Table of Contents

Понимание проекта MS в инженерном строительстве

Microsoft Project (MSP) остается стандартом де-факто планирования в инженерном строительстве, потому что он обрабатывает основные функции планирования, которые требуются тяжелым гражданским, структурным и промышленным проектам. От базовых условий и управления заработанной стоимостью (EVM) до загрузки ресурсов и отслеживания затрат, MSP обеспечивает строгую структуру. Однако шаблоны из коробки являются общими. Им не хватает иерархий задач, пользовательских столбцов и полей метаданных, инженерные команды полагаются на соответствие, безопасность и контроль качества. Создание пользовательского шаблона превращает MSP из общего инструмента планирования в механизм выполнения проекта.

Проекты инженерного строительства по своей сути уникальны; каждый со своей собственной последовательностью разрешений, временем выполнения работ, ограничениями доступа к сайту и ограничениями субподрядчиков. Пользовательский шаблон фиксирует эти повторяющиеся шаблоны, чтобы планировщик не воссоздавал структуру срыва работы (WBS) с нуля каждый раз. Он также обеспечивает соблюдение конвенций об именах, стандартных вех и обязательных контрольных точек, таких как точки удержания для сторонних проверок. Инвестируя в ранний дизайн шаблона, организации уменьшают ошибки оценки, улучшают передачу данных между инженерией и строительством и создают единый источник истины, который согласуется с отделом управления проектом.

Перед погружением в пошаговое замечание отметим, что файлы шаблонов MSP используют расширение .mpt. Любой файл проекта (.mpp) можно сохранить в качестве шаблона. Шаблоны хранят календари, пользовательские поля, настройки просмотра, таблицы, фильтры, группы, пулы ресурсов и базовые значения. Они не содержат фактических дат задач из оригинального проекта, если вы специально не включаете их, что типично для повторяющихся графиков вех.

Зачем настраивать шаблоны проектов MS?

Стандартизация в течение жизненного цикла проекта

Стандартизация является основным драйвером. Когда каждый менеджер проекта использует один и тот же шаблон, отчеты, дисперсный анализ и панели управления становятся сопоставимыми. Руководители могут просматривать данные о развертывании в нескольких капитальных проектах без перевода названий полей. Последовательные уровни WBS (например, уровень 1 = проект, уровень 2 = фаза, уровень 3 = дисциплина, уровень 4 = активность) позволяют балансировать нагрузку на ресурсы на уровне портфеля и прогнозировать денежные потоки. Шаблон обеспечивает, чтобы все проекты включали утвержденную для строительства веху, механическую веху завершения и фазу закрытия. Без шаблона каждый менеджер проекта может создавать совершенно разные структуры, делая многопроектный анализ невозможным.

Сокращение времени установки и уменьшение ошибок

Настройка нового проекта с нуля может занять часы или дни, особенно при вводе стандартных праздников, сменных календарей и ставок ресурсов по умолчанию. Пользовательский шаблон сокращает это до минут. Кроме того, такие ошибки, как забывание назначить календарь задаче или отсутствие отношений предшественника, сводятся к минимуму, потому что шаблон уже содержит консервированную логику. Например, шаблон может предварительно определить, что “Выдача для строительных чертежей ” должен закончиться до “Бетонный фонд ” может начаться, с ведущим временем для обзора. Эти по умолчанию экономят время и предотвращают ошибки планирования, которые каскадируются в задержки.

Соблюдение и готовность к аудиту

Многие проекты инженерного строительства работают по контрактам, которые требуют соблюдения конкретных стандартов планирования (например, AACE, PMI или руководящих принципов для клиентов). Пользовательский шаблон может встраивать обязательные поля, такие как “Номер элемента линии контракта, ” “ Идентификатор пакета работ, ” “WBS Code, ” и “Счет стоимости. ” Он также может обеспечить, чтобы каждая задача имела заранее определенный тип ресурса (Труд, Материал, Оборудование) и рейтинг риска. Когда аудитор качества или представитель владельца &rsquo запрашивает график проекта, шаблон обеспечивает наличие необходимых метаданных и согласованность. Эта готовность к аудиту не подлежит обсуждению для подрядчиков EPC.

