Table of Contents

Управление инженерными командами эффективно требует четкого понимания распределения рабочей нагрузки и распределения ресурсов. Microsoft Project предлагает мощные представления о ресурсах, которые могут помочь менеджерам проектов оптимизировать производительность команды и предотвратить выгорание. В этой статье мы изучаем практические советы по использованию взглядов ресурсов MS Project для эффективного управления рабочей нагрузкой инженерных команд, охватывающие все, от базовых взглядов до передовых методов выравнивания, отчетности и командных коммуникационных стратегий.

Понимание представлений о ресурсах MS Project

MS Project предоставляет различные виды ресурсов, которые дают представление о том, как ресурсы распределяются между задачами. Наиболее часто используемые взгляды включают:

  • Просмотр листа ресурсов: Отображает все ресурсы с их деталями, включая максимальные единицы, ставки затрат и общие проценты распределения.
  • Вид использования ресурсов: Показывает назначения ресурсов с течением времени, выделяя пики рабочей нагрузки и потенциальные проблемы перераспределения. Это мнение имеет решающее значение для определения того, когда член команды запланирован на большую работу, чем их доступная мощность.
  • Уровни Gantt View: Визуализирует выравнивание ресурсов для решения проблем перераспределения, показывая полосы задержки и раздельные задачи после автоматических настроек.

Помимо этого, MS Project также предлагает вид Resource Graph (график, показывающий распределение во времени) и вид Team Planner (доступен в Project Online/Project Web App), который обеспечивает интерфейс перетаскивания для переназначения задач. Каждый вид служит отдельной цели, и их овладение позволяет менеджерам поддерживать контроль над командной рабочей нагрузкой.

Почему мнение о ресурсах имеет значение для инженерных команд

Инженерные работы часто сложны, взаимозависимы и ресурсоемки. Один инженер может быть назначен для нескольких задач - проектирования, обзора кода, тестирования или совещаний. Без надлежащей видимости перераспределение может привести к задержкам, выгоранию и проблемам с качеством. Мнения ресурсов MS Project позволяют менеджерам:

  • Найдите конфликты ресурсов, прежде чем они повлияют на график.
  • Баланс нагрузки на людей с различными наборами навыков.
  • Вносить коррективы в отношении обоснованного назначения на основе фактического потенциала.
  • Прозрачно сообщать о состоянии рабочей нагрузки заинтересованным сторонам и членам команды.

Советы по эффективному управлению рабочей нагрузкой

1. Регулярно просматривать использование ресурсов

Последовательно отслеживать Использование ресурсов вид для выявления общих ресурсов. Ищите задачи, запланированные вне рабочего времени или с чрезмерными заданиями. Регулярные обзоры помогают в раннем выявлении проблем с рабочей нагрузкой. Лучшая практика: проводить еженедельный обзор ресурсов, ориентируясь на предстоящие две недели. Фильтруйте вид, чтобы показать только ресурсы, где работа превышает оставшуюся доступность. Используйте поле «Работа» вместе с «Оставшаяся доступность» для определения критических перегрузок. Для инженерных команд, где задачи часто переоцениваются, поощряйте членов команды обновлять их оставшуюся работу ежедневно, чтобы вид оставался точным.

Применение фильтров для ресурсного просмотра использования

MS Project позволяет применять фильтр к просмотру использования ресурсов, чтобы показать только выделенные ресурсы. В вкладке View выберите «Использование ресурсов», затем выберите «Фильтр» и выберите «Выделенные ресурсы». Это мгновенно подчеркивает, какие члены команды нуждаются в внимании. Для инженерных проектов с большим количеством ресурсов этот фильтр экономит значительное время и предотвращает надзор.

2.Использовать выравнивание ресурсов

Функция Leveling автоматически настраивает расписания задач для решения перераспределения. Используйте инструмент Level Resources для балансировки рабочих нагрузок без ручного вмешательства, гарантируя, что ни один член команды не будет перегружен. Однако, понимайте нюансы: выравнивание может задерживать задачи, продлевать дату окончания проекта и разделять задачи. Настройте параметры выравнивания тщательно: в диалоге Level Resources, укажите, нужно ли выравнивать только выделенные ресурсы, как корректировать задания, и нужно ли выравнивать по всему проекту или только в течение временного окна. Для инженерных команд с жесткими сроками рассмотрите ручное выравнивание с использованием Leveling Gantt View, чтобы увидеть предлагаемые задержки и принять или отклонить их.

