de engenharia?

Quantificar a produtividade e o desempenho inicial

Sem dados objetivos de tempo, as equipes podem apenas estimar quanto tempo os projetos levam. Um estudo de tempo revela a duração real de tarefas recorrentes – digamos, um ciclo de revisão de código ou um teste de integração de sistema – e destaca desvios das normas esperadas.Esta linha de base é essencial para programas de melhoria contínua, como Lean ou Six Sigma.

Identificar os gargalos e os resíduos

Os processos de serviços de engenharia muitas vezes escondem atividades não-valor-adicionadas: à espera de aprovações, retrabalho devido a especificações incompletas ou transferências excessivas. Um estudo de tempo torna estes resíduos visíveis. Por exemplo, se um engenheiro gasta 30% do dia navegando um sistema de permissões desatualizado, o estudo vai emergir essa ineficiência com números de concreto.

Equilíbrio de cargas de trabalho entre equipes

As disparidades na duração da tarefa podem levar ao esgotamento ou à subutilização. Ao comparar o tempo necessário para tarefas semelhantes entre diferentes engenheiros, os gestores podem redistribuir o trabalho de forma mais uniforme e projetar planos de formação cruzada para reduzir o fracasso de pontos únicos.

Estimativa de custos de suporte e preços

Em empresas de consultoria ou engenharia de contrato, dados precisos de tempo sustentam licitações e taxas horárias. Um estudo de tempo fornece evidências defensáveis para o conteúdo de trabalho de cada entrega, reduzindo o risco de sub-oferta ou sobrecarga.

Preparando - se para um Estudo do Tempo

A preparação adequada garante que o estudo produz dados confiáveis e acionáveis. Saltar esta fase muitas vezes leva a resultados tendenciosos ou esforço desperdiçado.

Definir os Objetivos Limpar

Comece com uma pergunta precisa: Você quer reduzir o tempo médio de ciclo para uma aprovação de pedidos de mudança? Identifique os principais indicadores de desempenho (KPIs) que importam – através deput, tempo de ciclo, entrega no tempo, etc Os objetivos determinarão quais tarefas para o tempo e quais dados coletar. Documente o propósito em uma carta breve que os stakeholders aprovam antes de começar a observação.

Selecione Tarefas e Recursos

Nem todos os elementos de processo precisam ser estudados. Use um mapa de processo ou para identificar tarefas repetitivas de alto impacto. Exemplos nos serviços de engenharia incluem:

  • Respondendo a um ticket de serviço (triagem, resolução, fechamento).
  • A rever e a mesclar um pedido de recolha de código.
  • Realizando uma simulação de análise de elementos finitos.
  • Gerando um relatório de status do projeto.

Selecione tarefas representativas do processo geral e com pontos de partida/parada claros. Proteja também as ferramentas necessárias: um dispositivo de temporização confiável (stopwatch ou software), uma folha de coleta de dados estruturada (digital ou papel) e acesso ao ambiente de trabalho sem perturbar o operador.

Escolha a metodologia correta

Existem várias abordagens estabelecidas para o estudo do tempo:

  • Tronqueamento contínuo – O observador registra tempos cumulativos sem redefinição do cronômetro entre elementos. Isto produz um registro contínuo de toda a sessão de observação e captura períodos de espera ou de inatividade.
  • Snapback timing – O cronômetro é reiniciado para zero no início de cada elemento. Este método é mais rápido para gravação, mas omite atrasos não-cíclicos, a menos que anotado separadamente.
  • Examinação de trabalho – Em vez de observação contínua, o observador tira instantâneos em intervalos aleatórios. Isto é menos intrusivo, mas fornece estimativas estatísticas em vez de tempos exatos. É útil para tarefas de baixa frequência ou muito longas.
  • Sistemas de tempo de movimento predeterminado (PMTS) – Em contextos de engenharia, estes são menos comuns porque as tarefas são cognitivas e não puramente físicas. No entanto, elementos padrão como “ligar equipamentos” ou “diálogo de software aberto” podem ser estimados usando métodos-tempo de medição (MTM).

Para a maioria dos processos de serviços de engenharia, o tempo contínuo ou snapback com um tamanho de amostra moderado (10-15 observações por elemento) oferece um bom equilíbrio de precisão e esforço.

Realização da Observação

A observação é o centro do estudo do tempo. Como você conduz isso afeta diretamente a qualidade dos dados.

Papel e Neutralidade do Observador

O observador deve permanecer o mais discreto possível. Anuncie o propósito do estudo a todos os participantes, enfatizando que o objetivo é melhorar o processo – não avaliar o desempenho individual. Posicione-se onde você pode ver claramente os pontos de início e fim da tarefa sem pairar. Se o operador se sentir vigiado, ele pode alterar seu ritmo (o efeito Hawthorne). Para mitigar isso, permita um curto período de adaptação antes de gravar.