Шаг за шагом: создание пользовательского шаблона для инженерного строительства

1.Определить стандарт структуры рабочего разбиения (WBS)

Начните с отображения типичных этапов проекта инженерного строительства: Планирование, проектирование и проектирование, Закупка, Строительство, Ввод в эксплуатацию и Закрытие. В рамках каждого этапа перечислите стандартные результаты. Например, в рамках Engineering & Design, включите “30% Обзор дизайна, ” “90% Обзор дизайна, ” “Выпуск для бида, ” “Выпуск для строительства. ” Подготовка к строительству, ” “Подготовка к сайту, ” “Основы, ”Механическая установка, ” “Электрическая, ” “Инструментация и ” “Обзор и монтаж. ”Создайте сводные задачи (обычные уровни), которые соответствуют стандартным кодам WBS вашей компании

Полезно включать молеточные камни в ключевые пункты принятия решений: “Утверждение расходов, ” “Пермит Полученный, ” “Сайт Готовый, ” “Механическое Завершение, ” “Субстанциальное Завершение, ” “Окончательное Принятие. ”Миляточные камни должны иметь нулевую продолжительность и быть четко обозначены бриллиантом на баре Ганта. Определите отношения предшественника, которые логически связывают вехи — например, “Пермит Полученный ” должен быть предшественником “Мобилизация.”

2. Настройка календарей для строительных площадок

Вне коробки MSP использует стандартный календарь с понедельника по пятницу, с 8 по 5. Проекты строительства редко соответствуют этому. Вам нужно создать базовый календарь, который отражает фактические рабочие дни и часы на месте. Например, проект может работать шесть десятичасовых дней с понедельника по субботу с 30-минутным обеденным перерывом. Добавьте общекорпоративные праздники, такие как Новый год, День благодарения и любые региональные праздники. Если проект работает по схеме смены (например, дневная смена и ночная смена), создайте отдельные календари для каждой смены и назначьте их конкретным ресурсам или задачам.

Чтобы настроить новый базовый календарь: Перейти к Проект > Изменить рабочее время > Создать новый календарь. Назовите его “Инженерное строительство 6x10.” Установить рабочее время по умолчанию (например, с 6:00 до 5:30 вечера с 30-минутным перерывом). Затем используйте вкладку «Рабочие недели» для определения исключений для праздников и отключений, связанных с погодой. После сохранения базового календаря каждый новый проект, созданный из этого шаблона, будет иметь этот календарь, предварительно загруженный. Вы также можете создать отдельный календарь для офисных инженерных задач (типичный 5x8) и назначить его на этап проектирования задач.

3. Создайте ресурсный пул с тарифами и доступностью

Настраиваемый шаблон должен включать базовый набор ресурсов, общих для проектов. Это включает в себя категории труда (например, менеджер проекта, куратор трубопроводов, гражданский суперинтендант, инспектор по безопасности), основное оборудование (например, 50-тонный кран, вилочный погрузчик, сварочная машина) и категории материалов, которые обычно отслеживаются (например, бетонный класс 30, арматуру, клапаны). Для каждого ресурса определите:

  • Тип: Работа (труд/оборудование) или Материал.
  • Макс-единицы: Сколько единиц имеется. Для крана 1 единица, если только один кран; для рабочих, возможно, до 20.
  • Стандартная ставка: Почасовая ставка для рабочей силы; ежедневная или почасовая для оборудования.
  • Овертайм: Обычно в 1,5 раза выше стандартной ставки; устанавливается до нуля, если не применимо.
  • Стоимость/использование: Для материальных ресурсов устанавливают фиксированную стоимость единицы (например, 120 долларов США/кубический двор бетона).
  • Календарь: Назначение соответствующего базового календаря (например, рабочая сила сайта использует календарь 6x10; менеджер проекта использует 5x8).

Чтобы использовать пул ресурсов в нескольких проектах, вы можете настроить пул общих ресурсов, сохранив набор ресурсов в виде отдельного файла .mpp, а затем используя Ресурсы и gt; Ресурсы совместного использования . Но для шаблона проще встроить ресурсы непосредственно в шаблон. Каждый новый проект затем можно корректировать с помощью фактических номеров персонала.

4. Определение пользовательских полей для инженерно-специфических данных

MSP позволяет использовать до 20 пользовательских корпоративных полей (или 10 локальных текстовых, номерных, датовых и флаговых полей).