Ручное выравнивание с помощью Leveling Gantt View

В представлении Leveling Gantt отображается планка для каждой задачи до и после выравнивания (если вы включаете вид «Leveling Gantt» со вкладки View). Это показывает оригинальный график вместе с отрегулированным. Вы можете визуально проверить, где происходят задержки, и решить, предпочитаете ли вы переназначить работу вместо задержки проекта. Для инженерных задач, которые являются последовательными (например, дизайн должен закончить перед тестированием), выравнивание может изменить весь критический путь. Используйте вид, чтобы обсудить компромиссы с командой и заинтересованными сторонами.

3. Установление пределов доступности ресурсов

Определите максимальные единицы каждого ресурса, чтобы точно отражать их мощность. Это предотвращает перераспределение и помогает в реалистичном планировании. Настройте доступность ресурсов в ресурсном листе Для точного управления. Для инженерных команд рассмотрите ресурсы на неполный рабочий день, подрядчиков или общие ресурсы в нескольких проектах. В ресурсном листе установите «Max. Units» в процентах: 100% для полного рабочего дня, 50% для перерыва и т. Д. Кроме того, используйте «Календарь ресурсов» для моделирования нерабочих дней, праздников и индивидуального времени. Когда ресурсы распределяются между проектами в генеральном плане проекта, MS Project может объединить распределения из всех подпроектов, если вы вставите их в один файл.

Использование ресурсных календарей для инженерных команд

Многие инженерные команды имеют гибкие графики, дни исследований и разработок или обязательное обучение. Создайте отдельный базовый календарь для каждого шаблона работы (например, стандартный, сжатый или сменный). Затем назначьте этот календарь ресурсу в Ресурсном листе. Это гарантирует, что MS Project правильно рассчитывает доступность. Например, если у инженера есть 4-дневная рабочая неделя, установите базовый календарь с выходным днем, и вид использования ресурсов будет отражать только 32 часа доступности в неделю.

4.Использовать мнение планировщика команды

В Project Online или Project Web App вид Team Planner обеспечивает визуальный интерфейс перетаскивания для управления заданиями ресурсов. Он показывает задачи каждого члена команды на временной шкале и выделяет перераспределение красным. Вы можете переназначить задачи, перетаскивая их в строку задачи другого человека, или переназначить, перетаскивая панель задач. Этот вид особенно полезен для инженерных менеджеров, которые предпочитают визуальную, гибкую плату. Даже в настольных MS Project 2019 и 2021 вы можете имитировать аналогичный опыт, используя вид использования ресурсов с группировкой и фильтрацией. Но если ваша организация использует Project Online, Team Planner является наиболее интуитивным инструментом для ежедневных корректировок рабочей нагрузки.

5. Используйте график ресурсов для быстрых визуальных проверок

Пересурный графикВид показывает диаграмму распределения с течением времени.Выберите один ресурс, чтобы увидеть их рабочую нагрузку по проекту. Это отлично подходит для определения пиков. Например, вы можете увидеть, что инженер на 150% выделяется в течение трех недель подряд. Затем вы можете пробурить в Вид использования ресурсов, чтобы увидеть, какие задачи вызывают перегрузку. Объедините это с настройками «Масштаб» (дни, недели, месяцы) для определения тенденций. Для инженерных проектов с длинными фазами ежемесячная шкала обеспечивает обзор высокого уровня, в то время как недельная шкала лучше для детального планирования.