Gravar os Dados Consistentemente

Usar uma folha de dados padronizada com colunas para:

  • Número do elemento de tarefa e descrição
  • Hora de início e fim (ou duração)
  • Número de observação
  • Observações (interrupções, condições incomuns, perguntas ao operador)

Se usar uma ferramenta digital ou planilha em um tablet, certifique-se de que a interface é simples o suficiente para operar sem perder o foco no operador. Grave cada ciclo de elementos na ordem em que ocorrem. Quando uma interrupção acontece – como uma chamada telefônica ou outro colega pedindo ajuda – flague esse ciclo e note brevemente a causa. Esses pontos de dados são valiosos para calcular o tempo de trabalho “rede” versus “gross” tempo decorrido.

Tratamento de Interrupções e Irregularidades

As interrupções são normais nos serviços de engenharia. Não force o operador a ignorá-las; isso produziria tempos irrealistas. Em vez disso, registe a interrupção como um elemento separado (por exemplo, “esperar – pergunta não programada”) e depois decida se a deve incluir no tempo padrão. Para um padrão confiável, você pode medir apenas ciclos “normais” e tratar interrupções separadamente como licenças.

Analisando os Dados do Estudo do Tempo

Once you have a set of observations, the raw times need to be processed into meaningful metrics.

Calcular os Tempos e Variação Médias

Para cada elemento de tarefa, computar o tempo médio (média) em todas as observações válidas. Também calcular o desvio padrão [[FLT: 0]] e [[FLT: 2]] intervalo[[[FLT: 3]]. Alta variância indica inconsistência que pode resultar da habilidade do operador, desempenho da ferramenta ou ambiguidade na definição da tarefa. Uma boa regra de polegar: se o coeficiente de variação (desvio padrão / média) exceder 30 %, investigar a causa antes de usar a média como padrão.

Aplicar a Classificação de Desempenho (se necessário)

Nos estudos de tempo tradicionais, o observador atribui um fator de classificação de desempenho para ajustar o ritmo do operador a um nível “normal”. Para os serviços de engenharia, isso é controverso porque o trabalho cognitivo é difícil de avaliar objetivamente. Em vez disso, concentre-se em usar um tamanho suficiente da amostra e operar em condições típicas. Se você optar por aplicar uma classificação, use uma escala validada (por exemplo, 100 % = ritmo normal) e garantir as mesmas taxas de observador todos os dados para manter a consistência.

Identificar os gargalos e o tempo não-valorizado

Trace a distribuição cumulativa do tempo ou crie um gráfico de processo. Elementos com tempos médios desproporcionalmente elevados ou interrupções frequentes são candidatos principais para otimização. Por exemplo, se “aprovação de sinal” leva 4 horas, mas o trabalho real é apenas 10 minutos, que indica uma fila e tempo de espera. Distingue-se entre o valor agregado (trabalho que transforma a saída do serviço) e as atividades não-valor agregado (inspeção, movimento, espera).

Use software estatístico para grandes conjuntos de dados

Para estudos que abrangem dezenas de elementos e centenas de ciclos, o cálculo manual torna-se propensa a erros. Use ferramentas de planilha (Excel, Google Sheets) ou software de estudo de tempo dedicado (por exemplo, ProModel[ ou QualaTime[]). Estas ferramentas podem gerar automaticamente histogramas, gráficos de controle e relatórios sumários.

Melhorias na implementação

Os dados sem ação são apenas números. O objetivo final de um estudo de tempo é impulsionar a melhoria do processo.

Desenvolver Hipóteses de Melhoria

Com base na sua análise, lista as três melhores oportunidades. Para cada uma, propor uma mudança que visa a causa raiz. Se o tempo de espera excessivo é causado por uma cadeia de aprovação sequencial, considere revisões paralelas ou delegar a autoridade de aprovação. Se uma etapa de entrada de dados manual consumir 15 minutos todas as manhãs, explore a automação ou modelos pré-preenchidos.

Teste de alterações com um piloto

Implementar a mudança proposta em pequena escala – uma equipe, um projeto ou um dia. Realize um estudo de tempo de seguimento sobre as mesmas tarefas para comparar antes e depois. Certifique-se de que as condições de medição (operador, ferramentas, hora do dia) são o mais semelhantes possível para isolar o efeito da mudança.

Rolar e monitorar

Uma vez que o piloto confirme a melhoria, padronize o novo processo através de procedimentos atualizados, treinamento e modificações de ferramentas. Monitore as métricas-chave nas próximas semanas para garantir que os ganhos sejam sustentados. Estudos de tempo podem ser repetidos periodicamente (por exemplo, trimestral) para manter uma cultura de melhoria contínua.