  • Текстовые поля: Номер контракта, раздел спецификации, Рабочий пакет, Зона/Зона, идентификатор системы.
  • Число полей: Бюджетные человеко-часы, фактические накопленные человеко-часы, Процентный дизайн завершен.
  • Дата полей: RFI Due Date, Submittal Date, NTP Date.
  • Флаговые поля: Критическая безопасность, Точка удержания QA, Необходимая проверка, Материал по заказу.

Для настройки пользовательского поля: Перейти в Project > Custom Fields. Выберите поле (например, Text1) и переименуйте его в “Spec Section.” Вы также можете создать таблицу поиска или формулу. Например, формула для “Work Package” может объединить код WBS и название задачи. Формулы могут автоматизировать ввод данных и уменьшить ошибки. Сохранить настройки поля как часть шаблона.

После того, как пользовательские поля определены, изменить вид диаграммы Ганта, чтобы отобразить эти столбцы. Также создать пользовательские таблицы (например, “Строительство Отслеживание ” таблица, которая показывает бюджетные часы, фактические часы человека, процент завершенных и раздел спецификации). Эти виды сохраняются в шаблоне и мгновенно доступны для каждого нового проекта.

5. Встраивание стандартных отчетов и мнений

Инженерные строительные команды должны создавать повторяющиеся отчеты: еженедельный прогресс, гистограмма ресурсов, кривые заработанной стоимости и статус вехи. Вы можете предварительно настроить отчеты в шаблоне. Перейдите к Report > New Report и создайте, например, “4-Week Resource Loading ” отчет, в котором перечислены все рабочие ресурсы и их часы в неделю. Сохраните его в качестве пользовательского отчета. Кроме того, создайте конкретные виды, такие как “Construction Schedule ” вид, который показывает только нерезультативные задачи с пользовательским фильтром, скрывающим дизайнерские задачи, которые завершены. Примените стиль полосы Ганта, который использует различные цвета для внутренней работы против субподряда. Эти определения просмотра хранятся в шаблоне.

6. Включает стандартные фильтры и группировки

Фильтры позволяют пользователям сосредоточиться на конкретных подмножествах задач.Общие фильтры для инженерного строительства включают:

  • Задачи с “Инспекция требуется” флаг = Да
  • Задания, начинающиеся в течение 14 дней
  • Задачи на критическом пути (Total Slack <= 0)
  • Только вехи

Группировки одинаково мощны. Определить группировку по “Area”, чтобы увидеть все задачи в одной зоне, или по “Work Package”, чтобы увидеть, как отслеживается каждый пакет. Добавить эти группировки в шаблон под View > Group By.

7. Включить правила базового управления

Каждый инженерный проект требует утвержденного базового уровня. В шаблоне установите дату начала проекта на заполнитель (например, 1 января). Поручите пользователям установить фактическую дату начала при создании нового проекта. Шаблон также должен предварительно настроить таблицу Базовый уровень , которую пользователи сохраняют сразу после установки графика. Вы даже можете добавить заметку или пользовательское поле, которое напоминает пользователям: “Сохранить Базовый уровень 0 до обновления статуса. ” Эта дисциплина гарантирует, что вычисления заработанной стоимости являются точными с первого дня.

Для продвинутых пользователей можно использовать макросы VBA в глобальном шаблоне (не шаблон проекта) для автоматизации базового сохранения, но для шаблона проекта лучше всего включить инструкцию по задаче в примечания или отдельное текстовое поле.

8.Сохранить и развернуть шаблон

После внесения всех корректировок перейдите в File > Save As и выберите “Project Template (*.mpt)” из выпадающего типа файла. Назовите его что-то описательное, например, “EPC Construction Template V3.mpt.” Поместите его в общую сетевую папку, доступную всем планировщикам проектов. Подумайте о создании простого файла readme или одностраничного листа инструкций, объясняющего, как использовать шаблон, что означает каждое пользовательское поле и ожидаемая структура WBS. Этот сопутствующий документ неоценим для размещения новых членов команды.