Передовые методы управления рабочей нагрузкой

Использование ресурсных пулов для управления несколькими проектами

Инженерные организации часто запускают несколько проектов одновременно. Один член команды может работать над несколькими проектами. Создать файл ресурсного пула, который содержит все общие ресурсы и связывает каждый проект с этим пулом. Когда вы меняете доступность ресурса или назначение в пуле, он обновляется во всех связанных проектах. Это предотвращает двойное бронирование и обеспечивает унифицированное представление рабочей нагрузки по всей организации. Используйте команду Share Resources в MS Project для создания или открытия пула ресурсов. Регулярно просматривайте просмотр ресурсного использованияИспользование ресурсов в файле пула, чтобы увидеть консолидированные задания для каждого ресурса из всех проектов.

Лучшие практики для ресурсных пулов

  • Сохраняйте файл пула ресурсов в общем месте, доступном для всех менеджеров проектов.
  • Установите разрешения, чтобы избежать случайных перезаписей.
  • Обновление календаря ресурсов и изменение доступности только в пуле, а не в отдельных проектах.
  • Используйте вид «Ресурсный пул», чтобы увидеть перераспределение по портфелю.

Включение уровней навыков и ролей

Инженерные ресурсы имеют различные специализации (фронтенд, бэкэнд, прошивка, QA) и уровни старшинства. В MS Project вы можете добавлять пользовательские поля (например, «Skill Set» или «Role») в лист ресурсов. Это позволяет фильтровать и группировать ресурсы по возможностям при назначении задач. Например, вы можете создать группу «Senior Backend Developers» с вниманием к другим обязательствам по проекту. Хотя MS Project изначально не соответствует навыкам для задач, вы можете вручную назначить наиболее подходящего человека. Используйте список ресурсов в диалоге «Информация о задачах» в диалоге «Информация о задачах» для выбора ресурса на основе пользовательских полей, которые вы настроили.

Анализ рабочей нагрузки с отчетами

MS Project включает в себя встроенные отчеты для загрузки ресурсов. Перейдите на вкладку Report и выберите отчеты «Ресурс», такие как:

  • Обзор ресурсов: Показывает бюджетную и фактическую работу на ресурс.
  • Обзор стоимости ресурсов: Выделяет дисперсию затрат, которая может указывать на сверхурочные или чрезмерное использование.
  • Предстоящий отчет о задачах: Перечисляет задачи, начинающиеся в ближайшее время для каждого ресурса.

Для инженерных команд запланируйте ежемесячный обзор отчета об использовании ресурсов (доступен через опцию «Визуальные отчеты», которая экспортируется в Excel или Visio). Это помогает определить такие тенденции, как последовательное перераспределение на определенных этапах (например, тестирование перед выпуском). Используйте данные для планирования будущего укомплектования штатов или корректировки сроков проекта.

Дополнительные лучшие практики

Помимо мнений о ресурсах, рассмотрим следующие лучшие практики:

  • Общайтесь с ожиданиями от рабочей нагрузки: Держите членов команды в курсе ожиданий проекта и сроков. Поделитесь мнением об использовании ресурсов или упрощенной версией на встречах команды, чтобы все понимали свои возможности.
  • Приоритет задач: Сосредоточьтесь на критических задачах, чтобы обеспечить выполнение этапов проекта без перегрузки ресурсов.В MS Project используйте поле «Приоритет» для задач и сортируйте его по виду использования ресурсов, чтобы увидеть, какие общие задачи наиболее важны.
  • Использовать отчеты: Использовать отчеты MS Project для анализа тенденций использования ресурсов с течением времени.Сравнить запланированную и фактическую работу для уточнения методов оценки.
  • Установить исходный уровень для рабочей нагрузки: После завершения заданий сохранить базовый уровень. Это позволяет сравнивать фактическую работу с планом и выявлять погрешности масштаба или ошибки оценки.
  • Поощряйте отслеживание времени: Для точного просмотра ресурсов члены команды должны записывать свои фактические часы в MS Project (или подключенной системе).

Управление неполным временем и общими ресурсами

Инженерные команды часто имеют стажеров, консультантов или общих ресурсов DevOps. В MS Project установите их Max. Units соответствующим образом (например, 50% для сотрудника, работающего неполный рабочий день). Кроме того, используйте ресурсный календарь , чтобы определить их фактическое рабочее время. Если консультант работает только по понедельникам и средам, создайте календарь, отражающий это. Вид использования ресурсов тогда точно покажет их ограниченную доступность. Это предотвращает их чрезмерную работу в другие дни.