Melhores práticas para estudos de tempo efetivos

  • Comunicar o propósito – Explicar aos operadores que o estudo visa ajudar todos a trabalhar mais inteligente, não cortar empregos ou microgerenciar. Transparência constrói confiança e reduz a ansiedade.
  • Use uma folha de dados padronizada – Pré-defina os elementos e seus limites antes de começar.Isso reduz a ambiguidade e facilita a comparação de dados entre observações.
  • Conduzir observações suficientes – Uma única observação pode ser enganosa. Para tarefas de engenharia, uma amostra de 10 a 15 ciclos por elemento muitas vezes proporciona um intervalo de confiança razoável.Para tarefas com alta variabilidade, aumente o tamanho da amostra.
  • Contexto de gravação – Observe a hora do dia, dia da semana, nível de experiência do operador e quaisquer condições atípicas. Esses fatores podem explicar outliers e ajudá-lo a decidir se excluí-los do padrão.
  • Mantenha-se neutro – Não treine o operador ou sugira mudanças durante o período de observação. O objetivo é capturar a realidade atual, não uma visão idealizada.
  • Use tecnologia sabiamente – Aplicativos de Smartphone como TimeCulator ou aplicativos dedicados de estudo de tempo podem simplificar a gravação e calcular automaticamente as estatísticas. No entanto, certifique-se de que a ferramenta não introduza mais complexidade do que resolve.
  • Pilote o método de coleta de dados – Teste sua folha de dados em um curto prazo antes do estudo principal. Isso pega mal-entendidos e elementos faltando cedo.
  • Obtenha feedback dos operadores – Após o estudo, compartilhe conclusões preliminares com as pessoas que realizaram o trabalho. Muitas vezes eles têm informações valiosas sobre por que certas etapas tomam mais tempo e quais melhorias realmente funcionariam.

Pistácios comuns a evitar

  • Timar as tarefas erradas – Focar em tarefas que já são eficientes, ignorando os estrangulamentos de alto impacto desperdiça energia. Sempre usar o mapeamento de processos para priorizar.
  • Ignorar o fator humano – Observadores que estão muito perto, fazer notas alto, ou não construir relacionamento irá distorcer o comportamento natural. Observadores de trem para ser invisível e respeitoso.
  • A média de todos os dados sem escrutínio – Os outliers causados por interrupções genuínas devem ser tratados separadamente. Cegamente, a média pode produzir um padrão que é impossível de atender consistentemente.
  • Neglecting to update standards – Uma vez que os processos mudam (novo software, novas ferramentas, novos membros da equipe), os padrões antigos do tempo tornam-se obsoletos.
  • Sobre-engenharia do estudo – É tentador cronometrar cada micro-moção. Para os serviços de engenharia, quebrar a tarefa em pequenos passos cognitivos (por exemplo, “e-mail aberto”, “requisito de leitura”) muitas vezes produz pouca visão acionável. Foque-se em blocos de trabalho lógico de 5 a 15 minutos.
  • Usando estudos de tempo para avaliação de desempenho individual – Esta é uma maneira segura de destruir a confiança. Estudos de tempo são destinados para análise de processos, não classificação de funcionários. Se usado para desempenho, os operadores inevitavelmente jogarão o sistema.

Ferramentas para o Estudo do Tempo em Serviços de Engenharia

Você pode realizar um estudo de tempo com nada mais do que um cronômetro e papel, mas ferramentas digitais simplificam o processo. Aqui estão várias categorias:

  • Spreadsheets – Modelos pré-construídos com fórmulas para média, stdev e histogramas. Microsoft Excel e Google Sheets são os mais flexíveis.
  • Aplicações especializadas de estudo de tempo – Aplicações móveis como T2 Solutions Time Study ou Kommand Work Sampling permitem a entrada de dados em tempo real, anexos fotográficos e cálculos automatizados. Estes são especialmente úteis para engenheiros de campo.
  • Software de engenharia industrial – Ferramentas como ProModel ou Arena Simulation são de trabalho pesado, mas ideais para modelar processos complexos de serviços com múltiplos recursos e durações probabilísticas.
  • Princípios de amostragem de trabalho ou aplicações – Para estimativas rápidas e menos precisas, as ferramentas de amostragem de trabalho podem fornecer uma aproximação estatística da alocação de tempo sem observação contínua.

Conclusão

Um estudo de tempo bem executado transforma palpites subjetivos sobre a eficiência do processo de engenharia em dados rígidos. Ao seguir uma fase de preparação estruturada, realizar observações neutras e aplicar análises rigorosas, as equipes podem identificar desperdícios, equilibrar cargas de trabalho e implementar mudanças que produzem melhorias mensuráveis. O investimento no esforço de estudo de tempo paga rapidamente – muitas vezes no primeiro projeto piloto onde o tempo de ciclo cai em 20 % ou mais. Além disso, a prática constrói uma cultura de tomada de decisão baseada em evidências que servirá sua organização de engenharia muito depois que o estudo em si está concluído.

Para mais leituras sobre os fundamentos da medição do trabalho, consulte as normas Introdução ao Estudo do Trabalho da Organização Internacional do Trabalho ou da Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos ] para práticas de estudo do tempo. Emparelhe estas diretrizes com os passos acima, e você estará bem em seu caminho para dominar o estudo do tempo no domínio de serviços de engenharia.