Расширенная кастомизация: макросы, формулы и интеграция

Обычные формулы в пользовательских полях

MSP пользовательские поля поддерживают формулы, подобные Excel. Например, вы можете создать поле под названием “Прогноз Полный ”, которое рассчитывается как Базовый Финиш плюс фактическая дисперсия. Или поле под названием “Заработанные Часы Значения ”, которое использует формулу: . Хотя эти формулы не полностью представлены как Excel, эти формулы уменьшают ручной расчет. Чтобы добавить формулу, в диалоге Custom Fields выберите поле, нажмите кнопку Формулы и напишите выражение. Проверьте его с данными образца перед сохранением шаблона.

Visual Basic для приложений (VBA)

Для организаций, которым требуется автоматизированное форматирование, экспорт данных или интеграция с другими инструментами (например, JIRA, Oracle Primavera или SAP), макросы VBA могут быть встроены в глобальный шаблон (не шаблон проекта). Однако вы можете посоветовать пользователям запускать макрос после создания проекта из шаблона. Например, макрос может автоматически отправлять список критических путей в список SharePoint. Обратите внимание, что VBA требует включения макросов, которые могут быть ограничены в некоторых корпоративных средах. Рассмотрите возможность использования Power Automate или дополнения для интеграций вместо этого.

Подключение к управлению корпоративными проектами (EPM) / Project Online

Если ваша организация использует Microsoft Project Online или Project Server, настройте шаблон как шаблон Enterprise Project. Вы определяете корпоративные пользовательские поля, таблицы поиска и календари, которые согласуются по всему портфелю. Шаблон становится отправной точкой для всех проектов, забронированных в плане взаимодействия с ресурсами. Этот подход обеспечивает централизованное управление и предотвращает создание планировщиками пользовательских полей с разными именами для одних и тех же данных. Интеграция с Power BI для отчетности становится бесшовной, потому что схема данных единообразна.

Подробнее о корпоративных пользовательских полях см. в документации Microsoft по Пользовательские поля в Project Online .

Лучшие практики для поддержания шаблонов

Шаблон - живой артефакт. После каждого крупного проекта проводите урок-изученный сеанс и обновляйте шаблон соответственно. Общие обновления включают добавление новых обязательных вех, требуемых новым клиентом, корректировку ставок ресурсов для инфляции или уточнение WBS, чтобы включить новые инженерные методы, такие как модульное строительство.

Контроль версий имеет решающее значение. Сохранить файл шаблона, который читается только и хранится в контролируемом месте. Ведите журнал изменений, который записывает, что изменилось, когда и почему. Избегайте хранения нескольких копий шаблонов с похожими именами (например, “Template v1”, “Template final2”). Вместо этого используйте последовательную схему нумерации и архивируйте старые версии.

Даже лучший шаблон бесполезен, если члены команды не знают, как использовать пользовательские поля или предварительно построенные отчеты. Создайте короткую тренировку, которая проходит через шаблон, объясняет стандарт WBS, демонстрирует, как назначать ресурсы с использованием предварительно определенного пула, и показывает, как запускать 4-недельный отчет. Эта инвестиция окупается в качестве графика.

Наконец, рассмотрим шаблонное управление. Кто может изменить шаблон? Как часто его следует пересматривать? Многие крупные инженерные фирмы имеют комитет по планированию, который утверждает изменения шаблона два раза в год. Это предотвращает случайные специальные добавления, которые раздувают шаблон и уменьшают путаницу между различными проектными офисами.

Тематическое исследование: разработка шаблона для проекта нефтехимического EPC

Для иллюстрации рассмотрим многомиллиардное нефтехимическое расширение. Инженерная команда приняла пользовательский шаблон MS Project, который включал пятиуровневый WBS: Project > Area (например, Ethylene Unit, Utilities, Offsites) > Discipline (Process, Mechanical, Electrical) > Activity. Шаблон имел пользовательские поля для “Hazop Recommendation No., ” “P&ID Reference, ” и “ISO Drawing Number. ” Календарь был установлен для сайта Ближнего Востока (суббота по четверг, с пятницей и субботой) плюс офисный календарь для команды инженеров домашнего офиса (воскресенье по четверг). Ресурсные пулы определили иностранные и местные категории ремесленного труда с отдельными ставками.