Обработка сверхурочных и тайм-аут

Когда инженерам необходимо работать сверхурочно для выпуска, запишите его в MS Project как сверхурочную работу (введите сверхурочные часы в режим использования задач или ресурсов). Взгляды на ресурсы затем покажут общую работу, включая сверхурочную работу, помогая вам контролировать усталость. Аналогично, забронируйте запланированные выходные (отпуск, обучение) как нерабочее время в календаре ресурсов. MS Project затем может автоматически снизить доступность, что заставляет нивелировать либо задерживать задачи, либо переназначать. Чтобы избежать сюрпризов, поощряйте членов команды вводить свои запросы на отгулы в начале графика проекта.

Обычные подводные камни и как их избежать

  • Игнорирование графика ресурсов: Некоторые менеджеры полагаются исключительно на диаграмму Ганта. Пренебрежение взглядами на ресурсы приводит к незамеченной перегрузке. Найдите время для еженедельных обзоров ресурсов.
  • Автоматически выравнивание без обзора: Автовыравнивание MS Project может создать необоснованные расколы или задержки. Всегда используйте вид Leveling Gantt, чтобы понять изменения, прежде чем принимать их.
  • Использование неправильных единиц доступности: Если вы установите Max. Units на 100% для неполного рабочего дня, MS Project предполагает, что они доступны полный рабочий день, что приводит к нереалистичным заданиям. Всегда выравнивайте Max. Units с фактической доступностью.
  • Не обновляя фактические данные: Без фактических данных о работе мнения о ресурсах остаются теоретическими. Внедрить процесс для членов команды, чтобы обновлять их прогресс еженедельно, как минимум.
  • Просмотр косвенной работы: Инженерные команды имеют встречи, документацию и задачи по техническому обслуживанию. Добавьте их в качестве задач с оценками в плане проекта, чтобы их рабочая нагрузка отображалась в представлениях о ресурсах.

Интеграция с другими инструментами

MS Project может экспортировать данные ресурсов в Excel для дальнейшего анализа. Используйте функцию «Использование ресурсов копирования» (из вкладки «Просмотр») для вставки в Excel для таблиц поворотов или диаграмм. Для команд, использующих Jira или Azure DevOps, рассмотрите возможность использования разъема (] Azure DevOps и интеграции проекта Microsoft и ) или экспорта в CSV, который может быть импортирован. Для инженерных менеджеров, которые хотят более гибкого подхода, представления ресурсов MS Project по-прежнему предоставляют ценные данные о емкости даже в сочетании с платами Kanban.

Тренировка вашей команды по MS Project Resource Views

Для полного осуществления этих преимуществ необходимо подготовить руководителей проектов и руководителей инженерных подразделений к толкованию мнений о ресурсах.

  • Навигация между листом ресурсов, использованием и просмотром графика.
  • Применение фильтров и групп для быстрого анализа.
  • Понимание того, как выглядит перераспределение и как его решить (переназначить, отложить или перераспределить).
  • Использование отчетов для общения с заинтересованными сторонами.

Предоставьте письменные руководства или видеоуроки, ссылающиеся на официальный обзор управления ресурсами Microsoft . Поощряйте менеджеров практиковаться с образцами файлов проектов, которые имитируют инженерные рабочие процессы.

Заключение

Регулярно используя взгляды MS Project на ресурсы и следуя этим советам, менеджеры проектов могут поддерживать сбалансированную рабочую нагрузку между инженерными командами, что приводит к повышению производительности и улучшению морального духа команды. Ключ заключается в том, чтобы выйти за рамки случайных взглядов на диаграмму Ганта и сделать управление ресурсами непрерывной практикой, основанной на данных. Начните с регулярных обзоров представления об использовании ресурсов, установите точные ограничения доступности, мудро уравнивайте рычаги и включите обратную связь от команды. Когда все сделано правильно, MS Project становится не просто инструментом планирования, но стратегическим активом для управления инженерными возможностями. Для дальнейшего чтения ознакомьтесь с ресурсами из Института управления проектами и руководством PMI по методам выравнивания ресурсов .