В ходе проекта шаблон позволил команде управления проектом генерировать еженедельную панель инструментов, которая показывала 10 основных элементов пути, запланированных по дисциплине, и статус ограничений, связанных с HAZOP. Поскольку шаблон навязывал обязательные отношения предшественников (например, “P&ID, выпущенный для Design ” должен был закончиться до того, как “Pipe Stress Analysis ” мог начаться), график оставался логически обоснованным даже с обширными изменениями от front-end инженерии. Шаблон был обновлен после первого этапа, чтобы включить новое поле для “Vendor Document Status. ” Эта эволюция показывает, как шаблоны могут расти с опытом компании.

Обычные подводные камни и как их избежать

  • Сверхсложность: Добавление слишком большого количества пользовательских полей или слишком подробного WBS может перегрузить пользователей.Начните с 10-15 основных полей и расширяйтесь только тогда, когда это будет доказано.
  • Твердокодированные даты: Не включайте в шаблон фактические даты задач или продолжительности (за исключением повторяющихся вех, таких как ежегодные отключения).
  • Игнорирование Календарей ресурсов и задач: Когда календарь ресурсов отличается от календаря задач (например, задача, поставленная на календаре сайта, но назначенная инженеру по офисному календарю), MSP использует календарь ресурсов.
  • Не обновляйте пул ресурсов: Если темпы ресурсов увеличиваются, немедленно обновите шаблон, или новые проекты унаследуют устаревшие данные о стоимости. Рассмотрим использование совместного пула ресурсов над простым встроенным списком для динамических обновлений.
  • Забыв о тестировании шаблона: Перед развертыванием во всей организации запустите пилотный проект с одним небольшим рабочим пакетом. Проверьте, что пользовательские поля заполняются правильно, фильтры работают, и отчеты генерируют. Исправьте проблемы перед широким развертыванием.

Интеграция шаблонов MSP с другими инженерными инструментами

MS Project не существует изолированно. Большинство инженерных команд используют систему PLM (например, Autodesk Vault, Siemens Teamcenter), систему управления безопасностью и ERP (например, SAP, Oracle). Чтобы максимизировать значение шаблона, рассмотрите возможность отображения пользовательских полей в источники данных. Например, специальное поле “Spec Section ” может соответствовать выпадающему в системе PLM. В то время как прямая двусторонняя синхронизация требует сторонних инструментов, таких как Planisware или служба данных проекта Microsoft (ранее известная как Project Data Service), вы можете вручную экспортировать / импортировать данные с помощью базы данных проекта или экспортировать в Excel и затем загружать в ERP. Включите стандартные таблицы отображения в свои инструкции шаблона, чтобы аналитики управления проектом знали, какие карты поля к какой системе.

В случае составления графиков, связанных с затратами, шаблон должен включать типы ресурсов затрат и поля затрат по заказу. Многие строительные фирмы используют шаблон для экспорта данных о затратах непосредственно в свою систему отчетности о заработанной стоимости. См. Руководящие принципы EVM PMI для строительства для справки.

Измерение ROI настройки шаблона

Отслеживайте время, необходимое для создания расписания проекта до и после принятия шаблона. Во многих организациях создание расписания падает с 40 часов до 8 часов. Кроме того, улучшается качество расписания: уменьшается количество логических ошибок, отсутствующих предшественников или неправильных календарей. За портфелем из 20 проектов экономия времени переводится в сотни тысяч долларов. Менее ощутимой, но не менее важной является повышение доверия заинтересованных сторон, когда все расписания следуют последовательному, проверяемому формату.

Заключительные мысли о создании прочных шаблонов

Настройка шаблонов MS Project для проектов инженерного строительства — это не одноразовое упражнение; это стратегическая инвестиция в зрелость управления проектом. Определяя WBS, календари, ресурсы, пользовательские поля и виды, вы создаете повторяемую структуру, которая обеспечивает соблюдение стандартных процессов, оставаясь достаточно гибкой, чтобы соответствовать уникальным характеристикам каждого проекта. Усилия, необходимые для создания всеобъемлющего шаблона, могут быть окуплены многократно за счет сокращения времени настройки, меньшего количества ошибок и лучшей видимости мультипроекта. Начните с простой версии, итерируйте на основе обратной связи и убедитесь, что вся команда управления проектом понимает, как его использовать. С помощью хорошо продуманного шаблона MS Project превращается из универсального инструмента планирования в индивидуальный двигатель для успеха инженерного строительства.

Для дальнейшего чтения о передовой практике планирования проектов для тяжелого гражданского строительства обратитесь к Рекомендуемая практика AACE International .